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GUÍA
DE USUARIO
GERENCIA DE
IMPLEMENTACIÓN Y
SEGUIMIENTO
SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN SMUEBLERIA
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Acceso al sistema
Hola Gracias por utilizar Smueblería, único sistema en línea especializado para mueblerías.
Para comenzar debemos de abrir una ventana de preferencia Google Chrome y teclea la
dirección: sistema.smuebleria.com en la barra de dirección, o da click en el acceso a usuario
de la página www.smuebleria.com.
:
Una vez estando en la pantalla de inicio del sistema, debe teclear su Usuario y su
Contraseña, que previamente le fue proporcionada por la empresa o por sistemas3 y dar
click en el botón rojo de entrar (en caso de haber olvidado la contraseña favor de contactar
al administrador de su empresa, esto es para tener un mayor control y seguridad de la
información de cada una de las empresas).
Si usted es el administrador de la empresa puede enviarnos un correo o contactarnos a
través del soporte en línea y nosotros llevaremos a cabo una autentificación de la cuenta
para brindarte una nueva contraseña.
En la parte inferior aparece una casilla de “recordar mi usuario”, puede usted seleccionarla
dando click sobre ella para que su computadora recuerde su usuario, esto lo recomendar
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si es el usuario único de la computadora, en caso de compartir la computadora con algún
otro compañero de trabajo, les recomendar no seleccionar esa casilla.
El sistema comenzará a cargar con el logotipo del sistema en el centro y un contador que
va de manera ascendiente hasta llegar al 100%.
En caso de que no suceda esto y aparezca un icono de Instalar Silverlight:
Dar click en esa imagen y descargará la versión más actual del complemento que requiere
el sistema para ser visto. La descarga de complemento se hace únicamente la primera vez
y es muy rápido, siga las instrucciones para la instalación y finalmente actualice la página.
Capturar una Venta
Al dar click sobre el carrito de súper, que es la imagen para identificar el punto de venta, se
abre la ventana para capturar un pedido a un cliente, en ésta podremos llenar una orden de
compra que será entregada en impreso al cliente y además enviada a su cuenta de correo
electrónico, con ello la empresa se profesionalizara.
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Lo primero es seleccionar el tipo de orden que va a realizar, por ejemplo, una venta, una
cotización, un apartado o un crédito, en éste último pedirá una autorización de crédito por
parte del administrador, o cualquier tipo de orden que el administrador haya dado de alta
desde el módulo de configuración. Cada tipo de orden determinarlos generales que serán
impresos en el pedido del cliente.
Como ejemplo seleccionaremos una venta, lo siguiente es capturar los datos del cliente, en
caso de ser un cliente existente puede buscarlo escribiendo el nombre en la casilla blanca,
al escribir las primeras letras del nombre y el sistema nos arrojará de manera automática
un filtrado de los nombres registrados dentro del sistema.
Para dar de alta un cliente nuevo hay que hacer un click en el botón de la derecha de la
casilla de nombre, con esto se abre una ventana en la que pide capturar el nombre,
podemos pasar a la siguiente casilla con la tecla de tabulador o seleccionándola,
capturamos el apellido paterno y materno, correo electrónico, fecha de nacimiento, teléfono,
teléfono celular, y teléfono de oficina. Para guardar la información dar click sobre el botón
de guardar que está representado con una imagen de un disco azul de almacenamiento,
nos cierra la ventana externa y nos vuelve a mostrar la ventana de ventas.
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Para marcar una venta que se entregará en el domicilio del cliente debe seleccionar la
casilla “envío a domicilio” con un click.
Hay que seleccionar la fecha y hora de entrega tentativas dando click sobre el calendario
o escribiendo la fecha en el formato de DD/MM/AA.
Desde el calendario puede seleccionar otro mes dando click sobre el mes en la parte
superior, aparecen los meses siguientes y con un click se selecciona el mes deseado.
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Para dar de alta una dirección de envió se da click en el botón gris de la derecha de la
casilla de dirección de envío. Se abre una nueva ventana sobre a pantalla en la que
capturamos la calle, el número exterior, y el interior, seguido del código postal; si el cliente
sabe el código postal al momento de capturarlo el sistema nos arrojará la colonia o un grupo
de colonias debe seleccionar una de las que se despliegan dando click sobre el renglón de
colonia, y los demás datos se llenan de manera automática. En caso de que el cliente no
conozca el código postal, se puede hacer la captura de manera manual de la colonia,
Municipio, Ciudad y Estado.
