Upload
zikriamri86
View
30.673
Download
11
Embed Size (px)
DESCRIPTION
http://www.pendidik2u.my
Citation preview
SISTEM FAIL DAN SURAT MENYURAT
PENGURUSAN GERKO
SURAT MENYURATJabatan Kokurikulum
Institut Pendidikan Guru Malaysia
Kampus Darulaman
SISTEM FAILFAIL
KANDUNGAN
• PENGENALAN
• TUJUAN
• FUNGSI
• CIRI-CIRI SISTEM FAIL • CIRI-CIRI SISTEM FAIL
• PENGELASAN SISTEM FAIL
• SURAT MENYURAT
PENGENALAN
Maksud sistem fail :
1. Sistem fail ialah suatu proses menyimpan segala
rekod dan dokumen untuk simpanan selamat atau
satu rantaian aktiviti yang bermula dan berakhir satu rantaian aktiviti yang bermula dan berakhir
pada titik yang sama.
2. Proses mengklasifikasi , menyusun menyimpan
dan menyelenggara fail-fail bagi memudahkan
pengurusannya apabila di perlukan .
Kenapa sistem fail diperlukan ?
TUJUAN
•• Melicin dan melancarkan perjalanan organisasi.Melicin dan melancarkan perjalanan organisasi.
•• Satu keperluan untuk menyimpan rekodSatu keperluan untuk menyimpan rekod--rekod, rekod, dokumendokumen--dokumen penting organisasi, catatan dokumen penting organisasi, catatan dokumendokumen--dokumen penting organisasi, catatan dokumen penting organisasi, catatan dan keputusan yang telah dilaksanakan. dan keputusan yang telah dilaksanakan.
•• Supaya sesuatu rekod mudah dicari apabila Supaya sesuatu rekod mudah dicari apabila diperlukan tanpa membuang masa yang banyakdiperlukan tanpa membuang masa yang banyak
•• Menyimpan segala rekod dan dokumen dengan Menyimpan segala rekod dan dokumen dengan selamat dan rekod tidak hilang.selamat dan rekod tidak hilang.
•• Mudah disediakan dan disimpan. Mudah disediakan dan disimpan.
FUNGSI
• Dapat menambah kecekapan mentadbir dan
mengurus sesebuah organisasi dan membuat
rujukan apabila diperlukan.
KEGUNAAN SISTEM FAIL
MELANCARKAN
URUSAN
DOKUMEN
MENYIMPAN REKOD
DOKUMEN TIDAK HILANG
MENINGKATKAN KEBERKESANAN
JIMAT MASA DAN
TENAGA
MENAMBAH KECEKAPAN
MEMUDAHKAN
WARNA KULIT FAIL
� TERBUKA - PUTIH
� TERHAD - PUTIH DAN TERCATAT
PERKATAAN TERHAD
� SULIT - HIJAU DAN TERCATAT
PERKATAAN SULITPERKATAAN SULIT
� RAHSIA - MERAH JAMBU BERPALANG
DAN TERCATAT PERKATAAN
RAHSIA
� RAHSIA - KUNING DAN BERPALANG
BESAR MERAH DAN TERCATAT
PERKATAAN RAHSIA BESAR
Jenis-jenis Sistem Fail
• Akta Rahsia Rasmi 1972 & Arahan Perkhidmatan 1974
• Jenis pengelasan fail iaitu:
1. Rahsia Besar (kuning berpalang merah)*maklumat tentang urusan kerajaan yang masih dalam proses perancangan dan belum dibentangkan di dlm parlimen.perancangan dan belum dibentangkan di dlm parlimen.
2. Rahsia(merah Jambu)*urusan yang berkaitan dgn pembangunan kerajaan
3. Sulit(hijau)*urusan berkaitan pengurusan pentadbiran kerajaan dianggap sulit walaupun telah diumumkan oleh Menteri.
C-TIEY PK3-IPDA07 E-NA
4. Terhad(putih tetapi ditanda/cop perkataan terhad)*fail yg edarannya terhad cthnya di sekolah butiran peribadi staf dianggap sbg maklumat terhad.
