Bevaring og kassasjon

Eirik Netteland

• Sentral lovgivning:– Arkivloven § 9– Arkivforskrifta §3-19, §3-20 og §3-21– Forskrift om utfyllende tekniske og arkivfaglige

bestemmelser om behandling av offentlige arkiver (kapittel 4)

– Veiledning til bevarings- og kassasjonsbestemmelsene for fylkeskommunale arkiv skapt etter 1950

• § 3-20.Bevaringspåbod– Dersom ikkje Riksarkivaren fastset noko anna, skal følgjande materiale alltid

bevarast:• arkivmateriale eldre enn 1950, etter at arkivavgrensing er utført,• møtebøker, forhandlingsprotokollar, referatprotokollar, møtereferat og eventuelle

vedleggsseriar til desse,• organets eigne årsmeldingar,• kopibøker (kopiar av utgåande dokument) og kopibokregister,• journalar, medrekna journaldatabasar, og journalregister,• alle andre former for register og hjelpemiddel som kan brukast til framfinning, t.d. arkivnøklar

som organet har brukt,• arkivplanar,• presedenssaker og andre saker av prinsipiell karakter, også innanfor saksgrupper der det i

godkjende kassasjonsreglar er gitt kassasjonspåbod utan spesifiserte unntak,• kart, unnateke trykte kart utan påteikningar,• teikningar og fotografi som har inngått som eit ledd i den verksemda organet har drive,• grunnlagsmateriale, innstillingar, protokollar/referat og endelege vedtak frå styre, råd, nemnder

og utval.

• § 3-21.Kassasjon– For kommunar og fylkeskommunar utarbeider Riksarkivaren generelle kassasjonsreglar.

Dersom materiale som etter reglane kan kasserast ikkje er skilt ut frå det bevaringsverdige før avlevering til arkivdepot, må alt materialet oppbevarast i spesialrom for arkiv, jf. kap. IV.

– Det er forbode for tenestemenn å medverke til at arkivmateriale blir kassert i strid med føresegnene i § 3-20 og paragrafen her, med mindre Riksarkivaren har gitt særskilt samtykke, jf. arkivlova § 9. Brot på denne føresegna kan straffast etter arkivlova § 22.

• § 3-19 Arkivavgrensing– Arkivavgrensing bør gjennomførast i samband med postbehandling eller arkivlegging.

Dersom dette ikkje er skjedd, skal det gjerast ved bortsetjing eller seinast ved avlevering til arkivdepot. Materiale som blir skilt ut ved arkivavgrensing, kan oppbevarast separat utanfor arkivet, slettast eller kastast.

• De «gamle» kassasjonsbestemmelsene:– Fra orginal innledning 1987:• Hovedformålet med arkivbegrensnings- og

kassasjonsbestemmelsene er å begrense omfanget av kommunale arkiv mest mulig.• Kassasjonsreglene slår fast hva som kan og bør

kasseres.

• 2002: Bevaringsutvalget utledet 4 hovedkriterier for bevaring av offentlig arkivmateriale fra formålsparagrafen i Arkivloven:

• § 1.Føremål.– Føremålet med denne lova er å tryggja arkiv som har

monaleg kulturelt eller forskingsmessig verde eller som inneheld rettsleg eller viktig forvaltningsmessig dokumentasjon, slik at desse kan verta tekne vare på og gjorde tilgjengelege for ettertida.

• Formålet med bevaring av offentlig arkivmateriale:– F1: å dokumentere offentlige organers funksjoner i samfunnet, deres

utøvelse av myndighet, deres rolle i forhold til det øvrige samfunn og deres rolle i samfunnsutviklingen.

– F2: å holde tilgjengelig materiale som gir informasjon om forhold i samfunnet på et gitt tidspunkt, og som belyser samfunnsutviklingen.

– F3: å dokumentere personers og virksomheters rettigheter og plikter i forhold til det offentlige, og i forhold til hverandre.

– F4: å dokumentere de arkivskapende organers rettigheter og plikter i forhold til andre instanser.

• Ny forskrift februar 2014:– §4-1 Bestemmelsene i denne forskriften har

følgende formål:• å sikre at kommunalt og fylkeskommunalt arkivmateriale med langvarig

bevaringsverdi blir bevart for ettertiden, jf. arkivloven § 1. Bestemmelsene i dette regelverket utgjør et minimumskrav og angir hvilke sakstyper som ikke kan kasseres.

