Webinar Cómo subirte a la nube con Office 365

cómo subir tu

oficina a la nube

contenidos del webinar impartido por Óscar Doramas

cómo subir tu oficina a la nube con office365 · 2 ·

tabla de contenido

1. Elegir un plan ................................................................................................................................................................ 3

2. Instalar una versión de prueba ................................................................................................................................ 5

3. Primeros pasos ............................................................................................................................................................ 7

4. Creación de usuarios ................................................................................................................................................. 9

5. Configuración del servicio ....................................................................................................................................... 15

6. Instalar el software ..................................................................................................................................................... 17

7. Configurando los dispositivos ............................................................................................................................... 27

8. Servicios de Office 365 ............................................................................................................................................ 33

8.A Correo electrónico .......................................................................................................................................... 33

8.B Eventos, reuniones, citas … .............................................................................................................................41

8.C Contactos y personas ..................................................................................................................................... 43

8.E Sincronización de archivos en la nube ....................................................................................................... 58

8.F Sitios de equipo y público .............................................................................................................................. 73

introducción

Este manual está dividido pensando en los pasos que un nuevo usuario de Office 365 debe dar para

configurar su nuevo espacio de trabajo.

En cada apartado se muestran imágenes de cada una de las pantallas a las que se hacen referencia

para que de esa forma el usuario identifique en todo momento dónde está trabajando.

1

1. elegir un plan

1.1 Desde la web de Microsoft, concretamente en www.microsoft.com/office365, se puede echar un vistazo rápido a las

características más importantes que diferencian unos de otros planes. Existen tres planes para la pequeña empresa.

1.2 Y tres más para la mediana empresa. Los precios oscilan entre los 3,30 € por empleado/usuario al mes hasta los 19,00

€ de la opción más completa. Estos precios dependerán de si incluimos el paquete ofimático Office a la tarifa o si

preferimos quedarnos con el que ya pudiésemos tener y vincularlo al Office 365. Entre otras diferencias cabe destacar

la posibilidad de crear “subsitios de grupo” o no, concepto que comentaremos en posteriores apartados.

1.3

http://www.microsoft.com/office365


Existen, aparte de los mencionados, otros planes ideados para empresas más grandes, para centros educativos, para

gobiernos, para entornos domésticos, … Cada plan incluye unos u otros servicios y, en base a estos servicios, tienen

más o menos posibilidades de gestión y administración

1.4 Para la realización de este manual hemos elegido el plan: “Office 365 Pequeña Empresa Premium”, que incluye,

además de los servicios básicos para una pequeña empresa de hasta 10 empleados, el paquete ofimático Office 2013

completo para descargar y usar en el equipo. En este caso en particular hemos utilizado la versión de un mes de

prueba, pero la versión de pago es igual en todos los aspectos.


2

2. instalar una versión de prueba

2.1 Para poder empezar a utilizar el servicio vamos a dar de alta un plan de prueba. Para acceder a la prueba sólo hay que

pulsar solo la opción indicada dentro de la ventana de la web que nos informa sobre los planes para las pequeñas

empresas.

2.2 Hay que tener en cuenta que si a la hora de rellenar el formulario utilizamos los datos reales de nuestra empresa, ya

tendríamos la plataforma creada en caso de que quisiésemos continuar después del mes de prueba. Si por el contrario

rellenamos el formulario con datos falsos, tendríamos que volver a crear la empresa desde cero una vez pasado el

período de pruebas.


2.3 Los datos de usuario que asignemos en el momento de dar el alta al plan de Office 365 serán muy importantes, ya

que, hasta que asignemos otros, éste será el único usuario con el rol de “Administrador”, (que comentaremos después

con mayor profundidad), capaz de agregar otros usuarios y de darle forma al portal de la empresa dentro del Office

365.

2.4 El último paso antes de empezar a administrar el portal de Office 365, es indicarle al sistema un teléfono y una dirección

de correo electrónico alternativos para, en caso de perder la contraseña del usuario administrador, tener la posibilidad

de identificarse para recuperar la contraseña y, consecuentemente, recuperar también el control del portal.


3

3. primeros pasos

3.1 La primera vez que accedamos al portal de servicios Office 365 aparecerá una guía de cuatro pasos que nos facilitará,

y mucho, la puesta en marcha del servicio.

3.2 Son los relativos a la vinculación de nuestro dominio a la nueva plataforma, (para poder utilizar los correos que ya

tuviésemos contratados con el nombre de nuestra empresa dentro del portal de Office 365), la puesta en marcha del

sharepoint o lugar común de la empresa y la configuración del espacio Skydrive de los usuarios, la personalización de

la nueva web de la empresa, alojada ahora dentro de los propios servidores de Microsoft y, como hemos suscrito un

plan que incluye los programas de escritorio de Office, la descarga de las aplicaciones y su posterior vinculación con

la web de la empresa.


3.3 Y aunque este panel tiene como finalidad el orientar a nuevos usuarios (administradores) la primera vez que se accede

al servicio, siempre podremos volver a mostrarlo mediante la opción “programa de instalación”, desde ya mismo

presente, en el panel de administración.

3.4 En cualquier caso, en la parte derecha del panel de administración se encuentra un menú desplegable con las ayudas

del sistema, así como un acceso directo a los foros de ayuda de Microsoft Office 365.


4

4. creación de usuarios

4.1 El primer paso para poder poner el portal de la empresa a funcionar al 100% es la creación de usuarios. Hay que

asignar una cuenta de usuario por cada empleado que queramos que utilice el servicio.

4.2 Al rellenar el formulario para acceder a la prueba del servicio se solicitó el nombre de un usuario. Ese usuario es el que

aparece en estos momentos como único usuario del portal. Y aunque también se puede hacer desde la ventana de

nuestro perfil, desde aquí también podremos modificar nuestros datos personales.


4.3 Desde esta ventana no solo vamos a poder crear o eliminar usuarios, también vamos a poder gestionar los contactos,

crear o editar grupos, que no es más que una manera de subdividir los usuarios y los contactos en grupos más

pequeños para poder organizarlos mejor; y la gestión de los buzones compartidos: buzones de correo visibles para

los miembros de la empresa, y no sólo para un usuario.

4.4 Para crear nuevos usuarios hay que seguir un asistente de 5 pasos que comienzan al pulsar sobre el botón de: “Agregar

Nuevo”.


4.5 En el primero de los pasos agregaremos la información más básica relativa al nuevo usuario: su nombre, apellidos, el

nombre con el que queremos que aparezca, y el nombre de usuario con el que queremos crear la cuenta. Este último

dato será tanto el nombre de usuario que necesitará el empleado para acceder al servicio como el nuevo correo

electrónico. Es por ello que, si hemos vinculado ya el dominio de la empresa con el Office 365, el correo podrá ser:

[email protected]. Si lo dejamos como está el usuario será: [email protected].

4.6 Adicionalmente podremos desde esta misma ventana agregar datos como: puesto que desempeña, departamento

en el que se encuentra, …, pero no son necesarios para dar de alta el usuario y pueden ser rellenados más adelante si

se desea. Una vez completados los datos deseados se procede al siguiente paso.

mailto:[email protected]

mailto:[email protected]


4.7 En el segundo paso del asistente es donde vamos a asignar el rol que tendrá el empleado. Esto es muy importante

porque el rol va a determinar qué va a poder hacer este empleado en particular con respecto a la configuración de

los distintos servicios que ofrece el Office 365. Si se le asignan permisos de administrador este usuario va a poder hacer

lo mismo que hace el administrador del servicio, es decir, usted. Va a poder crear o eliminar usuarios, asignar licencias

de servicios, modificar parámetro clave del funcionamiento del portal. Esto es conveniente cuando desea que sea otro

el empleado que gestione la plataforma, pero muy peligroso en el resto de casos.

