POLITEKNIK MELAKA KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA
PROSES KERJA
PS - 03
PENGURUSAN PEROLEHAN BEKALAN DAN PERKHIDMATAN
SISTEM PENGURUSAN KUALITI ISO 9001:2015
Disediakan oleh: Diluluskan oleh:
NAMA : SITI HAJAR BINTI HUSSAIN Jawatan : Penolong Pegawai Tadbir (N29) Tarikh : 25 Jun 2018
NAMA : NOR AZIYAH BINTI KARHA Jawatan : Penolong Pegawai Tadbir (N29) Tarikh : 25 Jun 2018
MAKLUMAT TERKAWAL
PENGURUSAN PEROLEHAN
BEKALAN/ PERKHIDMATAN
PS- 03
POLITEKNIK MELAKA
Keluaran 02
Mukasurat 2 /14
Tarikh 25-06-2018
KANDUNGAN HALAMAN
1. KRITERIA KECEMERLANGAN PROSES ...................................................................... 3
1.1 Maklumat Umum Proses ..................................................................................... 3
1.2 Rujukan .............................................................................................................. 3
1.3 Sumber-Sumber Yang Diperlukan 7 .................................................................... 4
1.4 Maklumat Yang Perlu Dikomunikasi 7.4 ................................................................ 4
1.5 Definisi ................................................................................................................ 4
1.6 Singkatan ............................................................................................................ 5
2. SIPOC DIAGRAM 4.4.1 .................................................................................................... 6
2.1 Perancangan Perolehan ..................................................................................... 6
2.2 Proses Perolehan dan Penyediaan Pesanan Tempatan secara atas talian ........ 6
2.3 Penerimaan Bekalan/Perkhidmatan dan Proses Bayaran ................................... 7
3. SWIMLANE 4.4.1 .............................................................................................................. 8
3.1 Perancangan Perolehan ..................................................................................... 8
3.2 Proses Perolehan dan Penyediaan Pesanan Kerajaan secara atas talian .......... 9
3.3 Penerimaan Bekalan/Perkhidmatan dan Proses Bayaran ................................. 10
4. PROSES KERJA 4.4.1 .................................................................................................... 11
4.1 Perancangan Perolehan .................................................................................... 11
4.2 Proses Perolehan dan Pesanan Kerajaan secara atas talian ............................ 11
4.3 Penerimaan Bekalan/Perkhidmatan dan Proses Bayaran ................................. 12
5. P-D-C-A (Plan-Do-Check-Act) ....................................................................................... 12
6. RISIKO DAN PELUANG 6.1 .......................................................................................... 13
7. KAWALAN OUTPUT TIDAK AKUR 8.4 .......................................................................... 13
8. MAKLUMAT PERLU DISELENGGARA (REKOD) 7.5 ................................................... 14
9. LAMPIRAN 8.5 .............................................................................................................. 14
10. KAWALAN DAN PINDAAN 7.5 ...................................................................................... 14
PENGURUSAN PEROLEHAN
BEKALAN/ PERKHIDMATAN
PS- 03
POLITEKNIK MELAKA
Keluaran 02
Mukasurat 3 /14
Tarikh 25-06-2018
1. KRITERIA KECEMERLANGAN PROSES
1.1 Maklumat Umum Proses
MAKLUMAT PENERANGAN
1) Objektif Memastikan garis panduan dan prosedur perolehan kerja, bekalan dan perkhidmatan oleh Politeknik Melaka dilaksanakan mengikut peraturan kewangan yang telah ditetapkan oleh Perbendaharaan.
