Upload
anum-aksan
View
459
Download
13
Embed Size (px)
Citation preview
BY:NOORANOM BT. AKSAN
PPM PRASEKOLAH SK. BENGKONGAN, KOTA MARUDU
TAKLIMAT FAIL MEJA PPM PRASEKOLAH
PENGENALAN
Merupakan satu dokumen rasmi yang perlu ada dalam sesebuah pejabat / jabatan.
Adalah dokumen rujukan bagi peringkat individu/ jawatan
Mengikut jumlah perjawatan
FAEDAH PENYEDIAAN FAIL MEJA
Merekod prosedur Mewujudkan keseragaman Menentukan peraturan dipatuhi Mengurangkan kesilapan Memendekkan masa latihan Menyenangkan pertukaran kakitangan Menyenangkan kajian/baik pulih sistem Mengurangkan arahan lisan Menjelaskan kuasa dan hubungan kerja
ISI KANDUNGAN FAIL MEJA
1. Objektif Jabatan/Pejabat2. Objektif Bahagian /Unit3. Carta Organisasi Jabatan / Pejabat4. Carta Organisasi Bahagian/Unit5. Senarai Tugas/Kuasa dan Hubungan Pegawai Dengan Pegawai-Pegawai
Lain6. Peraturan-peraturan Pentadbiran7. ProsesKerja8. Carta Aliran Kerja9. Senarai Semak/ Checklist10. Borang Yang Berkaitan Dengan Tugas Pegawai11. Undang-Undang dan Peraturan12. Jawatankuasa Yang Dianggotai13. Norma Kerja14. Format Senarai Tugas Harian
1. OBJEKTIF JABATAN / PEJABAT
Objektif Jabatan selaras dengan penubuhannya Menjelaskan arah tuju sesebuah organisasi / jabatan Memastikan objektif ini tercapai
TUJUAN MENGADAKAN OBJEKTIFMenjadi asas untuk memenuhi keperluan pelanggan Menjadi asas untuk menilai keberkesanan untuk
meningkat prestasi Tuju dan arah pembentukan objektif yang lebih terperinci Menetap keutamaan jangka panjang
2. OBJEKTIF BAHAGIAN/UNIT
Objektif bahagian/ unit adalah pecahan kepada objektif jabatan
3. CARTA ORGANISASI JABATAN/PEJABAT
Menggambarkan struktur yang menunjukkan fungsi, aktiviti dan hierarki jabatan/pejabat
Asas penambahan/pengurangan kakitanganMemberi gambaran mengenai fungsi-fungsi
jabatan/pejabat
Faedah carta organisasi Kepada Kakitangan & Pengurusan
Menjelaskan aktiviti yang dijalankan Menjelaskan rantaian perintah yang dapat
menunjukkan peringkat hierarki Mengenal pasti ketua-ketua yang
bertanggungjawab Merancang untuk mengurang atau
menambah kakitangan Pembesaran fungsi Latihan staf / saluran makluma
4. CARTA ORGANISASI KEDUDUKAN PEGAWAI
Carta organisasi bahagian dimana kedudukan pegawai ditandakan/ dilorekkan.
5. SENARAI TUGAS / FUNGSI JABATAN DAN PEJABAT
Menjelaskan dengan tepat dan terperinci mengenai tugas, tanggungjawab, kuasa dan hubungan pegawai dengan pegawai lain berkaitan dengan tugasnya.
Tugas Pegawai
AtasanYang Ada
Hubungan
Tugas & Tanggungjaw
ab
Kuasa Yang Diberi
Tugas Pegawai Lain
Yang Ada Hubungan
6. PERATURAN DAN PENTADBIRAN
Tiap-tiap aktiviti/ tugasan harus mempunyai peraturan pentadbiran yang perlu diketahui oleh pegawai
Khusus kepada agensi yang menggubal/ menetapkan peraturan dan biasa berbentuk operasi
7. PROSES KERJA
Rangkaian tindakan yang perlu diambil secara berturutan mengikut peraturan yang ditetapkan bagi melaksanakan SESUATU AKTIVITI.
