View
1.636
Download
0
Embed Size (px)
Citation preview
Plezante organisatie werkt met vrijwilligers …
Zijn jullie een plezante organisatie? • Vrijwilligers werven = goesting geven • Vrijwilligers houden = begeleiden
Ja? Verzilveren maar! • Werk je vrijwilligersbeleid uit • Werk je communicatie uit
Vrijwilligersbeleid -/+ communicatie
“Alles is communicatie, maar communicatie is niet alles”
• Wat is de rol van communicatie in jouw organisatie? Strategisch instrument of noodzakelijk kwaad?
• Wat is de positie van het vrijwilligersbeleid? • Wat is de link tussen externe, interne communicatie maar
ook HRM en /of beleid? Is er kruisbestuiving mogelijk? • Communicatie faciliteert maar is geen tovermiddel > de
hele organisatie moet wel waarmaken wat ze zegt
Vrijwilligersbeleid + communicatie in 10 stappen*
* Vrij naar: In-team. Vervolmaak uw vrijwilligersrelatie in 10 stappen
1. Focus Vrijwilligersbeleid • Waarom zoeken jullie
vrijwilligers? • Wat verwachten jullie van
vrijwilligers? • Wat heb je te bieden? • Hoe begeleiden jullie
vrijwilligers? • Wat verwachten vrijwilligers
van ons?
Communicatie • Betrokken bij het uitwerken
van deze visie op vrijwilligerswerk(strategie)
• Vertalen van troeven in USP • Doelgroepgericht
communiceren • Bepalen van de
kernboodschap • Integratie van communicatie
over vrijwilligerswerk in je corporatie communicatie
2. Zoek de juiste vrijwilligersVrijwilligersbeleid • Functie- competentieprofiel:
wie zoek je om wat te doen? • Leg de inhoud van je
vacature vast • Plannen: ga niet last-minute
op zoek • Leg het profiel van de ideale
vrijwilliger vast (persona)
Communicatie • Doelgroepen bepalen
(persona) • Copywriten van de vacature • Mediamix bepalen • Campagne plannen (tijd &
geld) • Bewaken opvolging reactie /
conversie
PersonaDit is Lies
• 38 jaar • Geen kinderen • Woont in Antwerpen
• Geboeid door communicatie • Flexibiliteit is belangrijk • Actief op sociale media • Heeft af en toe een uurtje over voor een goed doel
• Knutselt graag in huis • Is zot van haar kat • Haat koken • Babbelt graag
Copywriten
1. Straffe titels vallen op 2. Deel een grote vacature op in meerdere taken 3. Vermijd jargon en blabla 4. Lees je vacature als een vrijwilliger 5. Gebruik meer ‘jij’ dan ‘wij’ 6. Zet je troeven in de kijker (vorming, ervaring, gezelligheid, …) 7. Prikkel met een vraag 8. Eindig met een ‘call to action'
‘Vrijwilliger gezocht’ versus ‘Jij maakt voor Percy het verschil door te helpen met schoolwerk’
Mediamix1. Persoonlijk contact 2. Netwerken van je huidige vrijwilligers, collega’s, … 3. Telefoon, e-mail 4. Website, nieuwsbrieven 5. Vacaturebanken zoals vrijwilligerswerk.be 6. Sociale media 7. Print, affiches, folders, lokale bladen 8. Vrijwilligersbeurzen 9. Gemeentebladen, lokale pers, … 10.Oproep via andere organisaties 11.Platte e-mails ipv nieuwsbrieven
• Inspirerend voorbeeld: Vrijwilligers in actie • Conversie: reageer binnen 48 uur en maak een afspraak
Vrijwilligers als ambassadeurs
Basisvoorwaarde = tevreden vrijwilligers
Waarom?
• Gezicht aan de organisatie geven • Andere vrijwilligers aantrekken • …?
Vrijwilligers als ambassadeurs
Hoe WOM faciliteren? • Investeer in interne communicatie
• Zorg dat ook vrijwilligers jullie visie en kernboodschap kennen (leer hen jullie elevator pitch)
• Werk met een gesloten facebookgroep waar je vrijwilligers actief zijn • Vraag hen je social media te liken en delen (en geef eerst een workshop) • Maak een ‘interne’ nieuwsbrief voor vrijwilligers met deelbare informatie
(succesverhaal, nieuwe vrijwilligers voorstellen, quote van een ancien, nieuwe projecten …)
• Maak een sectie voor vrijwilligers op je website met: • je vacatures • dankjewels, sfeerbeelden • informatienota’s, een levendig intranet voor vrijwilligers
PSSST: en de betaalde collega’s?