4.8 El siguiente paso es la asignación de licencias. Al darnos de alta con la versión de prueba se nos han asignado 10

licencias. Esto significa que, aunque creemos muchos usuarios, sólo 10 van a poder utilizar el servicio al 100%. En

cualquier momento podremos eliminar la licencia de un usuario para pasársela a otro, pero tendremos siempre un

tope de 10. Las grandes diferencias de precio que existen entre un plan y otro del Office 365 estriban, aparte de la

inclusión o no del paquete Office de escritorio, en el número de licencias disponibles.


4.9 El siguiente paso es meramente administrativo. Se trata únicamente de designar la dirección de correo electrónico en

la que queremos recibir los datos y la contraseña temporal del nuevo usuario. Por defecto ya aparece la dirección que

se creó cuando se dio de alta el servicio, aunque se pueden agregar cuatro más con la idea de informar de la nueva

alta a algún supervisor y/o al propio empleado.

4.10 Al finalizar el proceso aparecerá la confirmación del nuevo usuario así como una contraseña temporal que el nuevo

usuario tendrá que utilizar para poder acceder al servicio la primera vez. No es necesario copiar esta contraseña

porque estos mismos datos son los que se nos enviaron por correo electrónico en el punto anterior. Desde esta misma

ventana de resultados se va a poder volver a crear otro usuario. Para este ejemplo, voy a crear una empresa con cinco

empleados, de los dos serán administradores, (el usuario que se creó de entrada y el que acabo de crear), y tres

usuarios normales.


4.11 Una vez finalizado el proceso podemos ver como en la ventana de usuarios aparecen todos los usuarios creados.

Desde esta misma ventana podremos eliminar estos usuarios, gestionar las licencias o modificar el rol que se les haya

asignado en el momento de la creación de dicho usuario. Para poder acceder en cualquier momento a la ventana

inicial deberemos de pulsar sobre el acceso de “Administrador” que se encuentra en la barra superior de la ventana .

4.12 Dentro de la ventana principal de administración también tenemos un acceso para gestionar las licencias que

comentamos en el punto 4.8. Desde aquí vamos a poder adquirir nuevas licencias, renovar las actuales, así como

acceder a toda la ayuda relativa a este tema.


5

5. configuración del servicio

5.1 Desde la página principal de administración podemos acceder a la configuración del servicio. Este menú sirve para

activar o desactivar múltiples opciones que van a determinar el funcionamiento y las posibilidades de la plataforma

Office 365 de nuestro negocio.

5.2 La primera de las opciones, la de Correo electrónico, calendario y contactos, nos va a permitir el habilitar, o no, el que

los usuarios del servicio puedan compartir calendarios con personas ajenas a la organización. Esta opción es ideal para

poder llevar un calendario común con proveedores o clientes.


5.3 La segunda de las opciones tiene que ver con todo lo relacionado con los permisos a la hora de gestionar el sitio de

la empresa, (que comentaremos con posterioridad), y la compartición de datos.

5.4 La tercera de las opciones engloba todo lo relativo al comportamiento de las comunicaciones. Para poder acceder a

estas opciones primeramente debemos de instalar el Office Lync 2013, que viene con el plan que hemos elegido para

este manual y que explicaremos en el próximo apartado. Hay más opciones relativas al uso del sitio de la empresa con

dispositivos móviles, caducidades de contraseñas o la gestión de la ayuda dentro del portal, pero no son necesarias

para la puesta a punto del servicio.


6

6. instalar el software

6.1 El último paso antes de empezar a utilizar el servicio al 100% es la instalación de los programas que puedan venir con

el plan que hayamos contratado. En este caso en particular, al haber elegido la opción “Office 365 Pequeña Empresa

Premium”, también se incluyen las últimas versiones de Word, Excel, Access, Publisher, Lync, OneNote, Outlook y

Powerpoint. Para descargar estas aplicaciones hay que dirigirse al panel de introducción a través de la ventana de

Administrador.

6.2 El primer paso dentro de este asistente simplemente nos informa de las virtudes de las aplicaciones que vamos a instalar

y nos ofrece varios videos aclaratorios. Cuando estemos preparados pulsaremos sobre la opción de “empezar ahora” .

http://office.microsoft.com/es-es/business/redir/FX103037625.aspx

http://office.microsoft.com/es-es/business/redir/FX103037625.aspx


6.3 La primera de las opciones es la de instalar el software Office en el equipo. La segunda nos guiará para poder configurar

la cuenta de usuario del Office 365 en nuestro móvil o tablet. La tercera opción nos servirá para ver cómo van a tener

que instalar el Office y demás software los usuarios no administradores, es decir, los empleados de la empresa. Para

este tutorial vamos a instalar el Office completo en el disco duro y utilizaremos un móvil android de gama media-baja

para vincular la cuenta de Office 365.

6.4 Ya dentro del menú de la opción 1, bastará con pulsar sobre el botón de “instalar” para comenzar el proceso de

instalación. Este proceso puede llevar un rato, aunque dependerá, en gran medida, de las características técnicas del

equipo donde estemos instalando el software.


6.5 Alguno de los pasos que aparecen a continuación van a depender del navegador y del sistema operativo que estemos

utilizando. Para realizar este manual hemos utilizado el Windows 7 como sistema operativo y el Internet Explorer 9

como navegador. E nuestro caso, al pulsar sobre la opción de “instalar”, nos aparece una ventana que nos pide

confirmar la ejecución o el guardado de un archivo necesario para poder instalar el Office 2013. Hemos de pulsar sobre

la opción “Ejecutar”.

6.6 A partir de aquí comenzará el proceso de instalación.


6.7 En algunos pasos deberemos de confirmar algún dato o simplemente pulsar sobre la opción de “Siguiente”.

6.8 Durante el proceso se nos dará la oportunidad de leer las condiciones del contrato. Una vez estemos de acuerdo,

pulsaremos sobre la opción “Aceptar”.


6.9 En algún momento durante la instalación aparecerá un video de introducción sobre el nuevo Office. Si lo deseamos

podemos omitir su visualización cerrando la ventana pulsando sobre la X de la esquina superior derecha.

6.10 Seguimos pulsando sobre la opción “siguiente” en las ventanas sucesivas que vayan a apareciendo.


6.11 El primer paso hacia la personalización comienza ahora, durante la instalación del Office. En este caso se nos solicita

que designemos el diseño que queremos que tengan las barras superiores de los programas de Office.

6.12 Una vez elegido se nos permite visionar otro video donde se comentan muy someramente las novedades que

incorpora esta versión de Office.


6.13 Y sólo resta esperar a que finalice la instalación.

6.14 Hay que tener en cuenta que la copia de Office 2013 que acabamos de obtener está ligada a nuestra cuenta de Office

365, de manera que cuando el período de prueba finalice, no vamos a poder utilizar estos programas para editar

contenidos. Seguirán en el equipo hasta que los desinstalemos, y nos permitirán ver archivos de Word, Excel, …, pero

no podremos crear archivos nuevos ni modificar los que ya tenemos.


