Upravljanje projektnim ciklusomAkademija regionalnoga razvoja i fondova EU
Projektni ciklus:
PROGRAMIRANJE
IDENTIFIKACIJA
FORMULIRANJEIMPLEMENTACIJA
EVALUACIJA
Programiranje
europska razina nacionalna razina regionalna razina lokalna razina
Pogled na zajednicu kao središte ideja društvenog razvoja
Pozivi na dostavu projektnih prijedloga(kolokvijalno natječaji)
• Rezultati faze programiranja na EU, nacionalnoj, regionalnojili lokalnoj razini
NATJEČAJ
Projekt3
Projekt1
Projekt2
PROGRAMI• Sadrže:Opis situacije/problemaPrioritete i mjere zapostizanje općeg cilja• Mogu biti u obliku
strategija, operativnihprograma i sl.
• Mogući izvor projektnihideja
Projekt5
Što je projekt?Projekt čini niz međusobno povezanih aktivnosti u određeni redoslijed „radi postizanja jasnih ciljeva unutar određenog vremenskog razdoblja i s određenim financijskim sredstvima."(Europska komisija, PCM Guidelines, 2004.)
Što je program?Program je skup projekata čiji ciljevi u sprezi doprinose zajedničkom općem cilju, sektoru, županiji i sl.
Što po vama čini dobar projekt?
Za dobar projekt potrebno je:
Kapacitetiorganizacije
Dobro planiranje
Stvarni problem
Učinkovitoupravljanje
Jasno definirani korisnici
Učinkovitprojektni tim
Dobra suradnja s partnerima
Iskustvo u provođenju projekata
OSOBINE DOBROG PROJEKTA:
Relevantnost(Relevance)
Izvedivost(Feasibility)
Održivost(Sustainability)
Vidljivostaktivnosti(Visibility)
Izvedivost projekta (feasibility)
Aktivnosti slijede iz ciljeva
Proračun je u skladu s dizajnom projekta(aktivnostima)
Predviđeni su elementi koji mogu kočiti ili potaknutirazvoj projekta i svi vezani troškovi
Ispunjene su pretpostavke za provedbu projektnih aktivnosti
Relevantnost projekta (relevance)
PROJEKT JERELEVANTANU ODNOSU
NA:
Ciljeve iprioritetenatječaja
Strateškedokumente
Prepoznateprobleme
Potrebe iograničenja
ciljnih skupinai krajnjihkorisnika
Horizontalneteme EU
Održivost projekta "sustainability"
• Održivost učinka projekta i nastavak aktivnosti
• 4 aspekta održivosti:
Financijska održivost
Institucionalna održivost
Održivost na razini politika
Održivost u odnosu na okoliš, utjecaj na okoliš
Vidljivost projekta (visibility)
Korisnik je odgovoran za informiranje I vidljivostprojekta
EK je propisala osnovne obveze i elemente EU vidljivosti
Upute za korisnike sredstava -http://www.strukturnifondovi.hr/vazni-dokumenti
Projektni ciklus:
PROGRAMIRANJE
IDENTIFIKACIJA
FORMULIRANJEIMPLEMENTACIJA
EVALUACIJA
Programiranje
Analiza situacijena nacionalnoj isektorskoj razini
Nacionalniprogramirazvoja
Sektorskestrategije
Strategijeorganizacije
Identifikacija
Analizakapaciteta
Analizadionika
Analizaproblema
Analizaciljeva
Odabirstrategije
Formuliranje
Definiranjeintervencijske
logike
Utvrđivanjerizika
Određivanjepokazatelja
Planaktivnosti
Plantroškova
Pisanjeprojektnogprijedloga
Implementacija
Upravljanjeprojektom
Evaluacija
Vrednovanjeizvedbeprojekta
1. Analiza kapaciteta: SWOT analiza
Snage
( Strengths)
Slabosti
(Weaknesses)
Prigode
(Opportunities)
Prijetnje
(Threats)
Un
uta
ro
rgan
izac
ije
Uo
kru
žen
ju
Pomažu uostvarenju cilja
Odmažu uostvarenju cilja
Programiranje
Analiza situacijena nacionalnoj isektorskoj razini
Nacionalniprogramirazvoja
Sektorskestrategije
Strategijeorganizacije
Identifikacija
Analizakapaciteta
Analizadionika
Analizaproblema
Analizaciljeva
Odabirstrategije
Formuliranje
Definiranjeintervencijske
logike
Utvrđivanjerizika
Određivanjepokazatelja
Planaktivnosti
Plantroškova
Pisanjeprojektnogprijedloga
Implementacija
Upravljanjeprojektom
Evaluacija
Vrednovanjeizvedbeprojekta
2. Analiza dionikaTko su dionici projekta?- sve osobe, skupine ljudi, ustanove, organizacije koje bi mogle biti u vezi s projektom, definirane su kao dionici.
