Hanna Lohijoki, Sontikka IV -seminaari

Liikennevalistusta matkaan lähtijöille

Sontikka IV 22.9.2016

Hanna Lohijoki

Sosiaalihuollon tiedonhallinnan asiantuntija

Kaakkois-Suomen sosiaalialan osaamiskeskus oy Socom

Rahoittaja:

Sisältö • Kansa-koulu-hanke

• Kirjaamisosaamisen kehittäminen

• Toiminta- ja tietomääritysten toimeenpano

Hanna Lohijoki 22.9.2016 2

Kansa-koulu-hanke

• Kansa-koulu-hanke on sosiaalihuollon asiakasasiakirjalain toimeenpanohanke

• Hanke toteutetaan sosiaalialan osaamiskeskusverkostoa hyödyntäen ajalla 1.8.15-30.6.18 • Hanketta hallinnoi Kaakkois-Suomen sosiaalialan osaamiskeskus oy

Socom • Jokaisessa sosiaalialan osaamiskeskuksessa toimii hankkeen

aluekoordinaattori

• Hankkeen rahoittaa Terveyden ja hyvinvoinnin laitos

• Kansa-koulu-hanke koostuu kahdesta kehittämiskokonaisuudesta • Toiminta- ja tietomääritysten toimeenpano • Kirjaamisosaamisen kehittäminen


Kansa-koulu osana sosiaalialan tiedonhallinnan kehittämistä • Sosiaalialan työn edellytyksenä on hyödynnettävä asiakastieto

siellä, missä asiakasta palvellaan

• Sosiaalialan tiedonhallinnan kansallinen kehittämistyö tähtää sosiaali- ja terveydenhuollon yhteisiin tietojärjestelmäpalveluihin • Kanta-palvelut myös sosiaalihuoltoon => asiakastiedot

ammattihenkilöiden käyttöön • Omakanta laajenee vastaamaan sosiaalihuollon tarpeita =>

asiakastiedot myös asiakkaan käyttöön

• Kansa-koulu-hanke tukee sosiaalihuollon Kanta-palveluihin valmistautumista • Kirjaamisvalmennuksella yhdenmukaistetaan sosiaalihuollon

kirjaamiskäytäntöjä ja parannetaan asiakastiedon hyödynnettävyyttä • Sosiaalihuollon palvelutehtäväluokituksen käyttöönotolla ja kansallisten

luokitusten sekä asiakasasiakirjarakenteiden käytöllä vahvistetaan rakenteisuutta asiakastietojärjestelmissä


Toiminta- ja tietomääritysten toimeenpanon tavoitteet

• TP 1 Palvelutehtäväluokituksen käyttöönotto • Sosiaalihuollon palvelutehtäväluokitus otetaan käyttöön

julkisen sosiaalihuollon palvelunjärjestäjänä toimivissa organisaatioissa

• TP 2 Palveluprosessien yhtenäistäminen • Sosiaalihuollon organisaatioiden palveluprosessien kuvaukset

yhtenäistetään kansallisten prosessikuvausten mukaisesti

• TP 3 Asiakasasiakirjojen sisällön yhtenäistäminen • Sosiaalihuollon asiakastietomallin mukaiset

asiakasasiakirjojen (erikseen sovittu rajattu joukko) sisällöt otetaan käyttöön asiakastietojärjestelmissä


Kirjaamisosaamisen kehittämisen tavoitteet • TP 4 Kirjaamisvalmennuksen sisällön tuottaminen

• Sosiaalihuollon henkilöstölle tuotetaan valmennus- ja perehdytysmateriaalia asiakasasiakirjalain vaatimuksista ja määrämuotoisesta kirjaamisesta

• TP 5 Kirjaamisvalmentajien valmennus • Sosiaalipalveluja tuottaviin organisaatioihin valmennetaan

määrämuotoiseen kirjaamiseen ja kansallisen asiakastietomallin käyttöönottoon perehdytettyjä ammattihenkilöitä, jotka vastaavat henkilöstön kirjaamisvalmennuksesta omissa organisaatioissaan

