www.ambientia.net
Sosiaalinen intranet johtamisen työkaluna
Sosiaalinen intranet -seminaari 08.05.2014
08.04.2023 1
Hauska tavata!
Aino HeiskaConsultant, Social
Intranet Expert
08.04.2023 www.ambientia.net 2
Jarkko Waari
AD, Concept Designer
www.ambientia.net
Kolme väitettä sosiaalisesta intranetistä
johtamisen työkaluna
08.04.2023 3
www.ambientia.net
#1
Sosiaalinen intranet on suunniteltava niin, että se
tukee liiketoiminnan tavoitteita
08.04.2023 4
www.ambientia.net
”Meidän työntekijöillä on jo Facebook-ryhmä, jossa voi
keskustella”
08.04.2023 5
www.ambientia.net
Avoimuus ja yhteisöllisyys eivät ole itseisarvoja
08.04.2023 6
www.ambientia.net 7
Työtapana workshopit
28.6.2013
Mikko @Turun ja Kaarinan seurakuntayhtymä 18.09.2012
08.04.2023 8
TAVOITTEET
www.ambientia.net
Tavoitekartta
08.04.2023 9
UusiIntranet
Yhteishengen parantaminen
Tiedonkulun parantaminen
Ajankäytön tehostaminen
- Avoimuus- Kehu työkaveri päivässä- Tee aloite-kanava- Vapaampi / kevyempi
uutisointi- Harrastuskerhot,
kirpparipalstat
- Jokaisella lisäys / muokkaus ja kommentointioikeudet
- Tykkäystoiminto- Tee aloite-kanava- Gamifikaatio
- Yksinkertainen rakenne- Ennakoiva haku- Ohjeet ja käytännöt- Yrityksen
esittelymateriaalit
- Tiedotteet, blogikirjoitukset
- Käynnissä olevat kampanjat
- RSS-feedit
- Hätä- ja virheilmoitukset
- RSS Out mobiiliin- Lync-yhteiskäyttö
- Työryhmät ja projektit
- Usein kysyttyä- Hyvät ja huonot
käytännöt
Saavuttaa kaikki 24/7
Ajantasaisuus
Lisää yhden-vertaisuutta
Tieto helposti löydettävissä
Yhdistää ihmisten tietoja
Keskustelu-kulttuurin
kehittäminen
Työtyytyväisyys
Tehokkuus
Tietoisuus
www.ambientia.net
#2
Sosiaalinen intranet on tehokas johtamisen työkalu, jos johto osaa ja uskaltaa sitä
hyödyntää
08.04.2023 10
www.ambientia.net
Tieto on valtaa Tiedon jakaminen on valtaa
08.04.2023 11
www.ambientia.net08.04.2023 12
www.ambientia.net08.04.2023
Jonna Johtaja 21.11.2013, kello 12:30
Syksyllä mietitään asioita uudelleen. YT-neuvottelut käynnistyvät esimiesten johdolla
50 kommenttia
VIRALLISET
Arto Asiantuntija 21.11.2013, kello 12:42
Onko ahneudella mitään rajaa?!? Laitetaan porukkaa pihalle ja lappua luukulle vaikka myynti on vain kasvanut!
1 vastaus
Emmi Esimies 21.11.2013, kello 12:50
Tarkoitus on parantaa kannattavuutta, jotta myymälöitä ei suljettaisi. Katsotaan ensin mitä voidaan tehdä, ei kannata vielä huolestua.
13
Vastaa
www.ambientia.net
Ambientian johdosta sanoo sosiaalisen intranetin merkittävästi edesauttaneen yhteishengen ja ilmapiirin kohentamista
08.04.2023 14
50 %
www.ambientia.net08.04.2023
Emmi Esimies:
@Arto hyppäsi auttamaan meidän omaan blogiin blogahduksen julkaisussa kun ei tunnukset toiminut. Tuli sellainen ”asiakas on kuningas” fiilis Arton avustaessa skypen kautta
KEHU TYÖKAVERI PÄIVÄSSÄ
Ismo IT-mies:
Arto rokkaa aina!
Jonna Johtaja:
15
Vastaa
Vastaa
Vastaa
www.ambientia.net
#3
Onnistunut intranet suunnitellaan
käyttäjälähtöisesti; johto yhtenä käyttäjäpersoonana
08.04.2023 16
www.ambientia.net
”Meidän johtajia on mahdoton saada osallistumaan intrassa,
koska ei niillä ole aikaa sellaiseen”
08.04.2023 17
www.ambientia.net
Intranetin käyttämisen pitää olla käyttäjälle
hyödyllistä, hauskaatai muuten houkuttelevaa
08.04.2023 18
www.ambientia.net
Ambientian johdon mukaan keskeisiä heidän kokemiaan hyötyjä ovat olleet muilla toimistoilla työskentelevien ihmisten tavoittaminen,
palautteen saaminen sekä kysymyksiin vastaaminen
08.04.2023 19
PERSOONAT JA TILANTEET
08.04.2023 20
www.ambientia.net
Suunnittelun apuna
08.04.2023 21
Käyttäjäkyselyt Haastattelut Tilastot ja trendit
Analytiikka
www.ambientia.net
Kohderyhmät
Uusi intrane
t
Uudet työntekijät
HR
IT
Viestintä
Esimiehet
Ylin johto
Myynti ja markkinointi
Asiantuntijat
…
08.04.2023 22
1. Ylläpidollinen moderointi
2. Fasilitaattori
4. Tiedon tuottaja
8. Tiedon hyödyntäjä
7. Tiedon markkinoija
6. Tiedon rikastaja
5. Tiedon jalostaja
3. Tiedon ylläpitäjä
Jonna Johtaja 1/3
• Titteli / Ammatti: CEO• Ikä: 40v• Sijainti: Espoo• Vapaa-ajalla: Frisbee-golf,
sisustaminen, oman firman jutut• Motivaatio saapua sivustolle:
Haluaa olla kartalla siitä, mitä organisaatiossa tapahtuu. Valmiina kommentoimaan asiantuntijoiden kirjoituksia.
