การตรวจสอบการ

บรหารโครงการ

Project Auditing

ดร.ธทต ตรศรโชต

Project Audit ประกอบดวยงานหลกๆ 3 สวน คอ

ดร.ธทต ตรศรโชต

1. ประเมนวาโครงการนนไดสงมอบประโยชนตามทคาดหวงใหแก Stakeholders หรอไม มการบรหารโครงการทดหรอไม และลกคามความพงพอใจหรอไม สรปคอ คมคาหรอไมทจะท าโครงการนนตอไป

2. ประเมนวาทโครงการไมส าเรจนน เปนเพราะเหตใด จดออน จดด และปจจยสงเสรมอยตรงไหน เพอปรบปรงโครงการตอๆ ไป

3. ระบวาควรจะปรบปรงเปลยนแปลงอะไรส าหรบโครงการตอๆ ไป กลาวโดยสรปแลว Project Audit ตองการ “ขอมล” และเปนเครองมอในการปรบปรงโครงการตอไป และการบรหารคณภาพ

รปแบบของ Project Audit

1. In-process Project Audits

ดร.ธทต ตรศรโชต

เปนการตรวจสอบโครงการเพอเปลยนแปลงแกไขสงทไมถกตองตามความจ าเปน เนนเรองความกาวหนาของโครงการและตรวจสอบวาสถานการณตางๆ มการเปลยนแปลงไปจากทวางแผนไวหรอไม เชน การจดล าดบความส าคญมการเปลยนแปลงหรอไม ภารกจของโครงการยงคงใชไดอยหรอไม บางครงรายงานการ Audits อาจมขอเสนอแนะใหปดโครงการทก าลงด าเนนการอยกเปนได

รปแบบของ Project Audit

2. Post project Audits

ดร.ธทต ตรศรโชต

เปนการตรวจสอบเพอรวบรวมขอมลรายละเอยดตางๆ ซงจะเปนเชงลกมากกวา In-process Project Audits เนนในการน าเสนอสงทจะน าไปปรบปรงการบรหารโครงการตอไปในอนาคต มกจะมองไปในระยะยาวกวา In-process Project Audits เปนการตรวจสอบผลการด าเนนงานของโครงการ แตจะมองในภาพกวางของบทบาทของโครงการทมตอองคกร เชน ผลประโยชนในเชงกลยทธทคาดไวนน ในความเปนจรงไดบรรลหรอไม

Project Audit จะตองครอบคลมถงความเหนเกยวของกบเร องตางๆ ดงตอไปน

1.สถานะในปจจบนของโครงการ งานตางๆ ไดด าเนนการเสรจสนโดยสอดคลองกบระดบทควรจะเสรจตามแผนทวางไวหรอไม

2. สถานะในอนาคต ควรจะมการเปลยนแปลงก าหนดการทส าคญหรอไม? ถามใหบอกถงลกษณะของการเปลยนแปลงนน

3. สถานะของงานทส าคญ งานซงเปนตวตดสนถงความส าเรจและความลมเหลวของโครงการไดกาวหนาไปเพยงใด?

4. การประเมนความเสยง โอกาสทโครงการจะลมเหลวหรอขาดทน มมากนอยเพยงใด?

5.ขอมลขาวสารทมประโยชนแกโครงการอน บทเรยนอะไรทไดเรยนรจากโครงการทตรวจสอบ สามารถน าไปใชกบโครงการอนทด าเนนการโดยองคการได?

6.ขอจ ากดของการตรวจสอบ สมมตฐานหรอขอจ ากดทมผลตอขอมลทปรากฏในรายงานการตรวจสอบมอะไรบาง?

ดร.ธทต ตรศรโชต

• (General Audit)การตรวจสอบโดยทวไป

เปนการตรวจสอบทบทวนโครงการอยางสนเนองจากขอจ ากดในแงของเวลาและคาใชจาย • (Detailed Audit)การตรวจสอบในระดบรายละเอยด

ทพบโดยทวไป มกจะด าเนนการเมอจ าเปนตองมการตดตามผลตอจากการตรวจสอบโดยทวไป

ไดแสดงใหเหนถงระดบความเสยงเกนกวาทจะยอมรบได หรอการด าเนนการทผดพลาดใน

บางสวนของโครงการความลกของการตรวจสอบในระดบรายละเอยดจะขนอยกบความส าคญ

ของเรองทเปนทสงสยและความสมพนธของเรองเหลานนกบวตถประสงคของโครงการเรองนนมความรนแรงมากขนหรออาจกอใหเกดผลเสยหายรายแรง