5. Terbuka(putih)*fail yg berkaitan dgn pengurusan harian sesebuah jabatan
6. Sampul Kecil(kuning)*fail sementara yg diwujudkan berlandaskan fail yg
6. Sampul Kecil(kuning)*fail sementara yg diwujudkan berlandaskan fail yg utama
7. Fail Timbul(putih)*bahan-bahan atau maklumat yg blm diedarkan kepada pegawai-pegawai.
C-TIEY PK3-IPDA07 E-NA
PENGELASAN SISTEM FAIL
• Pengelasan mengikut abjad
• Pengelasan mengikut perkara
• Pengelasan mengikut angka
• Pengelasan mengikut tempat atau
kawasan
CIRI-CIRI SISTEM FAIL
1. Sesuatu dokumen itu mudah dicari dan diperoleh dengan cepat apabila diperlukan .
2. Sistem fail yang digunakan tidak kompleks atau mudah dikendalikan. Ia mudah difahami dan tidak mengelirukan.mengelirukan.
3. Sistem yang digunakan perlu sesuai dengan keperluan organisasi. Contohnya sesebuah organisasi memerlukan sistem fail pusat dan sebaliknya.
4. Sistem fail tersebut boleh diubahsuai jika perlu mengikut kehendak dan keadaan organisasi. Pengubahsuaian berkenaan bermaksud membesar dan mengecilkan sistem fail.
5. Sistem fail berkenaan perlu melibatkan kos dan ruang yang seminimum mungkin.
6. Dokumen yang difailkan perlu mendapat perlindungan keselamatan daripada kebakaran , kekotoran, bencana alam dan kebocoran rahsia organisasi.
PENGELASAN SISTEM FAIL
3 TAHAP
TAHAP PERTAMA
TAHAP KEDUA
TAHAP KETIGA
TAHAP PERTAMA
TAHAP KEDUA
TAJUKTAJUK--TAJUK BESAR BOLEH DIPECAHKAN SEHINGGATAJUK BESAR BOLEH DIPECAHKAN SEHINGGA
99 TAJUK UTAMA99 TAJUK UTAMA
TAHAP KETIGA
TAJUK UTAMA BOLEH DIPECAHKAN SEHINGGATAJUK UTAMA BOLEH DIPECAHKAN SEHINGGA99 ATAU LEBIH SUBTAJUK99 ATAU LEBIH SUBTAJUK
SUBTAJUK BOLED DIPECAHKAN SEHINGGASUBTAJUK BOLED DIPECAHKAN SEHINGGA99 ATAU LEBIH PERKARA99 ATAU LEBIH PERKARA
TAHAP PERTAMA
01 ASRAMA
02 AUDIT
03 HAL EHWAL MURID
04 KEMUDAHAN INFRASTUKTUR
05 KEWANGAN AN AKAUN
06 KOKURIKULUM
07 KURIKULUM
08 PENTADBIRAN AM SEKOLAH / MAKTAB
09 PERHUBUNGAN MASYARAKAT
10 PERJAWATAN PERKHIDMATAN KAKITANGAN
TAHAP KEDUACONTOH : KOKURIKULUM
06/01 HARI UCAPAN
06/02 KELAB SUKAN DAN PERMAINA(PERINGKAT SEKOLAH / MAKTAB )
06/03 KOPERASI SEKOLAH
06/04 MAJALAH SEKOLAH
06/05 PAMERAN DAN PERTANDINGAN
06/06 PASUKAN PAKAIAN
06/07 PELBAGAI
06/08 PERSATUAN BERASASKAN AKADEMIK
06/09 PERSATUAN BERASASKAN HOBI / MINAT / KHIDMAT MASYARAKAT
06/10 PERSATUAN BERASASKAN
PERMAINAN ( LUAR SEKOLAH / MAKTAB )
TAHAP KETIGA CONTOH : PERSATUAN BERASASKAN AKADEMIK
06/08/001 BAHASA CINA
06/08/002 BAHASA INGGERIS
06/08/003 BAHASA MALAYSIA
06/08/004 ELEKTRONIK
06/08/005 GEOGRAFI
06/08/006 KAJIAN TEMPATAN06/08/006 KAJIAN TEMPATAN
06/08/007 MATEMATIK
06/08/008 MUZIK
06/08/009 PERDAGANGAN
06/08/0010 SAINS
06/08/0011 SAINS SOSIAL
06/08/0012 SENI LUKIS DAN KRAFTANGAN
06/08/0013 SEJARAH
PERKARA LAIN MENGENAI SISTEM FAIL
SISTEM FAILSISTEM FAIL
SAMPUL KECIL KERTAS MINIT PENUTUPAN FAIL
SAMPUL SURAT
• Sampul surat adalah fail sementara yang dibuka apabila fail asalnya tidak ditemui.
