BỆNH VIỆN BẠCH MAI
QUY TRÌNH QUẢN LÝ VẬT TƢ
TRANG THIẾT BỊ Y TẾ
QT.12.HT
Ngƣời viết Ngƣời kiểm tra Ngƣời phê duyệt
Họ và tên Hồ Thị Ngọc Bích Nguyễn Hữu Bình PGĐ.Nguyễn Ngọc Hiền
Ký
(đã ký)
(đã ký)
(đã ký)
Quy trình quản lý vật tư, trang thiết bị y tế QT.12.HT
Trang 2/16
1. Người có liên quan phải nghiên cứu và thực hiện đúng các nội dung của
quy trình này.
2. Nội dung trong quy trình này có hiệu lực thi hành như sự chỉ đạo của
Giám đốc bệnh viện.
3. Mỗi đơn vị được phát 01 bản (có đóng dấu kiểm soát). Các đơn vị khi có
nhu cầu bổ sung thêm tài liệu, đề nghị liên hệ với thư ký ISO để có bản
đóng dấu kiểm soát. Cán bộ công chức được cung cấp file mềm trên
mạng nội bộ để chia sẻ thông tin khi cần.
NƠI NHẬN (ghi rõ nơi nhận rồi đánh dấu X ô bên cạnh)
Giám đốc □ □
Phó Giám đốc □ □
Phòng phòng chức năng □ □
Các đơn vị lâm sàng □ □
Các đơn vị cận lâm sàng □ □
THEO DÕI TÌNH TRẠNG SỬA ĐỔI (tình trạng sửa đổi so với bản trước đó)
Trang Hạng mục
sửa đổi
Tóm tắt nội dung hạng mục sửa đổi
11 Phiếu dự trù Bỏ phiếu Dự trù kế hoạch năm
05
Sơ đồ quy
trình xuất Vật
tƣ TTB
Bổ sung xuất TTB, Vật tƣ, Phụ tùng sửa chữa
13 BB giao nhận
thiết bị
Bổ sung biểu mẫu BM.12.HT.07B
Biên bản giao nhận thiết bị cho Máy
6 5.3 Bổ sung quy định quản lý Vật tƣ- TTB đối với các
Viện, Trng tâm, Khoa, Phòng
BỆNH VIỆN BẠCH MAI
QUY TRÌNH
QUẢN LÝ VẬT TƢ
TRANG THIẾT BỊ Y TẾ
Mã số: QT.12.HT
Ngày ban hành: 10/12/2015
Lần ban hành: 03
Quy trình quản lý vật tư, trang thiết bị y tế QT.12.HT
Trang 3/16
1. MỤC ĐÍCH
Nhằm quản lý vật tƣ trang thiết bị y tế từ khâu dự trù, mua sắm, nhập- xuất đến sử
dụng tại các đơn vị.
2. PHẠM VI ÁP DỤNG
Áp dụng đối với tất cả các đơn vị Viện/ Trung tâm/Khoa/Phòng trong bệnh viện
Bạch Mai.
3. TÀI LIỆU VIỆN DẪN
1. Quy chế Bệnh viện
2. Quyết định của Giám đốc Bệnh viện về việc chuẩn y đề nghị các đơn vị trúng thầu
cung cấp vật tƣ y tế
4. THUẬT NGỮ VÀ TỪ VIẾT TẮT
4.1 . Giải thích thuật ngữ:
Vật tƣ, trang thiết bị y tế, tài sản cố định: là các thiết bị máy móc sử dụng trong xét
nghiệm, chẩn đoán và điều trị cho bệnh nhân.
4.2 . Từ viết tắt:
- BGĐ: Ban Giám đốc
- VTTBYT : Vật tƣ thiết bị y tế
- TCKT: Tài chính kế toán
- TSCĐ: Tài sản cố định
- BBBG: Biên bản bàn giao
- TTBYT: Trang thiết bị y tế.
