Maileena Tervaportti: Kirjauksesta tilinpäätökseen -prosessin kehittäminen

Kirjauksesta tilinpäätökseen-prosessialueen kehittäminen ja

työnjakojen selkiyttäminen

Valtio Expo19.5.2015

Maileena Tervaportti

Sisältö

• Kehittämistyön lähtökohdat

• Toteutettu selvitys 12/2014 – 03/2015

• Kehittämisehdotukset ja niiden toimeenpano

19.5.2015Valtio Expo, Maileena Tervaportti 2

Kehittämistyön lähtökohdat


Taustaa kehittämiselle (1)

• Valtion taloushallintostrategian 2020 linjaukset

- Tarjotaan päätöksenteon tarpeita tukevaa taloudellista ja olennaista

taloustietoa.

- Toimijoilla on selkeät työnjaot, roolit ja vastuut.

- Yhteisiä prosesseja hyödynnetään laajasti ja Palkeiden käyttöastetta

nostetaan merkittävästi. Palkeiden käyttöasteen tavoite on 40 %.

Kirjanpitoyksikössä controller-toiminta, kirjanpidon kokonais-

valtainen hoitaminen Palkeissa

• Htv- ja tuottavuuskysely 2010/2011

- Kirjauksesta tilinpäätökseen -prosessialuetta tulee kehittää kohti

tuottavampia ja laadukkaampia toimintatapoja.

- Palkeiden käyttöaste prosessialueella oli 19 %.




21%13%

0%

59%

54%

48%

19%

32%

52%

0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

80%

90%

100%

Kirjanpito Käyttöoomaisuuskirjanpito Valtuuskirjanpito

Kirjauksesta tilinpäätökseen -prosessialueen työnjakautuminen v. 2010-2011 tilanteessa (11 hallinnonalaa)

PK KPY taha KPY substanssi

23%

73%

77%

27%

0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

80%

90%

100%

BM Valtio

Benchmark kirjanpito: Keskitetyn työn osuus prosessin työmäärästä

Hajautettu Keskietty

• Vasemmalla: Palvelukeskuksen, kirjanpitoyksiköiden taloushallintoyksiköiden sekä kirjanpitoyksiköiden

substanssiyksiköiden työn osuus kirjanpidon osaprosesseissa. Keskimäärin palvelukeskuksen työn osuus 19 %.

• Oikealla: BM-vertailussa valtion aineistossa huomioitu vain palvelukeskuksen ja kirjanpitoyksiöiden

taloushallintoyksiköiden työ kirjanpidossa. Tästä huolimatta valtiolla kirjanpidon tehtävät tehdään BM-aineistoon

verrattuna merkittävästi hajautetummalla organisointitavalla.


• Kirjanpitoyksiöiden on havaittu tekevän sellaisia kirjanpidon

tehtäviä, jotka olisi palvelusopimuksen vastuunjakotaulukoiden

perusteella palvelukeskuksen vastuulla olevia tehtäviä.

• Kirjanpidon osalta pyrittiin myös kartoittamaan sellaisia

toimenpiteitä, joilla prosessin sujuvuutta saataisiin parannettua.

Esimerkiksi automaation lisääminen, muistiotositteiden määrän

vähentäminen.

Nykytila kartoitettiin Valtiokonttorin tekemillä haastatteluilla

kirjanpitoyksiköille


Kirjauksesta tilinpäätökseen -prosessialue (päivitetty 1.9.2014)