• Fail sementara ini mengandungi satu tajuk sahaja.sahaja.
• Apabila fail berkenaan sudah digunakan , ia hendaklah ditutup dan dimasukkan ke dalam fail besar dan pegawai berkenaan perlu diberitahu serta merta.
• Fail ini tidak aktif
KERTAS MINIT• Mengandungi senarai surat yang masuk
dan keluar dengan memberi nombor rujukan
• Biasanya menggunakan warna dakwat yang berbeza untuk membezakan surta masuk dan surat keluarmasuk dan surat keluar
• Surat yang diterima dicatatkan dengan dakwat merah pada kertas minit, manakala surat yang dikirimkan keluar ditulis dengan dakwat biru atau hitam
Kertas Minit
� Urusan perhubungan antara pegawai yang menggunakan fail tersebut.
Kegunaana) Merekod surat-surat keluar masuk.Surat Keluar - direkod dengan dakwat biru/hitam, catat
penerima surat & tarikh dihantarpenerima surat & tarikh dihantar
Surat Masuk - direkod dengan dakwat merah, direkodkan nombor rujukan surat,tarikh & tajuk/perkara surat berserta tarikh dimasukan ke dalam fail
b) Sebagai rekod rundingan / perbincangan
c) Tindakan susulan atas urusan perkara dalam fail
C-TIEY PK3-IPDA07 E-NA
Contoh cara menulis kertas minit:
• Surat dari…………………………………..bertarikh……………….
20………… Dikandung pada………………………Rujukan
No:………………………………
• Surat kepada…………………………….bertarikh………….
20……….. Dikirimkan pada……………………20………….
• Nombor turutan hendaklah ditulis di sebelah kiri dalam garisan
dan dibulatkan dengan menggunakan pen biasa.
• Pada surat yang dikandungkan hendaklah ditulis nombor
bilangan kandungan surat di sudut atas sebelah kanan seeperti
nombor turutan yang telah dicatatkan dan dibulatkan juga
nombor itu.
Contoh Kertas Minit
Fail ko-kurikulum (05/03)
No No.Ruj. Perkara Tarikh
1 SKL/05/03/01 Kebenaran Mengadakan 15 Okt 1 SKL/05/03/01 (1)
Kebenaran Mengadakan Perkhemahan Puteri Islam SKL sesi 2007
15 Okt 2006
2 PPDAS/12/07/06 (20)
Kelulusan Mengadakan Perkhemahan Puteri Islam SKL sesi 2007
1 Nov 2006
C-TIEY PK3-IPDA07 E-NA
Susunan Fail
Fail MendatarFail MobileC-TIEY PK3-IPDA07 E-NA
Fail Menegak
C-TIEY PK3-IPDA07 E-NA
Doket fail
C-TIEY PK3-IPDA07 E-NA
SISTEM DOKET
• Sistem Doket menunjukkan pergerakan fail yang mudah
dikesan di mana-mana pejabat.
• Dengan menggunakan sistem ini, fail-fail itu mudah dipanggil
pada bila-bila masa diperlukan dalam masa yang singkat
terutama sekali jika fail itu diperlukan secara terdesak.
• Sistem ini memerlukan satu pendaftaran berpusat yang
dinamakan central registry.dinamakan central registry.
• Menurut sistem ini borang am 89A digunakan sama ada dibeli
ataupun dicetak untuk memenuhi kehendak dan keperluan
organisasi.
• Tiap-tiap pergerakan fail itu hendaklah dicatatkan melalui pusat
pendaftaran untuk didaftarkan pergerakannya. Dengan
menggunakan borang Am 89
• Apabila sesebuah fail itu hendak diedarkan, fail yang
berkenaan itu hendaklah direkodkan segera dalam doket,
Borang Am 89, dengan merujuk kepada senarai fail terlebih
dahulu untuk menentukan bahawa fail itu ada dalam senarai
itu.
• Tuliskan di muka fail kepada siapa fail itu diedarkan, dengan
mencatatkan nama pegawai, butir pengedaran dan tarikh
dikeluarkan fail itu.
