PEKELILING BENDAHARI BIL : 12/2008
No Rujukan Fail : 100-BBI(PTA.6/6) Tarikh : 1 September 2008
Dekan Fakulti/ Ketua Bahagian/ Pusat/ Akademi UiTM Malaysia
Pengarah UiTM Negeri
Ketua Bahagian / Unit Kewangan Zon Pejabat Bendahari UiTM Malaysia
Ketua Pejabat Bendahari UiTM Negeri
Yg. Bhg. Datuk / Dato’ / Datin / Prof. / Tuan / Puan
GARIS PANDUAN PEROLEHAN PELANTIKAN PERKHIDMATAN PERUNDING UiTM
1.0 TUJUAN
Pekeliling ini disediakan dengan tujuan untuk memberi garis panduan
mengenai proses pelantikan perunding selaras dengan :-
1.1 Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil. 8 Tahun 2006 (SPP 8/2006)
bertarikh 6 November 2006 ; dan
1.2 Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil. 8 Tahun 2007 (SPP 8 / 2007)
bertarikh 14 Mei 2007 (Tambahan Pertama SPP Bil. 8 Tahun
2006).
1
2
2.0 TAKRIF PERUNDING
Perolehan perkhidmatan adalah ditafsirkan sebagai khidmat tenaga
manusia atau kepakaran untuk melaksanakan dan menyiapkan sesuatu
projek tertentu. Bidang perkhidmatan terbahagi kepada dua:
2.1 Perkhidmatan Bukan Perunding
Meliputi perkhidmatan seperti pengendalian, penyenggaraan dan
pembaikan, pencucian dan pembersihan, penyewaan dan
pengurusan bangunan, pengiklanan, pengangkutan dan sebagainya
2.2 Perkhidmatan Perunding
Meliputi semua jenis kajian seperti kajian ekonomi, penswastaan,
pengurusan, pembangunan fizikal yang memerlukan input seperti
seni binaan kejuruteraan dan kerja-kerja ukur bangunan,
perundingan dan perkhidmatan kepakaran dalam bidang khusus
seperti alam sekitar, pertanian, pengurusan projek dan sebagainya.
Perkhidmatan perunding yang dimaksudkan adalah perkhidmatan
kepakaran yang disediakan oleh firma perunding yang berdaftar
dengan Kementerian Kewangan dan dikategorikan seperti berikut:
a. Perunding Fizikal
(i) Arkitek, kejuruteraan awam dan struktur, kejuruteraan
mekanikal dan elektrikal, ukur bahan, perancang bandar
dan desa, landskap, hiasan dalaman, akustik, pengurusan
projek, alam sekitar dan perkhidmatan teknikal lain yang
berkaitan dengan kejuruteraan dan/atau pembinaan;
(ii) Kerja-kerja ukur tanah dan kerja khusus seperti
hydrography, aerial photogrammetry, remote sensing dan
lain-lain;
3
(iii) Perkhidmatan penilaian fizikal seperti penilaian harta,
audit and assessment dan lain-lain; dan
(iv) Kajian fizikal yang berkaitan dengan kerja-kerja
kejuruteraan dan/atau pembinaan.
b. Perunding Bukan Fizikal
(i) Kajian kemungkinan, kajian ekonomi, kajian penswastaan
dan kajian-kajian lain;
(ii) Perkhidmatan pengurusan sumber manusia, kewangan
dan perakaunan, percukaian, pengurusan kualiti, kerja-
kerja audit kewangan, kerja-kerja audit pengurusan,
teknologi maklumat dan komunikasi serta bidang-bidang
pengurusan lain; dan
c. Perkhidmatan perunding lain mengikut kategori yang
diperlukan oleh Agensi dan ditentukan oleh Perbendaharaan dari
semasa ke semasa
3.0 KAEDAH PELANTIKAN PERUNDING
Pelantikan perunding boleh dilaksanakan dengan dua kaedah iaitu:
3.1 Lantikan Terus
Kaedah pelantikan secara terus hanya boleh digunakan untuk skop
kerja pembangunan fizikal, ukur tanah dan alam sekitar .