Taloushallinnon prosessialueet

Suunnitelmista tuloksiin

Hankinnasta maksuun

Tilauksesta perintään

Kirjauksesta tilinpäätökseen

1. Seurantakohteiden ylläpito (Kieku)

1.1 Liikekirjanpidon tilikartan ylläpito

1.2 Talousarviokirjanpidon perustietojen ylläpito

1.3. Sisäisen laskennan seurantakohteiden ylläpito

2. Käyttöomaisuuskirjanpito (Kieku)

2.1 Kaudenaikainen käyttöomaisuuskirjanpito

2.2 Kaudenvaihteenaikainen käyttöomaisuuskirjanpito

2.3 Irtaimistokirjanpito

3. Vaihto-omaisuuskirjanpito

4. Pääkirjanpito (Kieku)

4.1 Saapuvien kirjanpitoaineistojen käsittely

4.2 Muistiotositteiden käsittely

4.3 Muut pääkirjanpidon kauden aikaiset tehtävät (ei sisälly Kiekun prosessikuvauksiin)

5. Kauden vaihde (Kieku)

5.1 Kuukauden vaihde

5.2 Varainhoitovuodenvaihde

6. Valtuuksien seuranta (Kieku)

7. Tilinpäätös (Kieku)

7Valtio Expo, Maileena Tervaportti 19.5.2015

Kirjanpitoyksiköiden keskeisiä tehtäviä nykytilassa prosessialueella


Seurantakohteiden

ylläpito

Seurantakohteiden

muutosten

ilmoittaminen

Palkeisiin

Käyttöomaisuus-

kirjanpito

KOM-kohteiden

perustaminen ja

ylläpitäminen

Jakopäätösten

toimittaminen

Palkeisiin

Validointisääntöjen

laadinta ja päivitys

Poistosuunnitelmien

laadinta,

aktivointilaskelmat,

romutuksista,

hallinnansiirroista ja

luovutuksista

päättäminen

Kirjanpidon

sisällöllisen

oikeellisuuden

tarkastaminen

Muistiotositteiden

laadinta ja

hyväksyminen

Pääkirjanpito ja

tilinpäätös

Irtaimistorekisterin

ylläpito

Substanssijärjestel-

mien täsmäyttäminen

pääkirjanpitoon

Tilinpäätöksen liitteet

1, 9, 12, 13, 14, 15,

16, 17

Tilinpäätöksen

kokoaminen

Valtuusseuranta

Valtuusseuranta

Valtuustietojen

ilmoittaminen

Valtiokonttoriin

Tiettyjen tasetilien

täsmäytys ja tase-

erittelyiden selvittely

Palkeiden keskeisiä tehtäviä nykytilassa prosessialueella

19.5.2015 Valtio Expo, Maileena Tervaportti 9

Seurantakohteiden

ylläpito

Seurantakohteiden

ylläpito

Käyttöomaisuus-

kirjanpito

KOM-kohteiden

perustaminen ja

ylläpitäminen

Tuloarvioiden ja

määrärahojen

ylläpito,

jakopäätösten

arkistointi

Validointisääntöjen

ylläpito

Kauden vaihteen

tehtävät

Kirjanpidon teknisen

oikeellisuuden

tarkastaminen

Muistiotositteiden

käsittely

Pääkirjanpito ja

tilinpäätös

Luovutettujen /

romutettujen /

siirrettyjen esineiden

ylläpito

Saapuvien

kirjanpitoaineistojen

käsittely

Varainhoito-

vuodenvaihteen

tehtävät

Suunnitelmista

tuloksiin

Kauden vaihteen

tehtävät

Sisäisten budjettien

ylläpito

Menotositteiden

tiliöinti

Jakopalkka-ajot

Lisäpalvelut

Toteutettu selvitys 12/2014 – 03/2015

Kirjanpitoyksiköiden haastattelut


Kirjanpitoyksiköiden haastattelujen tavoite

Nykytila

• Kirjanpidon kokonaiskuva • Yhteistyön käytännöt Palkeiden kanssa

Työnjaon toimivuus

• Kirjanpitoyksikön kirjanpidon tehtävien läpikäynti ja Palkeiden palvelut

• Päällekkäisyyksien kartoitus

Tulevaisuus

• Miten kirjanpitoa voidaan sujuvoittaa toimintatapoja kehittämällä?

• Mitä tehtäviä voidaan siirtää Palkeisiin?


Haastattelut (12 kirjanpitoyksikköä)

• Tausta-aineistona käytettiin htv- ja tuottavuuskyselyn tuloksia,

Palkeiden palvelusopimuksia ja vastuunjakotaulukoita, Kiekusta

saatavia tietoja työajan kohdistumisesta kirjanpitoon sekä Palkeiden

asiakaskohtaisia htv-tietoja.

• Käytiin kokonaisvaltaisesti läpi kirjauksesta tilinpäätökseen

prosessialueeseen kohdistuvaa työtä (myös kirjanpitoyksikön omat

järjestelmät), kehittämismahdollisuuksia, kokemuksia

palvelukeskusyhteistyön toimivuudesta ja siihen kohdistuvista

toiveista.

• Haastatteluihin osallistuivat sekä talousjohto että kirjanpidon

prosessissa työskentelevät.

• Osa kirjanpitoyksiköistä Kiekun käyttäjiä ja osa ei, osalla Palkeiden

käyttöaste korkea ja osalla alhainen.


Haastatteluissa esiin nousseita asioita (1)

Palkeiden ja kirjanpitoyksikön yhteistyö

• Kokemukset Palkeiden työn laadusta ja osaamisesta vaihtelee

• Palkeiden ja kirjanpitoyksikön välisessä yhteistyön laadussa ja

tasossa eroja

• AT:n käyttö yhteydenpitovälineenä hankalaa

• Tiedon kulku Palkeissa talous- ja henkilöstöhallinnon välillä sekä

prosessialueiden kesken vaihtelee

• Hyvien käytäntöjen vähäinen levitys Palkeiden sisällä

• Kirjanpitoyksiköillä ei ole tiedossa Palkeiden kirjanpitoaineistolle

tekemät tarkistukset

• Määrärahojen jakopäätökset välillä kateissa



Mitä voitaisiin siirtää Palkeisiin

• Muistiotositteiden laadinta suuremmassa määrin

• Tasetilien täsmäytys ja tase-erittelyiden selvittely

• Tiliöinnit (tiliöintipalvelun käyttöönotto)

Mitä voitaisiin siirtää Palkeisiin (muut prosessit)

