KATALOG PROCESOV - bc-naklo.si · poslovanje z njimi v knjižnici centra ter posredovanje gradiva za sedanje in prihodnje potrebe ... Knjižnično gradivo obsega: primarno gradivo

Katalog procesov

Strahinj 99, 4202 Naklo

Telefon: (04) 27721 11,

e-pošta: [email protected]

KATALOG PROCESOV

Verzija: 5

Veljavnost od: 1. 3. 2016 Veljavnost do: nove izdaje

Katalog procesov

2

Kazalo

Zagotavljanje knjižničnega gradiva............................................................................................ 2 Izposoja knjižnega gradiva ......................................................................................................... 5

Pridobivanje kadrov ................................................................................................................... 7 Nabava materialnih sredstev in storitev ..................................................................................... 9 Vzdrževanje objektov, opreme, strojev, naprav in vozil ......................................................... 14 Ogled naprave in proučitev napake .......................................................................................... 15 Čiščenje .................................................................................................................................... 16

Vzdrževanje programske opreme ............................................................................................. 19 Fakturiranje .............................................................................................................................. 22 Obračun plač ............................................................................................................................ 24 Nabava materialnih sredstev in storitev ................................................................................... 27

Priprava in izvedba vzgojno-izobraževalnega dela (predmet, modul) ..................................... 33 Letni načrt dela ......................................................................................................................... 35 Praktično izobraževanje (PRI) ................................................................................................. 37

Procesi dela v knjižnici ............................................................................................................ 40 Vpis v srednjo šolo - STROKOVNA GIMNAZIJA ............................................................... 43 Vpis v srednjo šolo - POKLICNO IN STROKOVNO IZOBRAŽEVANJE ........................... 46 Vpis v srednjo šolo - POKLICNO TEHNIŠKO IZOBRAŽEVANJE ..................................... 49

Letni delovni načrt: Strokovna gimnazija ............................................................................... 51 Letni delovni načrt - Srednja poklicna in strokovna šola ......................................................... 53 Priprava in izvedba vzgojno izobraževalnega dela .................................................................. 56

Praktični pouk (organizacija praktičnega pouka) ..................................................................... 56 Odprti kurikulum ...................................................................................................................... 58

Praktično usposabljanje z delom .............................................................................................. 60 Metodologija izdelave izvedbenega kurikula ........................................................................... 62

Priprava in izvedba vzgojno-izobraževalnega dela-IO ............................................................ 67 Postopek priznavanja predhodno pridobljenega znanja ........................................................... 67

Praktično usposabljanje z delom .............................................................................................. 69 Priprava in izvedba vzgojno-izobraževalnega dela .................................................................. 71 Izdelava grobega, izvedbenega kurikula in urnika v srednješolskih programih izobraževanja

odraslih ..................................................................................................................................... 71 Odprti kurikul ........................................................................................................................... 73

Komuniciranje in sodelovanje – vpis ....................................................................................... 75 Vpis udeležencev izobraževanja odraslih v srednješolske programe ....................................... 75 Letni načrt dela in Letno poročilo ............................................................................................ 78

Komuniciranje in sodelovanje – izpis ...................................................................................... 80 Izpis udeležencev izobraževanja odraslih iz srednješolskih programov .................................. 80 Izvajanje seminarjev in tečajev ................................................................................................ 82 Komuniciranje in sodelovanje .................................................................................................. 85

Pridobivanje, komuniciranje in sodelovanje z izvajalci srednješolskega izobraževanja odraslih

.................................................................................................................................................. 85 Priprava, izvedba in vodenje projektov .................................................................................... 89 Projektna pisarna – določitev nalog in odgovornosti zaposlenih v projektni pisarni ............... 95 Izdelava albuminske skute...................................................................................................... 100

Oblikovanje cenikov v trgovini .............................................................................................. 102 CIP čiščenje pri predelavi mleka ............................................................................................ 104 Čiščenje opreme in prostorov pri predelavi mleka ................................................................. 105

Predelava mleka ..................................................................................................................... 107

Katalog procesov

3

Homogenizacija pri predelavi mleka ...................................................................................... 110

Izdelava konzumne smetane ................................................................................................... 111 Izdelava svežega sira mascarpone .......................................................................................... 113 Izdelava surovega masla ......................................................................................................... 115

Izdelava mehkega sira ............................................................................................................ 117 Naročanje blaga ...................................................................................................................... 119 Odpis blaga ............................................................................................................................. 120 Odpoklic blaga ....................................................................................................................... 121 Polnjenje in skladiščenje pasteriziranega mleka .................................................................... 122

Prevzem blaga v trgovini ........................................................................................................ 124 Razporeditev blaga trgovina ................................................................................................... 125 Reševanje reklamacij trgovina ............................................................................................... 126 Postopek v primeru kraje blaga v trgovini ............................................................................. 127

Izdelava sirotke ...................................................................................................................... 128 Tipizacija mleka ..................................................................................................................... 130 Toplotna obdelava mleka ....................................................................................................... 131

Izdelava poltrdih in trdih sirov ............................................................................................... 132 Umik blaga iz prodaje (trgovina) ........................................................................................... 134 Preverjanje kakovosti pri prevzemu blaga ............................................................................. 135 Oddaja mleka iz hleva ............................................................................................................ 137

Molža ...................................................................................................................................... 139 Sprejem mleka ........................................................................................................................ 141 Vzgoja ekoloških sadik .......................................................................................................... 143

Vzgoja okrasnih rastlin- balkonsko cvetje, trajnice ............................................................... 144 Izdelava aranžmajev ter šopkov ............................................................................................. 145

Priprava kefirjevih zrn ............................................................................................................ 146 Postopek ravnanja v primeru okvare na molznem ali hladilnem sistemu za mleko v hlevu .. 148

Postopek ravnanja v primeru hujše poškodbe ali slabega zdravstvenega stanja živali .......... 150 Priprava zelišč in zeliščnih mešanic ....................................................................................... 152

Higiena in delovna obleka osebja v sadjarski delavnici ter čiščenje opreme in prostorov

sadjarske delavnice ................................................................................................................. 154 Izdelava motnega jabolčnega soka ......................................................................................... 156

Izdelava bistrega jabolčnega soka .......................................................................................... 158 Izdelava jabolčnega kisa ......................................................................................................... 160

Izdelava suhega sadja ............................................................................................................. 162 Izdelava slaščičarskih in pekovskih izdelkov ........................................................................ 164 Dodatek: Opis vsebine sprememb kataloga procesov ............................................................ 166

Katalog procesov

1

Organizacijska enota Skupne službe

Identifikacija procesov

Dir

ekto

r

Rav

nat

elj

SŠ

Rav

nat

elj

VS

Š-v

od

ja V

SŠ

Po

mo

čnik

rav

nat

elja

Vo

dja

MIC

Uči

telj

Pre

dav

atel

j

Str

oko

vn

i d

elav

ec v

cen

tral

i u

čneg

a p

od

jetj

a

Sv

etov

aln

i d

elav

ec

Kn

jižn

ičar

Ref

eren

t za

štu

dij

ske

zad

eve

Ad

min

istr

ato

r

Kad

rov

ska

slu

žba

Rač

un

ovo

dja

Kn

jigo

vo

dja

Vzd

ržev

alec

rač

un

aln

išk

e

op

rem

e

Hiš

nik

Čis

tilk

a

Podporni procesi

Zagotavljanje

knjižničnega

gradiva

S S S S S S S S S N S S

S S

Pridobivanje in

razvoj kadrov

N S S S S

S

Finančno

računovodski

proces

N S S

S S N S

Nabava

materialnih

sredstev in

storitev

N S S S S S S S S S S S S S N S S S

Vzdrževanje in

čiščenje

N S S S S

N N

Legenda:

N – Nosilec oz. lastnik procesa (sprejema odločitve, vodi, sklicuje sestanke)

S – Sodeluje pri odločitvah in opravlja aktivnosti v procesu

Prazno ne sodeluje v procesu

Katalog procesov

2


Tel.: 04/277 21 00


ORGANIZACIJSKA ENOTA: SKUPNE SLUŽBE

PROCES: ZAGOTAVLJANJE

KNJIŽNIČNEGA GRADIVA

TIP PROCESA: PODPORNI PROCES

Skrbnik procesa: Urška Simjanovski

Izdelal/-a, dne: Urška Simjanovski, 1. 6. 2011

Stran/strani: 1/3

Pregledal/-a, dne: Mag. Marijan Pogačnik, direktor,

1. 6. 2011

Podpis:

Oznaka: 1-SS

PROCES/AKTIVNOST

Zagotavljanje knjižničnega gradiva

Pravna podlaga: Zakon o organizaciji in financiranju vzgoje in izobraževanja (ZOFVI)

(Ur.l. RS, št. 12/1996 (23/1996 popr.).

Pravilniki o upravljanju učbeniških skladov ( Ur.l. RS, št. 43/2002, sprememba Ur.l.

RS, št. 65/2007, 37/2010).

Zakonu o računovodstvu (Ur.l. RS, št. 23/1999, sprememba Ur.l. RS, št. 30/2002-ZJF-

C).

Zakonu o javnih naročilih, (Ur.l. RS, št. 39/2000 (102/2000 popr.), sprememba Ur.l. RS,

št. 2/2004-ZPNNVSM, 2/2004, 36/2004-UPB1, 128/2006-ZJN-2).

Namen in opis procesa

Namen: Namen zagotavljanja knjižničnega gradiva je zagotavljati posameznikom in skupinam

dostopnost in uporabo lastnega gradiva, medknjižnične izposoje in zunanjih dostopnih

informacijskih virov s pomočjo načrtovanja zbirk dokumentov, učbeniškega sklada in

poslovanje z njimi v knjižnici centra ter posredovanje gradiva za sedanje in prihodnje potrebe

dijakov in zaposlenih v centru. Knjižnično gradivo obsega: primarno gradivo (knjige, revije,

časopise, članke, prospekte, učbenike) in sekundarno gradivo (kataloge, bibliografije).

Opis procesa: NAČRTOVANJE PRIDOBIVANJA KNJIŽNIČNEGA GRADIVA

Zbiranje bibliografskih virov gradiva

Za ustrezno pokrivanje strokovnega in leposlovnega področja, knjižničar zbira in spremlja

kataloge založb, reklamne prospekte, strokovne revije, ocene in sezname nove literature.

