Mel masuk adalah mel yang dihantar ke

sesebuah oraganisasi atau syarikat

Mel keluar adalah mel yang dihantar ke

syarikat lain.

Mel masuk dan mel keluar boleh dihantar

melalui pos, emel, faksimili dan sebagainya.

Pengagihan mel untuk tindakan selanjutnya

Catatkan ke dalam buku Pendaftaran Mel Masuk

Cap tarikh dan masa penerimaan

Asing dan buka sampul

Penerimaan mel masuk

Semua mel yang diterima sama ada melalui

posmen, beg karung berkunci, peti surat

persendiran, penghantar cepat (dispatch)

akan dikumpulkan.

Surat persendirian akan diasingkan.

Gunakan pembuka surat untuk membuka

surat bagi mengelakkan surat terkoyak.

Sampul surat hendaklah disimpan sebagai

bukti pengeposan/penerimaan.

Mel yang dibuka hendaklah dicop tarikh dan

masa penerimaan di ruang kosong surat.

Sebagai bukti penerimaan surat.

Surat sulit dan persendirian hendaklah

dicapkan di atas sampul surat.

….. sambungan

Mel yang diterima perlu didaftarkan ke dalam

buku pendaftaran penerimaan mel.

Sekiranya terdapat cek atau wang pos

bersama-sama mel tersebut, kerani mel

perlu mendaftarkannya ke dalam buku

penerimaan wang pos atau cek.

….. sambungan

BUKU PENDAFTARAN MEL MASUK

Penerimaan DaripadaPerkara Tandatangan

Tarikh Masa Nama Alamat

BUKU PENERIMAAN WANG POS / CEK

Tarikh Nama Pengirim Dokumen Amaun Tandatangan

Untuk memastikan mel yang pelu diserahkan

kepada jabatan atau pegawai tertentu,

pembuka mel hendaklah memastikan

perkara-perkara berikut:

nama penerima atau jabatan

perkataan seperti “Untuk Perhatian”,

baca tajuk atau nombor rujukan surat.

sekiranya tidak dinyatakan tajuk atau

nombor rujukan surat, pembuka mel perlu

membaca keseluruhan kandungan surat

untuk diserahkan kepada pegawai tertentu.

….. sambungan

Penyerahan mel perlu disegerakan kepada

penerimaan berkenaan.

Jika syarikat mempunyai petak “pigeon hole”

jabatan, surat-surat perlu diletakkan di

dalam petak tersebut.

….. sambungan

Masukkan ke dalam beg karung berkunci untuk pengeposan.

Timbang surat untuk mengetahui bayaran setem yang sepatutnya. Capkan nilai setem dengan mesin frangki.

Salinan surat dimasukkan ke dalam fail. Surat asaldimasukkan ke dalam sampul.

Catatan butr-butir mel ke dalam buku mel keluar

Menerima surat yang telah ditandatangani

Mesin melipat surat atau dokumen

Alat penimbang surat atau bungkusan.

Mesin mengalamat surat.

Mesin frangki.