Katalog procesov
Strahinj 99, 4202 Naklo
Telefon: (04) 27721 11,
e-pošta: [email protected]
KATALOG PROCESOV
Verzija: 5
Veljavnost od: 1. 3. 2016 Veljavnost do: nove izdaje
Katalog procesov
2
Kazalo
Zagotavljanje knjižničnega gradiva............................................................................................ 2 Izposoja knjižnega gradiva ......................................................................................................... 5
Pridobivanje kadrov ................................................................................................................... 7 Nabava materialnih sredstev in storitev ..................................................................................... 9 Vzdrževanje objektov, opreme, strojev, naprav in vozil ......................................................... 14 Ogled naprave in proučitev napake .......................................................................................... 15 Čiščenje .................................................................................................................................... 16
Vzdrževanje programske opreme ............................................................................................. 19 Fakturiranje .............................................................................................................................. 22 Obračun plač ............................................................................................................................ 24 Nabava materialnih sredstev in storitev ................................................................................... 27
Priprava in izvedba vzgojno-izobraževalnega dela (predmet, modul) ..................................... 33 Letni načrt dela ......................................................................................................................... 35 Praktično izobraževanje (PRI) ................................................................................................. 37
Procesi dela v knjižnici ............................................................................................................ 40 Vpis v srednjo šolo - STROKOVNA GIMNAZIJA ............................................................... 43 Vpis v srednjo šolo - POKLICNO IN STROKOVNO IZOBRAŽEVANJE ........................... 46 Vpis v srednjo šolo - POKLICNO TEHNIŠKO IZOBRAŽEVANJE ..................................... 49
Letni delovni načrt: Strokovna gimnazija ............................................................................... 51 Letni delovni načrt - Srednja poklicna in strokovna šola ......................................................... 53 Priprava in izvedba vzgojno izobraževalnega dela .................................................................. 56
Praktični pouk (organizacija praktičnega pouka) ..................................................................... 56 Odprti kurikulum ...................................................................................................................... 58
Praktično usposabljanje z delom .............................................................................................. 60 Metodologija izdelave izvedbenega kurikula ........................................................................... 62
Priprava in izvedba vzgojno-izobraževalnega dela-IO ............................................................ 67 Postopek priznavanja predhodno pridobljenega znanja ........................................................... 67
Praktično usposabljanje z delom .............................................................................................. 69 Priprava in izvedba vzgojno-izobraževalnega dela .................................................................. 71 Izdelava grobega, izvedbenega kurikula in urnika v srednješolskih programih izobraževanja
odraslih ..................................................................................................................................... 71 Odprti kurikul ........................................................................................................................... 73
Komuniciranje in sodelovanje – vpis ....................................................................................... 75 Vpis udeležencev izobraževanja odraslih v srednješolske programe ....................................... 75 Letni načrt dela in Letno poročilo ............................................................................................ 78
Komuniciranje in sodelovanje – izpis ...................................................................................... 80 Izpis udeležencev izobraževanja odraslih iz srednješolskih programov .................................. 80 Izvajanje seminarjev in tečajev ................................................................................................ 82 Komuniciranje in sodelovanje .................................................................................................. 85
Pridobivanje, komuniciranje in sodelovanje z izvajalci srednješolskega izobraževanja odraslih
.................................................................................................................................................. 85 Priprava, izvedba in vodenje projektov .................................................................................... 89 Projektna pisarna – določitev nalog in odgovornosti zaposlenih v projektni pisarni ............... 95 Izdelava albuminske skute...................................................................................................... 100
Oblikovanje cenikov v trgovini .............................................................................................. 102 CIP čiščenje pri predelavi mleka ............................................................................................ 104 Čiščenje opreme in prostorov pri predelavi mleka ................................................................. 105
Predelava mleka ..................................................................................................................... 107
Katalog procesov
3
Homogenizacija pri predelavi mleka ...................................................................................... 110
Izdelava konzumne smetane ................................................................................................... 111 Izdelava svežega sira mascarpone .......................................................................................... 113 Izdelava surovega masla ......................................................................................................... 115
Izdelava mehkega sira ............................................................................................................ 117 Naročanje blaga ...................................................................................................................... 119 Odpis blaga ............................................................................................................................. 120 Odpoklic blaga ....................................................................................................................... 121 Polnjenje in skladiščenje pasteriziranega mleka .................................................................... 122
Prevzem blaga v trgovini ........................................................................................................ 124 Razporeditev blaga trgovina ................................................................................................... 125 Reševanje reklamacij trgovina ............................................................................................... 126 Postopek v primeru kraje blaga v trgovini ............................................................................. 127
Izdelava sirotke ...................................................................................................................... 128 Tipizacija mleka ..................................................................................................................... 130 Toplotna obdelava mleka ....................................................................................................... 131
Izdelava poltrdih in trdih sirov ............................................................................................... 132 Umik blaga iz prodaje (trgovina) ........................................................................................... 134 Preverjanje kakovosti pri prevzemu blaga ............................................................................. 135 Oddaja mleka iz hleva ............................................................................................................ 137
Molža ...................................................................................................................................... 139 Sprejem mleka ........................................................................................................................ 141 Vzgoja ekoloških sadik .......................................................................................................... 143
Vzgoja okrasnih rastlin- balkonsko cvetje, trajnice ............................................................... 144 Izdelava aranžmajev ter šopkov ............................................................................................. 145
Priprava kefirjevih zrn ............................................................................................................ 146 Postopek ravnanja v primeru okvare na molznem ali hladilnem sistemu za mleko v hlevu .. 148
Postopek ravnanja v primeru hujše poškodbe ali slabega zdravstvenega stanja živali .......... 150 Priprava zelišč in zeliščnih mešanic ....................................................................................... 152
Higiena in delovna obleka osebja v sadjarski delavnici ter čiščenje opreme in prostorov
sadjarske delavnice ................................................................................................................. 154 Izdelava motnega jabolčnega soka ......................................................................................... 156
Izdelava bistrega jabolčnega soka .......................................................................................... 158 Izdelava jabolčnega kisa ......................................................................................................... 160
Izdelava suhega sadja ............................................................................................................. 162 Izdelava slaščičarskih in pekovskih izdelkov ........................................................................ 164 Dodatek: Opis vsebine sprememb kataloga procesov ............................................................ 166
Katalog procesov
1
Organizacijska enota Skupne službe
Identifikacija procesov
Dir
ekto
r
Rav
nat
elj
SŠ
Rav
nat
elj
VS
Š-v
od
ja V
SŠ
Po
mo
čnik
rav
nat
elja
Vo
dja
MIC
Uči
telj
Pre
dav
atel
j
Str
oko
vn
i d
elav
ec v
cen
tral
i u
čneg
a p
od
jetj
a
Sv
etov
aln
i d
elav
ec
Kn
jižn
ičar
Ref
eren
t za
štu
dij
ske
zad
eve
Ad
min
istr
ato
r
Kad
rov
ska
slu
žba
Rač
un
ovo
dja
Kn
jigo
vo
dja
Vzd
ržev
alec
rač
un
aln
išk
e
op
rem
e
Hiš
nik
Čis
tilk
a
Podporni procesi
Zagotavljanje
knjižničnega
gradiva
S S S S S S S S S N S S
S S
Pridobivanje in
razvoj kadrov
N S S S S
S
Finančno
računovodski
proces
N S S
S S N S
Nabava
materialnih
sredstev in
storitev
N S S S S S S S S S S S S S N S S S
Vzdrževanje in
čiščenje
N S S S S
N N
Legenda:
N – Nosilec oz. lastnik procesa (sprejema odločitve, vodi, sklicuje sestanke)
S – Sodeluje pri odločitvah in opravlja aktivnosti v procesu
Prazno ne sodeluje v procesu
Katalog procesov
2
Strahinj 99, 4202 Naklo
Tel.: 04/277 21 00
e-pošta: [email protected]
ORGANIZACIJSKA ENOTA: SKUPNE SLUŽBE
PROCES: ZAGOTAVLJANJE
KNJIŽNIČNEGA GRADIVA
TIP PROCESA: PODPORNI PROCES
Skrbnik procesa: Urška Simjanovski
Izdelal/-a, dne: Urška Simjanovski, 1. 6. 2011
Stran/strani: 1/3
Pregledal/-a, dne: Mag. Marijan Pogačnik, direktor,
1. 6. 2011
Podpis:
Oznaka: 1-SS
PROCES/AKTIVNOST
Zagotavljanje knjižničnega gradiva
Pravna podlaga: Zakon o organizaciji in financiranju vzgoje in izobraževanja (ZOFVI)
(Ur.l. RS, št. 12/1996 (23/1996 popr.).
Pravilniki o upravljanju učbeniških skladov ( Ur.l. RS, št. 43/2002, sprememba Ur.l.
RS, št. 65/2007, 37/2010).
Zakonu o računovodstvu (Ur.l. RS, št. 23/1999, sprememba Ur.l. RS, št. 30/2002-ZJF-
C).
Zakonu o javnih naročilih, (Ur.l. RS, št. 39/2000 (102/2000 popr.), sprememba Ur.l. RS,
št. 2/2004-ZPNNVSM, 2/2004, 36/2004-UPB1, 128/2006-ZJN-2).
Namen in opis procesa
Namen: Namen zagotavljanja knjižničnega gradiva je zagotavljati posameznikom in skupinam
dostopnost in uporabo lastnega gradiva, medknjižnične izposoje in zunanjih dostopnih
informacijskih virov s pomočjo načrtovanja zbirk dokumentov, učbeniškega sklada in
poslovanje z njimi v knjižnici centra ter posredovanje gradiva za sedanje in prihodnje potrebe
dijakov in zaposlenih v centru. Knjižnično gradivo obsega: primarno gradivo (knjige, revije,
časopise, članke, prospekte, učbenike) in sekundarno gradivo (kataloge, bibliografije).
Opis procesa: NAČRTOVANJE PRIDOBIVANJA KNJIŽNIČNEGA GRADIVA
Zbiranje bibliografskih virov gradiva
Za ustrezno pokrivanje strokovnega in leposlovnega področja, knjižničar zbira in spremlja
kataloge založb, reklamne prospekte, strokovne revije, ocene in sezname nove literature.
Ocena in izbor gradiva za naročila
Knjižničar izbere gradivo za naročilo tako da:
- presodi ali je naročilo za center aktualno (glede na smotre nabavne politike in finančne
zmožnosti centra) oz. izloči naročilo gradiva, ki za center ni več aktualno;
- preveri obseg in globino področja, za katera je knjižnica po svojem namenu zadolžena, da
skrbi za načrtno nabavo gradiva;
http://www.uradni-list.si/1/objava.jsp?urlid=199612&stevilka=567http://www.uradni-list.si/1/index?edition=199623http://www.uradni-list.si/1/objava.jsp?urlid=200243&stevilka=2028http://www.uradni-list.si/1/objava.jsp?urlid=200765&stevilka=3561http://www.uradni-list.si/1/objava.jsp?urlid=201037&stevilka=1781http://www.uradni-list.si/1/objava.jsp?urlid=199923&stevilka=1032http://www.uradni-list.si/1/objava.jsp?urlid=200230&stevilka=1253http://www.uradni-list.si/1/objava.jsp?urlid=200039&stevilka=1893http://www.uradni-list.si/1/index?edition=2000102http://www.uradni-list.si/1/objava.jsp?urlid=20042&stevilka=72http://www.uradni-list.si/1/objava.jsp?urlid=20042&stevilka=75http://www.uradni-list.si/1/objava.jsp?urlid=200436&stevilka=1566http://www.uradni-list.si/1/objava.jsp?urlid=2006128&stevilka=5409
Katalog procesov
3
- se posvetuje z zaposlenimi na centru;
- s profesorji načrtuje naročilo učbenikov in drugih učnih gradiv po predmetnikih in javno
veljavnih programih
- izbor učbenikov, ki jih predlaga strokovni aktiv profesorjev za naslednje šolsko leto, potrdi
ravnatelj
- ravnatelj mora za naslednje šolsko leto do datuma navedenega v rokovniku v Navodilih za
upravljanje učbeniških skladov pridobiti pisno soglasje Sveta staršev za nabavo učnih gradiv
Sprejem naročila
Uporabnik, ki želi naročiti gradivo, ga pošlje knjižničarju, le-ta pa:
- preveri katalog knjižnega gradiva in ugotovi ali je publikacija že v knjižnici oz. preveri ali je
publikacija že naročena;
- preveri katalog učbenikov za tekoče šolsko leto.
