Embed Size (px)
Citation preview
Valtion hankintatoimen digitalisointi –tavoitteet ja toteutus
Valtio Expo 17.5.2016
budjettineuvos Tomi Hytönenerityisasiantuntija Tero Meltti
Valtion hankintatoimen digitalisointi – tavoitteet ja toteutus
‒ Miksi valtion hankintatoimea tulee kehittää?
‒ Mitä valtion hankintojen digitalisoinnin tavoitellaan?
‒ Miten valtion hankintojen digitalisointi tullaan toteuttamaan?
Miksi valtion hankintatoimea tulee kehittää?
3
Miksi Valtion hankintatoimea tulee kehittää?
‒ Sipilän hallituksen ohjelma ja JTS v. 2017-2020 (mm. kilpailun lisääminen, uusi hankintalaki, 5 % innovatiiviset hankinnat, prosessien tehostaminen).
‒ Valtion taloushallintostrategian ja Valtion hankintastrategian toimeenpano.
‒ Resurssien johtaminen, jolloin hankinnat keino parantaa toiminnan vaikuttavuutta ja tuloksellisuutta.
‒ Julkisten hankintojen sähköistäminen: ilmoittaminen, tarjouspyynnön julkaisu , tarjousten vastaanottaminen.
‒ Riskinä, että toimittajien ja hankintayksiköiden hallinnollinen taakka kasvaa (mm. poissulkuperusteiden selvittäminen).
‒ Tunnistettu merkittävä potentiaali sekä hankintavolyymissa (5,9 mrd) että prosessissa (293 htv/15 milj.€).
‒ Nykyinen tarjoama, toimintamalli ja välineet epäyhtenäiset ja hajautuneet.
‒ Teknologia mahdollistaa automaation
‒ Runsaasti hyviä ratkaisuja tarjolla
‒ Kansallinen palveluarkkitehtuuri toteutuksessa, Kiekun käyttöönotto valmistumassa
‒ Osa nykyisistä tietojärjestelmistä elinkaaren päässä
Hankintojen kehittäminen strategisena tavoitteena
EU:n julkisiin hankintoihin kohdistuva sääntely vahvistuu
Hankintatoimen tehostaminen ja säästöpaineet
Aikaikkuna hyvä hankintatoimen digitalisaatiolle
Yleiskuva tilanteesta‒ Valtiovarainministeriö on toteuttanut yhdessä Hanselin, Palkeiden
ja Valtiokonttorin kanssa tammi-huhtikuussa 2016 valmisteluvaiheen, jossa valtion hankintojen digitalisoinnin tavoitetila täsmennettiin sekä on määritelty hankkeistettukehittämispolku tavoitetilan saavuttamiseksi. ‒ Valmisteluvaiheessa valtion hankintojen digitalisointi kuvattiin kokonaisuutena, tunnistaen
rinnakkaiset kehittämishankkeet sekä rajaukset. ‒ Valmisteluvaiheessa hyödynnetty mahdollisimman runsaasti aiemmin tehtyjä selvityksiä sekä
kehittämislinjauksia. Osana valmisteluvaihetta toteutettiin yksityisen ja julkisten organisaatioiden benchmarkkaus sekä alustava markkinakartoitus.
‒ Lausuntokierros (15.3.-4.4.) ja esittelytilaisuudet (8.3. ja 16.3.), jonka perusteella tavoitearkkitehtuuria täsmennetty.
‒ Valmisteluvaiheen tuloksena valmistunut Valtion hankintojen tavoitearkkitehtuuri. ‒ Toimii pohjana valtionhallinnon hankintatoimen ja sen välineiden kehittämisen ohjauksessa ja
suunnittelussa.
