Makalah Tugas analisa

SISTEM INFORMASI PENGGAJIAN PADA PT.SURYA

LAGANG DADA

Makalah dikerjakan karena untuk memenuhin mata kuliah Analisa,

Disusun Oleh :

Muhammad Fadhil

M.Naufal Irfanda

Rahmad Fauzi

AKADEMI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN

KOMPUTER INDONESIA

AMIKI BANDA ACEH 2013/2014

2

DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR……………………………………………………………… i

DAFTAR ISI……………………………………………………………………….. ii

DAFTAR GAMBAR…………………………………………………………...….. vi

DAFTAR TABEL………………………………………….……………..……….. vii

BAB I. PENDAHULUAN ……………………………………………………….. 7

1.1. Latar Belakang……………………………………………………..….... 7

1.2. Permasalahan dan Batasan Masalah………………………………...….. 8

1.3. Tujuan ………………………………………………………………….. 8

1.4. Manfaat ………………………………………………………………… 8

BAB II. TINJAUAN PUSTAKA…………………………………………………. 9

1.1. Konsep Sistem Informasi………………………………………………. 9

1.1.1. Sistem …………………………………………………………... 9

1.1.2. Informasi ……………………………………………………….. 9

1.1.3. Sistem Informasi ……………………………………………….. 9

1.2. Siklus Hidup Pengembangan Sistem …………………………………. 10

1.3. Gaji dan Upah ……………………………………………………….... 12

1.4. Distribusi Gaji dan Upah ……………………………………………... 18

1.5. Pinjaman ……………………………………………………………… 19

1.6. Bonus …………………………………………………………………. 20

1.7. Jabatan ………………………………………………………………... 21

1.7.1. Distribusi Jabatan …………………………………………….... 22

1.7.2. Syarat-syarat Jabatan ………………………………………….. 22

1.8. Tunjangan …………………………………………………………….. 22

1.9. Perancangan Sistem …………………………………………………... 23

1.9.1. Diagram Alir Data ……………………………………………... 23

1.9.2. Kamus Data ……………………………………………………. 25

1.9.3. Basis Data ……………………………………………………... 27

3

1.9.4. Normalisasi ……………………………………………………. 29

1.10. Gambaran Umum Perusahaan ……………………………………... 31

1.10.1. Sejarah Singkat Perusahaan …………………………….……... 31

1.10.2. Struktur Organisasi Perusahaan ………………………….......... 31

BAB III METODOLOGI PENELITIAN ……………………………………… 38

3.1. Metode Analisis Kebutuhan Sistem Informasi ………………….......... 38

3.1.1. Teknik Pengumpulan Data ………………………………….. 38

3.1.2. Analisa Sistem Berjalan …………………………………….. 39

3.2. Metode Perancangan ………………………………………………….. 45

3.2.1. Diagram Konteks dan Data Flow Diagram …………………. 46

3.2.2. Kamus Data …………………………………………………. 48

3.2.3. Perancangan Output ……………………………………….... 49

3.2.4. Perancangan Input …………………………………………... 52

3.2.5. Perancangan Database ……………………………………… 55

3.2.6. User Interface ……………………………………………….. 62

BAB IV HASIL DAN PEBAHASAN …………………………………………. 63

4.1. Hasil ………………………………………………………………….. 53

4.2. Pembahasan …………………………………………………………....71

BAB V KESIMPULAN DAN SARAN …………………………………………75

5.1. Kesimpulan …………………………………………………………… 75

5.2. Saran ………………………………………………………………...... 75

4

DAFTAR GAMBAR

Gambar 2.1. Siklus Hidup Pengembangan Sistem ...............…………………....... 10

Gambar 2.2. Simbol Diagram Aliran Data ……………….…………………….… 24

Gambar 2.3. Normalisasi Sebuah Hubungan …………………..……………….… 26

Gambar 2.4. Struktur Organisasi ……………………………………………….… 31

Gambar 3.1. Formulir Pegawai ……………………………………….……….…. 34

Gambar 3.2. Daftar Pegawai ………………………………………………….….. 35

Gambar 3.3. Kartu Absensi...................................................................................... 36