Dar de alta los datos para llevar a cabo la facturación de la venta como Razón Social, RFC
y teléfono del comprador; cabe mencionar que puede dar de alta otra dirección al momento
de facturación. Para finalizar y guardar dar click sobre el botón de “guardar”
Si todos los producto de la venta que se va a realizar van a tomarse de inventario de piso
de la sucursal en la que estamos vendiendo, en ese caso daremos un click sobre la casilla
que dice “venta de piso” para que quede seleccionada, con esto nos desplegará una nueva
columna en la parte de productos que tiene la existencia de piso en la sucursal.
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En la parte de venta de productos lo primero que se nos muestra es una columna de
cantidad en la cual debemos de poner con número la cantidad de productos que se va a
vender, seguido del modelo que se venderá, en esta parte el sistema ayudará a acotar la
búsqueda por clave de producto o por nombre de producto, es decir conforme vayamos
escribiendo la descripción el sistema nos irá desplegando los artículos que coinciden con
dicha descripción, para seleccionar uno de estos únicamente se requiere dar un click sobre
el nombre y este se cargará en la casilla de producto.
La siguiente casilla es la de descripción en ella se pueden hacer modificaciones especiales
al pedido del producto o nos va a desplegar la información que tiene el producto en el
catálogo, al momento de dar click sobre esta columna.
El sistema nos abrirá una nueva ventana que contiene la descripción del mueble en donde
puede hacer modificaciones de la descripción, material base, material de cubierta, material
de patas, o los materiales que tenga cada tipo de mueble dado de alta en el sistema.
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Para llevar a cabo una modificación del producto puede dar click sobre la casilla en la cual
se nos desplegará las opciones cargadas en el sistema.
En caso de requerir alguna opción que no esté dada de alta, puede cargarla en ese
momento dando click sobre el botón del lado derecho en la cual se nos abrirá una ventana
en la que puede escribir el material y el color a dar de alta. Una vez guardada esa
información se desplegará automáticamente.
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La existencia del producto nos la despliega en la columna de “Bodega”:
El número que se muestra se refieren a los productos que se encuentran disponibles para
entrega inmediata en la bodega asignada a la sucursal, en caso de que se tengan
disponibles se descontarán y se asignarán a dicho pedido. En caso de que no haya
productos disponibles se podrá consultar la existencia en otras bodegas o sucursales dando
click en la columna de “Bodega” a la altura del producto que deseamos consultar:
Al dar click se abre una nueva ventana en la que nos despliega la información por sucursal
en piso y en bodega, desde aquí NO podremos asignar la transferencia de dicha mercancía,
eso lo puede hacer un administrador o gerente desde el módulo de bodega. Si tenemos la
configuración de compartir bodegas el sistema asignará automáticamente (en caso de
querer activar esta función comuníquense con el soporte)
El precio del producto se nos despliega de manera automática y puede ser modificado
dando click sobre, si es que tiene los permisos necesarios. Se le solicitará que escriba
nuevamente su usuario y contraseña para que pueda modificarlo. La ventana de
modificación nos mostrará la opción de dar un descuento, en la parte inferior en caso de
que nos pasemos del descuento autorizado en nuestra cuenta, nos mostrará un mensaje
de error y no nos dejará guardar.
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El sistema nos envía por programación cuatro casillas para capturar productos que se van
vender, para poder agregar más productos, se tiene que dar click en la casilla de agregar
nuevo producto en la parte inferior del formulario de venta.
Para suprimir un producto, debe de seleccionar la casilla que quiere eliminar dando click en
el extremo izquierdo, para corroborar que está seleccionada, se pondrá todo el renglón en
color naranja. Para poderlo eliminar debemos de apretar el botón suprimir en su teclado,
que comúnmente vienen en la parte superior del teclado.
En la parte inferior derecha se despliega la información del precio de venta del producto
con IVA, el subtotal, el descuento en el cual se puede asignar en moneda nacional o en
porcentaje dando click en la casilla y tecleando el descuento que se otorgará, el total de la
venta, y puede dar de alta la cantidad de adelanto que dejará el cliente, generándonos un
saldo final.
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En caso de que el cliente no cumpla con el porcentaje del monto determinado por el
administrador para que sea considerado una venta, el sistema nos dará una alerta de que
debe de ser tomado como un apartado:
Este porcentaje lo puede modificar en el módulo de configuración en la sección de
“porcentaje de apartado”.
NOTA: La diferencia en el sistema entre una venta y un apartado es que el segundo no nos genera la asignación en el inventario
o el pedido a proveedor. Una vez que el cliente pague un porcentaje mayor al determinado en la configuración, el tipo de venta se
cambiará automáticamente.
