Introduktion till nyttorealiseringProjektforum – Projektrevision i offentlig verksamhet
2013-02-14
Anna Pegelow
Vad gör E-delegationen?
Mer nytta för
användarna,
enkelt på utsidan och
smart på insidan
E-delegationens strategiska mål
• Enklare vardag för privatpersoner och företag.
• Smartare och öppnare förvaltning stödjer innovation och
delaktighet.
• Högre kvalitet och effektivitet i offentlig verksamhet.
Vägledningar framtagna av E-delegationen
• Vägledning för verksamhetsplanering med avseende på e-förvaltning• Vägledning för kanalstrategi• Vägledning för automatiserad samverkan• Vägledning för webbutveckling• Vägledning för införande av IPv6• Vägledning för införande av DNSSEC• Terminologi• Vägledning för behovsdriven utveckling• Vägledning i nyttorealisering• Riktlinjer för myndigheters användning av sociala medier• Vägledning för vidareutnyttjande av information• Utlämnande på medium för automatiserad behandling• Vägledning kring elektroniska original, kopior och avskrifter
Vägledningar framtagna av E-delegationen
• Vägledning för verksamhetsplanering med avseende på e-förvaltning• Vägledning för kanalstrategi• Vägledning för automatiserad samverkan• Vägledning för webbutveckling• Vägledning för införande av IPv6• Vägledning för införande av DNSSEC• Terminologi• Vägledning för behovsdriven utveckling• Vägledning i nyttorealisering• Riktlinjer för myndigheters användning av sociala medier• Vägledning för vidareutnyttjande av information• Utlämnande på medium för automatiserad behandling• Vägledning kring elektroniska original, kopior och avskrifter
Agenda
• Vad är nyttobaserad verksamhetsutveckling?
• Varför behövs ett ramverk för nyttorealisering och vad består det av?
• Hur arbetar myndigheter med nyttorealisering idag – erfarenheter från koncernstödet.
• Gruppdiskussioner
Krav på Statsförvaltningen
Myndighetsförordningen:
3 § Myndighetens ledning ansvarar inför regeringen för verksamheten och skall se till att den bedrivs effektivt och enligt gällande rätt och de förpliktelser som följer av Sveriges medlemskap i Europeiska unionen, att den redovisas på ett tillförlitligt och rättvisande sätt samt att myndigheten hushållar väl med statens medel.
6 § Myndigheten skall fortlöpande utveckla verksamheten.Myndigheten skall verka för att genom samarbete med myndigheter och andra ta till vara de fördelar som kan vinnas för enskilda samt för staten som helhet.
Problembeskrivning
• Ökade krav på behovsdriven samverkan och utveckling över myndighetsgränser - förvaltningsgemensamma lösningar
• Många och kostsamma misslyckade IT-projekt som inte lyckats leverera förväntade effekter i verksamheten
• Om K/N-analyser genomförs ligger fokus oftast på att säkerställa finansiering. Analysen används inte för att styra satsningens genomförande
• Fokus på att identifiera och värdera interna nyttor
• Realisering och uppföljning erkänd utmaning - särskilt när nyttorna finns utanför den egna organisationen (hos andra myndigheter, privatpersoner och företag)
• Fokus idag är på att hålla budget och att leverera i tid
Ökade krav på att ha kunskap, processer och verktyg för att identifiera, specificera, planera, realisera samt följa upp nyttor och kostnader kopplade
till satsningar i verksamhetsutveckling
Det viktigaste kriteriet för att värdera en satsning är inte leverans på tid, kostnad och budget utan på vilken verksamhetsnytta den realiserar.”(E-delegationen)
Varför behövs nyttorealisering?
Sju frågor för att säkerställa nyttorealisering…
NYTTOREGISTER
Vad är nyttan?
Hur skaDen
Realiseras?
Vem skaRealisera
nyttan?
NärUppkommer
Nyttan?
Hur skaNyttan följas
upp
Vemansvarar förUppföljning?
VilkaMätetal?