6.15 Una vez instalado el paquete Office y dentro de alguna de sus aplicaciones, vamos a ver como vincular los programas

con el sitio de grupo del portal de Office 365 que es, a fin de cuentas, el motivo por el que hemos instalado estas

aplicaciones.

6.16 El primer paso es el de pulsar sobre la opción “Guardar”, (o “Guardar Como” si se trata de un archivo que ya tuviésemos

creado de antemano).


6.17 Una vez dentro del menú elegimos la opción “Agregar un sitio”.

6.18 El siguiente paso nos solicita que agreguemos un correo electrónico relacionado con el sitio que queramos vincular a

Office. En este caso indico la dirección de correo electrónico que obtuvimos cuando dimos de alta la empresa en Office

365.


6.19 Una vez confirmada la dirección, el Office nos solicitará la contraseña de dicha cuenta para asegurarse de que somos

los propietarios de ese perfil de usuario. Una vez cumplimentado, pulsamos sobre la opción “Iniciar Sesión”.

6.20 El resultado es que a partir de ahora, y cada vez que vayamos a guardar algo desde cualquier programa del paquete

Office, podremos almacenarlo directamente dentro del “Sitio de Grupo” del portal de la empresa dentro del Office

365, de la misma manera que guardamos archivos en las carpetas de nuestro disco duro.


7

7. configurando los dispositivos

7.1 Desde el mismo menú del punto anterior, y tal como comentamos en el punto 6.3, el Office 365 puede ser vinculado a

cualquier dispositivo móvil, ya sea un tablet o un Smartphone.

7.2 Este proceso de vinculación se explica en la ventana de “Introducción”, a la que podemos acceder pulsando sobre la

opción indicada una vez que accedamos al apartado del punto 7.1.


7.3 La ventana de “Introducción a Office 365” es la ventana que verán todos los usuarios no administradores la primera vez

que accedan al servicio. Desde esta ventana podemos visualizar tutoriales sobre prácticamente cualquier aspecto del

Office 365. Esta ventana también va a permitir a los usuarios instalar las aplicaciones de Office y vincular sus dispositivos

móviles con el portal de la empresa.

7.4 Para poder configurar estos dispositivos hay que pulsar sobre la opción “teléfono y tableta”.

.


7.5 El primer paso será elegir la plataforma del dispositivo que queramos utilizar para acceder al portal de la empresa. En

este caso en particular y a modo de ejemplo, utilizaremos un teléfono con el sistema operativo Android.

7.6 Tres son los aspectos o servicios que vamos a poder vincular con el dispositivo. Los correos electrónicos, los servicios

de mensajería instantánea y los documentos compartidos. Las instrucciones para llevar a cabo estos procesos ya se

encuentran suficientemente bien explicados en la ventana actual, por lo que para finalizar este apartado, y a modo de

ejemplo, mostraremos el aspecto de la aplicación Lync y del correo electrónico en un dispositivo móvil.


7.7 Una vez instalado el Lync en el dispositivo móvil habrá que configurar la cuenta utilizando los datos suministrados

cuando se creó la cuenta de Office 365.

7.8 Ya dentro de la aplicación, y dependiendo de las características de cada dispositivo móvil, podremos utilizar este

software para acceder a la cuenta del Office 365, gestionar los contactos, realizar videollamadas o llamadas telefónicas

a través del servicio VoIP o utilizar el servicio de mensajería instantánea para comunicarse en tiempo real con el resto

de trabajadores de la empresa.


7.9 Para configurar el correo electrónico primeramente hay que especificar que el correo es del tipo Microsoft Exchange.

7.10 Con la ayuda que nos suministra el propio Office 365 y con la ayuda que incorpora el Outlook Web App, (que veremos

en el punto siguiente), rellenaremos los datos solicitados.


7.11 Una vez se establezca la comunicación con los servidores de Microsoft habrá que especificar qué elementos de la

cuenta de Office 365 queremos poder gestionar desde nuestro dispositivo móvil.

7.12 Finalmente tendremos el correo de la empresa vinculado a nuestro dispositivo móvil y podremos realizar cualquier

gestión como si estuviésemos delante del ordenador del trabajo.


8

8. servicios de Office 365

8.A

8.A correo electrónico

8.A.1 Una vez vistos los principales sitios a los que hay que acceder para configurar el portal de Office 365, vamos a

comenzar a utilizar los servicios de uno en uno y a terminar de configurarlos y personalizarlos por separado. Para

acceder a cualquier servicio de los incluidos en el plan que hemos elegido, hay que dirigirse a la barra superior de la

ventana del explorador. Vamos a comenzar por el primero de ellos, por el Outlook Web App.

8.A.2 La primera vez que accedamos al servicio se nos pedirá que especifiquemos el idioma y la zona horaria que queremos

utilizar para el servicio. Este gestor de correo electrónico funciona de una manera muy parecida a la versión de

escritorio de Outlook, con la salvedad de que este programa lo estamos utilizando directamente desde el navegador.

Las Office Web Apps, que incluyen el Outlook, el Word, el OneNote, el Excel y el PowerPoint, nos van a permitir

gestionar archivos y correos desde cualquier parte, siempre que tengamos internet a nuestro alcance.


8.A.3 Una vez dentro de la aplicación nos encontramos con varios correos electrónicos que ya hemos recibido; son los

correos con los nombres de usuario y las contraseñas temporales de los usuarios que creamos en el apartado 4. Este

gestor de correo es altamente configurable, y está vinculada a su nueva cuenta de MI; esto quiere decir que si recibe

un mensaje a través de cualquier vía, (correo, mensajería instantánea, compartición de archivos, etc, …), aparecerá

automáticamente en su cuenta de Outlook Web App. La idea fundamental del Office 365 es la integración total de

todos sus servicios.

8.A.4 Relacionado con el tema de la Mensajería Instantánea, y con el hecho de que los otros usuarios del servicio puedan

ver en todo momento cuando un usuario está o no conectado, se encuentra en la misma barra de la parte superior

de la ventana el desplegable de “Estado”. En este desplegable vamos a poder indicar rápidamente, y utilizando un

código de colores, el estado con el que queremos aparecer ante los otros usuarios del servicio. Podemos, también

desde aquí, cerrar la sesión actual dentro del Outlook Web App, por si estuviésemos trabajando en un ordenador

público.


8.A.5 El otro elemento importante dentro de la barra superior, y relacionado con la configuración del correo electrónico,

es el desplegable de configuración. Este menú nos va a permitir gestionar múltiples opciones para todos los

contenidos del Outlook Web App, esto es, correo electrónico, calendarios y contactos.

8.A.6 Las opciones disponibles son las de “Actualizar”, que realizaría una nueva carga del correo en busca de nuevos

mensajes de entrada; “Configuración de Pantalla”, que permite establecer la disposición de los diferentes elementos

de un correo para su lectura; “Configuración sin conexión”, que permite configurar el equipo para trabajar con el

correo aún sin tener internet; “Cambiar tema”, que nos permitirá personalizar la barra superior con un diseño o color

específico; y “Establecer respuestas automáticas” y “Administrar aplicaciones”, de las que hablaremos a continuación

y ya dentro del menú: “Opciones”.


