Mata Kuliah : Sistem Informasi Manajemen
Dosen : Dr. Ir. Arif Imam Suroso, MSc. (CS)
Penyerahan : 31 Januari 2014
PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI :
INSOURCING VS OUTSOURCING PADA PERUSAHAAN PEMBIAYAAN
ALAT BERAT
STUDI KASUS PT. VERENA MULTI FINANCE TBK.
OLEH:
JHON LAMHOT FERNANDO NAPITUPULU
KELAS E.49
P056121901.5
PROGRAM PASCASARJANA MANAJEMEN DAN BISNIS
INSTITUT PERTANIAN BOGOR
BOGOR
2014
i
DAFTAR ISI
Halaman
DAFTAR ISI………………………………………………………………………i
DAFTAR GAMBAR……………………………………………………………..ii
I. PENDAHULUAN............................................................................................1
1.1. Latar Belakang...........................................................................................1
1.2. Rumusan Masalah......................................................................................3
II. TINJAUAN PUSTAKA...................................................................................4
2.1. Sistem Informasi ....................................... ................................................4
2.2. Pendekatan Insourcing ................ ..............................................................6
2.3.Pendekatan Outsourcing.............................................................................6
III. PEMBAHASAN............................................................................................8
3.1. Penerapan insourcing dan outsourcing dengan aspek kajian terhadap
keunggulan dan kelemahan dalam pengembangan dan implementasi SI...... ....
........................................................................................... .....................8
3.2. Menganalisis penerapan insourcing dan outsourcing pada fungsi-fungsi
manajemen PT. Verena Multi Finance Tbk......................................................13
IV. PENUTUP ..................................................................................................... 18
4.1. Kesimpulan..............................................................................................18
DAFTAR PUSTAKA...........................................................................................19
35
DAFTAR GAMBAR
Halaman
Gambar 3.1. Jenis Penerapan Outsourcing .........................................................................11
Gambar 3.2. Main Business Process PT. Verena Multi Finance Tbk...................................14
Gambar 3.5. High Level Process Pengajuan Pembiayaan Alat Berat di Verena..................15
Gambar 3.6. Sistem VIPS....................................................................................................17
Gambar 3.7. Web PT. Verena Multi Finance sebagai Salah Satu Media E-Commerce.......17
Gambar 3.8. Future Development E-Commerce.................................................................18
ii
Tugas Mata Kuliah SIM Dr. Ir. Arif Imam Suroso, MSc. (CS)
1
Bab I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Kemajuan informasi teknologi pada perusahaan membantu perusahaan dalam
melakukan praktek pemasaran dan bisnis. Industri pembiayaan merupakan salah satu
alternatif pembiayaan bukan bank yang saat ini semakin berkembang di Indonesia. Industri
pembiayaan yang diatur dalam Peraturan Menteri Keuangan Nomor 84/PMK.012/2006
tentang perusahaan pembiayaan menawarkan fasilitas kredit dengan beberapa benefit yang
dapat dirasakan oleh berbagai perusahaan diantaranya proses yang lebih cepat dan
fleksibel, syarat yang lebih mudah dari bank hingga tanpa memerlukan agunan, dan
pembayaran angsuran bulanan yang dianggap sebagai pengeluaran sehingga dapat
mengurangi pajak pendapatan.
Setiap perusahaan pembiayaan industri alat berat dituntut untuk mengembangkan
strategi advantage yang kompetitif untuk dapat terus bersaing meningkatkan pangsa
pasarnya. Pengembangan strategi advantage yang baik dapat memberikan
peningkatan/improvement/benefit secara langsung maupun tidak langsung bagi suatu
perusahaan. Improvement di bidang sistem informasi merupakan salah satu yang paling
penting untuk dilakukan. Sistem informasi adalah suatu sistem yang menyediakan
informasi untuk manajemen dalam mengambil keputusan dan juga untuk menjalankan
operasional perusahaan, dimana sistem tersebut merupakan kombinasi dari orang-orang,
teknologi informasi dan prosedur-prosedur yang tergorganisasi. Dalam era persaingan
global dan kompetisi yang semakin ketat saat ini, setiap perusahaan harus mampu
melakukan terobosan-terobosan dan inovasi baru serta menggunakan seluruh sarana dan
teknologi yang tersedia untuk dapat tetap hidup dan mempertahankan pelanggan yang
dimiliki. Sistem informasi merupakan sarana dan tools yang sering dipilih oleh banyak
perusahaan di dunia untuk membantu dalam mempertahankan pelanggan yang dimiliki dan
sebagai alat untuk bersaing.
Sistem informasi dapat membantu perusahaan dalam mengembangkan strategi
bisnis, proses bisnis, serta mendukung proses pengambilam keputusan yang efektif
sehingga dapat membantu perusahaan dalam mencapai tujuan. Bila informasi yang
dibutuhkan kurang memadai, dalam kurun waktu tertentu organisasi/perusahaan tersebut
akan mengalami ketidakmampuan mengontrol sumber daya yang dimiliki, sehingga dalam
Tugas Mata Kuliah SIM Dr. Ir. Arif Imam Suroso, MSc. (CS)
2
hal pengambilan keputusan-keputusan yang strategis akan sangat terganggu, yang pada
akhirnya akan kalah dalam persaingan dengan perusahaan lain dalam bisnis yang sama.