Boleh gunakan proses kerja bagi aktiviti didalam MPK
CONTOH: PROSES KERJA
Aktiviti 26.1 PENGURUSAN PRASEKOLAH
Subaktiviti 26.1.1 PENDAFTARAN MURID Muka surat ini 1/1
Proses Kerja Pegawai YangMeluluskan / Dirujuk Undang-Undang / Peraturan
1. Menerima senarai nama murid yang berjaya. GB / Guru
2. Menyemak dan melengkapkan maklumat murid. Guru
3. Merekod maklumat dalam Buku Rekod Pendaftaran Murid dan Buku Rekod Kedatangan.
Guru
4. Menyimpan maklumat murid dalam fail. Guru
5. Menghantar sesalinan ke pejabat. Guru
8. CARTA ALIRAN KERJA
Penjelasan sama seperti didalam MPK :Gambaran secara grafik/gambarajah keatas
tindakan yang terlibat dalam satu aktiviti/prosedur. Boleh menunjukkan dimana berlaku kelewatan,
bottleneck dan kerja berulang-ulang.Boleh gunakan Carta Aliran bagi aktiviti didalam
MPK.Lorekkan proses–proses yang melibatkan
pegawaiSelaras dengan proses kerja.
CONTOH: CARTA ALIRAN (Pendaftaran Murid)
9. SENARAI SEMAK /CHECKLIST
Satu alat perancangan dan kawalan kerja yang ringkas dan tepat untuk diambil bagi mengendali sesuatu aktiviti
Berbentuk rangkaikata, soalan atau peringatan
CONTOH: SENARAI SEMAK
Pendaftaran MuridBil Aktiviti Tindakan Catatan 1
Menerima senarai nama murid
2
Menyemak maklumat murid
3
Dapatkan maklumat lengkap
4
merekod dalam buku rekod pendaftaran murid dan buku rekod kedatangan
5
Menyimpan rekod
6
Menghantar sesalinan ke pejabat
10. BORANG YANG BERKAITAN
Senarai borang adalah bertujuan membantu pegawai berkenaan mengetahui borang-borang yang berkaitan dengan tugasnya
Contoh:Borang Tuntutan PerjalananBorang Cuti Rehat KhasBorang Kebenaran Rawatan HospitalBorang tidak hadir bertugas/lewat/lambat hadir bertugasBorang Laporan Penilaian Prestasi Tahunan
11. SENARAI UNDANG-UNDANG DAN PERATURAN
Tujuannya untuk rujukan asas yang membolehkan sesuatu aktiviti dilakukan dengan sah dan betul juga menjimatkan masa mengesan arahan bila diperlukan
Petikan kecil arahan-arahan rasmi yang perlu dirujuk
CONTOH:• Akta Pendidikan 1996 (akta 550)• Perintah-perintah AM• Arahan-arahan Perbendaharaan• Arahan-arahan perkhidmatan• Pekeliling-pekeliling kewangan• Pekeliling-pekeliling Perkhidmatan• Pekeliling-pekeliling Ikthisas:
12. SENARAI JAWATANKUASA YANG DIANGGOTAI
Yang perlu ada dalam FM adalah semua jawatankuasa yang dianggotai oleh kakitangan berkenaan. Sekurang-kurangnya wujud untuk tempoh 6 bulan
Tujuan: Kakitangan mengenai jawatankuasa yang dianggotai Membolehkannya membuat persediaan dan
perancangan awal sebelum hadir ke mesyuarat Membolehkan kakitangan baru mengambilalih tugas
Kandungan: Nama kakitangan Kekerapan mesyuarat ( kali ke …….. ) Jenis keanggotaan ( pengerusi, setiusaha dll. )
Contoh: Jawatankuasa Minggu PSS
13. NORMA KERJA Ialah jangka masa atau lain-lain pengukuran prestasi yang telah
ditetapkan bagi menyiapkan sesuatu kerja. Boleh jadi panduan dan asas ukuran pencapaian produktiviti
sesuatu kerja. Membantu memperbaiki kaedah bekerja bagi tujuan mengurang
pembaziran dan kesilapan.
