Upplýsingaflæði

Upplýsingar

Eru eins og vatn.

Upplýsingar hjálpa okkur að slökkva á þorstanum

fyrir þekkingu

Við þurfum öll á

upplýsingum að halda til

þess að taka ákvarðanir

og framkvæma það sem

þarf.

Þekking getur ekki flættNema upplýsingar flæði

Information can be compared to water.

Upplýsingar flæða á milli fólks í gegnum fyrirtæki,

stofnanir og tengsl manna með svipuðum hætti og vatn

flæðir um borg.

Hvar svo sem að þú sért

staðsettur í borginni, ættir

þú að geta treyst því að

vatnsflæðið sé stöðugt,

uppfylli lágmarks gæði

og ef þú skrúfar frá þá á

það að flæða

Það sama gildir um upplýsingar.

Þú verður að hafa aðgang að og geta

treyst þeim upplýsingunum sem þú

þarft á að halda

Við getum lokað á upplýsingarnar og með því átt auðveldara með að hafa stjórn á bæði aðgengi og gæðum

upplýsingana

En við verðum alltaf að muna að upplýsingar

taka stöðugum breytingum

Með því að tryggja stöðugt flæði getum við tryggt að við

séum ávallt með nýjustu upplýsingarnar

Upplýsingar sem flæða ekki munu að lokum

Úldna og þá þurfum við að henda þeim út

Þetta er mjög hættulegt umhverfi

ekki bara fyrir gullfiskinn.

Sjáið þið eitthvað upplýsngaflæði á milli einstaklinga í

þessu umhverfi?

To be continued ...

Grunnur að samstarfi og

yfirfærslu þekkingar er að

upplýsingarnar flæði á milli

manna.

Framsetning upplýsinga

Hvernig látum við upplýsingarnar flæða?

Aðgerðastjórinn

Hvað gerir aðgerðargrunnurinn fyrir okkur?

• Skráning á atvikum (logg)

• Skráning á þátttakendum og verkefnum

• Beiðnasendingar

• Skilgreining á aðgerðarlotum

• Skjalageymsla / -dreifing

Eyðublöð

• Stöðuskýrslur (SÁBFALM01 – ICS 201)

– SÁBF

– Yfirlit aðgerðar

– Samantekt

• Markmið aðgerðarinnar (SÁBFALM02 – ICS 202)

• Fjarskiptaáætlun (SÁBFALM03 – ICS 205)

• Tengiliðaskrá (SÁBFALM04 – ICS 205A)

• Hættumat (SÁBFALM05 – ICS 215A)

Töflur

Nokkrar einfaldar reglur

• Byrjið alltaf með hreina töflu

• Notið blokkstafi

• Skrifið skiljanlega

• Nýtið töfluna vel

– Ekki of stórt og ekki og lítið

• Skipuleggið notkun á töflunni

• Skiptið út pennum reglulega

• Haldið tússpennum frá töflunni

• Notið hreinsilögur og hafið hann til taks

Upplýsingatafla fyrir leit

Upplýsingatafla fyrir leit

Tímalína

Tímalína

Stöðukort

Hópar og verkefni

Verkefni aðgerðarstjórnar

To do listar

Hópar og verkefni

Stjórnandi

Framkvæmdir

Svið

Hlutverk / Svæði

Áætlanir

Staða bjarga

Skjölun

Aðgerðarlok

Staða mála

Tæknilegur sérfræðingur

Bjargir

Fjarskipti

Aðstaða

Matur

Rannsókn Fjármál

Öryggismál

Fjölmiðlar

Tengifulltrúi

Magic chart

Magic chart

Stöðukort

• Mikilvægt að uppfæra stöðu mála jafn óðum

• Upplýsingar verða að flæða vel á milli Framkvæmda og Áætlana

• Samræmdar merkingar hjálpa til

Stöðuskýrslur og stöðufundir

Stöðuskýrslur

• Sniðmát fyrir stöðuskýrslu

• Uppbygging– Meginatriði

– Samantekt

– Þolendur

– Samhæfing / stjórnun

– Starfssvæði

– Björgunarstörf

– Heilbrigðisþjónusta

– Innviðir

– Erlend aðstoð

– Þjónustumiðstöðvar

– Næsti upplýsingafundur

– Næsta stöðuskýrsla

Stöðuskýrslur

• Skráning á að vera regluleg

– Oftar og minna er betra enn sjaldan og mikið

• Bætið við myndum

• Ekki endurtaka

• Greinið frá staðreyndum enn ekki vangaveltum

• Tilgreinið hvaðan upplýsingarnar koma

• Verið hnitmiðuð

– Skráið í punkta formi

• Notið einfalt mál

– Skilgreinið stafsetningar

Keep it short and simple! (KISS)

Stöðufundir

• Hverjir mæta

– Ábyrgðaraðili aðgerðar

– Verkþáttastjórar

– Sérfræðingar

• Hversu oft

– Eins oft og þurfa þykir (3 tíma fresti)

– Ekki sjaldnar enn á 6 tíma fresti

Stöðufundir

• Hvenær

– Í upphafi aðgerðarlotu

• Dagskrá

– Stjórnandi

– Verkþáttastjórar

– Sérfræðingar

– Aðrir

• Skráning

– Mikilvægt að skrá það sem kemur fram

– Stöðuskýrsla

• Undirbúningur

Aðgerðarskýrslur

• Teknar saman eftir að aðgerð lýkur

– Ætti að gera fyrir allar stærri aðgerðir

• Hvað fór vel og illa

• Niðurstöður

Aðgerðarskýrslur - Uppbygging

• Inngangur

• Boðun

• Viðbrögð

– Fyrstu viðbrögð

– Aðgerðarlotur

• Stjórnun

• Bjargir

• Úrbætur

• Aðgerðarlisti

– Lýsing

– Ábyrgðaraðili

– Tímasett

SPURNINGAR?