إدارة التعليم بمحافظة المخواة

قسم الجودة الشاملة

ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ

ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ

ماهي العملية (الرجراء) ؟

النشاط المحول للمدخلت إلى مخرجات

المدخل�ت Activityنشاط

المخررجا�ت

:مواردالرفرادمرارفق / معداتموادطرق وأساليب

النتائجالمنتجاتالخدماتالداء

الجراءات تعقيد أسباب

أسباب تنظيمية تتعلق

بالمؤسسةعدم وضوح الجراءات .-.وجود صراعات تنظيمية -

أسباب شخصية تتعلق

بالموظفمفهوم الخدمة .-

الوقت .-الخبرة والتدريب-

الجراءات مشكلتعدم انسياب المعاملت وحدوث الختناقات أثناء سيرها•ضياع المعاملت وصعوبة تحديد مسارها•طول الجراء نتيجة وجود كثير من الخطوات غير الضرورية•طول الوقت المستغرق رفي إنجاز المعاملة•كثرة أعمال المراجعة والتدقيق .•إنجاز المعاملة بأكثر من طريقة•عدم ترتيب خطوات الجراءات•عدم وضوح الجراء أوعدم تورفر القدرة لدى الموظف للقيام بالجراء•عدم تفويض الصلحيات•عدم تنظيم الملفات والمعلومات•الخطأ رفي تصميم النماذج•

خدمة سيئة = عدم رضا المستفيدالنتيجة :

- الفاعلية1الوقتالتكلفة

الموظفينعدد الخطوات

الصليحياتالتردد

الميكنة النترنت الخ الخ .......

- اعادة التصميم الهندرة2

رجوانب تطوير الرجراءات

الجراء تطوير نتيجة ماهي

عمليات أقل•حذف الخطوات •

غير الضروريةدمج الخطوات •

المتشابهةإعادة ترتيب •

الخطوات بحيث تكون متسلسلة

وقت أقل•استخدام •

النماذجالخدمات •

اللكترونيةتثقيف •

المراجعينتدريب •

الموظفينتقليل العمليات•

مستندات أقل•عدم كثرة •

المستندات

ل داعي لطلب •مستندات

موجودة في الملف

إحتكاك أقل مع •الجمهور

إستخدام البريد•الرسائل •

خريطة تدفق العملية

www.mkwah-jwdah.comقسم الجودة الشاملة

خريطة تدفق العملية

www.mkwah-jwdah.comقسم الجودة الشاملة

الهدف من الداة : عمل مخطط بياني يوثق صورة واقعية مفصلة عن خطوات العملية تمهيدا لتحسينها .

الداة في سطور : يقوم الفريق باستخدام مجموعة من الرموزالقياسية المتعارف عليها عالميا للتعبير عن خطوات العملية بشكل بياني يأتي خطوة فخطوة وفق التسلسل المنطقي

لحدوثها ول تتعرض إلى ذكر الزمن المحدد لجرائها . وتستخدم أداة تدفق العملية بعد أن يحدد الفريق العملية

المستهدف تحسينها وبعد أن يتم تحديد خطوات هذه العملية من قبل الفريق .

: حدد العناصر الساس للعملية مقسمة على الصناف المذكورةمهمة ، قرار ، انتظار ، .... مستخدما الجدول التالي لحصرها ثم

رسم الخريطة :

. ارسم خريطة تدفق العملية

المهمة رمز المهمة الفرعية / القرارات

المهمة لرئيسية ا

مسلسل

بعض رموز خرائط التدفقالرمز دللة شرح الرمز الدللة

يدل على بداية خريطة التدفق ونهايتها

البيضاوي بداية / نهاية

يعبر عن مهمة رئيسية أو فرعية وتكتب داخل المستطيل

المستطيل مهمة

يعبر عن نقطة قرار أو اختيار ويكتب نعم أو ل على الهسهم

الخارجة منه

المعين قرار

يعبر عن النتظار Dحرف انتظارللدللة على نقطة اهستكمال

الخريطة أو ارتباط مهمة بمهمة أخرى

الدائرة ربط

إخراج تقرير وثيقة مخرجاتاتجاه تدفق العملية السهم تدفق

www.mkwah-jwdah.comقسم الجودة الشاملة

العمل إجراءات تبسيطهو زيادة فاعلية الخطوات الرجرائية عما كانت عليه عند وضعها وذلك للتستخدام الثمثل (1 •

للموارد المتاحة ويتم تبسيط الرجراءات عن طريق رتسم تسلسل الخطوات الخاصة بعمل ثمعين

وبعد تحليلها وتقييمها يتم التبسيط وفق ًا لما يلي:

• أثما دثمج بعض الخطوات في خطوة واحدة .