-Dionici su svi oni koji imaju interes u projektu
4 skupine dionika:
-Oni koji će zajedno s vama provoditi projekt-Oni koji će vam pomoći u provedbi-Oni koji će pružiti podršku ali neće pomagati ili provoditi-Oni koji se protive provedbi projekta
Programiranje
Analiza situacijena nacionalnoj isektorskoj razini
Nacionalniprogramirazvoja
Sektorskestrategije
Strategijeorganizacije
Identifikacija
Analizakapaciteta
Analizadionika
Analizaproblema
Analizaciljeva
Odabirstrategije
Formuliranje
Definiranjeintervencijske
logike
Utvrđivanjerizika
Određivanjepokazatelja
Planaktivnosti
Plantroškova
Pisanjeprojektnogprijedloga
Implementacija
Upravljanjeprojektom
Evaluacija
Vrednovanjeizvedbeprojekta
3. Analiza problema
Utvrđuje negativnu sadašnju situaciju
Najbolje je izraditi analizu problema zajedno s
predstavnicima glavnih dionika
Analiza je korisna za ispunjavanje obrasca projektnogprijedloga i za analizu situacije u vezi projektnogproblema
Analiza problema
3 koraka u analizi problema:
1. Odrediti ključni problem analize (središnji problem)2. Pomoću razgovora u skupini odrediti najvažnije
aspekte problema i napisati ih na papiriće3. Sve aspekte problema složiti u problemsko stablo
prema uzročno-posljedičnim vezama pitajte se: što je uzrok koji je doveo do problema a što je
posljedica tog problema
Problem 1
Glavniproblem
Uzrok 3
Uzrok1
Uzrok 5
Uzrok 2
Uzrok 4
Posljedica 5
Posljedica 4
Posljedica 3
Posljedica 1 Posljedica 2
Glavniproblem
Problemi kao uzroci ili posljedice glavnog problema
Ograničena turistička ponuda na području Županije
Postojeće biciklističke staze ne privlače dovoljan broj turista / Rekreativni turizam je
niske kvalitete
Postojeća infrastruktura loše je održavana
Zastarjele oznake na biciklističkim
stazama
Ne postoji adekvatna promocija turističke ponude
Ne postojanje regionalne turističke stragegije
Niska razina znanja turističkih djelatnika o ovom
vidu turizma
Analiza/problemsko stablo
POSLJEDICE
UZROCI
Loša kvaliteta biciklističkih
staza
Socijalna isključenost osoba sa invaliditetom (OSI)
Veliki broj nezaposlenih osoba sa invaliditetom
Nekompetentni OSI za traženje posla na tržištu rada
Nedostatna znanja i
vještine OSI za traženje i prijavljivanje
za posao
Neiformiranost OSI o
mogućnostima zapošljavanja
Nedostatak obiteljske
potpore OSI
Ograničene/male mogućnosti/ mjesta zapošljavanja OSI
Nepostojanje mogućnosti programa
prekvalifikacije OSI
Neprilagođenost školovanja OSI
zahtjevima i potrebama
modernog tržišta rada
Nedovoljna informiranost poslodavaca o mogućnostima /poticajima za
zapošljavanja OSI
Analiza/problemsko stablo
POSLJEDICE
UZROCI
Programiranje
Analiza situacijena nacionalnoj isektorskoj razini
Nacionalniprogramirazvoja
Sektorskestrategije
Strategijeorganizacije
Identifikacija
Analizakapaciteta
Analizadionika
Analizaproblema
Analizaciljeva
Odabirstrategije
Formuliranje
Definiranjeintervencijske
logike
Utvrđivanjerizika
Određivanjepokazatelja
Planaktivnosti
Plantroškova