5. NỘI DUNG QUY TRÌNH
Quy trình quản lý vật tư, trang thiết bị y tế QT.12.HT
Trang 4/16
5.1. Sơ đồ quá trình mua và nhập vật tƣ trang thiết bị y tế
Trách nhiệm Các bƣớc thƣc hiện Mô tả/ các biểu mẫu
Lãnh đạo
các đơn vị
- Các đơn vị căn cứ dựa trên số giƣờng bệnh nhân
điều trị, căn cứ theo kế hoạch hàng năm đối với
TTBYT để lập Phiếu dự trù trang thiết bị theo
BM.12.HT.01 gửi Lãnh đạo Phòng Vật tƣ TBYT.
- Căn cứ trên mức dự trữ tối thiểu đối với hàng
tiêu hao theo máy để lập dự trù vật tƣ tiêu hao
theo BM.12.HT.02 gửi Thống kê kho Điện máy.
- Căn cứ vào nhu cầu thực tế của đơn vị có thể dự
trù lẻ theo BM.12.HT.02 chuyển lãnh đạo
P.VTTTBYT phê duyệt.
Thống kê
kho máy
- Tiếp nhận dự trù các đơn vị, tổng hợp thành bảng dự
trù chung toàn bệnh viện
Lãnh đạo P.
VTTBYT/
BGĐ
- Căn cứ theo kế hoạch mua TTBYT năm
- Căn cứ theo ngân sách đƣợc phân bổ.
- Căn cứ theo dự trù của các khoa phòng đƣợc LĐ
đơn vị duyệt.
Tiếp liệu
Thống kê;
- Đối với hàng đấu thầu: Căn cứ trên kết quả trúng
thầu, theo dõi hàng về theo đúng tiến độ theo quy
trình đấu thầu chung của bệnh viện.
- Gọi hàng theo dự trù hàng tháng đƣợc duyệt.
Thủ kho
Thống kê
- Kiểm tra số lƣợng theo hợp đồng.
- Nguồn gốc xuất xứ, hạn dùng (đối với hàng tiêu
hao theo máy), ngoại quan…
- Kết quả kiểm tra ghi trong sổ nhận hàng, và ký
nhận 2 bên. (BM.12.HT.03).
- Đối với hàng không đạt yêu cầu: Lập biên bản,
không nhập kho và trả lại.
Phòng
TCKT
- Làm phiếu nhập (BM.12.HT.04)
* Sắp xếp và bảo quản Kho vật tƣ
- Nguyên tắc sắp xếp kho:
Phân loại vật tƣ theo chủng loại, dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy, dễ kiểm tra.
Vật tƣ và phụ tùng máy phải để trên kệ, chống cháy nổ, mối mọt.
- Trách nhiệm của thủ kho:
Nhập xuất hàng theo yêu cầu, sắp xếp kho.
Cập nhật thẻ kho hàng ngày: kiểm tra đƣợc về số lƣợng và chất lƣợng.
Kiểm soát đáo hạn. Bảo vệ tài sản kho.
Phê duyệt
Nhận hoá đơn,
Làm phiếu nhập
Tập hợp
và lập dự trù
Xác định
yêu cầu
Nhận hàng
và kiểm tra
Theo dõi quá trình
giao hàng
Quy trình quản lý vật tư, trang thiết bị y tế QT.12.HT
Trang 5/16
5.2 Sơ đồ quá trình xuất vật tƣ trang thiết bị y tế
Trách nhiệm Các bƣớc thực hiện Mô tả/ các biểu mẫu
Các đơn vị
Khoa, Phòng
- Các đơn vị làm dự trù hàng tháng và lập phiếu
lĩnh vật tƣ theo nhu cầu sử dụng có sự đồng ý
của Lãnh Đạo khoa (BM.12.HT.05).
- Đối với TTBYT đấu thầu; Các khoa viết sổ lĩnh
hàng theo số lƣợng máy đã đƣợc phê duyệt.
Lãnh đạo P.
VT-TTBYT
- Lãnh đạo phòng VTTBYT duyệt cung cấp cho
các khoa phòng.
- Thủ kho Vtƣ,
- NV thống kê,
- Đại diện
khoa phòng
* Đối với vật tư, phụ tùng sửa chữa:
- Kiểm tra, số lƣợng, chủng loại, đối chiếu với
hợp đồng (nếu có)
- Cấp phát theo số lƣợng đã duyệt.
