ProZorro – як створити найкращу

команду

1. РЕЗЮМЕПРОЕКТУ

?Які ключові проблеми держслужби

Окрім низьких зарплат, які не дозволяють втримати висококваліфіковані кадри, ключовими проблемами є:• відсутнє єдине розуміння цілей та задач державної

установи• незацікавленість в залученні лідерів, зневіра у

можливість позитивних змін• націленість на виконання функції, а не на кінцевий

результат• відсутність взаємодії, командної роботи та комунікації

між підрозділами• відсутність планів професійного розвитку

, :Питання на які мишукали відповіді

• Як залучати працівників в команду?– Хто може зацікавитись роботою в держ. органах?– Чому люди мають іти на держслужбу зараз?

• Як забезпечити ефективне виконання цілей?– Як має бути організована робота?– Як оцінювати її виконання?

• Як зробити “best place to work”?– Що має надавати мотивацію та натхнення?– Чому люди мають пишатись своєю роботою?

Відповідьмишукали за допомогоюконцепції High Performance Team (HP ) / побудови Т

Високорезультативної Команди

МОДЕЛЬ КОМПЕТЕНЦІЙ ProZorro Модель компетенції - це набір вимог до поведінки, що виставляються до співробітників організації на певних посадах з урахуванням стратегічних цілей організації. Компетенціями користуються для всіх HR процесів, тому що це загальноприйнятна мова для всіх.

Технічні /функціональні

компетенції

Особисті навички та

вміння

Soft skills

/

не функціональні компетенції

ЧОМУ? Візія, стратегія, цілі

Лідери та лінійні

менеджери

Лідери та лінійні керівники – рольові моделі

в управлінні організацієюКультура

організації

Процесита організаційна

структура

Зовнішні стейкхолдери

ProZorro Високорезультати

вна команда

Бізнес, інші державні

структури, суспільство

Цінності, символи, історії, ритуали та

переконання, комунікації, взаємодія.

Інтегрована модель

управління персоналом

Професійні навички

Введення на посаду та

адаптація

Управління досвідом та

розвиток

Пошук та рекрутинг

Визнання

УПРАВЛІННЯ ЕФЕКТИВНІСТЮ

ЦінностіКомпетенції

Культура

1

2

34

5ЗАЛУЧЕНИЙ та МОТИВОВАНИЙ ПЕРСОНАЛ

ВИСОКІ РЕЗУЛЬТАТИ

Базисом стало переосмислення стратегії

– Арезультатом HR-модель, яка є робочоюта …наповнена практичними інструментами

( )Планування на рік

Розвиток

Кадрова робота ( -бек офіс)

Стратегічні цілі ProZorro нарік

Навчання Побудова

ефективнихкоманд

Звільнення Аналіз

причин

Кадровеадміністрування Оплата праці Облік робочогочасу Звітність

Підтримка ресурсного

стануСамопізнання

Стратегії командна рік

Будинок стратегій ProZorro• Візія• Стратегічні напрямки

• Цінності• Стейкхолдери

Індивідуальнізавдання

поЦілях поКомпетенціях

Управлінняефективністю

Оцінка

Зворотній’зв язок

Визнання тавинагорода

' Кар єрне зростанняСамооцінкаЩорічнаоцінка

поЦілях поКомпетенціях

Розвиток покомпетенціях

ЛідерствоПрофесійністьВзаємодія

“Експорт” культури

Підготовка“десанту”

Підтримка' зв язку з

alumni

Обміндосвідом

Проведенн янавчання

Набір

Введеннянапосаду

Створення бренду

роботодавця Пошук та

відбіркандидатів

Забезпеченн якадровогорезерву

Миотримали відповіді на наші питання• Як залучати працівників в команду?

– Амбітна молодь, яка прагне самореалізації та бажає отримати досвід та контакти для подальшого розвитку

– Участь у проектах, які дозволять отримати практичний досвід, що можна застосовувати поза межами держслужби

• Як забезпечити ефективне виконання цілей?– Треба мати амбітні стратегічні цілі та практичну стратегію їх

реалізації на рік. Чим більше візуалу та метафор – тим краще

– Має бути якомога менше ієрархій, а керівники мають сповідувати неформальне лідерство – проектний підхід як основа роботи

– Система оцінки по цілям і компетенціям має бути регулярною та закінчуватись планом розвитку

• Як зробити “best place to work”?– Віддати прийняття рішень і відповідальність людям– Забезпечити хороший настрій та позитив

2. ДЕТАЛЬНА ІСТОРІЯ ІЗПРИКЛАДАМИ

Якмице зробили• Створили базис для побудови сучасної команди у

державній інституції:– Провели аналіз поточної ситуації– Визначили візію команди та стратегію розвитку, як основу роботи