Nyttorealisering – den röda tråden
Kvalitet
KostnadTidNytta
Operativ nivå
Rätt saker
Program- och portföljstyrning
Målstyrning
Göra saker rätt
Projektstyrning
Förvaltningsstyrning
Linjeverksamhet
Nyttorealiseringsprocessen
Identifieraverksamhetsmål och
nyttorSpecificera
nyttor
Planeranytto-
realisering
Realiseranyttor
Följ uppnytto-
realisering
Styrning av processen
för nytto-realisering
Behov & problem
Krav
Möjligheter & Risker
• Fastställd och förankrad nyttorealiseringsplan
• Levererade möjliggörare
• Realiserade nyttor• Reviderad
nyttorealiseringsplan
• Verifierad nyttorealisering
• Avslutad satsning• Tillvaratagna
erfarenheter
Uppdrag, verksamhetsmål, strategier, värderingar
Identifieraverksamhetsmål och
nyttor
• Beskrivna motiv• Önskat börläge• Identifierade mål
Specificeranyttor
• Genomförd nyttoanalys
• Verifierat beslutsunderlag
(Business Case)
Specificeranyttor
Planeranytto-
realisering
Planering
UtvecklingUppföljning
Analys
Verksamhetsstrategier
Precisera respektive
utvecklingsinsats
Genomför respektive
utvecklingsinsats
Mätning av verksamheten
gentemot verksamhetsmå
l
Verksamhetsmål
Förslag till utvecklingsinsatser
Förändringsbehov
Uppföljning av verksamheten
gentemot verksamhetsmål
Analys av verksamheten
Rekommendation av åtgärder
Uppdrag
Identifieranyttor
Specificera nyttor
Planera nyttor
Realisera nyttor
Följ upp nyttor
Nyttobaseradstyrning
Behov
Krav
Möjligheter
Prioritera utvecklingsinsatser
Planera respektive
utvecklingsinsats
Förändringsaktiviteter
Uppföljning av nyttor för respektive
utvecklingsinsats Styrning av utvecklingsinsatser
Nyttorealiseringsprocessen (alternativ beskrivning)
1.1 IDENTIFIERA 1.3 PLANERA 1.4 REALISERA 1.5 FÖLJA UPP
1.1.1 Definiera motiv till förändring
1.1.2 Identifiera mål
1.3.2 Ta fram nyttorealiseringsplan
Besluta om genomförande
1.3.3 Förbereda verksamheten för
förändring
1.4.1 Realisera möjliggörare
Besluta om att fastställa
nyttorealiseringsplan
1.4.3 Realisera nyttor
1.4.2 Uppdatera beslutsunderlag
1.5.1 Följ upp nyttorealisering
1.5.2 Synliggör nyttan
Besluta om avslut av satsning
1.5.3 Utvärdera satsningBesluta om att
fördjupa analys
= Beslutspunkt
1.2 SPECIFICERA
1.2.2 Ta fram beslutsunderlag
Besluta om att etablera satsning
1.2.1 Identifiera och värdera nyttor
Nyttorealiseringsprocessen och andra processer
Kravhantering och system-utveckling
Upphandling och
leverantörs-styrning
Verksamhets-arkitekturBehovs-
inventering
Strategisk styrning
Resultat-redovisning
Rapportering och
prognostisering
Projektledning
Verksamhets-utvecklings-processen
Program- och portföljstyrning
Investerings-processen
Budget- och verksamhets-
planering
Kvalitetssäkring
BESLUTSUNDERLAG
FÖRÄNDRINGSLEDNING
GENOMFÖRANDEPLANER
VARFÖR?
HUR?
VAD, VEM OCH NÄR?
Business CaseK/N kalkyl Nyttorealiseringsplan
Nyttoregister
Program-/projektplanAktivitetsplanUppföljningsplan
En nytta kan definieras som resultatet av en förändring som upplevs som positivt av dess intressenter (Bradley)
Ekonomisk nytta Kvalitativ nytta
Mäts i pengar Mäts t.ex. med hjälp av enkäter, tidsstudier, processmätningar
• Minskade kostnader• Frigjord arbetstid• Sparade årsarbetskrafter• Undvikta kostnader• Effektivare resursanvändning• Minskade ledtider
• Bättre informationskvalitet• Frigjord arbetstid• Bättre informationsdelning• Flexiblare arbetssätt• Högre servicenivåer • Nöjdare kunder• Ökad tillgänglighet • Ökad insyn
INOM MYNDIGHETEN
OFFENTLIGSEKTOR
(PARTNERS)
PRIVAT-PERSONER
FÖRETAG & IDEELLA
ORGANISATIONERSAMHÄLLET
Säker eller osäker?
Effektkedja
SATSNING
KRÄVER REALISERAR BIDRAR TILL DRIVER
KONKRETISERAS I KRÄVERGENERERARKRAVSTÄLLER
MÖJLIGGÖRAREUTVECKLINGS-
INSATSERFÖRÄNDRINGAR
EFFEKTER(NYTTOR)
VERKSAMHETS-MÅL
Exempel på aktörsmodell
PORTFÖLJÄGARE
PORTFÖLJLEDARE
UTVECKLINGSPORTFÖLJ
SATSNINGNYTTOREALISERINGS-
ANSVARIG
PROJEKTLEDARE
SPONSOR/ BESTÄLLARE
PROJEKTKONTOR
EFFEKT-CONTROLLER/
UPPFÖLJNINGS-ANSVARIG
Nytta måste balanseras mot kostnad, angelägenhet och genomförbarhet
KOSTNADER
NYTTA
GENOMFÖRBARHET
ANGELÄGENHET
ekonomisk nytta
kvalitativ nytta
intern nytta
extern nytta
säker nytta
osäker nytta
Risker för genomförbarhet avseende t ex:
-kompetens
-resurser
-arkitektur
-tidplan
-tekniska förutsättningar
-juridiska förutsättningar
måluppfyllnad
strategier
politisk angelägenhet
teknisk angelägenhet
organisatorisk angelägenhet
utvecklingskostnader
driftskostnader
förvaltningskostnader
Vad vi har sett...
Mycket leveransfokus - tid, kostnad, kvalitet
OM nyttofokus, så för projekt - mindre på utveckling i linje
Portföljstyrning driver mognad
...och styrningen på dessa brister
Svaga på mätning och uppföljning
Och mäter vi rätt saker?
Löpande uppdatering av beslutsunderlag...
Det är svårt att värdera och följa upp
kvalitativa nyttor
Koppling till verksamhetsmål
behövs De som har roller för nyttorealisering har
kommit längre
Få som är insatta – info/utbildning behövs Ledningens engagemang är
(som alltid!) avgörande för hur långt man kommit
Gruppövning
Sen diskussion i storgrupp fråga för fråga.
-Hur uppfattar du Nyttorealisering som koncept ur ett revisorsperspektiv? (och varför)
-När i nyttorealiseringsprocessen bör internrevisorn engageras?
-Hur hänger nyttorealisering och riskhantering ihop?
-Vad kan internrevisorer göra för att påskynda arbetet med nyttorealisering?
-Kommer nyttorealisering över myndighetsgränserna att påverka ert arbete som internrevisorer?