• TP 6 Kirjaamisvalmennusten alueellinen toteutus • Sosiaalihuollon henkilöstölle järjestetään kirjaamisvalmennusta

hankkeessa mukana olleissa sosiaali- ja terveydenhuollon organisaatioissa ja henkilöstön kirjaamisosaamista vahvistetaan


Kirjaamisosaamisen kehittäminen


Kirjaamisvalmennuksella varmuutta liikenteeseen • Kirjaamisvalmennuksen kohderyhmä on sosiaalialan henkilöstö

yksityisissä ja julkisissa organisaatioissa

• Kirjaamisvalmentajien valmennus toteutetaan kahdessa vaiheessa • 1. vaihe: sosiaalitoimistot, kasvatus- ja perheneuvolat,

perheoikeudelliset yksiköt, sosiaalipäivystys, työllistymispalvelut, kunnalliset ja alueelliset lastensuojeluyksiköt, perhetyö ja lapsiperheiden kotipalvelu

• 2. vaihe: hoivapainotteiset toimintayksiköt: asumispalvelut, kotihoito, päivätoiminta, erityishuoltopiirit sekä päihdehuollon yksiköt

• Lisäksi toteutetaan • Ruotsinkielinen valmentajavalmennus • Yksityisille palveluntuottajille kohdennettu valmentajavalmennus

• Kirjaamisvalmennus jalkautuu organisaatioihin kirjaamisvalmentajien välityksellä


Liikennevalistuksen mahdollistaa kirjaamisvalmennusmateriaali

• Kirjaamisvalmennusta varten Kansa-koulu-hankkeessa on tuotettu laaja koulutusmateriaali

• Materiaali koostuu diaesityksistä, videoluennoista ja oheislukemistosta

• Materiaali on kirjaamisvalmentajien käytössä valmennusten toteuttamisessa

• Kirjaamisvalmennusmateriaali on saatavilla Moodlen kautta



Videoluennoissa esiintyvät tietosuojavaltuutettu Reijo

Aarnio, VTT Aino Kääriäinen,

erityisasiantuntija Ulla Tiililä sekä kehittämispäälliköt

Maarit Rötsä ja Erja Ailio.

Kirjaamisvalmennus-materiaalissa

käsitellään kattavasti asiakastyön

dokumentoinnin eri näkökulmia!

Liikennevalistusta levittämässä


Kirjaamisvalmentajien valmennus, 1. vaihe • Kirjaamisvalmentajien valmennuksen 1. vaihe on

käynnistynyt syyskuussa 2016

• Huhtikuuhun 2017 mennessä valmentajavalmennus toteutetaan yhteensä 24 paikkakunnalla

• Valmentajavalmennuksen pituus on 4 työpäivää • Lisäksi ennakko- ja välitehtävät 2 työpäivää

• Koulutuskokonaisuutta ja kirjaamisvalmennusmateriaalia pilotoitiin Espoossa keväällä 2016

• Espooseen on syyskuussa 2016 valmistunut 20 ensimmäistä kirjaamisvalmentajaa



Rovaniemi Oulu Kokkola Vaasa Seinäjoki Jyväskylä Pori Tampere Hämeenlinna Turku

Kajaani Iisalmi Kuopio Joensuu Mikkeli Lappeenranta Kouvola Lahti Porvoo Järvenpää Helsinki Espoo Vantaa Lohja

26 37 17 8 30 38 24 36 44 51

9 11 21 19 7 17 20 24 10 36 90 20 30 15

640 tulevaa

kirjaamisvalmentajaa

Kirjaamisvalmentajien valmennuksen kokonaisuus

14 Hanna Lohijoki 22.9.2016

1. päivä: • Kirjaamisvalmentajien valmennuksen ja

Kansa-koulu-hankkeen esittely • Sosiaalihuollon kirjaamisen perusperiaatteet • Kirjaamisen etiikka ja asiakaslähtöisyys • Määrämuotoinen kirjaaminen • Sosiaalipalvelujen luokitus ja sosiaalihuollon

