W tej części szkolenia zajmiemy się umiejętnościami negocjacyjnymi. Negocjujemy dużo - czasem nie mamy świadomości jak dużo. Czasami idzie to łatwo, czasami jest ciężko. Pomimo że istnieje wiele poradników na temat tego jak negocjować, często rzeczywistość okazuje się trudniejsza niż ta, którą przedstawiają. Dlaczego? Bo negocjacje to skomplikowany proces. Możemy zacząć od pewnej ogólnej definicji negocjacji, umiejętności negocjacyjnych oraz konfliktu. Negocjacje mogą być zdefiniowane jako proces w ramach którego dwie strony, które różnią się w jakimś aspekcie, próbują dojść do porozumienia poprzez eksplorację możliwości i wymianę ofert. Umiejętności negocjacyjne to zdolność do wymiany pomysłów, poszukiwanie równowagi na poziomie organizacyjnym oraz psychologicznym, w celu sukcesywnego zarządzania możliwymi konfliktami wynikającymi z dynamiką organizacji i zarządzania. I w końcu Konflikt - to proces charakteryzujący się dostrzeganiem różnic w poglądzie na pewien aspekt między dwoma lub więcej stronami w tym samym czasie. Mówiąc ogólnie, konflikty między dwoma stronami charakteryzują się rywalizacji o dwa typy zasobów: z jednej strony są to zasoby materialne (takie jak pieniądze, ziemia itd.), z drugiej strony są to zasoby symboliczne (takie jak identyfikacja, religia itd.) W sytuacjach konfliktowych te zasoby postrzegane są jako rzadkie, niewystarczające, nawet jeśli w rzeczywistości takie nie są.

Mówiąc o negocjacjach musimy podkreślić że jest to proces – sekwencja działań, według pewnego wzoru. Nie jest to jednorazowe wydarzenie – wybór jest dokonywany przez cały czas. Nie jest to działanie mechaniczne – wybory dokonywane przez negocjatora decydują o tym, czy cel zostanie osiągnięty. W tym procesie możemy wyróżnić cztery etapy. Pierwszy to przygotowanie do negocjacji podczas którego podejmowane są działania przygotowawcze np. próba jasnego zrozumienia, jakiego oczekujemy rezultatu, poznania oczekiwań drugiej strony konfliktu, identyfikacja możliwych następstw i rozpatrzenie różnych opcji. Drugi etap to wymiana informacji, podczas którego strony konfliktu starają się zdobyć informacje na temat tego, co chcą osiągnąć. Najlepszym sposobem na realizację tego etapu jest używanie rozbudowanych, otwartych pytań, na które można uzyskać jasne odpowiedzi. Kolejny etap to właściwe negocjacje, podczas których odbywa się większość interakcji, a strony konfliktu używają różnych stylów i sposobów w celu osiągnięcia porozumienia. To podczas tego etapu pojawia się największe ryzyko dalszego zaostrzenia konfliktu. Aby negocjować z sukcesem, trzeba skupić się na wspólnych celach i jasno wyrażać swoje żądania. Pomaga to w uświadomieniu, że każda ze stron może rozwiązać problem. Ważnym elementem jest to, aby uważnie słuchać i szukać wspólnie sposobów rozwiązania konfliktu. Końcowym etapem negocjacji jest zamknięcie i porozumienie które oznacza dojście do porozumienia.

Konflikt może być postrzegany za zamknięty, kiedy rozwiązanie jest znalezione. Ogólnie, możemy wyróżnić trzy typy rozwiązania konfliktu: rozwiązania wymuszone, dystrybucyjne i integracyjne. -Możemy mówić o rozwiązaniach wymuszonych, gdy trzecia osoba zmusza strony konfliktu do pogodzenia się (Nie są efektywne!) -Możemy mówić o rozwiązaniach dystrybucyjnych, gdy strony konfliktu decydują się na kompromis (np. podzielenie się zasobem) (Każda ze stron konfliktu musi ustąpić!) -W końcu, możemy mówić o rozwiązaniach integracyjnych, gdy każda ze stron jest zadowolona z rozwiązania a ich relacje poprawiają się; (Każda strona konfliktu wygrywa!) Oczywiście, znalezienie rozwiązania integracyjnego jest głęboko pożądane, ale jest to dużym wyzwaniem dla stron konfliktu. Wymaga kreatywności i zrozumienia interesów obu stron, oraz potrzeb i celów. W tym wypadku trzeba przenieść uwagę z jasnych żądań do ukrytych motywacji obu stron, starając się je pogodzić. Czasami żądania stron wydają się początkowo niekompatybilne, a z czasem okazuje się że są kompatybilne! W tym wypadku różnica jest realnym zasobem.

