«non pago i miei dipendenti
per leggere le mail»
17 maggio 2013
L’ESPERIENZA DELLA RETE wege:
ELECTRONIC MAIL REDUCTION
FRASE PRONUNCIATA DA UN IMPRENDITORE
NOSTRO CLIENTE NEL CORSO DI UN
PROGETTO DI LEAN OFFICE :
QUESTA FRASE CI HA CONVINTO A
PROPORRE IL PROGETTO DELLA
RIDUZIONE DEL NUMERO DI MESSAGGI DI
POSTA ELETTRONICA COME
FORMULA DI INTERVENTO A SÉ STANTE
PER MIGLIORARE LA PRODUTTIVITÀ DEL
LAVORO NEGLI UFFICI
E-MAIL: RIDUZIONE DEL NUMERO DI MESSAGGI
The C.E.O. of Atos, a French IT services company,
has vowed to ban internal email. - BBC News Technologies
” Thierry Breton defends his internal email ban ”
Shayne Hughes, C.E.O. of Learning as Leadership, Banned
All Internal E-Mails for a Week - Forbes Leadership Forum,
“ All internal e-mail is forbidden for the next week “
I announced to my staff
Volkswagen in Germany has agreed to stop
sending emails to certain employees
after work hours. - Harvard Business Review
” Volkswagen turns off Blackberry
email after work hours “
E-MAIL: RIDUZIONE DEL NUMERO DI MESSAGGI
IN BASE AD UNA RICERCA EMPIRICA, SI STIMA CHE MEDIAMENTE UN ADDETTO A FUNZIONI DI UFFICO DEDICHI
dalle 10 alle 15 h/settimana EQUIVALENTI A CIRCA 70 gg/anno ALLA LETTURA ED INVIO DI MAIL
DALLE NOSTRE ESPERIENZE ALMENO IL 50% NON RISULTA PRODURRE ALCUNA UTILITÀ E PUÒ ESSERE
ELIMINATO CON UN RECUPERO DI CIRCA 35 gg/anno PER ADDETTO
LO «SPRECO» DI TEMPO - CONSIDERANDO UN VALORE MEDIO DI 30 €/ora - È STIMATO ESSERE PARI AL
COSTO DI CIRCA € 8.000 /anno per addetto
UNA MEDIA AZIENDA CON 100 addetti NEI SERVIZI INTERNI POTREBBE RECUPERARE RISORSE ESPRESSE
IN VALORE TEMPO PARI A CIRCA € 800.000 /anno EQUIVALENTI A 16 FTE /anno
IN UNA GRANDE AZIENDA CON CIRCA 3.000 addetti SI PUÒ STIMARE UN RECUPERO
DI VALORE TEMPO PARI A CIRCA 25 milioni di €/anno EQUIVALENTI A 480 FTE /anno
GRAZIE AD UNA RIDUZIONE DEL 50% DEL NUMERO DELLE MAIL INUTILI
E L’UTILIZZO DI SISTEMI PIÙ APPROPRIATI DI COMUNICAZIONE
LE MAIL INUTILI SONO ANCHE DANNOSE PER I PROCESSI DI problem solving E DI decision takingE LA LORO ELIMINAZIONE PRODURRÀ benefici indiretti superiori a quelli diretti calcolabiliE DESCRITTI SOPRA, riducendo anche il numero delle riunioni
MAIL ADDIO !
È POSSIBILE ?
E-MAIL: RIDUZIONE DEL NUMERO DI MESSAGGI
PROBLEMA individuale ?
tecnico ? • TIME MANAGEMENT
• SOFTWARE SELEZIONE MAIL
• SISTEMI SEGNALETICI
QUESTIONE collettiva ?
organizzativa ?
• COMUNICAZIONE INTRA / EXTRA AZIENDA
• CULTURA AZIENDALE PROBLEM SOLVING
DECISION MAKING
SENSE OF URGENCY
E-mail è s-comunicazione ?Come, quando, con cosa e perché comunicare ?
E-MAIL: RIDUZIONE DEL NUMERO DI MESSAGGI
1. ANALISI QUANTITATIVA
2. ANALISI QUALITATIVA
3. RICERCA ED APPLICAZIONE DELLE SOLUZIONI
4. IMPLEMENTAZIONE
5. MONITORAGGIO KPI’s
ELECTRONIC MAIL REDUCTION:
LA METODOLOGIA DI APPROCCIO
E-MAIL: RIDUZIONE DEL NUMERO DI MESSAGGI
0. DEFINIZIONE PERIMETRO INTERVENTO
1. COSTRUZIONE DATABASE ABC
(da/a/cc – esterna/interna – con/senza allegato/i – numero caratteri / righe)
a) VOLUMI PER ADDETTO
b) VOLUMI PER REPARTO
c) VOLUMI PER FUNZIONE
d) VOLUMI PER PROGETTO
e) VOLUMI PER PROCESSO
ELECTRONIC MAIL REDUCTION:
1. ANALISI QUANTITATIVA
E-MAIL: RIDUZIONE DEL NUMERO DI MESSAGGI
0. PIANO INTERVISTE E SPETTRO INFORMAZIONI
a) UTILIZZATORI ABC (da/a/cc)
b) MOTIVAZIONI E COMPORTAMENTI
c) ANALISI ORGANIZZATIVA
d) MAPPA DELLE RELAZIONI
e) VALUE STREAM MAPPING
ELECTRONIC MAIL REDUCTION:
2. ANALISI QUALITATIVA
E-MAIL: RIDUZIONE DEL NUMERO DI MESSAGGI
0. DEFINIZIONE OBIETTIVI E VINCOLI*
a) SOLUZIONI TECNICHE
b) SOLUZIONI PROCEDURALI
c) SOLUZIONI ORGANIZZATIVE
d) SOLUZIONI FORMATIVE
* interni e legali (D. Lgs. 30 giugno 2003, n. 196, artt. 3 e 13 in particolare)
ELECTRONIC MAIL REDUCTION:
3. RICERCA DELLE SOLUZIONI
E-MAIL: RIDUZIONE DEL NUMERO DI MESSAGGI
WEGE
LA RISPOSTA EVOLUTA
DELLA CONSULENZA
ALLA DINAMICITÀ DEL MERCATO.
MCS, Q&O e PTM tre società di consulenza che, fra le prime,
hanno compreso il ruolo fondamentale della rete
come mezzo per promuovere innovazione.
È attraverso la rete che si attiva la conoscenza di altre realtà
e farne parte è il passo fondamentale per creare nuove relazioni
e nuove opportunità di collaborazione e di crescita per le aziende.
La rete WEGE nasce da qui, con la volontà di proporsi
per ascoltare e di conoscere per capire,
in un approccio che offre strumenti per migliorare
la capacità delle organizzazioni di costruire le proprie
soluzioni e strategie di innovazione e di progressivo miglioramento.
TITOLO PRESENTAZIONETreviso, 11.11.2011
PRATICE INNOVATION
WE DO.
17 MAGGIO 2013