Dalam mengoptimalkan pengembangan dan implementasi teknologi sistem
informasi, setiap perusahaan dapat melakukan melalui 3 (tiga) metode, yaitu insourcing,
cosourcing, dan outsourcing. Namun keterbatasan sumberdaya yang dimiliki oleh
perusahaan atau organisasi untuk membangun dan mengelola sistem informasi dengan baik
menyebabkan maraknya penggunaan jasa outsourcing atau pihak ketiga (vendor) untuk
membangun dan mengelola sistem informasi dalam perusahaan. Perusahaan yang
melakukan outsourcing mempunyai beberapa alasan diantarannya untuk penyederhanaan
terhadap beban pekerjaan sehingga dapat fokus melakukan aktivitas utama dari bisnisnya,
meningkatkan sumber daya dibagian operasional yang dapat meningkatkan produksi dan
output serta memberikan dukungan tambahan kepada manajemen organisasi untuk
meningkatkan efektivitas biaya melalui efisien secara keseluruhan. Setiap perusahaan
harus peka dan berhati-hati dalam menentukan pilihan dari metode tersebut untuk
meningkatkan implementasi dari sistem informasi yang telah dibangun. Karena masing-
masing metode memiliki kelebihan dan kekurangan, sehingga perusahaan harus
memutuskan pilihan yang sesuai dengan kebutuhan bisnisnya. Kesalahan dalam
menentukan pilihan akan memberikan dampak yang buruk bagi kehidupan bisnis
perusahaan.
Paper ini akan mengulas bagaimana pengembangan sistem informasi berbasis
insourcing, cosourcing, maupun outsourcing beserta kelebihan dan kelemahan masing-
masing. Akan dibahas juga secara singkat bagi mana peranan dan strategi pengembangan
sistem informasi melalui pendekatan ketiga model di atas pada perusahaan PT. Verena
Multi Finance Tbk. Penulis merupakan salah satu karyawan dari PT. Verena Multi Finance
Tbk. Yang berinteraksi langsung dalam berbagai pengembangan sistem improvement
khususnya Service Level Agreement (SLA).
Tugas Mata Kuliah SIM Dr. Ir. Arif Imam Suroso, MSc. (CS)
3
1.2 Rumusan Masalah
Rumusan masalah yang akan diulas di paper ini akan membatasi pembahasan
mengenai:
1 Menjelaskan pengertian dan penerapan insourcing dan outsourcing?
2 Menjelaskan keunggulan dan kelemahan insourcing dan outsourcing dalam
pengembangan dan implementasi sistem informasi?
3 Menganalisis penerapan insourcing dan outsourcing pada fungsi-fungsi manajemen PT.
Verena Multi Finance Tbk.?
Tugas Mata Kuliah SIM Dr. Ir. Arif Imam Suroso, MSc. (CS)
4
Bab II
TINJAUAN PUSTAKA
2.1 . Sistem Informasi
Perusahaan yang telah memutuskan untuk mengembangkan usaha di dunia Sistem
informasi memainkan peranan yang sangat penting dalam bisnis. Teknologi informasi
dapat membantu segala jenis bisnis meningkatkan efisiensi dan efektivitas proses bisnis,
pengambilan keputusan manajerial dan kerja sama kelompok kerja, hingga dapat
memperkuat posisi kompetitif bisnis dalam pasar yang cepat sekali berubah. Hal ini
berlaku ketika teknologi informasi digunakan untuk mendukung tim pengembangan
produk, proses dukungan untuk pelanggan, transaksi e-commerce, atau dalam aktivitas
bisnis lainnya. Teknologi dan sistem informasi berbasis internet dalam waktu singkat
menjadi bahan yang dibutuhkan untuk keberhasilan bisnis di lingkungan global yang
dinamis saat ini. 1
Sistem informasi dapat merupakan kombinasi teratur apapun dari orang-orang,
hardware, software, jaringan komunikasi, dan sumber daya data yang mengumpulkan,
mengubah, dan menyebarkan informasi dalam sebuah organisasi. Orang bergantung pada
sistem informasi untuk berkomunikasi antara satu sama lain dengan menggunakan
berbagai jenis alat fisik (hardware), perintah dan prosedur pemrosesan informasi
(software), saluran komunikasi (jaringan), dan data yang disimpan (sumber daya data)
sejak permulaan peradaban.
Peran utama aplikasi sistem informasi dalam bisnis adalah untuk memberikan
dukungan yang efektif atas strategi perusahaan agar dapat memperoleh keunggulan
kompetitif. Peran strategis SI ini melibatkan penggunaan TI untuk mengembangkan
berbagai produk, layanan, dan kemampuan yang memberikan perusahaan keunggulan
besar atas tekanan kompetitif dalam pasar global. Hal ini menciptakan sistem informasi
strategis, SI yang mendukung atau membentuk posisi kompetitif dan strategi dari
perusahaan bisnis. SI strategis dapat berupa SI apapun (TPS, SIM, DSS, dan lain-lain)
yang menggunakan TI untuk membantu organisasi memperoleh keunggulan kompetitif,
mengurangi kelemahan kompetitif, atau untuk memenuhi tujuan strategis perusahaan
lainnya. Perusahaan dapat bertahan hidup dan berhasil dalam jangka panjang hanya jika
perusahaan tersebut berhasil mengembangkan strategi untuk menghadapi lima tekanan
1 James A. O’Brien. Introduction to Information Systems. Penerbit : Salemba Empat Ed. 12
2006.