2) Skop (key activities) a. Menyelaras Kontrak Pusat b. Menyelaras Pembelian Terus c. Menyelaras Sebutharga d. Menyelaras Tender Terbuka
3) Indikator kecemerlangan proses 4.4.1 a. Pembayaran dilaksanakan dalam tempoh 14 hari dari tarikh invois
b. Semua Prestasi Pembekal diukur
4) Pemilik proses a. Penolong Pegawai Tadbir
5) Pelanggan proses 5.2 a. Pengarah b. Ketua Jabatan/Ketua Unit c. Pegawai Perolehan Jabatan/Unit d. Pegawai Penerima Jabatan/Unit e. Unit Kewangan f. Jawatankuasa Sebutharga
6) Pihak berkepentingan 4.2 a. Kementerian Pendidikan Malaysia b. Jabatan Pengajian Politeknik c. Kementerian Kewangan d. Jabatan Akauntan Negara
1.2 Rujukan
RUJUKAN MAKLUMAT
Rujukan 7.5 (external references) a. ISO 9001:2015
b. 1PP (Pekeliling Perbendaharaan)
c. Pekeliling Perkhidmatan
d. Arahan Perbendaharaan
e. Surat Pekeliling Jabatan Akauntan Negara
f. Jadual Pelupusan Rekod Kewangan dan
Perakaunan
g. Sistem ePerolehan
Rujukan dalaman 7.5 (internal references) a. Semua Proses Kerja
b. Semua Garis Panduan (terbitan dalaman)
PENGURUSAN PEROLEHAN
BEKALAN/ PERKHIDMATAN
PS- 03
POLITEKNIK MELAKA
Keluaran 02
Mukasurat 4 /14
Tarikh 25-06-2018
1.3 Sumber-Sumber Yang Diperlukan 7
SUMBER-SUMBER PENERANGAN
Manusia 7.1.2 Pengarah
Timbalan Pengarah (Sokongan Akademik)
Penolong Pegawai Aset Jabatan/Unit
Pegawai Perolehan Jabatan/Unit
Pegawai Penerima Jabatan/Unit
Pemilik proses
Infrastruktur 7.1.3
Bangunan dan utility 7.1.3(a) Pejabat dan Ruang Kerja
Peralatan, perkakasan, perisian 7.1.3(b) Komputer dan Pencetak
Pengangkutan 7.1.3 (c) Tidak Berkaitan
Teknologi maklumat dan komunikasi 7.1.3(d)
Tidak Berkaitan
Peralatan perlu dikaliberasi 7.1.5 Tidak Berkaitan
Bahan 7 Alat tulis
Persekitaran7.1.4 Selamat & kondusif
Pengetahuan 7.1.6 Teknik audit Keperluan standard Keperluan organisasi dan pihak berkepentingan
Kompetensi kakitangan 7.2 Pernah mengikuti Kursus Perolehan Kerajaan
Lain-lain Tidak Berkaitan
1.4 Maklumat Yang Perlu Dikomunikasi 7.4
Maklumat Tanggungjawab Masa Kaedah Penerima
1. Maklumat ABM PP J/U dan KJ/KU Setiap awal tahun Emel PAK
2. Cipta perolehan secara atas talian
PP J/U Selepas perancangan perolehan
Atas talian Pembekal/ KJ/KU/UKew
3. Pesanan Kerajaan PT (Kew) Selepas semakan dilaksanakan oleh JANM
Serahan Tangan
PP J/U
4. Borang Prestasi Pembekal
PP J/U Selepas menerima bekalan
Serahan Tangan
UKew
1.5 Definisi
PERKATAAN PENERANGAN
