MICROSOFT PROYECT

Es un Software de administración de proyectos desarrollado y vendido por Microsoft el cual esta creado para asistir a los administradores de proyectos en el diseño de planes, asignación de recursos a tareas, rastreo de progresos y análisis de cargas de trabajo.

FASES PARA ELABORAR UN PROYECTO EN “PROYECT”

Iniciar el Proyecto

En esta fase se deben definir los objetivos del proyecto, es decir, que todos los implicados en el mismo tengan claro lo se espera de él. También en esta fase se deben de aprobar los recursos necesarios, cuando es estarán disponibles estos recursos para poder empezar, si el proyecto va a depender del trabajo de otras personas o de los resultados de otros departamentos, también aquí se estimará la duración de las tareas, fecha límite, los factores de riesgo, fases de la que constará el proyecto, hitos de cada fase del proyecto, tareas necesarias para completar cada fase del proyecto, y un plan de adecuación (de emergencia ) de cambios si diera el caso, para que cada participante supiera que tiene que hacer en caso de un cambio en las prioridades o de tareas y por supuesto no podemos olvidarnos del presupuestos y de los costos del proyecto.

Una vez que ya tenemos claro el objetivo del proyecto, las distintas fases del proyecto y los hitos empezamos a utilizar Microsoft Project.

Creamos un proyecto nuevo, para ello nos vamos al menú “Archivo -> Nuevo” y obtenemos una pantalla como la siguiente:

Nos vamos al menú “Proyecto -> Información del proyecto” y obtenemos la siguiente pantalla:

Aquí podremos seleccionar la fecha de comienzo del proyecto, la fecha de fin y como vamos a programar la gestión de nuestro proyecto y que calendario vamos a utilizar.Ahora es recomendable poner información a nuestro proyecto, que posteriormente pudiéramos necesitar.

Por defecto nos viene un calendario estándar con el que trabajar, pero si necesitamos cambiar este calendario, qué días son laborales, modificar el estado de las vacaciones, etc.. podemos modificarle desde la vista “Diagrama de Gantt”, en el menú “Herramientas -> Cambiar calendario laboral...”, obtenemos la siguiente pantalla:

Hasta aquí ya hemos configurado el proyecto, ahora necesitamos introducir las tareas necesarias y sus duraciones para completar el proyecto y que cumpla con el objetivo establecido.

Creación de una tarea

Para la creación de una tarea y su duración debemos seguir los siguientes pasos:

Debemos situarnos en la vista “Diagrama de Gantt”. En el campo nombre de tarea, escribimos el nombre de tarea y pulsamos la tecla

TAB. Estamos en el campo duración, pues escribimos lo que va a durar la tarea, meses,

semanas, días, minutos, etc.. y pulsamos la tecla Enter Si queremos explicar con más detalle lo que hace la tarea podemos insertar una

nota, nos situamos sobre la tarea y pulsamos el botón “Notas de Tareas”, y escribimos la información en al cuadro de notas.

Si queremos crear un hito, tarea que se utiliza para definir eventos en el transcurso del proyecto, como puede ser la finalización de alguna de las fases del proyecto, escribimos la tarea y en el campo duración escribimos 0d.

Las tareas pueden ser dependientes unas de otras, para crear una tarea dependiente, seleccionamos las tareas que queremos que sean dependiente y su son subyacentes con teniendo la tecla MAYUS seleccionamos las tareas y pulsamos sobre el botón “Vincular Tareas”, y si las tareas no son adyacentes pues utilizamos la tecla CTRL. Para seleccionarlas.

Y luego si pulsamos doble clic sobre la flecha nos aparece esta pantalla para mostrar el orden.

Asignación de recursos y costes

Se suele asignar recursos a las tareas para llevar el seguimiento de la cantidad de trabajo realizado por personas y equipamiento asignados (salas, ordenadores, etc.) a tareas o controlar los materiales utilizados, y para llevar un control de los costes de los recursos.

Existen dos tipos de recursos: Trabajo (personas o equipamiento), Material (que se consume durante el proyecto).

Para crear una lista de recursos vamos al menú “Ver -> Hoja de recursos”.

En el menú ver escogemos Tabla y hacemos clic en Entrada.

En el campo nombre del recurso vamos escribiendo los nombres de los recursos que vamos a tener.

Escogemos el Tipo (Trabajo, Material).

Si queremos asignar grupos de

usuarios,debajo del campo Grupo, asignamos el recurso a un grupo.

En los siguientes campos podemos asignar los costes a los recursos, que serán los que darán el coste al proyecto.

Para ver el coste total del proyecto nos vamos al menún “Proyecto -> Información del proyecto...” y pulsamos el botón Estadísticas.

QUE ES UN PROYECTO

Un proyecto es esencialmente un conjunto de actividades interrelacionadas, con un inicio y una finalización definida, que utiliza recursos limitados para lograr un objetivo deseado.

