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COMPUTACIÓN AVANZADA
TEMA.-
MICROSOFT ACCESS
LISSETTE SALTOS
¿Qué es Microsoft Access?
Es un sistema de gestión de bases de datos incluido en el paquete de ofimática
Microsoft
Recopila información relativa a un asunto o propósito particular, como el seguimiento de pedidos de clientes o el mantenimiento de una colección de música, etcétera.
Está pensado en recopilar datos de otras utilidades (Excel, SharePoint, etcétera) y manejarlos por medio de las consultas e informes.
CARACTERÍSTICAS
Es un sistema manejador de base de
datos.
Una base de datos permite manipular
información organizada
Optimizada para reducir el espacio que
ocupan los datos y
Permiten la consulta ágil y eficiente de la
información.
La información se organiza en tablas. Entre las tablas se
establecen relaciones que permiten unir
tablas.
Puedes tener acceso a información
almacenada en fuentes de datos externas
TIPOS DE DATOS
El tipo de datos de un campo indica la clase de
datos almacenados en el campo, como grandes
cantidades de texto o archivos adjuntos
El tipo de datos de un campo se establece en la cuadrícula de diseño de la tabla y no en el
panel Propiedades del campo.
El tipo de datos de un campo determina qué
otras propiedades tiene el campo.
El tipo de datos de un campo se debe
establecer al crear el campo
¿QUÉ ES UNA TABLA?
Es un objeto de base de
datos que usa para
almacenar datos sobre
un tema en concreto,
como empleados o
productos. Una tabla
consta de registros y
campos.
PRINCIPALES CARACTERÍSTICAS PARA
CREAR UNA TABLA
• Una tabla consta de registros y campos.
• Cada registro contiene datos sobre una instancia del asunto de la tabla, como un empleado en particular.
• Un registro también se denomina normalmente una fila o una instancia.
• Un campo también se denomina normalmente una columna o un atributo.
• Un valor de campo también se denomina normalmente un hecho.
CREAR UNA TABLA
5. Se abre la nueva base de datos, se crea una tabla con el nombre Tabla1 y se abre en la vista Hoja de datos.
4. Haga clic en Crear.
3. Para ir a una ubicación diferente para guardar la base de datos, haga clic en el icono de carpeta.
2. En el cuadro Nombre de archivo, escriba un nombre de archivo para la nueva base de datos.
1. Haga clic en el botón Microsoft Office Imagen del botón de Microsoft Office y luego en Nuevo.
CREAR UNA TABLA EN UNA BASE DE
DATOS EXISTENTE
Haga clic en el botón Microsoft Office
Imagen del botón de Microsoft Office y luego
en Abrir.
En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione la base de datos que
desea abrir y luego haga clic en Abrir.
En la pestaña Crear, en el grupo Tablas, haga clic en Tabla.
CREAR UNA TABLA MEDIANTE UNA PLANTILLA
DE TABLA
Haga clic en el botón Microsoft Office Imagen del botón de Microsoft Office y luego en Abrir.
En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos en la que desea crear una tabla.
En la pestaña Crear, en el grupo Tablas, haga clic en Plantillas de tabla y luego seleccione una de las plantillas disponibles en la lista.
Se inserta una tabla nueva, en función de la plantilla de tabla que elija.
RELACIONES DE TABLA
Una tabla de clientes con los clientes de su
empresa y sus direcciones.
Una tabla de productos con los productos a la
venta, incluidos los precios e imágenes de cada
artículo.
Una tabla de pedidos en la que se realice un
seguimiento de los pedidos de los clientes.
VENTAJAS DE LAS RELACIONES Mantener los datos separados en tablas relacionadas
ofrece las siguientes ventajas:
Coherencia Dado que cada elemento de datos se registra solo una vez en una sola tabla, existen menos posibilidades de ambigüedad o incoherencia.
Eficacia Registrar los datos en una sola ubicación implica el uso de menos espacio en disco. Por último, si no usa tablas diferentes para asuntos diferentes, especificará valores nulos y redundancias en las tablas; en ambos casos, estará desaprovechando el espacio y obstaculizando el rendimiento.
Comprensibilidad El diseño de una base de datos es más fácil de comprender si los asuntos está separados en tablas de manera apropiada
CLAVES
•Los campos que forman parte de una relación de tabla se
denominan claves. Una clave consta por lo general en un campo, pero puede estar compuesta por más de un campo.
•Clave principal Una tabla puede tener solamente una clave principal. Una clave principal está compuesta de uno o más campos que identifican cada registro almacenado en la tabla de forma exclusiva
•Clave externa Una tabla puede tener una o más claves externas. Este tipo de clave contiene valores que se corresponden con los valores de la clave principal de otra tabla
ELABORAR CONSULTAS EN ACCESS
Las consultas pueden realizar diversas funciones en una base de datos. La función más común es
recuperar datos específicos de las tablas.
Los datos que quiere ver generalmente están distribuidos en
varias tablas y las consultas le permiten verlos en una única hoja de
datos
Las consultas le permiten agregar criterios para "filtrar" los datos y
obtener solo los registros que quiere.
PASOS PARA CREAR UN INFORME
1. Abre la tabla o consulta que deseas utilizar para el informe.
2. Selecciona la pestaña Crear. Allí, busca y pulsa el comando Reporte.
3. Access creará un nuevo informe basado en el objeto. Es probable que algunos de tus datos se encuentren saltando de página.
4. Sólo tienes que seleccionarlo y, a continuación, hacer clic y arrastrar el borde hasta que el campo tenga el tamaño deseado.
5. Para guardar el informe, haz clic en el comando Guardar y pulsa el botón Aceptar.
CARACTERÍSTICAS
Se puede ejecutar un informe por vez y siempre se reflejan los datos actuales de la base de datos.
Generalmente, se les da formato a los informes para imprimirlos, pero también pueden verse en pantalla, exportarse a otro programa o enviarse como datos adjuntos en un correo electrónico.
Al usar una base de datos, normalmente se usan informes para ver, formatear y resumir datos.