Департаменту державних закупівель та ДП Прозорро– Сформували цінності та принципи роботи команди

• Розробили підходи до наступних процесів:– Стратегічне планування на рік та індивідуальні плани розвитку– Оцінка ефективності виконання стратегічних планів– Мотивація, індивідуальний розвиток та розбудова компетенцій– Рекрутинг та адаптація

• Визначили інструменти:– Стратегічні КРІ– Визначення сильних/слабких сторін на основі матриці компетенцій– Типи особистостей, командна взаємодія, зворотній зв’язок

►Департамент та ДП Прозорро тісно взаємодіють►Постановка цілей та розподіл обов’язків на базовому рівні►Доступність керівників, швидко приймаються рішення►Приємна атмосфера та можливість висловлювати свою точку зору►Закладена основа ціннісної бази як такої що об'єднує команду

П очали з As-Is …аналізу

►Нечіткі структури та процеси, в тому числі HR-процеси►Система оцінки професійної діяльності на початковому етапі та потребує формалізації та вдосконалення►Розподіл на стару та нову команду ще досі існує►Нерегулярні комунікації►Постановка довгострокових цілей

►Надихаючі місія, бачення та цінності►Впровадження нової HR-моделі ►Створення культури саморозвитку та розвитку лідерів►Персональний розвиток працівників шляхом коучингу від старших колег, ротації, оцінки та самооцінки, персональних планів розвитку►Програма введення працівників на посаду►Прозора система оцінки ефективності працівників

Що поки не працює?Що працює?

Що можливо?Чого бракує?►Визначених місії, бачення та цінностей►Зрозумілої структури розподілу обов’язків►Системи оцінки ефективності, пов’язаної з винагородою►Справедливої компенсаційної стратегії►Розуміння можливостей подальшого професійного розвитку та системи персонального розвитку►Систематизації знань департаменту (процеси, взаємодія, практики управління проектами та ін.)

… HPO…та розглянули кожну компоненту

Зникає ієрархічність та авторитарність, вітається доступність до керівників та їх відкритість до спілкування

Лідери та керівники розуміють вплив своєї поведінки на ефективність організації

Бажання керівництва розвивати команду вітаються

Управлінська команда чітко будує, узгоджує та комунікує цілі та довгострокове бачення

Є відчуття та думки, що рішення приймаються невеликою групою керівників та не доносяться вниз або доносяться фрагментарно

Управлінська команда інвестує зусилля та час для того, щоб підтримувати бажану культуру

Лідери та лінійні керівники

ВІД ДО

… і так компонента за компонентою

…Далі ми збудували стратегічний будинок

… визначили екосистему

та переформулювалицінності

Цінності, що надихають#1 Відкритість «Всі бачать все»Ми нічого не приховуємо, відкрито обговорюємо складні ситуації та разом шукаємо шляхи їх вирішення. Ми вміємо вибачатися. Ми віримо в обмін знаннями та ділимося своїми досягненнями, щоб інші могли скористатись нашим прикладом.

– "Конфлікти" прозорі та не замовчуються. – Не хочемо пліткувати та обговорювати щось в

кулуарах– Нічого не ховаємо– Відкрито обговорюємо складні ситуації

#2 Розвиток «Лупайте сю скалу»Ми готові змінюватись. Ми шукаємо нові, більш ефективні та нестандартні рішення. Нам цікаво вчитися та пізнавати щось нове. Ми не хочемо зупинятись на досягнутому. Ми прагнемо щодня ставати краще ніж були вчора.

#3 Відповідальність «Хто як не ми? Коли як не зараз?»Не помиляється той, хто нічого не робить. Ми не боїмося діяти, і це для нас важливіше за розмови. Ми приймаємо власні рішення та не ховаємось за спини інших. Ми хочемо бути взірцем для команди, для міністерства, для країни.

#4 Командність  «Один за всіх та всі за одного»Ми всі рівні. Ми цінуємо в кожному особистість і віримо, що разом ми можемо досягнути більшого. В нашому оркестрі кожний грає важливу роль. Ми не надягаємо масок, і є самі собою.

#5 Результативність«Тримати темп змін»Ми вміємо мріяти та реалізовувати ці мрії. Для нас ентузіазм важливіший за досвід, а маленькі досягнення – за великі задуми. Ми вміємо створювати коаліції та знаходити однодумців бо разом ми дивуємо.