4
3.2 Lantikan Secara Cadangan Teknikal Dan Kewangan (CTK) Kaedah pelantikan secara Cadangan Teknikal dan Kewangan (CTK)
digunakan untuk skop kerja yang berbentuk kajian fizikal dan bukan
fizikal.
4.0 HAD KUASA MELANTIK DAN MELULUSKAN KOS PERKHIDMATAN PERUNDING
Lembaga Perolehan A UiTM adalah diberi kuasa untuk melantik dan
meluluskan kos perkhidmatan perunding bagi :-
4.1 Projek Pembangunan Fizikal dengan Kos Projek sehingga RM 50
juta dan Kos Perunding sehingga RM 5 juta.
4.2 Kajian Fizikal / Bukan Fizikal dengan Kos Perunding tidak melebihi
RM 1 juta.
4.3 Kerja-kerja Ukur Tanah dan Alam Sekitar dengan Kos Perunding
tidak melebihi RM 300 ribu.
Bagi pelantikan perunding yang melebihi nilai di atas, permohonan
hendaklah dikemukakan kepada Kementerian Kewangan Malaysia untuk
mendapatkan kelulusan. Pemohon perlu menghantar dokumen seperti di
perenggan 5.0 dan 6.0 pekeliling ini kepada Kementerian Kewangan
Malaysia serta mematuhi semua peraturan terkini kerajaan mengenai
pelantikan perunding. 5.0 PROSES PELANTIKAN PERUNDING SECARA LANTIKAN TERUS
Proses pelantikan perunding Secara Lantikan Terus bagi item di dalam
perenggan 4.1 dan 4.3 adalah seperti berikut:
5.1 Pemohon perlu mendapatkan kelulusan Lembaga Perolehan A bagi
pelantikan perunding.
5
Dokumen berikut perlu dihantar ke Bahagian Pengurusan
Perolehan, Pejabat Bendahari
5.1.1 Borang Permohonan Pelantikan Perunding.(Lampiran A).
5.1.2 Terms Of Reference (Lampiran B).
5.1.3 Salinan cetakan daripada laman web Kementerian kewangan
untuk sekurang-kurangnya 3 profil dan beban kerja
perunding Bumiputera Tempatan yang hendak dicadangkan
mengikut bidang perunding. (Contoh adalah di Lampiran C)
5.1.4 Ringkasan profil dan beban kerja setiap perunding mengikut
bidang (boleh dicetak daripada laman web Kementerian
Kewangan). (Contoh adalah di Lampiran D)
5.1.5 Surat permohonan kepada Ketua Timbalan Bendahari
Bahagian Pengurusan Perolehan yang ditandatangani oleh
Ketua Pusat Tanggungjawab (PTJ) berserta kertas kerja (jika
ada) dengan pengesyoran perunding mengikut susunan
keutamaan.
5.1.6 Salinan Borang PB 3/80 (Pindaan 1/2002) yang telah
dikemaskini oleh Pejabat Bendahari/Unit Kewangan Zon yang
berkenaan.
5.2 Setelah mendapat kelulusan Lembaga Perolehan A bagi pelantikan
perunding:
5.2.1 Urusetia Lembaga Perolehan A melantik Jawatankuasa
Teknikal Kewangan Perunding (JTKP) di atas cadangan
pemohon atau menggunakan JTKP yang sedia ada.
6
5.2.2 Urusetia Lembaga Perolehan A akan mengeluarkan surat
makluman keputusan Lembaga Perolehan A kepada
pemohon.
5.2.3 JTKP/Pemohon mengeluarkan Surat Niat kepada firma
perunding yang telah diluluskan.
5.2.4 JTKP mengadakan rundingan harga dengan firma perunding
yang telah menerima Surat Niat.
5.2.5 JTKP bermesyuarat untuk mengesyorkan skop kerja dan
anggaran kos perunding untuk kelulusan Lembaga Perolehan
A.