Langkah-langkah mewujudkan norma kerja: Dapatkan norma kerja bagi jawatan yang berkenaan atau yang
bersamaan dari sumber-sumber yang boleh digunakan, sekiranya ada, dan sesuaikan dengan kebolehan / keupayaan penyandang jawatan tersebut, peralatan dan mesin-mesin di pejabat
Jika belum ada norma kerja itu, jalankan kajian pengukuran kerja bagi mewujudkan norma kerja yang diperlukan Contoh: Jumlah bilangan buku / bukan buku yang boleh diproses teknik dalam masa seminggu
14. SENARAI TUGAS HARIAN
Ialah format bagi mengingati dan merancang aktiviti-aktiviti utama yang perlu dilaksanakan pada hari berkenaan.
Senarai ini sebak-baiknya diletakkan di atas meja supaya mudah dirujuk malah memudahkan kakitangan merancang kerja atau mengambil tindakan penting lebih awal bagi menggalakkan amalan pengurusan masa yang cekap dan berkesan. Contoh: Senarai tugas PPM mengikut hari / tarikh
CONTOH FORMAT SENARAI TUGAS HARIAN
BIL TUGAS SAYA HARI INI CATATAN
NAMA :…………………………………………………………………………JAWATAN:……………………………………………………………………..TARIKH :……………………………………………………………………….
LANGKAH MENYEDIAKAN FAIL MEJA
Sediakan objektif j abatan / pejabat yang telah disediakan bagi Manual Prosedur Kerja (MPK).
Sediakan objektif bahagian / unit Tandakan kedudukan bahagian / unit di dalam carta organisasi jabatan /
pejabat yang disediakan oleh MPK. Sediakan carta organisasi bahagian / unit dan tandakan kedudukan kakitangan
di dalam bagahian / unit. Senaraikan tugas, tanggungjawab dan hubungan kerja kakitangan berkesan Senaraikan semua peraturan-peraturan pentadbiran bagi aktiviti-aktiviti
utama. Senaraikan semua proses kerja yang perlu di bawah setiap tugas dan
tanggungjawab. Senaraikan semua kakitangan berkenaan yang memberikan kelulusan . Senaraikan undang-undang dan peraturan yang berkenaan. Sediakan carta aliran kerja bagi setiap tugas. Sediakan senarai semak bagi setiap tugas. Rekodkan norma kerja yang ada. Senaraikan jawatankuasa yang dianggotai oleh kakitangan. Sediakan format senarai tugas harian. Gunakan norma-norma kerja yang ada bagi jadual norma kerja.
PENUTUP
FM perlu dikemaskini apabila berlaku perubahan dalam jabatan / pejabat. Peraturan, prosedur kerja dan borang-borang yang tidak digunakan lagi akibat perubahan yang berlaku hendaklah dikeluarkan dari manual ini dan diganti dengan yang baru. Ini akan menjamin manual ini sentiasa kemaskini dan digunakan oleh setiap kakitangan di jabatan / pejabat masing-masing.
Tindakan untuk menyediakan FM ini melibatkan semua kakitangan dan staf sesebuah jabatan / pejabat demi keberkesanan bidang pengurusan sesebuah jabatan / pejabat. Tegasnya FM merupakan dokumen mikro untuk individu dalam organisasi dan menjadi alat pengurusan penting yang dapat menyumbang kepada peningkatan produktiviti dan kualiti hasil kerja sesebuah jabatan / pejabat.