Rozważmy poniższy przykład, to jest scenariusz Dwie siostry, Kate i Ann idą do kuchni, każda z nich chce wziąć pomarańcz. Gdy otwierają lodówkę, okazuje się że została tylko jedna pomarańcz – zaczynają się o nią kłócić. Jak można rozwiązać ten konflikt? W celu znalezienia skutecznego rozwiązania, musimy najpierw rozróżnić wyrażane żądania od ukrytych motywacji obu stron. Zarówno Kate jak i Ann mają to samo żądanie "Chcę pomarańcz". Ale każda z nich ma różne ukryte motywacje: Kate chce zrobić sok pomarańczowy, a Ann potrzebuje skórki pomarańczy do placka. Są więc w 100% kompatybilne i nie ma powodu do konfliktu! Rozważając ten przykład, jeśli przestaniemy wyrażać jasne żądania, istnieje ryzyko że będziemy skazani na rozwiązania dystrybucyjne (np. dzielenie pomarańczy na pół), nawet jeśli możliwe będzie rozwiązanie integracyjne (Ann będzie mieć skórkę, a Kate sok pomarańczowy).

W celu osiągnięcia rozwiązania integracyjnego, trzeba poprawić komunikację między stronami; w ten sposób możemy odkryć ich ukrywane potrzeby oraz głęboko przeanalizować konflikt. Gdy pojawiają się bariery komunikacyjne, warto zatrudnić mediatora. Mediacja polega na kreatywnym rozwiązaniu problemu przez trzecią osobę – rozwiązanie przez bezpośrednią komunikację i dogłębną analizę konfliktu. Przypuszcza się, że tylko strony konfliktu mają możliwości i narzędzia do znalezienia rozwiązania integracyjnego. Działanie mediatora nie jest zorientowane na propozycję rozwiązania konfliktu, ale na promocję pozytywnej komunikacji i wzajemnego zaufania.

Możemy wyróżnić kilka stylów negocjacji bazując na dwóch wymiarach: zainteresowanie tematem (odnoszącym się do asertywności) i zainteresowanie relacją (odnoszącym się do współpracy). Każdy z nich może osiągać różne wymiary – niski lub wysoki poziom asertywności oraz niski lub wysoki poziom współpracy. Bazując na tych wymiarach, możemy wymienić pięć stylów negocjacji: unikanie, poddanie się, kompromis, rywalizacja i współpraca. -Unikanie charakteryzuje się niskim poziomem troski zarówno o relację i o temat. W tym stylu negocjacyjnym "Ty tracisz, ja tracę". -Poddanie się charakteryzuje się wysokim poziomem troski o relację i niskim poziomem troski o temat. W tym stylu negocjacyjnym "Ty wygrywasz, ja przegrywam". -Kompromis charakteryzuje się średnim poziomem troski o relację i o temat. W tym stylu „Ty coś wygrywasz i ja coś wygrywam”. -Rywalizacja charakteryzuje się niskim poziomem troski o relację i wysokim o temat. W tym stylu „Ty przegrywasz, ja wygrywam”. -Współpraca charakteryzuje się wysokim poziomem troski o relację i o temat. W tym stylu „Ty wygrywasz i ja wygrywam”.