Bekalan Merangkumi bahan luak, alat tulis dan peralatan kecil
Perkhidmatan Meliputi kerja-kerja keselamatan, kebersihan, pembaikan dan penyenggaraan
Jawatankuasa Pembuka Sebutharga
Terdiri daripada sekurang-kurangnya dua orang pegawai. Salah seorang daripadanya adalah Kumpulan Pengurusan dan Profesional. Jawatankuasa ini adalah dilantik oleh Pengarah
Jawatankuasa Teknikal Sebutharga
Terdiri daripada sekurang-kurangnya dua orang pegawai. Salah seorang pengerusi terdiri daripada Kumpulan Pengurusan dan Profesional dan seorang ahli jawatankuasa yang terdiri dari Kumpulan Sokongan. Jawatankuasa ini adalah dilantik oleh Pengarah
PENGURUSAN PEROLEHAN
BEKALAN/ PERKHIDMATAN
PS- 03
POLITEKNIK MELAKA
Keluaran 02
Mukasurat 5 /14
Tarikh 25-06-2018
Jawatankuasa Sebutharga
Terdiri daripada 3 orang pegawai yang dilantik secara bertulis oleh Pegawai Pengawal (KSU) dan boleh dipengerusikan oleh Pengarah
Jawatankuasa
Sebutharga A
Perolehan bekalan/perkhidmatan melebihi RM50,000 hingga RM100,000 terdiri daripada 3 Jawatankuasa yang terdiri dari Jawatankuasa Pembuka, Jawatankuasa Penilaian Kewangan dan Teknikal dan Jawatankuasa Sebutharga. Manakala perolehan kerja awam melibatkan RM20,000 hingga RM500,000 juga adalah sebutharga A
Jawatankuasa
Sebutharga B
Perolehan bekalan/perkhidmatan melebihi RM20,000 hingga RM50,000 terdiri daripada 1 Jawatankuasa Penilaian Sebutharga
Rekod Pembekal Merangkumi Analisis Prestasi Pembekal dan Borang Penilaian Prestasi Pembekal
Pesanan Tempatan Dokumen awal yang diperlukan sebelum sesuatu perolehan dilaksanakan
Anggaran Belanjawan Mengurus
Keperluan peruntukan yang diperlukan bagi tempoh setahun bagi tahun berikutnya
Jabatan Akauntan Negara
Jabatan yang mengurus bayaran bagi perolehan
Pegawai Pelulus Pengarah, TP(A), TP (SA), KJP
Pegawai Perolehan Jabatan/Unit
Pegawai yang dilantik oleh Pengarah / Ketua Jabatan untuk
menguruskan perolehan di jabatan / unit.
Pegawai Penerima Jabatan/Unit
Pegawai yang dilantik oleh Pengarah / Ketua Jabatan untuk menerima dan menyemak bekalan/perkhidmatan di jabatan/unit
Penolong Pegawai Aset Jabatan/Unit
Pegawai yang dilantik oleh Pengarah / Ketua Jabatan untuk melaksanakan proses pengurusan aset di jabatan/unit
1.6 Singkatan
SINGKATAN PENERANGAN
PPMK Pengarah Politeknik Melaka
TP(A) Timbalan Pengarah (Akademik)
TP(SA) Timbalan Pengarah (Sokongan Akademik)
PP eP Pegawai Pelulus Sistem ePerolehan