Gambar 3.4. FOD Sistem Berjalan ……………....……………………………….. 37

Gambar 3.5. Laporan Daftar Gaji …………...……………………………………. 38

Gambar 3.6. Slip Gaji ……………………………….……………………………. 39

Gambar 3.7. Diagram Konteks …………………………………………………… 39

Gambar 3.8. DFD Level 0 …………………………...……………………………. 40

Gambar 3.9. DFD Level 1 Dari Proses 1.0 ……………...…………………………40

Gambar 3.10. DFD Level 1 Dari Proses 2.0 …………………………………….....41

Gambar 3.11. DFD Level 1 Dari Proses 3.0 ……………………………………….41

Gambar 3.12. DFD Level 1 Dari Proses 4.0 …………………………………….…43

Gambar 3.13. Perancangan Laporan Data Pegawai ………………………….…… 43

Gambar 3.14. Perancangan Laporan Daftar Absensi …...………………………… 44

Gambar 3.15. Perancangan Laporan Daftar Lembur ………………………..……. 44

Gambar 3.16. Perancangan Laporan Daftar Penggajian ………………………….. 45

Gambar 3.17. Perancangan Slip Gaji ………….………………………………….. 46

Gambar 3.18. Perancangan Form Input Data Golongan ………………………..… 46

Gambar 3.19. Perancangan Form Input Data Jabatan ……………………….……. 47

Gambar 3.20. Perancangan Form Input Data Pegawai …………………………….48

Gambar 3.21. Perancangan Form Input Daftar Absensi …….……………………. 48

Gambar 3.22. Perancangan Form Input Daftar Lembur ……………………...……55

Gambar 3.23. Relasi Entitas ………………………………………………………..56

Gambar 3.24. User Interface ……………………………………….………………57

5

Gambar 4.1. Login ID ………..…………………………………………………….57

Gambar 4.2. Menu Utama ………………………………………………………….58

Gambar 4.3. Menu Data ……………………………………………………………58

Gambar 4.4. Menu Proses ………………………………………………………….59

Gambar 4.5. Menu Laporan ………………………………………………………..59

Gambar 4.6. Menu Bantuan ………………………………………………………..60

Gambar 4.7. Form Golongan ……………………………………...………………. 60

Gambar 4.8. Form Jabatan ………………………………………………………....61

Gambar 4.9. Form Pegawai ……..……………………………………………..….. 61

Gambar 4.10. Form Daftar Absensi ………………………………………………..62

Gambar 4.11. Form Daftar Lembur ………………………..……………………… 62

Gambar 4.12. Laporan Data Pegawai. ..…………………………………………… 63

Gambar 4.13. Laporan Daftar Absensi …………………………………………..... 63

Gambar 4.14. Laporan Daftar Lembur ………………………………………...….. 64

Gambar 4.15. Laporan Daftar Penggajian …………………………………..…….. 64

Gambar 4.16. Slip Gaji ……………………………………………...…………….. 64

6

DAFTAR TABEL

Tabel 2.1. Simbol-Simbol Basis Data ......................................…………………….26

Tabel 3.1. Tabel Pegawai …………………………………………………………..59

Tabel 3.2. Tabel Golongan …………..………..…………………………………... 56

Tabel 3.3. Tabel Jabatan ……….………….………………………………………. 60

Tabel 3.4. Tabel Absensi ………………….………………………………………. 60

Tabel 3.5. Tabel Lembur ………………………………….………………………. 60

Tabel 3.6. Tabel Gaji …………………………………………………………….... 61

7

8

BAB IPENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang

Gaji merupakan sejumlah uang yang diberikan kepada seseorang baik itu

seorang pegawai atau karyawan sebagai imbalan jasa atas usaha atau kerja yang telah

dilakukannya terhadap perusahaan. Dalam memberikan gaji setiap perusahaan

memiliki sistem yang berbeda-beda. Di mana gaji yang diberikan kepada para tenaga

kerja juga berbeda sesuai dengan jabatan dan tingkat golongannya. Sehingga

bukanlah suatu hal yang mengherankan apabila suatu perusahaan mengalami

kesulitan dalam melakukan perhitungan gaji tenaga kerja tersebut. Hal ini umumnya

disebabkan karena adanya jumlah tenaga kerja yang sangat banyak dan waktu yang

digunakan untuk menghitung gaji sangatlah singkat yang biasanya dilakukan diakhir

bulan.