Ocena in izbor gradiva za naročila

Knjižničar izbere gradivo za naročilo tako da:

- presodi ali je naročilo za center aktualno (glede na smotre nabavne politike in finančne

zmožnosti centra) oz. izloči naročilo gradiva, ki za center ni več aktualno;

- preveri obseg in globino področja, za katera je knjižnica po svojem namenu zadolžena, da

skrbi za načrtno nabavo gradiva;

http://www.uradni-list.si/1/objava.jsp?urlid=199612&stevilka=567http://www.uradni-list.si/1/index?edition=199623http://www.uradni-list.si/1/objava.jsp?urlid=200243&stevilka=2028http://www.uradni-list.si/1/objava.jsp?urlid=200765&stevilka=3561http://www.uradni-list.si/1/objava.jsp?urlid=201037&stevilka=1781http://www.uradni-list.si/1/objava.jsp?urlid=199923&stevilka=1032http://www.uradni-list.si/1/objava.jsp?urlid=200230&stevilka=1253http://www.uradni-list.si/1/objava.jsp?urlid=200039&stevilka=1893http://www.uradni-list.si/1/index?edition=2000102http://www.uradni-list.si/1/objava.jsp?urlid=20042&stevilka=72http://www.uradni-list.si/1/objava.jsp?urlid=20042&stevilka=75http://www.uradni-list.si/1/objava.jsp?urlid=200436&stevilka=1566http://www.uradni-list.si/1/objava.jsp?urlid=2006128&stevilka=5409

Katalog procesov

3

- se posvetuje z zaposlenimi na centru;

- s profesorji načrtuje naročilo učbenikov in drugih učnih gradiv po predmetnikih in javno

veljavnih programih

- izbor učbenikov, ki jih predlaga strokovni aktiv profesorjev za naslednje šolsko leto, potrdi

ravnatelj

- ravnatelj mora za naslednje šolsko leto do datuma navedenega v rokovniku v Navodilih za

upravljanje učbeniških skladov pridobiti pisno soglasje Sveta staršev za nabavo učnih gradiv

Sprejem naročila

Uporabnik, ki želi naročiti gradivo, ga pošlje knjižničarju, le-ta pa:

- preveri katalog knjižnega gradiva in ugotovi ali je publikacija že v knjižnici oz. preveri ali je

publikacija že naročena;

- preveri katalog učbenikov za tekoče šolsko leto.

Obveščanje uporabnika

- v kolikor naročila ni mogoče izvesti o tem obvesti uporabnika,

- knjižničar obvesti dijake, katera učna gradiva se bodo uporabljala v prihodnjem šolskem letu,

sezname in naročilnice jim razdeli po razredih in pedagoginja obvesti po pošti bodoče dijake,

- kopijo seznama, namenjenega dijakom oz. njihovim staršem , šola pošlje na MŠŠ po e- pošti

[email protected].

Medbibliotečna izposoja

Kadar iskanega gradiva ni v lastnem fondu, knjižničar poskrbi primarne dokumente iz drugih

informacijskih centrov oz. knjižnic. Po računalniških informacijskih virih poizveduje, kje se

primarni dokument nahaja v Sloveniji in ga naroči (z dopisom, faksom ali po elektronski pošti).

Ko gradivo prispe v knjižnico, ga knjižničar sprejme, evidentira in obvesti uporabnika.

Dokumente, ki spremljajo gradivo pospravi za računovodstvo in lastno evidenco. Po poteku

izposojevalnega roka knjižničar gradivo vrne v izposojevalni center oz. knjižnico.

NAROČANJE GRADIVA

Nabava gradiva

Odobrena naročila (s podpisano naročilnico) dopolni in uskladi bibliografske podatke, ki so

potrebni za nabavo posamezne vrste gradiva in izbere ustreznega dobavitelja ter z dopisom,

faksom ali po elektronski pošti posreduje naročilo dobavitelju. Pri naročilu gradiva upošteva

posamezne elemente, ki so za naročilo potrebni.

Naročilo za knjige, domače revije in neknjižno gradivo knjižničar izvede takoj (v skladu s

finančnimi možnostmi), naročila za tuje revije pa enkrat letno za naslednje leto, prav tako tudi

učbenike za US. Učbenike naročimo z malim ali velikim javnim naročilom.

Kontrola prejetega gradiva

Prispele pošiljke knjižničar preveri tako, da:

- prejeto gradivo primerja z naročilom;

- pregleda materialno stanje gradiva.

Če prejeto gradivo ni naročeno označi: ogled, če je prispelo z ogledno pošiljko, zamenjava ali

dar, če gradivo podari posameznik ali institucija.

Če gradivo ni bilo naročeno in je prispelo na ogled, knjižničar oceni ali bo gradivo sprejeto v

fond knjižnice.

Če gradivo ni sprejeto, ga knjižničar vrne dobavitelju z dopisom.

STROKOVNA OBDELAVA KNJIŽNIČNEGA GRADIVA

Strokovno obdelava gradiva

mailto:[email protected]

Katalog procesov

4

Knjižničar pregleda vsebino sprejetega gradiva. Strokovno obdelavo gradiva izvaja po

metodologiji analize, klasifikacije in indeksiranja gradiva.

Za vsebinsko opredelitev gradiva določi:

- gesla iz vsebine gradiva

- UDK vrstilec za določeno gradivo

- povzetek (knjiga, članek)

- postavitev gradiva v knjižnici

Gradivu, ki je naročeno za US določi posebne inventarne številke in se ga postavi na posebno

mesto določeno za učbenike iz US.

Vnos bibliografskih podatkov

Knjižničar vnaša bibliografske in vsebinske podatke (knjiga, članek, učbenik) v COBISS.

Prevzema podatke iz sistema COBISS v svojo lastno bazo, kjer doda podatke o nabavi, ceni,…

Ko je vnos podatkov pravilen izpiše inventarno knjigo. Izdela lahko izpise knjig po signaturah,

inventarnih številkah.

Enkrat mesečno izdela izpis novosti in ga razpošlje po elektronski pošti zaposlenim na centru.

Revijo označi z žigom in jo postavi na polico.

Knjižničar in zaposleni določijo izbor člankov za vnos v bazo COBISS.

POSREDOVANJE ,VRAČILO IN IZLOČANJE GRADIVA

Po opravljeni vsebinski obdelavi gradivo, ki je bilo naročeno za določenega uporabnika,

knjižničar posreduje uporabniku. Gradivo, ki je bilo naročeno v izobraževalne namene izbere

in jih predstavi kot novosti. Novosti zamenjuje po potrebi.

Po določenem roku izposoje (14 dni ali pa stalno) uporabnik gradivo vrne v knjižnico.

Knjižničar gradivo pregleda in računalniško obdela vrnitev gradiva.

Knjižničar skrbi da revije in časopisi ne zapustijo knjižnice. Članke na željo uporabnika kopira.

Učbenike v mesecu septembru posreduje dijakom. In jih v mesecu maju oz. juniju tudi pobere

nazaj. Izračuna natančne vrednosti za plačilo izposojevalnine in računovodstvo pripravi

položnice, ki jih pošljejo staršem.

Do datuma določenega v rokovniku v Navodilih za upravljanje učbeniških skladov pošlje

knjižničar izpolnjen vprašalnik o US za tekoče šolsko leto po e- pošti

na [email protected]

Vrnjeno gradivo knjižničar pospravi po dogovorjenem sistemu: knjige po UDK, revije v

odložne koške oz. predalčke, učbenike na police namenjene hrambi US.

Izločanje zastarelega gradiva poteka glede na zastarevanje gradiva (stroka, učbeniki), glede na

frekvenco izposoje (leposlovje) in uporabnost informacij (periodika).

Poteka pa po dogovoru z direktorjem centra, ravnateljem in uporabniki. Izločeno gradivo

ponudi uporabnikom ali drugi knjižnici, ostalo pa se odda v odpad (reciklaža).

Vhodi v proces: LDN, naročilnica za izposojo učbenikov za US

Izhodi procesa: LDP, poročilo o US

Seznam dokumentov : Naročilnica za US, LDN, LDP, poročilo o US, evidenca vseh učbenikov, del. zvezkov in vaj

(hranimo 5 let).

Izvajalci: knjižničar.

Opombe:/ Kazalniki: /

mailto:[email protected]

Katalog procesov

5


Tel.: 04/277 21 00



PROCES: ZAGOTAVLJANJE

KNJIŽNIČNEGA GRADIVA


Skrbnik procesa: Urška Simjanovski

Izdelal/-a, dne: Urška Simjanovski, 23.1.2012

Stran/strani: 1/2

Pregledal/-a, dne: Mag. Marijan Pogačnik,

Direktor, 23.1.2012

Podpis:

Oznaka: 2-SS

PROCES/AKTIVNOST

Izposoja knjižnega gradiva

Pravna podlaga: Zakon o knjižničarstvu (Uradni list RS, št. 87/2001)

http://www.uradni-list.si/1/objava.jsp?urlid=200187&stevilka=4446

Knjižnični red BC Naklo


Namen: Namen je zagotoviti odprtost in dostopnost knjižnega gradiva knjižnice

uporabnikom.

Opis procesa: PRIJAVA V COBISS APLIKACIJO-IZPOSOJA

V aplikaciji COBISS, v segmenti in razredi izberemo IZPOSOJA.

IZBIRA ČLANA

Označimo razred ČLAN in izberemo metodo IŠČI. Odpre se nam iskalnik za člana, kjer iščemo

po imenu in priimku člana, nato člana prenesemo na delovno področje. Tam uporabimo

metodo GRADIVO DOMAČE KNJIŽNICE.

GRADIVO DOMAČE KNJIŽNICE

Vsi postopki evidentiranja gradiva (izposoja, podaljšanje roka izposoje, vračanje) pri izbranem

članu se izvajajo v oknu Gradivo domače knjižnice.

Gradivo domače knjižnice je ime metode, s katero preidemo v okno urejevalnika gradiva pri

članu, in hkrati ime okna urejevalnika.

V tem oknu evidentiramo izposojo gradiva, podaljšamo rok izposoje, vračanje in druge

postopke v zvezi z evidentiranim gradivom pri članu.

V zgornjem delu okna so osebni podatki o članu. V osrednjem delu okna je seznam gradiva, ki

je evidentirano pri članu. V knjižnici se izpiše seznam gradiva oddelka v katerem smo

prijavljeni.

Katalog procesov

6

Imamo dva oddelka:

- oddelek KNJIŽNICA (01)

- oddelek UČBENIŠKI SKLAD (05).

V oddelek Knjižnica izposojamo vsa gradiva razen učbenikov iz učbeniškega sklada.

V oddelek Učbeniški sklad izposojamo samo učbenike iz učbeniškega sklada.

V spodnjem delu okna je polje za vnos identifikacijske številke izvoda (IN/CN=) in gumbi za

izvajanje različnih metod: Izposodi, Vrni,…

IZPOSODI: izposoja izvoda na dom

VRNI: vrnitev izvoda

PODALJŠAJ: podaljšanje roka izposoje izvodu, ki smo ga izbrali v seznamu

ZADOLŽNICA: izpis seznama evidentiranega gradiva pri članu na tiskalnik

V okno Gradivo domače knjižnice pridemo tako da označimo razred ČLAN in izberemo

metodo RAZRED/GRADIVO DOMAČE KNJIŽNICE.

Odpre se okno IŠČI.

IZPOSOJA GRADIVA NA DOM

Z vpisom inventarne številke gradiva v polju IN/CN=

VRAČANJE GRADIVA

Izberemo člana, v seznamu označimo izvod oz. vpišemo inventarno številko gradiva v polju

IN/CN= in vrnemo označen izvod s klikom na gumb VRNI.

PODALJŠAJ

Podaljšanje roka vrnitve, pred klikom na gumb PODALJŠAJ označimo izvod v seznamu.

ZADOLŽNICA

Izpis seznama evidentiranega gradiva na tiskalnik.