KJ Ketua Jabatan
KU Ketua Unit
PPT (K) Penolong Pegawai Tadbir (Kanan)
PPT Penolong Pegawai Tadbir (Aset & Stor)
PAK Pembantu Akauntan (Kanan)
PA Pembantu Akauntan
PT (Kew) Pembantu Tadbir (Kewangan)
PT (A) Pembantu Tadbir (Aset)
PT (S) Pembantu Tadbir (Stor)
PP J/U Pegawai Perolehan Jabatan/Unit
PPM J/U Pegawai Penerima Jabatan/Unit
PENGURUSAN PEROLEHAN
BEKALAN/ PERKHIDMATAN
PS- 03
POLITEKNIK MELAKA
Keluaran 02
Mukasurat 6 /14
Tarikh 25-06-2018
PPA J/U Penolong Pegawai Aset Jabatan/Unit
BKP, JPP Bahagian Khidmat Pengurusan, Jabatan Pengajian Politeknik
UKew Unit Kewangan
UAS Unit Aset & Stor
JANM Jabatan Akauntan Negara
2. SIPOC DIAGRAM 4.4.1
2.1 Perancangan Perolehan
SOURCE OF INPUTS
INPUTS SUB-PROCESS OUTPUTS RECEIVERS OF OUTPUTS
PPMK Surat arahan menyediakan unjuran keperluan perolehan
BINCANG KEPERLUAN PEROLEHAN
Lampiran Unjuran Keperluan
KJ/KU
PP J/U
Menyenaraikan spesifikasi bekalan/ perkhidmatan
SEDIA SENARAI DAN SPESIFIKASI
Dokumen spesifikasi dan anggaran keperluan
UKew
UKew Senarai ABM dari Jabatan/Unit
KUMPUL DAN HANTAR ABM
Anggaran Belanja Mengurus (ABM)
BKP, JPP
2.2 Proses Perolehan dan Penyediaan Pesanan Tempatan secara atas talian
SOURCE OF INPUTS
INPUTS SUB-PROCESS OUTPUTS RECEIVERS OF OUTPUTS
PPMK Waran Peruntukan
AGIH PERUNTUKAN
Agihan Peruntukan
KJ/KU
Urusetia Sebutharga
Sebutharga lebih dari RM20,000 sehingga RM500,000
LAKSANA PENILAIAN
Surat Setuju Terima (SST)
UKew
PP J/U Senarai Perancangan Pembelian
LAKSANA PEROLEHAN
DALAM SISTEM EP
Dokumen pembelian terus atas talian
Dokumen sebutharga atas talian
UKew
UKew Perolehan atas talian
SEMAK PERUNTUKAN
Perolehan yang telah disemak atas talian
PP eP
PP eP Perolehan atas talian
LULUS PERMOHONAN
Pesanan Kerajaan
JANM
PENGURUSAN PEROLEHAN
BEKALAN/ PERKHIDMATAN
PS- 03
POLITEKNIK MELAKA
Keluaran 02
Mukasurat 7 /14
Tarikh 25-06-2018
JANM Pesanan Kerajaan
SEMAK KOD PERBELANJAAN
DAN PERUNTUKAN
DI iGFMAS
Nombor Pesanan Kerajaan
UKew
UKew Pesanan Kerajaan
CETAK PESANAN
KERAJAAN
Dokumen Pesanan Kerajaan
PP J/U
2.3 Penerimaan Bekalan/Perkhidmatan dan Proses Bayaran
SOURCE OF INPUTS
INPUTS SUB-PROCESS OUTPUTS RECEIVERS OF OUTPUTS
PPM J/U Bekalan yang dipesan
TERIMA DAN SEMAK
BEKALAN
Bekalan disemak
PP J/U
Pembekal Pesanan Kerajaan, Invois dan Delivery Order
MUATNAIK DOKUMEN
DALAM SISTEM ePEROLEHAN DAN SERAH
SALINAN DOKUMEN
Dokumen bagi bayaran
PP J/U
PP J/U