• å legge til rette for kassasjon av kommunalt og fylkeskommunalt arkivmateriale uten langvarig bevaringsverdi, for å spare kostnader knyttet til langtidsbevaring, så som oppbevaring, vedlikehold og gjenfinning.

• å ivareta viktig rettslig eller forvaltningsmessig dokumentasjon både for borgerne og kommunen/fylkeskommunen, og sikre at arkivmateriale ikke blir kassert før dokumentasjonsbehovene som materialet ivaretar, er bortfalt.

• § 4-2.Virkeområde– Bestemmelsene i dette kapittelet gjelder for kommuner, fylkeskommuner og

andre organer som skaper kommunale arkiver iht. arkivloven § 2 d.– Bestemmelsene tar utgangspunkt i kommunens og fylkeskommunens

funksjoner og omfatter alt arkivmateriale som skapes som ledd i utførelsen av kommunale og fylkeskommunale oppgaver.

– Forskriften gjelder ikke for andre enn de funksjonene og oppgavene som er konkret beskrevet. For funksjoner og oppgaver som kommer til som nye eller som av andre grunner ikke er beskrevet i disse bestemmelsene, skal alt arkivmateriale bevares. Kassasjon kan ikke skje før det eventuelt er innhentet tillatelse fra Riksarkivaren, jf. arkivloven § 9.

– I tilfeller der kommuner eller fylkeskommuner utfører funksjoner og oppgaver på vegne av staten gjelder de statlige bestemmelsene for arkivmaterialet.

– Bestemmelsene gjelder arkivmateriale som er skapt etter 1950, jf. arkivforskriften § 3-20 bokstav a.

• § 4-4.Kassasjon

– Kommunen og fylkeskommunen kan bestemme at materiale som i henhold til denne forskriften ikke skal langtidsbevares, skal kasseres.

– Det er kommunens og fylkeskommunens plikt å påse at materiale som skal kasseres, faktisk blir tilintetgjort. Forbudet mot å avhende arkiv og å føre arkiv ut av landet uten Riksarkivarens samtykke, jf. arkivloven § 9, gjelder også for arkivmateriale som skal kasseres.

• § 4-5.Fastsettelse av kassasjonsfrister

– For sakstyper som skal kasseres skal kommunen og fylkeskommunen fastsette kassasjonsfrister slik at arkivmateriale ikke kasseres før dokumentasjonsbehovene bortfaller. En kassasjonsfrist angir når saker som er gjenstand for kassasjon, tidligst kan kasseres.

– Ved vurdering av kassasjonsfristenes lengde skal kommunen og fylkeskommunen ta i betraktning hvor lenge det er behov for å oppbevare materialet, av hensyn til• bestemmelser om tidsbegrenset oppbevaringstid i annet lovverk• egne administrative og juridiske dokumentasjonsbehov• borgernes dokumentasjonsbehov.

– Kassasjonsfristene skal nedfelles skriftlig. Kassasjonsfristene skal være felles for alle saker innen en bestemt sakstype i hele kommunen eller fylkeskommunen.

• § 4-6.Vurdering av merbevaring– Bestemmelsene i dette kapittelet angir hvilke sakstyper som skal bevares for

ettertiden og som derfor ikke kan gjøres til gjenstand for kassasjon. Bestemmelsene er minimumskrav. Det er opp til den enkelte kommune og fylkeskommune å avgjøre om den ønsker å bevare mer dokumentasjon, fra en eller flere sakstyper, enn det denne forskriften pålegger.

– I tilfelle av merbevaring skal arkivmaterialet håndteres iht. de bestemmelsene som ellers gjelder for kommunale og fylkeskommunale arkiv.

Del 2 – Fagspesifikke bestemmelser

§ 4-12.Opplæring og oppvekst– 1.) Tjenestetilbud, planer, rutiner, rapporter og evalueringer, samarbeid mellom

enhetene, jf. opplæringslova kap. 13.– 2.) Barnehage– 3.) Grunnskoleopplæring– 4.) Videregående opplæring– 5.) Skolefritidsordning– 6.) Musikk- kulturskolen– 7.) Pedagogisk-psykologisk teneste– 8.) Oppfølgingstjenesten– 9.) Barnevern

– 2.) Barnehage• a) Planer for etablering, drift og tilsyn av barnehager• b) Retningslinjer for godkjenning og etablering, retningslinjer for

tildeling av tilskudd, retningslinjer for inntak og opphold i barnehagec)

• c) Saker om godkjenning av barnehager, oppfølging av avvik med betydning for barnehagens godkjenning, dispensasjoner fra krav

• d) Årsplaner og årsmeldinger, avviksrapportering og kriseberedskap

• e) Om enkeltindivider bevares følgende dokumentasjon:– Register over barnehagebarn– Skademelding.