• (Technical audit) การตรวจสอบดานเทคนค มกจะด าเนนการโดยชางเทคนคทมคณสมบต

เหมาะสมภายใตการชแนะของผตรวจสอบโครงการ โดยการตรวจสอบทางดานเทคนคทวๆไป มกจะมระดบความละเอยดสงสด

ดร.ธทต ตรศรโชต

ระดบความลกของการตรวจสอบโครงการ

ปจจยทมผลตอรายละเอยดและความลกในการตรวจสอบโครงการ

Organization size

Project importance Project type

Project risk Project size Project problem

ดร.ธทต ตรศรโชต

The project audit process

ขนท 1 : Initiation and Staffing

1. ลกษณะการตรวจสอบ โครงการเลก ใชวธการ Informal เยยมชม สอบถาม จดบนทก โครงการขนาดกลาง มแผนการเขาตรวจสอบชดเจน ตรวจสอบเปนระยะ

(periodic) โครงการขนาดใหญ มแผนเชนกน แตอาจมการตรวจทไมไดวางแผนลวงหนา

กได

2. ใชบคลากรจากภายนอกโครงการเพราะตองการคนทมความเปนกลาง และมมมองจากภายนอก 3. ลกษณะหวหนาทมตรวจสอบ

4. องคประกอบของทมงานตรวจสอบ

ดร.ธทต ตรศรโชต

ขนตอนในการตรวจสอบม 3 ขนตอน คอ

The project audit process

• ขนตอนท 2 : Data Collection and Analysis 1. ขอมลจากมมมองขององคกร 2. ขอมลจากมมมองของโครงการ

ดร.ธทต ตรศรโชต

ขนตอนท 3 : Reporting เปนการรายงานบทเรยน/เนอหาทจะใชปรบปรงโครงการในอนาคต และใชเปนเครองมอฝกอบรม

Project Manager ตอๆ ไป ถายเทความร/ประสบการณจากคนรนเกาไปยงคนรนตอไป เนอหาทวไปของรายงานการตรวจสอบประกอบดวย

• รายละเอยดโครงการทตรวจสอบ ภาพรวมของโครงการ

• การวเคราะหขอมลทเกบรวบรวมได• ขอแนะน าในมมมองของผตรวจสอบ (Recommendations)• บทเรยนตางๆ ทไดจากโครงการ (Lessons learned) • ภาคผนวก (Appendix) • สรปรายงานบทเรยนทส าคญๆ (Summary booklet)