• أو إعادة ترتيب بعض الخطوات لضمان التسلسل المنطقي للخطوات السابقة .

• إو بحذف بعض الخطوات غير الضرورية .

تبسيط الرجراءات هو عبارة عن تسلسلة ثمن الخطوات التي يتم إتباعها للوصول إلى أفضل (2

الطرق لداء العمل بحيث تكون:

0- أتسهل الطرق و أدقها

0- أقلها في الوقت و الجهد

0- اقتصادية ثمن حيث التكلفة

الجراءات تبسيط منهجية

•

- دراتسة كافة الرجراءات وتوثيقها تمهيد ًا لعملها في خرائط تدفق ثمتكاثملة لتلك الخطوات لتحليل الرجراءات بشكل علمي وثمدروس .1

- الطل ع على شكاوي المتعاثملين وكذلك ثملحظات العاثملين في الدارات ذات العلقة بالمشكلت التي توارجههم أثناء تنفيذ الرجراءات .2

- قياس الوقت والجهد المبذول في أداء الرجراءات وثمدى تناتسبه ثمع الحارجة الفعلية لتسلسل خطوات الرجراءات .3

- تحليل خرائط تدقق الرجراءات باتستخدام الحاتسب اللي للتعرف على المشكلت والختصاصات والوقت المبذول لكل إرجراء على حده .4

- التوصل إلى ثمقترحات ثمحددة بالنسبة لتبسيط إرجراءات العمل بأقصى كفاءة ثممكنه لتحقيق الفعالية المطلوبة في الرجراءات لختصار الوقت 5والجهد المبذولين .

- ثمناقشة المقترحات والراء ثمع الجهات المعنية واخذ ثملحظاتهم حول التوصيات اللزثمة لتعديل وتبسيط تلك الرجراءات التي تحتاج إلى دراتسة 6وتحليل وثمعالجة فعلية .

- التعرف على المقترحات والمشكلت التي توارجه تنفيذ الرجراءات أثناء العمل وثمناقشتها وتحليلها ثمع الدارات المختصة .7

- التعرف على الجوانب القانونية واللوائح والنظم لخذها بالحسبان عن إرجراء عملية التبسيط لكل إرجراء أو خطوة ثمن خطوات الدورة المستندية 8على حده .

- إعداد الرجراءات المبسطة بشكلها النهائي واعتمادها وتجريب تنفيذها في الواقع العملي لمدة زثمنية ثمحددة .9

- تدريب الفراد على طريقة اتستخدام وتطبيق الرجراءات والنماذج الجديدة بشكل علمي تسليم لضمان تسلثمة التنفيذ .10

- تطوير الجوانب المصاحبة للرجراءات لنظام التستعلم اللي والهاتفي والتوزيع السكني للعاثملين واللوحات الرشادية والتوعية العلثمية 11وغيرها ثمن ثمتطلبات تطوير إرجراءات العمل .

- وضع نظام للمتابعة والتطوير المستمر لرجراءات العمل ويتم هدا الثمر كل فترة زثمنية ويفضل تستة شهور للتأكد ثمن تسلثمة التنفيذ .12

مقترحات التطوير

النموذج المستخدم

المسؤولية الجراء خطوات م

12345

اسم الرجراء : رمز الرجراء :

قائمة الكفكار النيرة* توثيق الكفكار النيرة كفور ظهورها بهدف تجميعها إلى أن تعاد صياغتها وتصنيفها.

الستفادة منها من قبل الفريق كفورا .إجراء سريع : الدراسة والتوصية حيال الستفادة منها .مشروع :

يحولها الفريق لفريق آخر تدخل ضمن مهامه .تحويل : تحويل مشروع إجراء

سريعلنيرة ا الكفكار م

123456

شكر ًا لحسن استماعكم