- Làm Biên bản bàn giao (BM.12.HT.06)
* Đối với trang thiết bị:
- Kiểm tra, số lƣợng, chủng loại, đối chiếu với
hợp đồng (nếu có)
- Cấp phát theo số lƣợng đã duyệt.
- Làm Biên bản bàn giao (BM.12.HT.06)
- Đào tạo (đối với các TTB được yêu cầu).
- NV phòng Vật tƣ- TTBYT
- NV phụ
trách máy
của ĐV
- Bàn giao:
trang thiết bị, vật tƣ và các giấy tờ đi kèm:
Hƣớng dẫn sử dụng, bảo quản,
Sổ lý lịch thiết bị (BM.11.HT.02)
Biên bản giao nhận thiết bị (BM.12.HT.06):
(gồm 04 bản).
- NV phụ trách máy của ĐV sẽ nhập thông tin
vào sổ Theo dõi trang thiết bị y tế của đơn vị
(BM.12.HT.07).
- NV thống kê của P. VT- TTBYT dựa trên Biên
bản bàn giao để nhập vào Phần mềm theo dõi
TSCĐ của các đơn vị (BM.12.HT.07)
- Công ty cung cấp TTB hoặc Hãng SX sẽ hƣớng
dẫn sử dụng cho đơn vị (thể hiện trong Biên bản
nghiệm thu)
- Làm phiếu Xuất kho theo số lƣợng đã đƣợc
duyệt sổ (BM.12.HT.08)
Lập phiếu lĩnh
Xuất TTB, Vật tƣ
phụ tùng sửa chữa
Làm phiếu
xuất kho
Bàn giao trang thiết
bị và các tài liệu liên
quan
Phê duyệt
Quy trình quản lý vật tư, trang thiết bị y tế QT.12.HT
Trang 6/16
6. HỒ SƠ
STT Tên hồ sơ lƣu Nơi lƣu Thời gian lƣu
1. Phiếu dự trù Phòng VTTBYT
Theo quy định
hiện hành của
nhà nƣớc.
2. Sổ nhận hàng
3. Phiếu nhập kho Phòng TCKT
4. Phiếu Lĩnh vật tƣ tiêu hao Phòng VTTBYT
Phòng TCKT
5. Biên bản giao nhận thiết bị Phòng TCKT,
Phòng VTTBYT
Các đơn vị
6. Số Lý lịch thiết bị Các đơn vị
7. Sổ Theo dõi trang thiết bị y tế
8. Phiếu xuất kho Phòng VTTBYT
Phòng TCKT
7. PHỤ LỤC
1. BM.12.HT.01: Dự trù Vật tƣ (Kế hoạch năm) của các đơn vị
2. BM.12.HT.02: Dự trù TTBYT của các đơn vị
3. BM.12.HT.03: Sổ nhận hàng
4. BM.12.HT.04: Phiếu nhập kho
5. BM.12.HT.05: Phiếu lĩnh vật tƣ trang thiết bị y tế
6. BM.12.HT.06: Biên bản giao nhận thiết bị
7. BM.11.HT.02: Số Lý lịch thiết bị
8. BM.12.HT.07: Sổ Theo dõi trang thiết bị y tế
9. BM.12.HT.08: Phiếu xuất kho
Quy trình quản lý vật tư, trang thiết bị y tế QT.12.HT
Trang 7/16
BỆNH VIỆN BẠCH MAI CỘNG HÒA XẪ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Đơn vị: …………………… Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Hà nội, ngày tháng năm
PHIẾU DỰ TRÙ TRANG THIẾT BỊ
Kính gửi: - Ban Giám đốc Bệnh viện - Phòng Tài chính kế toán
- Phòng Vật tƣ thiết bi y tế
(Trình bày nội dung. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .)
Xin trân trọng cảm ơn!