8.A.7 Dentro del menú “Opciones” vamos a poder configurar todos los aspectos relativos a nuestra cuenta o cuentas de

correo vinculadas al Office 365. La primera opción, “Cuenta”, nos va a permitir configurar otras cuentas de correo

que tengamos para poder utilizarlas desde este portal, nos informa sobre la capacidad restante para el

almacenamiento del correo, (25 gigas al inicio), así como enlaces para configurar nuestro correo para el acceso POP

o IMAP o editar la información de nuestra cuenta.

8.A.8 La segunda opción, “organizar correo electrónico”, nos va a permitir asignar reglas a los mensajes entrantes,

establecer respuestas automáticas en base a ciertas configuraciones, trabajar con informes de entrega y especificar

tiempos de almacenado de correos en las directivas de retención.


8.A.9 El tercer elemento dentro de las opciones del correo electrónico es la gestión de los “grupos”. Desde esta ventana

vamos a poder ver los grupos de distribución a los que pertenecemos y los grupos de distribución que hemos

generado. Podremos crear grupos nuevos, editar los existentes agregando o eliminando usuarios o eliminar grupos

enteros cuando ya no hagan falta.

8.A.10 El siguiente grupo de opciones se corresponde con los “buzones en el sitio”. Estos buzones se generan en el sitio de

grupo, que ya comentaremos en futuros apartados, y nos van a permitir el tener correos electrónicos personalizados

para ciertos proyectos o trabajos. Estos buzones podremos verlos y gestionarlos también desde la bandeja de

entrada de nuestra cuenta de Outlook Web App.


8.A.11 El menú de “configuración” es un lugar en el que vamos a gestionar ya no sólo elementos propios del correo, como

las firmas, los formatos predeterminados de los mensajes y demás, sino opciones pertenecientes al calendario o a la

configuración regional.

8.A.12 La opción de “teléfono” nos mostrará todos los dispositivos móviles que están vinculados a nuestra cuenta de

Outlook. En este caso en particular aparece el dispositivo que vinculamos en el punto 7 de este manual. Desde esta

ventana vamos a poder también activar la opción que nos permitiría el recibir mensajes de texto en nuestro teléfono,

para notificaciones relativas al calendario, correo electrónico y demás funciones de Outlook Web App.


8.A.13 La penúltima de las ventanas, “bloquear o permitir”, sirve para crear un listado de orígenes de correo que queremos

que no pasen a nuestra bandeja de entrada, o todo lo contrario, especificar qué correos queremos que pasen el

filtrado y lleguen a nuestra bandeja. También podremos, desde aquí, activar el filtrado automático de correo basura

o permitir que todos los correos entren en nuestro buzón.

8.A.14 La última de las opciones de este menú sirve para añadir o eliminar extensiones que nos van a permitir ver y hacer

más cosas desde el propio Outlook Web App. De manera predeterminada ya vienen algunas aplicaciones, como la

de los mapas o el de la vinculación de las reuniones con el calendario, pero se pueden agregar muchas más.


8.A.15 Para acabar con este apartado del correo electrónico, cabe destacar los accesos directos que podemos encontrar

al pulsar sobre el remitente de cualquier correo que hayamos recibido.

8.A.16 Estos accesos nos van a permitir rápidamente comenzar un correo para ese destinatario, establecer una reunión

con ese contacto, (para lo que se abriría una ventana del calendario), y, si se trata de una persona dentro del mismo

grupo de Office 365 o, aunque sea de otra empresa, lo hayamos asignado como contacto, podremos comenzar

una comunicación a través de mensajería instantánea.


8.B

8.B eventos, reuniones, citas …

8.B.1 El siguiente servicio que tenemos disponible desde la barra superior son los calendarios. Estos calendarios son, al igual

que el correo electrónico, propio de cada usuario. Cierto es que podemos compartirlo con los otros trabajadores del

grupo, pero la idea es que sean los calendarios personales de cada trabajador. Si lo que se desea es tener un

calendario común habría que crearlo en el sitio común de la empresa o “Sitio de Grupo”, que comentaremos en

futuros apartados.

ºº

8.B.2 Como casi cualquier calendario de este tipo, a la hora de introducir los datos de cualquier evento, vamos a poder

agregar “asistentes”, que nos es más que mandar un enlace a ciertos contactos para que dicha cita se les agregue en

sus respectivos calendarios. Si hemos activado las alertas de móvil, podremos establecer cuando queremos que el

sistema nos avise con un mensaje de texto al teléfono.


8.B.3 La ventana del calendario está dividida en tres zonas: la zona de la izquierda es donde aparece el mes actual y el

siguiente, y en la zona inferior, aparecen los listados de todos los calendarios a los que se tiene acceso. La zona central

es el calendario en sí mismo y es en donde vamos a ir agregando eventos. Esta zona central se puede ver como mes

completo, como semana completa, como semana laboral, (de lunes a viernes por defecto, aunque se puede cambiar),

y como un día entero, vista idónea para administrar los eventos de un día con muchas actividades. La zona de la

derecha nos muestra esquemáticamente los eventos actuales para el día o la hora que tengamos seleccionado en el

panel central.

8.B.4 Una de las virtudes de este calendario del Outlook Web App es que si en algún momento nos vemos en la necesidad

de modificar la fecha o la hora de un evento, con solo pulsar la casilla del evento podremos desplazarlo intuitivamente

con el ratón hasta el nuevo horario.


8.C

8.C contactos y personas

8.C.1 El tercer elemento perteneciente al software Outlook Web App, es la ventana de “Personas”, que no es más que la

agenda de “Contactos”. Tanto el correo electrónico, como los calendarios como estos contactos son los elementos

que tendremos también disponibles cuando sincronicemos cualquier dispositivo móvil con el portal del Office 365.

Estos contactos, además, son los que aparecerán en el software Lync 2013, aplicación que viene dentro del Office 2013

que instalamos en apartados anteriores.

8.C.2 De entrada la agenda aparece vacía, (en mi caso aparece un contacto porque lo agregué desde el correo electrónico),

pero la incorporación del resto de usuarios del grupo se puede realizar fácilmente, ya que todos pertenecen al mismo

portal de Office 365. Basta con realizar una búsqueda en la casilla superior para que aparezcan los miembros de la

empresa. Una vez localizado el contacto deseado habrá que pulsar sobre la opción “Agregar” que se encuentra en

la parte superior derecha de la ventana.


8.C.3 En la ventana del contacto vamos a poder ampliar los datos de cada contacto, así como ver cuál es su usuario MI,

(Mensajería Instantánea), para poder comunicarnos con él mediante la aplicación Lync. En caso de que el usuario

pertenezca a la misma organización o empresa esta información ya aparece rellenada.

8.C.4 A la hora de agregar un nuevo grupo o un nuevo contacto que no se encuentre dentro de la organización habrá que

incorporarlo mediante el botón de “Nuevo”


8.C.5 Desde aquí podremos crear o un contacto individual o un grupo de contactos. Un grupo de contactos es un grupo

de difusión. Es la mejor manera de enviar correos electrónicos o citar a una reunión a un grupo determinado de

contactos. El grupo actuará como un contacto más del listado.

8.C.6 Dentro del panel de creación de grupo podremos ir agregando o eliminando los contactos que queremos que

formen, (o no), parte de él. Un grupo no es un elemento cerrado; en cualquier momento podremos añadir nuevos

contactos o eliminar aquellos que ya no deseemos que estén en el grupo.