Obveščanje uporabnika
- v kolikor naročila ni mogoče izvesti o tem obvesti uporabnika,
- knjižničar obvesti dijake, katera učna gradiva se bodo uporabljala v prihodnjem šolskem letu,
sezname in naročilnice jim razdeli po razredih in pedagoginja obvesti po pošti bodoče dijake,
- kopijo seznama, namenjenega dijakom oz. njihovim staršem , šola pošlje na MŠŠ po e- pošti
Medbibliotečna izposoja
Kadar iskanega gradiva ni v lastnem fondu, knjižničar poskrbi primarne dokumente iz drugih
informacijskih centrov oz. knjižnic. Po računalniških informacijskih virih poizveduje, kje se
primarni dokument nahaja v Sloveniji in ga naroči (z dopisom, faksom ali po elektronski pošti).
Ko gradivo prispe v knjižnico, ga knjižničar sprejme, evidentira in obvesti uporabnika.
Dokumente, ki spremljajo gradivo pospravi za računovodstvo in lastno evidenco. Po poteku
izposojevalnega roka knjižničar gradivo vrne v izposojevalni center oz. knjižnico.
NAROČANJE GRADIVA
Nabava gradiva
Odobrena naročila (s podpisano naročilnico) dopolni in uskladi bibliografske podatke, ki so
potrebni za nabavo posamezne vrste gradiva in izbere ustreznega dobavitelja ter z dopisom,
faksom ali po elektronski pošti posreduje naročilo dobavitelju. Pri naročilu gradiva upošteva
posamezne elemente, ki so za naročilo potrebni.
Naročilo za knjige, domače revije in neknjižno gradivo knjižničar izvede takoj (v skladu s
finančnimi možnostmi), naročila za tuje revije pa enkrat letno za naslednje leto, prav tako tudi
učbenike za US. Učbenike naročimo z malim ali velikim javnim naročilom.
Kontrola prejetega gradiva
Prispele pošiljke knjižničar preveri tako, da:
- prejeto gradivo primerja z naročilom;
- pregleda materialno stanje gradiva.
Če prejeto gradivo ni naročeno označi: ogled, če je prispelo z ogledno pošiljko, zamenjava ali
dar, če gradivo podari posameznik ali institucija.
Če gradivo ni bilo naročeno in je prispelo na ogled, knjižničar oceni ali bo gradivo sprejeto v
fond knjižnice.
Če gradivo ni sprejeto, ga knjižničar vrne dobavitelju z dopisom.
STROKOVNA OBDELAVA KNJIŽNIČNEGA GRADIVA
Strokovno obdelava gradiva
mailto:[email protected]
Katalog procesov
4
Knjižničar pregleda vsebino sprejetega gradiva. Strokovno obdelavo gradiva izvaja po
metodologiji analize, klasifikacije in indeksiranja gradiva.
Za vsebinsko opredelitev gradiva določi:
- gesla iz vsebine gradiva
- UDK vrstilec za določeno gradivo
- povzetek (knjiga, članek)
- postavitev gradiva v knjižnici
Gradivu, ki je naročeno za US določi posebne inventarne številke in se ga postavi na posebno
mesto določeno za učbenike iz US.
Vnos bibliografskih podatkov
Knjižničar vnaša bibliografske in vsebinske podatke (knjiga, članek, učbenik) v COBISS.
Prevzema podatke iz sistema COBISS v svojo lastno bazo, kjer doda podatke o nabavi, ceni,…
Ko je vnos podatkov pravilen izpiše inventarno knjigo. Izdela lahko izpise knjig po signaturah,
inventarnih številkah.
Enkrat mesečno izdela izpis novosti in ga razpošlje po elektronski pošti zaposlenim na centru.
Revijo označi z žigom in jo postavi na polico.
Knjižničar in zaposleni določijo izbor člankov za vnos v bazo COBISS.
POSREDOVANJE ,VRAČILO IN IZLOČANJE GRADIVA
Po opravljeni vsebinski obdelavi gradivo, ki je bilo naročeno za določenega uporabnika,
knjižničar posreduje uporabniku. Gradivo, ki je bilo naročeno v izobraževalne namene izbere
in jih predstavi kot novosti. Novosti zamenjuje po potrebi.
Po določenem roku izposoje (14 dni ali pa stalno) uporabnik gradivo vrne v knjižnico.
Knjižničar gradivo pregleda in računalniško obdela vrnitev gradiva.
Knjižničar skrbi da revije in časopisi ne zapustijo knjižnice. Članke na željo uporabnika kopira.
Učbenike v mesecu septembru posreduje dijakom. In jih v mesecu maju oz. juniju tudi pobere
nazaj. Izračuna natančne vrednosti za plačilo izposojevalnine in računovodstvo pripravi
položnice, ki jih pošljejo staršem.
Do datuma določenega v rokovniku v Navodilih za upravljanje učbeniških skladov pošlje
knjižničar izpolnjen vprašalnik o US za tekoče šolsko leto po e- pošti
Vrnjeno gradivo knjižničar pospravi po dogovorjenem sistemu: knjige po UDK, revije v
odložne koške oz. predalčke, učbenike na police namenjene hrambi US.
Izločanje zastarelega gradiva poteka glede na zastarevanje gradiva (stroka, učbeniki), glede na
frekvenco izposoje (leposlovje) in uporabnost informacij (periodika).
Poteka pa po dogovoru z direktorjem centra, ravnateljem in uporabniki. Izločeno gradivo
ponudi uporabnikom ali drugi knjižnici, ostalo pa se odda v odpad (reciklaža).
Vhodi v proces: LDN, naročilnica za izposojo učbenikov za US
Izhodi procesa: LDP, poročilo o US
Seznam dokumentov : Naročilnica za US, LDN, LDP, poročilo o US, evidenca vseh učbenikov, del. zvezkov in vaj
(hranimo 5 let).
Izvajalci: knjižničar.
Opombe:/ Kazalniki: /
mailto:[email protected]
Katalog procesov
5
Strahinj 99, 4202 Naklo
Tel.: 04/277 21 00
e-pošta: [email protected]
ORGANIZACIJSKA ENOTA: SKUPNE SLUŽBE
PROCES: ZAGOTAVLJANJE
KNJIŽNIČNEGA GRADIVA
TIP PROCESA: PODPORNI PROCES
Skrbnik procesa: Urška Simjanovski
Izdelal/-a, dne: Urška Simjanovski, 23.1.2012
Stran/strani: 1/2
Pregledal/-a, dne: Mag. Marijan Pogačnik,
Direktor, 23.1.2012
Podpis:
Oznaka: 2-SS
PROCES/AKTIVNOST
Izposoja knjižnega gradiva
Pravna podlaga: Zakon o knjižničarstvu (Uradni list RS, št. 87/2001)
http://www.uradni-list.si/1/objava.jsp?urlid=200187&stevilka=4446
Knjižnični red BC Naklo
Namen in opis procesa
Namen: Namen je zagotoviti odprtost in dostopnost knjižnega gradiva knjižnice
uporabnikom.
Opis procesa: PRIJAVA V COBISS APLIKACIJO-IZPOSOJA
V aplikaciji COBISS, v segmenti in razredi izberemo IZPOSOJA.
IZBIRA ČLANA
Označimo razred ČLAN in izberemo metodo IŠČI. Odpre se nam iskalnik za člana, kjer iščemo
po imenu in priimku člana, nato člana prenesemo na delovno področje. Tam uporabimo
metodo GRADIVO DOMAČE KNJIŽNICE.
GRADIVO DOMAČE KNJIŽNICE
Vsi postopki evidentiranja gradiva (izposoja, podaljšanje roka izposoje, vračanje) pri izbranem
članu se izvajajo v oknu Gradivo domače knjižnice.
Gradivo domače knjižnice je ime metode, s katero preidemo v okno urejevalnika gradiva pri
članu, in hkrati ime okna urejevalnika.
V tem oknu evidentiramo izposojo gradiva, podaljšamo rok izposoje, vračanje in druge
postopke v zvezi z evidentiranim gradivom pri članu.
V zgornjem delu okna so osebni podatki o članu. V osrednjem delu okna je seznam gradiva, ki
je evidentirano pri članu. V knjižnici se izpiše seznam gradiva oddelka v katerem smo
prijavljeni.
Katalog procesov
6
Imamo dva oddelka:
- oddelek KNJIŽNICA (01)
- oddelek UČBENIŠKI SKLAD (05).
V oddelek Knjižnica izposojamo vsa gradiva razen učbenikov iz učbeniškega sklada.
V oddelek Učbeniški sklad izposojamo samo učbenike iz učbeniškega sklada.
V spodnjem delu okna je polje za vnos identifikacijske številke izvoda (IN/CN=) in gumbi za
izvajanje različnih metod: Izposodi, Vrni,…
IZPOSODI: izposoja izvoda na dom
VRNI: vrnitev izvoda
PODALJŠAJ: podaljšanje roka izposoje izvodu, ki smo ga izbrali v seznamu
ZADOLŽNICA: izpis seznama evidentiranega gradiva pri članu na tiskalnik
V okno Gradivo domače knjižnice pridemo tako da označimo razred ČLAN in izberemo
metodo RAZRED/GRADIVO DOMAČE KNJIŽNICE.
Odpre se okno IŠČI.
IZPOSOJA GRADIVA NA DOM
Z vpisom inventarne številke gradiva v polju IN/CN=
VRAČANJE GRADIVA
Izberemo člana, v seznamu označimo izvod oz. vpišemo inventarno številko gradiva v polju
IN/CN= in vrnemo označen izvod s klikom na gumb VRNI.
PODALJŠAJ
Podaljšanje roka vrnitve, pred klikom na gumb PODALJŠAJ označimo izvod v seznamu.
ZADOLŽNICA
Izpis seznama evidentiranega gradiva na tiskalnik.
Vhodi v proces: udeleženci
Izhodi procesa: letno poročilo izposoje knjig z različnih področij
Seznam dokumentov: COBISS3/ Izposoja, priročnik za uporabnike
Izvajalci: Knjižničar, udeleženci
Opombe:/
Kazalniki: - Izposoja po uporabnikih
- Izposoja gradiva po področjih
- Nabava gradiva po področjih
Katalog procesov
7
Strahinj 99, 4202 Naklo
Tel.: 04/277 21 00
e-pošta: [email protected]
ORGANIZACIJSKA ENOTA: SKUPNE SLUŽBE
PROCES: PRIDOBIVANJE
KADROV
TIP PROCESA: PODPORNI PROCES
Skrbnik procesa: Tatjana Geč
Izdelal/-a, dne: Tatjana Geč, 13. 3. 2013
Stran/strani: 1/2
Pregledal/-a, dne: dr. Marijan Pogačnik,
direktor , 13. 3. 2013
Podpis:
Oznaka: 3-SS
PROCES/AKTIVNOST
Pridobivanje kadrov
Pravna podlaga:
Zakon o delovnih razmerjih (ZDR), (Ur. l. RS Uradni list RS, št. 21/2013
z dne 13. 3. 2013 in spremembe)
Zakon o organizaciji in financiranju vzgoje in izobraževanja (ZOFVI), (Ur. l. št.
