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Combinar correspondencia Microsoft Word.

Ms Word 2007

Combinar correspondencia en Word 2007

¿Qué procedimiento seguiría para hacer las siguientes tareas?

Generar una carta de solicitud de permiso de los padres de familia para cada uno de sus alumnos que tutora.

Imprimir el respectivo sobre para cada carta.Enviar una caja con una etiqueta para cada uno de

sus alumnos.Si está pensando en editar cada carta, etiqueta o sobre, probablemente terminaría perdiendo la paciencia, cuando su grupo de alumnos rebasen un número significativo. Por ejemplo, 55 alumnos en un mismo grupo. Si a esto le agregamos que usted atiende 2 o más grupos.Para este tipo de tareas Word integra una característica denominada Combinar correspondencia que simplifica la generación de varias cartas, sobres o etiquetas.

Para comprender el procedimiento es necesario conocer algunos conceptos, y la forma en que se integran para generar una combinación de correspondencia. Estos elementos se trabajan igual en cartas modelo, etiquetas y sobres.Base de datos. Es la lista que contiene la información de cada uno de los elementos a combinar. Por ejemplo: alumnos, clientes, etc. Puede tener diferentes formatos. Por ejemplo: Una tabla en un documento de Word o una lista en una hoja de cálculo de Excel. Debe tener encabezados y estar organizada en filas (registros) y columnas (campos). Observe la siguiente base de datos:


Observe la siguiente base de datos:

CAMPO: Representa una columna en la tabla. Cada campo contiene información de un solo tipo. Por ejemplo el campo Nombre, contiene única y exclusivamente nombres. La siguiente figura tiene resaltado el campo Nombre


REGISTRO: Representa una fila o renglón en la

tabla. Cada registro contiene información de un solo individuo o evento.

DOCUMENTO PRINCIPAL. Es el documento, sobre o etiqueta que utilizará como patrón para generar cartas modelo, sobres o etiquetas para correspondencia. A continuación se ven algunos ejemplos.




Cartas modeloPara crear una carta modelo: Abra el documento principal que utilizará para crear sus cartas modelo, si no lo tiene, redáctelo. Debe dejar espacios en donde se colocarán los datos cambiantes (campos combinados).

1. Active la ficha Correspondencia.

2. De clic sobre el botón Iniciar combinación de correspondencia

3. Seleccione el comando Paso a paso por el Asistente, para combinación de correspondencia


A continuación aparece el cuadro de diálogo Combinar correspondencia.

4. Seleccione el tipo de combinación que va a realizar. En este caso elija Cartas.

5. En esta área irán apareciendo instrucciones y sugerencias para guiarlo a través del proceso.

6. De clic en Siguiente, una vez que haya seleccionado el tipo de combinación, para seguir con el procedimiento.


7. Seleccione el documento actual, para utilizarlo como el patrón a partir del cual se van a generar las cartas modelo.

8. De clic en Siguiente una vez que haya seleccionado una opción de documento inicial.


9. Seleccione utilizar una lista existente. En este caso utilizaremos el archivo Direcciones.doc que se ha generado previamente.

10.De clic en Examinar para que se abra el cuadro de dialogo: Seleccionar archivos de origen de datos y seleccione el origen de los datos, busque el archivo que contiene la base de datos.. Seleccione el archivo y pulse Aceptar.


A continuación aparece el cuadro de diálogo Destinatarios de combinar correspondencia.11.Si fuera necesario, desactive las casillas de las

personas que desea excluir de su correspondencia.12.Y continúe con el asistente Cuando termine de clic sobre el botón Aceptar.

ELABORO: Mateo del Carmen Rosique Cancino.

Febrero 2012.

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