8.C.7 Una vez creado el grupo aparecerá como un contacto más dentro del listado y, si lo marcamos, en el panel de la

derecha podremos ver los contactos incluidos en él.

8.C.8 Al igual que vimos con los remitentes de los correos que recibimos en el Outlook, al marcar un contacto o grupo

aparecen ciertos accesos directos que nos van a permitir, rápidamente, mandar un correo electrónico, enviar un

mensaje a través de mensajería instantánea, (sólo disponible para contactos individuales), o citar a una reunión, que

no es más que compartir un evento dentro del calendario.


8.C.5 Desde aquí podremos crear o un contacto individual o un grupo de contactos. Un grupo de contactos es un grupo

de difusión. Es la mejor manera de enviar correos electrónicos o citar a una reunión a un grupo determinado de

contactos. El grupo actuará como un contacto más del listado.


8.D

8.D recursos sociales

8.D.1 El siguiente elemento que nos encontramos dentro del paquete “Office 365 Small Business Premium” es el de

“Suministro de Noticias”. Dentro de estos servicios orientados a la sociabilidad podremos tener, en un mismo sitio,

noticias, post, informes de archivos y demás acciones llevadas a cabo por otros usuarios dentro de la empresa.

8.D.2 En el panel de la izquierda aparecen 5 opciones distintas. La primera de ellas, “Suministro de noticias” es la ventana

principal del servicio. Es el lugar desde el que vamos a ir viendo toda la actividad reciente de los usuarios a los que

hayamos decidido “seguir”. En el panel de la derecha aparecen los contadores actuales que indican a cuánta gente

seguimos, a cuántos documentos les estamos llevando un seguimiento, cuántos sitios son de nuestro interés y a

cuántas etiquetas les prestamos atención. Una etiqueta es un tema en particular que viene asociado con sitios,

publicaciones de otros usuarios o documentos. De esta manera, si decidimos seguir la etiqueta “contabilidad”, cada

vez que cualquier usuario genere cualquier contenido relacionado con “contabilidad” nos aparecerá también en

nuestra ventana de inicio.


8.D.3 La segunda opción dentro del panel de la izquierda es la ventana “Acerca de mí”. Dentro de este panel vamos a ver

la actividad reciente que hayamos generado nosotros; nuestros post, comentarios, archivos seguidos y demás

acciones que hayamos realizado aparecerán por aquí cronológicamente. Desde este mismo menú vamos a poder

modificar todo lo relativo a nuestro perfil dentro de la plataforma Office 365.

8.D.4 Dentro de la ventana de personalización de perfil vamos a poder agregar casi cualquier información que se nos

ocurra sobre nosotros. Para ello podremos ir alternando entre las ventanas de “información básica”, “información del

contacto” y “detalles.


8.D.5 Es desde la primera de ellas, por poner un ejemplo, desde donde vamos a poder modificar la foto de perfil que verán

aquellos que se conecten con nosotros a través de cualquiera de los servicios que incluye el Office 365.

8.D.6 Desde la barra en la que seleccionamos la información personal que queramos editar, tenemos también acceso, a

través de un desplegable, a la configuración del Suministro de noticias y a la configuración regional y de idioma.


8.D.7 Desde la primera de las opciones podremos establecer las etiquetas que queremos seguir, de qué avisos deseamos

ser informados a través del correo electrónico y qué datos y actividades deseamos compartir con los otros usuarios

del servicio. De manera predeterminada todos los datos y actividades están configurados para que sean vistos por

todos los usuarios, haciendo así hincapié en el aspecto social de este servicio.

8.D.8 El tercer servicio al que tenemos acceso dentro del panel de la derecha es el Blog del usuario. Un blog es un servicio

personal de publicación en el que el autor, (o autores), agregan contenido de manera periódica y los lectores, (en

este caso los otros usuarios del servicio Office 365), pueden agregar comentarios o entablar debates en base a la

publicación. La idea de integrar este servicio dentro de un plan para empresas es el de mantener un canal abierto y

transparente de comunicaciones entre los distintos trabajadores de una misma empresa.


8.D.9 Dentro del blog personal aparecen tres zonas: el panel de la izquierda, donde podremos filtrar para ver sólo aquellas

entradas relativas a ciertas categorías, (aparte de crear las nuestras propias), la zona central, donde aparecen las

entradas del blog, y la zona de la derecha, donde se encuentran las herramientas del blog, necesarias para crear,

editar o administrar las entradas y los comentarios. Desde aquí mismo también podremos cambiar rápidamente el

aspecto general que queramos que tengan las diferentes entradas en la zona central de la ventana.

8.D.10 Ya dentro de la ventana que nos permite la creación de una entrada, (o post), nueva, vamos a poder agregar, aparte

del contenido de texto, naturalmente, casi cualquier elemento multimedia. En la parte superior de la ventana

aparece una barra de herramientas, que se asemeja a las utilizadas en las aplicaciones del paquete Office, que

incluyen casi cualquier herramienta que nos pueda hacer falta para la edición de la entrada. A cada entrada le

vamos a poder asignar “Categorías” o “Etiquetas”, para poder localizarla u organizarla a posteriori con mayor

facilidad.


8.D.11 Una vez publicada la entrada, cualquier usuario de la organización con acceso al portal de Office 365 podrá ver el

nuevo contenido, comentar sobre él e incluso, si considera relevantes tus aportes, darse de alta como seguidor tuyo

para poder estar al tanto de todo lo que usted publique.

8.D.12 En cualquier momento, y siempre dentro de la aplicación del blog del usuario, vamos a poder acceder a través de

la barra superior, al menú que nos va a permitir editar ya no el contenido del blog, sino su estructura y apariencia.


8.D.13 Aparte de la multitud de opciones de administración que aparecen en la barra superior, para poder editar la

apariencia del blog deberemos de pulsar sobre la primera de las opciones: “Editar página”.

8.D.14 Una vez hayamos activado la edición vamos a poder modificar cualquier parámetro relativo a la apariencia y

disposición de cualquiera de los elementos que vemos en pantalla. Además podremos insertar elementos

multimedia así como herramientas web. La idea es que el blog de cada usuario sea altamente configurable para que

sea realmente único y personal.


8.D.15 El cuarto elemento dentro del panel de la izquierda de la ventana de “Suministro de noticias”, es el menú de

“Aplicaciones”. Este menú nos va a permitir administrar todas las aplicaciones que tengamos instaladas dentro de

nuestra ventana de “Suministro de noticias”. De manera predeterminada ya vienen agregadas algunas aplicaciones

que son las que nos permiten ver el contenido de la página tal y como la vemos de entrada. Si deseamos agregar

nuevas aplicaciones deberemos de pulsar sobre la opción: “Agregar una aplicación”.

8.D.16 Aparte de las aplicaciones gratuitas que nos suministra el servicio tales como buzones de correo, vinculación de

hojas de cálculo y demás, tenemos la posibilidad, a través del menú del panel de la izquierda, de acceder al “Almacén

de SharePoint”.


8.D.17 El Almacén de SharePoint no es más que una tienda de aplicaciones, (algunas gratutitas, otras de pago), donde

tanto Microsoft, como cualquier desarrollador, pueden incorporar funciones y aplicaciones nuevas para los sitios

basados en SharePoint, como lo son el “Suministro de noticias” que nos ocupa y los “Sitios” que veremos en futuros

apartados.