Vhodi v proces: udeleženci

Izhodi procesa: letno poročilo izposoje knjig z različnih področij

Seznam dokumentov: COBISS3/ Izposoja, priročnik za uporabnike

Izvajalci: Knjižničar, udeleženci

Opombe:/

Kazalniki: - Izposoja po uporabnikih

- Izposoja gradiva po področjih

- Nabava gradiva po področjih

Katalog procesov

7


Tel.: 04/277 21 00



PROCES: PRIDOBIVANJE

KADROV


Skrbnik procesa: Tatjana Geč

Izdelal/-a, dne: Tatjana Geč, 13. 3. 2013

Stran/strani: 1/2

Pregledal/-a, dne: dr. Marijan Pogačnik,

direktor , 13. 3. 2013

Podpis:

Oznaka: 3-SS

PROCES/AKTIVNOST

Pridobivanje kadrov

Pravna podlaga:

Zakon o delovnih razmerjih (ZDR), (Ur. l. RS Uradni list RS, št. 21/2013

z dne 13. 3. 2013 in spremembe)

Zakon o organizaciji in financiranju vzgoje in izobraževanja (ZOFVI), (Ur. l. št.

12/1996, in spremembe)

Kolektivna pogodba za dejavnost vzgoje in izobraževanja, (Ur. l. št. 52/1994 in

spremembe

Zakon o sistemu plač v javnem sektorju (Ur. l.

Pravilnik o sistemizaciji delovnih mest.


Namen: Pridobivanje kadrov je proces s katerim center zadovoljuje svoje potrebe, glede na

načrtovano vrsto dejavnosti, zaradi povečanega obsega dela ali zaradi odhoda zaposlenih iz

različnih razlogov.

Opis procesa: V poslovnem načrtu se s posameznimi vodji določi koliko in kakšne ljudi zavod potrebuje in

ugotovi kdaj jih potrebujemo. V pomoč je sistemizacija delovnih mest, obstoječi podatki,

podatki iz preteklosti in izkušnje. Potem sledi faza pridobivanja kadrov. Kader pridobivamo

znotraj ali zunaj zavoda. Če je notranji vir pridobivanja kadrov izčrpan, se usmerimo na zunanje

vire, tako, da k sodelovanju povabimo kandidate z oglasi v sredstvih javnega obveščanja in na

Zavodu za zaposlovanje z obrazcem Prijava potreb po delu obr. PD-1. Rok za prijavo ne sme

biti krajši od 3 dni. V primeru, da se prosto delo objavi tudi v sredstvih javnega obveščanja

prične teči rok naslednji dan po zadnji objavi. Priprava razpisa sloni na zahtevah delovnega

mesta, zahtevanih kompetencah na delovnem mestu, ter dodatnih pogojih za zaposlitev. Sledi

aktivnost, ko zbiramo prijave na razpisano delovno mesto, tukaj je seveda potrebno biti

pozoren, da prijav prispelih po roku, določenem v objavi ne upoštevamo. Če je prijava oddana

zadnji dan razpisa kot priporočena pošiljka se šteje, da je prispela pravočasno. V postopku izbire

mora kandidat predložiti dokazila (diplome, spričevala, …), obvestiti o pomembnih dejstvih

(dejstva, ki onemogočajo ali bistveno omejujejo opravljanje dela), obvestiti o pomembnih

http://www.uradni-list.si/1/index?edition=201321#!/Uradni-list-RS-st-21-2013-z-dne-13-3-2013http://www.uradni-list.si/1/index?edition=201321#!/Uradni-list-RS-st-21-2013-z-dne-13-3-2013http://www.uradni-list.si/1/index?edition=199612http://www.uradni-list.si/1/index?edition=199612http://www.uradni-list.si/1/index?edition=199452

Katalog procesov

8

omejitvah. Med prijavljenimi kandidati direktor selekcionira tiste, ki ustrezajo zahtevam in jih

povabi na razgovor. Selekcioniranim kandidatom kadrovska služba pošlje vabilo na razgovor.

Gre za individualne intervjuje, kjer vodja posamezne enote predstavi prosto delovno mesto

(njegove delovne naloge, odgovornosti, plačo…) in center, hkrati pa ugotavlja zahtevane in

pričakovane lastnosti pri kandidatu. Pozorni so na splošno ustrezanje zahtevam, kar zadeva

izobrazbe, prejšnje zaposlitve, specifične izkušnje, dosežke, spretnosti… Po opravljenih

razgovorih se izbere najprimernejšega kandidata. Izbranemu kandidatu se priporočeno s

povratnico pošlje obvestilo o izbiri. Kadrovska služba kandidata pred sklenitvijo pogodbe

napoti na zdravniški pregled, kjer se ugotovi zdravstveno stanje kandidata. Tri dni pred

sklenitvijo pogodbe se kandidatu izroči predlog pogodbe. Po uspešno opravljenem zdravniškem

pregledu s podpisom sklenemo pogodbo o zaposlitvi in kandidat zasede delovno mesto. Prične

se uvajanje v delo. Vodja enote delavca seznani z ljudmi v zavodu, z njegovimi pravicami,

obveznostmi, odgovornostjo in varstvom pri delu. Neizbrane kandidate se po sklenitvi pogodbe

o zaposlitvi v 8 dneh obvesti, da niso izbrani.

Novo zaposlenega delavca se prijavi v obvezno zdravstveno zavarovanje z obrazcem Prijava v

pokojninsko, invalidsko in zdravstveno zavarovanje – Obr. M-1. K prijavi je potrebno priložiti

pogodbo o zaposlitvi.

Vhodi v proces: Poslovni načrt,

vloge na razpis, zainteresirani

kandidati.

Izhodi procesa: Končno poročilo, pridobljene

kompetence sodelujočih (zbrano in poročano v

končnem poročilu ali dodatku h končnemu poročilu),

promocija šole.

Seznam dokumentov: potreba po delavcih oz. razpisna dokumentacija, potrdilo o

zdravniškem pregledu, dokazila o izpolnjevanju pogojev, obvestilo o izbiri, predlog pogodbe,

pogodba o zaposlitvi, obvestilo neizbranim kandidatom.

Rok hranjenja - trajno.

Personalne mape A vzorčno oz T

Izvajalci: direktor, ravnatelj, vodje organizacijskih enot, kadrovska služba.

Opombe:

Kazalniki: /

Katalog procesov

9


Tel.: 04/277 21 00


PROCES: NABAVA MATERIALNIH

SREDSTEV IN STORITEV


Skrbnik procesa: Mira Poklukar

Izdelal/-a, dne: Mira Poklukar, 1. 1. 2014

Stran/strani: 1/5

Pregledal/-a, dne: Roksanda Kostić, 1. 1. 2014

Podpis:

e-pošta: [email protected] Oznaka: 4-SS

PROCES/AKTIVNOST

Nabava materialnih sredstev in storitev

Pravna podlaga:

Zakon o javnem naročanju, ZJN 2 (Uradni list RS št. 12/2013-UPB5), z dne 7.2.2013 in popravki.

Uredba o zelenem javnem naročanju (na podlagi ZJN-2 in ZJNVETPS) št. 4 (Ur. l.

RS, št. 102/11, 18/12, 24/12, 64/12 in 2/13).

Zakon o pravnem varstvu v postopkih javnega naročanja (ZPVPJN) (Ur. l. RS, št.

43/11, 60/11 – ZTP-D in 63/13).

spremembe mejnih vrednosti Uredba Komisije (EU) št. 1336/2013, ki velja od 1. 1.

2014.


Namen: Namen nabave je zagotovitev surovin, izdelanega materiala, energije, nadomestnih

delov, naprav in storitev, ki jih center potrebuje. Namen je tudi zagotavljati kakovostne dobrine

po ugodnih cenah, primernih količinah in ob pravem času.

Opis procesa: Proces nabave poteka po naslednjih korakih od določitve prioritete potreb,

iskanja dobaviteljev, izbora dobavitelja, odobritve dobavitelja za proizvode in storitve, ki so

skladni s predhodno postavljenimi zahtevami. Pri našem delu nastopajo kot dobavitelji

proizvajalci določenih storitev, nabavo sredstev za opravljanje vzgojno-izobraževalnega

procesa, nabavo živil za šolsko prehrano, mlekarsko delavnico (HACCAP program).

Ob dobavi blaga in opreme izvaja naročnik (vodja kuhinje, tajništvo, vodja mlekarske

delavnice, laborant in posamezni naročnik) skladnosti s specificiranimi zahtevami iz naročila.

Če blago ni skladno z zahtevami se blago reklamira in izdela reklamacijski zapisnik.

Odgovorna oseba za javna naročila je direktor, skrbnik javnih naročil je knjigovodja, ki za

sestavo povpraševanj in izbor ponudb vključi, glede na vsebin naročila tudi ustrezne sodelavce.-

osebe za nabavo za posamezno področje.

Podatki za nabavo so specificirani na dokumentih, ki vsebujejo vse ključne podatke potrebne

za izvedbo naročila.

Ti dokumenti so: naročilnica, letna pogodba, dokumentacija za javno naročilo itd.

http://zakonodaja.gov.si/rpsi/r04/predpis_URED5194.htmlhttp://zakonodaja.gov.si/rpsi/r05/predpis_ZAKO5975.htmlhttp://eur-lex.europa.eu/LexUriServ/LexUriServ.do?uri=OJ:L:2013:335:0017:0018:SL:PDF

Katalog procesov

10

Naročila blaga/storitev z naročilnico oziroma pogodbo Postopek oddaje naročila z naročilnico velja za naročila nižja od 20.000 € (brez DDV) za

blago/storitve in nižja od 40.000 € (brez DDV) za gradnje. V primeru večkratnega sukcesivnega

naročanja sklenemo letno naročilnico/pogodbo.

Naročilnica

Postopek nabave z naročilnico lahko predlagajo vsi zaposleni v BC Naklo, po predhodnem

soglasju z direktorjem na obrazcu Predlog za izdajo naročilnice. Predlagatelj za naročilo

blaga/storitev preveri cene na trgu pri najmanj dveh ponudnikih, (pod pogojem, da je na trgu

zadostno število ponudnikov) in izbere najugodnejšo ponudbo. Poizvedbe se lahko pridobijo

pisno, po e-pošti, iz katalogov, cenikov…

Predlog za izdajo naročilnice mora vsebovati, najmanj:

Predmet naročila.

Ocenjeno vrednost naročila v € (brez DDV).

Ime in priimek predlagatelja za nabavo in podpis.

Naziv ponudnikov.

Utemeljitev izbire (najnižja cena, edini ponudnik…).

Vir sredstev financiranja-konto (izpolni računovodstvo). Na podlagi podpisanega obrazca - Predloga za izdajo naročilnice s priloženimi ponudbami v

računovodstvu pripravijo naročilnico v dveh (2) izvodih. Naročilnico odobri in podpiše direktor

centra oz. od njega pooblaščena oseba.

Predlagatelj za naročilo blaga/storitev izvede naročilo po naročilnici. Vsako spremembo nabave

po naročilnici pravočasno sporoči v računovodstvo. V kolikor se naročilnica ne uporabi, se vrne

v računovodstvo z navedbo vzroka neuporabe naročilnice, datumom in podpisom. Predlagatelj

spremlja kontrolo cen po dobavnici in računu.

Vsa dokumentacija o posameznem naročilu (en izvod naročilnice, predlog za izdajo naročilnice

z dokumentacijo) se shranjuje v računovodski službi. Evidenca naročilnic se vodi v obliki

zbirne evidence v programu JANA. Kopijo naročilnice v računovodstvu priložijo k prejeti

fakturi dobavitelja.