Pesanan Kerajaan, Prestasi Pembekal, Invois dan Delivery Order
SEDIA
DOKUMEN
Pesanan Kerajaan, Prestasi Pembekal, Invois dan Delivery Order yang telah lengkap dan ditandatangani oleh KJ/KU, pegawai penerima dan pegawai perolehan
SST
UKew
UKew Pesanan Kerajaan, Prestasi Pembekal, Invois dan Delivery Order
SST
LAKSANA BAYARAN
Baucar Bayaran JANM
UAS
PPA J/U
Sistem SPS
Sistem SPA
DAFTAR BEKALAN
Stok didaftarkan
Aset didaftarkan
Staf
PENGURUSAN PEROLEHAN
BEKALAN/ PERKHIDMATAN
PS- 03
POLITEKNIK MELAKA
Keluaran 02
Mukasurat 8 /14
Tarikh 25-06-2018
3. SWIMLANE 4.4.1
3.1 Perancangan Perolehan
PPMK KJ/KU PP J/U UKew BKP, JPP
KELUAR ARAHAN
PENYEDIAAN UNJURAN
KEPERLUAN PEROLEHAN
SEDIA
SENARAI KEPERLUAN
KUMPUL
ABM JABATAN/UNIT
KENALPASTI KEPERLUAN
JABATAN
TERIMA
ABM
PENGURUSAN PEROLEHAN
BEKALAN/ PERKHIDMATAN
PS- 03
POLITEKNIK MELAKA
Keluaran 02
Mukasurat 9 /14
Tarikh 25-06-2018
3.2 Proses Perolehan dan Penyediaan Pesanan Kerajaan secara atas talian
PPMK JAWATANKUASA SEBUTHARGA
/PEMBUKA/ PENILAIAN
KEWANGAN/ TEKNIKAL / PENILAIAN
SEBUTHARGA & PP J/U
UKew PEGAWAI PELULUS
JANM
AGIH
PERUNTUKAN
SEMAK PERUNTUKAN
MOHON PEROLEHAN
DALAM SISTEM ePEROLEHAN
LULUS
PERMOHONAN
LAKSANA
PEROLEHAN
*MEMBUKA, MENILAI
TEKNIKAL/ KEWANGAN &
PEMILIHAN SEBUTHARGA DALAM SISTEM ePEROLEHAN
Nota : Pembelian dari RM20,000 hingga RM 500,000
CETAK PESANAN
KERAJAAN
MENCUKUPI
TIDAK YA
SEMAKAN PESANAN KERAJAAN
LULUS TIDAK
YA
PENGURUSAN PEROLEHAN
BEKALAN/ PERKHIDMATAN
PS- 03
POLITEKNIK MELAKA
Keluaran 02
Mukasurat 10 /14
Tarikh 25-06-2018
3.3 Penerimaan Bekalan/Perkhidmatan dan Proses Bayaran
PP J/U PPM J/U
SYARIKAT PEMBEKAL
UKew UAS/
PPA J/U
TERIMA DAN
SEMAK BEKALAN
SEMAK DOKUMEN,
SEDIA BAUCAR
BAYARAN DALAM SISTEM 1GFMAS
DAN LAKSANA BAYARAN
SEDIA DOKUMEN
TIDAK PATUH
KELUAR NOTA
KREDIT
DAFTAR SISTEM
SPA / SPS
YA
MUATNAIK DOKUMEN
DALAM SISTEMe
PEROLEHAN BAGI
PROSES BAYARAN
DAN CETAK DOKUMEN
PENGURUSAN PEROLEHAN
BEKALAN/ PERKHIDMATAN
PS- 03
POLITEKNIK MELAKA
Keluaran 02
Mukasurat 11 /14
Tarikh 25-06-2018
4. PROSES KERJA 4.4.1
4.1 Perancangan Perolehan
Bil Tanggung jawab Tindakan
1. PPMK Mengarah KJ/KU membuat perancangan perolehan bekalan/ perkhidmatan/ kerja mengikut keperluan jabatan/ unit melalui Mesyuarat Pengurusan
2. KJ/KU Mengenalpasti keperluan bekalan pejabat / bahan luak / perkhidmatan bagi tahun berikutnya selepas perbincangan bersama dengan pensyarah / pegawai di jabatan / unit.