8.D.18 La última de las acciones disponibles dentro del Suministro de noticias son las “Tareas”. Esta ventana no es más que

un pequeño gestor de tareas que nos va a ayudar a la hora de planificar tareas pendientes que no tienen cabida

dentro del calendario. Como ejemplo vamos a generar una tarea nueva, para lo que pulsamos sobre la opción

“agregar tareas”.


8.D.19 Aunque hay una vista más detallada en donde podemos indicar tanto las fechas de inicio como de vencimiento, así

como una descripción más detallada de la tarea, la manera más rápida y directa es agregando simplemente un

nombre y una fecha tope para la tarea. Estos dos datos se pueden agregar directamente desde la propia ventana

de tareas, sin necesidad de abrir ningún otro menú.

8.D.20 Una vez tengamos la tarea agregada podremos activar la marca de “Importante”, que servirá para que la tarea se

muestre cuando accedamos a la vista de “Tareas Importantes y Futuras”. Si pulsamos sobre el botón de opciones

que aparece a la derecha de cada tarea se mostrará una ficha con toda la información de dicha tarea, así como un

aviso de los días que quedan para que se llegue a la fecha estipulada. Cabe destacar que si en el Sitio de Grupo,

(que veremos en futuros apartados), hubiese una aplicación de Tareas comunes, desde esta misma ventana en la

que nos encontramos también podríamos agregar tareas en esa aplicación. En ese caso, a la hora de agregar tareas

nuevas, podremos especificar si deseamos que sean privadas, (con lo que aparecerían sólo en nuestra ventana de

tareas), o si son públicas, (en cuyo caso aparecería en la ventana del sitio del grupo).


8.E

8.E sincronización de archivos en la nube

8.E.1 El penúltimo servicio que nos encontramos disponible a través del menú de la barra superior es el servicio de

almacenamiento de datos en la nube Skydrive. Desde esta función vamos a poder almacenar archivos y carpetas

directamente en la nube de Microsoft y tener los contenidos sincronizados con los que tengamos en el ordenador del

trabajo o el de casa. La idea de este servicio es el de que cada usuario disponga de un espacio privado para almacenar

sus archivos, aunque cierto es que, como veremos en este mismo apartado, podremos invitar a otros usuarios a ver o

incluso editar algunos de nuestros archivos.

8.E.2 A la hora de agregar un archivo tenemos la posibilidad de crearlo sobre la marcha. Para insertar un archivo, ya sea

nuevo o se encuentre en el disco duro, habrá que pulsar sobre la opción “nuevo documento”.


8.E.3 Al pulsar sobre “nuevo documento” se abre un menú desde el que vamos a poder o elegir qué tipo de documento

nuevo deseamos generar, o crear una carpeta nueva dentro del sitio de Skydrive o, en este ejemplo en particular,

cargar el archivo existente desde una ubicación del disco duro.

8.E.4 A la hora de elegir archivos para agregarlos a nuestro sitio de Skydrive hay que tener en cuenta que se agregan de

uno en uno. Si deseamos agregar varios documentos o carpetas simultáneamente habrá que seguir otro proceso

distinto.


8.E.5 Una vez agregado el archivo podremos activar las opciones del mismo a través del botón situado a la derecha del

nombre.

8.E.6 Este desplegable nos mostrará, en primer lugar, una vista previa del archivo. Si el archivo es de Excel, PowerPoint,

Word, o OneNote, (aparte de las extensiones básicas de imágenes o archivos de texto), también se mostrará una vista

previa gracias al uso dentro de esta página de las Office Web Apps. En este caso, y al tratarse de una presentación de

PowerPoint podremos incluso alternar entre las diferentes diapositivas de las que consta el archivo. El siguiente

elemento editable dentro de esta ficha es el de la compartición del archivo. En caso de que el archivo ya estuviese

compartido con alguien más podríamos ver sus nombres y eliminar el acceso al archivo, o compartir con más personas

el mismo. También aparece el vínculo del archivo para poder compartirlo así como 4 opciones que nos servirán para

editar el archivo, compartir el archivo, seguir el archivo y desplegar el menú con más opciones para el archivo.


8.E.7 Dentro de este desplegable nos encontramos con acciones como ver y editar las propiedades del archivo, ver y editar

el archivo desde el explorador, y a través del Office Web Apps, desbloquear el archivo para su edición por otros

usuarios, o tareas más comunes como descargar una copia del archivo, compartirlo o sencillamente eliminarlo.

8.E.8 Si pulsamos sobre la opción “Editar” dentro de la ficha del archivo, y tenemos instala una versión en el equipo del

paquete Office compatible con el Office 365, se abrirá directamente esa aplicación.


8.E.9 Hay que fijarse en dos cosas para darse cuenta de que no estamos abriendo un archivo desde el disco duro del

ordenador. En primer lugar el botón situado en la barra de título del programa no incluye el clásico icono para guardar

el archivo. En su lugar aparece un icono que nos indica que a la hora de guardar el archivo, lo que haremos en realidad

será sincronizarlo con el que tenemos en la nube. El otro aspecto diferente es la aparición en el área de notificación

del icono de Skydrive, indicando así que lo que hacemos será almacenado dentro de nuestra cuenta de dicho servicio

de almacenamiento.

8.E.10 Una vez pulsemos sobre el botón de sincronizar aparecerá una ventana que nos indicará que se va a iniciar el proceso

de sincronización entre nuestro sitio de Office 365 y una ubicación de nuestro disco duro que, por supuesto,

podremos personalizar.


8.E.11 A partir de ahí y en cualquier momento, y tras pulsar sobre la opción “Sincronizar” de la parte superior derecha de la

pantalla de Skydrive, podremos establecer una copia actualizada de los contenidos que tengamos dentro del

Skydrive al disco duro del ordenador.

8.E.12 De esta manera podremos trabajar con los datos que tengamos almacenados con y sin conexión a la red, ya que si

no disponemos de internet en un momento dado, y al tener los archivos también en el disco duro, podremos seguir

trabajando con ellos sin problemas. Desde el momento que internet regrese, los cambios efectuados se actualizaran

con los del servidor del Office 365 y volveremos a tener todos los documentos sincronizados.


8.E.13 La otra manera de agregar archivos al contenedor de Skydrive es simplemente arrastrándolos dentro de la zona de

los archivos. De esta otra manera sí que vamos a poder agregar varios archivos simultáneamente, por lo que es la

forma ideal para transferir gran cantidad de datos.

8.E.14 Al poco de empezar a trabajar con el Skydrive, puede ocurrir que la cantidad de archivos y carpetas contenidas en

él sean demasiadas como para tener los contenidos organizados. Es por ello que tenemos la posibilidad de generar

distintas formas de ver el contenido del servicio. De manera predeterminada sólo hay una forma de vista,

denominada “Todos”, pero con la opción “Crear Vista” vamos a poder agregar las nuestras propias.


8.E.15 De entre las distintas posibilidades existentes a priori, y a modo de ejemplo vamos a generar una vista calendario.

Esta vista es bastante útil para ver los archivos agrupados por fechas, en vez de por carpetas.

8.E.16 Dentro de la configuración de esta vista vamos a poder elegir si queremos ver los documentos agrupados por meses,

semanas, días, que propiedades serán relevantes, (creado por, modificado en, …), y demás elecciones que van a

determinar cómo se dispondrán los elementos dentro de la ventana.