asiakastietomalli

3. päivä: • Kirjaamisen käytännöt • Kirjaamisen erityispiirteet sosiaalihuollon

palvelutehtävissä • Kieli sosiaalihuollon kirjauksissa • Sosiaalialan tiedonhallinnan sanasto • Kansa-hanke ja sosiaalihuollon Kanta-palvelut • Sosiaali- ja terveydenhuollon kansallinen

kokonaisarkkitehtuuri

4. päivä: • Koulutuskokonaisuuden yhteenveto • Kirjaamisvalmennusten järjestäminen • Kirjaamisosaamisen jalkauttaminen ja

motivointi • Palautekeskustelu

2. päivä: • Asiakasasiakirjalaki: asiakastietojen

kirjaaminen monialaisessa yhteistyössä ja kirjattavat asiakastiedot

• Sosiaalihuollon asiakastietomallin ja luokitusten käyttö

• Tietosuoja • Tietoturva • Osallistava kirjaaminen


Kirjaamisvalmentajien valmennuksen 2. vaihe • Kirjaamisvalmentajien valmennuksen 2. vaihe

toteutetaan vuonna 2017 • Tavoitteena aikaistaa valmentajavalmennuksen aloitus

huhtikuuhun 2017

• Ilmoittautuminen käynnistyy alkuvuodesta 2017

• Sisällöllisesti toisessa vaiheessa painotetaan sosiaali- ja terveydenhuollon rajapinnalla tapahtuvan kirjaamisen erityiskysymyksiä

• Koulutuksen laajuus tulee olemaan sama kuin 1. vaiheessa


Liikennevalistusta myös ruotsiksi • Ruotsinkielinen kirjaamisvalmentajien valmennus

toteutetaan syksyllä 2017

• Alustavan suunnitelman mukaan valmentajavalmennus toteutetaan kahdella paikkakunnalla • Vaihtoehtoina Helsinki, Turku ja Vaasa

• Ruotsinkielisten valmentajien tarpeesta on tehty kysely kesällä 2016 ja kartoitusta jatketaan loppusyksystä

• Haasteena on ruotsinkielisen lähdemateriaalin vähyys ja sen aiheuttama tarve laajalle käännöstyölle


Kirjaamisvalmentajien valmennus yksityisille palveluntuottajille • Yksityisillä lastensuojeluyksiköillä on mahdollisuus

ilmoittaa kirjaamisvalmentajia valmentajavalmennuksen 1. vaiheeseen

• Laajempi yksityisille palveluntuottajille tarkoitettu kirjaamisvalmentajien valmennus toteutetaan 2. vaiheen yhteydessä


Liikennevalistus jalkautuu • Kirjaamisvalmentajien toteuttamat alueelliset

kirjaamiskoulutukset käynnistyvät valmentajavalmennuksen jälkeen

• Kirjaamisvalmentajat järjestävät kirjaamiskoulutukset omissa organisaatioissaan

• Organisaatiot päättävät, miten laajat kirjaamiskoulutukset henkilöstölleen järjestävät

• Valmentajien käyttöön suunnitellaan kaksi vaihtoehtoista valmennuskokonaisuutta

• Kaksi puolikasta päivää tai kaksi kokonaista päivää

• Aluekoordinaattorit ovat kirjaamisvalmentajien tukena

• Kirjaamisvalmentajista muodostuu alueellinen verkosto, joka tukee kirjaamisosaamisen ylläpitoa ja edelleen kehittämistä


Toiminta- ja tietomääritysten toimeenpano


Pilotit osana liikennevalistusta • Toiminta- ja tietomääritysten

toimeenpanon kehittämiskokonaisuuteen on valittu 7 pilottia

• Lastensuojelu: • Jyväskylä 2/16 – 2/17, Effica YPH • Turku, 2/16 – 12/16, Effica YPH • Vaasa, 2/16 – 2/17, Abilita

• Lapsiperheiden palvelut: • Eksote 2/16 – 2/17, Effica YPH • Päijät-Hämeen maakunta, 2/16 – 4/17,

