1QMS ISO 9001:2008 Training
QMS ISO 9001:2008INTERNAL QUALITY AUDIT( base on ISO 19011:2002 )
Bekasi, 11 May 2013
2QMS ISO 9001:2008 Training
Tujuan Audit :
1. Untuk memeriksa apakah sistem manajemen mutu memenuhi persayaratan customer dengan tujuan meningkatkan kepuasan customer
2. Untuk memverifikasi kesesuaian sistem dengan persyaratan ISO 9001:2008
3. Untuk memverifikasi penerapan sistem manajemen mutu dalam pelaksanaan proses bisnis di seluruh lapisan organisasi
4. Untuk mengeveluasi efektifitas dari sistem manajemen mutu dalam rangka memenuhi persyaratan mutu dan pencapaian perencanaan manajemen
5. Untuk mengidentifikasi kesesuaian ( conformity ) dan ketidaksesuaian ( non conformity ) terhadap persyaratan sistem manajemen mutu
6. Untuk Mengidentifikasi peluang peningkatan ( improvement opportunity ) dan perbaikan yang diperlukan
3QMS ISO 9001:2008 Training
Sasaran Training :
Setelah training ini peserta diharapkan dapat :
1. Mengerti dan memahami persiapan yang harus dimiliki oleh seorang internal system auditor
2. Membuat Rencana internal audit
3. Melaksanakan internal audit
4. Membuat laporan audit
5. Melakukan follow up terhadap hasil internal audit
4QMS ISO 9001:2008 Training
Agenda Training :1. Panduan sistem audit manajemen
ISO 19011:20022. Definisi3. Prinsip Audit4. Pengelolaan sistem audit5. Aktivitas audit6. Kompetensi auditor
5QMS ISO 9001:2008 Training
Apa Itu ISO 19011 : 2002
• Suatu Standar Internasional Yang Merupakan Pedoman Yang Spesifik Untuk Melakukan Audit :
- Quality Management System- Environmental Management
System
• Digunakan untuk melakukan audit ISO 9001:2008 dan ISO 14001:2004
• Standar ini juga dapat diaplikasikan dalam melakukan audit system lain seperti OHSAS ( k3 )
6QMS ISO 9001:2008 Training
1. Definisi [ definition ]
7QMS ISO 9001:2008 Training
Definisi :
Audit :Proses Sistematis, Mandiri Dan Terdokumentasi Untuk Memperoleh Bukti Audit
Kriteria Audit :Sejumlah Kebijakan, Prosedur Atau Persyaratan Yang Dipakai Sebagai Rujukan
Bukti Audit :Rekaman, Pernyataan Mengenai Fakta Atau Informasi Lain Yang Terkait Dengan Kriteria Audit Dan Dapat Diverifikasi
8QMS ISO 9001:2008 Training
Definisi :
Temuan Audit :Hasil Evaluasi Dari Bukti Audit Yang Dikumpulkan Terhadap Kriteria Audit
Kesimpulan Audit :Hasil Dari Suatu Audit Yang Disampaikan Oleh Tim Audit Setelah Mempertimbangkan Tujuan Audit Dan Seluruh Temuan Audit
9QMS ISO 9001:2008 Training
Definisi :
Audit Pihak 1 :Audit Internal Yaitu Audit Yang Dilakukan Oleh, Atau Atas Nama Organisasi Sendiri Untuk Tujuan Internal
Audit Pihak 2 :Audit Yang Dilakukan Oleh Pihak Yang Berkepentingan Dengan Organisasi Contohnya : Pelanggan, Pemerintah, Pemasok Dll
Audit Pihak 3 :Audit Yang Dilakukan Oleh Organisasi Mandiri Eksternal Spt : Badan Sertifikasi, Konsultan Dll
10QMS ISO 9001:2008 Training
2. Prinsip Audit [ audit principle ]
11QMS ISO 9001:2008 Training
Prinsip Audit :
Ethical Conduct :[ Prilaku Etis ]
Dapat Dipercaya, Punya Integritas, Dapat Menjaga Kerahasiaan Dan Berpendirian Adalah Penting Dalam Pelaksanaan Audit
Fair Presentation :[ Penyajian Yang Fair ]
Kewajiban Untuk Melaporkan Secara Benar Dan Akurat Terhadap Temuan Audit, Kesimpulan Hasil Audit Dan Laporan Audit, Serta Hambatan Yang Ditemukan Selama Audit
Due Professional Care :[ Kecermatan Profesional ]
Kesungguhan Dan Ketepatan Penilaian Dalam Audit ( Memiliki Kompetensi Adalah Hal Yang Sangat Penting )
12QMS ISO 9001:2008 Training
Prinsip Audit :Prinsip Audit Yang Lain Berdasarkan Kepada :
Independence :[ Mandiri ]