• Eksempel på sakstyper som kan kasseres: – Søknad om barnehageplass, kommunens kvittering eller foreløpig svar om at søknaden

er mottatt, søknadens saksbehandling i kommunen, kommunens svar om at søkeren har fått tildelt plass i barnehage, alternativt svar om at søkeren står på venteliste.

– Søknad om inntektsgradert betaling: Søknad med vedlegg, søknadens saksbehandling i kommunen eventuelt barnehagekontoret, inkl kontroll av at barnet går i barnehagen, svarbrev.

– Søknad om søskenmoderasjon: Søknaden, kontroll av at barna har barnehageplass, enkeltvedtak med kopi til barnehagen, sakens behandling i kommunens fakturabehandlingssystem.

– Kopier av søknad, utredning, tilråding og vedtak vedrørende pedagogisk-psykologisk tjeneste så fremt slike er bevart andre steder, jf pkt 7.

– Kartlegginger i den enkelte barnehage, herunder skjema og notater etter observasjoner som ikke fører til at faginstansen involveres. I tilfelle der barnevern eller pedagogisk-psykologisk tjeneste har vært involvert bevares dokumentasjonen i fagenheten.

– Tillatelser til foto, henting, informasjon om allergier, o. l.

• Dere er pålagt å bevare!• Forskriften forteller hva kommunen må bevare.– Utover dette kan kommunen velge å kassere eller

merbevare• Veilederen gir forslag til hva som kan kasseres.

• Dersom kassasjon skal utføres må det nedfelles skriftlig.

• Utforming av en bevarings- og kassasjonsplan– Planen blir en del av kommunens arkivplan– Planen skal gi oversikt over kassabelt materiale med

kassasjonsfrister– Merbevaring: Gi oversikt over hva kommunen ønsker å

bevare ut over det forskriften krever

• Organisering av arbeidet– Skal ikke defineres som et arkivprosjekt, men som et

virksomhetsprosjekt!– Hvem bør konsulteres?

• Fagmiljøene• Personer i organisasjonen med juridisk kompetanse• Fagansvarlig og/eller it-personale som har ansvar for fagsystemer• IKAH

– Ta utgangspunkt i kommunens oppgaver– Eller ta utgangspunkt i i tjenestestedene.

• Avdelingene som utgangspunkt– Hvilke oppgaver utførte/utfører avdelingene i den

gjeldende perioden?– Hvordan var saksbehandlingsprosessen til den enkelte

oppgaven og hva slags dokumentasjon resulterte saksbehandlingsprosessen i?

– Skal dokumentasjonen bevares eller kasseres i henhold til bevarings- og kassasjonsbestemmelsene?

• Bevaringsvurdering av fagsystemer– Hvert system må vurderes individuelt– Bevaringsvurdering bør (må) skrives før systemet tas ut av drift!

– Hvilken/hvilke arkivskaper/e har benyttet systemet?– Systemets formål, hvilke oppgaver håndteres av systemet?– Registreringsrutine og saksbehandlingsprosessen i systemet– Tidsrom systemet er benyttet.

– Inneholder systemet bevaringsverdig dokumentasjon? Viss ikke kan det kasseres. Eks. bibliotekssystemer, tidsregisteringssystemer.

Arkiv: Innhald: Merkn./ Kor lenge ta vare på?

TT- kort (Transportordn. for menneske med nedsett funksjonsevne)

Søknader, legeerklæring, vedtak, skriv, oversiktslister

Hordaland Fylkeskommune gjer vedtak. Kommunen formidlar.

Parkeringsløyve for menneske med nedsett funksjonsevne

Søknader, legeerklæring, vedtak, skriv, oversiktslister

Kommunen gjer vedtak.

Bustønad frå Husbanken

Søknader, vedtak, skriv, oversiktslister, leige- kontraktar

Husbanken gjer vedtak. Kommunen formidlar.

• § 4-17.Tekniske tjenester, brannvesen og samferdsel– 5) Samferdsel

• Transportordningen for funksjonshemmede: retningslinjer for ordningen, klagesaker• Tildeling av behovsprøvde løyver og retningslinjer for tildeling av alle typer løyver.