3. PP J/U Menyediakan dan menyerahkan senarai keperluan beserta anggaran kos kepada KJ/KU untuk jangka masa satu tahun.
4. UKew Mengumpul semua ABM yang telah dihantar oleh jabatan/unit dan menghantar ABM lengkap kepada BKP, JPP
5. BKP, JPP Menerima ABM dari Politeknik Melaka
4.2 Proses Perolehan dan Pesanan Kerajaan secara atas talian
Bil Tanggung jawab Tindakan
1. PPMK Mengagihkan peruntukan melalui Mesyuarat Pengurusan
2. Jawatankuasa Sebutharga / Pembuka/ Penilaian Kewangan/
Teknikal / Jawatankuasa Penilaian Sebutharga
Jawatankuasa Pembuka mengendalikan urusan pembukaan sebutharga. Jawatankuasa Penilaian Kewangan/ Teknikal berperanan mengkaji, menilai dan mengenalpasti semua sebutharga yang diterima menguntungkan Kerajaan sebelum syor dibuat oleh Jawatankuasa Sebutharga. Jawatankuasa Sebutharga akan membuat pemilihan pembekal berpandukan peraturan-peraturan yang ditetapkan dalam Arahan Perbendaharaan dan semua peraturan Perbendaharaan.
3. Urusetia Sebutharga
Mengeluarkan surat tawaran dan surat setuju terima (SST) kepada pembekal/ syarikat berjaya
4. PP J/U Melaksanakan perolehan melalui Sistem ePerolehan
5. UKew Menyemak peruntukan secara atas talian dan dihantar kepada Pegawai Pelulus untuk kelulusan
6. PP eP Meluluskan perolehan yang dikemukakan oleh Pegawai Perolehan
7. JANM Semak dan cipta nombor pesanan kerajaan
8. UKew Mencetak dan menyerahkan pesanan kerajaan setelah mendapat kelulusan dari JANM dan serah dokumen kepada PP J/U
9. PP J/U Melaksanakan perolehan berdasarkan peruntukan yang diluluskan
PENGURUSAN PEROLEHAN
BEKALAN/ PERKHIDMATAN
PS- 03
POLITEKNIK MELAKA
Keluaran 02
Mukasurat 12 /14
Tarikh 25-06-2018
4.3 Penerimaan Bekalan/Perkhidmatan dan Proses Bayaran
Bil Tanggungjawab Tindakan
1. PPM J/U a. Memastikan bekalan/ perkhidmatan/ kerja dihantar/ dilaksanakan menepati tempoh masa yang telah ditetapkan.
b. Memeriksa sama ada bekalan / perkhidmatan/ kerja yang dibekalkan/ dilaksanakan oleh pembekal/ kontraktor memenuhi dan menepati spesifikasi.
c. Bekalan/perkhidmatan/kerja yang tidak memenuhi dan menepati spesifikasi dikembalikan/dimaklumkan kepada pembekal
d. Menerima bekalan / perkhidmatan/ kerja yang dibekalkan jika ianya memenuhi dan menepati spesifikasi dan dokumen-dokumen serahan yang berkaitan serta copkan tarikh terima.
2. Syarikat Pembekal a. Nota Kredit disediakan jika bekalan tidak mematuhi spesifikasi yang
ditetapkan.
b. Muatnaik dokumen (Pesanan Kerajaan, Invois, Delivery Order) dalam
Sistem ePerolehan dan serah salinan dokumen kepada PP J/U
3. PP J/U a. Mendapatkan tandatangan pegawai penerima dan KJ/KU bagi
mengesahkan penerimaan pada Pesanan Kerajaan, Invois, Delivery
Order dan Borang Soal Selidik Prestasi Pembekal PS-03(1) (26-06-18)
b. Menyerahkan dokumen-dokumen berkaitan yang telah diperakui
penerimaan kepada UKew.