Auditor Tidak Terkait Dengan Kegiatan Yang Diaudit Dan Bebas Dari Keberpihakan Dan Konflik Kepentingan
Evidence Based Approach :[ Pendekatan Berdasarkan Fakta ]
Metode Yang Rasional Untuk Mencapai Kesimpulan Audit Yang Dapat Dipercaya Dan Terjaga Konsistensinya Melalui Proses Yang Sistematis
13QMS ISO 9001:2008 Training
3. Pengelolaan Program Audit
[ management audit program ]
14QMS ISO 9001:2008 Training
3. Pengelolaan Program Audit :
• Pembuatan Rencana Program Audit
• Implementasi Program Audit
• Monitoring Dan Peninjauan Program Audit
• Meningkatkan Program Audit
15QMS ISO 9001:2008 Training
3. Pengelolaan Program Audit :
Perencanaan Program
Penunjukan Auditor
Persiapan Checklist
Tinjauan Dokumen
Mempersiapkan Jadwal
Pelaksanaan
Opening
Temuan
Check
Closing
Merangkum Hasil
Laporan Audit
Reporting To Management
16QMS ISO 9001:2008 Training
4. Aktifitas Audit [ audit activity ]
17QMS ISO 9001:2008 Training
4. Aktifitas Audit :
• Inisiasi audit• Meninjau dokumen• Menyiapkan on-site audit• On-site audit• Pelaporan audit• Menyelesaikan audit• Audit follow up
18QMS ISO 9001:2008 Training
4. Aktifitas Audit :
• Inisiasi Audit- Penunjukkan Team Leader- Menetapkan Tujuan, Lingkup Dan Kriteria Audit- Menentukan Fisibilitas Audit- Pembentukan Tim Audit- Melakukan Kontak Dengan Auditee
19QMS ISO 9001:2008 Training
4. Aktifitas Audit :
• Meninjau Dokumen- Untuk Menentukan Kesesuaian Sistem Dengan Kriteria
Audit- Auditor Boleh Melakukaan On-site Visit- Bila Dokumentasi Belum Memenuhi Persyaratan, Team
Leader Menginformasikan Hal Tersebut Kepada Auditee
20QMS ISO 9001:2008 Training
4. Aktifitas Audit :
• Menyiapkan On-site VisitRencana/Jadwal Audit- Tujuan, Lingkup, Kriteria Audit- Waktu Dan Durasi Audit- Tim Auditor ( Pastikan Ttidak Ada Auditor Yang
Mengaudit Bagiannya Sendiri )- Wakil Auditee
21QMS ISO 9001:2008 Training
4. Aktifitas Audit :
• Menyiapkan On-site VisitPenugasan Tim AuditorTugas Lead Auditor- Merencanakan Audit Serta Menggunakan Sumber Daya
Secara Efektif - Mengelola Dan Mengarahkan Anggota Tim Audit- Memimpin Audit- Mencegah Dan Memecahkan Masalah- Menyiapkan Dan Meyelesaikan Laporan Audit
22QMS ISO 9001:2008 Training
4. Aktifitas Audit :
• Menyiapkan On-site VisitPenugasan Tim AuditorTugas Auditor- Bekerja Sama Dan Membantu Lead Auditor- Melakanakan Tugas-tugas Audit- Mempersiapkan Dokumen-dokumen Kerja Atau
Pendukung- Mencatat Hasil Observasi, Dokumen Dan Record, Hasil
Wawancara Serta Bukti Audit Lainnya
23QMS ISO 9001:2008 Training
4. Aktifitas Audit :
• Menyiapkan On-site VisitPenugasan Tim AuditorTugas Auditee- Bekerja Sama Dan Membantu Tim Audit Menyediakan
Waktu- Menjamin Kehadiran Personel Untuk Kelancaran Audit- Menyiapkan Dokumen-dokumen Pendukung Audit- Bekerjasama Dengan Tim Audit Utk Mencapai Sasaran Audit- Memberikaan Keleluasaan Kepada Tim Audit Untuk Mengaudit Bagian Atau
Informasi Tertentu- Meninjau Hasil Temuan Audit Daan Membuat Persetujuan Dengan Tim
Audit Untuk Perbaikannya
24QMS ISO 9001:2008 Training
4. Aktifitas Audit :
• Menyiapkan On-site VisitMenyiapkan Dokumen Kerja- Manual QMS- Prosedur Terkait- Instruksi Kerja Terkait- Dokumen Pendukung Cth. : Check Sheet
25QMS ISO 9001:2008 Training
4. Aktifitas Audit :
• Menyiapkan On-site VisitMenyiapkan Dokumen Kerja- check list
Alat bantuDaftar pertanyaan kunciDaftar rujukanPengingat waktuBahan untuk membuat laporanRuang untuk mencatat
26QMS ISO 9001:2008 Training
4. Aktifitas Audit :
• Menyiapkan On-site VisitMenyiapkan Dokumen Kerja- Check List
Pola Dari Check List Apa…? Siapa…? Kapan…? Yang Mana…? Dimana…? Bagaimana…?