Rooli: Tiedon markkinoija
”Vielä kerkeän
hoitamaan tän yhden
pikkujutun.”
08.04.2023 www.ambientia.net 23
Kohderyhmä: Ylin johto
Jonna Johtaja 2/3
Tärkeimmät tavoitteet:- Virallisten uutisten kirjoittaminen- Osallistuminen keskusteluun
kommentoimalla- Verkostoituminen- Jory-työskentely
Suurimmat haasteet:- Kiireinen, mutta haluaa silti olla vähän
kaikessa mukana- Kiireessään äkkipikainen ->
huolimattomuusvirheitä tiedotuksissaan ja kommenteissaan, joihin ”sisäiset trollit” tarttuvat ja ymmärtävät tarkoituksellisesti väärin.
- Uutissyöte päivittyy intrassa niin nopeasti, että osa tärkeistä asioista menee ohi
Miten autamme…poistamaan haasteet? …saavuttamaan tavoitteet?Nopeutetaan tiedotteen lisäämistä tarjoamalla Lisää-nappi heti etusivulle. Tarjotaan esikatselu-ominaisuus ennen tiedotteen julkaisua. Asiasanoitetaan tiedotteita tehokkaammin, esim. viralliset, vapaalla, blogikirjoitukset, hyvät käytännöt jne., jolloin voidaan nostaa erilaisia tiedotepalstoja erikseen ja parannetaan löydettävyyttä.
08.04.2023 www.ambientia.net 24
Millä termeillä / aihesanoilla etsii:- Puhelinluettelo- Muistion päivämäärällä- Frisbee-golfkerho- Tapahtumat
Emme halua, että persoona:- Joutuu käyttämään liikaa
aikaa tiedon etsimiseen
Oma verkosto- Jory- Esimiehet ja projektipäälliköt- HR- Talous
Milloin, missä ja millaisilla laitteilla työskentelee- Käyttää intraa työn ohessa- Oma laptop, smartphone- Töissä, kotona, työmatkalla
08.04.2023 www.ambientia.net 25
Tykkää- Sosiaalisista ominaisuuksista
Ei tykkää- Sisäisestä ”liejutuksesta”- Hankalista ja hitaista
järjestelmistä
Jonna Johtaja 3/3
08.04.2023 www.ambientia.net 26
Jonna etsii uutista etusivun tiedotteiden joukosta, mutta toteaa tuoreempien asioiden pudottaneen uutisen pois etusivulta.
Haluaa tarkistaa taloustietoa tiedotteesta.
1.
Muistelee milloin tiedote tuli ulos, ei muista. Menee selaamaan tiedotearkistoa.
2.
Jonna skrollaa tiedotelistaa, jossa pötkössä kaikki sisäiset tiedotteet. Alkaa turhauttaa!
3.Jonna löytää tiedotteen ja avaa tiedotteen.4.
Jonna löytää tarvitsemansa tiedon, mutta aikaa kului 5 minuuttia.
5.
Tilanne:
08.04.2023 www.ambientia.net 27
Haluaa tarkistaa taloustietoa tiedotteesta.
1.
Jonna napsauttaa etusivulta tiedotteiden asiasanoista ”Talous”, jolloin listautuu kaikki talouteen liittyvät tiedotteet
2.
Tiedote löytyy ensimmäisten joukosta. Jonna avaa tiedotteen.
3.
Jonna löytää tarvitsemansa tiedon, aikaa kului 10 sekuntia.
Tilanne (ihanne):
Ajankäytön tehostaminen
Tiedonkulun parantaminen
Vastataan tavoitteisiin:
www.ambientia.net 28
Konseptisuunnittelun vaiheet
MIKSI?Selvitetään tavoitteet.
Miksi tehdään?
KENELLE?Tunnistetaan
loppukäyttäjät ja tärkeimmät
käyttötilanteet
MITEN?Informaatioarkkitehtuuri
/ suunnitelma tiedon löydettävyyteen
MILLAINEN?Paperiprotot /
Suunnitellaan ja mallinnetaan käyttöliittymä
MILLAINEN?Visualisoidaan lopputulos
Loppukäyttäjätestaus
15.11.2013
KÄYTTÄJÄTESTAUS
08.04.2023 29
www.ambientia.net
Jos johto ei ole sosiaalisessa intranetissä
aktiivisessa roolissa tai näe sen merkitystä, vika on todennäköisesti jossakin näistä:
a) Intranet on liiketoiminnasta irrallinen keskustelufoorumi tai materiaaliarkisto
b) Johtajia ei ole huomioitu suunnittelussa käyttäjäryhmänä
c) Johto ei tiedä mitä ihmisten johtaminen on..
08.04.2023 30