Tugas Mata Kuliah SIM Dr. Ir. Arif Imam Suroso, MSc. (CS)
5
kompetitif yang membentuk struktur persaingan dalam industrinya. Dalam model klasik
Michael Porter mengenai strategi kompetitif, bisnis apapun yang ingin bertahan hidup dan
berhasil harus mengembangkan dan mengimplementasikan berbagai strategi untuk secara
efektif mengatasi :
1. Persaingan dari para pesaing dalam industrinya
2. Ancaman pemain baru dalam industri dan pasarnya
3. Ancaman yang dihadapi karena adanya produk pengganti yang dapat mengambil
pangsa pasar
4. Daya tawar pelanggan
5. Daya tawar pemasok
Dalam hal tersebut system informasi berperan sangat penting, Dilihat dari sisi
perspektif managerial fungsi dari system informasi adalah :
1. Minimize Risks, terutama yang berkaitan dengan faktor-faktor keuangan.
Umumnya resiko berasal dari adanya ketidakpastian dalam berbagai hal dan
aspek-aspek eksternal lain yang berada di luar control perusahaan. Contohnya
adalah kurs mata uang yang berfluktuasi, perilaku konsumen yang dinamis,
jumlah permintaan produk yang tak menentu dan lain sebagainya. Kehadiran
teknologi informasi selain harus mampu membantu perusahaan untuk
mengurangi resiko bisnis yang ada, perlu pula menjadi sarana untuk membantu
manajemen dalam mengelola resiko (managing risk) yang dihadapi sehari hari.
2. Reduce Cost , tawaran lain yang ditawarkan oleh teknologi informasi adalah
perbaikan, efisiensi dan optimalisasi proses-proses bisnis di perusahaan. Peranan
teknologi informasi sebagai katalisator dalam berbagai usaha mengurangi biaya-
biaya operasional perusahaan pada akhirnya akan berpengaruh pada
profitabilitas perusahaan. Ada empat cara yang ditawarkan oleh teknologi
informasi untuk mengurangi biaya-biaya yang kerap dikeluarkan untuk kegiatan
operasional sehari-hari yaitu : Eliminasi Proses, Simplifikasi Proses, Integrasi
Proses dan Otomatisasi Proses.
3. Add Value, Tujuan akhir dari dari penciptaan value bukan sekedar untuk
memuaskan pelanggan saja (customer satisfaction), tetapi lebih jauh untuk
menciptakan loyalitas (customer loyalty) sehingga pelanggan tersebut bersedia
Tugas Mata Kuliah SIM Dr. Ir. Arif Imam Suroso, MSc. (CS)
6
untuk selalu menjadi konsumen perusahaan untuk jangka waktu yang panjang
(customer bonding)
4. Create New Realities , Perkembangan teknologi informasi yang terakhir ditandai
dengan pesatnya teknologi internet, telah mampu menciptakan suatu arena
bersaing baru bagi perusahaan, yaitu di dunia maya. Berbagai konsep e-business
semacam e-commerce, e-procurement, e-customers, e-loyalty, dan lain-lain pada
dasarnya merupakan suatu cara memandang baru di dalam menanggapi
mekanisme bisnis di era globalisasi informasi. 2
2.2 Pendekatan Insourcing
2.2.1 Pengertian Insourcing
Insourcing merupakan pemanfaatan sumber daya yang terdapat didalam suatu
organisasi atau suatu perusahaan, seperti sumberdaya manusia, sumberdaya teknologi,
sumberdaya sistem informasi, sumberdaya hardware, sumberdaya software, sumberdaya
jaringan, sumberdaya data, sumberdaya ekonomi, yang diubah melalui berbagai proses
bisnis (pemrosesan) menjadi barang atau jasa, sistem informasi mengenai operasi sistem
pada pihak manajemen untuk pengarahan dan pemeliharaan sistem dalam hal ini
pengendalian ketika sistem bertukar input dan output dengan lingkungannya. Jadi dapat
disimpulkan bahwa insourcing adalah model pengembangan sistem informasi yang hanya
melibatkan sumberdaya di dalam suatu organisasi atau suatu perusahaan. Dalam model ini,
perusahaan mempertahankan dan mengelola semua peralatan IT secara langsung dan in-
house.
2.3 Pendekatan Outsourcing
2.3.1 Pengertian Outsourcing
Menurut O’Brien dan Marakas (2010), istilah outsourcing dalam arti luas adalah
pembelian sejumlah barang atau jasa yang semula dapat dipenuhi oleh internal perusahaan
tetapi sekarang dengan memanfaatkan mitra perusahaan sebagai pihak ketiga. Dalam
Tugas Mata Kuliah SIM Dr. Ir. Arif Imam Suroso, MSc. (CS)
7
kaitannya dengan TI, outsourcing digunakan untuk menjangkau fungsi TI secara luas
dengan mengontrak penyedia layangan eksternal.