Letna naročilnica/pogodba Na podlagi terminskega plana, ki je sestavni del poslovnega načrta pripravi odgovorna oseba

za nabavo za posamezno področje podatke za povpraševanje blaga/storitev:

Predmet povpraševanja (kratek opis predmeta naročila).

Naziv ponudnikov, katerim bo oddano povpraševanje (polni naslov, e-pošta).

Zahteve, tehnični podatki in pogoji.

Naziv sklopov blaga/storitev.

Seznam blaga za nabavo - natančen opis artikla, enoto mere, letno količino Oseba, ki vodi postopek povpraševanja pripravi povabilo k oddaji ponudbe. Povabilo k oddaji

ponudbe in seznam blaga za nabavo blaga/storitev po potrditvi direktorja pošljemo

ponudnikom.

V primerih, ko specifika nabave obsega več področij (npr. čistila, vrtnarstvo…) se določi

komisijo za odpiranje ponudb, pregled in ocenjevanje ponudb.

Odgovorna oseba za nabavo za posamezno področje preveri pravilnost ponudb, pripravi

primerjalno analizo in predlaga izbranega dobavitelja v potrditev direktorju.

Oseba, ki vodi postopek povpraševanja vse ponudnike, ki so oddali svoje ponudbe pisno

obvestiti o izbiri/ne-izbiri.

Katalog procesov

11

Z dobaviteljem se sklene pogodba za enkratno/večkratno nabavo blaga/storitev. Okvirna

pogodba se sklene, kadar zaradi specifike nabave ni možno vnaprej predvideti natančnih vrst

blaga in količin.

Odgovorna oseba za nabavo za posamezno področje je odgovorna za izvajanje naročil po

pogodbi, nabavo blaga/storitev po pogodbi, prevzem blaga na podlagi dobavnice, kontrolo cen

na dobavnici in računu, oddajo dokumentov v računovodstvo, spremljanje in celotno izvajanje

posla z izbranim dobaviteljem določeno v sklenjeni pogodbi.

V primeru kršitve določil pogodbe s strani ponudnika mora pisno pozvati ponudnika k odpravi

nepravilnosti ali popravku cen - reklamacijski zapisnik.

Javna naročila (JN)

V pogodbenem razmerju pri javnih naročilih se pojavljajo naročniki (BC NAKLO) in ponudniki

(dobavitelji). Zakon o javnem naročanju (ZJN-2) določa glede na vrednost različno uporabo

postopkov javnih naročil oz. ali gre za javna naročila, ko je potrebna objava na portalu javnih

naročil (objava PJN) in v Uradnem listu Evropske unije (objava UL EU).

Postopki javnega naročanja (JN) nad 20.000 € (brez DDV) za blago in storitve oziroma 40.000

€ (brez DDV) za gradnje so:

Naročila male vrednosti NMV – vrednost od 20.000 do 40.000 € (brez DDV) za blago in

storitve oz. od 40.000 do 80.000 € brez DDV za gradnje;

Velika javna naročila:

po postopku zbiranja ponudb po predhodni objavi (ZPPPO) – vrednost od 40.000 do 134.000 € (brez DDV) za blago/storitve oz. 80.000 do 274.000 € (brez DDV) za gradnje,

po odprtem postopku (OP), postopek s predhodnim ugotavljanjem sposobnosti, konkurenčni dialog, pogajanje po predhodni objavi in pogajanja brez predhodne objave

- vrednost od 134.000 oz. 207.000 € (brez DDV) za blago/storitve oz. od 274.000 do

5.186.000 € (brez DDV) za gradnje.

Za blago/storitve nad vrednostjo 134.000 oziroma 207.000 € (brez DDV) in gradnje nad

5.186.000 € (brez DDV) je objava na PJN in objava v UL EU.

Opis postopka JN:

Oddaja javnih naročil nad 20.000 € (brez DDV) za blago in storitve oziroma nad 40.000 € (brez

DDV) za gradnje se izvajajo v skladu z določili Zakona o javnih naročilih.

Odgovorna oseba za JN določi komisijo za odpiranje, in ocenjevanje ponudb (v nadaljevanju

komisija). Komisijo sestavlja predsednik in dva člana.

Odgovorna oseba za nabavo za posamezno področje za predmet JN pripravi podatke za začetek

postopka:

ocenjeno vrednost in izračun ocenjene vrednosti,

morebitne sklope blaga,

tehnične specifikacije, zahteve

merilo za izbiro ponudbe. Sklep o začetku postopka se izda za postopke v skladu z zakonom.

Ocenjeno vrednost brez DDV določimo na podlagi dobav v preteklem letu, pri tem pa moramo

upoštevati obseg poslovanja in rast življenjskih stroškov v naslednjem letu. Pri seznamih

predmeta JN oziroma opisu želenega blaga ne smemo navajati blagovnih znamk. V primeru, da

ne moremo opisati predmeta blaga si pomagamo tako, da pri opisu blaga napišemo zahtevano

blagovno znamko in dodamo besedico »ali enakovredno”.

Z delitvijo blaga na sklope se lahko prijavijo na razpis manjši ponudniki, hkrati pa je večja

konkurenca med ponudniki.

Katalog procesov

12

Merilo za izbiro ponudbe je lahko najnižja cena ali ekonomsko najugodnejša ponudba.

Oseba, ki vodi postopek JN na podlagi sprejetih odločitev komisije in odgovorne osebe za JN

pripravi razpisno dokumentacijo. Razpisna dokumentacija je najpomembnejša faza javnega

naročanja, saj mora naročnik sprejeti odločitve, ki bodo imele pomembno vlogo pri izvedbi in

sprejeti odločitvi javnega naročila. Jasno in natančno določimo zahteve in pogoje na podlagi

podatkov članov komisije in odgovorne osebe za JN.

Razpisna dokumentacija vsebuje:

Povabilo k oddaji ponudbe

Navodila ponudnikom za izdelavo ponudbe (splošno, ugotavljanje sposobnosti, merilo za izbor, splošni in posebni pogoji, pouk o pravnem varstvu)

Obrazci za pripravo ponudbe (ponudba, predračuni, izjave, vzorec pogodbe oz. okvirni sporazum)

Dokumentacijo lahko sestavljajo tudi drugi dokumenti glede na način izvedbe javnega naročila.

Oseba, ki vodi postopek JN predlaga v potrditev komisiji, datum zbiranja in odpiranja ponudb

v skladu z zakonom.

Razpisno dokumentacijo pošlje v pregled in potrditev komisiji in odgovorni osebi za JN.

Potrjeno razpisno dokumentacijo pošlje v objavo na PJN (in objavo na ULEU - glede na izbrani

postopek).

Ponudniki zastavijo vsa vprašanje v vezi z javnim naročilom na PJN. Na ali preko PJN je

potrebno odgovarjati na vsa vprašanja, objavljati vse spremembe in dopolnitve razpisne

dokumentacije.

Odpiranje ponudb je javno. Komisija odpira pravočasne ponudbe po časovnem zaporedju,

glede na prejem ponudbe in o tem vodi zapisnik o odpiranju. Oseba za izvedbo JN zapisnik

izroči prisotnim ponudnikom na javnem odpiranju ali pošlje vsem ponudnikom po pošti

najkasneje v treh delovnih dneh.

Komisija izvede pravilnost ponudb, preveri računske napake, analizo in preveri ali je ponudba,

ki je bila ocenjena kot najugodnejša, popolna. Če naročnik ugotovi, da je najugodnejša ponudba

nepopolna, mora dopustiti dopolnitev take ponudbe. Rok za dopolnitev določimo sami. Če

ponudnik v roku, ki ga določi naročnik, ponudbe ustrezno ne dopolni, mora naročnik tako

ponudbo izločiti. Ponudnik ne sme spreminjati cene in ponudbe v okviru meril tistega dela

ponudbe, ki se veže na tehnične specifikacije predmeta JN oziroma tistih elementov ponudbe,

ki bi lahko vplivali na drugačno razvrstitev njegove ponudbe glede na ostale ponudbe.

Po pregledu in ocenjevanju ponudb komisija sprejme odločitev o oddaji JN – izbiro

ponudnika/ov. Oseba, ki vodi postopek JN mora o odločitvi ponudb pisno obvestiti vse

ponudnike, ki so oddali svoje ponudbe. V odločitvi mora obrazložiti in navesti ugotovitve ter

razloge za zavrnitev ponudb in prednosti sprejete ponudbe v razmerju do ponudnika, ki ni bil

izbran. Ponudnike mora opozoriti o možnem pravnem varstvu.

Odločitev se vroči v skladu z zakonom, ki ureja upravni postopek.

Ponudnik, ki ni bil izbran lahko vloži pri naročniku zahtevo za vpogled v druge ponudbe in

ostalo dokumentacijo. Naročnik mora obvestiti ponudnika, katerega bo izveden vpogled, da je

prisoten na vpogledu v njegovo ponudbo, ter ima možnost varovati svoje interese.

Po datumu pravnomočnosti obvestila o izbiri sklenemo pogodbo ali okvirni sporazum (OS).

Katalog procesov

13

OS lahko sklenemo z enim ali več dobaviteljem, brez odpiranja konkurence ali z odpiranjem

konkurence, za eno ali več let. Okvirne sporazume sklepamo za sukcesivne nabave predvsem

blago/storitev, ki jih količinsko in časovno ne moremo vnaprej določiti.

Odgovorna oseba za nabavo je odgovorna za izvajanje nabave po pogodbi oziroma OS.

Spremljati mora izvajanje posla z izbranim dobaviteljem. V primeru kršitve določila ponudnika,

navedena v razpisni dokumentaciji, pogodbi ali OS, se mora pisno pozvati ponudnika k odpravi

nepravilnosti ali popravku cen. V kolikor to ne stori lahko naročnik prekine pogodbo oz. OS.

Po sklenitvi pogodbe oz. OS, oseba, ki vodi postopek JN (v roku v skladu z zakonom) pošlje

obvestilo o oddaji JN v objavo na PJN oz. glede na izbrani postopek (objavo na PJN in UL EU).

Oseba, ki vodi postopek JN pripravi končno poročilo o oddaji JN (za postopke v skladu z

zakonom).

Oseba, ki vodi postopek JN mora voditi dokumentacijo o vsakem JN, sporoča statistiko na

PJN.

Vhodi v proces: Letni delovni načrt. Izhodi procesa: Letno poročilo.

Seznam dokumentov: Predlog za izdajo naročilnico, naročilnice, dokumentacija za JN -

razpisna dokumentacija, ponudbe dobaviteljev, pogodbe, okvirni sporazumi, sklepi,

obvestila….

Izvajalci: direktor, ravnatelj, vodje organizacijskih enot, računovodstvo.

Opombe:/

Kazalniki: /

Katalog procesov

14


Tel.: 04/277 21 00



PROCES: VZDRŽEVANJE objektov,

strojev in naprav


Skrbnik procesa: Jan Miklavčič

Izdelal/-a, dne: Ernest Seljak, 4. 12. 2013

Stran/strani: 1/2

Pregledal/-a, dne: Tatjana Geč

Podpis:

Oznaka: 5-SS

PROCES/AKTIVNOST

Vzdrževanje objektov, opreme, strojev, naprav in vozil

Pravna podlaga:

Pravilnik o oskrbi malih kurilnih naprav, dimnih vodov in zračnikov pri opravljanju javne službe izvajanja meritev, pregledovanja in čiščenja kurilnih naprav, dimnih

vodov in zračnikov,Ur.l. RS, št. 128/2004 (18/2005 popr.)