27QMS ISO 9001:2008 Training
4. Aktifitas Audit :
• Menyiapkan On-site VisitOpening Meeting- Perkenalan Team Auditor Dengan Auditee- Konfirmasi Tujuan, Lingkup Dan Kriteria Audit- Penjelasan Metode Audit- Konfirmasi Komunikasi- Penjelasan Metode Pelaporan Tingkat Non Confirmity- Pernyataan Auditor Menjamin Kerahasiaan Auditee
28QMS ISO 9001:2008 Training
4. Aktifitas Audit :
• Menyiapkan On-site VisitMetode Pengumpulan Informasi- Wawancara- Open Question- Dengarkan- Observasi Kegiatan- Meninjau Dokumen- Meninjau Rekaman- Melihat Bukti-bukti Lain
29QMS ISO 9001:2008 Training
4. Aktifitas Audit :
• Menyiapkan On-site VisitMetode Pengumpulan Informasi- Perkenalan Team Auditor Dengan Auditee- Konfirmasi Tujuan, Lingkup Dan Kriteria Audit- Penjelasan Metode Audit- Konfirmasi Komunikasi- Penjelasan Metode Pelaporan Tingkat Non Confirmity- Pernyataan Auditor Menjamin Kerahasiaan Auditee
30QMS ISO 9001:2008 Training
4. Aktifitas Audit :
• Menyiapkan On-site VisitMetode Audit- Trace Forward- Trace Backward- 3D Described, Document, Demonstrate
31QMS ISO 9001:2008 Training
4. Aktifitas Audit :
• Menyiapkan On-site VisitMetode Sampling- Sampling- Pilih Sendiri Sample- Jangan Mencari-cari ( Ingat : Bukan Aib Jika Auditor Tidak Menemukan Ketidaksesuaian )
32QMS ISO 9001:2008 Training
4. Aktifitas Audit :
• Menyiapkan On-site VisitTemuan Audit
- Ketidaksesuaian Major : Ketidaksesuaian Terhadap Sistem Manajemen Mutu Yang Dapat Berakibat Tidak Berjalannya Sistem Atau Berdampak Pada
Pelanggan / Interest Parties
- Ketidaksesuaian Minor : Ketidaksesuaian Terhadap Sistem Manajemen Mutu Dikarenakan
Tidak Dipatuhinya Proseedur Yang Berlaku
- Observasi : Potensi Ketidaksesuaian Terhadap Sistem Manajemen Mutu Yang Jika Tidak
Diperbaiki Akan Berpoteni Terhadap Ketidaksesuaian
33QMS ISO 9001:2008 Training
4. Aktifitas Audit :
• Menyiapkan On-site VisitPenulisan LKS / CAR
• Problem• Location• Objective Evidance• Reference
34QMS ISO 9001:2008 Training
4. Aktifitas Audit :
• Menyiapkan On-site VisitClosing Meeting
• Dihadiri Manajemen Dan Auditee• Penjelasan Penemuan Dan Kesimpulan Audit• Penentuan Periode Waktu Auditee Melakukan Koreksi• Penyelesaian Masalah Yang Terjadi Rekomendasi Dari Auditor• Menentukan Follow Up Audit
35QMS ISO 9001:2008 Training
4. Aktifitas Audit :
• Pelaporan AuditLaporan Audit
• Tujuan Audit• Lingkup Audit• Identifikasi Auditee• Tanggal Dan Tempat Audit• Kriteria Audit• Penemuan Audit• Kesimpulan Audit
36QMS ISO 9001:2008 Training
4. Aktifitas Audit :
• Pelaporan AuditClosing Audit
• Mengembalikan dokumen• Mengakhiri audit• Laporan audit disahkan dan didistribusi
37QMS ISO 9001:2008 Training
4. Aktifitas Audit :
• Follow Up AuditClosing Audit
• Memverifikasi Tindakan Perbaikan Apakah Telah Efektif Dan Dilakukan
• Laporan Audit Disahkan Dan Didistribusi
38QMS ISO 9001:2008 Training
5. Kompetensi Auditor
[ auditor competency ]
39QMS ISO 9001:2008 Training
5. Kompetensi Auditor :
• Keterampilan dan pengetahuan umum dan khususumum : teknik, prosedur dan prinsip audit
sistem manajemen mutu dan dokumen referensi
situasi organisasihukum / regulasi yang berlaaku
khusus : teknik dan metode mutuproduk, jasa, prose operasional
40QMS ISO 9001:2008 Training
5. Kompetensi Auditor :
• Atribut Auditor
• Diplomatis, Sopan, Disiplin, Sabar, Jujur, Perhatian, Banyak Bertanya Dll
41QMS ISO 9001:2008 Training
5. Kompetensi Auditor :
• Evaluasi Auditor
• Identifikasi Personal Attributes Yang Diperlukan• Kriteria Evaluasi• Metode Evaluasi• Pelakasanaan Proses Evaluasi
42QMS ISO 9001:2008 Training
Terima kasih[ thank you ]