Greaver (1999) memandang outsourcing sebagai tindakan mengalihkan beberapa
aktivitas perusahaan dan hak pengambilan keputusannya kepada pihak lain (outside
provider), dimana tindakan ini terikat dalam suatu kontrak kerjasama. Beberapa pakar serta
praktisi outsourcing dari Indonesia juga memberikan definisi mengenai outsourcing, antara
lain menyebutkan bahwa outsourcing dalam bahasa Indonesia disebut sebagai alih daya,
adalah pendelegasian operasi dan manajemen harian dari suatu proses bisnis kepada pihak
luar (perusahaan jasa outsourcing). Amant (2010) dalam Wiriadinata dan Sembiring (2012)
menyatakan bahwa definisi dari IT outsourcing adalah suatu bentuk pendelegasian melalui
pengaturan kontrak dari sebagian atau semua sumberdaya teknis, sumberdaya manusia, dan
tanggung jawab manajemen yang berkaitan dengan pemberian layanan IT dari sebuah
vendor eksternal. Tujuan utama suatu organisasi melakukan IT outsourcing adalah
mengembangkan sistem informasi untuk menghasilkan sistem informasi yang lebih baik,
memanfaatkan IT untuk mencapai hasil bisnis yang lebih baik, dan mengeksploitasi aset IT
secara eksternal.
2Richardus Eko Indrajit. Peranan Startegis Teknologi Informasi.
https://www.google.com/#q=peranan+sistem+informasi. 26 November 2013.
Tugas Mata Kuliah SIM Dr. Ir. Arif Imam Suroso, MSc. (CS)
8
Bab III
PEMBAHASAN
3.1. Penerapan insourcing dan outsourcing dengan aspek kajian terhadap
keunggulan dan kelemahan dalam pengembangan dan implementasi SI
Setiap perusahaan memiliki pertimbangan khusus untuk memutuskan bagaimana
strategi pengembangan sistem informasi yang akan dijalankan di setiap lini manajerial
perusahaannya. Pemilihan mengenai pendekatan mana yang akan digunakan dalam suatu
perusahaan, sebenarnya tergantung dari ruang lingkup, budget, resiko, tingkat kegunaan,
dan sejauh mana perusahaan memerlukannya. Kalau ruang lingkup itu tidaklah terlalu
besar dan sangat sederhana, maka pendekatan insourcing adalah langkah yang terbaik yang
ada. Tetapi kalau sudah mencakup area yang lebih luas lagi, mungkin outsourcing adalah
jalannya, sehingga fokus kegiatan bisnis perusahaan bisa lebih difokuskan daripada kita
menyibukkan diri untuk mengurusi sesuatu yang membuat kita menjadi kesusahan dalam
menjalankan inti bisnis.
Setiap perusahaan harus peka dan berhati-hati dalam menentukan pilihan dari
metode tersebut untuk meningkatkan implementasi dari sistem informasi yang telah
dibangun. Karena masing-masing metode memiliki kelebihan dan kekurangan, sehingga
perusahaan harus memutuskan pilihan yang sesuai dengan kebutuhan bisnisnya. Kesalahan
dalam menentukan pilihan akan memberikan dampak yang buruk bagi kehidupan bisnis
perusahaan.
3.2.1 Penerapan Insourcing
Menurut Zilmahram (2009), insourcing dapat terjadi karena hal-hal sebagai berikut:
1. Kompetensi karyawan yang tidak optimal dimanfaatkan di dalam perusahaan.
2. Terjadinya perubahan yang mengakibatkan beberapa kompetensi tertentu tidak
dibutuhkan lagi di dalam perusahaan.
3. Sebagai persiapan karyawan untuk menempuh karir baru di luar perusahaan.
Tugas Mata Kuliah SIM Dr. Ir. Arif Imam Suroso, MSc. (CS)
9
3.2.2 Keunggulan dan Kelemahan Insourcing
Menurut Anonim (2011) beberapa keunggulan dari pengelolaan SI dan TI dengan
sistem insourcing antara lain:
1. Perusahaan memiliki kendali yang besar terhadap SI/TI-nya sendiri.
2. Mengurangi biaya tenaga kerja karena biaya untuk pekerja dalam perusahaan
biasanya lebih kecil daripada biaya yang dikeluarkan untuk pekerja outsource.
3. Menyalurkan pemanfaatan kompetensi perusahaan secara optimal.
4. Memiliki kemampuan untuk melihat keseluruhan proses pengembangan SI.
5. Sistem Informasi yang dibuat dapat direncanakan secara terstruktur sesuai dengan
kebutuhan perusahaan.
6. Mudah untuk melakukan modifikasi dan pemeliharaan (maintenance) terhadap SI
karena proses pengembangannya dilakukan oleh internal perusahaan tersebut.
7. Lebih mudah dalam mengintegrasikan SI yang dikembangkan oleh perusahaan
dengan sistem yang sudah ada.
