UF0325 Organización de reuniones y eventosreuniones y eventos

CONTENIDOS1. ORGANIZACIÓN DE REUNIONES

2. LA NEGOCIACIÓN

3. ORGANIZACIÓN DE EVENTOS

4. EL PROCOLO EMPRESARIAL

TEMA 1: ORGANIZACIÓN DE REUNIONES

•Conocer los distintos tipos de reunión según su finalidad y según su carácter.•Presentar las pautas a seguir en la planificación y desarrollo de una reunión.planificación y desarrollo de una reunión.•Aprender el contenido de los medios escritos que dan oficialidad a las sesiones.•Asumir el papel del asistente de direccióncomo responsable de organizar la reunión.

CONTENIDOS•Tipos de reuniones•Planificación de las reuniones•Preparación de las reuniones•Terminología utilizada en reuniones, juntas yasambleas•El desarrollo de la reunión. Etapas de una•El desarrollo de la reunión. Etapas de unareunión. Duración pausas, almuerzo y otros•Tipología y funciones de los participantes en unareunión•El papel de la secretaria el día de la reunión•La evaluación de la reunión. Actuacionesposteriores a la reunión

METODOLOGÍA22 agosto: Prueba diagnóstica22 agosto: Xustificación de seis puntos (2 ½ hrs)25, 26, 29 y 30: Combinación de clases con trabajo en grupo para preparar temas que se asignarán. El día 30 deben estar que se asignarán. El día 30 deben estar concluidas las presentaciones ppoint y se expondrá el día 1 a partir de las 4:15 pm. Duración 45 minutos por grupo mínimo.1 de septiembre: Prueba escrita

1.TIPOS DE REUNIONES: Asistencia a undeterminado grupo de personas a un lugar, díay hora concretos, con el fin de lograr unpropósito previamente definido

SEGÚN SU FINALIDAD• Reunión informativa• Reunión informativa• Reunión consultiva• Reunión por objetivos• Reunión para provocar acción• Reunión de toma de decisiones• Reunión de revisión• Reunión de resolución de problemas• Reunión de negociación

SEGÚN SU CARÁCTEROrdinarias

• Formales ExtraordinariasExtraordinarias de carácter urgente

• Medias Comité de EmpresaGrupo de calidad

• Informales Reunión del DepartamentoPlaneamiento semanal

SEGÚN SU ÁMBITO COMUNICATIVO:• INTERNAS:

Junta General de AccionistasAsamblea GeneralConsejo de AdministraciónJunta DirectivaComité directivoComité directivo

• EXTERNAS:Mesa redondaConferenciaCongresoSeminarioSimposioConvenciónNegociación

2. PLANIFICACIÓN DE LAS REUNIONES.

•CUESTIONES PREVIAS: Si es necesaria ono, puede ser sustituida porvideoconferencia, llamada telefónica opequeños grupos de trabajo.•.•.

•OBJETIVOS•CONCEPCIÓN ESTRATÉGICA: Decidir qué tipo dereunión.•LOGÍSTICA: Relacionar todos los recursoshumanos y materiales. Desde la sala hasta ladocumentación, aperitivos. Medios audiovisuales(comprobar que funcionan). Maletín de(comprobar que funcionan). Maletín desupervivencia… todo bajo control.•COMUNICACIONES: Convocatoria, acta o envíoposterior de documentación generada durante elencuentro.•PRESUPUESTO: El presupuesto es fundamental.Determina los recursos económicos necesarios.

3.PREPARACIÓN DE LAS REUNIONES• COMUNICACIÓN EFICAZ: informar de todo a quien actuará de

anfitrión.Revisamos tabla 1-23Importante hora de inicio y hora prevista de finalización.Llamar para confirmar o recordar la asistencia.

3.PREPARACIÓN DE LAS REUNIONES• LOGÍSTICA: Sala de reunión, mobiliario, aparcamientos, accesibilidad,

cercanía transporte público … Vemos 1.25Mesas preparadas para ordenadores, micrófono, auriculares, etc.Precedencias:

Mesa rectangular con cabecera jerarquizadaMesa rectangular con cabecera equilibradaMesa rectangular con cabecera única simétricaMesa rectangular con cabecera única para arbitrajeMesa rectangular para dos delegacionesMesa rectangular para dos delegacionesMesa rectangular de doble espejoMesa cuadrada y redondaMesa invertida en UDocumentación, tarjeta nominativa, agua, material de oficina,regalo, medios tecnológicos, caramelos, recipientes multiusos.

• MEDIOS AUDIOVISUALES: Ordenador, cañón, megafonía,televisor, pizarras.

• CATERING: Según horario. Tazas al lado derecho de la documentación,mesa auxiliar a modo de bufé (reponer),Este formato puede valer para aperitivo a medio día (junto a la puerta) o sison varios descansos en otra oficina.

• ALOJAMIENTO Y TRANSPORTES: Por agencia de viajes,caso contrario enviar reserva PDF y/o tarjeta de embarque.caso contrario enviar reserva PDF y/o tarjeta de embarque.