12/1996, in spremembe)
Kolektivna pogodba za dejavnost vzgoje in izobraževanja, (Ur. l. št. 52/1994 in
spremembe
Zakon o sistemu plač v javnem sektorju (Ur. l.
Pravilnik o sistemizaciji delovnih mest.
Namen in opis procesa
Namen: Pridobivanje kadrov je proces s katerim center zadovoljuje svoje potrebe, glede na
načrtovano vrsto dejavnosti, zaradi povečanega obsega dela ali zaradi odhoda zaposlenih iz
različnih razlogov.
Opis procesa: V poslovnem načrtu se s posameznimi vodji določi koliko in kakšne ljudi zavod potrebuje in
ugotovi kdaj jih potrebujemo. V pomoč je sistemizacija delovnih mest, obstoječi podatki,
podatki iz preteklosti in izkušnje. Potem sledi faza pridobivanja kadrov. Kader pridobivamo
znotraj ali zunaj zavoda. Če je notranji vir pridobivanja kadrov izčrpan, se usmerimo na zunanje
vire, tako, da k sodelovanju povabimo kandidate z oglasi v sredstvih javnega obveščanja in na
Zavodu za zaposlovanje z obrazcem Prijava potreb po delu obr. PD-1. Rok za prijavo ne sme
biti krajši od 3 dni. V primeru, da se prosto delo objavi tudi v sredstvih javnega obveščanja
prične teči rok naslednji dan po zadnji objavi. Priprava razpisa sloni na zahtevah delovnega
mesta, zahtevanih kompetencah na delovnem mestu, ter dodatnih pogojih za zaposlitev. Sledi
aktivnost, ko zbiramo prijave na razpisano delovno mesto, tukaj je seveda potrebno biti
pozoren, da prijav prispelih po roku, določenem v objavi ne upoštevamo. Če je prijava oddana
zadnji dan razpisa kot priporočena pošiljka se šteje, da je prispela pravočasno. V postopku izbire
mora kandidat predložiti dokazila (diplome, spričevala, …), obvestiti o pomembnih dejstvih
(dejstva, ki onemogočajo ali bistveno omejujejo opravljanje dela), obvestiti o pomembnih
http://www.uradni-list.si/1/index?edition=201321#!/Uradni-list-RS-st-21-2013-z-dne-13-3-2013http://www.uradni-list.si/1/index?edition=201321#!/Uradni-list-RS-st-21-2013-z-dne-13-3-2013http://www.uradni-list.si/1/index?edition=199612http://www.uradni-list.si/1/index?edition=199612http://www.uradni-list.si/1/index?edition=199452
Katalog procesov
8
omejitvah. Med prijavljenimi kandidati direktor selekcionira tiste, ki ustrezajo zahtevam in jih
povabi na razgovor. Selekcioniranim kandidatom kadrovska služba pošlje vabilo na razgovor.
Gre za individualne intervjuje, kjer vodja posamezne enote predstavi prosto delovno mesto
(njegove delovne naloge, odgovornosti, plačo…) in center, hkrati pa ugotavlja zahtevane in
pričakovane lastnosti pri kandidatu. Pozorni so na splošno ustrezanje zahtevam, kar zadeva
izobrazbe, prejšnje zaposlitve, specifične izkušnje, dosežke, spretnosti… Po opravljenih
razgovorih se izbere najprimernejšega kandidata. Izbranemu kandidatu se priporočeno s
povratnico pošlje obvestilo o izbiri. Kadrovska služba kandidata pred sklenitvijo pogodbe
napoti na zdravniški pregled, kjer se ugotovi zdravstveno stanje kandidata. Tri dni pred
sklenitvijo pogodbe se kandidatu izroči predlog pogodbe. Po uspešno opravljenem zdravniškem
pregledu s podpisom sklenemo pogodbo o zaposlitvi in kandidat zasede delovno mesto. Prične
se uvajanje v delo. Vodja enote delavca seznani z ljudmi v zavodu, z njegovimi pravicami,
obveznostmi, odgovornostjo in varstvom pri delu. Neizbrane kandidate se po sklenitvi pogodbe
o zaposlitvi v 8 dneh obvesti, da niso izbrani.
Novo zaposlenega delavca se prijavi v obvezno zdravstveno zavarovanje z obrazcem Prijava v
pokojninsko, invalidsko in zdravstveno zavarovanje – Obr. M-1. K prijavi je potrebno priložiti
pogodbo o zaposlitvi.
Vhodi v proces: Poslovni načrt,
vloge na razpis, zainteresirani
kandidati.
Izhodi procesa: Končno poročilo, pridobljene
kompetence sodelujočih (zbrano in poročano v
končnem poročilu ali dodatku h končnemu poročilu),
promocija šole.
Seznam dokumentov: potreba po delavcih oz. razpisna dokumentacija, potrdilo o
zdravniškem pregledu, dokazila o izpolnjevanju pogojev, obvestilo o izbiri, predlog pogodbe,
pogodba o zaposlitvi, obvestilo neizbranim kandidatom.
Rok hranjenja - trajno.
Personalne mape A vzorčno oz T
Izvajalci: direktor, ravnatelj, vodje organizacijskih enot, kadrovska služba.
Opombe:
Kazalniki: /
Katalog procesov
9
Strahinj 99, 4202 Naklo
Tel.: 04/277 21 00
ORGANIZACIJSKA ENOTA: SKUPNE SLUŽBE
PROCES: NABAVA MATERIALNIH
SREDSTEV IN STORITEV
TIP PROCESA: PODPORNI PROCES
Skrbnik procesa: Mira Poklukar
Izdelal/-a, dne: Mira Poklukar, 1. 1. 2014
Stran/strani: 1/5
Pregledal/-a, dne: Roksanda Kostić, 1. 1. 2014
Podpis:
e-pošta: [email protected] Oznaka: 4-SS
PROCES/AKTIVNOST
Nabava materialnih sredstev in storitev
Pravna podlaga:
Zakon o javnem naročanju, ZJN 2 (Uradni list RS št. 12/2013-UPB5), z dne 7.2.2013 in popravki.
Uredba o zelenem javnem naročanju (na podlagi ZJN-2 in ZJNVETPS) št. 4 (Ur. l.
RS, št. 102/11, 18/12, 24/12, 64/12 in 2/13).
Zakon o pravnem varstvu v postopkih javnega naročanja (ZPVPJN) (Ur. l. RS, št.
43/11, 60/11 – ZTP-D in 63/13).
spremembe mejnih vrednosti Uredba Komisije (EU) št. 1336/2013, ki velja od 1. 1.
2014.
Namen in opis procesa
Namen: Namen nabave je zagotovitev surovin, izdelanega materiala, energije, nadomestnih
delov, naprav in storitev, ki jih center potrebuje. Namen je tudi zagotavljati kakovostne dobrine
po ugodnih cenah, primernih količinah in ob pravem času.
Opis procesa: Proces nabave poteka po naslednjih korakih od določitve prioritete potreb,
iskanja dobaviteljev, izbora dobavitelja, odobritve dobavitelja za proizvode in storitve, ki so
skladni s predhodno postavljenimi zahtevami. Pri našem delu nastopajo kot dobavitelji
proizvajalci določenih storitev, nabavo sredstev za opravljanje vzgojno-izobraževalnega
procesa, nabavo živil za šolsko prehrano, mlekarsko delavnico (HACCAP program).
Ob dobavi blaga in opreme izvaja naročnik (vodja kuhinje, tajništvo, vodja mlekarske
delavnice, laborant in posamezni naročnik) skladnosti s specificiranimi zahtevami iz naročila.
Če blago ni skladno z zahtevami se blago reklamira in izdela reklamacijski zapisnik.
Odgovorna oseba za javna naročila je direktor, skrbnik javnih naročil je knjigovodja, ki za
sestavo povpraševanj in izbor ponudb vključi, glede na vsebin naročila tudi ustrezne sodelavce.-
osebe za nabavo za posamezno področje.
Podatki za nabavo so specificirani na dokumentih, ki vsebujejo vse ključne podatke potrebne
za izvedbo naročila.
Ti dokumenti so: naročilnica, letna pogodba, dokumentacija za javno naročilo itd.
http://zakonodaja.gov.si/rpsi/r04/predpis_URED5194.htmlhttp://zakonodaja.gov.si/rpsi/r05/predpis_ZAKO5975.htmlhttp://eur-lex.europa.eu/LexUriServ/LexUriServ.do?uri=OJ:L:2013:335:0017:0018:SL:PDF
Katalog procesov
10
Naročila blaga/storitev z naročilnico oziroma pogodbo Postopek oddaje naročila z naročilnico velja za naročila nižja od 20.000 € (brez DDV) za
blago/storitve in nižja od 40.000 € (brez DDV) za gradnje. V primeru večkratnega sukcesivnega
naročanja sklenemo letno naročilnico/pogodbo.
Naročilnica
Postopek nabave z naročilnico lahko predlagajo vsi zaposleni v BC Naklo, po predhodnem
soglasju z direktorjem na obrazcu Predlog za izdajo naročilnice. Predlagatelj za naročilo
blaga/storitev preveri cene na trgu pri najmanj dveh ponudnikih, (pod pogojem, da je na trgu
zadostno število ponudnikov) in izbere najugodnejšo ponudbo. Poizvedbe se lahko pridobijo
pisno, po e-pošti, iz katalogov, cenikov…
Predlog za izdajo naročilnice mora vsebovati, najmanj:
Predmet naročila.
Ocenjeno vrednost naročila v € (brez DDV).
Ime in priimek predlagatelja za nabavo in podpis.
Naziv ponudnikov.
Utemeljitev izbire (najnižja cena, edini ponudnik…).
Vir sredstev financiranja-konto (izpolni računovodstvo). Na podlagi podpisanega obrazca - Predloga za izdajo naročilnice s priloženimi ponudbami v
računovodstvu pripravijo naročilnico v dveh (2) izvodih. Naročilnico odobri in podpiše direktor
centra oz. od njega pooblaščena oseba.
Predlagatelj za naročilo blaga/storitev izvede naročilo po naročilnici. Vsako spremembo nabave
po naročilnici pravočasno sporoči v računovodstvo. V kolikor se naročilnica ne uporabi, se vrne
v računovodstvo z navedbo vzroka neuporabe naročilnice, datumom in podpisom. Predlagatelj
spremlja kontrolo cen po dobavnici in računu.
Vsa dokumentacija o posameznem naročilu (en izvod naročilnice, predlog za izdajo naročilnice
z dokumentacijo) se shranjuje v računovodski službi. Evidenca naročilnic se vodi v obliki
zbirne evidence v programu JANA. Kopijo naročilnice v računovodstvu priložijo k prejeti
fakturi dobavitelja.
Letna naročilnica/pogodba Na podlagi terminskega plana, ki je sestavni del poslovnega načrta pripravi odgovorna oseba
za nabavo za posamezno področje podatke za povpraševanje blaga/storitev:
Predmet povpraševanja (kratek opis predmeta naročila).
Naziv ponudnikov, katerim bo oddano povpraševanje (polni naslov, e-pošta).