4. UKew Menyemak dokumen dan menyediakan Baucar Bayaran
5. JANM Melaksanakan pembayaran
6. UAS Melaksanakan pendaftaran stok dan aset di dalam Sistem Pengurusan Aset (SPA) dan Sistem Pengurusan Stor (SPS)
5. P-D-C-A (Plan-Do-Check-Act)
Perancangan 8.1 (P)
Output perancangan ABM
Pesanan Kerajaan
Prestasi Pembekal
Kelulusan perancangan Pengarah
Perlaksanaan & Kawalan 8.5 (DO,CHECK & CONTROL)
Kaedah kawalan 8.5 Rujuk Pekeliling Perbendaharaan (1PP)
Rujuk dan akur kepada proses kerja
Pemantauan TP(SA) Penolong Pegawai Tadbir (Kanan)
Kawalan Proses yang
disumber luar 8.4
Juruaudit luar
Identifikasi dan
kemudahkesanan 8.5.2
Kod Pesanan Kerajaan
Nombor pendaftaran aset
Harta hak milik pelanggan 8.5.3 Tidak Berkaitan
PENGURUSAN PEROLEHAN
BEKALAN/ PERKHIDMATAN
PS- 03
POLITEKNIK MELAKA
Keluaran 02
Mukasurat 13 /14
Tarikh 25-06-2018
Pemuliharaan 8.5.4 Tidak Berkaitan
Khidmat selepas
perkhidmatan 8.5.5
Penilaian dan Analisa Prestasi Pembekal
Kawalan Perubahan 8.5.6 Tidak Berkaitan
Tindakan 10(ACTION)
Penilaian keberkesanan 9.1.3 Penilaian pencapaian objektif kualiti
Penilaian pencapaian piagam pelanggan
Penilaian audit dalaman dan luaran
Penilaian Prestasi Pembekal
Tindakan pembetulan 10.2 Rujuk proses kerja Tindakan Pembetulan
Penambahbaikan 10.3 Semakan berperingkat dokumen
6. RISIKO DAN PELUANG 6.1
Sila rujuk perincian dan analisis dalam Pelan Pengurusan Risiko dan Peluang
7. KAWALAN OUTPUT TIDAK AKUR 8.4
Sila rujuk proses kerja Kawalan Output Tidak Akur
BIL OUTPUT POTENSI OUTPUT TIDAK AKUR
TINDAKAN PENCEGAHAN
(sebelum berlaku)
TINDAKAN PEMBETULAN (jika berlaku)
1. Perolehan atas talian lewat dilaksanakan
Pesanan Kerajaan keluar selepas program
Perancangan di peringkat jabatan/unit bagi setiap perolehan yang dilaksanakan
Perolehan ditolak
Teguran melalui surat tunjuk sebab dan dibangkitkan dalam mesyuarat pengurusan
2. Bekalan Lewat Bekalan lewat diterima dan tidak memenuhi spesifikasi yang ditetapkan
Pegawai yang menerima bekalan/ perkhidmatan perlu memastikan proses dilaksanakan dengan sempurna
Prestasi Pembekal yang dinilai pada skala 2 akan dilaporkan dalam Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Kewangan dan Akaun (JPKA)
PENGURUSAN PEROLEHAN
BEKALAN/ PERKHIDMATAN
PS- 03
POLITEKNIK MELAKA
Keluaran 02
Mukasurat 14 /14
Tarikh 25-06-2018
8. MAKLUMAT PERLU DISELENGGARA (REKOD) 7.5
REKOD TEMPOH SIMPANAN
TEMPAT SIMPANAN
KATEGORI
1. Waran Peruntukan 7 Tahun Unit Kewangan Terhad
2. Pesanan Tempatan 7 Tahun Unit Kewangan Terhad
3. Surat Lantikan Jawatankuasa Sebutharga dan Jawatankuasa Pembuka Sebutharga
2 Tahun Unit Pentadbiran Terhad
4. Borang Soal Selidik Prestasi Pembekal 2 Tahun Unit Kewangan Terhad
5. Borang Analisa Prestasi Pembekal 2 Tahun Unit Kewangan Terhad
6. Laporan Analisa Prestasi Pembekal 2 Tahun Unit Kewangan Terhad
9. LAMPIRAN 8.5
RUJUKAN NAMA LAMPIRAN
1) PS-03(1) (25-06-18) Borang Soal Selidik Prestasi Pembekal
10. KAWALAN DAN PINDAAN 7.5
KAWALAN MAKLUMAT
i. Semua maklumat yang didokumenkan merupakan ‘organizational knowledge’ organisasi. ii. Maklumat ini adalah terkawal dan tidak dibenarkan disebarluas kepada pihak luar tanpa
kebenaran ketua organisasi. iii. Dokumen ini hendaklah sentiasa dikaji semula dan ditambahbaik dari semasa ke semasa. iv. Rujuk Prosedur Kawalan Rekod dan Prosedur Kawalan Dokumen untuk sebarang proses
kajian semula pindaan, kajian semula dan edaran. v. Semua maklumat diedar melalui samada:
a. E-Document b. Hardcopy
vi. Sekiranya maklumat dari laman web dimuat turun dan dicetak; maklumat dikira sebagai salinan tidak terkawal.