8. Proses pengembangan sistem dapat dikelola dan dimodifikasi serta dikontrol
keamanan aksesnya (security access).
9. Dapat dijadikan sebagai keunggulan kompetitif (competitif advantage) perusahaan
dibandingkan pesaing.
Selain keunggulan di atas, Anonim (2011) menyebutkan bahwa pengelolaan SI dan TI
dengan sistem insourcing juga memiliki kelemahan, diantaranya:
1. Membutuhkan investasi yang tinggi karena biaya pembuatan sistem harganya
sangat mahal.
2. Pengembangan SI dapat memakan waktu yang lama karena harus merancangnya
dari awal.
3. Adanya communication gap antara IT Specialist dan user.
4. Kesulitan dalam menyatakan kebutuhan users sehingga menyulitkan spesialis TI
dalam memahaminya dan seringkali hal ini menyebabkan SI yang dibuat kurang
memenuhi kebutuhan user.
5. Adanya resiko yang harus ditanggung sendiri oleh perusahaan jika terjadi masalah
atau kesalahan dalam pendefinisian kebutuhan data dan informasi.
Tugas Mata Kuliah SIM Dr. Ir. Arif Imam Suroso, MSc. (CS)
10
6. Kurangnya tenaga ahli (expert) di bidang SI/TI yang kompeten dan memiliki skill
yang memadai dapat menyebabkan kesalahan/resiko yang harus ditanggung sendiri
oleh perusahaan.
7. Perusahaan belum tentu mampu melakukan adaptasi dengan perkembangan TI yang
sangat pesat sehingga ada peluang teknologi yang digunakan kurang up to date.
3.2.3 Penerapan Outsourcing
Dewangga (2010) menyatakan bahwa ada beberapa alasan perusahan melakukan
outsourcing, yaitu:
1. Membagi resiko operasional, karena resiko operasional perusahaan bisa terbagi
kepada pihak lain.
2. Sumberdaya perusahaan yang ada bisa dimanfaatkan untuk kebutuhan yang lainnya
3. Mengurangi biaya karena dana yang sebelumnya digunakan untuk investasi bisa
difungsikan sebagai biaya operasional
4. Memperkerjakan sumberdaya manusia yang berkompeten karena tenaga kerja yang
disediakan oleh perusahaan outsourcing adalah tenaga yang sudah terlatih dan
kompeten dibidangnya
5. Mekanisme kontrol menjadi lebih baik.
6. Meningkatkan fokus bisnis karena telah melimpahkan sebagian operasionalnya
kepada pihak lain
Melalui outsourcing, perusahaan dapat membeli sistem informasi yang sudah
tersedia, atau sudah dikembangkan oleh perusahaan outsource. Perusahaan juga dapat
meminta perusahaan outsource untuk memodifkasi sistem yang sudah ada. Perusahaan
juga dapat membeli software dan meminta perusahaan outsource untuk memodifikasi
software tersebut sesuai keinginan perusahaan. Dan juga lewat out-sourcing perusahaan
dapat meminta untuk mengembangkan sistem informasi yang benar-benar baru atau
pengembangan dari dasar.
Tugas Mata Kuliah SIM Dr. Ir. Arif Imam Suroso, MSc. (CS)
11
Gambar 1. Jenis Penerapan Outsourcing
Sumber: Anonim (2010)
Carrie dan Indrajit dalam Pasaribu (2010) membedakan IT outsourcing kedalam 4 bagian,
yaitu :
1. Total Outsourcing, yaitu sepenuhnya menyerahkan semuanya ke pihak lain, baik
hardware, software, dan brainware.
2. Total Insourcing, peminjaman atau penyewaan sumber daya manusia yang dimiliki
oleh pihak lain yang di pakai dalam jangka waktu tertentu.
3. Selective Sourcing, perusahaan memilah-milah bagian mana yang akan di serah ke
pada pihak lain, dan bagian yang tidak diberikan tersebut akan dikelola oleh
perusahana sendiri.
4. De facto insourcing, menyerahkan semua yang menyangkut IT ke perusahaan lain
dikarenakan adanya latar belakang sejarah.
3.2.4 Keunggulan dan Kelemahan Outsourcing
Menurut Dewangga (2010), keunggulan pengembangan Sistem Informasi melalui
outsourcing, antara lain:
Tugas Mata Kuliah SIM Dr. Ir. Arif Imam Suroso, MSc. (CS)
12
1. Manajemen IT yang lebih baik, IT dikelola oleh pihak luar yang telah
berpengalaman dalam bidangnya, dengan prosedur dan standar operasi yang terus
menerus dikembangkan.
2. Fleksibiltas untuk meresponse perubahan IT yang cepat, perubahan arsitektur IT
berikut sumberdayanya lebih mudah dilakukan. Biasanya perusahaan outsource
sistem informasi pasti memiliki pekerja IT yang kompeten dan memiliki skill yang
tinggi, dan juga penerapan teknologi terbaru dapat menjadi competitive advantage
bagi perusahaan outsource. Jadi dengan menggunakan outsource, otomatis sistem
yang dibangun telah dibundle dengan teknologi yang terbaru.