Pisanjeprojektnogprijedloga
Implementacija
Upravljanjeprojektom
Evaluacija
Vrednovanjeizvedbeprojekta
Od problema do cilja
PROBLEM
Slika trenutne negativnesituacije
CILJ
Pozitivna zrcalna slikaproblema
Provedba projekta
Slab utjecaj mladihi njihovih
organizacija naživot u zajednici
Mladi i njihoveorganizacije snažno
utječu na život u zajednici
Preoblikovanje problemskog stabla u stablo ciljeva (primjer)
Zastarjele oznake na
biciklističkim stazama
PROBLEM CILJ
Nove i inovativne oznake na
biciklističkim stazama
4. Analiza ciljeva vodi prema stablu ciljeva:
3 koraka analize ciljeva:
1. Preoblikovanje negativne postojeće situacije u pozitivnu željenu budućnost (zrcalna slika)
2. Provjera uzročno-posljedičnih veza na stablu ciljeva
3. Po potrebi uskladiti pojedine cjeline ili dodati novi cilj
Cilj
Problem
Od problema do cilja...
Programiranje
Analiza situacijena nacionalnoj isektorskoj razini
Nacionalniprogramirazvoja
Sektorskestrategije
Strategijeorganizacije
Identifikacija
Analizakapaciteta
Analizadionika
Analizaproblema
Analizaciljeva
Odabirstrategije
Formuliranje
Definiranjeintervencijske
logike
Utvrđivanjerizika
Određivanjepokazatelja
Planaktivnosti
Plantroškova
Pisanjeprojektnogprijedloga
Implementacija
Upravljanjeprojektom
Evaluacija
Vrednovanjeizvedbeprojekta
5. Odabir strategije
Zadnji korak u procesu identifikacije kojim:
Odabiremo strategiju koju ćemo koristiti za postizanježeljenih cilje va projekta
Odlučujemo koji će ciljevi biti UKLJUČENI u projekt
Odlučujemo koji će ciljevi biti ISKLJUČENI iz projekta
Utvrđujemo opći(e) i specifični(e) cilj(eve) projekta
Analiza strategija
Treba li/može li projekt postići sve potencijalne ciljeve (riješiti sve prepoznate probleme) ili treba izabrati neke?
Kojom kombinacijom aktivnosti ćemo najvjerojatnije postićirezultate i ostvariti koristi?
Što si možemo postići obzirom na financijske i vremenskeokvire te tehničke i administrativne kapacitete kojimaraspolažemo?
Koja opcija je najisplativija? Koja će strategija najuspješnije odgovoriti i na horizontalna
pitanja (sektorske politike, zaštitu okoliša i sl.)?
Programiranje
Analiza situacijena nacionalnoj isektorskoj razini
Nacionalniprogramirazvoja
Sektorskestrategije
Strategijeorganizacije
Identifikacija
Analizakapaciteta
Analizadionika
Analizaproblema
Analizaciljeva
Odabirstrategije
Formuliranje
Definiranjeintervencijske
logike
Utvrđivanjerizika
Određivanjepokazatelja
Planaktivnosti
Plantroškova
Pisanjeprojektnogprijedloga
Implementacija
Upravljanjeprojektom
Evaluacija
Vrednovanjeizvedbeprojekta
Terminologija
OPĆI CILJ: njemu projekt doprinosi, ne ispunjava ga u potpunosti; na razini programa tj. natječaja; svi projekti i njihovi ispunjeni ciljevi zajedno ispunjavaju opći cilj
SPECIFIČNI CILJ: cilj našeg projekta, ovaj cilj treba biti ispunjen do krajaprovedbe projekta
CILJEVI
OPĆI CILJ SPECIFIČNI CILJ-SVRHA
• Koji je široki opći cilj kojem projekt doprinosi na nacionalnoj ili sektorskoj razini?