Pravilnik o rokih in načinu čiščenja in pregledovanja kurilnih naprav, dimovodov in prezračevalnih naprav ter o meritvah dimne ali druge emisije kurišč, Ur.l. SRS, št.

1/1976

Zakon o graditvi objektov /ZGO-1/, Ur.l. RS, št. 110/2002

Pravilnik o registraciji motornih in priklopnih vozil, Ur.l. RS, št. 66/2005



Namen:

Namen je nemoteno delovanje objektov, opreme strojev, naprav in vozil v obsegu in funkcijah

opredeljenih v projektni in tehnični dokumentaciji ter skladno z zahtevami predpisov.

Opis procesa:

Faze procesa dela so naslednje:

- nabava

- zagon

- redno preventivno vzdrževanje v skladu s projektno in tehnično dokumentacijo

- javljanje napak

- Nabava rezervnih delov ali naročilo servisa;

- Odprava napake;

- Preskus;

Sprejem sporočila o napaki

Sporočanje o napakah hišnik sprejema od pristojnih zaposlenih na Biotehniškem centru ,

vodstva ali iz lastnega nadzora . Obveščanje o napakah se običajno izvaja po e-pošti . Sporočilo

o napaki vsebuje lokacijo, informacijo o napravi in opis napake.

http://www.uradni-list.si/1/objava.jsp?urlid=2004128&stevilka=5353http://www.uradni-list.si/1/index?edition=200518http://www.uradni-list.si/1/objava.jsp?urlid=2002110&stevilka=5387http://www.uradni-list.si/1/objava.jsp?urlid=200566&stevilka=2904

Katalog procesov

15

Postavitev prioritete

Odvisno od vrste napake in pomena dela objekta opreme, stroja, naprave ali vozila v poslovnih

procesih centra, se postavi stopnja prioritete. Glede na določeno stopnjo in razpoložljivost

vzdrževalcev se začne postopek odprave napake.

Ogled naprave in proučitev napake

Najprej se na podlagi sporočila opravi ogled napake na lokaciji, kjer je nameščena. Ugotovi se,

kateri koraki so potrebni za odpravo napake in se jih začne izvajati.

Nabava rezervnih delov

V primeru, da je potrebno zamenjati okvarjen ali poškodovan del , se najprej ugotovi ali so

rezervni deli in elementi na zalogi na centru. V nasprotnem primeru se sproži proces nabave.

Običajno se preko interneta ali telefona poišče 2-3 ponudbe. Izpolnijo se obrazci za naročanje,

kjer so napisani osnovni podatki o predmetu in namenu nabave, ter ponudniki s posebej

izpostavljenim izbranim ponudnikom. Glavni kriterij za ponudbe je cena. Formularji se izročijo

računovodski službi, ki jih v običajno v istem ali naslednjem dnevu vrne, podpisane z

odobritvijo nabave s strani vodstva. Naročilnica se pošlje na izbrano podjetje. Rok za dobavo

rezervnega dela je od enega do več dni. Naročeno blago navadno pride po pošti ali ga dvignemo

pri podjetju.

Odprava napake

Odprava napake ali sanacija poškodbe se začne na lokaciji napake ali poškodbe ali se jo prenese

v prostore za vzdrževanje ali pa se da v popravilo izbranemu serviserju ali zunanjemu

vzdrževalcu. Trajanje odprave napake je odvisno od zahtevnosti napake, razpoložljivosti ali

dobave rezervnih delov in tudi od razpoložljivosti vzdrževalcev ter rokov dogovorjenih s

serviserji in zunanjimi vzdrževalci.

Preskus

Po odpravljeni napaki se del objekta, stroj, oprema , naprava ali vozilo vključi nazaj v proces

in se testira. Test lahko zajema preverjanje delovanja v skladu s projektno in tehnično

dokumentacijo ter veljavnimi predpisi.

Vhodi v proces: poškodba ali okvara. Izhodi procesa: odprava poškodbe ali

okvare.

Seznam dokumentov: Navodila, garancijski listi, projektna dokumentacija, meritve,

potrdila, certifikati

Izvajalci: Hišnik, zunanji serviserji in vzdrževalci.

.

Opombe:

Kazalniki: / število posegov in intervencij v obravnavanem obdobju – koledarsko leto

Katalog procesov

16


Tel.: 04/277 21 00



PROCES: ČIŠČENJE


Skrbnik procesa: Jagoda Kovačević

Izdelal/-a, dne: Tatjana Geč, 1. 1. 2013

Stran/strani: 1/3

Pregledal/-a, dne: dr. Marijan Pogačnik,

direktor, 1. 1. 2013

Podpis:

Oznaka: 6-SS

PROCES/AKTIVNOST

Čiščenje

Pravna podlaga:

Pravilnik o normativih in standardih za izvajanje izobraževalnih programov za

pridobitev poklicne in srednje strokovne izobrazbe ( Uradni list RS, št. 76/2003 z dne

4. 8. 2003 in spremembe)



Namen: Poenoteno čiščenje s kakovostno izvedbo.

Opis procesa: Direktor razdeli čistilno površino za čiščenje objekta glede na predpisan normativ s strani

Ministrstva za šolstvo in šport. Direktor določi plan dela čiščenj v določenem sosledju faz in

postopkov kar pomeni, da čistilke opravljajo dela in naloge v skladu s sistemizacijo delovnih

mest.

Dnevno čiščenje obsega:

Pobiranje smeti

Ob prihodu čistilke izpraznijo koše za smeti in koše označene s posebnimi odpadki.

Pobiranje odpadkov-sortiranje

Čistilne komunalne odpadke zberejo in jih odvržejo v zato pripravljene kontejnerje.

Pometanje

Vsak prostor čistilke pometejo z metlo na teleskopskem držalu z krpo »Mop«.

Brisanje prahu

Čistilke pobrišejo prah po vseh delovnih površinah in pohištvu s krpami za prah.

Čiščenje umivalnikov

Delovne površine čistijo z uporabo čistilnih raztopin in bombažnimi krpami.

Čiščenje posod za smeti

Za čiščenje posod za smeti uporabljajo čistilne raztopin, bombažne krpe.

Čiščenje vrat in podbojev

http://www.uradni-list.si/1/index?edition=200376http://www.uradni-list.si/1/index?edition=200376

Katalog procesov

17

Pri tem čiščenju uporabljajo bombažne krpe, čistilne raztopine, vedra.

Čiščenje sanitarij

Sanitarije čistilke čistijo s čistilnimi raztopinami. Pri tem uporabljajo vera in zaščitne rokavice.

Mokro brisanje tal

Tla brišejo z metlo na teleskopskem držalu s krpo »Mop«, s čistilnimi raztopinami in

uporabljajo vedro.

Zamenjava sanitarnih pripomočkov (mila, brisače, toaletni papir….)

Čistilke ob začetku delovnega dneva pregledajo sanitarije, zamenjajo oziroma dodajo sanitarne

pripomočke. Isto opravijo tudi ob koncu delovnega časa. V dopoldanskem času občasno

pregledajo porabo sanitarnih pripomočkov in jih ob porabi namestijo.

Občasno čiščenje obsega:

Čiščenje stekel

Čistilke čistijo stekla občasno in po potrebi s čistilnim raztopinami, bombažnimi krpami, s

strgalom za okna in uporabo vedra.

Čiščenje telefonskih aparatov

Čistilke občasno čistijo tudi telefonske aparate s čistilno raztopino in z bombažnimi krpami.

Čiščenje kljuk

Kljuke čistijo s čistilno raztopino, bombažnimi krpami in tekočo vodo.

Čiščenje okenskih polic

Okenske police čistijo z bombažnimi krpami in čistilno raztopino.

Čiščenje radiatorjev

Radiatorje čistijo s čistilno raztopino, krpo in s pomočjo sesalnika.

Ribanje in mazanje prostorov

Čistilke prostore ribajo s stroji in z uporabo čistilnih raztopin. Pri tem upoštevajo navodila glede

uporabe.

Čiščenje opreme (mize, stoli, omare…)

Opremo čistijo z uporabo čistilne raztopine, bombažne krpe, tekoče vode in vedra.

DIAGRAM POTEKA DNEVNEGA ČIŠČENJA

NOSILEC AKTIVNOST

Čistilka Pobiranje smeti

Čistilka Pobiranje odpadkov

Čistilka Brisanje prahu

Čistilka Čiščenje sanitarij

Čistilka Čiščenje delovnih površin

Čistilka Čiščenje posod za smeti

Čistilka Čiščenje vrat in podbojev

Čistilka Mokro brisanje tal

Čistilka Zamenjava sanitarnih pripomočkov (mila, brisače, toaletni papir…)

Kontrolo nad ustreznostjo čiščenja izvaja vodja čistilk.

DIAGRAM POTEKA OBČASNEGA ČIŠČENJA

NOSILEC AKTIVNOST

Čistilka Čiščenje stekel

Čistilka Čiščenje kljuk

Katalog procesov

18

Čistilka Čiščenje telefonskih aparatov

Čistilka Čiščenje okenskih polic

Čistilka Čiščenje radiatorjev

Čistilka Čiščenje opreme (mize, stoli, omare…)

Vhodi v proces: prostori za

čiščenje

Izhodi procesa: Končno poročilo, pridobljene kompetence,

očiščeni prostori.

Seznam dokumentov: Plan čiščenj.

Izvajalci: Čistilka.

.

Opombe: Čiščenje je odstranjevanje nečistoče pri kateri uporabljamo vodo in čistilna

sredstva. Pri čiščenju ločimo mokro in suho čiščenje.

Kazalniki: Zadovoljstvo zaposlenih in dijakov s čistočo.

Katalog procesov

19


Tel.: 04/277 21 00



PROCES: VZDRŽEVANJE

programske računalniške

opreme


Skrbnik procesa: Marko Valant

Izdelal/-a, dne: Marko Valant, 7. 2. 2013

Stran/strani: 1/3

Pregledal/-a, dne: Mag. Marijan Pogačnik,

direktor, 7. 2. 2013

Podpis:

Oznaka: 7-SS

PROCES/AKTIVNOST

Vzdrževanje programske opreme

Pravna podlaga:

Pravilnik o normativih in standardih za izvajanje izobraževalnih programov za

pridobitev poklicne in srednje strokovne izobrazbe ( Uradni list RS, št. 76/2003 z dne

4. 8. 2003 in spremembe Uradni list RS, št. 78/2004 z dne 16. 7. 2004, Uradni list

RS, št. 85/2006 z dne 10. 8. 2006, Uradni list RS, št. 100/2007 z dne 2. 11.

2007, Uradni list RS, št. 67/2008 z dne 4. 7. 2008, Uradni list RS, št. 62/2010 z dne

30. 7. 2010 ).



Namen: Namen je odprava napak na računalniških programih informacijskega sistema v

Biotehniškem centru Naklo.

Opis procesa: V grobem so faze procesa dela naslednje:

Preventivno spremljanje stanja programov;

Optimizacija programov;

Nameščanje novih programov;

Sprejem sporočil o napaki;

Postavitev prioritete;

Preučitev napake;

Odprava napake;

Preskus;

Preventivno spremljanje stanja programov.