• Hva sier veilederen– Samferdsel: Eksempler på sakstyper som kan

kasseres:• Søknader om transport for funksjonshemmede (med

unntak av klagesaker)• Ikkje-behovsprøvde løyver• Saker vedrørende parkering

• Bostøtte – Husbanken?• § 4-14.Sosial- og velferdstjenester– 1) Sosialtjenesten (NAV)

• Kommunens planer og prosjekter for sosial- og velferdstjenestene, inkl. sosialberedskapsplan

• Årsplaner, årsmeldinger, lokale forskrifter, rutinebeskrivelser, samarbeidsavtalen om oppgavefordeling og satser for utbetaling av økonomisk stønad

• Om enkeltindivider bevares følgende dokumentasjon:– Saker om rettigheter og plikter med hjemmel i helse- og omsorgstjenesteloven med

forskrifter og lov om sosiale tjenester med forskrifter som kan danne grunnlag for erstatning

– Saker som involverer umyndige barn av sosialklienter.

• I veilederen om endringer fra tidligere retningslinjer– «I retningslinjene av 1987 skulle det tas 10 % utval

av en rekke sosialsaker, for eksempel bostøtteordninger, bidrag forskottsaker eller farskapssak».

Arkiv: Innhald: Merkn./ Kor lenge ta vare på? Bevaring/kassasjon

TT- kort (Transportordn. for menneske med nedsett funksjonsevne)

Søknader, legeerklæring, vedtak, skriv, oversiktslister

Hordaland Fylkeskommune gjer vedtak. Kommunen formidlar.

Retningslinjer og klagesaker bevares (§4-17)

Enkeltsaker kasseres

Parkeringsløyve for menneske med nedsett funksjonsevne

Søknader, legeerklæring, vedtak, skriv, oversiktslister

Kommunen gjer vedtak.

Retningslinjer for tildeling bevares (§4-17)

Parkeringsløyve kasseres

Bustønad frå Husbanken

Søknader, vedtak, skriv, oversiktslister, leige- kontraktar

Husbanken gjer vedtak. Kommunen formidlar.

Arkiv: Innhald: Merkn./ Kor lenge ta vare på? Bevaring/kassasjon

Utbetaling av økonomisk sosialhjelp

Samlelister/ oversiktslister

Lister levert økonomiknt. for utbetaling

Timeavtalebøker Oversikt klientavtalar sosialkontoret

Kartotek AA- register Kort med inn- og utmelding av sjukemelde

Økonomiknt. ansvarleg ?

Revisjonsmerknader Merknader frå Nordhordland revisjonsdistrikt

Folkeregisterlister Liste med oversikt over folkeregistrerte i Meland frå KDV

KDV: «Kommunedata Vest»

• § 4-14.Sosial- og velferdstjenester– 1) Sosialtjenesten (NAV)

• Kommunens planer og prosjekter for sosial- og velferdstjenestene, inkl. sosialberedskapsplan

• Årsplaner, årsmeldinger, lokale forskrifter, rutinebeskrivelser, samarbeidsavtalen om oppgavefordeling og satser for utbetaling av økonomisk stønad

• Om enkeltindivider bevares følgende dokumentasjon:– Saker om rettigheter og plikter med hjemmel i helse- og omsorgstjenesteloven

med forskrifter og lov om sosiale tjenester med forskrifter som kan danne grunnlag for erstatning

– Saker som involverer umyndige barn av sosialklienter.

• Veilederen om klientopplysninger:• «Med dette menes vedtaksbrev,

journalopplysninger, klager på vedtak med eventuelle vedlegg samt individuell plan. Alle saker som involverer umyndige barn av sosialklienter skal bevares.»

• AA-register?

• Timeavtalebøker

• Revisjonsmerknader– § 4-9.Økonomi, virksomhetsstyring, regnskap og

innfordring• 2) Regnskap og revisjon

– Saker vedrørende kommunens og fylkeskommunens årsregnskap jf. kommuneloven § 48.

• Veilederen:– «Det er ikke tilstrekkelig å bevare sluttdokumentet i saken

altså dokumentet som heter årsregnskap. For å dokumentere kommunens (…) vurderinger og prioriteringer på området må hele saken bevares, til og med revidert og godkjent årsregnskap.»

• Folkeregisterlister?