• Mora korespondirati s općim ciljem natječaja!
Koji je neposredni rezultat razvoja nakraju projekta?
ili Koje su očekivane koristi za ciljnu skupinu ili skupine?
Rezultati i aktivnosti
Rezultati Aktivnosti
Koji će neposredni
materijalni rezultati na
kraju projekta doprinijeti
ostvarenju specifičnog
cilja?
Koje se ključne aktivnosti
moraju provesti i kojim
redosljedom da bi se
ostvarili očekivani
rezultati?
Brojčano označavanje u logičkom okviru
Opći cilj 1
Specifični cilj 1
Rezultat 1.1. Rezultat 1.2. Rezultat 1.3.
Aktivnost 1.1.1.Aktivnost 1.1.2.Aktivnost 1.1.3.
....
Prijavitelj/ nositelj projekta izravno odgovoran za pripremu i provedbu projekta-uvjeti prihvatljivosti određeni u smjernicama: pravna osobnost, status (neprofitna organizacija/javna ustanova/jedinica lokalne i regionalne samoupravei sl.), osnovan/djeluje na određenom području, itd.
Suprijavitelj/partner treba ispunjavati iste uvjete prihvatljivosti kao i nositelj- popis prihvatljivih suprijavitelja je ponekad širi od popisa nositelja- smjernice nalažu minimalan broj suprijavitelja
Suradnik- mala odgovornost za provedbu, iz proračuna mogu biti pokrivene samo
dnevnice i putni troškovi, uglavnom ne vrijede uvjeti prihvatljivosti
Izvođači- određenih usluga, nabavku opreme ili radove u sklopu projekta
ULOGE U PROJEKTU
Logička matrica
Opis
projekta
Pokazatelji Izvori
provjere
Pretpostavke
Opći cilj
Specifični
cilj (svrha)
Očekivani
rezultati
Aktivnosti
Stablo ciljeva Vertikalna logika
Opći ciljevi
Svrha projekta
Rezultati
Aktivnosti
Logički okvirIntervencijska logika Objektivno provjerljivi
pokazatelji uspjehaIzvori i načini
provjerePretpostavke
Opći ciljevi Koji su opći ciljevi kojima ćedoprinijeti projekt?OC1- „Naziv općeg cilja”OC2- „Naziv općeg cilja”
Navedite ciljane vrijednosti zasvaki indikator?Koji su ključni indikatori povezani uz opće ciljeve?
Koji su izvori informacija zasvaki navedeni indikator?
Specifični cilj Koji specifični ciljevi doprinose ostvarenju općih ciljeva?SC1- „Naziv spec. cilja”SC2- „Naziv spec. cilja”
Koji indikatori jasno pokazujuda je cilj projekta postignut?SC1- „Indikator1: ciljana vrijednost”SC1- „Indikator2: ciljana vrijednost”
Koji su izvori informacija kojipostoje ili se mogu prikupiti?Kojim metodama se može doći do tih informacija?
Koji su vanjski faktori i uvjetipotrebni da bi se postigao cilj?Koji rizici se trebaju uzeti uobzir?
Očekivanirezultati
Rezultati direktno proizlaze izaktivnosti i doprinose postizanjuspecifičnog cilja. Koji su očekivani rezultati?R1.1. – „Naziv rezultata”R1.2. – „Naziv rezultata”
Koji indikatori mjere da li je i ukojem omjeru projektpostigao očekivane rezultate?1.1 „Indikator1: ciljana vrijednost” (R1)1.2 „Indikator1: ciljana vrijednost”
Koji su izvori informacija zanavedene indikatore?