En la parte inferior izquierda tenemos el módulo de facturación, que se da a través de
comprobantes fiscales digitales. Para hacer una venta con factura se debe de dar click
sobre la casilla de facturar, una vez seleccionada se puede elegir la dirección de facturación
dada de alta en la venta o puede capturarse una nueva dando click al botón que aparece
del lado derecho:
Con el cual se despliega una ventana en la cual debemos de capturar el número exterior, y
el interior, seguido del código postal, si el cliente sabe el código postal al momento de
capturarlo el sistema nos arrojará la colonia o un grupo de colonias en las que puede
seleccionar una y nos desplegará los demás datos, en caso de que el cliente no conozca el
código postal, se puede hacer la captura de manera manual de la colonia, municipio, ciudad
y Estado; Razón social, RFC y teléfono de quien se va a facturar. Para generar el
comprobante fiscal digital se requiere tener configurada la empresa dentro del sistema, esto
lo realiza el administrador del sistema.
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Para culminar la venta debemos de dar click en el botón de guardar en la parte superior
derecha de la pantalla:
Al momento de guardar, si el cliente ha abonado algo al pedido nos abrirá una pantalla en
la que nos muestra el saldo, la cantidad que pagó el cliente, nos pedirá que seleccionemos
la forma de pago y nos desplegará el número de recibo, que se maneja de manera
consecutiva. Para aceptar el tipo de pago se da la opción guardar y se generará de manera
automático el recibo y el pedido.
El recibo se despliega en una nueva ventana, desde la cual puede imprimirla o guardarla,
para imprimir hay que dar click sobre la imagen de una impresora y nos desplegará la
información según la configuración de cada impresora que tenga dada de alta. Finalmente
le dar click al botón de cerrar en la parte superior derecha.
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Configuración en ticket Configuración en ¼ de carta
Después aparecerá el pedido en una ventana exterior, de la misma manera se puede
imprimir dando click sobre la imagen de una impresora en la parte superior; una vez impreso
ambos recibos dar click en la pestaña de cerrar y la venta ha concluido. En caso de haber
tenido un problema para visualizar el pedido o el recibo, le dar click en el botón de actualizar
para recargar el preview.
Crear productos desde el punto de venta:
Podemos crear productos desde el punto de venta para agilizar la captura de los mismos.
En el módulo de punto de venta dar doble click en la casilla de modelo, de lado derecho
aparecerá un botón le dar click .
Seguido aparece un aviso de que si deseamos confirmar la creación de un nuevo producto
en el sistema, le dar click en OK.
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Se abre una ventana para ingresar los datos del producto que vamos a crear en donde
tendrá que llenar todos los cuadros que el sistema pide y dar click en el botón de guardar.
(No. es necesario que se llenen todos los campos, los datos obligatorios son: Nombre, Proveedor,
Clave que se puede generar automática y consecutiva, modelo y tipo de artículo).
NOTA: Los producto que son creados dentro de la venta se van a una lista de “productos pendientes” dentro
del catálogo de Productos:
Para agregarlo a nuestro catálogo o modificarlo, dar click en el módulo de productos seleccionamos la opción
de por revisar (imagen anterior), buscamos el producto que queremos modificar o agregar a nuestro catálogo
y lo seleccionamos dándole doble click. Se abre una ventana con los datos del producto que anteriormente
habíamos creado, en este punto podemos modificar las características, una vez revisado dar click en el botón
verde con una signo de paloma, hasta ese momento el nuevo producto pasa a ser parte del catalogo
VENTAS
La pantalla de ventas nos muestra todo el historial de ventas de la tienda. Los pedidos están
ordenados de manera descendiente por número de pedido, pero podemos ordenarlos de
diferentes maneras dando click sobre la columna que queremos ordenar.
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Podemos hacer una búsqueda por nombre del cliente o por número de pedido, esto
escribiendo en la casilla lo que requerimos buscar y dando enter o click sobre el botón de
buscar representado con una lupa.
Podemos agrupar las ventas dando click y arrastrando la columna a la barra negra superior
y dando click sobre cada una de las categorías podremos revisar a detalle cada una de
ellas.
Las ventas indican un estatus del pedido, estos estatus están se actualizarán según
vayamos avanzando el proceso dentro de la venta, se va a tomar siempre el estatus menor
de los productos en la venta, es decir si tenemos un producto en bodega (color verde), y
otro producto en vendido (blanco), el estatus de la venta será vendido (blanco) porque el
mueble que se encuentra en un estatus más básico está en vendido.
Estatus Color Significado
Pedido Marrón Todos o uno de los muebles se encuentra cuando
menos en pedido al proveedor.
Por confirmar Verde Todos o uno de los muebles se encuentra cuando
menos en la bodega.
Listo para entregar Amarillo Todos o uno de los muebles se encuentra cuando
menos confirmado su envío a proveedor
Parcialmente entregado Naranja Algunos de los muebles están entregados, queda
cuando menos uno pendiente.