8.E.17 Una vez terminada la edición aparecerá la nueva vista, (en este caso por días), donde ver los contenidos del Skydrive

desde una perspectiva distinta, que podrá servirnos para estructurar mejor la ingente cantidad de contenidos que

podamos llegar a tener.

8.E.18 A partir de ahora, y en cualquier momento, vamos a poder alternar entre la vista “Todos”, que venía por defecto, y

la vista “Por Fecha”, creada por nosotros. A parte de estas vistas, también vamos a poder administrar los equipos y

la propia biblioteca a través de los accesos de la barra superior izquierda de la ventana. La opciones disponibles son:

“Navegar”, (que nos muestra la ventana tal y como la llevados viendo todo este apartado), “Archivos”, y “Biblioteca”.


8.E.19 La opción de “Archivos”, despliega una barra de herramientas orientada a la gestión de los archivos y las carpetas

de manera individual. Podremos crear, por ejemplo, carpetas nuevas, establecer alertas que nos avisen de cambios

en algún documento o asignar etiquetas y notas a los archivos, entre una gran cantidad de opciones.

8.E.20 La opción de “Biblioteca” nos va a permitir la administración de los archivos y carpetas contenidos en Skydrive, no

como elementos individuales, sino como un elemento unitario. Así podremos, y de entre muchas opciones,

modificar la vista de los archivos y carpetas, (tal como explicamos en este mismo apartado), compartir grandes

paquetes de datos, añadir elementos web a la vista de archivos, …


8.E.21 Otra de las opciones accesibles desde la barra superior es la vista “Centrarse en el contenido”. Esta vista sirve para

desactivar, (temporalmente), el panel de la izquierda de la imagen, con lo que conseguimos más espacio para los

contenidos y vistas del Skydrive. En cualquier momento podemos activar y desactivar esta opción desde el mismo

botón.

8.E.22 Aparte de la opción rápida de “Editar” que comentamos en este mismo apartado, nos quedan por comentar las

acciones de “Compartir” y la de “Seguir”. Compartir un archivo o carpeta sirve para que otros usuarios puedan

acceder al archivo. Es una de las funciones más importantes de este sistema de almacenamiento de datos en la

nube, ya que permite que los datos, aunque sigan siendo nuestros, puedan ser visionados, o editados, por otros

usuarios.


8.E.23 A la hora de compartir un archivo vamos a poder establecer los contactos con los que queremos compartir dicho

archivo; si permitimos, o no, que dichos contactos puedan editar los archivos compartidos. Si la invitación se realiza

a través del correo de Outllok podremos especificar un mensaje que acompañará al archivo.

8.E.24 Una vez compartido el archivo o carpeta, el icono que identifica el estado del archivo cambiará y pasará de mostrar

un candado, a mostrar un icono que representa que la compartición está activada.


8.E.25 La última opción, la de “Seguir”, sirve para poder llevar un seguimiento del archivo y que el sistema nos avise cuando

alguien realice alguna modificación en él.

8.E.26 En cualquier momento vamos a poder alternar entre los documentos que forman parte de nuestra biblioteca de

Skydrive y los documentos que, aun no siendo nuestros, estamos siguiendo. Para realizar este cambio sólo hay que

pulsar sobre la opción elegida en el panel de la izquierda.


8.E.27 Dentro de la ventana de documentos seguidos nos encontramos, por un lado, los documentos que estamos

siguiendo y, por otro lado, documentos pertenecientes a personas dentro del grupo que contienen documentos

que pueden interesarnos por estar más o menos relacionados con los que estamos siguiendo.

8.E.28 El último elemento digno de mención en este panel de la izquierda es la opción de “Usar Office a petición”. Esta

opción nos va a permitir utilizar cualquier programa del paquete Office que tengamos contratado en cualquier

ordenador independientemente de si en ese ordenador está o no instalado el Office.


8.E.29 Esta opción está pensada para cuando no tenemos acceso a nuestro ordenador, pero necesitamos utilizar alguna

herramienta de las aplicaciones de Office no disponible en la Office Web Apps. Al utilizar este servicio no se van a

descargar ni instalar todas las herramientas de todas las aplicaciones, sino únicamente aquellas que vayamos

necesitando. En cualquier caso, y tras guardar y cerrar los documentos, no quedará rastro en ese ordenador de que

se haya usado el Office.


8.F

8.F sitios de equipo y público

8.F.1 El último de los servicios que incluyen los paquetes para empresa del Office 365 es el denominado “Sitios”. Este servicio,

el más polivalente de todos ellos, nos va a permitir, por un lado, generar lugares comunes donde los miembros de la

empresa puedan compartir todo tipo de archivos y recursos y, por otro lado, nos va a permitir crear y editar la página

web de la empresa.

8.F.2 En este servicio hay dos tipos de “Sitios”. Por un lado están los “Sitios de Equipo”, en donde sólo los miembros de la

empresa van a poder añadir y gestionar contenidos, (siempre teniendo en cuenta los roles y permisos de cada

usuario); y los “Sitios Públicos”, que no son más que las páginas Web de la empresa.


8.F.3 Al dar de alta el servicio de Office 365 ya se genera una web predeterminada. Esta página web, y al contrario de lo

que podríamos pensar, no está disponible para su publicación online. Sólo será visible por los internautas cuando así

lo autoricemos a través del menú de la parte superior derecha de la ventana.

8.F.4 Para editar el contenido y apariencias de esta web podemos utilizar las opciones que nos brindan las ventanas de

“Página” y “Sitio” que se encuentran en la barra superior izquierda.


8.F.5 La opción de “Página”, nos va a permitir modificar cualquier parámetro puntual dentro de cualquiera de las páginas

de las que consta nuestra web. Tipos de letra, colores, marcos, imágenes, ... Todo lo que tenga que ver con “parte”

de una página lo podremos administrar desde aquí.

8.F.6 La opción de “Sitio”, por el contrario, nos va a permitir la edición de todo lo relativo a la estructura y diseño de la web

en general. Títulos, logos, pies de página o apariencias generales son algunas de las opciones que tendremos

disponibles desde esta barra de herramientas.


8.F.7 Uno de los cambios más rápidos y sencillos de realizar y que afectan en gran medida a la apariencia de la web es el

del aspecto. Con el editor web del Office 365 ya vienen muchos estilos predeterminados para elegir, pero siempre

podremos elegir los nuestros propios o modificar alguno de los que ya vienen hechos.

8.F.8 Después de un cambio tan drástico como es el aspecto general de la web se nos pedirá confirmación para aceptar la

modificación o no. Esto nos va a permitir el probar diferentes “trajes” a nuestra web sin el peligro de modificar nada

sin desearlo.


8.F.9 Tras una breve edición de los textos, títulos y logos, y utilizando un estilo para el aspecto de la web de los que ya

vienen incorporados, conseguimos una web con un aspecto profesional sin necesidad de tener ningún tipo de

conocimientos de diseño web.

8.F.10 Para dar por finalizado este proceso de edición y publicación de la página web, y tal como comentamos en este

mismo apartado, habrá que pulsar sobre “Hacer público el sitio web”.


8.F.11 A partir de ahora ya disponemos de página web totalmente funcional. Cierto es que contratando la web y el

hospedaje de manera separada podremos conseguir resultados más profesionales, pero si no necesitamos grandes

portales públicos, el hecho de contar con este servicio añadido es la opción más barata y sencilla para tener presencia

en la web.