Zahteve, tehnični podatki in pogoji.
Naziv sklopov blaga/storitev.
Seznam blaga za nabavo - natančen opis artikla, enoto mere, letno količino Oseba, ki vodi postopek povpraševanja pripravi povabilo k oddaji ponudbe. Povabilo k oddaji
ponudbe in seznam blaga za nabavo blaga/storitev po potrditvi direktorja pošljemo
ponudnikom.
V primerih, ko specifika nabave obsega več področij (npr. čistila, vrtnarstvo…) se določi
komisijo za odpiranje ponudb, pregled in ocenjevanje ponudb.
Odgovorna oseba za nabavo za posamezno področje preveri pravilnost ponudb, pripravi
primerjalno analizo in predlaga izbranega dobavitelja v potrditev direktorju.
Oseba, ki vodi postopek povpraševanja vse ponudnike, ki so oddali svoje ponudbe pisno
obvestiti o izbiri/ne-izbiri.
Katalog procesov
11
Z dobaviteljem se sklene pogodba za enkratno/večkratno nabavo blaga/storitev. Okvirna
pogodba se sklene, kadar zaradi specifike nabave ni možno vnaprej predvideti natančnih vrst
blaga in količin.
Odgovorna oseba za nabavo za posamezno področje je odgovorna za izvajanje naročil po
pogodbi, nabavo blaga/storitev po pogodbi, prevzem blaga na podlagi dobavnice, kontrolo cen
na dobavnici in računu, oddajo dokumentov v računovodstvo, spremljanje in celotno izvajanje
posla z izbranim dobaviteljem določeno v sklenjeni pogodbi.
V primeru kršitve določil pogodbe s strani ponudnika mora pisno pozvati ponudnika k odpravi
nepravilnosti ali popravku cen - reklamacijski zapisnik.
Javna naročila (JN)
V pogodbenem razmerju pri javnih naročilih se pojavljajo naročniki (BC NAKLO) in ponudniki
(dobavitelji). Zakon o javnem naročanju (ZJN-2) določa glede na vrednost različno uporabo
postopkov javnih naročil oz. ali gre za javna naročila, ko je potrebna objava na portalu javnih
naročil (objava PJN) in v Uradnem listu Evropske unije (objava UL EU).
Postopki javnega naročanja (JN) nad 20.000 € (brez DDV) za blago in storitve oziroma 40.000
€ (brez DDV) za gradnje so:
Naročila male vrednosti NMV – vrednost od 20.000 do 40.000 € (brez DDV) za blago in
storitve oz. od 40.000 do 80.000 € brez DDV za gradnje;
Velika javna naročila:
po postopku zbiranja ponudb po predhodni objavi (ZPPPO) – vrednost od 40.000 do 134.000 € (brez DDV) za blago/storitve oz. 80.000 do 274.000 € (brez DDV) za gradnje,
po odprtem postopku (OP), postopek s predhodnim ugotavljanjem sposobnosti, konkurenčni dialog, pogajanje po predhodni objavi in pogajanja brez predhodne objave
- vrednost od 134.000 oz. 207.000 € (brez DDV) za blago/storitve oz. od 274.000 do
5.186.000 € (brez DDV) za gradnje.
Za blago/storitve nad vrednostjo 134.000 oziroma 207.000 € (brez DDV) in gradnje nad
5.186.000 € (brez DDV) je objava na PJN in objava v UL EU.
Opis postopka JN:
Oddaja javnih naročil nad 20.000 € (brez DDV) za blago in storitve oziroma nad 40.000 € (brez
DDV) za gradnje se izvajajo v skladu z določili Zakona o javnih naročilih.
Odgovorna oseba za JN določi komisijo za odpiranje, in ocenjevanje ponudb (v nadaljevanju
komisija). Komisijo sestavlja predsednik in dva člana.
Odgovorna oseba za nabavo za posamezno področje za predmet JN pripravi podatke za začetek
postopka:
ocenjeno vrednost in izračun ocenjene vrednosti,
morebitne sklope blaga,
tehnične specifikacije, zahteve
merilo za izbiro ponudbe. Sklep o začetku postopka se izda za postopke v skladu z zakonom.
Ocenjeno vrednost brez DDV določimo na podlagi dobav v preteklem letu, pri tem pa moramo
upoštevati obseg poslovanja in rast življenjskih stroškov v naslednjem letu. Pri seznamih
predmeta JN oziroma opisu želenega blaga ne smemo navajati blagovnih znamk. V primeru, da
ne moremo opisati predmeta blaga si pomagamo tako, da pri opisu blaga napišemo zahtevano
blagovno znamko in dodamo besedico »ali enakovredno”.
Z delitvijo blaga na sklope se lahko prijavijo na razpis manjši ponudniki, hkrati pa je večja
konkurenca med ponudniki.
Katalog procesov
12
Merilo za izbiro ponudbe je lahko najnižja cena ali ekonomsko najugodnejša ponudba.
Oseba, ki vodi postopek JN na podlagi sprejetih odločitev komisije in odgovorne osebe za JN
pripravi razpisno dokumentacijo. Razpisna dokumentacija je najpomembnejša faza javnega
naročanja, saj mora naročnik sprejeti odločitve, ki bodo imele pomembno vlogo pri izvedbi in
sprejeti odločitvi javnega naročila. Jasno in natančno določimo zahteve in pogoje na podlagi
podatkov članov komisije in odgovorne osebe za JN.
Razpisna dokumentacija vsebuje:
Povabilo k oddaji ponudbe
Navodila ponudnikom za izdelavo ponudbe (splošno, ugotavljanje sposobnosti, merilo za izbor, splošni in posebni pogoji, pouk o pravnem varstvu)
Obrazci za pripravo ponudbe (ponudba, predračuni, izjave, vzorec pogodbe oz. okvirni sporazum)
Dokumentacijo lahko sestavljajo tudi drugi dokumenti glede na način izvedbe javnega naročila.
Oseba, ki vodi postopek JN predlaga v potrditev komisiji, datum zbiranja in odpiranja ponudb
v skladu z zakonom.
Razpisno dokumentacijo pošlje v pregled in potrditev komisiji in odgovorni osebi za JN.
Potrjeno razpisno dokumentacijo pošlje v objavo na PJN (in objavo na ULEU - glede na izbrani
postopek).
Ponudniki zastavijo vsa vprašanje v vezi z javnim naročilom na PJN. Na ali preko PJN je
potrebno odgovarjati na vsa vprašanja, objavljati vse spremembe in dopolnitve razpisne
dokumentacije.
Odpiranje ponudb je javno. Komisija odpira pravočasne ponudbe po časovnem zaporedju,
glede na prejem ponudbe in o tem vodi zapisnik o odpiranju. Oseba za izvedbo JN zapisnik
izroči prisotnim ponudnikom na javnem odpiranju ali pošlje vsem ponudnikom po pošti
najkasneje v treh delovnih dneh.
Komisija izvede pravilnost ponudb, preveri računske napake, analizo in preveri ali je ponudba,
ki je bila ocenjena kot najugodnejša, popolna. Če naročnik ugotovi, da je najugodnejša ponudba
nepopolna, mora dopustiti dopolnitev take ponudbe. Rok za dopolnitev določimo sami. Če
ponudnik v roku, ki ga določi naročnik, ponudbe ustrezno ne dopolni, mora naročnik tako
ponudbo izločiti. Ponudnik ne sme spreminjati cene in ponudbe v okviru meril tistega dela
ponudbe, ki se veže na tehnične specifikacije predmeta JN oziroma tistih elementov ponudbe,
ki bi lahko vplivali na drugačno razvrstitev njegove ponudbe glede na ostale ponudbe.
Po pregledu in ocenjevanju ponudb komisija sprejme odločitev o oddaji JN – izbiro
ponudnika/ov. Oseba, ki vodi postopek JN mora o odločitvi ponudb pisno obvestiti vse
ponudnike, ki so oddali svoje ponudbe. V odločitvi mora obrazložiti in navesti ugotovitve ter
razloge za zavrnitev ponudb in prednosti sprejete ponudbe v razmerju do ponudnika, ki ni bil
izbran. Ponudnike mora opozoriti o možnem pravnem varstvu.
Odločitev se vroči v skladu z zakonom, ki ureja upravni postopek.
Ponudnik, ki ni bil izbran lahko vloži pri naročniku zahtevo za vpogled v druge ponudbe in
ostalo dokumentacijo. Naročnik mora obvestiti ponudnika, katerega bo izveden vpogled, da je
prisoten na vpogledu v njegovo ponudbo, ter ima možnost varovati svoje interese.
Po datumu pravnomočnosti obvestila o izbiri sklenemo pogodbo ali okvirni sporazum (OS).
Katalog procesov
13
OS lahko sklenemo z enim ali več dobaviteljem, brez odpiranja konkurence ali z odpiranjem
konkurence, za eno ali več let. Okvirne sporazume sklepamo za sukcesivne nabave predvsem
blago/storitev, ki jih količinsko in časovno ne moremo vnaprej določiti.
Odgovorna oseba za nabavo je odgovorna za izvajanje nabave po pogodbi oziroma OS.
Spremljati mora izvajanje posla z izbranim dobaviteljem. V primeru kršitve določila ponudnika,
navedena v razpisni dokumentaciji, pogodbi ali OS, se mora pisno pozvati ponudnika k odpravi
nepravilnosti ali popravku cen. V kolikor to ne stori lahko naročnik prekine pogodbo oz. OS.
Po sklenitvi pogodbe oz. OS, oseba, ki vodi postopek JN (v roku v skladu z zakonom) pošlje
obvestilo o oddaji JN v objavo na PJN oz. glede na izbrani postopek (objavo na PJN in UL EU).
Oseba, ki vodi postopek JN pripravi končno poročilo o oddaji JN (za postopke v skladu z
zakonom).
Oseba, ki vodi postopek JN mora voditi dokumentacijo o vsakem JN, sporoča statistiko na
PJN.
Vhodi v proces: Letni delovni načrt. Izhodi procesa: Letno poročilo.
Seznam dokumentov: Predlog za izdajo naročilnico, naročilnice, dokumentacija za JN -
razpisna dokumentacija, ponudbe dobaviteljev, pogodbe, okvirni sporazumi, sklepi,
obvestila….
Izvajalci: direktor, ravnatelj, vodje organizacijskih enot, računovodstvo.
Opombe:/
Kazalniki: /
Katalog procesov
14
Strahinj 99, 4202 Naklo
Tel.: 04/277 21 00
e-pošta: [email protected]
ORGANIZACIJSKA ENOTA: SKUPNE SLUŽBE
PROCES: VZDRŽEVANJE objektov,
strojev in naprav
TIP PROCESA: PODPORNI PROCES
Skrbnik procesa: Jan Miklavčič
Izdelal/-a, dne: Ernest Seljak, 4. 12. 2013
Stran/strani: 1/2
Pregledal/-a, dne: Tatjana Geč
Podpis:
Oznaka: 5-SS
PROCES/AKTIVNOST
Vzdrževanje objektov, opreme, strojev, naprav in vozil
Pravna podlaga:
Pravilnik o oskrbi malih kurilnih naprav, dimnih vodov in zračnikov pri opravljanju javne službe izvajanja meritev, pregledovanja in čiščenja kurilnih naprav, dimnih
vodov in zračnikov,Ur.l. RS, št. 128/2004 (18/2005 popr.)
Pravilnik o rokih in načinu čiščenja in pregledovanja kurilnih naprav, dimovodov in prezračevalnih naprav ter o meritvah dimne ali druge emisije kurišč, Ur.l. SRS, št.