Vrijwilligers als ambassadeurs
Hoe WOM faciliteren? • Bezorg je vrijwilligers naamkaartjes of folders • Breng-je-vriend-mee bedankingsfeest • Laat een vrijwilliger spreken op een studiedag • Een vrijwilliger met schrijftalent kan voor jullie bloggen • Neem een contente vrijwilliger mee naar beurzen • Interview met een vrijwilliger in je eigen media • Vraag vrijwilligers nieuwe vacatures naar hun netwerk door te mailen • Laat een vrijwilliger mee nieuwe vrijwilligers onthalen • Rekruteer specifieke buzz-ambassadeurs • Promoot de verhalen van je ambassadeurs op je eigen media • Maar… maak ook afspraken (portretrecht, privacy, …)
3. VerwelkomVrijwilligersbeleid • Begint al bij rekrutering! • Informatie geven • Voorstellen • Inwerken • Polsen naar motivaties
Communicatie • Reageer binnen 48 uur, ook
als je de kandidaat niet ziet zitten
• Heldere informatienota (welkomstboekje)
• Eigen e-mailadres, login op intranet, servers …
• Motivaties gebruiken om in te spelen op het aanbod
4. Zet aan het werkVrijwilligersbeleid • Taken toewijzen • Afspraken maken en
opvolgen • Competenties ontwikkelen • Opleiding & begeleiding
waar nodig
Communicatie • Interne communicatie met
vrijwilligers stroomlijnen in functie van de taken: • kanalen (telefoon, e-mail,
skype, facebookgroep…) • Workshops in functie van
communicatie • Competenties (LinkedIn,
Oscar Online)
5. BegeleidVrijwilligersbeleid • Betrokkenheid tonen • Corrigeren • Feedback geven • Bijkomende vorming
Communicatie • Interne communicatie met
vrijwilligers stroomlijnen in functie van ambassadeurschap en informatie: • nieuwsbrief voor
vrijwilligers • intranet • sociale media • …
• Overleg tussen vrijwilligers
6. MotiveerVrijwilligersbeleid • Ken de hoofdmotieven:
• sociale motieven • maatschappelijke
motieven • ervaring en bijleren • idealisme, zingeving
• Waarderen
Communicatie • Belang van vrijwilligers
benadrukken in de hele communicatie (extern & intern)
• Bedanken (Week van de Vrijwilliger, IVD, eigen initiatieven, …)
• Events die de sfeer bevorderen (uitstap, feestje, …)
7. OmkaderVrijwilligersbeleid • Alles in orde met de
vrijwilligerswet? • Goede afspraken maken
Communicatie • Zorg voor heldere
communicatie over de wet of verwijs naar www.vrijwilligerswerk.be
8. Geef feedbackVrijwilligersbeleid • Wat is goed? • Wat kan beter?
Communicatie • Leerpunten voor
communicatie opvolgen
9. BedankVrijwilligersbeleid • Probeer te achterhalen
waarom iemand stopt • Stop een samenwerking
zelf als het echt niet loopt • Voer een helder
exitgesprek
Communicatie • Ondersteuning bij het voeren
van een moeilijk gesprek • Organisatie van een
bedankfeestje (en voor iedereen hetzelfde?)
• Afsluiten accounts, doorsturen e-mail, bedantwoordje op de website, collega’s op de hoogte brengen, …
10. EvalueerVrijwilligersbeleid • Evalueer het
vrijwilligersbeleid geregeld: • vrijwilligerswerking • werving • inzet en taken • afspraken • tevredenheid
Communicatie • Mee evalueren van deze
items vanuit communicatie (intern en externe communicatie)
• Wervingscampagnes evalueren en bijsturen
Om na te lezen
• http://www.antenno.com/kennis-en-inspiratie/hoe-bouw-je-aan-meer-symbiose-tussen-hr-en-marketing/
• https://prezi.com/rky0eqncywcp/digitaal-werven/?utm_campaign=share&utm_medium=copy
• http://www.frankwatching.com/archive/2013/06/05/maak-van-je-medewerkers-ambassadeurs-met-4-typen-sociale-content/
• http://www.vlerick.com/nl/about-vlerick/news/hoe-wordt-een-werknemer-merkambassadeur
• https://issuu.com/vlaamssteunpuntvrijwilligerswerk/docs/toolbox_vrijwilligers_bedanken_-_we_927ca4034cffdc