ดร.ธทต ตรศรโชต

The project audit process

ตอนแรกของชวตโครงการ

- สามารถคนพบปญหาไดเรวเทาไหร ยงท าใหการจดการ

แกไขปญหานนท าไดงาย

- การตรวจสอบในชวงแรกนมกมกจะมงเนนทางดานเทคนค

เพอทจะท าใหแนใจวาปญหาทส าคญทางดานเทคนคไดถก

แกไขหรออยภายใตการด าเนนงานทด

ดร.ธทต ตรศรโชต

จงหวะเวลาของการตรวจสอบโครงการ

ชวงปลายชวตของโครงการ

- จะใหความสนใจตรวจสอบเกยวกบการบรหารเปนส าคญ เชน

การยกยายถายเทเคร องจกร หรอการจดสรรบคคลากรของ

โครงการ

ดร.ธทต ตรศรโชต

จงหวะเวลาของการตรวจสอบโครงการ

ภายหลงโครงการเสรจ

เปนการตรวจสอบเพอวตถประสงคพนฐานหลายประการดงน

1. เพอใหเปนไปตามขอบงคบกฎหมายหรอสญญา

2. เปนขอมลปอนกลบทางการบรหารใหแกกจการแม

3. จดท าบญชเกยวกบสนทรพยท งหมดของโครงการ และคาใชจายของโครงการ

ดร.ธทต ตรศรโชต

จงหวะเวลาของการตรวจสอบโครงการ

ขนตอนของ

โครงการ

คณคาของการตรวจสอบ

ขนร เรม มคณคายง ถาสามารถท าการตรวจสอบในชวงตนๆ กอนทจะเสรจโครงการถง 25%

ขนการศกษา

ความเปน

ไปได

มประโยชนมาก โดยเฉพาะอยางยงการตรวจสอบทางดานเทคนค

แผนเบองตน/

งบประมาณตาม

ก าหนดเวลา

มประโยชนมาก โดยเฉพาะการต งมาตรฐานการวด เพอใหม นใจวา

เปนไปโดยสอดคลองกบมาตรฐาน

ก าหนดการหลก มประโยชนนอย เนองจากแผนตางๆ ไดก าหนดตายตวลงไปแลว

ความยดหยนของทมงานมอยจ ากด

การประเมน

ขอมลโดยทมงาน

โครงการ การ

ปฏบตตามแผน

โครงการ

เกอบจะไมมประโยชนใดๆ เนองจากทมงานจะแกตวเกยวกบสงท

คนพบ มประโยชนมากหรอนอยจะขนอยกบควาส าคญของวธการ

ของดครงการตอความส าเรจในการน าโครงการไปปฏบต

หลงโครงการยต มประโยชนมากหรอนอยจะขนอยกบระดบความสามารถในการ

ประยกต สงทคนพบไปใชในโครงการอนในอนาคต

เวลาทตรวจสอบ

ดร.ธทต ตรศรโชต

1. ความน า อธบายเกยวกบโครงการเพอใหผอานมโครงสรางส าหรบการท าความเขาใจเกยวกบดครงการนน2. สถานะในปจจบน สถานะของโครงการ ณ เวลาทท าการตรวจสอบควรจะถกรายงานไว และ

อยางนอยควรจะรวมเอาจววดผลงานตอไปนเขาไปดวย

2.1 คาใชจาย

2.2 ก าหนดการ

2.3 ความกาวหนา2.4 คณภาพ

3. สถานะในอนาคตของโครงการ จะประกอบไปดวย ขอสรปความเหนของผตรวจสอบเกยวกบความกาวหนาของโครงการ รวมทงขอเสนอแนะเพอการเปลยนแปลงใดๆ

4. เร องราวทางการบรหารทมความส าคญ เรองราวทงหมดซงผตรวจสอบรสกวา ตองการ การก ากบดแลอยางใกลชด โดยผบรหารระดบสง

5. การวเคราะหความเสยง ควรจะครอบคลมเนอหาทเกยวของกบโครงการ และผลกระทบทคาดวาจะเกดขนจากความเสยงนนทมตอเวลา คาใชจาย หรอผลงานของโครงการ

6. ค าชแจง ขอจ ากด และสมมตฐานในการตรวจสอบ ในสวนนของรายงานการตรวจสอบอาจจะใสไวในตอนทายหรอรวมเขาเปนสวนหนงของความน ากได ผตรวจสอบจะรบผดชอบเกยวกบความถกตองและความทนเวลาของรายงาน แตผบรหารระดบสงยงคงมความรบผดชอบอยางเตมทในการตความรายงาน และในการด าเนนการใดๆ สบเนองจากสงทคนพบจากการตรวจสอบดร.ธทต ตรศรโชต

การจดท าและใชรายงานการตรวจสอบ

• คนในธรกจเองทไดรบการแตงต ง

• ผตรวจสอบภายนอกซงเปนกลมวชาชพทไดรบการ

ฝกฝนการตรวจสอบการบรหารโครงการมา

โดยเฉพาะ

• ลกคา

ดร.ธทต ตรศรโชต

ผตรวจสอบ

1. มความเชยวชาญ ความรดานการตรวจสอบ 2. ไดรบการยอมรบจากกลมวชาชพ 3. มความรดานเทคนคเกยวกบการบรหารโครงการ : การเงน บญช ผลกระทบตอสงแวดลอม

4. มความสามารถในการวเคราะห 5. ตองมความสามารถในการเขยนรายงาน ตามแบบทควรจะเปน 6. มความสามารถในการฟง (เนองจากตองฟง คยกบคนใน project) 7. มประสบการณท งดาน line และ staff 8. มความสามารถในการปรบตว 9. มความกระตอรอรนในการตรวจสอบ

