Jak skutecznie zarządzać sobą w czasie?
Prowadzenie:
Barbara Matusik
Doradca metodyczny ds.doradztwa zawodowego
Gorzów Wlkp., 29.08.2016
CZY ZASTANAWIAŁAŚ/EŚ SIĘ KIEDYŚ,
CZYM NAPRAWDĘ JEST CZAS?
• czas jest wartościowym kapitałem
• czas jest niezmienny
• czasu nie sposób magazynować, ani zaoszczędzić
• czasu nie można zwiększyć (pomnożyć)
• czasu nie można przekazywać
• czas przemija nieodwołalnie ze stałą szybkością i nie można go zatrzymać
• czas to życie…
Aby zrozumieć znaczenie czasu, uświadom sobie, że:
DLATEGO…
nie można mówić o zarządzaniu czasem, ale…
o ZARZĄDZANIU SOBĄ W CZASIE
CZY POTRAFISZ SKUTECZNIE ZARZĄDZAĆ
SOBĄ W CZASIE?
ZŁODZIEJE CZASU
PRZYKŁADY
• Telewizja
• Rozmowy telefoniczne
• Internet
• Gry komputerowe i telefoniczne
• Hobby
• Korki uliczne
• Przeciągające się spotkania
• Centra handlowe
• Zamartwianie się
• Odwlekanie/Prokrastynacja
• Bałagan
• ……
Prokrastynacja
Prokrastynacja lub zwlekanie (z łac. procrastinatio – odroczenie,
zwłoka) – patologiczna tendencja do nieustannego przekładania
pewnych czynności na później, ujawniająca się w różnych
dziedzinach życia. Osoby nią dotknięte – prokrastynatorzy –
odczuwają trudności z zabraniem się do pracy i w związku z tym
odkładają jej wykonanie, zwłaszcza wtedy, gdy nie spodziewają się
natychmiastowych efektów.
prokrastynacja lenistwo
Osoby patologicznie zwlekające z rozpoczęciem
pewnych czynności uważa się zazwyczaj za leni
i przypisuje im brak silnej woli i ambicji.
Etapy prokrastynacji
1. Chęć zrobienia czegoś
2. Decyzja o zrobieniu tego
3. Odkładanie czynności z obawy przed np. porażką
4. Uświadomienie sobie niekorzystnych skutków odkładania
5. Kontynuacja odkładania
6. Szukanie wymówek bądź odejście od problemu
7. Dalsze odkładanie realizacji zadania
8. Wykonanie zadania „w stresie”, w ostatniej chwili bądź ukończenie go zbyt późno
lub też niezrobienie go wcale
9. Postanowienie poprawy na przyszłość
10. Powtarzalność schematu przy kolejnym zadaniu
Czy ja prokrastynuję?
„Jeszcze tylko coś zrobię zanim..." - jak działa prokrastynator?
Na początku pociesza się, że czasu na wykonanie zadania jest dużo, więc spokojnie
teraz można odpocząć, przemyśleć, nie trzeba od razu zaczynać. Po jakimś czasie
pojawia się uczucie, że jednak należałoby już zacząć.
W tym momencie prokrastynator znajduje mnóstwo powodów i usprawiedliwień, dla
których wykonanie zadania w danej chwili jest niemożliwe. Oczywiście przez cały
czas zaprzecza temu, że się ociąga. W końcu zadanie zostaje wykonane w ostatniej
chwili albo wcale, jeśli za niewykonanie go nie ma żadnej kary. Po wszystkim taka
osoba obiecuje sobie, że więcej nie będzie odkładał niczego na później, po czym
przy następnym zadaniu cały schemat zaczyna się od początku.
Jak sobie poradzić… czyli jak skutecznie
zarządzać sobą w czasie?
• Świadomość
• Planowanie
• Nagradzanie się
ZACZNIJ OD ROZPLANOWANIA
NAJWAŻNIEJSZYCH
ZADAŃ DNIA!
WYZNACZANIE CELÓW
METODA SMART
• Specific
• Measurable
• Actionable
• Realistic
• Time lined
• Ściśle określony
• Mierzalny
• Wymagający działania
• Realny
• Określony w czasie
ZASADA PARETO
Reguła 20:80 oznacza, że planując poszczególne zadania w ciągu dnia, muszę tak
podzielić czas, który mam do dyspozycji, aby 20% czasu było przeznaczone na
wykonanie najważniejszych zadań, gdyż w ten sposób osiągnę 80% skuteczności.
CZY ZAWSZE 20/80?
Oczywiście, że nie.
Są to wartości przybliżone – obrazowe.
Czasem jest to stosunek 25/75, innym razem 18/82.
DLACZEGO NALEŻY PLANOWAĆ PISEMNIE?
• PLANOWANIE jest przygotowaniem do realizacji celów
• Im dokładniej zaplanuję, tym sprawniej wypełnię swoje zamierzenia
Planowanie pisemne to jedyna forma poprawnego
organizowania własnego czasu!