3. Dapat mengeksploitasi skill dan kepandaian yang berasal dari perusahaan atau
organisasi lain dalam mengembangkan produk yang diinginkan.
4. Akses pada pakar IT yang lebih baik.
5. Biaya yang lebih murah. Walaupun biaya untuk mengembangkan sistem secara
outsource tergolong mahal, namun jika dibandingkan secara keseluruhan dengan
pendekatan in-sourcing ataupun self-sourcing, out-sourcing termasuk pendekatan
dengan biaya yang rendah.
6. Dapat memprediksi biaya yang dikeluarkan untuk kedepannya.
7. Fokus pada inti bisnis, perusahaan tidak perlu memikirkan bagaimana sistem IT-
nya bekerja. Perusahaan dapat lebih fokus pada hal yang lain, karena proyek telah
diserahkan pada pihak ketiga untuk dikembangkan.
8. Pengembangan karir yang lebih baik untuk pekerja IT.
Selain keunggulan diatas, menurut Dewangga (2010) pendekatan outsourcing juga
memiliki beberapa kelemahan, kelemahan-kelemahan itu seperti:
1. Permasalahan pada moral karyawan, pada kasus yang sering terjadi, karyawan
outsource yang dikirim ke perusahaan akan mengalami persoalan yang
penangannya lebih sulit dibandingkan karyawan tetap. Misalnya terjadi kasus-kasus
tertentu, karyawan outsource merasa dirinya bukan bagian dari perusahaan
pengguna.
2. Kurangnya kontrol perusahaan pengguna terhadap sistem informasi yang
dikembangkan dan terkunci oleh penyedia outsourcing melalui perjanjian kontrak.
Tugas Mata Kuliah SIM Dr. Ir. Arif Imam Suroso, MSc. (CS)
13
3. Ketergantungan dengan perusahaan lain yaitu perusahaan pengembang sistem
informasi akan terbentuk.
4. Kurangnya perusahaan dalam mengerti teknik sistem informasi agar bisa
dikembangkan atau diinovasi di masa mendatang, karena yang mengembangkan
tekniknya adalah perusahaan outsource.
5. Jurang antara karyawan tetap dan karyawan outsource.
6. Perubahan dalam gaya manajemen.
7. Proses seleksi kerja yang berbeda.
8. Informasi-informasi yang berhubungan dengan perusahaan kadang diperlukan oleh
pihak pengembang aplikasi, dan kadang informasi penting juga perlu diberikan, hal
ini akan menjadi ancaman bagi perusahaan bila bertemu dengan pihak pengembang
yang nakal.
3.2. Menganalisis penerapan insourcing dan outsourcing pada fungsi-fungsi
manajemen PT. Verena Multi Finance Tbk
Dalam memenangi persaingan perebutan market share, perusahaan alat berat
dituntut untuk terus membenahi internal bisnis prosesnya sehingga proses approval suatu
aplikasi dapat semakin cepat, mudah, menarik bagi customer, dan tentunya tetap concern
terhadap potensial risk yang dapat terjadi. Core business process pada perusahaan
pembiayaan alat berat dibagi dalam 2 bagian besar yakni main business process dan
supporting business process. Main business process merupakan bagian dari bisnis proses
yang terlibat secara langsung pada approval suatu aplikasi sedangkan supporting merupkan
bisnis proses yang tidak terlibat langsung dalam proses approval suatu aplikasi, namun
terlibat dalam upaya supporting untuk mendukung keberhasilan main business process
tersebut. Gambar di bawah ini memperlihatkan pembagian core business process dari
perusahaan PT. Verena Multi Finance.
Tugas Mata Kuliah SIM Dr. Ir. Arif Imam Suroso, MSc. (CS)
14
Gambar 3.2 Main Business Process PT. Verena Multi Finance Tbk.
Dari Gambar 3.1 dapat terlihat bahwa dalam industri pembiayaan jasa keuangan,
rantai Supply Chain Management yang paling utama yang terlibat yakni Departemen
Marketing/Sales untuk mencari lessor atau target pembiayaan dengan produknya aplikasi
in yang didapatkan langsung dari customer ataupun dari supplier, kemudian
marketing/account officer mengumpulkan semua berkas yang dibutuhkan sebagai
kelengkapan aplikasi. Aplikasi tersebut kemudian akan masuk ke credit & risk department
dan Legal department untuk dianalisis oleh credit analyst dan legal officer akan mengecek
kelengkapan dan validitas dokumen legal. Setelah selesai dari credit analyst dan diberi
rekomendasi untuk disetujui atau ditolak, kemudian aplikasi akan masuk ke credit
commitee yang beranggotakan Nasional Sales Manager, Credit Analyst Manager, Direktur
Marketing, Direktur Operasional, President Direktur, dan President Komisaris. Credit
commitee akan memutuskan apakah aplikasi itu akan diapprove atau direject. Setelah
applikasi diapprove kemudian akan masuk ke divisi operation untuk cetak kontrak dan PO
ke supplier, apabila semua kelengkapan dokumen selesai maka proses selanjutnya adalah
disbursement atau pencairan dana oleh Finance, dan data akan dicatatkan oleh divisi
accounting.