1/1976
Zakon o graditvi objektov /ZGO-1/, Ur.l. RS, št. 110/2002
Pravilnik o registraciji motornih in priklopnih vozil, Ur.l. RS, št. 66/2005
Pravilnik o sistemizaciji delovnih mest.
Namen in opis procesa
Namen:
Namen je nemoteno delovanje objektov, opreme strojev, naprav in vozil v obsegu in funkcijah
opredeljenih v projektni in tehnični dokumentaciji ter skladno z zahtevami predpisov.
Opis procesa:
Faze procesa dela so naslednje:
- nabava
- zagon
- redno preventivno vzdrževanje v skladu s projektno in tehnično dokumentacijo
- javljanje napak
- Nabava rezervnih delov ali naročilo servisa;
- Odprava napake;
- Preskus;
Sprejem sporočila o napaki
Sporočanje o napakah hišnik sprejema od pristojnih zaposlenih na Biotehniškem centru ,
vodstva ali iz lastnega nadzora . Obveščanje o napakah se običajno izvaja po e-pošti . Sporočilo
o napaki vsebuje lokacijo, informacijo o napravi in opis napake.
http://www.uradni-list.si/1/objava.jsp?urlid=2004128&stevilka=5353http://www.uradni-list.si/1/index?edition=200518http://www.uradni-list.si/1/objava.jsp?urlid=2002110&stevilka=5387http://www.uradni-list.si/1/objava.jsp?urlid=200566&stevilka=2904
Katalog procesov
15
Postavitev prioritete
Odvisno od vrste napake in pomena dela objekta opreme, stroja, naprave ali vozila v poslovnih
procesih centra, se postavi stopnja prioritete. Glede na določeno stopnjo in razpoložljivost
vzdrževalcev se začne postopek odprave napake.
Ogled naprave in proučitev napake
Najprej se na podlagi sporočila opravi ogled napake na lokaciji, kjer je nameščena. Ugotovi se,
kateri koraki so potrebni za odpravo napake in se jih začne izvajati.
Nabava rezervnih delov
V primeru, da je potrebno zamenjati okvarjen ali poškodovan del , se najprej ugotovi ali so
rezervni deli in elementi na zalogi na centru. V nasprotnem primeru se sproži proces nabave.
Običajno se preko interneta ali telefona poišče 2-3 ponudbe. Izpolnijo se obrazci za naročanje,
kjer so napisani osnovni podatki o predmetu in namenu nabave, ter ponudniki s posebej
izpostavljenim izbranim ponudnikom. Glavni kriterij za ponudbe je cena. Formularji se izročijo
računovodski službi, ki jih v običajno v istem ali naslednjem dnevu vrne, podpisane z
odobritvijo nabave s strani vodstva. Naročilnica se pošlje na izbrano podjetje. Rok za dobavo
rezervnega dela je od enega do več dni. Naročeno blago navadno pride po pošti ali ga dvignemo
pri podjetju.
Odprava napake
Odprava napake ali sanacija poškodbe se začne na lokaciji napake ali poškodbe ali se jo prenese
v prostore za vzdrževanje ali pa se da v popravilo izbranemu serviserju ali zunanjemu
vzdrževalcu. Trajanje odprave napake je odvisno od zahtevnosti napake, razpoložljivosti ali
dobave rezervnih delov in tudi od razpoložljivosti vzdrževalcev ter rokov dogovorjenih s
serviserji in zunanjimi vzdrževalci.
Preskus
Po odpravljeni napaki se del objekta, stroj, oprema , naprava ali vozilo vključi nazaj v proces
in se testira. Test lahko zajema preverjanje delovanja v skladu s projektno in tehnično
dokumentacijo ter veljavnimi predpisi.
Vhodi v proces: poškodba ali okvara. Izhodi procesa: odprava poškodbe ali
okvare.
Seznam dokumentov: Navodila, garancijski listi, projektna dokumentacija, meritve,
potrdila, certifikati
Izvajalci: Hišnik, zunanji serviserji in vzdrževalci.
.
Opombe:
Kazalniki: / število posegov in intervencij v obravnavanem obdobju – koledarsko leto
Katalog procesov
16
Strahinj 99, 4202 Naklo
Tel.: 04/277 21 00
e-pošta: [email protected]
ORGANIZACIJSKA ENOTA: SKUPNE SLUŽBE
PROCES: ČIŠČENJE
TIP PROCESA: PODPORNI PROCES
Skrbnik procesa: Jagoda Kovačević
Izdelal/-a, dne: Tatjana Geč, 1. 1. 2013
Stran/strani: 1/3
Pregledal/-a, dne: dr. Marijan Pogačnik,
direktor, 1. 1. 2013
Podpis:
Oznaka: 6-SS
PROCES/AKTIVNOST
Čiščenje
Pravna podlaga:
Pravilnik o normativih in standardih za izvajanje izobraževalnih programov za
pridobitev poklicne in srednje strokovne izobrazbe ( Uradni list RS, št. 76/2003 z dne
4. 8. 2003 in spremembe)
Pravilnik o sistemizaciji delovnih mest.
Namen in opis procesa
Namen: Poenoteno čiščenje s kakovostno izvedbo.
Opis procesa: Direktor razdeli čistilno površino za čiščenje objekta glede na predpisan normativ s strani
Ministrstva za šolstvo in šport. Direktor določi plan dela čiščenj v določenem sosledju faz in
postopkov kar pomeni, da čistilke opravljajo dela in naloge v skladu s sistemizacijo delovnih
mest.
Dnevno čiščenje obsega:
Pobiranje smeti
Ob prihodu čistilke izpraznijo koše za smeti in koše označene s posebnimi odpadki.
Pobiranje odpadkov-sortiranje
Čistilne komunalne odpadke zberejo in jih odvržejo v zato pripravljene kontejnerje.
Pometanje
Vsak prostor čistilke pometejo z metlo na teleskopskem držalu z krpo »Mop«.
Brisanje prahu
Čistilke pobrišejo prah po vseh delovnih površinah in pohištvu s krpami za prah.
Čiščenje umivalnikov
Delovne površine čistijo z uporabo čistilnih raztopin in bombažnimi krpami.
Čiščenje posod za smeti
Za čiščenje posod za smeti uporabljajo čistilne raztopin, bombažne krpe.
Čiščenje vrat in podbojev
http://www.uradni-list.si/1/index?edition=200376http://www.uradni-list.si/1/index?edition=200376
Katalog procesov
17
Pri tem čiščenju uporabljajo bombažne krpe, čistilne raztopine, vedra.
Čiščenje sanitarij
Sanitarije čistilke čistijo s čistilnimi raztopinami. Pri tem uporabljajo vera in zaščitne rokavice.
Mokro brisanje tal
Tla brišejo z metlo na teleskopskem držalu s krpo »Mop«, s čistilnimi raztopinami in
uporabljajo vedro.
Zamenjava sanitarnih pripomočkov (mila, brisače, toaletni papir….)
Čistilke ob začetku delovnega dneva pregledajo sanitarije, zamenjajo oziroma dodajo sanitarne
pripomočke. Isto opravijo tudi ob koncu delovnega časa. V dopoldanskem času občasno
pregledajo porabo sanitarnih pripomočkov in jih ob porabi namestijo.
Občasno čiščenje obsega:
Čiščenje stekel
Čistilke čistijo stekla občasno in po potrebi s čistilnim raztopinami, bombažnimi krpami, s
strgalom za okna in uporabo vedra.
Čiščenje telefonskih aparatov
Čistilke občasno čistijo tudi telefonske aparate s čistilno raztopino in z bombažnimi krpami.
Čiščenje kljuk
Kljuke čistijo s čistilno raztopino, bombažnimi krpami in tekočo vodo.
Čiščenje okenskih polic
Okenske police čistijo z bombažnimi krpami in čistilno raztopino.
Čiščenje radiatorjev
Radiatorje čistijo s čistilno raztopino, krpo in s pomočjo sesalnika.
Ribanje in mazanje prostorov
Čistilke prostore ribajo s stroji in z uporabo čistilnih raztopin. Pri tem upoštevajo navodila glede
uporabe.
Čiščenje opreme (mize, stoli, omare…)
Opremo čistijo z uporabo čistilne raztopine, bombažne krpe, tekoče vode in vedra.
DIAGRAM POTEKA DNEVNEGA ČIŠČENJA
NOSILEC AKTIVNOST
Čistilka Pobiranje smeti
Čistilka Pobiranje odpadkov
Čistilka Brisanje prahu
Čistilka Čiščenje sanitarij
Čistilka Čiščenje delovnih površin
Čistilka Čiščenje posod za smeti
Čistilka Čiščenje vrat in podbojev
Čistilka Mokro brisanje tal
Čistilka Zamenjava sanitarnih pripomočkov (mila, brisače, toaletni papir…)
Kontrolo nad ustreznostjo čiščenja izvaja vodja čistilk.
DIAGRAM POTEKA OBČASNEGA ČIŠČENJA
NOSILEC AKTIVNOST
Čistilka Čiščenje stekel
Čistilka Čiščenje kljuk
Katalog procesov
18
Čistilka Čiščenje telefonskih aparatov
Čistilka Čiščenje okenskih polic
Čistilka Čiščenje radiatorjev
Čistilka Čiščenje opreme (mize, stoli, omare…)
Vhodi v proces: prostori za
čiščenje
Izhodi procesa: Končno poročilo, pridobljene kompetence,
očiščeni prostori.
Seznam dokumentov: Plan čiščenj.
Izvajalci: Čistilka.
.
Opombe: Čiščenje je odstranjevanje nečistoče pri kateri uporabljamo vodo in čistilna
sredstva. Pri čiščenju ločimo mokro in suho čiščenje.
Kazalniki: Zadovoljstvo zaposlenih in dijakov s čistočo.
Katalog procesov
19
Strahinj 99, 4202 Naklo
Tel.: 04/277 21 00
e-pošta: [email protected]
ORGANIZACIJSKA ENOTA: SKUPNE SLUŽBE
PROCES: VZDRŽEVANJE
programske računalniške
opreme
TIP PROCESA: PODPORNI PROCES
Skrbnik procesa: Marko Valant
Izdelal/-a, dne: Marko Valant, 7. 2. 2013
Stran/strani: 1/3
Pregledal/-a, dne: Mag. Marijan Pogačnik,
direktor, 7. 2. 2013
Podpis:
Oznaka: 7-SS
PROCES/AKTIVNOST
Vzdrževanje programske opreme
Pravna podlaga:
Pravilnik o normativih in standardih za izvajanje izobraževalnih programov za
pridobitev poklicne in srednje strokovne izobrazbe ( Uradni list RS, št. 76/2003 z dne
4. 8. 2003 in spremembe Uradni list RS, št. 78/2004 z dne 16. 7. 2004, Uradni list
RS, št. 85/2006 z dne 10. 8. 2006, Uradni list RS, št. 100/2007 z dne 2. 11.
2007, Uradni list RS, št. 67/2008 z dne 4. 7. 2008, Uradni list RS, št. 62/2010 z dne
30. 7. 2010 ).
Pravilnik o sistemizaciji delovnih mest.
Namen in opis procesa
Namen: Namen je odprava napak na računalniških programih informacijskega sistema v
Biotehniškem centru Naklo.
Opis procesa: V grobem so faze procesa dela naslednje:
Preventivno spremljanje stanja programov;
Optimizacija programov;
Nameščanje novih programov;
Sprejem sporočil o napaki;
Postavitev prioritete;
Preučitev napake;
Odprava napake;
Preskus;
Preventivno spremljanje stanja programov.