5
Nykytilanne ja tavoitteet‒Muutostarve suuri: Hankinta
manuaalista, automaatioaste matala, palvelut yhteisiä vain osin, yhteentoimivuus heikko.‒ Vain verkkolaskutuksessa on edetty
laaja-alaisemmin
‒ Hallitusohjelman tavoitteiden saavuttaminen edellyttää valtion hankintatoimea tukevia ja automaatiota mahdollistavia tietojärjestelmäpalveluita, ohjausta sekä toimintatapojen laajaa muuttamista. 6
0,0 %
5,0 %
10,0 %
15,0 %
20,0 %
25,0 %
30,0 %
35,0 %
40,0 %
2015toteuma *)
2016tavoite
2017tavoite
2018tavoite
2019tavoite
2020tavoite
Tilaukselliset Sopimukselliset Tiliöintikoodilliset
Laskut:85 % verkko8 % tilaukselliset2 % sopimuksellisia1 % tiliöintikoodilliset
Valtio HAMA-tavoitteet ja 2015 toteuma
Mitä valtion hankintojen digitalisoinnin tavoitellaan?
7
Tavoitetilassa‒ Valtion hankinnat toteutetaan oikeellisesti, tehokkaasti ja
taloudellisesti edistäen markkinoiden kilpailua toimittajien välillä. ‒ Hankinta on yksinkertaista, yhdenmukaista ja ohjattua. Tilaaminen
on helppoa.‒ Hankintoja tarkastellaan päästä päähän prosessina (suunnittelusta
ja kilpailutuksesta aina hankinnasta maksuun ja raportointiin).‒ Hankintojen digitalisointi tukee valtiokokonaisuuden ja yksittäisten
virastojen toimintaa sekä tuottaa niille säästöjä. ‒ Hankintatoimen automaatioaste on kasvanut ja manuaalityö
vähentynyt. ‒ Valtion hankintojen työnjako konsernitoimijoiden ja
virastotoimijoiden välillä on selkeä ja toimiva.
Valtion hankintojen digitalisoinnin –toteutusohjelman kehittämistoimenpiteiden tuloksena 1/3
1. Valtion hankintatoimea johdetaan konserniohjatusti ja yhtenäisesti.
2. Valtioyhteisen tarjoaman käytön edellytykset ovat lisääntyneet merkittävästi. Tavoite täsmennetään hankintojen tietopohjan analyysin pohjalta.
3. Hankintojen kilpailutusvaihe digitalisoidaan kattavasti ja systemaattisesti. Lokakuuhun 2018 mennessä suurin osa kilpailutuksista toteutetaan sähköisesti.
4. Yritysten ja hankintayksiköiden hallinnollista taakkaa vähennetään automatisoimalla velvoitteidenhoitoon liittyviä tarkistuksia.
9
Valtion hankintojen digitalisoinnin –toteutusohjelman kehittämistoimenpiteiden tuloksena 2/3
5. Kilpailutuksissa hyödynnetään laajasti uusia hankintamenettelyjä, erityisesti dynaamista hankintajärjestelmää.
6. Tilauksesta maksuun prosessin lähtötiedot saadaan vuonna 2019 rakenteisessamuodosta jo kilpailutusvaiheen päätteeksi solmituista sopimuksista.
7. Paremman ja systemaattisemman hankintojen suunnittelun avulla ja valtioyhteisiä hankintapalveluita kehittämällä voidaan vähentää hankintaan käytettävää työpanosta yksittäisissä virastoissa.
10
Valtion hankintojen digitalisoinnin –toteutusohjelman kehittämistoimenpiteiden tuloksena 3/3
8. Uuden tilaustenhallinnan, laskujen kierrätyksen ja maksuliikejärjestämäratkaisun avulla laskujen käsittelyä voidaan merkittävästi automatisoida ja vähentää sekä laskujen käsittelyn kustannuksia että virheitä.
9. Valtion vastikkeettomien menojen käsittely ja maksatus on otettu huomioon uusissa tietojärjestelmäratkaisuissa.
10. Tilattavat palvelut ja tuotteet kootaan keskitetysti yhtenäiseen verkkokauppamaiseen tilauspalveluun, johon kytketään taustalle saumattomasti eri toimittajien omat ratkaisut.
11
Miten valtion hankintojen digitalisointi tullaan toteuttamaan?
12
Miten valtion hankintojen digitalisointi tullaan toteuttamaan?
‒ Valtiovarainministeriö asettaa Valtion hankintojen digitalisoinnin –toteutusohjelman organisoituminen.
