Standard Operating Procedure ADMINISTRASI
PENGUSULAN SK TUGAS BELAJAR PNS DOSEN
Biro Umum dan Kepegawaian Universitas Brawijaya
Malang 2017
Hal. i
Hal. ii
DAFTAR ISI
LEMBAR IDENTIFIKASI --------------------------------------------------------------------- Error! Bookmark not defined.
DAFTAR ISI -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- i
A. Tujuan --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 1
B. Ruang Lingkup dan Unit yang Terkait --------------------------------------------------------------------------- 1
C. Standar Mutu yang Terkait ---------------------------------------------------------------------------------------------- 1
D. Istilah dan Definisi ------------------------------------------------------------------------------------------------------------ 1
E. Urutan Prosedur ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 2
F. Bagan Alir --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 4
G. Referensi ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 5
H. Lampiran ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 6
Hal. 1
A. Tujuan
Sebagai pedoman dalam pengusulan SK Tugas Belajar bagi PNS Dosen
meliputi persyaratan, prosedur dan durasi waktu dalam proses usul SK
Tugas Belajar bagi PNS Dosen sampai dengan pengiriman surat usul ke
Kemenristekdikti.
B. Ruang Lingkup dan Unit yang Terkait
Melingkupi proses administrasi pemrosesan surat pada bagian
kepegawaian Universitas Brawijaya dalam rangka pengusulan penerbitan SK
Tugas Belajar di tingkat Kementerian Riset, Teknologi dan Pendidikan
Tinggi.
C. Standar Mutu yang Terkait
<narasi standar mutu yang terkait dengan output/outcome dari
prosedur>
D. Istilah dan Definisi
1. Tugas Belajar adalah penugasan yang diberikan oleh pejabat yang
berwenang kepada Dosen untuk melanjutkan pendidikan ke jenjang
yang lebih tinggi tidak dengan biaya sendiri dan atau dilakukan
dengan meninggalkan tugas sehari-hari sebagai Dosen.
2. Perjanjian Tugas Belajar adalah perjanjian tertulis antara pegawai
pelajar dengan pimpinan unit kerja yang memuat syarat-syarat, hak
dan kewajiban para pihak sesuai peraturan perundang-undangan.
3. Letter Of Acceptance adalah surat atau pengumuman atau
pernyataan yang dikeluarkan oleh Universitas/Perguruan Tinggi
tujuan studi yang berisi informasi/pemberitahuan bahwa dosen yang
ditugaskan diterima untuk menjalani studi lanjut di
Universitas/Perguruan Tinggi tersebut.
4. Jaminan Pembiayaan Tugas Belajar adalah surat atau dokumen
perjanjian yang berisi informasi bahwa dosen yang ditugaskan
mendapatkan pembiayaan selama masa studi lanjut.
Hal. 2
5. Disposisi adalah catatan singkat yang berisi pendapat/instruksi dari
seorang atasan/pejabat kepada bawahan/anggotanya yang biasanya
ditulis (tangan) secara langsung di dokumen yang bersangkutan.
6. Penilaian Prestasi Kerja Pegawai Negeri Sipil adalah nilai hasil kerja
yang dicapai oleh setiap Pegawai Negeri Sipil pada suatu satuan
organisasi sesuai dengan Sasaran Kerja Pegawai dan perilaku kerja.
7. PAK adalah singkatan dari Penetapan Angka Kredit yaitu suatu
formulir yang berisi keterangan perorangan dosen dan satuan nilai
dari hasil penilaian butir kegiatan dan atau akumulasi butir-butir
kegiatan yang telah dicapai dosen dan telah ditetapkan oleh Pejabat
yang berwenang menetapkan angka kredit.