vii. Keluaran: Perubahan besar melebihi 50% viii. Pindaan: Perubahan kecil kurang dari 50 %
KRONOLOGI PENAMBAHBAIKAN PROSES:
KELUARAN TARIKH KUATKUASA
01 08-09-2017
02 26-06-2018
PINDAAN MAKLUMAT YANG DIPINDA M. SURAT TARIKH KELULUSAN
P01. SIPOC, SWIMLANE, PROSES KERJA DAN LAMPIRAN
M/S 6 - 14 5.6.2018 KSP BIL 1/2018
P02.
P03.
PENGURUSAN PEROLEHAN
BEKALAN/ PERKHIDMATAN
PS- 03
POLITEKNIK MELAKA
Keluaran 02
Mukasurat 15 /14
Tarikh 25-06-2018
No. LO : Tarikh LO : Nama Syarikat Pembekal : Jenis Perolehan :
Sila tandakan ( / ) di ruangan yang berkenaan. Pilih samada ruangan bekalan, perkhidmatan atau kedua-duanya sekali.
1 2 3 4 5
SANGAT LEMAH LEMAH SEDERHANA BAIK CEMERLANG
BIL KRITERIA PENILAIAN SKOR
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Pembekal yang Dinilai :
Keupayaan kontraktor/pembekal memenuhi permintaan dari segi harga Berbanding kontraktor atau pembekal lain
Keupayaan kontraktor/pembekal untuk membekal barangan/perkhidmatan mengikut spesifikasi yang ditetapkan Keupayaan kontraktor/pembekal untuk membekalkan barangan/perkhidmatandalam jangkamasa yang ditetapkan Keupayaan kontraktor/pembekal untuk bertolak ansur dari segi masa sekiranya pihak Politeknik Melaka memerlukan barangan/perkhidmatan dengan segera Keupayaan kontraktor/pembekal untuk membuat tindakan pembetulan sekiranya barangan/perkhidmatan yang dibekalkan tidak memenuhi spesifikasi yang ditetapkan Penilaian terhadap kontraktor/pembekal dari segi sikap dan kerjasama yang ditunjukkan oleh kontraktor/pembekal
1 2 3 4 5
1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5
Min Skor = (Jumlah skor yang berkaitan) = Bil skor yang berkaitan
*jika berkaitan Rumusan Keupayaan kontraktor/pembekal untuk membekalkan barangan/perkhidmatan mengikut spesifikasi yang ditetapkan mengikut skala yang berikut :
1.00 – 1.99 2.00 – 2.99 3.00 – 3.99 4.00 – 4.49 4.50 – 5.00
SANGAT LEMAH LEMAH SEDERHANA BAIK CEMERLANG
Catatan:
Disediakan Oleh : Disahkan Oleh :
............................................................... ............................................................. ( ) ( ) Pegawai Penerima Jabatan/Unit Ketua Jabatan/Ketua Unit/Ketua Penyelaras Program Tarikh : Tarikh :
PS-03(1) (25-06-18)
BORANG SOAL SELIDIK PRESTASI PEMBEKAL