‒ Ohjelman tehtävänä on ohjata vastuutoimijoiden kehittämistoimenpiteiden ja toteutusprojektien kokonaisuutta, joka mahdollistaa hankinnasta maksuun prosessialueen, ja siihen liittyvien tietojärjestelmien kehittämisen ja prosessin automaatioasteen merkittävän lisäämisen.
Ohjelman organisoituminen, kehittämistoimenpiteiden ja –projektien organisoituminen ja toteutus.
Ohjelman projektien ja toimenpiteiden vastuuhenkilöt:
14
Hankintojen tietopohjan hyödyntämisen parantaminen
Kirsi Koivusaari Hansel
Valtioyhteisen tarjoaman kehittäminen
Hannu Koivurintavaltiovarainministeriö
Viranomaistietojen automaattiset tarkastukset
kilpailutuksissaTimo Rantanen
Hansel
Sähköisen kilpailutuksen käyttöönotto
Petteri Pohto Hansel
Hankintasuunnitelmien ja Valtion kilpailutuskalenterin
käyttöönottoKirsi Kuuttiniemi
valtiovarainministeriö
Tilaamisen, laskujen kierron ja
maksuliikeratkaisun uudistaminenKati Siikonen
Palkeet
Sopimusten, toimijatiedon ja käyttäjänäkymien
esiselvityksetTero Meltti
valtiovarainministeriö
Ohjelmistorobotiikan käyttöönotto (seuranta
ohjelman kautta)Helena Lappalainen
Palkeet
Tilauksellisten laskujen lisääminen (seuranta
ohjelman kautta)Katja Koskinen
Valtiokonttori
Sopimuskohdistuksen laajentaminen (seuranta
ohjelman kautta)Heidi JortamaValtiokonttori
2016 2017 2018 2019 2020Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4
Hankintojen johtaminen ja kehittäminen
Käyttäjälähtöisyys ja käyttäjänäkymät
Tarpeesta sopimukseen
Tilauksesta maksuun
Toimijoiden ja sopimusten hallinta
Ohjelman ohjaus, hallinta ja viestintä
15
Valtion hankintojen digitalisointi - toteutusohjelman projekti- ja toimenpidekokonaisuudet
valtioyhteinen tarjoamatietopohja
toiminta-malli
yhteisen tarjoaman hankintasähköinen kilpailutus
hankintasuunnitelmat ja kilpailutuskalenteri
Tilaaminen ja laskujen kierto
Sopimuskohdistuksen laajentaminen
Viranomaistietojen tarkastusten automatisointi
esiselvitys
säädösuudistukset
esiselvitys hankinta
käyttäjänäkymät
sopimusten elinkaarenhallinta
toimijatiedon hallinta
käyttäjänäkymät
sopimusten elinkaarenhallinta
toimijatiedon hallinta
Tilauksellisten laskujen lisääminen (aalto 2)Tilauksellisten laskujen lisääminen (aalto1)Ohjelmistorobotiikka
esiselvitys
123
4
5678
9101112
16
17
13
Maksuliikeratkaisun uudistusesiselvitys hankinta14
15
17
Miten Sinä voit osallistua?‒ Tule mukaan ohjelman Yammer-ryhmään: kutsu ryhmään
[email protected]‒ Avoimet työpajat: pe 17.6. klo 9-12, to 25.8. klo 9-12, to
22.9. klo 9-12, to 27.10. klo 9-12, to 24.11. klo 9-12, to 15.12. klo 9-12. Tietoa Yammer-ryhmästä.
‒ Projektikohtaiset ryhmät ja tilaisuudet: kysy vastuuhenkilöltä!‒ Ohjelman verkkosivut: http://vm.fi/hankintojen-digitalisaatio
16
budjettineuvos Tomi HytönenKonsernitoiminnot -yksikköHenkilöstö- ja [email protected]. 0295530279
erityisasiantuntija Tero MelttiKonsernitoiminnot -yksikköHenkilöstö- ja hallintopolitiikkaosasto [email protected]. 0295530770
17