PT. Surya Lagang Ostentasi Medan adalah salah satu perusahaan distributor

yang bergerak dibidang penjualan minuman ringan Teh Sosro dan Fruit Tea yang

mana pada akhir periode akuntansi (bulan) melakukan proses penggajian kepada para

karyawannya dan membuat laporan gaji sebagai pertanggung jawaban kepada

pimpinan perusahaan. Proses pencatatan dan perhitungan gaji yang diterapkan oleh

perusahaan masih bersifat manual sehingga menyebabkan proses gaji sering

terlambat. Oleh sebab itu perusahaan ini sebenarnya membutuhkan suatu sistem

perhitungan gaji yang cepat dan akurat sehingga proses kerja bagian personalia dan

kasir menjadi lebih efisien.

Berdasarkan uraian di atas maka penulis tertarik untuk melakukan penelitian

bidang penggajian pada sebuah perusahaan dengan memilih judul ‘Sistem Informasi

Penggajian Pada PT. Surya Lagang Ostentasi Medan’.

9

1.2. Permasalahan dan Batasan Masalah

Adapun permasalahan yang dihadapi oleh PT. Surya Lagang Ostentasi Medan

adalah penyusunan laporan penggajian masih manual sehingga lambat dan tidak

efisien, serta menyulitkan pihak keuangan yaitu bagian penggajian untuk membayar

gaji karyawan.

Karena keterbatasan waktu dan mengingat banyaknya permasalahan yang

dihadapi oleh perusahaan maka penulis melakukan pembatasan masalah. Adapun

batasan masalah ini adalah:

1. Pembahasan sistem mencakup data pegawai, proses pencatatan absensi, proses

pencatatan lembur dan proses perhitungan gaji dan PPH pada sebuah perusahaan

dagang.

2. Format database menggunakan Microsoft Access 2000.

3. Perancangan program menggunakan bahasa pemrograman Microsoft Visual

Basic 6.0.

4. Laporan disusun dengan menggunakan Seagate Crystal Report 8.5.

5. Laporan yang dihasilkan adalah data pegawai, data absen, data lembur dan

laporan data penggajian pegawai.

1.3. Tujuan

Adapun tujuan dari penulisan ini adalah merancang suatu sistem informasi

penggajian pada PT. Surya Lagang Ostentasi Medan sehingga membantu pihak

perusahaan untuk menyusun laporan penggajian menjadi cepat dan lebih efisien.

1.4. Manfaat

Adapun manfaat dari penulisan ini adalah jika sistem yang dirancang dapat

diterapkan maka masalah yang dihadapi oleh PT. Surya Lagang Ostentasi Medan

dapat segera terselesaikan yaitu laporan gaji dapat disajikan tepat waktu dan akurat.

BAB IITINJAUAN PUSTAKA

2.1. Konsep Sistem Informasi

2.1.1. Sistem

Sistem adalah sekelompok unsur yang erat berhubungan satu dengan yang

lainnya, yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu. (Erwan Arbie,

2000, 5).

Sistem adalah hubungan atau interaksi yang berlangsung diantara satu kesatuan

ataupun komponen secara teratur sehingga tujuan maupun sasaran sistem dapat

dicapai. (Jogiyanto, HM, 2002, 5)

2.1.2. Informasi

Informasi adalah data yang telah diolah menjadi suatu bentuk yang penting

bagi sipenerima dan mempunyai nilai yang nyata atau yang dapat dirasakan dalam

keputusan-keputusan yang sekarang atau keputusan-keputusan yang akan datang.

(Erwan Arbie, 2000, 6).