Izvor1 (Indikator 1.2., 1.3.)IliIndikator 1.1. : Izvor 1Indikator 1.2. : Izvor 1
Koji vanjski uvjeti moraju bitizadovoljeni kako bi se uplaniranom vremenu postigliočekivani rezultati?
Aktivnosti Koje će se ključne aktivnosti provesti te kojim slijedom, kako bi ostvariliočekivane rezultate?(grupirajte aktivnosti premarezultatima)Aktivnost 1.1.1. „Naziv aktivnosti”Aktivnost 1.1.2. „Naziv aktivnosti”
Resursi:Koji su resursi nužni za provedbu navedenih aktivnostinpr. zaposlenici, oprema,trening, edukacija, materijali,prostor, itd.
Koji su izvori informacija onapretku akcije?TroškoviKoji su troškovi akcije? Kako su razvrstani? (detaljanpregled troškova u Proračunu)
Koji su preduvjeti nužni prijepočetka akcije?Koji uvjeti izvan utjecaja organizacije moraju biti zadovoljeni kako bi se započelo s provedbom akcije?
Veritakalna logika
Intervencijska logika
Indikatori uspjeha
Izvori verifikacije
Pretpostavke
Opći cilj
Specifični ciljevi
(svrha)
Rezultati
Aktivnosti
Tumači se na sljedeći način: aktivnosti s pretpostavkom
dovode do rezultata....
Horizontalna logika
Intervencijska logika
Indikatori uspjeha
Izvori verifikacije
Pretpostavke
Opći cilj
Specifični ciljevi
(svrha)
Rezultati
Kako ćemo provjeriti uspjeh u ostvarivanju ciljeva?
Identifikacija rizika
Što je rizik? - Mogućnosti negativnih vanjskih utjecaja na uspjeh provedbe projekta
• Rizici su suprotnost pretpostavkama• Većina aktivnosti ima pretpostavke koje ako se ne
ostvare – ostvarit će se rizici• U izradi projekta potrebno je napraviti analizu rizika
Npr. Pretpostavka: interes ciljne skupine održiv tokom provedbe projekta
Rizik: ne postoji dovoljan interes ciljane skupine
Aktivnosti – analiza rizika
Rizik Potencijalno lošutjecaj
Nivo rizikaN/S/V
Strategija upravljanjarizikom
Odgovornost
Nezainteresiranostudruga mladih
Ne postizanjeciljanih rezultata,
upitan uspjehprojekta
N Potpisani ugovori iproširena lista potencijalnih
sudionika ;veća skupina odplaniranog)
Prijavitelj,partneri,
suradnici,podugovoreni
-nazivi organizacija
N - nizak, S - srednji, V - visok
Pokazatelji uspjeha
Dobri pokazatelji imaju SMART osobine:
Specific - Specifični (za cilj koji mjere – svaki mora mjeriti jedan cilj/rezultat)
Measurable – Mjerljivi (kvantitativno ili kvalitativno)
Achievable - Dostižni (u okviru prihvatljivih troškova)
Relevant / Realistic – Relevantni i realistični (za postavljene ciljeve projekta iokruženje)
Time bound - Vremenski određeni (da znamo kada možemo očekivati postizanjeočekivanih vrijednosti)
Izvori provjere
Izvori informacija koji potvrđuju realnu mjerljivost pokazatelja
Trebaju specificirati:• kako će se prikupljati informacije o indikatorima ili u
kojem će dokumentu biti dostupne• tko/koja institucija pruža informaciju• koliko često se informacija prikuplja
Primjer: interna/mjesečna/kvartalna izvješća potpisne liste, druge evidencije brojač posjeta na web stranici fotografije
Programiranje
Analiza situacijena nacionalnoj isektorskoj razini
Nacionalniprogramirazvoja
Sektorskestrategije
Strategijeorganizacije
Identifikacija
Analizakapaciteta
Analizadionika
Analizaproblema
Analizaciljeva
Odabirstrategije
Formuliranje
Definiranjeintervencijske
logike
Utvrđivanjerizika
Određivanjepokazatelja
Planaktivnosti
Plantroškova
Pisanjeprojektnogprijedloga
Implementacija
Upravljanjeprojektom
Evaluacija
Vrednovanjeizvedbeprojekta
Z a planiranje aktivnosti pomažu namsljedeća pitanja:
Aktivnosti
KAKO ćemo postići specifični cilj projekta?