5.3 Pemohon mendapatkan kelulusan Lembaga Perolehan A bagi skop kerja dan anggaran kos pelantikan perunding
Dokumen berikut perlu dihantar kepada Bahagian Pengurusan
Perolehan:
5.3.1 Salinan minit mesyuarat JTKP yang berkenaan.
5.3.2 Anggaran kos terperinci dan skop kerja yang dicadangkan
serta menyatakan jika terdapat pertambahan / pengurangan
skop kerja serta implikasi kewangan, berbanding dengan
permohonan asal dalam perenggan 5.1.1 dan 5.1.2
5.3.3 Salinan minit Mesyuarat Lembaga Perolehan A yang
terdahulu berkaitan dengan kelulusan pelantikan perunding.
5.4 Setelah mendapat kelulusan Lembaga Perolehan A bagi anggaran
kos dan skop kerja, urusetia Lembaga Perolehan A akan
mengeluarkan surat makluman kepada pemohon.
7
5.5 Urusan Surat Tawaran dan Tandatangan Kontrak Pelantikan
Perunding
5.5.1 Bagi projek yang tidak melibatkan Pembangunan Fizikal /
Kajian Fizikal / Kerja-Kerja Ukur Tanah dan Alam Sekitar,
pengeluaran surat tawaran dan tandatangan kontrak
pelantikan perunding diuruskan oleh Bahagian Pengurusan
Perolehan.
Pemohon akan memantau projek mengikut skop kerja serta
mengesah bayaran yuran perunding mengikut kemajuan
kerja.
5.5.2 Bagi projek yang melibatkan Pembangunan Fizikal / Kajian
Fizikal / Kerja-Kerja Ukur Tanah dan Alam Sekitar, Pejabat
Pengurusan Fasiliti / Bahagian Pengurusan Fasiliti / Bahagian
Pembangunan akan:
a. Mengeluarkan surat tawaran.
b. Mengurus penyediaan dan menandatangan kontrak.
c. Memantau projek mengikut skop kerja.
d. Mengesah bayaran yuran perunding mengikut
kemajuan kerja.
6.0 PROSES PELANTIKAN PERUNDING SECARA CADANGAN TEKNIKAL DAN KEWANGAN (CTK)
Proses pelantikan perunding Secara Cadangan Teknikal dan Kewangan
bagi item di dalam perengan 4.2 adalah seperti berikut:
8
6.1 Pemohon perlu mendapatkan kelulusan Lembaga Perolehan A
untuk mempelawa sekurang-kurangnya 5 firma perunding yang
telah dikenalpasti.
Dokumen berikut perlu dihantar ke Bahagian Pengurusan
Perolehan:
a. Borang Permohonan Pelantikan Perunding.(Lampiran A)
b. Terms Of Reference (Lampiran B ).
c. Salinan cetakan daripada laman web Kementerian Kewangan
untuk sekurang-kurangnya 5 profil dan beban kerja perunding
Bumiputera Tempatan mengikut bidang perunding. (Contoh
adalah di Lampiran C)
d. Ringkasan profil dan beban kerja setiap perunding mengikut
bidang (boleh dicetak daripada laman web Kementerian
Kewangan). (Contoh adalah di Lampiran D)
e. Surat permohonan kepada Ketua Timbalan Bendahari
Bahagian Pengurusan Perolehan yang ditandatangani oleh
Ketua Pusat Tanggungjawab (PTJ) berserta kertas kerja (jika
ada) dengan pengesyoran sekurang-kurangnya 5 firma
perunding untuk tujuan pelawaan.
6.2 Setelah mendapat kelulusan Lembaga Perolehan A untuk
mempelawa sekurang-kurangnya 5 firma perunding:
a. Urusetia Lembaga Perolehan A akan melantik Jawatankuasa
Teknikal Kewangan Perunding (JTKP) di atas cadangan
pemohon pemohon atau menggunakan JTKP yang sedia ada.
b. JTKP menyedia dan mengesahkan dokumen spesifikasi untuk
tujuan pelawaan teknikal dan harga secara berasingan.