Effica YPH

• Omaishoidon tuki: • Ylä-Savon SOTE kuntayhtymä, 2/16 –

2/17, Pegasos

• Koko palvelutehtäväluokitus: • Oulunkaaren kuntayhtymä, 2/16 –

4/17, Pro Consona, Effica Kotihoito


Pilotoinnin vaiheet ja tehtävät • Kuvataan sosiaalihuollon palvelutehtävien ja sosiaalipalvelujen

nykytila ja kartoitetaan palveluprosessikuvaukset sekä käytettävät asiakasasiakirjat

• Selvitetään, miten käytössä olevat asiakastietojärjestelmät täyttävät asiakasasiakirjalain ja sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston I-vaiheen vaatimukset

• Suunnitellaan toiminnalliset ja asiakastietojärjestelmään tehtävät muutokset

• Viedään palvelutehtäväluokitus asiakastietojärjestelmään • Määritellään käyttöoikeudet palvelutehtävien, työtehtävien ja

tulevan THL:n määräyksen mukaisesti

• Muodostetaan sosiaalihuollon henkilörekisteri asiakasasiakirjalain edellyttämällä tavalla 21


Valmistautumisen apuna nykytilan kartoituksen työkalu

• Asiakastietojen tallentamisen nykytilasta kerättyä tietoa voidaan hyödyntää suunniteltaessa toiminnallista ja dokumentointiin liittyvää kehittämistä

• Nykytilan kartoituksen työkalu on kehitetty yhteistyössä pilottien kanssa

• Työkalun avulla on tarkoitus • Listata nyt käytettävät ja tallennettavat asiakasasiakirjat • Selvittää, missä prosessivaiheessa ja palvelutehtävässä tietty

asiakasasiakirja laaditaan • Selvittää onko käytössä itse laadittuja asiakasasiakirjoja • Nostaa esille mikäli jotain valtakunnallisesti määriteltyä

asiakasasiakirjaa ei käytetä

Hanna Lohijoki 22.9.2016

22

22

Nykytilan kartoituksen työkalu käyttöohjeineen julkaistaan Kansa-koulu-hankkeen nettisivuilla syksyn 2016 aikana


Pilottien hyvät käytännöt jakoon • Pilottien päätyttyä keväällä 2017 järjestetään toiminta-

ja tietomääritysten toimeenpanon aluekierros

• Aluekierros toteutetaan yhteistyössä THL:n, STM:n, pilottien ja sosiaalialan osaamiskeskusten kanssa

• Aluekierros on tarkoitettu sosiaalialan johtotehtävissä työskenteleville, yksityisille palveluntuottajille sekä sosiaalihuollon tietojärjestelmien ja tiedonhallinnan parissa työskenteleville

• Kirjaamisvalmentajat kutsutaan aluekierroksen tilaisuuksiin


Kansa-koulu-hankkeen liikennevalistusta 2016 – 2017

• 9/16 – 4/17: Kirjaamisvalmentajien valmennuksen 1. vaihe

• 9/16 alkaen alueelliset kirjaamisvalmennukset

• Syksy 2016 nykytilan kartoituksen työkalu ja käyttöohje

• 4/17 – 12/17: Kirjaamisvalmentajien valmennuksen 2. vaihe

• Kevät 2017: toiminta- ja tietomääritysten toimeenpanon aluekierros

• Syksy 2017: ruotsinkielinen kirjaamisvalmentajien valmennus

• Syksy 2017: yksityisille palveluntuottajille kohdennettu kirjaamisvalmentajien valmennus


www.socom.fi/kansa-koulu • Hankejohtaja

Maarit Hiltunen-Toura Kaakkois-Suomen sosiaalialan osaamiskeskus Oy Socom [email protected] 044 748 5305

• Sosiaalihuollon tiedonhallinnan asiantuntija Toiminta- ja tietomääritysten toimeenpano Teppo Taskinen c/o Itä-Suomen sosiaalialan osaamiskeskus ISO [email protected] 040 717 0314

• Sosiaalihuollon tiedonhallinnan asiantuntija Kirjaamisosaamisen kehittäminen Hanna Lohijoki c/o Varsinais-Suomen sosiaalialan osaamiskeskus Oy Vasso [email protected] 050 467 0905


Health & Medicine

Hanna Lohijoki, Sontikka IV -seminaari