TRƢỞNG PHÒNG VẬT TƢ TBYT LÃNH ĐẠO KHOA, PHÒNG (Ký, ghi rõ họ tên)
BAN GIÁM ĐỐC DUYỆT
BM.12.HT. 01
Quy trình quản lý vật tư, trang thiết bị y tế QT.12.HT
Trang 8/16
BỆNH VIỆN BẠCH MAI CỘNG HÒA XẪ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Đơn vị: ……………………
Hà nội, ngày tháng năm
PHIẾU DỰ TRÙ THÁNG. . . NĂM . . .
Kính gửi: Phòng Vật tƣ thiết bị y tế
STT Tên Vật tƣ, Hàng hóa Đơn vị Số
lƣợng Ghi chú
PHÒNG VẬT TƢ TBYT LÃNH ĐẠO KHOA, PHÒNG
(Ký, ghi rõ họ tên)
BM.12.HT.02
Phòng Vật tƣ - TTBYT
SỔ NHẬN HÀNG
Ngày/tháng Tên đơn vị giao hàng Tên thiết bị Đơn
vị
Số
lƣợng
Hóa đơn Ngƣời giao hàng Ghi chú
BM.12.HT.03
BM.12.HT. 04 Đơn vị: Bệnh viện Bạch Mai
Bộ phận: ............................
Mã đơn vị SDNS: .............. Mẫu số C21-HĐ
(Ban hành theo QĐ số: 19/2006/QĐ-BTC
Ngày 30/03/2006 của Bộ trƣởng BTC)
Phiếu Nhập kho Ngày.... tháng....năm....
Số: .... Nợ TK.....
Có TK.....
Họ tên ngƣời nhận hàng: ....................... Địa chỉ (bộ phận)............................
Lý do nhập kho: Tháng.... năm.......................................
Nhập tại kho (ngăn lô): Kho Máy Địa điểm...........................
STT
Tên, nhãn hiệu, quy
cách, phẩm chất vật
tƣ, dụng cụ sản
phẩm, hàng hóa
Mã
số
Đơn
vị
tính
Số lƣợng
Đơn giá
Thành
tiền Yêu
cầu
Thực
xuất
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
16.
17. Tổng x x x x x x
Tổng số tiền: (viết bằng chữ): .................................................................
Số chứng từ kèm theo: ............................................................................
Ngày.... tháng ....năm....
Ngƣời lập Ngƣời nhậm hàng Thủ kho Kế toán trƣởng Thủ trƣởng đơn vị (ký ,họtên) (ký ,họ tên) (ký, họ tên) (hoặc phụ trách bộ phận) (ký ,họ tên, đóng dấu)
(ký ,họ tên)
BM.12.HT.04
Quy trình quản lý vật tư, trang thiết bị y tế QT.12.HT
Trang 2/16
Bệnh viện Bạch Mai
Phòng vật tƣ – TBYT
Số phiếu: ................
PHIẾU LĨNH Vật tƣ trang thiết bị y tế
Tên Đơn vị lĩnh ...............................................................................................................
Số TT TÊN HÀNG Đơn vị
tính
Số lƣợng
đề nghị
Số lƣợng
duyệt
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
Ngày .... tháng ..... năm......