9
c. Dokumen tersebut diserahkan kepada Bahagian Perolehan
untuk tujuan panggilan, penutupan dan penyerahan kepada
JTKP untuk tujuan analisa.
d. JTKP bermesyuarat untuk mengesyorkan perunding, skop kerja
dan anggaran kos perunding untuk kelulusan Lembaga
Perolehan A.
6.3 Pemohon perlu mendapatkan kelulusan Lembaga Perolehan A bagi
pelantikan perunding, skop kerja dan anggaran kos pelantikan
perunding
Dokumentasi berikut perlu dihantar kepada Bahagian Pengurusan
Perolehan
a. Borang Permohonan Pelantikan Perunding.(Lampiran A)
b. Terms Of Reference (Lampiran B ).
c. Salinan cetakan daripada laman web Kementerian Kewangan
untuk profil dan beban kerja perunding yang dianalisa
mengikut bidang perunding. (Contoh adalah di Lampiran C)
d. Ringkasan profil dan beban kerja setiap perunding mengikut
bidang (boleh dicetak daripada laman web Kementerian
Kewangan).(Contoh adalah di Lampiran D)
e. Surat permohonan kepada Ketua Timbalan Bendahari
Bahagian Perolehan yang ditandatangani oleh Ketua Jabatan
berserta kertas kerja (jika ada) dengan pengesyoran
perunding mengikut susunan keutamaan.
f. Salinan minit mesyuarat JTKP yang berkenaan.
10
g. Anggaran kos dan skop kerja yang dicadangkan serta
menyatakan jika terdapat pertambahan / pengurangan skop
kerja serta implikasi kewangan, berbanding dengan
permohonan asal dalam perenggan 6.1.a dan 6.1.b.
h. Salinan Borang PB 3/80 (Pindaan 1/2002) yang telah
dikemaskini oleh Pejabat Bendahari /Unit Kewangan Zon
yang berkenaan.
i. Salinan minit Mesyuarat Lembaga Perolehan A yang
terdahulu yang meluluskan cadang perunding untuk
dipelawa.
6.4 Surat Tawaran dan Tandatangan Kontrak Pelantikan Perunding
Setelah mendapat kelulusan Lembaga Perolehan A bagi anggaran
kos dan skop kerja bagi:
6.4.1 Projek Kajian Bukan Fizikal
6.4.1.1 Urusetia Lembaga Perolehan A akan :-
i. Mengeluarkan surat makluman kepada pemohon.
ii. Mengeluarkan Surat Tawaran.
iii. Menguruskan penyediaan dan tandatangan
dokumen kontrak.
6.4.1.2 Pemohon akan
a. Memantau projek mengikut skop kerja.
b. Mengesahkan bayaran yuran perunding
mengikut kemajuan kerja.
11
6.4.2 Projek Pembangunan Fizikal / Kajian Fizikal / Kerja-Kerja
Ukur Tanah dan Alam Sekitar
6.4.2.1 Urusetia Lembaga Perolehan A akan
mengeluarkan surat makluman kepada Pejabat
Pengurusan Fasiliti / Bahagian Pengurusan Fasiliti /
Bahagian Pembangunan.
6.4.2.2 Pejabat Pengurusan Fasiliti / Bahagian Pengurusan
Fasiliti / Bahagian Pembangunan akan:
a. Mengeluarkan Surat Tawaran.
b. Menguruskan penyediaan dan
menandatangan kontrak.
c. Memantau projek mengikut skop kerja.
d. Mengesahkan bayaran yuran perunding
mengikut progres kerja.