Informasi adalah sejumlah data yang telah diproses dengan baik dan berguna

bagi pemakainya. Disebut informasi apabila data tersebut yang telah diproses sesuai

dengan kebutuhan pemakainya. (Jogiyanto. HM, 2002, 11).

2.1.3. Sistem Informasi

Sistem informasi adalah sistem di dalam suatu organisasi yang

mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, membantu dan mendukung

kegiatan operasi, bersifat manajerial dari suatu organisasi dan membantu

mempermudah penyediaan laporan yang diperlukan. (Erwan Arbie, 2000, 35).

Sistem informasi adalah data yang dikumpulkan, dikelompokkan dan diolah

sedemikian rupa sehingga menjadi sebuah satu kesatuan informasi yang saling terkait

dan saling mendukung sehingga menjadi suatu informasi yang berharga bagi yang

menerimanya. (Tafri D. Muhyuzir, 2001, 8).

11

2.2. Siklus Hidup Pengembangan Sistem

Siklus hidup pengembangan sistem (SHPS) adalah pendekatan melalui

beberapa tahap untuk menganalisis dan merancang sistem. Berikut ini adalah gambar

siklus hidup pengembangan sistem dapat dilihat pada gambar 2.1.

Berikut tahap-tahap dalam siklus hidup pengembangan sistem:

1. Mengidentifikasi masalah, peluang dan tujuan

Tahap pertama ini berarti bahwa penganalisis melihat dengan jujur pada apa yang

terjadi didalam bisnis. Kemudian, bersama-sama dengan anggota organisasional

lain, penganalisis menentukan dengan cepat masalah-masalah dengan anggota

organisasi lain, penganalisis menentukan dengan tepat masalah-masalah tersebut.

2. Menentukan syarat-syarat informasi

Tahap berikutnya, penganalisis memasukkan apa saja yang menentukan syarat-

syarat informasi untuk para pemakai yang terlibat. Di antara perangkat-perangkat

yang dipergunakan untuk menetapkan syarat-syarat informasi dalam bisnis

diantaranya ialah menentukan sampel dan memeriksa data mentah, wawancara dan

mengamati perilaku pembuat keputusan dan lingkungan kantor dan prototyping.

3. Menganalisis kebutuhan sistem

Gambar 2.1. Siklus Hidup Pengembangan Sistem

(Sumber: Kenneth. E. Kendall dan Julie. E. Kendall., (1), 2003, 9)

Mengidentifikasi masalah, peluang dan tujuan

2. Menentukan syarat-syarat

3. Menganalisis kebutuhan- kebutuhan sistem

4. Merancang sistem yang direkomondasi

5. Mengembangankan dan mendokumentasi P. lunak

6. Menguji dan mempertahankan sistem

7. Mengimplemantasi danmengevaluasi sistem

12

Tahap berikutnya ialah menganalisis kebutuhan-kebutuhan sistem. Sekali lagi

perangkat dan teknik-teknik tertentu akan membantu penganalisis menentukan

kebutuhan. Perangkat yang dimaksud ialah penggunaan diagram aliran data untuk

menyusun daftar input, proses dan output fungsi bisnis dalam bentuk grafik

terstruktur.

4. Merancang sistem yang direkomendasikan

Dalam tahap ini penganalisa sistem menggunakan informasi-informasi yang

terkumpul sebelumnya untuk mencapai desain sistem informasi yang logik.

Penganalisis merancang prosedur data-entry sedemikian rupa sehingga data yang

dimasukkan ke dalam sistem informasi benar-benar akurat. Selain itu, penganalisis

menggunakan teknik-teknik bentuk dan perancangan layar tertentu untuk menjamin

keefektifan input sistem informasi.

5. Mengembangkan dan mendokumentasikan perangkat lunak

Dalam tahap kelima ini penganalisis bekerja bersama-sama dengan pemrogram

untuk mengembangkan suatu perangkat lunak awal yang diperlukan. Beberapa

teknik terstruktur untuk merancang dan mendokumentasikan perangkat lunak

meliputi rencana struktur, Nassi-Shneiderman charts, dan pseudocode.