Tugas Mata Kuliah SIM Dr. Ir. Arif Imam Suroso, MSc. (CS)
15
Dalam industri pembiayaan alat berat, proses disbursement suatu account bukanlah
akhir dari suatu proses penjualan, namun menjadi awal dari business yang sebenarnya
dimana perusahaan pembiayaan harus mampu melakukan proses maintain customer yang
tepat sehingga outstanding amount dapat dibayarkan oleh customer dengan tepat waktu
dan tidak terjadi keterlambatan pembayaran Bagian yang terlibat dalam proses ini adalah
bagian Account Receivable (AR) dan Collection Department, kedua bagian ini akan
berperan untuk menagih pembayaran customer pada jatuh tempo hingga melakukan proses
penarikan/reposses apabila ada customer yang gagal bayar (default).
Gambar 3.3 High Level Process pengajuan pembiayaan alat berat di Verena
Verena mengembangkan Verena Integrated Processing System (VIPS) yang
dapat digunakan untuk keperluan Intranet, Extranet, dan saat ini sedang dikembangkan
untuk penggunaan internet. VIPS menggunakan Internet protocols (http) yang dapat
Tugas Mata Kuliah SIM Dr. Ir. Arif Imam Suroso, MSc. (CS)
16
diakses oleh setiap karyawan di Verena dengan menu yang disesuaikan dengan departemen
dan ruang lingkup akses tertentu. VIPS sebagai Intranet bagi karyawan dapat digunakan
sebagai media informasi terbaru, database karyawan, database kehadiran, form request
cuti, form IT request, hingga cek data record pembayaran angsuran customer.
Pengembangan VIPS merupakan model pendekatan secara outsource yang dilakukan oleh
Verena dengan memanfaatkan bantuan pihak ketiga. Model pengembangan dengan
outsource ini dilakukan dengan tujuan untuk menghasilkan sistem informasi yang lebih
baik, memanfaatkan IT untuk mencapai hasil bisnis yang lebih baik, dan mengeksploitasi
aset IT secara eksternal. Melalui outsourcing, perusahaan dapat membeli sistem informasi
yang sudah tersedia, atau sudah dikembangkan oleh perusahaan outsource. Perusahaan
juga dapat meminta perusahaan outsource untuk memodifikasi sistem yang sudah ada.
Perusahaan juga dapat membeli software dan meminta perusahaan outsource untuk
memodifikasi software tersebut sesuai keinginan perusahaan. Dan juga lewat out-sourcing
perusahaan dapat meminta untuk mengembangkan sistem informasi yang benar-benar baru
atau pengembangan dari dasar.
Verena menggunakan model pendekatan insource untuk pengembangan VIPS saat
ini seperti untuk aktivitas extranet yang saat ini sedang coba dilakukan dengan fokus saat
ini B to B dengan perusahaan asuransi yakni Sinarmas dan ACA. B to B ini dilakukan
untuk keperluan pengurusan penutupan polis asuransi customer yang akan divalidkan di
Verena. System dari Verena dapat diakses oleh SIMAS dan ACA hanya untuk keperluan
penutupan asuransi, namun untuk pembayaran premi asuransi masih dilakukan secara
manual dengan transfer melalui bank. B to B masih dirancang hanya two partied hanya
untuk Verena dan asuransi, tanpa melibatkan pihak bank. Tim IT Verena juga fokus
mengembangkan pemasaran produk jasa Verena sudah berbasis website melalui
www.verena.co.id. Namun dalam web ini hanya berisi informasi singkat mengenai
pembiayaan alat berat yang dilakukan oleh Verena, namun untuk commercial atau
marketing proposed secara detail tidak disajikan di web perusahaan, dengan alasan
confidential dengan ancaman berbagai kompetitor.
Pengembangan Sistem Informasi dengan pendekatan model insource juga
dilakukan berbasis E-commerce. Pengembangan E-commerce saat ini dilakukan untuk
media informasi perusahaan kepada publik tentang bagaimana company profile
perusahaan, product yang ditawarkan, laporan tahunan, dan informasi umum lainnya.
Tugas Mata Kuliah SIM Dr. Ir. Arif Imam Suroso, MSc. (CS)
17
Informasi mengenai kondisi credit pembiayaan tidak ditampilkan dalam internet (web) ini.
Web Verena ini juga berfungsi sebagai media promosi perusahaan kepada customer.
Berikut tampilan VIPS dan Web yang dimiliki oleh Verena yang digunakan sebagai support
E-Commerce dalam peningkatan kualitas sistem informasi.