Enkrat tedensko se pregledujejo arhivske datoteke delovanja (logi) na strežnikih in se obenem
spremlja učinkovitost računalniških programov. Monitoring računalniških programov se izvaja
http://www.uradni-list.si/1/index?edition=200376http://www.uradni-list.si/1/index?edition=200376http://www.uradni-list.si/1/index?edition=200478http://www.uradni-list.si/1/index?edition=200685http://www.uradni-list.si/1/index?edition=200685http://www.uradni-list.si/1/index?edition=2007100http://www.uradni-list.si/1/index?edition=2007100http://www.uradni-list.si/1/index?edition=200867http://www.uradni-list.si/1/index?edition=201062http://www.uradni-list.si/1/index?edition=201062
Katalog procesov
20
tudi po potrebi, oziroma zaznanih anomalijah v informacijskem sistemu.
Optimizacija programov V kolikor so iz ugotovitev preventivnega spremljanja stanja programov zaznane nepravilnosti
v delovanju računalniških programov se ustrezno ukrepa. Odvisno od vrste napak se izvaja
optimizacija programov na primer z čiščenjem registrov, začasnih datotek, indeksiranja baze
ipd. in potrebna konfiguracija sistema.
Nameščanje novih programov Na novo računalniško opremo se običajno nameščajo vsi osnovni računalniški programi
(operacijski sistem, pisarniški programi, antivirusni programi) in ostali programi, ki so vezani
na poslovne procese. Inštalacija programov poteka v prostorih za vzdrževanje ali na lokaciji
strojne opreme kamor se namešča programe. Enako velja za programe na strežnikih. Nameščeni
programi se vedno ustrezno konfigurirajo, da se lahko umestijo v informacijski sistem
Biotehniškega centra Naklo.
Sprejem sporočil o napaki Sporočanje o napakah služba za vzdrževanje računalniške programske opreme sprejema
od zaposlenih na Biotehniškem centru , vodstva ali iz lastnega monitoringa programov.
Obveščanje o napakah se običajno izvaja po telefonu, e-pošti ali ustno, oziroma se zapisuje v
spletni koledar. Sporočilo o napaki vsebuje lokacijo, informacijo o napravi in opis napake.
Postavitev prioritete
Odvisno od vrste napake in pomena delovanja proframa v poslovnih procesih centra, se postavi
stopnja prioritete. Glede na določeno stopnjo in razpoložljivost vzdrževalcev se začne postopek
odprave napake.
Preučitev napake Najprej se na podlagi sporočila opravi ogled stanja računalniške programske opreme na lokaciji,
kjer je nameščena. V določenih primerih se delo izvaja tudi na daljavo. Ugotovi se, kateri
postopki so potrebni za odpravo napake in se jih začne izvajati do odprave zastoja.
Nabava računalniških programov
V primeru, da se pokaže potreba po novem računalniškem programu, se sproži proces nabave.
Običajno se preko interneta ali telefona poišče 2-3 ponudbe (Razen v primeru, ko gre za
program, ki je del obstoječih programov. Takrat se naročilo izvede pri znanem izdelovalcu
programa). Izpolnijo se obrazci za naročanje, kjer so napisani osnovni podatki o predmetu in
namenu nabave, ter ponudniki s posebej izpostavljenim izbranim ponudnikom. Glavni kriterij
za ponudbe je cena. Formularji se izročijo računovodski službi, ki jih v običajno v istem ali
naslednjem dnevu vrne, podpisane z odobritvijo nabave s strani vodstva. Naročilnica se pošlje
na izbrano podjetje. Rok za dobavo je običajno od enega do več dni. Naročeno blago navadno
pride po pošti ali ga dvignemo neposredno pri podjetju.
Odprava napake Odprava napake se začne na lokaciji, kjer je program nameščen. Po potrebi pa se napravo, kjer
je program nameščen, prenese v prostore za vzdrževanje. Trajanje odprave napake je odvisno
od zahtevnosti napake in tudi od razpoložljivosti vzdrževalcev.
Preskus Po odpravljeni napaki se računalniški program testira. Test lahko zajema preverjanje delovanja
in funkcij programa, odzivnost, pravilnost rezultatov ipd.
Katalog procesov
21
Vhodi v proces: Problemi v delovanju
računalniških programov.
Izhodi procesa: Ustrezno delovanje
računalniških programov..
Seznam dokumentov: Navodila, licence.
Izvajalci: Vzdrževalec računalniške opreme.
.
Opombe: /
Kazalniki: /
Katalog procesov
22
Strahinj 99, 4202 Naklo
Tel.: 04/277 21 00
e-pošta: [email protected]
ORGANIZACIJSKA ENOTA: SKUPNE SLUŽBE
PROCES: FINANČNO
RAČUNOVODSKI PROCES
TIP PROCESA: PODPORNI PROCES
Skrbnik procesa: Irma Sajovic
Izdelal/-a, dne: Irma Sajovic, 11. 8. 2011
Stran/strani: 1/2
Pregledal/-a, dne: Roksanda Kostić, 11. 8. 2011
Podpis:
Oznaka: 8-SS
PROCES/AKTIVNOST
Fakturiranje
Pravna podlaga:
Zakon o DDV (Ur.l. RS, št. 117/2006 in spremembe Ur.l. RS,
št. 33/2009, 85/2009, 10/2010-UPB2, 85/2010, 13/2011-UPB3, 18/2011).
Zakon o računovodstvu (Ur.l. RS, št. 23/1999 in spremembe Ur.l. RS, št. 30/2002-
ZJF-C).
Namen in opis procesa
Namen: Izdaja finančnih dokumentov kupcem.
Opis procesa: Za opravljeno storitev se v računovodstvu izdajajo računi na podlagi pisnega navodila. Računi
se vodijo po zaporednih številkah. Račun mora vsebovati:
datum izdaje računa,
zaporedno številko, ki omogoča identifikacijo računa (sistem zaporednih številk
izberemo sami pomembno je da je račun možno kasneje identificirati zgolj s klicem na
njegovo zaporedno številko.)
identifikacijsko številko za DDV kupca oziroma naročnika, pod katero je kupec ali
naročnik prejel dobavo blaga ali storitev,
ime in naslov davčnega zavezanca in njegovega kupca ali naročnika,
količino in vrsto dobavljenega blaga oziroma obseg in vrsto opravljenih storitev,
datum, ko je bila opravljena dobava blaga ali datum, ko je bila storitev opravljena
oziroma končana,
davčno osnovo, od katere se obračuna DDV po posamezni stopnji oziroma člen na
katerega se nanaša oprostitev, ceno na enoto brez DDV ter kakršnakoli znižanja cen in
popuste, ki niso vključeni v ceno na enoto,
stopnja DDV- ja
znesek DDV- ja (razen v primerih, kjer se uporablja posebna ureditev, za katero zakon
ta podatek izključuje).
http://www.uradni-list.si/1/objava.jsp?urlid=2006117&stevilka=5012http://www.uradni-list.si/1/objava.jsp?urlid=200933&stevilka=1510http://www.uradni-list.si/1/objava.jsp?urlid=200985&stevilka=3787http://www.uradni-list.si/1/objava.jsp?urlid=201010&stevilka=392http://www.uradni-list.si/1/objava.jsp?urlid=201085&stevilka=4552http://www.uradni-list.si/1/objava.jsp?urlid=201113&stevilka=554http://www.uradni-list.si/1/objava.jsp?urlid=201118&stevilka=765http://www.uradni-list.si/1/objava.jsp?urlid=199923&stevilka=1032http://www.uradni-list.si/1/objava.jsp?urlid=200230&stevilka=1253
Katalog procesov
23
Podatke za izstavitev računov pridobimo v računovodstvo iz različnih področij oziroma od
različnih vodij enot:
Izstavljanje računov za opravljene tečaje, delavnice… Organizator tečajev posreduje
pisno navodilo, ki mora vsebovati naslov prejemnika, naziv opravljene storitve, znesek
opravljene storitve, valuto plačila in popuste če se upoštevajo. V računovodstvu se
pripravijo računi, ki v spodnjem delu vsebujejo tudi izpisan plačilni nalog
Izstavljanje računov za referat VSŠ: na podlagi pisnega navodila referenta VSŠ se
izstavljajo računi za šolnine, izpite, priznavanje izpitov, višješolske revije Moje
podeželje. Tu se računi izpisujejo kot zbirni računi, saj na oddelku VSŠ sami
pripravljajo račune (z dodanimi plačilnimi nalogi) za posameznike. Zbirni računi so
osnova za knjiženje prihodkov, terjatev ter obveznosti za davek
Izstavljanje računov za izobraževanje odraslih: na podlagi pisnega navodila referenta
izobraževanja odraslih se izstavljajo računi za šolnine, izpite, module , predavanje...
Izstavljanje računov na podlagi plačil: v primeru da stranke plačajo v gotovini na
blagajni storitev ali blago, se jim na podlagi podatkov tajništva, kjer se vodi blagajna,
izstavi račun. Računi se izstavijo takoj, ali v doglednem času, v tem primeru se strankam
pošlje račun v vednost po pošti
Izstavljajo se zbirni računi za stroške dijakov na podlagi podatkov – obračunanih in
izdanih položnic dijakom za malico, ekskurzije, športne dneve, tabore, delovna obleka,
učbeniki…. Zbirni računi so osnova za knjiženje prihodkov, terjatev ter obveznosti za
davek
Mesečno se izstavljajo računi za najemnine in uporabnine telovadnic ter učilnic na
podlagi letnih pogodb ali posameznih sklenjenih poslov
Mesečno se izstavljajo računi za oddajo mleka
Zaposleni imajo možnost nakupa izdelkov ter prehranjevanja v okviru šolske kuhinje.
Na podlagi podatkov iz kuhinje ter trgovine se izstavljajo računi zaposlenim za malice
ter nakupe v trgovini. Pripravljeni podatki so osnova za pripravo odtegljajev zaposlenim
pri obračunu plač
Prodaja blaga v trgovini se vodi posebej. V ta namen uporabljajo program fakturiranje,
s katerim vodijo evidenco prodanega blaga. Dnevno se vodi prodaja z blagajniškimi
iztržki, prodaja zaposlenim in nekaterim kupcem pa se vodi tudi preko dobavnic in se
zbirno fakturira konec meseca. Ti zbirni računi se pripravijo v računovodstvo enkrat
mesečno, takrat jih tudi natisnemo in dostavimo kupcem (zaposlenim in ostalim).
Vse račune tiskamo in knjižimo v glavno knjigo na ustrezne konte in STM. V računovodstvu
se preverjajo tudi plačila in izstavljajo opomini za neplačnike. Opomini se izstavljajo najmanj
dvakrat letno: konec koledarskega leta oziroma v začetku januarja ter konec šolskega leta
oziroma v mesecu juniju, juliju.
Vhodi v proces: Zainteresirane skupine. Izhodi procesa: Plačani računi.
Seznam dokumentov: Izdani računi.
Izvajalci: Knjigovodja, računovodja.
.