E. Urutan Prosedur
1. Menerima usulan Tugas Belajar PNS Dosen dari Fakultas pengusul
dengan melampirkan kelengkapan administrasi berupa :
a. Surat Pengantar dari Dekan;
b. Fotocopy Kartu Pegawai; c. Fotocopy SK. Konversi NIP Baru bagi PNS dengan NIP 9 digit; d. Fotocopy SK. CPNS;
e. Fotocopy PAK dan SK. Jabatan Fungsional Terakhir; f. Fotocopy SK. Pangkat Terakhir; g. Model C;
h. Fotocopy Akta Nikah; i. Fotocopy Penilaian Prestasi Kerja Pegawai Negeri Sipil (dahulu
bernama DP-3) dua tahun terakhir; j. Surat keterangan sehat jasmani dan rohani dari Dokter; k. Fotocopy Penugasan ke Luar Negeri dari Sekretariat Negara. (bagi
Dosen Tugas Belajar Luar Negeri); l. Fotocopy Surat keterangan lulus seleksi dari Perguruan Tinggi
tujuan studi atau Letter of Acceptance (LOA);
m. Fotocopy Surat Jaminan Pembiayaan Tugas Belajar dari pihak sponsor;
n. Fotocopy Perjanjian Tugas Belajar (Diterbitkan oleh Wakil Rektor II melalui bagian Kepegawaian);
o. Surat keterangan dari Dekan tentang kesesuaian bidang studi yang
ditempuh dengan tugas pekerjaan; p. Surat Pernyataan bahwa yang bersangkutan :
Tidak sedang menjalankan cuti diluar tanggungan negara;
Tidak sedang mengajukan upaya hukum keberatan ke Badan
Pertimbangan Kepegawaian (BAPEK);
Tidak sedang / dalam proses penjatuhan hukum disiplin
tingkat sedang atau tingkat berat;
Hal. 3
Tidak sedang menjalani hukuman disiplin tingkat sedang atau tingkat berat;
Tidak sedang dalam proses perkara pidana, baik tindak kejahatan maupun pelanggaran;
Tidak sedang melaksanakan kewajiban ikatan dinas;
Tidak sedang/dalam melaksanakan pendidikan dan pelatihan
penjenjangan;
Tidak pernah gagal dalam tugas belajar yang disebabkan oleh
kelalaiannya;
Tidak pernah dibatalkan mengikuti tugas belajar karena
kesalahannya. 2. Menerima, mencatat dan memeriksa kelengkapan pengajuan Tugas
Belajar PNS Dosen.
a. Jika berkas lengkap, maka dapat diproses lebih lanjut sebagai
berikut : 1) Menyusun berkas kelengkapan;
Membuat surat usulan Tugas Belajar;
2) Mengirim Usul Tugas Belajar yang telah dilengkapi Surat
Pengantar Usul Tugas Belajar dikirimkan kepada Kepala Biro SDM u.p. Kepala Bagian Perencanaan dan Pengembangan
Kementerian Riset, Teknologi dan Pendidikan Tinggi. b. Jika berkas tidak lengkap, maka dikembalikan kepada Fakultas
pengusul secara tertulis disertai dengan penjelasan dan saran.
Hal. 4
F. Bagan Alir
<pelaku
prosedur> <kegiatan/tahap prosedur>
<input/output
kegiatan>
BAGAN MANUAL PROSEDUR ADMINISTRASI PENGUSULAN SK TUGAS BELAJAR PNS DOSEN
Fakultas pengusul
Kabag.
Kepegawaian
Kasubbag. Tenaga Edukatif
Staf Subbag
Tenaga Edukatif
Berkas Lengkap?
Tidak
Ya
Staf Subbag. Tenaga Edukatif
Wakil Rektor II
Staf Subbag.
Tenaga Edukatif
Surat Usulan SK Tugas
Belajar
Mengirim Surat Usulan Tugas Belajar ke
Kepala Biro SDM Kemenristekdikti melalui
Kantor POS
(30 menit)
Surat Usulan SK Tugas
Belajar
Memeriksa dan menandatangani Surat
Usulan SK Tugas Belajar
(3 hari)
Menerima, mencatat dan memeriksa
kelengkapan administrasi usul Tugas Belajar PNS Dosen (5 menit)
Menerima dan mendisposisi usulan Tugas Belajar
(20 menit)
MULAI
Mengirim berkas usul Tugas Belajar
PNS Dosen (1 hari)
Menerima dan mendisposisi usulan Tugas Belajar
(20 menit)
Menyusun Draft Surat Usulan SK Tugas Belajar
(60 menit)
Memproses Surat
Pengembalian Berkas ke Fakultas
(7 hari)
SELESAI
Hal. 5
G. Referensi
1. UU Nomor 8 Tahun 1974 jo UU Nomor 43 Tahun 1999;
2. PP Nomor 9 Tahun 2003;
3. Perpres Nomor 12 Tahun 1961;
4. Permendiknas Nomor 48 Tahun 2009;
5. Peraturan Rektor Universitas Brawijaya Nomor 74 Tahun 2016;
6. Peraturan Rektor Universitas Brawijaya Nomor 58 Tahun 2017.
Hal. 6
H. Lampiran
Hal. 7
Hal. 8
Hal. 9
Hal. 10
Hal. 11
Hal. 12