Gambar 3.4 Sistem VIPS
Gambar 3.5 Web Verena sebagai salah satu Media E-Commerce
Peluang dan potensi penerapan E-commerce yang akan dilakukan Verena ke
depannya yakni terkait dengan Customer Relation Management (CRM) ini hingga saat ini
masih dalam proses develop dan improvement oleh tim IT Verena demi kemudahan akses
dan layanan fasilitas lain yang dapat dimanfaaatkan oleh customer Verena maupun calon
customer Verena. Saat ini, Verena sedang mengembang Virtual Account berbasis jaringan
Tugas Mata Kuliah SIM Dr. Ir. Arif Imam Suroso, MSc. (CS)
18
internetworking yang memungkinkan customer untuk melakukan pengecekan record
angsuran dan pembayaran detail by online melalui sistem customer card online. Customer
akan diberikan username dan pasword yang dapat mengakses web verena dengan menu
cek record pembayaran. Pengembangan konsep Virtual Account juga dapat dilakukan
dimana customer dengan sistem pembayaran melalui transfer dapat menggunakan virtual
account sehingga angsuran yang masuk ke Verena akan langsung dapat dibaca di sistem
Verena. Pengembangan E-Commerce dengan berbagai supllier, bank, dan asuransi juga
akan dilakukan terkait dengan sistem B to B untuk mempercepatkan sinergitas dan
integrasi antara forward dan backward linkages.
Pengembangan sistem VIPS berbasis E-Business mutlak untuk terus dilakukan
untuk mendapatkan suatu sistem terbaik dan tercepat dalam proses approval suatu aplikasi.
Development yang dapat dilakukan yakni penggunaan report (Credit Analysis Report) by
sistem dimana proses pengerjaan report analisis yang dilakukan CA dikerjakan langsung di
sistem VIPS tanpa menggunakan report manual lagi. Proses approval juga akan
dikembangkan berbasis sistem dimana credit committee dapat langsung memberikan
keputusan approve/reject by sistem melalui fasilitas perangkat moblie phone sehingga
dapat mempercepat waktu approval. Future development yang dapat dilakukan yakni
dengan pengembangan Dashboard aplikasi dengan benefit mengetahui status aplikasi dari
awal masuk, proses pengerjaan, hingga waktu validasi.
Gambar 3.6 Future Development E-Commerce
35
BAB IV
PENUTUP
Kesimpulan
Berdasarkan penjelasan di atas, maka ditarik kesimpulan sebagai berikut :
Pengembangan Sistem Informasi dalam suatu perusahaan harus berangkat dari
rencana strategis stake holder maupun komponen manajerial yang terlibat dalam suatu
sistem bisnis. Keseluruhan pemangku kebijakan harus mampu merumuskan kebutuhan
pengembangan sistem informasi yang sesuai dengan apa yang sedang berjalan dan perlu
untuk dikembangkan. Setelah rumusan terbentuk maka perlu dianalisa bagaimana
komponen perangkat SDM yang dimiliki khusunya tim IT untuk dapat diberikan tanggung
jawab dalam pengembangan tersebut, apabila memiki kompetensi yang cukup maka
strategi insourcing dapat dilakukan, namun apabila menggunakan model strategi
outsourcing maka perlu dilakukan bimbingan awal beserta dampingan kepada tim
oursource sehingga pengembangan sistem informasi yang dilakukan sesuai dengan
kebutuhan dari setiap komponen sistem manajerial yang sedang bekerja.
Verena melakukan pengembangan sistem informasinya dengan model oursource
dan insource. Model outsource dilakukan dalam pembentukan dan penciptaan suatu sistem
yang dinamakan VIPS (Verena Integrated Processing System) dan dalam prosesnya
pengembangan VIPS secara customize untuk development daily activities dilakukan oleh
Tim pengembang IT mengikuti model insource.
Tugas Mata Kuliah SIM Dr. Ir. Arif Imam Suroso, MSc. (CS)
1
DAFTAR PUSTAKA
[Anonim]. 2010. Self-Sourcing, In-Sourcing, and Out-Sourcing dalam
http://pakpid.wordpress.com [Diakses pada 23 Januari 2014]
[Anonim]. 2011. Membandingkan Pengembangan Sistem Informasi Secara Outsourcing
dan Insourcing dalam http://www.scribd.com [Diakses pada 23 Januari 2014]
Dewangga, J. 2010. Outsourcing dalam http://jhohandewangga.wordpress.com [Diakses
pada 23 Januari 2014]
Greaves, Maurice F. 1999. Strategic Outsourcing, a Structured Approach to Outsourcing
Decisions and Initiatives. USA: Amerika Management Association.
James A. O’Brien. Introduction to Information Systems. Penerbit : Salemba Empat Ed. 12
2006
O’Brien, J. A. and G. M. Marakas. 2010. Management Information System : Managing
Information Technology in the Internetworked Enterprise, 10th Edition. McGraw-
Hill.
Pasaribu, FTP. 2010. Outsourcing, Insourcing & Selfsourcing dalam
http://ferry1002.blog.binusian.org [Diakses pada 23 Januari 2014]
Richardus Eko Indrajit, Peranan Startegis Teknologi Informasi
https://www.google.com/#q=peranan+sistem+informasi. 23 Januari 2014
Wiriadinata, R. P. A. dan Sembiring, J. 2012. Perancangan Model Pengambilan Keputusan
IT Outsourcing dalam Enterprise Architecture. Jurnal Sarjana Institut Teknologi
Bandung Bidang Teknik Elektro dan Informatika Volume 1, Number 2, Juli 2012
Zilmahram, T. 2009. Outsourcing dan Insourcing dalam http://habahate.blogspot.com
[Diakses pada 23 Januari 2014]