Opombe:
Kazalniki: /
Katalog procesov
24
Strahinj 99, 4202 Naklo
Tel.: 04/277 21 00
e-pošta: [email protected]
ORGANIZACIJSKA ENOTA: SKUPNE SLUŽBE
PROCES: FINANČNO RAČUNOVODSKI
PROCES
TIP PROCESA: PODPORNI PROCES
Skrbnik procesa: Roksanda Kostić
Izdelal/-a, dne: Roksanda Kostić, 11. 3. 2015
Stran/strani: 1/3
Pregledal/-a, dne: Dr. Marijan Pogačnik, direktor,
12. 3. 205
Podpis:
Oznaka: 9-SS
PROCES/AKTIVNOST
Obračun plač
Pravna podlaga:
Zakon o sistemu plač v javnem sektorju (Uradni list RS, št. 108/09 – uradno prečiščeno besedilo, 13/10, 59/10, 85/10, 107/10, 35/11 – ORZSPJS49a, 27/12 – odl. US, 40/12 –
ZUJF, 46/13, 25/14 – ZFU, 50/14, 95/14 – ZUPPJS15 in 82/15)
Zakon o delovnih razmerjih (Uradni list RS, št. 21/13, 78/13 – popr. in 47/15 – ZZSDT)
Kolektivna pogodba za javni sektor (Uradni list RS, št. 57/08, 23/09, 91/09, 89/10, 89/10, 40/12, 46/13, 95/14 in 91/15
Kolektivna pogodba za dejavnost vzgoje in izobraževanja v Republiki Sloveniji (Uradni list RS, št. 52/94, 49/95, 34/96, 45/96 – popr., 51/98, 28/99, 39/99 – ZMPUPR, 39/00, 56/01,
64/01, 78/01 – popr., 56/02, 43/06 – ZKolP, 60/08, 79/11, 40/12, 46/13, 106/15 in 8/16 –
popr.)
Uredba o napredovanju javnih uslužbencev v plačne razrede (Objavljeno v Uradnem listu RS, št. 51/2008, 91/2008, 113/2009)
Uredba od delovni uspešnosti iz naslova povečanega obsega dela v javnem sektorju (Objavljeno v Uradnem listu RS, št. 53/2008, 89/2008, 40/2012)
Uredba o delovni uspešnosti iz naslova prodaje blaga in storitev na trgu (Objavljeno v Uradnem listu RS, št. 97/2009, 41/2012)
Uredba o enotni metodologiji in obrazcih za obračun in izplačilo plač v javnem sektorju (Uradni list RS, št. 14/09, 23/09, 48/09, 113/09, 25/10, 67/10, 105/10, 45/12, 24/13, 51/13,
12/14, 24/14, 52/14, 59/14, 24/15 in 3/16)
ostalo
Namen in opis procesa
Namen: Obračun iz izplačilo plač zaposlenim.
http://www.uradni-list.si/1/objava.jsp?sop=2009-01-4891http://www.uradni-list.si/1/objava.jsp?sop=2010-01-0520http://www.uradni-list.si/1/objava.jsp?sop=2010-01-3273http://www.uradni-list.si/1/objava.jsp?sop=2010-01-4554http://www.uradni-list.si/1/objava.jsp?sop=2010-01-5583http://www.uradni-list.si/1/objava.jsp?sop=2011-01-1743http://www.uradni-list.si/1/objava.jsp?sop=2012-01-1121http://www.uradni-list.si/1/objava.jsp?sop=2012-01-1700http://www.uradni-list.si/1/objava.jsp?sop=2013-01-1753http://www.uradni-list.si/1/objava.jsp?sop=2014-01-0961http://www.uradni-list.si/1/objava.jsp?sop=2014-01-2074http://www.uradni-list.si/1/objava.jsp?sop=2014-01-3949http://www.uradni-list.si/1/objava.jsp?sop=2015-01-3254http://www.uradni-list.si/1/objava.jsp?sop=2013-01-0784http://www.uradni-list.si/1/objava.jsp?sop=2013-21-2826http://www.uradni-list.si/1/objava.jsp?sop=2015-01-1930http://www.uradni-list.si/1/objava.jsp?sop=2008-01-2429http://www.uradni-list.si/1/objava.jsp?sop=2009-01-0988http://www.uradni-list.si/1/objava.jsp?sop=2009-01-3987http://www.uradni-list.si/1/objava.jsp?sop=2010-01-4773http://www.uradni-list.si/1/objava.jsp?sop=2010-01-4774http://www.uradni-list.si/1/objava.jsp?sop=2012-01-1702http://www.uradni-list.si/1/objava.jsp?sop=2013-01-1767http://www.uradni-list.si/1/objava.jsp?sop=2014-01-3963http://www.uradni-list.si/1/objava.jsp?sop=2015-01-3607http://www.uradni-list.si/1/objava.jsp?sop=1994-01-1937http://www.uradni-list.si/1/objava.jsp?sop=1995-01-2313http://www.uradni-list.si/1/objava.jsp?sop=1996-01-2278http://www.uradni-list.si/1/objava.jsp?sop=1996-21-0070http://www.uradni-list.si/1/objava.jsp?sop=1998-01-2323http://www.uradni-list.si/1/objava.jsp?sop=1999-01-1356http://www.uradni-list.si/1/objava.jsp?sop=1999-01-1963http://www.uradni-list.si/1/objava.jsp?sop=2000-01-1942http://www.uradni-list.si/1/objava.jsp?sop=2001-01-2986http://www.uradni-list.si/1/objava.jsp?sop=2001-01-3501http://www.uradni-list.si/1/objava.jsp?sop=2001-21-0091http://www.uradni-list.si/1/objava.jsp?sop=2002-01-2779http://www.uradni-list.si/1/objava.jsp?sop=2006-01-1835http://www.uradni-list.si/1/objava.jsp?sop=2008-01-2579http://www.uradni-list.si/1/objava.jsp?sop=2011-01-3339http://www.uradni-list.si/1/objava.jsp?sop=2012-01-1707http://www.uradni-list.si/1/objava.jsp?sop=2013-01-1771http://www.uradni-list.si/1/objava.jsp?sop=2015-01-4338http://www.uradni-list.si/1/objava.jsp?sop=2016-21-0339http://www.uradni-list.si/1/objava.jsp?sop=2016-21-0339http://www.uradni-list.si/1/objava.jsp?sop=2009-01-0487http://www.uradni-list.si/1/objava.jsp?sop=2009-01-0979http://www.uradni-list.si/1/objava.jsp?sop=2009-01-2423http://www.uradni-list.si/1/objava.jsp?sop=2009-01-5149http://www.uradni-list.si/1/objava.jsp?sop=2010-01-1096http://www.uradni-list.si/1/objava.jsp?sop=2010-01-3703http://www.uradni-list.si/1/objava.jsp?sop=2010-01-5472http://www.uradni-list.si/1/objava.jsp?sop=2012-01-1922http://www.uradni-list.si/1/objava.jsp?sop=2013-01-0868http://www.uradni-list.si/1/objava.jsp?sop=2013-01-1975http://www.uradni-list.si/1/objava.jsp?sop=2014-01-0354http://www.uradni-list.si/1/objava.jsp?sop=2014-01-0957http://www.uradni-list.si/1/objava.jsp?sop=2014-01-2339http://www.uradni-list.si/1/objava.jsp?sop=2014-01-2608http://www.uradni-list.si/1/objava.jsp?sop=2015-01-1063http://www.uradni-list.si/1/objava.jsp?sop=2016-01-0139
Katalog procesov
25
Opis procesa: Obračun plač se izvaja na podlagi zbranih podatkov, ki se zbirajo tekom meseca: lista
prisotnosti, pogodbe o zaposlitvi, aneksi k pogodbam o zaposlitvi, sklepi, obračuni mesečne
prehrane, obračuni mesečnih prevozov, izdani računi za odtegljaje zaposlenim…
Zbrane podatke računovodkinja vnese v program obračun plač predvidoma po naslednjem
vrstnem redu:
- vnos novih obračunskih podatkov, lestvic, podatkov o minimalni plači, v kolikor je prišlo do
spremembe v primerjavi s preteklim mesecem,
- vnos podatkov o novih delavcih: ime in priimek, rojstni datum, naslov, emšo, davčna številka,
podatki o delovnem mestu(šifra delovnega mesta, prevedeno delovno mesto, procent
zasedenosti delovnega mesta), podatki o povečanem obsegu dela, podatki o ostalih morebitnih
dodatkih, podatki o vzdrževanih članih, o kreditih….,
- vnos sprememb pri že zaposlenih delavcih: spremembe se lahko nanašajo na kateri koli
vneseni podatek zaposlenega delavca: lahko gre za spremembo naslova, imena , delovnega
mesta, dodatka, vzdrževanih članov, kreditov, dodatkov ….,
- vnos mesečnih podatkov: na podlagi podatkov o prisotnosti se pri vsakem zaposlenem vnese
podatek o dejansko opravljenih urah rednega dela, službene odsotnosti, koriščenja ur, letnega
dopusta, izrednega dopusta, študijskega dopusta, bolniške odsotnosti….. Podatke na podlagi
prisotnosti pripravijo v tajništvu, v računovodstvu pa jih prekontroliramo, primerjamo z
ostalimi dokumenti, po potrebi preračunamo. Vnesejo se tudi podatki o mesečnih povračilih za
stroške prevoza in prehrane, ki jih pripravijo v tajništvu, ter podatki o mesečnih odtegljajih,
- pred dokončnim obračunom se vnesejo še morebitni poračuni in popravki, ki se pripravijo
(izračunajo) zaradi napačno obračunanih plač v preteklih mesecih. Do tega večinoma pride
zaradi naknadno ugotovljenih dejstev : npr. delavcu je za pretekli mesec pripadal dodatek za
povečan obseg dela, vendar podatki niso bili pravočasno dostavljeni do računovodstva in se
zato dodatek delavcu ni pravočasno obračunal in izplačal
Sledi dokončni obračun plač za tekoči mesec ter izvedba kontrol vnesenih podatkov in
pravilnosti izračuna.
Po obračunu se pripravijo izpisi plačilnih list in skupnega seznama. En izvod plače se arhivira,
drug izvod se na plačilni dan izroči zaposlenemu, možno pa je tudi, da se delavec odloči in
prejema plačilni list v e- obliki na izbrani e-naslov. Plačilni nalogi se oddajo na Ujp, izračunani
zneski se nakažejo na transakcijske račune delavcev. Odtegljaji na podlagi kreditov ter drugih
izplačilnih prepovedi se nakažejo na ustrezne račune, prav tako se prispevki in davki po
obračunu nakažejo na ustrezne račune
Obrazi s oddajajo na Kapitalsko družbo (podatki o plačilu dodatnega pokojninskega
zavarovanja), Ajpes (obrazci Ispap, obrazec 1a, obrazec 1 zapm,) Durs (obrazec REK)
Na koncu se plače ažurirajo (evidentirajo v programu plače) in poknjižijo tudi v glavno knjigo.
Zaradi potreb posebnega evidentiranja po stroškovnih mestih je potrebno knjižbe v glavno
knjigo naknadno korigirati – prerazporediti na posamezna stroškovna mesta.
K opravilu obračun plač spadajo tudi priprave morebitnih zahtevkov v zvezi s plačami za
Ministrstvo za šolstvo in šport, Občino, Zavod za zaposlovanje, ostale šole….
Katalog procesov
26
Vhodi v proces: Zaposleni. Izhodi procesa: Obračunana plača in izplačilo.
Seznam dokumentov: Pogodbe o zaposlitvi, lista prisotnosti, sklepi, obračuni prevoza in
prehrane, računi za odtegljaje zaposlenim, plačilni listi.
Izvajalci: Knjigovodja, računovodja.
.
