«non pago i miei dipendenti

per leggere le mail»

17 maggio 2013

L’ESPERIENZA DELLA RETE wege:

ELECTRONIC MAIL REDUCTION

FRASE PRONUNCIATA DA UN IMPRENDITORE

NOSTRO CLIENTE NEL CORSO DI UN

PROGETTO DI LEAN OFFICE :

QUESTA FRASE CI HA CONVINTO A

PROPORRE IL PROGETTO DELLA

RIDUZIONE DEL NUMERO DI MESSAGGI DI

POSTA ELETTRONICA COME

FORMULA DI INTERVENTO A SÉ STANTE

PER MIGLIORARE LA PRODUTTIVITÀ DEL

LAVORO NEGLI UFFICI

E-MAIL: RIDUZIONE DEL NUMERO DI MESSAGGI

The C.E.O. of Atos, a French IT services company,

has vowed to ban internal email. - BBC News Technologies

” Thierry Breton defends his internal email ban ”

Shayne Hughes, C.E.O. of Learning as Leadership, Banned

All Internal E-Mails for a Week - Forbes Leadership Forum,

“ All internal e-mail is forbidden for the next week “

I announced to my staff

Volkswagen in Germany has agreed to stop

sending emails to certain employees

after work hours. - Harvard Business Review

” Volkswagen turns off Blackberry

email after work hours “

E-MAIL: RIDUZIONE DEL NUMERO DI MESSAGGI

IN BASE AD UNA RICERCA EMPIRICA, SI STIMA CHE MEDIAMENTE UN ADDETTO A FUNZIONI DI UFFICO DEDICHI

dalle 10 alle 15 h/settimana EQUIVALENTI A CIRCA 70 gg/anno ALLA LETTURA ED INVIO DI MAIL

DALLE NOSTRE ESPERIENZE ALMENO IL 50% NON RISULTA PRODURRE ALCUNA UTILITÀ E PUÒ ESSERE

ELIMINATO CON UN RECUPERO DI CIRCA 35 gg/anno PER ADDETTO

LO «SPRECO» DI TEMPO - CONSIDERANDO UN VALORE MEDIO DI 30 €/ora - È STIMATO ESSERE PARI AL

COSTO DI CIRCA € 8.000 /anno per addetto

UNA MEDIA AZIENDA CON 100 addetti NEI SERVIZI INTERNI POTREBBE RECUPERARE RISORSE ESPRESSE

IN VALORE TEMPO PARI A CIRCA € 800.000 /anno EQUIVALENTI A 16 FTE /anno

IN UNA GRANDE AZIENDA CON CIRCA 3.000 addetti SI PUÒ STIMARE UN RECUPERO

DI VALORE TEMPO PARI A CIRCA 25 milioni di €/anno EQUIVALENTI A 480 FTE /anno

GRAZIE AD UNA RIDUZIONE DEL 50% DEL NUMERO DELLE MAIL INUTILI

E L’UTILIZZO DI SISTEMI PIÙ APPROPRIATI DI COMUNICAZIONE

LE MAIL INUTILI SONO ANCHE DANNOSE PER I PROCESSI DI problem solving E DI decision takingE LA LORO ELIMINAZIONE PRODURRÀ benefici indiretti superiori a quelli diretti calcolabiliE DESCRITTI SOPRA, riducendo anche il numero delle riunioni

MAIL ADDIO !

È POSSIBILE ?

E-MAIL: RIDUZIONE DEL NUMERO DI MESSAGGI

PROBLEMA individuale ?

tecnico ? • TIME MANAGEMENT

• SOFTWARE SELEZIONE MAIL

• SISTEMI SEGNALETICI

QUESTIONE collettiva ?

organizzativa ?

• COMUNICAZIONE INTRA / EXTRA AZIENDA

• CULTURA AZIENDALE PROBLEM SOLVING

DECISION MAKING

SENSE OF URGENCY

E-mail è s-comunicazione ?Come, quando, con cosa e perché comunicare ?

E-MAIL: RIDUZIONE DEL NUMERO DI MESSAGGI

1. ANALISI QUANTITATIVA

2. ANALISI QUALITATIVA

3. RICERCA ED APPLICAZIONE DELLE SOLUZIONI

4. IMPLEMENTAZIONE

5. MONITORAGGIO KPI’s

ELECTRONIC MAIL REDUCTION:

LA METODOLOGIA DI APPROCCIO

E-MAIL: RIDUZIONE DEL NUMERO DI MESSAGGI

0. DEFINIZIONE PERIMETRO INTERVENTO

1. COSTRUZIONE DATABASE ABC

(da/a/cc – esterna/interna – con/senza allegato/i – numero caratteri / righe)

a) VOLUMI PER ADDETTO

b) VOLUMI PER REPARTO

c) VOLUMI PER FUNZIONE

d) VOLUMI PER PROGETTO

e) VOLUMI PER PROCESSO

ELECTRONIC MAIL REDUCTION:

1. ANALISI QUANTITATIVA

E-MAIL: RIDUZIONE DEL NUMERO DI MESSAGGI

0. PIANO INTERVISTE E SPETTRO INFORMAZIONI

a) UTILIZZATORI ABC (da/a/cc)

b) MOTIVAZIONI E COMPORTAMENTI

c) ANALISI ORGANIZZATIVA

d) MAPPA DELLE RELAZIONI

e) VALUE STREAM MAPPING

ELECTRONIC MAIL REDUCTION:

2. ANALISI QUALITATIVA

E-MAIL: RIDUZIONE DEL NUMERO DI MESSAGGI

0. DEFINIZIONE OBIETTIVI E VINCOLI*

a) SOLUZIONI TECNICHE

b) SOLUZIONI PROCEDURALI

c) SOLUZIONI ORGANIZZATIVE

d) SOLUZIONI FORMATIVE

* interni e legali (D. Lgs. 30 giugno 2003, n. 196, artt. 3 e 13 in particolare)

ELECTRONIC MAIL REDUCTION:

3. RICERCA DELLE SOLUZIONI

E-MAIL: RIDUZIONE DEL NUMERO DI MESSAGGI

WEGE

LA RISPOSTA EVOLUTA

DELLA CONSULENZA

ALLA DINAMICITÀ DEL MERCATO.

MCS, Q&O e PTM tre società di consulenza che, fra le prime,

hanno compreso il ruolo fondamentale della rete

come mezzo per promuovere innovazione.

È attraverso la rete che si attiva la conoscenza di altre realtà

e farne parte è il passo fondamentale per creare nuove relazioni

e nuove opportunità di collaborazione e di crescita per le aziende.

La rete WEGE nasce da qui, con la volontà di proporsi

per ascoltare e di conoscere per capire,

in un approccio che offre strumenti per migliorare

la capacità delle organizzazioni di costruire le proprie

soluzioni e strategie di innovazione e di progressivo miglioramento.

TITOLO PRESENTAZIONETreviso, 11.11.2011

PRATICE INNOVATION

WE DO.

17 MAGGIO 2013