Si dar click sobre el número de folio se nos despliega toda la información del pedido:
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Desde aquí podemos llevar a cabo modificaciones siempre y cuando el pedido esté en
estatus pedido, para guardar las modificaciones dar click sobre el botón de guardar en la
parte superior derecha, al hacer cualquier modificaciones se le notificará también al cliente
vía correo electrónico.
En la parte superior izquierda tenemos las opciones de reimpresión de pedido, cancelar el
pedido, y abono al pedido. Si ya tenemos una orden de entrega generada se podrá también
reimprimir dicho hoja. Para reimpresión del pedido, debemos darle click en el botón de la
impresora:
y nos abrirá una pantalla exterior con el pedido y de la misma manera le dar click en
imprimir.
Para poder hacer una cancelación, debemos localizar la venta que queremos cancelar, para
ello podemos buscarlo a través del nombre o por el número de venta en el buscador que
aparece en la parte superior escribiendo en el espacio y dar click sobre la lupa.
Una vez localizada la venta se da click sobre el número de folio:
y se abre la venta que estamos buscando, en la parte superior izquierda aparece un icono
de un carrito con un tache, le dar click a éste:
Se abre una ventana externa, en donde nos solicita escribir el motivo de la cancelación, el
monto a devolver, el número de cheque con el que se devuelve y el número de recibo de
devolución; y dar click en el botón de guardar.
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Modificar ventas
Para modificar una venta lo primero que debemos de hacer es localizar la venta que
queremos modificar, para ello podemos buscarlo a través del nombre o por el número de
venta en el buscador que aparece en la parte superior.
Una vez localizada la venta se da click sobre el número de folio:
Se abre la venta que estamos buscando.
Una vez dentro del pedido podremos hacer todas las modificaciones que necesite, como si
estuviera realizando una venta, al realizar todos los cambios debemos guardarlos, con esto
se nos imprimirá un pedido nuevo con el mismo número de folio que el que modificamos,
ya con los cambios que realizamos, de la misma manera se le enviará un nuevo correo con
las modificaciones al cliente.
*NOTA: Las modificaciones al pedido solo se permitirá en el estatus de vendido, siempre y cuando
no esté enviado a producción o que esté en etapas de entrega al cliente.
Reimprimir venta
En caso de requerir reimprimir un pedido hay que localizar la venta que queremos
reimprimir, para ello podemos buscarlo a través del nombre o por el número de venta en el
buscador que aparece en la parte superior.
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Una vez localizada la venta se da click sobre el número de folio:
y se abre la venta que estamos buscando, en la parte superior izquierda se muestra una
impresora, dar click sobre esta
Se abre una nueva ventana para imprimir dando click sobre la imagen de la impresora.
Aceptar pago
Para poder aceptar un pago, debemos localizar la venta a la que queremos abonar o liquidar
el saldo, para ello podemos buscarlo a través del nombre o por el número de venta en el
buscador que aparece en la parte superior escribiendo en el espacio y dar click sobre la
lupa.
Una vez localizada la venta se da click sobre el número de folio:
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y se abre la venta que estamos buscando, en la parte superior izquierda aparece un icono
de unas monedas, dar click en el:
Se abre una ventana en donde nos despliega el histrial de pago del cliente, dar click en el
botón más si queremos hacer un nuevo abono:
Nos aparece una ventana en donde nos muestra el saldo, el monto a pagar, nos pregunta
la forma de pago, desde un combo y un número de recibo consecutivo. Le dar click en el
botón de guardar.
Seguido nos muestra un recibo en una pantalla extra, que puede ser impresa dando click
sobre el logo de una impresora. Una vez finalizada la captura dar click en cerrar al recibo.
CLIENTES
El catálogo de clientes nos permite tener toda la información a la mano de todos nuestros
clientes, se nos despliega una lista en orden alfabético:
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Para localizar algún nombre podemos buscarlo escribiendo en el espacio en blanco y dando
click en la lupa.
Para acceder a la información dar click sobre el nombre y se nos despliega toda la
información.
Podemos dar de alta nuevos clientes con el botón de más en la parte superior derecha:
En ambos casos se abrirá una pantalla con los datos del cliente, en caso de querer crear
uno nuevo vamos a capturar la información, o si queremos llevar a cabo modificaciones le
dar guardar en el botón de la parte inferior a la izquierda, para regresar le dar click en el
botón de cancelar.
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Podemos agregar direcciones de entrega o de facturación dando click sobre el botón de la
casita en la parte inferior.
Se puede borrar la información del cliente, dando click sobre la goma, se abrirá una ventana
para confirmación de que deseas borrar la información.
Para revisar el historial de ventas del cliente le dar click sobre el botón de historial
representado con un carrito de compras. En el cual se abre una nueva ventana en donde
se muestran las compras que ha realizado el cliente, podemos acceder a cada una de las
ventas, dando click sobre estas.