8.F.12 El otro elemento dentro de este servicio, y tal como comentábamos al inicio de este apartado, son los sitios de grupo.

Este servicio es uno de los más importantes, si no el que más, dentro del paquete para pequeñas empresas del Office

365. Todos los servicios que hemos comentado, (correos, calendarios, agenda de contactos, publicaciones

personales y alojamiento de datos), son servicios pensados para ser utilizados por un usuario en particular. Estos

sitios de grupo pretenden ser los buzones de correo, calendarios, lugar de publicaciones o zonas de alojamientos

de datos disponibles para todos los miembros de la organización. Es, a fin de cuentas, el lugar común o punto de

encuentro dentro del Office 365.


8.F.13 Estos sitios de grupo, y al igual que la mayoría de servicios que ya hemos comentado, tienen una apariencia común.

A la izquierda tenemos un panel con los contenidos del sitio, en la parte superior derecha tenemos un menú pensado

para compartir, seguir y sincronizar, aparte de otras opciones que comentaremos en breve. Al igual que el sitio de

Skydrive, en la parte superior izquierda tenemos los menús que nos puedan hacer falta para gestionar los archivos y

carpetas que pudiésemos tener alojados dentro del sitio de grupo.

8.F.14 La principal diferencia entre almacenar o subir un archivo al sitio de Skydrive del usuario, o subir un archivo al sitio

del grupo, es que si alojamos cualquier cosa dentro de Skydrive, sólo estará disponible para su visualización y edición

por parte del propio usuario al que pertenezca la cuenta, (a menos, por supuesto, que comparta el archivo); y si

albergamos el archivo en el sitio de grupo estará disponible para todos los usuarios del portal, que podrán ver o

editar el archivo en cualquier momento.


8.F.15 En el panel de la izquierda aparecen siempre, como mínimo, tres elementos. “Inicio”, que nos lleva a la portada del

sitio de grupo, donde podremos poner todos los elementos o añadidos que deseemos, “Documentos”, en donde se

almacenarán todos los archivos y carpetas que se vayan agregando al sitio de grupo, y “Contenidos del Sitio” que, al

igual que la opción “Aplicaciones” que vimos dentro del servicio de Suministro de noticias, nos va a permitir agregar

cualquier aplicación dentro del sitio de grupo.

8.F.16 Como ejemplo, y porque ya tenemos nociones de cómo funciona, vamos a agregar un calendario al sitio de grupo.

A diferencia que los calendarios de usuario, este calendario estará disponible para su administración por parte de

cualquier usuario del servicio.

.


8.F.17 Una vez creado el calendario podremos acceder al mismo o acceder a su configuración. Para acceder al calendario

bastará con pulsar con ratón sobre el icono que lo representa.

8.F.18 El calendario en su funcionamiento no tiene ninguna diferencia con los ya comentados, salvo los usuarios que

pueden acceder y gestionar sus contenidos, como comentamos también en esta misma unidad.


8.F.19 Para modificar la vista o administrar más profundamente el calendario podemos utilizar los menús de la parte

superior izquierda de la ventana, como viene siendo habitual dentro de casi cualquier ventana del Suministro de

noticias, Skydrive o Sitios.

8.F.20 Si por el contrario pulsamos sobre la zona derecha del acceso de la aplicación, podremos gestionar cualquier

parámetro de la configuración del mismo o incluso eliminarlo si ya no es necesario.


8.F.21 Una vez creado y configurado, el calendario aparecerá a partir de ahora en el panel de la izquierda como un

elemento más dentro del sitio de grupo. Si necesitamos organizar todos estos elementos, así como la apariencia de

estas ventanas del sitio de grupo, habrá que pulsar sobre la opción “Editar” de la barra superior derecha de la

pantalla.

8.F.22 Estas barras de herramientas que aparecen al entrar en modo edición dentro del sitio de grupo son las más

completas de cuantas hemos visto en este manual. El sitio de grupo es, como comentamos con anterioridad,

altamente configurable. Esto es así porque se supone que las ventanas del sitio de grupo son aquellas en las que el

usuario va a pasar la mayor parte del tiempo y en donde se va a realizar la mayor parte del trabajo.


8.F.22 Estas barras de herramientas que aparecen al entrar en modo edición dentro del sitio de grupo son las más

completas de cuantas hemos visto en este manual. El sitio de grupo es, como comentamos con anterioridad,

altamente configurable. Esto es así porque se supone que las ventanas del sitio de grupo son aquellas en las que el

usuario va a pasar la mayor parte del tiempo y en donde se va a realizar la mayor parte del trabajo.

8.F.23 Aparte de estas aplicaciones que podemos agregar dentro del sitio de grupo, también podremos crear “subsitios”.

Estos subsitios actuarán a modo de carpetas dentro de carpetas, es decir, que vamos a poder agregar dentro de

estos subsitios todos los archivos y aplicaciones que podemos agregar en el sitio principal. Para agregar estos sitios

nuevos hay que acceder primeramente al menú de “Contenidos del Sitio”.


8.F.24 Dentro del menú de contenidos del sitio hay pulsar sobre la opción: “Subsitio nuevo”.

8.F.25 Aquí podremos especificar el nombre, la disponibilidad para los otros usuarios, el tipo de sitio que queremos crear,

…, y varias opciones más que nos permitirán personalizar la página para que se ajuste a nuestras necesidades.


8.F.26 En este caso en particular, y a modo de ejemplo, hemos creado un subsitio público, (accesible para todos los

miembros del portal), de nombre “Contabilidad” y que va a servir como almacén de documentos de todo lo relativo

a la contabilidad de la empresa.

8.F.27 A partir de ahora, y cada vez que el usuario entre en los “Sitios”, a parte de los accesos a la página web y al sitio de

equipo, tendrá acceso directo a los otros sitios que “sigue” que son, tanto el blog que creamos en el apartado 8.D,

como el acceso directo al subsitio que acabamos de crear.


8.F.28 Si el usuario que accede al servicio no “sigue” este nuevo sitio no lo verá en su pantalla de inicio, pero siempre estará

disponible desde el panel izquierdo dentro de los sitios de grupo.

8.F.29 Y ya por último, para acabar con el apartado de “Sitios”, destacar el menú de opciones que se encuentra en la barra

superior derecha. Dentro de este menú aparecen varias opciones, casi todas ya comentadas a través de otros menús.

Los dos elementos que aparecen en este menú de manera específica son la opción de “Introducción” y la

“Configuración del Sitio”.


8.F.30 La opción de “Introducción” nos lleva a una ventana donde, al igual que la pantalla de bienvenida del administrador,

se nos ofrecen diferentes accesos directos que nos pueden ayudar a comenzar a personalizar y a poner en

funcionamiento el sitio de grupo sin necesidad de tener muchos conocimientos de la plataforma.

8.F.31 La otra opción, la de “Configuración del Sitio”, nos va a llevar a la ventana que nos va a permitir configurar casi

cualquier aspecto relacionado con el Suministro de noticias, Skydrive y los sitios de equipo. El control sobre los

servicios es total, es decir, vamos a poder administrar cualquier parámetro de cualquier servicio y disponerlo a

nuestro antojo ya que, aunque el servicio de Office 365 es igual para todas las empresas, no hay dos empresas

iguales.

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