UTILIDADES MICROSOFT OFFICE PROJECT STANDARD 2007

 

Office Project 2007 ofrece unas sólidas herramientas de administración de proyectos con la dosis

adecuada de funcionalidad, potencial y flexibilidad, con el fin de administrar los proyectos con mayor

eficacia y eficiencia.

Administre y comprenda los programas de los proyectos efectivamente.

Defina expectativas reales con los equipos de proyecto, la administración y los clientes utilizando Office Project Standard 2007 para crear programas, asignar fuentes y administrar las finanzas. Entienda su programa gracias a características como Controladores de tareas, para hacer un seguimiento del origen de las incidencias; Anulación de nivel múltiple, para probar los escenarios y Cambiar resaltado para sombrear automáticamente las tareas afectadas por un cambio.

Sea productivo rápidamente.

La guía de proyectos, un asistente interactivo y pormenorizado de planeamientos, le ayuda a dirigir rápidamente el proceso de administración del proyecto. Esta herramienta personalizable para diferentes metodologías, le acompaña en la creación de un proyecto, la asignación de tareas y fuentes, realizando un seguimiento y analizando datos y elaborando un informe de los resultados. Las barras de herramientas, los menús y otras características intuitivas le permiten administrar rápidamente los aspectos básicos de la administración del proyecto.

Aproveche los datos existentes.

Office Project Standard 2007 se integra sin problemas con otros programas del sistema Microsoft Office. Cree proyectos con unas pocas pulsaciones de teclas convirtiendo las listas de tareas existentes en planes de proyecto con Microsoft Office Excel y Microsoft Office Outlook. Los recursos se pueden agregar desde el servicio de directorio de Active Directory, o bien desde una libreta de direcciones de Microsoft Exchange Server.

Cree gráficos y diagramas de aspecto profesional.

Analice y elabore informes de datos de Project en informes y gráficos profesionales utilizando la función Informes visuales, que genera plantillas para diagramas de Office Visio Professional y gráficos de Office Excel basándose en datos del proyecto. También se pueden compartir con otros las plantillas que cree, o bien puede escoger de una lista de plantillas de informe personalizables y listas para utilizar.

Comunique la información efectivamente.

Presente fácilmente la información en varios formatos, dependiendo de las necesidades de los demás participantes. Puede dar formato e imprimir programas de una página u otros informes. Exporte sin problemas datos de Project a Microsoft Office Word para crear documentos formales, a Office Excel para crear gráficos u hojas de cálculo personalizadas, a Microsoft Office PowerPoint pare crear presentaciones nítidas, o bien a Office Visio para crear diagramas.

Obtenga un mayor control de los recursos y las finanzas.

Con Office Project Standard 2007, puede asignar recursos a tareas y ajustar su asignación para resolver conflictos relacionados con ubicaciones. Controle las finanzas mediante el seguimiento de presupuestos, que le permite asignar presupuestos a programas y

proyectos. Mejore sus estimaciones de costo con Recursos de costo y nuevos campos de finanzas, que se asignan fácilmente a la contabilidad del proyecto y los sistemas de finanzas.

Acceda rápidamente a la información que necesita.

Puede agrupar datos de Project por cualquier campo personalizado o predeterminado. Esto le ahorrará tiempo consolidando los datos para que usted pueda ubicar y analizar rápidamente la información específica. Identifique con facilidad los cambios entre las diferentes versiones de un proyecto (y haciendo un seguimiento de los cambios de ámbito y programa).

Realice un seguimiento de los proyectos según sus necesidades.

Un gran conjunto de indicadores personalizables le ayudan a realizar un seguimiento de los datos (porcentaje completo, presupuesto frente a real, valor acumulado, etc.) importantes para sus necesidades. Puede realizar un seguimiento del estado de los proyectos y su vida guardando instantáneas en hasta 11 líneas de base.

Personalice Office Project 2007 según sus necesidades.

Adapte Office Project Standard 2007 a su proyecto específico. Elija los campos de vista personalizada que se integren con su programa del proyecto. Modifique barras de herramientas, fórmulas, indicadores gráficos e informes. Aproveche los complementos XML, Microsoft Visual Basic para Aplicaciones (VBA) y Modelo de objetos componentes para compartir datos y crear soluciones personalizadas de un modo más sencillo.

Obtenga ayuda de Office Project 2007 cuando la necesite.

Office Project Standard 2007 proporciona una completa ayuda a los usuarios, ya sean nuevos o experimentados. Además, Office Project 2007 incluye un sólido motor de ayuda, etiquetas inteligentes y asistentes. Asimismo, aún está más mejorado gracias al acceso en línea (requiere conexión a Internet) y a los cursos de formación, plantillas, artículos, etc.

http://www.programatium.com/microsoft-project.htm