Enkrat tedensko se pregledujejo arhivske datoteke delovanja (logi) na strežnikih in se obenem

spremlja učinkovitost računalniških programov. Monitoring računalniških programov se izvaja

http://www.uradni-list.si/1/index?edition=200376http://www.uradni-list.si/1/index?edition=200376http://www.uradni-list.si/1/index?edition=200478http://www.uradni-list.si/1/index?edition=200685http://www.uradni-list.si/1/index?edition=200685http://www.uradni-list.si/1/index?edition=2007100http://www.uradni-list.si/1/index?edition=2007100http://www.uradni-list.si/1/index?edition=200867http://www.uradni-list.si/1/index?edition=201062http://www.uradni-list.si/1/index?edition=201062

Katalog procesov

20

tudi po potrebi, oziroma zaznanih anomalijah v informacijskem sistemu.

Optimizacija programov V kolikor so iz ugotovitev preventivnega spremljanja stanja programov zaznane nepravilnosti

v delovanju računalniških programov se ustrezno ukrepa. Odvisno od vrste napak se izvaja

optimizacija programov na primer z čiščenjem registrov, začasnih datotek, indeksiranja baze

ipd. in potrebna konfiguracija sistema.

Nameščanje novih programov Na novo računalniško opremo se običajno nameščajo vsi osnovni računalniški programi

(operacijski sistem, pisarniški programi, antivirusni programi) in ostali programi, ki so vezani

na poslovne procese. Inštalacija programov poteka v prostorih za vzdrževanje ali na lokaciji

strojne opreme kamor se namešča programe. Enako velja za programe na strežnikih. Nameščeni

programi se vedno ustrezno konfigurirajo, da se lahko umestijo v informacijski sistem

Biotehniškega centra Naklo.

Sprejem sporočil o napaki Sporočanje o napakah služba za vzdrževanje računalniške programske opreme sprejema

od zaposlenih na Biotehniškem centru , vodstva ali iz lastnega monitoringa programov.

Obveščanje o napakah se običajno izvaja po telefonu, e-pošti ali ustno, oziroma se zapisuje v

spletni koledar. Sporočilo o napaki vsebuje lokacijo, informacijo o napravi in opis napake.

Postavitev prioritete

Odvisno od vrste napake in pomena delovanja proframa v poslovnih procesih centra, se postavi

stopnja prioritete. Glede na določeno stopnjo in razpoložljivost vzdrževalcev se začne postopek

odprave napake.

Preučitev napake Najprej se na podlagi sporočila opravi ogled stanja računalniške programske opreme na lokaciji,

kjer je nameščena. V določenih primerih se delo izvaja tudi na daljavo. Ugotovi se, kateri

postopki so potrebni za odpravo napake in se jih začne izvajati do odprave zastoja.

Nabava računalniških programov

V primeru, da se pokaže potreba po novem računalniškem programu, se sproži proces nabave.

Običajno se preko interneta ali telefona poišče 2-3 ponudbe (Razen v primeru, ko gre za

program, ki je del obstoječih programov. Takrat se naročilo izvede pri znanem izdelovalcu

programa). Izpolnijo se obrazci za naročanje, kjer so napisani osnovni podatki o predmetu in

namenu nabave, ter ponudniki s posebej izpostavljenim izbranim ponudnikom. Glavni kriterij

za ponudbe je cena. Formularji se izročijo računovodski službi, ki jih v običajno v istem ali

naslednjem dnevu vrne, podpisane z odobritvijo nabave s strani vodstva. Naročilnica se pošlje

na izbrano podjetje. Rok za dobavo je običajno od enega do več dni. Naročeno blago navadno

pride po pošti ali ga dvignemo neposredno pri podjetju.

Odprava napake Odprava napake se začne na lokaciji, kjer je program nameščen. Po potrebi pa se napravo, kjer

je program nameščen, prenese v prostore za vzdrževanje. Trajanje odprave napake je odvisno

od zahtevnosti napake in tudi od razpoložljivosti vzdrževalcev.

Preskus Po odpravljeni napaki se računalniški program testira. Test lahko zajema preverjanje delovanja

in funkcij programa, odzivnost, pravilnost rezultatov ipd.

Katalog procesov

21

Vhodi v proces: Problemi v delovanju

računalniških programov.

Izhodi procesa: Ustrezno delovanje

računalniških programov..

Seznam dokumentov: Navodila, licence.

Izvajalci: Vzdrževalec računalniške opreme.

.

Opombe: /

Kazalniki: /

Katalog procesov

22


Tel.: 04/277 21 00



PROCES: FINANČNO

RAČUNOVODSKI PROCES


Skrbnik procesa: Irma Sajovic

Izdelal/-a, dne: Irma Sajovic, 11. 8. 2011

Stran/strani: 1/2


Podpis:

Oznaka: 8-SS

PROCES/AKTIVNOST

Fakturiranje

Pravna podlaga:

Zakon o DDV (Ur.l. RS, št. 117/2006 in spremembe Ur.l. RS,

št. 33/2009, 85/2009, 10/2010-UPB2, 85/2010, 13/2011-UPB3, 18/2011).

Zakon o računovodstvu (Ur.l. RS, št. 23/1999 in spremembe Ur.l. RS, št. 30/2002-

ZJF-C).


Namen: Izdaja finančnih dokumentov kupcem.

Opis procesa: Za opravljeno storitev se v računovodstvu izdajajo računi na podlagi pisnega navodila. Računi

se vodijo po zaporednih številkah. Račun mora vsebovati:

datum izdaje računa,

zaporedno številko, ki omogoča identifikacijo računa (sistem zaporednih številk

izberemo sami pomembno je da je račun možno kasneje identificirati zgolj s klicem na

njegovo zaporedno številko.)

identifikacijsko številko za DDV kupca oziroma naročnika, pod katero je kupec ali

naročnik prejel dobavo blaga ali storitev,

ime in naslov davčnega zavezanca in njegovega kupca ali naročnika,

količino in vrsto dobavljenega blaga oziroma obseg in vrsto opravljenih storitev,

datum, ko je bila opravljena dobava blaga ali datum, ko je bila storitev opravljena

oziroma končana,

davčno osnovo, od katere se obračuna DDV po posamezni stopnji oziroma člen na

katerega se nanaša oprostitev, ceno na enoto brez DDV ter kakršnakoli znižanja cen in

popuste, ki niso vključeni v ceno na enoto,

stopnja DDV- ja

znesek DDV- ja (razen v primerih, kjer se uporablja posebna ureditev, za katero zakon

ta podatek izključuje).

http://www.uradni-list.si/1/objava.jsp?urlid=2006117&stevilka=5012http://www.uradni-list.si/1/objava.jsp?urlid=200933&stevilka=1510http://www.uradni-list.si/1/objava.jsp?urlid=200985&stevilka=3787http://www.uradni-list.si/1/objava.jsp?urlid=201010&stevilka=392http://www.uradni-list.si/1/objava.jsp?urlid=201085&stevilka=4552http://www.uradni-list.si/1/objava.jsp?urlid=201113&stevilka=554http://www.uradni-list.si/1/objava.jsp?urlid=201118&stevilka=765http://www.uradni-list.si/1/objava.jsp?urlid=199923&stevilka=1032http://www.uradni-list.si/1/objava.jsp?urlid=200230&stevilka=1253

Katalog procesov

23

Podatke za izstavitev računov pridobimo v računovodstvo iz različnih področij oziroma od

različnih vodij enot:

Izstavljanje računov za opravljene tečaje, delavnice… Organizator tečajev posreduje

pisno navodilo, ki mora vsebovati naslov prejemnika, naziv opravljene storitve, znesek

opravljene storitve, valuto plačila in popuste če se upoštevajo. V računovodstvu se

pripravijo računi, ki v spodnjem delu vsebujejo tudi izpisan plačilni nalog

Izstavljanje računov za referat VSŠ: na podlagi pisnega navodila referenta VSŠ se

izstavljajo računi za šolnine, izpite, priznavanje izpitov, višješolske revije Moje

podeželje. Tu se računi izpisujejo kot zbirni računi, saj na oddelku VSŠ sami

pripravljajo račune (z dodanimi plačilnimi nalogi) za posameznike. Zbirni računi so

osnova za knjiženje prihodkov, terjatev ter obveznosti za davek

Izstavljanje računov za izobraževanje odraslih: na podlagi pisnega navodila referenta

izobraževanja odraslih se izstavljajo računi za šolnine, izpite, module , predavanje...

Izstavljanje računov na podlagi plačil: v primeru da stranke plačajo v gotovini na

blagajni storitev ali blago, se jim na podlagi podatkov tajništva, kjer se vodi blagajna,

izstavi račun. Računi se izstavijo takoj, ali v doglednem času, v tem primeru se strankam

pošlje račun v vednost po pošti

Izstavljajo se zbirni računi za stroške dijakov na podlagi podatkov – obračunanih in

izdanih položnic dijakom za malico, ekskurzije, športne dneve, tabore, delovna obleka,

učbeniki…. Zbirni računi so osnova za knjiženje prihodkov, terjatev ter obveznosti za

davek

Mesečno se izstavljajo računi za najemnine in uporabnine telovadnic ter učilnic na

podlagi letnih pogodb ali posameznih sklenjenih poslov

Mesečno se izstavljajo računi za oddajo mleka

Zaposleni imajo možnost nakupa izdelkov ter prehranjevanja v okviru šolske kuhinje.

Na podlagi podatkov iz kuhinje ter trgovine se izstavljajo računi zaposlenim za malice

ter nakupe v trgovini. Pripravljeni podatki so osnova za pripravo odtegljajev zaposlenim

pri obračunu plač

Prodaja blaga v trgovini se vodi posebej. V ta namen uporabljajo program fakturiranje,

s katerim vodijo evidenco prodanega blaga. Dnevno se vodi prodaja z blagajniškimi

iztržki, prodaja zaposlenim in nekaterim kupcem pa se vodi tudi preko dobavnic in se

zbirno fakturira konec meseca. Ti zbirni računi se pripravijo v računovodstvo enkrat

mesečno, takrat jih tudi natisnemo in dostavimo kupcem (zaposlenim in ostalim).

Vse račune tiskamo in knjižimo v glavno knjigo na ustrezne konte in STM. V računovodstvu

se preverjajo tudi plačila in izstavljajo opomini za neplačnike. Opomini se izstavljajo najmanj

dvakrat letno: konec koledarskega leta oziroma v začetku januarja ter konec šolskega leta

oziroma v mesecu juniju, juliju.

Vhodi v proces: Zainteresirane skupine. Izhodi procesa: Plačani računi.

Seznam dokumentov: Izdani računi.

Izvajalci: Knjigovodja, računovodja.

.