Lãnh Đạo phòng Vật tƣ TBYT Lãnh Đạo đơn vị
BM.12.HT.05
Quy trình quản lý vật tư, trang thiết bị y tế QT.12.HT
Trang 3/16
BỘ Y TẾ CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
BỆNH VIỆN BẠCH MAI Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
BIÊN BẢN GIAO NHẬN THIẾT BỊ
Hà nội, ngày tháng năm
BÊN GIAO:
1- . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Đại diện . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
2- . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Đại diện . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
3- . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Thống kê Phòng Vật tƣ TBYT
4- . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Thủ kho Phòng Vật tƣ TBYT
BÊN NHẬN:
1- . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Đại diện . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
2- . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Đại diện . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
NỘI DUNG
STT Tên thiết bị Nƣớc SX Đơn vị
tính
Số
lƣợng
Ghi chú
I (Tên thiết bị)
Model:
Hãng SX:
Năm SX:
S/N:
Phụ tùng kèm theo (nếu có)
II Tài liệu hƣớng dẫn: (Tiếng Việt)
1 Hƣớng dẫn sử dụng và bảo quản
2 Hƣớng dẫn sửa chữa (nếu có)
III Bảo hành
PHÒNG VẬT TƢ TBYT ĐẠI DIỆN CÔNG TY ĐƠN VỊ NHẬN
BM.12.HT.06
Quy trình quản lý vật tư, trang thiết bị y tế QT.12.HT
Trang 4/16
LÝ LỊCH THIẾT BỊ
PHẦN 1: THÔNG TIN CHUNG VỀ THIẾT BỊ
1. TÊN THIẾT BỊ:
2. SERIAL: 3. MÃ QLTB:
4. NƠI SẢN XUẤT/ XUẤT XỨ:
5. NGÀY MUA/NHẬN: ........./………/200…
6. BẢO HÀNH: từ ........./………/200… đến ........./………/200… Hết/Không bảo hành:
7. THÔNG SỐ KỸ THUẬT/CẤU HÌNH:
8. PHỤ KIỆN KÈM THEO (nếu có):
9. TÌNH TRẠNG THIẾT BỊ KHI MUA/NHẬN
- Mới 100% - Thiết bị cũ: , phần trăm còn lại: %
10. YÊU CẦU VỀ BẢO DƢỠNG VÀ LƢU Ý KHI SỬ DỤNG (NẾU CÓ)
- Không cần bảo dƣỡng - Bảo dƣỡng: , chu kỳ:
- Nội dung bảo dƣỡng:
- Lƣu ý khi sử dụng:
Ngày……/……/20… Trƣởng phòng Vật tƣ- TBYT Cán bộ quản lý
BM.11.HT.02
Quy trình quản lý vật tư, trang thiết bị y tế QT.12.HT
Trang 5/16
PHẦN 2: THEO DÕI SỬ DỤNG, SỬA CHỮA, THAY THẾ, NÂNG CẤP THIẾT BỊ
Ngày Sửa chữa/bảo dƣỡng/thay
thế/nâng cấp/chuyển sử
dụng
Tình
trạng
Ngƣời liên
quan ký tên Ghi chú
Chú ý: Người sử dụng thiết bị phải ký vào cột “Người liên quan ký tên” khi
được bàn giao TTB mới hay TTB sau khi được sửa chữa/bảo dưỡng
BM.11.HT.02 (tiếp)
BỆNH VIỆN BẠCH MAI SỔ THEO DÕI THIẾT BỊ Y TẾ
VIỆN, KHOA, PHÒNG . . . . . . . . . . . . . . . . . .
TT Tên Thiết bị Model/ Số serie
Hãng SX Nƣớc
SX Số
lƣợng
Năm sử
dụng
Nguyên giá
Tên Công ty
Xác nhận của Phòng
VT
1
2
BM.12.HT.07
Đơn vị: Bệnh viện Bạch Mai
Bộ phận: ............................
Mã đơn vị SDNS: .............. Mẫu số C21-HĐ
(Ban hành theo QĐ số: 19/2006/QĐ-BTC
Ngày 30/03/2006 của Bộ trƣởng BTC)
Phiếu xuất kho Ngày.... tháng....năm....
Số: .... Nợ TK.....
Có TK.....
Họ tên ngƣời nhận hàng: ....................... Địa chỉ (bộ phận)............................
Lý do xuất kho: Xuất kho TBYTT Tháng.... năm.......................................
Xuất tại kho (ngăn lô): Kho Máy Địa điểm...........................
STT
Tên, nhãn hiệu, quy
cách, phẩm chất vật
tƣ, dụng cụ sản
phẩm, hàng hóa
Mã
số
Đơn
vị
tính
Số lƣợng
Đơn giá
Thành
tiền
Yêu
cầu
Thực
xuất
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
16.
17. Tổng x x x x x x Tổng số tiền: (viết bằng chữ): .................................................................
Số chứng từ kèm theo: ............................................................................
Ngày.... tháng ....năm....
Ngƣời lập Ngƣời nhận hàng Thủ kho Kế toán trƣởng Thủ trƣởng đơn vị (ký ,họtên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (hoặc phụ trách bộ phận) (ký ,họ tên, đóng dấu)
(ký ,họ tên)
BM.12.HT.08