6. Menguji dan mempertahankan sistem

Sebelum sistem informasi dapat digunakan, maka harus dilakukan pengujian

terlebih dulu. Akan bisa menghemat biaya bila dapat menangkap adanya masalah

sebelum sistem tersebut ditetapkan. Sebagian pengujian dilakukan oleh pemrogram

sendiri, dan lainnya dilakukan oleh penganalisis sistem. Rangkaian pengujian ini

pertama-tama dijalankan bersama-sama dengan data contoh serta dengan data

aktual dari sistem yang telah ada. Mempertahankan sistem dan dokumentasinya

dimulai di tahap ini dan dilakukan secara rutin selama sistem informasi dijalankan.

7. Mengimplementasikan dan mengevaluasi sistem

Di tahap terakhir ini penganalisis membantu untuk mengimplementasikan sistem

informasi. Tahap ini melibatkan pelatihan bagi pemakai untuk mengendalikan

sistem. Sebagian pelatihan tersebut dilakukan oleh vendor, namun kesalahan

pelatihan merupakan tanggung jawab penganalisis sistem. Selain itu, penganalisis

perlu merencanakan konversi perlahan dari sistem lama ke sistem baru. Evaluasi

yang ditunjukkan sebagai bagian dari tahap terakhir ini biasanya dimaksudkan

13

untuk pembahasan. Sebenarnya, evaluasi dilakukan di setiap tahap. Kriteria utama

yang harus dipenuhi ialah apakah pemakai yang dituju benar-benar menggunakan

sistem. (Kenneth. E. Kendall dan Julie. E. Kendall., (1), 2003 , 11).

2.3. Gaji dan Upah

Gaji merupakan pembayaran atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh

karyawan yang mempunyai jenjang jabatan seperti manajer. (Mulyadi, 2001, 377).

Penggajian dapat diartikan sebagai proses pembayaran upah kepada seseorang

atau individu untuk pengganti hasil kerja atau jasa yang telah dilakukan. Jadi Sistem

penggajian atau kepegawaian adalah sistem yang mencakup seluruh tahap pemrosesan

penggajian pelaporan kepegawaian. (Mulyadi, 2001, 377).

Sistem menyajikan cara-cara penggajian pegawai secara memadai dan akurat,

menghasilkan laporan-laporan penggajian yang diperlukan dan menyajikan informasi

kebutuhan pegawai kepada manajamen. Pemrosesan harus meliputi pengurangan

pajak, potongan tertentu, pelaporan kepada pemerintah dan persyaratan-persyaratan

kepegawaian lainnya. Pemrosesan penggajian merupakan satu kegiatan yang peka

terhadap hukuman denda maupun penjara jika pencatatan yang dibuat tidak memadai.

Sistem yang efisien diperlukan untuk menjaga hubungan baik antara pegawai dan

perusahaan.

Sering sekali gaji dan upah dianggap mempunyai pengertian yang sama oleh

kebanyakan masyarakat. Anggapan ini terjadi mungkin disebabkan karena gaji dan

upah sama-sama merupakan balas jasa yang diberikan kepada karyawannya. Pada

kenyataannya kedua istilah tersebut mempunyai perbedaan.

Perusahaan manufaktur, pembayaran kepada karyawan biasanya dibagi

menjadi 2 golongan yaitu gaji dan upah. Gaji umumnya merupakan pembayaran atas

penyerahan jasa yang dilakukan oleh karyawan yang mempunyai jenjang jabatan

manajer, sedangkan upah umumnya merupakan pembayaran atas penyerahan jasa

yang dilakukan oleh karyawan pelaksana (buruh). Umumnya gaji dibayarkan secara

tetap perbulan, sedangkan upah dibayar berdasarkan hari kerja, jam kerja, atau jumlah

satuan produk yang dihasilkan oleh karyawan.