Opombe:

Kazalniki: /

Katalog procesov

24


Tel.: 04/277 21 00



PROCES: FINANČNO RAČUNOVODSKI

PROCES


Skrbnik procesa: Roksanda Kostić

Izdelal/-a, dne: Roksanda Kostić, 11. 3. 2015

Stran/strani: 1/3

Pregledal/-a, dne: Dr. Marijan Pogačnik, direktor,

12. 3. 205

Podpis:

Oznaka: 9-SS

PROCES/AKTIVNOST

Obračun plač

Pravna podlaga:

Zakon o sistemu plač v javnem sektorju (Uradni list RS, št. 108/09 – uradno prečiščeno besedilo, 13/10, 59/10, 85/10, 107/10, 35/11 – ORZSPJS49a, 27/12 – odl. US, 40/12 –

ZUJF, 46/13, 25/14 – ZFU, 50/14, 95/14 – ZUPPJS15 in 82/15)

Zakon o delovnih razmerjih (Uradni list RS, št. 21/13, 78/13 – popr. in 47/15 – ZZSDT)

Kolektivna pogodba za javni sektor (Uradni list RS, št. 57/08, 23/09, 91/09, 89/10, 89/10, 40/12, 46/13, 95/14 in 91/15

Kolektivna pogodba za dejavnost vzgoje in izobraževanja v Republiki Sloveniji (Uradni list RS, št. 52/94, 49/95, 34/96, 45/96 – popr., 51/98, 28/99, 39/99 – ZMPUPR, 39/00, 56/01,

64/01, 78/01 – popr., 56/02, 43/06 – ZKolP, 60/08, 79/11, 40/12, 46/13, 106/15 in 8/16 –

popr.)

Uredba o napredovanju javnih uslužbencev v plačne razrede (Objavljeno v Uradnem listu RS, št. 51/2008, 91/2008, 113/2009)

Uredba od delovni uspešnosti iz naslova povečanega obsega dela v javnem sektorju (Objavljeno v Uradnem listu RS, št. 53/2008, 89/2008, 40/2012)

Uredba o delovni uspešnosti iz naslova prodaje blaga in storitev na trgu (Objavljeno v Uradnem listu RS, št. 97/2009, 41/2012)

Uredba o enotni metodologiji in obrazcih za obračun in izplačilo plač v javnem sektorju (Uradni list RS, št. 14/09, 23/09, 48/09, 113/09, 25/10, 67/10, 105/10, 45/12, 24/13, 51/13,

12/14, 24/14, 52/14, 59/14, 24/15 in 3/16)

ostalo


Namen: Obračun iz izplačilo plač zaposlenim.

http://www.uradni-list.si/1/objava.jsp?sop=2009-01-4891http://www.uradni-list.si/1/objava.jsp?sop=2010-01-0520http://www.uradni-list.si/1/objava.jsp?sop=2010-01-3273http://www.uradni-list.si/1/objava.jsp?sop=2010-01-4554http://www.uradni-list.si/1/objava.jsp?sop=2010-01-5583http://www.uradni-list.si/1/objava.jsp?sop=2011-01-1743http://www.uradni-list.si/1/objava.jsp?sop=2012-01-1121http://www.uradni-list.si/1/objava.jsp?sop=2012-01-1700http://www.uradni-list.si/1/objava.jsp?sop=2013-01-1753http://www.uradni-list.si/1/objava.jsp?sop=2014-01-0961http://www.uradni-list.si/1/objava.jsp?sop=2014-01-2074http://www.uradni-list.si/1/objava.jsp?sop=2014-01-3949http://www.uradni-list.si/1/objava.jsp?sop=2015-01-3254http://www.uradni-list.si/1/objava.jsp?sop=2013-01-0784http://www.uradni-list.si/1/objava.jsp?sop=2013-21-2826http://www.uradni-list.si/1/objava.jsp?sop=2015-01-1930http://www.uradni-list.si/1/objava.jsp?sop=2008-01-2429http://www.uradni-list.si/1/objava.jsp?sop=2009-01-0988http://www.uradni-list.si/1/objava.jsp?sop=2009-01-3987http://www.uradni-list.si/1/objava.jsp?sop=2010-01-4773http://www.uradni-list.si/1/objava.jsp?sop=2010-01-4774http://www.uradni-list.si/1/objava.jsp?sop=2012-01-1702http://www.uradni-list.si/1/objava.jsp?sop=2013-01-1767http://www.uradni-list.si/1/objava.jsp?sop=2014-01-3963http://www.uradni-list.si/1/objava.jsp?sop=2015-01-3607http://www.uradni-list.si/1/objava.jsp?sop=1994-01-1937http://www.uradni-list.si/1/objava.jsp?sop=1995-01-2313http://www.uradni-list.si/1/objava.jsp?sop=1996-01-2278http://www.uradni-list.si/1/objava.jsp?sop=1996-21-0070http://www.uradni-list.si/1/objava.jsp?sop=1998-01-2323http://www.uradni-list.si/1/objava.jsp?sop=1999-01-1356http://www.uradni-list.si/1/objava.jsp?sop=1999-01-1963http://www.uradni-list.si/1/objava.jsp?sop=2000-01-1942http://www.uradni-list.si/1/objava.jsp?sop=2001-01-2986http://www.uradni-list.si/1/objava.jsp?sop=2001-01-3501http://www.uradni-list.si/1/objava.jsp?sop=2001-21-0091http://www.uradni-list.si/1/objava.jsp?sop=2002-01-2779http://www.uradni-list.si/1/objava.jsp?sop=2006-01-1835http://www.uradni-list.si/1/objava.jsp?sop=2008-01-2579http://www.uradni-list.si/1/objava.jsp?sop=2011-01-3339http://www.uradni-list.si/1/objava.jsp?sop=2012-01-1707http://www.uradni-list.si/1/objava.jsp?sop=2013-01-1771http://www.uradni-list.si/1/objava.jsp?sop=2015-01-4338http://www.uradni-list.si/1/objava.jsp?sop=2016-21-0339http://www.uradni-list.si/1/objava.jsp?sop=2016-21-0339http://www.uradni-list.si/1/objava.jsp?sop=2009-01-0487http://www.uradni-list.si/1/objava.jsp?sop=2009-01-0979http://www.uradni-list.si/1/objava.jsp?sop=2009-01-2423http://www.uradni-list.si/1/objava.jsp?sop=2009-01-5149http://www.uradni-list.si/1/objava.jsp?sop=2010-01-1096http://www.uradni-list.si/1/objava.jsp?sop=2010-01-3703http://www.uradni-list.si/1/objava.jsp?sop=2010-01-5472http://www.uradni-list.si/1/objava.jsp?sop=2012-01-1922http://www.uradni-list.si/1/objava.jsp?sop=2013-01-0868http://www.uradni-list.si/1/objava.jsp?sop=2013-01-1975http://www.uradni-list.si/1/objava.jsp?sop=2014-01-0354http://www.uradni-list.si/1/objava.jsp?sop=2014-01-0957http://www.uradni-list.si/1/objava.jsp?sop=2014-01-2339http://www.uradni-list.si/1/objava.jsp?sop=2014-01-2608http://www.uradni-list.si/1/objava.jsp?sop=2015-01-1063http://www.uradni-list.si/1/objava.jsp?sop=2016-01-0139

Katalog procesov

25

Opis procesa: Obračun plač se izvaja na podlagi zbranih podatkov, ki se zbirajo tekom meseca: lista

prisotnosti, pogodbe o zaposlitvi, aneksi k pogodbam o zaposlitvi, sklepi, obračuni mesečne

prehrane, obračuni mesečnih prevozov, izdani računi za odtegljaje zaposlenim…

Zbrane podatke računovodkinja vnese v program obračun plač predvidoma po naslednjem

vrstnem redu:

- vnos novih obračunskih podatkov, lestvic, podatkov o minimalni plači, v kolikor je prišlo do

spremembe v primerjavi s preteklim mesecem,

- vnos podatkov o novih delavcih: ime in priimek, rojstni datum, naslov, emšo, davčna številka,

podatki o delovnem mestu(šifra delovnega mesta, prevedeno delovno mesto, procent

zasedenosti delovnega mesta), podatki o povečanem obsegu dela, podatki o ostalih morebitnih

dodatkih, podatki o vzdrževanih članih, o kreditih….,

- vnos sprememb pri že zaposlenih delavcih: spremembe se lahko nanašajo na kateri koli

vneseni podatek zaposlenega delavca: lahko gre za spremembo naslova, imena , delovnega

mesta, dodatka, vzdrževanih članov, kreditov, dodatkov ….,

- vnos mesečnih podatkov: na podlagi podatkov o prisotnosti se pri vsakem zaposlenem vnese

podatek o dejansko opravljenih urah rednega dela, službene odsotnosti, koriščenja ur, letnega

dopusta, izrednega dopusta, študijskega dopusta, bolniške odsotnosti….. Podatke na podlagi

prisotnosti pripravijo v tajništvu, v računovodstvu pa jih prekontroliramo, primerjamo z

ostalimi dokumenti, po potrebi preračunamo. Vnesejo se tudi podatki o mesečnih povračilih za

stroške prevoza in prehrane, ki jih pripravijo v tajništvu, ter podatki o mesečnih odtegljajih,

- pred dokončnim obračunom se vnesejo še morebitni poračuni in popravki, ki se pripravijo

(izračunajo) zaradi napačno obračunanih plač v preteklih mesecih. Do tega večinoma pride

zaradi naknadno ugotovljenih dejstev : npr. delavcu je za pretekli mesec pripadal dodatek za

povečan obseg dela, vendar podatki niso bili pravočasno dostavljeni do računovodstva in se

zato dodatek delavcu ni pravočasno obračunal in izplačal

Sledi dokončni obračun plač za tekoči mesec ter izvedba kontrol vnesenih podatkov in

pravilnosti izračuna.

Po obračunu se pripravijo izpisi plačilnih list in skupnega seznama. En izvod plače se arhivira,

drug izvod se na plačilni dan izroči zaposlenemu, možno pa je tudi, da se delavec odloči in

prejema plačilni list v e- obliki na izbrani e-naslov. Plačilni nalogi se oddajo na Ujp, izračunani

zneski se nakažejo na transakcijske račune delavcev. Odtegljaji na podlagi kreditov ter drugih

izplačilnih prepovedi se nakažejo na ustrezne račune, prav tako se prispevki in davki po

obračunu nakažejo na ustrezne račune

Obrazi s oddajajo na Kapitalsko družbo (podatki o plačilu dodatnega pokojninskega

zavarovanja), Ajpes (obrazci Ispap, obrazec 1a, obrazec 1 zapm,) Durs (obrazec REK)

Na koncu se plače ažurirajo (evidentirajo v programu plače) in poknjižijo tudi v glavno knjigo.

Zaradi potreb posebnega evidentiranja po stroškovnih mestih je potrebno knjižbe v glavno

knjigo naknadno korigirati – prerazporediti na posamezna stroškovna mesta.

K opravilu obračun plač spadajo tudi priprave morebitnih zahtevkov v zvezi s plačami za

Ministrstvo za šolstvo in šport, Občino, Zavod za zaposlovanje, ostale šole….

Katalog procesov

26

Vhodi v proces: Zaposleni. Izhodi procesa: Obračunana plača in izplačilo.

Seznam dokumentov: Pogodbe o zaposlitvi, lista prisotnosti, sklepi, obračuni prevoza in

prehrane, računi za odtegljaje zaposlenim, plačilni listi.

Izvajalci: Knjigovodja, računovodja.

.

Opombe:

Kazalniki:

Katalog procesov

27


Tel.: 04/277 21 00



PROCES: NABAVA MATERIALNIH

SREDSTEV IN STORITEV


Skrbnik procesa: Mira Poklukar

Izdelal/-a, dne: Mira Poklukar, 27. 2. 2015

Stran/strani: 1/5


Podpis:

Oznaka: 10-SS

PROCES/AKTIVNOST

Nabava materialnih sredstev in storitev

Pravna podlaga:

Zakon o javnem naročanju, ZJN 2 (Uradni list RS št. 12/2013-UPB5), z dne 7.2.2013 in 19/2014 z dne 16.4.2014

Uredba o zelenem javnem naročanju (na podlagi ZJN-2 in ZJNVETPS) št. 4 (Ur. l.