TKO će provoditi pojedinu aktivnost? (prijavitelj,partneri)
KADA će se provoditi aktivnost (vremenski plan)?
Plan aktivnosti Tabelarni prikaz trajanja aktivnosti po mjesecima Podjela uloga - tko je od prijavitelja i partnera odgovoran
za provedbu svake od aktivnosti Određuje se:
1. Sljed – kojim redom treba poduzeti aktivnosti?2. Ovisnost – ovisi li aktivnost o početku ili dovršetku
neke druge aktivnosti?
Gantov dijagram
Primjer:
Godina 1
Polugodište ϭ Polugodište 2
Aktivnost Month Odgovornost
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
Komponenta 1 – Proces strateškog planiranja
Aktivnosti
Aktivnost 1Sastanak partnera
PRIJAVITELJ/PARTNERI
Aktivnost 2Sklapanje ugovora o suradnji
PRIJAVITELJ/PARTNERI
Aktivnost 3Osnivanje mreže udrugamladih
PRIJAVITELJ/PARTNERI
Aktivnost 4Izrada Kodeksa mreže
PRIJAVITELJ/PARTNERI
IZRADA PRORAČUNA ZA EU PROJEKTE
Općenite napomene:• proračun projekta mora sadržavati sve troškove projekta• proračun mora biti dobro planiran i realan• troškovi moraju biti u svezi s aktivnostima• iznosi trebaju biti izražene bez PDV-a• Obratiti pozornost na razdoblje prihvatljivosti troškova
Sufinanciranje:
- kod projekata financiranih iz sredstava EU, nužno je da prijavitelj ipartneri osiguraju dio sredstava iz vlastitih ili drugih izvora
- u Uputama za prijavitelje naveden je maksimalni i minimalni iznossufinanciranja od strane EU
Upućivanje projektnog prijedloga na pravilan način ipravilnu adresu
Osim adrese primatelja, većinom je potrebno je navesti referentni broj i naziv natječaja,puni naziv i adresu prijavitelja• Rečenica „Ne otvaraj” ili sličan tekst
Sva pravila su navedena u Uputama za prijaviteljeodređenog natječaja.Slanje faksom, e-poštom ili drugim načinima sene priznaje.Osobno do određenog vremena u danu, nije istokao i radno vrijeme ugovornog tijela.Nepotpune prijave se ne uzimaju o obzir.
Obavezno slijediti Upute za prijavitelje, gdje su navedena pravila upućivanja Prijedloga
7 koraka od objave do ugovaranja1. Objava Poziva na dostavu projektnih prijedloga2. Objava Uputa za prijavitelje i natječajne
dokumentacije3. Dostava potpunog projektnog prijedloga i ostale
popratne dokumentacije4. Ocjenjivanje pristiglih prijedloga
1. Prijem i registracija projektnih prijava2. Administrativna provjera3. Provjera prihvatljivosti prijavitelja i partnera4. Provjera prihvatljivosti projekta i aktivnosti5. Ocjenjivanje kvalitete6. Provjera prihvatljivosti izdataka7. Odluka o financiranju
Pitanja?
Provedba programa izobrazbe sufinancira se sredstvima tehničke
pomoći iz Operativnog programa Konkurentnost i kohezija, iz
Europskog fonda za regionalni razvoj.
56
Hvala na pozornosti!