• Matka- ja kululaskujen tarkastus

• Viitteettömien suoritusten selvittely



Muuta

• Tiliöintikoodien ja -mallien sekä sopimuskohdistuksen käytön

lisääminen

• Kulutusmenojen budjetoinnin ja seurannan keskittäminen

kirjanpitoyksikössä

• Asiakasrekisterin, nimikerekisterin ja toimittajarekisterin ylläpidon

laadun parantaminen

• Kirjanpitoyksiköillä tarve saada lisäaikaa osto- ja myyntireskontrien

aikatauluihin


Kehittämisehdotukset ja niiden toimeenpano


Palkeissa toteutettavat toimenpiteet (1)

• Koulutustarpeiden selvitys ja tarpeisiin vastaavan koulutuksen

lisääminen

• Palvelusopimusten vastuunjakotaulukoiden noudattaminen

• Yhteistyön tiivistäminen kirjanpitoyksikön kanssa

• Päällekkäisten tarkistusten poistaminen

- Palkeet tehnyt listauksen tarkistuksista

- Palkeiden laadunvarmistus tarkistustyössä

- Palkeet tiedottaa tehtävistä tarkistuksista kirjanpitoyksiköille

• Palvelukanavien käytön uudistaminen


Palkeissa toteutettavat toimenpiteet (2)

• Tiedonkulun parantaminen ja hyvien käytäntöjen levittäminen

- Palkeet kehittää ja varmistaa sisäisen tiedonkulun talous- ja

henkilöstöhallinnon ja eri prosessialueiden välillä

• Tasetilien täsmäytys ja tase-erittelyiden selvittely

- Palkeet hoitaa aina kun mahdollista

• Virheiden korjaamiseen liittyvät muistiotositteet

- Palkeet lisää oma-aloitteista virheiden korjaamista

• Osto- ja myyntireskontrien sulkeminen myöhemmin

• Talousarvioasetusmuutosten perusteella annettavien määräysten

ja ohjeiden noudattaminen

• Nimikerekisterin uudistaminen meneillään


Kirjanpitoyksikössä toteutettavat toimenpiteet

• Palvelusopimusten vastuunjakotaulukoiden noudattaminen

- Kirjanpitoyksikkö ei tarkasta Palkeiden työtä (TaA 69§)

• Yhteistyön tiivistäminen Palkeiden kanssa

- Palkeiden kirjanpitäjä kutsutaan taloushallintoa koskeviin palavereihin

- Kirjanpitoyksikkö varmistaa omalta osaltaan tiedonkulun

• Talousarvioasetusmuutoksien perusteella annettavien määräysten ja

ohjeiden noudattaminen

• Kirjanpidon laadun kehittäminen mm. seuraavilla toimenpiteillä:

- Seurantakohteiden käytön periaatteiden yksinkertaistaminen, budjetoinnin

karkeistaminen, menotositteiden tiliöintityön keskittäminen, ostolaskujen

tiliöintien automatisointi (sopimuskohdistus, tiliöintikoodi)

• Oman taloushallinnon osaamisen kehittäminen kirjanpidosta controller-

toimintaan


Valtiokonttorissa toteutettavat toimenpiteet

• Jakopäätösten käsittelyn sujuvoittaminen

- Valtiokonttori antaa ohjeen jakopäätösten sisällöstä ja jakelusta

- Ohjeessa myös suositus isommista euromääristä (ei montaa

pientä jakopäätöstä samaan tarkoitukseen / samasta

määrärahasta)

- Jakopäätös kirjanpitoyksikkötasolle (ei virastotasolle)

• Määräykset ja ohjeet asetusmuutoksen (1435/2014) johdosta

- Tositteiden hyväksyminen

- Maksuliiketilien käyttö


Kirjauksesta tilinpäätökseen -prosessialueen kehittämisen virstanpylväät


2015 2016 2018

Palkeet vastaa

kirjanpidon tehtävistä ja

oikeellisuudesta

Valtiokonttorin

vastuunjakotaulukoiden

mukaisesti

Kieku-toimintamallissa

yhtenäiset kirjanpidon

palvelut ja vastuunjaot

Valtiokonttori antaa

määräykset ja ohjeet

TaA-muutosten

toimeenpanosta

Kirjanpitoyksiköt

käynnistävät omat

kehittämistoimet

Palkeet käynnistää

kirjanpidon osaamisen

kehittämisen ja muut

kehittämistoimenpiteet

Palkeet jatkaa

kirjanpidon osaamisen

kehittämistä ja muita

kehittämistoimiaan

2017

Valtiokonttori antaa

määräykset ja ohjeet

TaA-muutosten

toimeenpanosta

Kirjanpitoyksiköt jatkavat

omia kehittämistoimiaan

TaA-muutosten

toimeenpano

TaA-muutosten

toimeenpano

Government & Nonprofit

Maileena Tervaportti: Kirjauksesta tilinpäätökseen -prosessin kehittäminen