ดร.ธทต ตรศรโชต

คณสมบตของผ ตรวจสอบ

การเรมตนกระบวนการของการตรวจสอบ

การก าหนดมาตรฐานของโครงการ

การสรางฐานขอมลส าหรบการตรวจสอบ

การวเคราะหเบองตนเกยวกบโครงการ

การจดเตรยมรายงานการตรวจสอบโครงการ

ยตการตรวจสอบโครงการ

วงจรชวตของโครงการ มการแบงเปน 6 ขนตอน

ดร.ธทต ตรศรโชต

การมทมงานตรวจสอบทเหมาะสม

การเขาถงบนทกและขอมล

การเขาถงบคคลากรของโครงการและคนอนๆท

เกยวของ

ทมงานตรวจสอบมความส าคญยงตอความส าเรจ

หรอความลมเหลวของกระบวนการในการตรวจสอบ

โครงการท งหมด สมาชกของทมงานตรวจสอบควร

จะถกเลอกโดยพจารณาจากความสามารถทจะท า

ใหการตรวจสอบประสบความส าเรจ

การททมงานตรวจสอบจะด าเนนการตรวจสอบอยาง

ไดผลจะตองสามารถเขาถงขอมลตางๆ ทเกยวของ

กบโครงการท งหมดไดโดยอสระ

การตดตอระหวางสมาชกของทมงานตรวจสอบกบ

สมาชกของทมงานโครงการหรอสมาชกคนอนๆ ใน

องคการซงมความรเกยวกบโครงการควรจะเปนไปได

โยเสร มขอยกเวนเพยงขอเดยว ไดแกการตดตอ

พบปะกนระหวางทมงานตรวจสอบกบลกคา ซ งไม

ควรจะกระท าถายงไมไดรบความเหนชอบจาก

ผบรหารระดบสง

สงส าคญของการตรวจสอบโครงการ

ดร.ธทต ตรศรโชต

1. ขนอยกบ การจดสรรทรพยากร คาใชจาย สอดคลองกบกลยทธหรอไม

2. เนนองคกรเปนหลก

3. ไมยดตวบคคล แตยดกลม/องคกร

4. การประกาศยตโครงการตองท าโดยผบรหารระดบสง

ดร.ธทต ตรศรโชต

การตดสนใจยตโครงการ

- จดมงหมายของการประเมนโครงการจะเปนท งทมงเปาหมาย คอชวยใหดครงการบรรลวตถประสงคของมนและทเปนอสระจากเปาหมาย มงในสงทเปนวตถประสงคทยงไมไดระบไวกอนอยางชดเจน ถงแมวาจะมอยจรงกตาม

- รายงานการตรวจสอบโครงการควรจะรวมและครอบคลมถงสงตอไปน คอสถานะในปจจบนของโครงการ สถานะในอนาคตท

คาดหมายของดครงการ สถานะของงานทส าคญ การประเมนความเสยง ขอมลทมความส าคญส าหรบโครงการอนๆ และต าชแจงตลอดจนขอจ ากดตางๆ ทมอยในการตรวจสอบโครงการ

- ความลกและจงหวะเวลาในการตรวจสอบเปนองคประกอบท

ส าคญของการตรวจสอบโครงการเนองจากการเปลยนแปลงเกยวกบโครงการจะท าไดยาก ถาการตรวจสอบด าเนนไปโดยลาชาแทนทจะท าการตรวจสอบเสยแตเนนๆดร.ธทต ตรศรโชต

บทสรป

- ผตรวจสอบมความรบผดชอบทยากยงในการทจะตองซอสตย

ในการน าเสนอผลจากการตรวจสอบ ความจ าเปนนอาจจะ

ตองถงกบตความขอมลทจดเกบมาในบางโอกาส

- วงจรชวตของการตรวจสอบโครงการครอบคลมถงการเร มงาน

ตรวจสอบ การระบมาตรฐานของโครงการ การสราง

ฐานขอมล การวเคราะหเบองตนเกยวกบโครงการ การ

จดเตรยมรายงาน การตรวจสอบและการยตการตรวจสอบ

- สภาวะทจะเปนหลายประการทจะตองเปนไปกอนทจะท าใหการ

ตรวจสอบเปนไปไดอยางนาเชอถอ ไดแก การมทมงาน

ตรวจสอบทนาไววางใจ การเขาถงบนทกขอมลอยางเพยงพอ

การเขาถงบคคลากรทเกยวของอยางอสระ

ดร.ธทต ตรศรโชต

บทสรป