RS, št. 102/11, 18/12, 24/12, 64/12 in 2/13).

Zakon o pravnem varstvu v postopkih javnega naročanja (ZPVPJN) (Ur. l. RS, št.

43/11, 60/11 – ZTP-D in 63/13).

spremembe mejnih vrednosti Uredba Komisije (EU) 2015/2170, 2015/2171 in

2015/2172, ki veljajo od 1. 1. 2016.


Namen: Namen nabave je zagotovitev surovin, izdelanega materiala, energije, nadomestnih

delov, naprav in storitev, ki jih center potrebuje. Namen je tudi zagotavljati kakovostne dobrine

po ugodnih cenah, primernih količinah in ob pravem času.

Opis procesa: Proces nabave poteka po naslednjih korakih od določitve prioritete potreb,

iskanja dobaviteljev, izbora dobavitelja, odobritve dobavitelja za proizvode in storitve, ki so

skladni s predhodno postavljenimi zahtevami. Pri našem delu nastopajo kot dobavitelji

proizvajalci določenih storitev, nabavo sredstev za opravljanje vzgojno-izobraževalnega

procesa, nabavo živil za šolsko prehrano, cvetličarstvo…

Ob dobavi blaga in opreme izvaja naročnik (vodja kuhinje, tajništvo, vodja mlekarske

delavnice, laborant in posamezni naročnik) skladnosti s specificiranimi zahtevami iz naročila.

Če blago ni skladno z zahtevami se blago reklamira in izdela reklamacijski zapisnik.

http://zakonodaja.gov.si/rpsi/r04/predpis_URED5194.htmlhttp://zakonodaja.gov.si/rpsi/r05/predpis_ZAKO5975.htmlhttp://eur-lex.europa.eu/LexUriServ/LexUriServ.do?uri=OJ:L:2013:335:0017:0018:SL:PDF

Katalog procesov

28

Odgovorna oseba za javna naročila je direktor. Skrbnik javnih naročil je knjigovodja, ki za

sestavo povpraševanj vključi, glede na vsebino tudi ustrezne sodelavce - osebe za nabavo za

posamezno področje.

Podatki za nabavo so specificirani na dokumentih, ki vsebujejo vse ključne podatke potrebne

za izvedbo naročila.

Ti dokumenti so: naročilnica, letna pogodba, dokumentacija za javno naročilo itd.

Naročila blaga/storitev z naročilnico oziroma pogodbo Postopek oddaje naročila z naročilnico velja za naročila nižja od 20.000 € (brez DDV) za

blago/storitve in nižja od 40.000 € (brez DDV) za gradnje. V primeru večkratnega sukcesivnega

naročanja sklenemo letno naročilnico/pogodbo.

Naročilnica

Postopek nabave z naročilnico lahko predlagajo vsi zaposleni v BC Naklo, po predhodnem

soglasju z direktorjem na obrazcu Predlog za izdajo naročilnice. Predlagatelj za naročilo

blaga/storitev preveri cene na trgu pri najmanj dveh ponudnikih, (pod pogojem, da je na trgu

zadostno število ponudnikov) in izbere najugodnejšo ponudbo. Poizvedbe se lahko pridobijo

pisno, po e-pošti, iz katalogov, cenikov…

Predlog za izdajo naročilnice mora vsebovati, najmanj:

Predmet naročila.

Ocenjeno vrednost naročila v € (brez DDV).

Ime in priimek predlagatelja za nabavo in podpis.

Naziv ponudnikov.

Utemeljitev izbire (najnižja cena, edini ponudnik…).

Vir sredstev financiranja-konto (izpolni računovodstvo). Na podlagi podpisanega obrazca - Predloga za izdajo naročilnice s priloženimi ponudbami v

računovodstvu pripravijo naročilnico v dveh (2) izvodih. Naročilnico odobri in podpiše direktor

centra oz. od njega pooblaščena oseba.

Predlagatelj za naročilo blaga/storitev izvede naročilo po naročilnici. Vsako spremembo nabave

po naročilnici pravočasno sporoči v računovodstvo. V kolikor se naročilnica ne uporabi, se vrne

v računovodstvo z navedbo vzroka neuporabe naročilnice, datumom in podpisom. Predlagatelj

naročilnice spremlja kontrolo cen po dobavnici in računu.

Vsa dokumentacija o posameznem naročilu (en izvod naročilnice, predlog za izdajo naročilnice

z dokumentacijo) se shranjuje v računovodski službi. Evidenca naročilnic se vodi v obliki

zbirne evidence v programu JANA. Kopijo naročilnice v računovodstvu priložijo k prejeti

fakturi dobavitelja.

Letna naročilnica/pogodba Na podlagi terminskega plana, ki je sestavni del poslovnega načrta pripravi odgovorna oseba

za nabavo za posamezno področje podatke za povpraševanje blaga/storitev:

Predmet povpraševanja (kratek opis predmeta naročila).

Naziv ponudnikov, katerim bo oddano povpraševanje (polni naslov, e-pošta).

Zahteve, tehnični podatki in pogoji.

Naziv sklopov blaga/storitev.

Seznam blaga za nabavo - natančen opis artikla, enoto mere, letno količino. Oseba, ki vodi postopek povpraševanja pripravi povabilo k oddaji ponudbe. Povabilo k oddaji

ponudbe in seznam blaga za nabavo blaga/storitev po potrditvi direktorja pošljemo

ponudnikom.

V primerih, ko specifika nabave obsega več področij (npr. čistila, vrtnarstvo…) se določi

komisijo za odpiranje ponudb, pregled in ocenjevanje ponudb.

Katalog procesov

29

Odgovorna oseba za nabavo za posamezno področje preveri pravilnost ponudb, pripravi

primerjalno analizo in predlaga izbranega dobavitelja v potrditev direktorju.

Oseba, ki vodi postopek povpraševanja vse ponudnike, ki so oddali svoje ponudbe pisno

obvestiti o izbiri/ne-izbiri.

Z dobaviteljem se sklene pogodba za enkratno/večkratno nabavo blaga/storitev. Okvirna

pogodba se sklene, kadar zaradi specifike nabave ni možno vnaprej predvideti natančnih vrst

blaga in količin.

Odgovorna oseba za nabavo za posamezno področje je odgovorna za izvajanje naročil po

pogodbi, nabavo blaga/storitev po pogodbi, prevzem blaga na podlagi dobavnice, kontrolo cen

na dobavnici in računu, oddajo dokumentov v računovodstvo, spremljanje in celotno izvajanje

posla z izbranim dobaviteljem določeno v sklenjeni pogodbi.

V primeru kršitve določil pogodbe s strani ponudnika mora pisno pozvati ponudnika k odpravi

nepravilnosti ali popravku cen - reklamacijski zapisnik.

Javna naročila (JN)

V pogodbenem razmerju pri javnih naročilih se pojavljajo naročniki (BC NAKLO) in

ponudniki (dobavitelji). Zakon o javnem naročanju (ZJN-2) določa glede na vrednost različno

uporabo postopkov javnih naročil oz. ali gre za javna naročila, ko je potrebna objava na portalu

javnih naročil (objava PJN) in v Uradnem listu Evropske unije (objava UL EU).

Postopki javnega naročanja (JN) nad 20.000 € (brez DDV) za blago in storitve oziroma 40.000

€ (brez DDV) za gradnje so:

Naročila male vrednosti NMV – vrednost od 20.000 do 134.000 € (brez DDV) za blago in

storitve oz. od 40.000 do 274.000 € brez DDV za gradnje – objava PJN.

Velika javna naročila:

po postopku zbiranja ponudb po predhodni objavi (ZPPPO) – vrednost od 40.000 do 135.000 € (brez DDV) za blago/storitve oz. 80.000 do 274.000 € (brez DDV) za gradnje,

po odprtem postopku (OP), postopek s predhodnim ugotavljanjem sposobnosti, konkurenčni dialog, pogajanje po predhodni objavi in pogajanja brez predhodne objave

- vrednost od 135.000 oz. 209.000 € (brez DDV) za blago/storitve oz. od 275.000 do

5.225.000 € (brez DDV) za gradnje.

Za blago/storitve nad vrednostjo 135.000 oziroma 209.000 € (brez DDV) in gradnje nad

5.225.000 € (brez DDV) je objava na PJN in objava v UL EU.

Opis postopkov JN:

Oddaja javnih naročil nad 20.000 € (brez DDV) za blago in storitve oziroma nad 40.000 € (brez

DDV) za gradnje se izvajajo v skladu z določili Zakona o javnih naročilih.

Odgovorna oseba za JN določi komisijo za odpiranje in ocenjevanje ponudb (v nadaljevanju

komisija). Komisijo sestavlja predsednik in dva člana.

Odgovorna oseba za nabavo za posamezno področje za predmet JN pripravi podatke za začetek

postopka:

ocenjeno vrednost in izračun ocenjene vrednosti,

morebitne sklope blaga,

tehnične specifikacije, zahteve,

merilo za izbiro ponudbe.

Katalog procesov

30

Sklep o začetku postopka se izda za postopke v skladu z zakonom.

Ocenjeno vrednost brez DDV določimo na podlagi dobav v preteklem letu, pri tem pa moramo

upoštevati obseg poslovanja in rast življenjskih stroškov v naslednjem letu. Pri seznamih

predmeta JN oziroma opisu želenega blaga ne smemo navajati blagovnih znamk. V primeru, da

ne moremo opisati predmeta blaga si pomagamo tako, da pri opisu blaga napišemo zahtevano

blagovno znamko in dodamo besedico »ali enakovredno”.

Z delitvijo blaga na sklope se lahko prijavijo na razpis manjši ponudniki, hkrati pa je večja

konkurenca med ponudniki.

Merilo za izbiro ponudbe je lahko najnižja cena ali ekonomsko najugodnejša ponudba.

Oseba, ki vodi postopek JN na podlagi sprejetih odločitev komisije in odgovorne osebe za JN

pripravi razpisno dokumentacijo. Razpisna dokumentacija je najpomembnejša faza javnega

naročanja, saj mora naročnik sprejeti odločitve, ki bodo imele pomembno vlogo pri izvedbi in

sprejeti odločitvi javnega naročila. Jasno in natančno določimo zahteve in pogoje na podlagi

podatkov članov komisije in odgovorne osebe za JN.

Razpisna dokumentacija vsebuje:

Povabilo k oddaji ponudbe

Navodila ponudnikom za izdelavo ponudbe (splošno, ugotavljanje sposobnosti, merilo za izbor, splošni in posebni pogoji, pouk o pravnem varstvu)

Obrazci za pripravo ponudbe (ponudba, predračuni, izjave, vzorec pogodbe oz. okvirni sporazum)

Dokumentacijo lahko sestavljajo tudi drugi dokumenti glede na način izvedbe javnega naročila.

Oseba, ki vodi postopek JN predlaga v potrditev komisiji, datum zbiranja in odpiranja ponudb

v skladu z zak

Documents

KATALOG PROCESOV - bc-naklo.si · poslovanje z njimi v knjižnici centra ter posredovanje gradiva za sedanje in prihodnje potrebe ... Knjižnično gradivo obsega: primarno gradivo