2017 Потім пішли у стратегічні цілі на рік

... каскадували їх на проекти в рамках ініціатив

… і визначили та каскадували індивідуальні цілі

Вкінці ми ретельно прописаликомпетенції

Робота зінформаціє

ю

Робота із завданнями та цілями

Управління людьми

Розбудова ефективних взаємовідно

син

Особистаефективніст

ь• Вміння

аналізувати

• Вміння бачити велику картинку

• Планування та узгодження

• Творчість та Інноваційність

• Вміння стратегічно мислити

• Ефективне виконання

• Вміння вирішувати проблему

• Орієнтація на досягнення результату

• Управління змінами

• Управління проектами

• Якісне прийняття рішень

• Вміння мотивувати та надихати

• Розбудова продуктивної команди

• Розвиток підлеглих/колег

• Вміння спрямовувати

• Заохочувати залученість

• Вміння делегувати

• Вміння будувати довірливі стосунки

• Вміння співпрацювати

• Здібність переконувати

• Управління конфліктами

• Клієнтоорієнтованість та робота зі стейкхолдерами

• Керування двозначністю

• Демонструвати самоусвідомлення

• Саморозвиток

• Ресурсність

• Ситуативна гнучкість

• Сміливість

• Терпимість та витриманість

Загальні компетенції Prozorro

… та навчились планувати розвиток

Саме розвитокмає стати головноюмотивацією !нового держслужбовця

S - Specific - конкретна

Ім'я працівника M - Measurable - вимірювана

Ім'я керівника A - Achievable & Aspirational - досяжна і надихаюча

Заповнено R - Relevant - релевантна

Перегляди T - Time bounded - визначена в часі

Компетенції Сильні/Слабкі Канали та джерела Критерії виконання Терміни Коментар

3.1. Вміння мотивувати та надихати СИЛЬНІ РОЗВИТОК НА

РОБОЧОМУ МІСЦІ Прочитати "Емоційний інтелект" 31.03.2017

3.1. Вміння мотивувати та надихати СИЛЬНІ САМООСВІТА Визначити та втілити 2 нові звички до кінця року 31.12.2017

5.3. Ресурсність СЛАБКІ ТРЕНІНГИ Попрацювати над емоційним інтелектом. 31.03.2017

3.4. Вміння спрямовувати СЛАБКІ РОЗВИТОК НА РОБОЧОМУ МІСЦІ

Практикувати сендвіч. знайти когось, в кого це добре виходить і попросити нагадувати мені 30.06.2017

5.2. Саморозвиток СИЛЬНІ САМООСВІТА Розібратись з загальною теорією еволюції. прочитати двотомник Маркова 31.03.2017

5.2. Саморозвиток СИЛЬНІ САМООСВІТА Англійська. Додивитись Suits з англійськими субтитрами, подивитись House of lies з субтитрами 31.03.2017

Коментарі працівника щодо виконання поставлених цілей

Коментарі керівника щодо виконання працівником поставлених цілей

Загальна оцінка працівника за результатами діяльності протягом року

:Висновки в загальному контекстіЗагальний підхід HPO Prozorro

Головне – це процеси Головне – це люди

Нам потрібний єдиний глобальний підхід

Нам потрібно багато маленьких успішних проектів

Треба спочатку прийняти Закон Треба спочатку зробити пілот

Треба врегулювати відносини Треба дати людям свободу

Ієрархія має бути чітко врегульована Ієрархія має бути мінімальною

Фокус на HR (держсекретар) Фокус на лінійного керівника

Треба врегулювати рекрутинг і звільнення

Треба спростити рекрутинг і звільнення

«Вам донесуть, що робити» «Ваша думка дуже важлива»

Керівництво – це директиви і контроль

Керівництво – це натхнення та зворотній зв’язок

Особиста мотивація – це гроші Особиста мотивація – це розвиток

3. !МИЦЕЗРОБИЛИ

Миотримали купу позитиву

… справді добре попрацювали

• World Україна вигралаProcurement Award та OGP Award 2016

• Україну включено в рекомендовані моделі

електронних закупівельЄБРР

• Реформу закупівель визнано найуспішнішою

реформоюминулого рокуНРР

• ProZorro визначеноshowcase & learning project

Open світової ініціативиContracting Partnership

… сформували чудову команду

Цебула комплексна та цікаваробота

• Лінійні керівники були цільовою аудиторією проекту• Основні принципи: співпраця та залучення керівників на всіх

етапах, робота із інтегрованою системою управління персоналом – у фокусі всі HR процеси

• Проведено 8+ навчально-практичних семінарів (Поняття HPO, Цінності та компетенції, Оцінка ефективності, Взаємодія в команді, Навички управління людьми, Сильні сторони …)

• Поточні HR-процеси швидко вбудовувались в загальну логіку HPO, тестувались всі концепції по ходу, створювалась культуру постійного вдосконалення

• Побудова HPO та процесів управління людьми було пріоритетом №1 для ключових керівників

• Коучинг та персональне консультування ми отримали як бонус

, Мидякуємо всім хто допомагав нам зProzorro

Дякую за

увагу