Opombe:
Kazalniki:
Katalog procesov
27
Strahinj 99, 4202 Naklo
Tel.: 04/277 21 00
e-pošta: [email protected]
ORGANIZACIJSKA ENOTA: SKUPNE SLUŽBE
PROCES: NABAVA MATERIALNIH
SREDSTEV IN STORITEV
TIP PROCESA: PODPORNI PROCES
Skrbnik procesa: Mira Poklukar
Izdelal/-a, dne: Mira Poklukar, 27. 2. 2015
Stran/strani: 1/5
Pregledal/-a, dne: Roksanda Kostić, 1. 3. 2015
Podpis:
Oznaka: 10-SS
PROCES/AKTIVNOST
Nabava materialnih sredstev in storitev
Pravna podlaga:
Zakon o javnem naročanju, ZJN 2 (Uradni list RS št. 12/2013-UPB5), z dne 7.2.2013 in 19/2014 z dne 16.4.2014
Uredba o zelenem javnem naročanju (na podlagi ZJN-2 in ZJNVETPS) št. 4 (Ur. l.
RS, št. 102/11, 18/12, 24/12, 64/12 in 2/13).
Zakon o pravnem varstvu v postopkih javnega naročanja (ZPVPJN) (Ur. l. RS, št.
43/11, 60/11 – ZTP-D in 63/13).
spremembe mejnih vrednosti Uredba Komisije (EU) 2015/2170, 2015/2171 in
2015/2172, ki veljajo od 1. 1. 2016.
Namen in opis procesa
Namen: Namen nabave je zagotovitev surovin, izdelanega materiala, energije, nadomestnih
delov, naprav in storitev, ki jih center potrebuje. Namen je tudi zagotavljati kakovostne dobrine
po ugodnih cenah, primernih količinah in ob pravem času.
Opis procesa: Proces nabave poteka po naslednjih korakih od določitve prioritete potreb,
iskanja dobaviteljev, izbora dobavitelja, odobritve dobavitelja za proizvode in storitve, ki so
skladni s predhodno postavljenimi zahtevami. Pri našem delu nastopajo kot dobavitelji
proizvajalci določenih storitev, nabavo sredstev za opravljanje vzgojno-izobraževalnega
procesa, nabavo živil za šolsko prehrano, cvetličarstvo…
Ob dobavi blaga in opreme izvaja naročnik (vodja kuhinje, tajništvo, vodja mlekarske
delavnice, laborant in posamezni naročnik) skladnosti s specificiranimi zahtevami iz naročila.
Če blago ni skladno z zahtevami se blago reklamira in izdela reklamacijski zapisnik.
http://zakonodaja.gov.si/rpsi/r04/predpis_URED5194.htmlhttp://zakonodaja.gov.si/rpsi/r05/predpis_ZAKO5975.htmlhttp://eur-lex.europa.eu/LexUriServ/LexUriServ.do?uri=OJ:L:2013:335:0017:0018:SL:PDF
Katalog procesov
28
Odgovorna oseba za javna naročila je direktor. Skrbnik javnih naročil je knjigovodja, ki za
sestavo povpraševanj vključi, glede na vsebino tudi ustrezne sodelavce - osebe za nabavo za
posamezno področje.
Podatki za nabavo so specificirani na dokumentih, ki vsebujejo vse ključne podatke potrebne
za izvedbo naročila.
Ti dokumenti so: naročilnica, letna pogodba, dokumentacija za javno naročilo itd.
Naročila blaga/storitev z naročilnico oziroma pogodbo Postopek oddaje naročila z naročilnico velja za naročila nižja od 20.000 € (brez DDV) za
blago/storitve in nižja od 40.000 € (brez DDV) za gradnje. V primeru večkratnega sukcesivnega
naročanja sklenemo letno naročilnico/pogodbo.
Naročilnica
Postopek nabave z naročilnico lahko predlagajo vsi zaposleni v BC Naklo, po predhodnem
soglasju z direktorjem na obrazcu Predlog za izdajo naročilnice. Predlagatelj za naročilo
blaga/storitev preveri cene na trgu pri najmanj dveh ponudnikih, (pod pogojem, da je na trgu
zadostno število ponudnikov) in izbere najugodnejšo ponudbo. Poizvedbe se lahko pridobijo
pisno, po e-pošti, iz katalogov, cenikov…
Predlog za izdajo naročilnice mora vsebovati, najmanj:
Predmet naročila.
Ocenjeno vrednost naročila v € (brez DDV).
Ime in priimek predlagatelja za nabavo in podpis.
Naziv ponudnikov.
Utemeljitev izbire (najnižja cena, edini ponudnik…).
Vir sredstev financiranja-konto (izpolni računovodstvo). Na podlagi podpisanega obrazca - Predloga za izdajo naročilnice s priloženimi ponudbami v
računovodstvu pripravijo naročilnico v dveh (2) izvodih. Naročilnico odobri in podpiše direktor
centra oz. od njega pooblaščena oseba.
Predlagatelj za naročilo blaga/storitev izvede naročilo po naročilnici. Vsako spremembo nabave
po naročilnici pravočasno sporoči v računovodstvo. V kolikor se naročilnica ne uporabi, se vrne
v računovodstvo z navedbo vzroka neuporabe naročilnice, datumom in podpisom. Predlagatelj
naročilnice spremlja kontrolo cen po dobavnici in računu.
Vsa dokumentacija o posameznem naročilu (en izvod naročilnice, predlog za izdajo naročilnice
z dokumentacijo) se shranjuje v računovodski službi. Evidenca naročilnic se vodi v obliki
zbirne evidence v programu JANA. Kopijo naročilnice v računovodstvu priložijo k prejeti
fakturi dobavitelja.
Letna naročilnica/pogodba Na podlagi terminskega plana, ki je sestavni del poslovnega načrta pripravi odgovorna oseba
za nabavo za posamezno področje podatke za povpraševanje blaga/storitev:
Predmet povpraševanja (kratek opis predmeta naročila).
Naziv ponudnikov, katerim bo oddano povpraševanje (polni naslov, e-pošta).
Zahteve, tehnični podatki in pogoji.
Naziv sklopov blaga/storitev.
Seznam blaga za nabavo - natančen opis artikla, enoto mere, letno količino. Oseba, ki vodi postopek povpraševanja pripravi povabilo k oddaji ponudbe. Povabilo k oddaji
ponudbe in seznam blaga za nabavo blaga/storitev po potrditvi direktorja pošljemo
ponudnikom.
V primerih, ko specifika nabave obsega več področij (npr. čistila, vrtnarstvo…) se določi
komisijo za odpiranje ponudb, pregled in ocenjevanje ponudb.
Katalog procesov
29
Odgovorna oseba za nabavo za posamezno področje preveri pravilnost ponudb, pripravi
primerjalno analizo in predlaga izbranega dobavitelja v potrditev direktorju.
Oseba, ki vodi postopek povpraševanja vse ponudnike, ki so oddali svoje ponudbe pisno
obvestiti o izbiri/ne-izbiri.
Z dobaviteljem se sklene pogodba za enkratno/večkratno nabavo blaga/storitev. Okvirna
pogodba se sklene, kadar zaradi specifike nabave ni možno vnaprej predvideti natančnih vrst
blaga in količin.
Odgovorna oseba za nabavo za posamezno področje je odgovorna za izvajanje naročil po
pogodbi, nabavo blaga/storitev po pogodbi, prevzem blaga na podlagi dobavnice, kontrolo cen
na dobavnici in računu, oddajo dokumentov v računovodstvo, spremljanje in celotno izvajanje
posla z izbranim dobaviteljem določeno v sklenjeni pogodbi.
V primeru kršitve določil pogodbe s strani ponudnika mora pisno pozvati ponudnika k odpravi
nepravilnosti ali popravku cen - reklamacijski zapisnik.
Javna naročila (JN)
V pogodbenem razmerju pri javnih naročilih se pojavljajo naročniki (BC NAKLO) in
ponudniki (dobavitelji). Zakon o javnem naročanju (ZJN-2) določa glede na vrednost različno
uporabo postopkov javnih naročil oz. ali gre za javna naročila, ko je potrebna objava na portalu
javnih naročil (objava PJN) in v Uradnem listu Evropske unije (objava UL EU).
Postopki javnega naročanja (JN) nad 20.000 € (brez DDV) za blago in storitve oziroma 40.000
€ (brez DDV) za gradnje so:
Naročila male vrednosti NMV – vrednost od 20.000 do 134.000 € (brez DDV) za blago in
storitve oz. od 40.000 do 274.000 € brez DDV za gradnje – objava PJN.
Velika javna naročila:
po postopku zbiranja ponudb po predhodni objavi (ZPPPO) – vrednost od 40.000 do 135.000 € (brez DDV) za blago/storitve oz. 80.000 do 274.000 € (brez DDV) za gradnje,
po odprtem postopku (OP), postopek s predhodnim ugotavljanjem sposobnosti, konkurenčni dialog, pogajanje po predhodni objavi in pogajanja brez predhodne objave
- vrednost od 135.000 oz. 209.000 € (brez DDV) za blago/storitve oz. od 275.000 do
5.225.000 € (brez DDV) za gradnje.
Za blago/storitve nad vrednostjo 135.000 oziroma 209.000 € (brez DDV) in gradnje nad
5.225.000 € (brez DDV) je objava na PJN in objava v UL EU.
Opis postopkov JN:
Oddaja javnih naročil nad 20.000 € (brez DDV) za blago in storitve oziroma nad 40.000 € (brez
DDV) za gradnje se izvajajo v skladu z določili Zakona o javnih naročilih.
Odgovorna oseba za JN določi komisijo za odpiranje in ocenjevanje ponudb (v nadaljevanju
komisija). Komisijo sestavlja predsednik in dva člana.
Odgovorna oseba za nabavo za posamezno področje za predmet JN pripravi podatke za začetek
postopka:
ocenjeno vrednost in izračun ocenjene vrednosti,
morebitne sklope blaga,
tehnične specifikacije, zahteve,
merilo za izbiro ponudbe.
Katalog procesov
30
Sklep o začetku postopka se izda za postopke v skladu z zakonom.
Ocenjeno vrednost brez DDV določimo na podlagi dobav v preteklem letu, pri tem pa moramo
upoštevati obseg poslovanja in rast življenjskih stroškov v naslednjem letu. Pri seznamih
predmeta JN oziroma opisu želenega blaga ne smemo navajati blagovnih znamk. V primeru, da
ne moremo opisati predmeta blaga si pomagamo tako, da pri opisu blaga napišemo zahtevano
blagovno znamko in dodamo besedico »ali enakovredno”.
Z delitvijo blaga na sklope se lahko prijavijo na razpis manjši ponudniki, hkrati pa je večja
konkurenca med ponudniki.
Merilo za izbiro ponudbe je lahko najnižja cena ali ekonomsko najugodnejša ponudba.
Oseba, ki vodi postopek JN na podlagi sprejetih odločitev komisije in odgovorne osebe za JN
pripravi razpisno dokumentacijo. Razpisna dokumentacija je najpomembnejša faza javnega
naročanja, saj mora naročnik sprejeti odločitve, ki bodo imele pomembno vlogo pri izvedbi in
sprejeti odločitvi javnega naročila. Jasno in natančno določimo zahteve in pogoje na podlagi
podatkov članov komisije in odgovorne osebe za JN.
Razpisna dokumentacija vsebuje:
Povabilo k oddaji ponudbe
Navodila ponudnikom za izdelavo ponudbe (splošno, ugotavljanje sposobnosti, merilo za izbor, splošni in posebni pogoji, pouk o pravnem varstvu)
Obrazci za pripravo ponudbe (ponudba, predračuni, izjave, vzorec pogodbe oz. okvirni sporazum)
Dokumentacijo lahko sestavljajo tudi drugi dokumenti glede na način izvedbe javnega naročila.
Oseba, ki vodi postopek JN predlaga v potrditev komisiji, datum zbiranja in odpiranja ponudb
v skladu z zak