• wiem co jeszcze mam do zrobienia
• pamięć może być angażowana do znacznie ważniejszych celów
• forma pisemna ma charakter motywujący
• błyskawiczna możliwość sprawdzania efektów
• możliwość złapania złodziei czasu
• wpływa na efektywniejsze planowanie
PILNE NIEPILNE
WA
ŻN
E
NIE
WA
ŻN
E
I ćwiartka • kryzysy
• sprawy naglące
• sprawy „na wczoraj”
Wiecznie zagoniony
II ćwiartka • zapobieganie
• budowanie związku
• planowanie, rekreacja
• szukanie możliwości
Rozsądny organizator
III ćwiartka • niektóre telefony
• najbliższe sprawy naglące
• niektóre spotkania
Zawsze chętny
IV ćwiartka • codzienność
• przyjemności
• złodzieje czasu
• pewna korespondencja
Obibok
MACIERZ EISENHOWERA
BIURKO
MOJE POLE OPERACYJNE
• BIURKO JEST MOIM STANOWISKIEM PRACY
• BIURKO O PUSTYM BLACIE
• BIURKO O UPORZĄDKOWANYCH SZUFLADACH
• BIURKO ZAPEŁNIONE JEST TYLKO I WYŁĄCZNIE AKTUALNIE
WYKONYWANYM ZADANIEM
WYGRAĆ Z NAWAŁEM PAPIERÓW
• Każdy dokument, niezależnie czy jest ważny, czy też nie – powinien być przekazany
w odpowiednim kierunku
• NIE PODDAWAJ SIĘ TERROROWI PAPIERU!
PISMA I DOKUMENTY SĄ JEDYNIE ŚRODKIEM POMOCNICZYM W TWOJEJ
PRACY, A NIE JEJ CELEM!
ŚWIATŁO W MIEJSCU PRACY
• Osoby spędzające dużo czasu przy biurku muszą zadbać
o właściwe oświetlenie tego miejsca pracy
• Złe oświetlenie nie tylko szybko nuży i osłabia koncentrację, ale
może również stać się przyczyną znacznych szkód zdrowotnych
DOCENIĆ KOLORY
• Działanie kolorów związane jest bezpośrednio z rezonansem dwóch energii,
a mianowicie człowieka i energii danego koloru
• Przy bardzo niekorzystnym doborze kolorów występuje wyraźne
spowolnienie bądź zakłócenie procesu pracy
11 ZDROWYCH STRATEGII
ZARZĄDZANIA SOBĄ W CZASIE
1. Prowadź kalendarz zajęć. Planuj na piśmie zadania na dzień następny
2. Uszereguj zadania stojące przed Tobą od najbardziej do najmniej ważnego i przeznacz na nie
odpowiednią ilość czasu
3. Skoncentruj się na sprawach najpilniejszych, a nie na dawnych porażkach, czy czekających Cię
problemach
4. Nie rób kilku rzeczy na raz
5. Zmniejsz ilość zakłóceń i przerw w pracy
6. Każdego dnia przeznacz trochę czasu na relaks
7. Wygospodaruj sobie „godzinę świętego spokoju”
8. Zapamiętaj powiedzenie: „spiesz się powoli”. Nie goń – pracuj w optymalnym dla siebie tempie.
Czasem powolność jest lepsza od gorączkowego pośpiechu
9. Bądź elastyczny w planowaniu swojego czasu. Zawsze rezerwuj sobie trochę czasu na
załatwienie spraw, których nie jesteś w stanie przewidzieć. Zachowaj spokój w razie
nieprzewidywalnych wydarzeń.
10. Zastanawiaj się na obranymi celami i modyfikuj je w razie potrzeby
11. Większe zadania realizuj etapowo. Pamiętaj, że niektórych zadań nie musisz zrealizować w ciągu
jednego dnia. Rozłóż je w czasie
Realizuj cele dnia tak, aby pod koniec dnia
mieć poczucie sukcesu
„Wielkie cele muszą być bardzo
osobiste, przychodzić w porę
i być na czasie”
John R. Noe
„Poradnik osiągania celów”
„Zawsze kiedy robie plany na
przyszłość, zaskakuje mnie
teraźniejszość”
Paulo Coelho
„Dziecko może nauczyć dorosłego
trzech rzeczy: cieszyć się bez powodu,
być ciągle czymś zajętym i domagać się
– ze wszystkich – tego, czego pragnie”
Paulo Coelho
Jakże szybko „nie teraz”
staje się „nigdy”
Martin Luther
„Dobrze zorganizowany czas jest
najlepszym dowodem na
zorganizowany umysł”
Isaac Pitman
„Wszystko jest możliwe. Niemożliwe po
prostu wymaga więcej czasu”
Dan Brown
„Cyfrowa Twierdza”
„Nie ma większego skarbu
nad wartość dnia”
Johan Wolfgang Goethe
ZARZĄDZAJ SOBĄ,
A NIE SWOIM CZASEM!
Z a p r a s z a m…
do udziału w szkoleniach w ramach wojewódzkich grantów edukacyjnych
Lubuskiego Kuratora Oświaty:
„Skuteczne doradztwo zawodowe w gimnazjum
– realizacja zadań doradcy zawodowego”
oraz
„Skuteczne doradztwo zawodowe w szkole ponadgimnazjalnej
– realizacja zadań doradcy zawodowego”
Szkolenia uruchamiane będą od połowy września 2016.
O przyjęciu zdecyduje kolejność zgłoszeń.
Zgłoszenia przyjmowane są wyłącznie drogą elektroniczną.
Zapraszam do współpracy
Kontakt:
Barbara Matusik
doradca metodyczny ds. doradztwa zawodowego
Wojewódzki Ośrodek Metodyczny
w Gorzowie Wlkp.
ul. Łokietka 23
tel. 95/721-61-10, 721-61-11
fax 95/721-61-12
e-mail: [email protected]
www.womgorz.edu.pl
Dziękuję za uwagę