Negocjacje to mieszanka współpracy i rywalizacji. Niektóre aspekty procesu wymuszają rywalizację z innymi, podczas gdy inne wymuszają współpracę. Dlatego też negocjacje oznaczają rozbudowaną interakcję: występuje tu rywalizacja, ponieważ każda ze stron chce osiągnąć dany rezultat w tym samym czasie, oraz współpraca, ponieważ bez niej nie uda się osiągnąć tego rezultatu. Zarządzanie takim miksem rywalizacji i współpracy może być wyzwaniem.

Unikanie często jest odpowiednie gdy: •Problem jest trywialny; •Relacja jest nieznacząca; •Masz mało czasu, a decyzja nie jest konieczna; •Masz niewiele możliwości, ale chcesz zablokować drugą osobę. Często jest nieodpowiednie gdy: •Martwisz się o relacje i aspekt będący powodem konfliktu; •Jest używane rutynowo do większości problemów; •mogą pozostać negatywne odczucia; •Inni mogą z tego skorzystać. Poddanie się często jest odpowiednie gdy: •Nie martwisz się o ten problem; •Nie masz możliwości i nie chcesz blokować drugiej osoby; •Zorientujesz się, że nie masz racji Często jest nieodpowiednie gdy: •Pozostaną Ci negatywne odczucia; •Użyty w celu zdobycia akceptacji (efekt: depresja i brak szacunku do siebie) •Gdy inni chcą współpracować, a nie przymuszać Cię do określonego zachowania.

Możemy wyróżnić kilka stylów negocjacji bazując na dwóch wymiarach: zainteresowanie tematem (odnoszącym się do asertywności) i zainteresowanie relacją (odnoszącym się do współpracy). Każdy z nich może osiągać różne wymiary – niski lub wysoki poziom asertywności oraz niski lub wysoki poziom współpracy. Bazując na tych wymiarach, możemy wymienić pięć stylów negocjacji: unikanie, poddanie się, kompromis, rywalizacja i współpraca. -Unikanie charakteryzuje się niskim poziomem troski zarówno o relację i o temat. W tym stylu negocjacyjnym "Ty tracisz, ja tracę". -Poddanie się charakteryzuje się wysokim poziomem troski o relację i niskim poziomem troski o temat. W tym stylu negocjacyjnym "Ty wygrywasz, ja przegrywam". -Kompromis charakteryzuje się średnim poziomem troski o relację i o temat. W tym stylu „Ty coś wygrywasz i ja coś wygrywam”. -Rywalizacja charakteryzuje się niskim poziomem troski o relację i wysokim o temat. W tym stylu „Ty przegrywasz, ja wygrywam”. -Współpraca charakteryzuje się wysokim poziomem troski o relację i o temat. W tym stylu „Ty wygrywasz i ja wygrywam”.

Współpraca często jest odpowiednia gdy: •Problem i relacja są równie ważne; •Współpraca jest ważna; •Kreatywne rozwiązanie konfliktu jest ważne; •Istnieje nadzieja na taki sposób rozwiązania konfliktu. Często jest nieodpowiednia gdy: •Masz mało czasu; •Problemy są nieistotne; •Masz za dużo do zrobienia; •Cele drugiej osoby są zdecydowanie błędne.

W tym momencie w naszej dyskusji, możemy mówić o umiejętnościach potrzebnych do pomyślnego negocjowania. Obejmują one: •język; •analizę psychologiczną; •wrażliwość kulturową; •opanowanie procedur; •znajomość schematów; •samokontrolę; •cierpliwość; •zdolność do mediacji; •postrzeganie czasu; •wiarygodność; •wizję taktyczną.

W podsumowaniu znajduje się kilka porad dla negocjatorów. •Bądź pragmatyczny – negocjacje bywają ciężkie Negocjacje są jak polityka •Pamiętaj – ZA KAŻDYM RAZEM – negocjacje to process dwustronny Inni również mogą dokonywać wyboru! •Bądź ciekawy Zawsze pytaj “Dlaczego?” i „Czy nie ma lepszego rozwiązania?” •Stwórz nowy scenariusz Bądź pewny siebie podczas negocjacji i przygotuj się na improwizację. •Traktuj innych z szacunkiem To złota zasada.