• RECURSOS HUMANOS: Secretaria, auxiliar, otro personal de laempresa, comisionado para traslados, etc.

• SEGURIDAD Y MEDIOS DE COMUNICACIÓN: Seguridadpública o privada.

4. TERMINOLOGÍA UTILIZADA EN REUNIONES, JUNTAS Y ASAMBLEAS 1-35CONVOCATORIAACTA

5. EL DESARROLLO DE LA REUNIÓN. ETAPASDE UNA REUNIÓN. DURACIÓN, PAUSAS,ALMUERZO Y OTROS

• DESARROLLO DE LA REUNIÓN: Comienzo, desarrolloy conclusión (sintetizar)• REUNIONES ENTRE DOS DELEGACIONES.• REUNIONES ENTRE DOS DELEGACIONES.Protocolo para delegaciones• ALMUERZOS: Elección del menú. Evitar fritos, picantes. Ayudamaitre. Alimentos según cultura o necesidades, no bebidas alcohólicas.Media hora prudencial entre comida y continuación de la reunión

6. TIPOLOGÍA Y FUNCIONES DE LOS PARTICIPANTES EN UNA REUNIÓN

• Director• Secretario• Moderador• Tesorero• Tesorero• Vocales• Invitados

7. EL PAPEL DE LA SECRETARIA EL DÍA DE LAREUNIÓN

• ANTES DE LA SESIÓN: Preparación convocatoriatanto “borrador” como definitiva.

• DURANTE: Tomar notas para el acta, pendiente deimprevistos, traslado de mensajes, ventilación sala,ordena documentos, cambiar botellas de agua, avisar alordena documentos, cambiar botellas de agua, avisar alcatering para reponer bufé (buffet)

• DESPUÉS DE LA SESIÓN: Devolución de documentosa archivo, destrucción de documentos innecesarios,elaborar borrador del acta ser confirmada por el directory/o enviada a participantes para VºBº. Definitiva en librode actas, debidamente firmada. Próxima reunión y envíode informes o documentos que se acordaron enviar.

8.EVALUACIÓN DE LA REUNIÓN.ACTUACIONES POSTERIORES A LA REUNIÓN.

• INFORME: Alcance de los objetivos y la corrección de lagestión organizativa. Presupuesto. Adjuntardocumentación generada (o indicar donde se archiva).

• AGRADECIMIENTOS: A todas aquellas personas quehan colaborado en tarjetas personalizadas, manuscritas yhan colaborado en tarjetas personalizadas, manuscritas yfirmadas por él director (puede ser una carta).

• CIERRE DEL PRESUPUESTO: Desviaciones gastossegún lo presupuestado (se habrá dejado un margen deun 15% para imprevistos). Justificantes de gastos envuestro poder trasladarlos al departamento respectivo,con constancia de ello.

https://www.youtube.com/watch?v=vIrFdZVoTZQhttp://diplomagic.com/la-mesa/orden-de-precedencia/229-redonda.htmlhttp://diplomagic.com/la-mesa/orden-de-precedencia/227-rectangular.htmlhttps://www.youtube.com/watch?v=XNLDWj3aBNM

https://www.youtube.com/watch?v=Y08I2DUQ6ygUNED

https://www.youtube.com/watch?v=0Ba34edHW0kUNED-PONENTE GALLEGOhttps://www.youtube.com/watch?v=D3WOsJMy0CsUNED-PROFESORA PROTOCO UDC

http://actualicese.com/modelos-y-formatos/modelo-de-acta-para-nombramiento-de-junta-directiva-yo-revisor-fiscal/acta

http://www.youtube.com/watch?v=CSmFaYb5TcYCOMO ORGANIZAR EVENTOS

http://www.youtube.com/watch?v=559NlKnFVNI

http://www.youtube.com/watch?v=9PqsN4pJfPwFITUR

http://www.youtube.com/watch?v=5G5GGjDxsuw

10 PASOS PARA ORGANIZAR CONGRESO Y EVENTOShttps://www.youtube.com/watch?v=ZrOVWBZbG2wATERRIZAR AVION

ENLACE CON MODELOS DE DOCUMENTOS

http://actualicese.com/modelos-y-formatos/convocatoria-junta-de-socios-y-asamblea-de-accionistas/MODELO DE ACTAS

https://www.youtube.com/watch?v=XOHlyalvtlUSALUDOS

https://www.youtube.com/watch?v=iTNAfkQxXmAPRECEDENCIAS ACTOS EMBAJADAS

http://www.dip-palencia.es/export/sites/diputacion/galerias/documentacion_migracion/1174474075227_1.4_sistemas_de_ordenacixn_de_invitados.pdf

https://protocoloalavista.wordpress.com/2012/07/11/nunca-esta-de-mas-saber-mesas-en-cuadrado/

4474075227_1.4_sistemas_de_ordenacixn_de_invitados.pdfSISTEMA DE ORDENACIÓN DE INVITADOS