Setelah selesai fail itu digunakan oleh pegawai berkenaan, fail • Setelah selesai fail itu digunakan oleh pegawai berkenaan, fail
itu pun dikembalikan semula kepada pegawai yang menjaga
fail dan ia akan mencatatkan tarikh fail itu dikembalikan
kepadanya.
PENUTUPAN FAIL
• Sesuatu fail hendaklah ditutup apabila telah mengadungi 100 kandungan atau difikirkan terlalu tebal.
• Setelah ditutup , fail tersebut hendaklah dicatat dengan Jilid l.
• Fail baru dibuka dan dicatat dengan Jilid ll.• Fail baru dibuka dan dicatat dengan Jilid ll.
• Nombor rujukan fail yang sama digunakan.
• Nombor siri surat menggunakan nombor baru iaitu bermula dengan satu ( 1 ) .
SURAT MENYURAT MENYURAT
RASMI
SURAT MENYURAT
• Salah satu alat perhubungan yang utama dalam kehidupan manusia.
• Juga penting dalam sesuatu persatuan.
• Dalam sesuatu persatuan, ia dikategorikan sebagai surat rasmi.
• Contoh : surat panggilan mesyuarat, memohon lawatan, • Contoh : surat panggilan mesyuarat, memohon lawatan, memanggil ceramah.
• Secara khusus, setiap jenis surat rasmi tersebut mempunyai format yang tersendiri. Contoh : Format surat panggilan mesyuarat berbeza dengan surat memohon kerja.
• Secara amnya, terdapat persamaan dari segi penulisan dan format surat rasmi tersebut.
FORMAT UMUM DAN PERKARA ASAS DALAM
SURAT RASMI
Beberapa perkara asas perlu ada dalam sesuatu surat rasmi. Antaranya:
• Logo , nama dan alamat Organisasi ( logo jika kepala surat dicetak khusus )
• Nama jawatankuasa tertinggi persatuan ( jika perlu atau kepala surat dicetak khusus )
• Nombor fail ( rujukan kami dan rujukan tuan )
• Tarikh
• Alamat penerima
• Mengadap atau pembukaan surat
• Perkara ( tujuan surat ditulis )
• Kandungan surat (ringkas mungkin, tepat )
• Ucapan terima kasih dan penghargaan • Ucapan terima kasih dan penghargaan
• Cogan kata ( jika perlu )
• Yang menurut perintah atau Yang menjalankan tugas
• Tandatangan
• Nama dan jawatan
C-TIEY PK3-IPDA07 E-NA
PEJABAT KETUA PENGARAH PELAJARAN MALAYSIA
Office of Director General of Education Malaysia
ARAS 8, BLOK E8
Level 8, Block E8
KOMPLEKS KERAJAAN PARCEL E
Government Complex Parcel E,
PUSAT PENTADBIRAN KERAJAAN PERSEKUTUAN Tel : 03-8884 6077
Federal Government Administrative Centre Fax: 03-8889 4548
62604 PUTRAJAYA Laman Web: http:www.moe.gov.my
_____________________________________________________________________
KP (BS – DSR) 8787/008/2/Jld. – (12)
28 Ogos 200628 Ogos 2006
Semua Pengarah Pelajaran Negeri
SURAT PEKELILING IKHTISAS BIL. 7/2006
PANDUAN PERBELANJAAN PERUNTUKAN KOKURIKULUM SEKOLAH
Surat Pekeliling Ikhtisas ini bertujuan memaklumkan perubahan nama, kadar dan
panduan perbelanjaan peruntukan untuk melaksanakan kegiatan kokurikulum di
sekolah.
2. Sehubungan itu, nama peruntukan yang diberikan kepada sekolah hendaklah
ditukar daripada Peruntukan Kokurikulum/Motivasi/Sukan kepada Peruntukan
Kokurikulum.
3. Kadar baru peruntukan kokurikulum untuk Sekolah Rendah, Sekolah Menengah dan
Sekolah Pendidikan Khas yang berkuatkuasa mulai 2006 ini adalah seperti berikut:
- Sekolah Rendah
i) 151 murid dank e atas - RM 10.00/ seorang
ii) 101 murid – 150 murid - RM 1,500.00/sekolah.
iii) 51 murid – 100 murid - RM 1,000.00/sekolah
iv) 1 murid - 50 murid - RM 500.00/ sekolah
- Sekolah Menengah- Sekolah Menengah
(Harian/SBP/Teknik/Agama/Sukan) - RM 12.00/seorang
- Sekolah Pendidikan Khas kekal menggunakan kadar sedia ada iaitu RM5,000.00 bagi
Sekolah Rendah dan RM 10,000.00 bagi Sekolah Menengah
(Rujukan : Surat Pekeliling Kewangan Bil. 2/2006: Kadar Baru Peruntukan
Kokurikulum Kepada Sekolah, Bahagian Kewangan, Kementerian Pelajaran Malaysia,
bertarikh 7 Julai 2006 dan berkuatkuasa mulai tahun 2006 ).