7. 0 KRITERIA PEMILIHAN PERUNDING
7.1 Berdaftar dengan Kementerian Kewangan dalam bidang yang
berkaitan;
7.2 Keutamaan kepada perunding tempatan di lokasi projek/kajian
berkenaan;
7.3 Keutamaan kepada perunding Bumiputera;
7.4 Pelantikan secara giliran (rotation basis);
7.5 Beban kerja semasa perunding.
12
7.6 Saiz dan keupayaan perunding bersesuaian dengan projek/kajian;
7.7 Kepakaran khusus;
7.8 Pengalaman dan prestasi firma perunding;
7.9 Lulus penilaian teknikal dan kewangan;
7.10 Kedudukan kewangan firma perunding; dan
7.11 Kriteria lain yang bersesuaian.
8.0 MAKLUMAT PERUNDING
Bagi tujuan untuk mendapatkan nama firma perunding, membuat semakan
permohonan, membuat semakan firma perunding atau mendapatkan
salinan dokumen lampiran pofil dan beban kerja perunding dari laman web
Kementerian Kewangan (untuk dilampirkan bersama dokumen yang
dikemukakan kepada Lembaga Perolehan A), pemohon boleh
menghubungi pegawai berikut :
8.1 Perunding bagi Projek Fizikal/Kajian Fizikal/Kerja-kerja Ukur Tanah
dan Alam Sekitar yang diuruskan oleh Pejabat Pembangunan.
Tuan Hj Junaidi Muslim
Timbalan Pengarah
Bahagian Pembangunan
UiTM Shah Alam
No. Telefon : 03-55442224
13
8.2 Perunding bagi Projek Fizikal/Kajian Fizikal/Kerja-kerja Ukur Tanah
dan Alam Sekitar yang diuruskan oleh Pejabat Pengurusan Fasiliti
/Bahagian Pengurusan Fasiliti UiTM Negeri
Encik Mohd Faiz Mohsin
Bahagian Kontrak dan Kos
Pejabat Pengurusan Fasiliti
UiTM Shah Alam
No. Telefon : 03-55442313
8.3 Perunding Bukan Fizikal
En. Mohamad Husaini Bin Mohamad Saleh
Bahagian Pengurusan Perolehan
Pejabat Bendahari
UiTM Shah Alam
No. Telefon : 03-55443342
Syarat-syarat khusus dan terperinci mengenai pelantikan perunding adalah di dalam Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil. 8 Tahun 2006 bertarikh 6 November 2006 dan Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil. 8 Tahun 2007 (Tambahan Pertama SPP Bil. 8 Tahun 2006) dan boleh diperolehi melalui www.treasury.gov.my. Pemohon diminta membaca Pekeliling Bendahari ini bersama-sama dengan peraturan terkini kerajaan mengenai pelantikan perunding supaya urusan pelantikan perunding dapat dilaksanakan dengan teratur dan segera.
9.0 MESYUARAT LEMBAGA PEROLEHAN A
Bagi memastikan fail Mesyuarat Lembaga Perolehan A dapat dikeluarkan 7 hari sebelum tarikh mesyuarat, semua dokumentasi berkenaan mestilah
diterima dengan lengkap oleh Bahagian Pengurusan Perolehan, Pejabat
Bendahari UiTM Malaysia tidak lewat dari 14 hari sebelum tarikh mesyuarat berkenaan.
Tarikh Mesyuarat Lembaga Perolehan A UiTM akan dimaklumkan dari
masa ke semasa.
10. PEMAKAIAN DAN TARIKH KUAT KUASA
Pekeliling ini hendaklah digunapakai oleh Universiti Teknologi MARA Malaysia dan Negeri, bagi semua Kumpulan Wang mulai 1 September 2008.
Saya yang menurut perintah, SANIP WAHID Bendahari Universiti Teknologi MARA
s.k 1. Naib Canselor 2. Timbalan Naib Canselor (Akademik dan Antarabangsa)
3. Timbalan Naib Canselor (Hal Ehwal Pelajar dan Alumni)
4. Timbalan Naib Canselor (Penyelidikan dan Inovasi) 5. Timbalan Naib Canselor (Jaringan Industri dan Masyarakat)
Nombor Sijil: KLR: 0500283
14