4. Bagi memudahkan pengurusan Peruntukan Kokurikulum dan pembiayaan kegiatan
kokurikulum di peringkat sekolah, Panduan Perbelanjaan Berikut hendaklah dipatuhi.
4.1 Kegiatan Kokurikulum
Kegiatan kokurikulum yang dirancang dan dilaksanakan hendaklah yang dianjurkan oleh
pihak sekolah dan peringkat seterusnya yang diiktiraf oleh Bahagian Sekolah,
Kementerian Pelajaran Malaysia. Tempat kegiatan boleh sama ada di dalam atau di luar
kawasan sekolah. Peruntukan ini hanyalah untuk membiayai murid-murid berkenaan
sahaja.
4.2 Penggunaan Peruntukan4.2 Penggunaan Peruntukan
Pembelian peralatan untuk aktiviti kokurikulum seperti aktiviti Pasukan Unit Beruniform,
aktiviti kelab/persatuan serta aktiviti sukan/permainan.
Pembiayaan adalah meliputi urusan makan, minum, penginapan, sewaan, perjalanan,
salinan dokumen dan cetakan bahan-bahan edaran.
4.3 Jenis Kegiatan
Kegiatan yang boleh dibiayai melalui peruntukan ini ialah:
4.3.1 Kegiatan Kokurikulum, dan
4.3.2 Kegiatan Sokongan Pembentukan,
Pemupukan dan Pembangunan Sahsiah Murid.
Nisbah perbelanjaan antara kedua-dua kegiatan ini ialah pada kadar 4 : 1
( kokurikulum : sokongan pembentukan, pemupukan dan pembangunan sahsiah).
Kegiatan Kokurikulum meliputi kegiatan Pasukan Unit Beruniform, persatuan/kelab
dan sukan/permainan yang bercorak untuk semua dan bukan untuk membiayai
pengurusan, dan aktiviti untuk kecemerlangan, sukan tahunan dan aktiviti merentas
desa.
Antara kegiatan yang boleh dianjurkan termasuk yang bersifat perkhemahan, seminar,
kursus, bengkel dan pertandingan. Contoh kegiatan ialah perkhemahan tahunan,
pertandingan kawad kaki, kursus kenaikan pangkat ketua platun, pertandingan pertandingan kawad kaki, kursus kenaikan pangkat ketua platun, pertandingan
bolasepak ( antara kelas dan rumah sukan ), kursus pengadilan bolasepak dan lawatan
sekolah.
Kegiatan Sokongan Pembentukan, Pemupukan Dan Pembangunan Sahsiah Murid
yang dimaksudkan adalah seperti perkhemahan, seminar, kolokium dan kursus
kepimpinan. Contoh kegiatan ini ialah, kursus pemimpin kelab/persatuan,
perkhemahan dan seminar kepimpinan murid dan kolokium kecemerlangan
pengurusan organisasi tetapi tidak termasuk aktiviti bimbingan dan kaunseling serta
kecemerlangan akademik.
5. Adalah diingatkan bahawa semua perbelanjaan menggunakan peruntukan ini tertakluk kepada syarat dan peraturan kewangan sedia ada dan sedang berkuatkuasa.
6. Sila maklumkan kandungan Surat Pekeliling Ikhtisas ini kepada pegawai yang bertanggungjawab di Jabatan Pelajaran Negeri, Pejabat Pelajaran Daerah/Gabungan serta Pengetua dan Guru Besar sekolah-sekolah di bawah pentadbiran Y.Bhg. Datuk/Dato’/Tuan/Puan.
Sekian, terima kasih.Sekian, terima kasih.
“BERKHIDMAT UNTUK NEGARA”
DATO’ Dr. HAJI AHAMAD BIN SIPON
Ketua Pengarah Pelajaran Malaysia