Menurut undang-undang tenaga kerja no 13 tahun 2003, Bab 1, Pasal 1

berisikan Upah adalah hak pekerja/buruh yang diterima dan dinyatakan dalam bentuk

14

uang sebagai imbalan dari pengusaha atau pemberi kerja kepada pekerja/buruh yang

ditetapkan dan dibayarkan menurut suatu perjanjian kerja, kesepakatan, atau peraturan

perundang undangan, termasuk tunjangan bagi pekerja/buruh dan keluarganya atas

suatu pekerjaan atau jasa yang telah atau akan dilakukan.

Menurut Dewan Penelitian Pengupahan Nasional, memberikan definisi upah

sebagai sebagai berikut upah ialah suatu penerimaan sebagai suatu kerja berfungsi

sebagai suatu jaminan kelangsungan hidup yang layak bagi kemanusiaan dan

produktifitas yang dinyatakan dalam nilai atau bentuk yang ditetapkan menurut suatu

persetujuan Undang-Undang dan peraturan yang dibayarkan atas dasar suatu

perjanjian kerja antara pemberi kerja dengan penerima kerja.

Selanjutnya pengertian gaji dan upah menurut Hadi Purwono adalah sebagai

berikut: Gaji (salary) biasanya dikatakan upah (wages) yang dibayarkan kepada

pimpinan, pengawas, dan tata usaha pegawai kantor atau manajer lainnya. Gaji

umumnya tingkatnya lebih tinggi dari pada pembayaran kepada pekerja upahan. Upah

adalah pembayaran kepada karyawan atau pekerja yang dibayar menurut lamanya jam

kerja dan diberikan kepada mereka yang biasanya tidak mempunyai jaminan untuk

dipekerjakan secara terus-menerus. (Hadi Purwono, 2003, 2).

Dari definisi Gaji dan upah di atas maka dapat disimpulkan bahwa gaji

merupakan pengganti jasa bagi tenaga-tenaga kerja dengan tugas yang sifatnya lebih

konstan. Ditetapkan melalui perhitungan masa yang lebih panjang misalnya bulanan,

triwulan atau tahunan. Sedangkan upah adalah pembayaran atas penyerahan jasa yang

dilakukan oleh karyawan berdasarkan jumlah pekerjaan yang telah diselesaikan

misalnya jumlah unit produksi.

Dalam keputusan Menteri Tenaga Kerja No. 150 Tahun 2001 dan keputusan

Menteri Keuangan tentang PPh pasal 21 tahun 2003, ada dijelaskan mengenai tingkat

upah yang diterima karyawan.

15

Upah yang diterima karyawan dibagi atas beberapa golongan yaitu:

1. Upah harian lepas

Upah yang diterima bila dalam satu hari kerja jika seorang melakukam perkerjaan

yang telah ditentukan. Orang yang bekerja dengan upah harian lepas biasanya

tidak terikat kerja kepada majikan.

2. Upah pegawai tetap

Upah yang diperoleh seorang berdasarkan jangka waktu yang telah ditetapkan

dengan jumlah yang diterimanya pun bersifat tetap sepertu gaji bulanan.

3. Upah borongan

Upah yang diperoleh seseorang sesuai kesepakatan antara pekerja dengan

penyuruh (penyewa) dan besarnya upah yang diterima juga terhantung

kesepekatan diantara dua belah pihak, jenis perkerjaan yang telah disepakati ini

harus selesai dilakukan tanpa turut campur tangan dari pihak penyewah.

4. Upah Honorarium

Upah yang diterima jika perkerjaan dilakukan dan sedangkan jumlahnya

tergantung dari kesepakatan pekerja dengan majikan. Orang yang menerima upah

honorium biasanya tidak terikat kerja dengan majikan.

Masalah pengupahan ini terdapat tiga macam teori upah ekonomi yakni:

1. Teori pasar

Konsep im menganggap bahwa upah ditentukan oleh hasil proses perundingan

antara karyawan sebagai penjual tenaga dengan manajemen sebagai pembelinya.

Jadi tingkat upah yang diterima ditentukan oleh kekuatan penawaran dan

permintaan tenaga kerja. Dalam teori ini buruh diperlakukan sebagai barang.

2. Standar hidup

Teori ini menyatakan bahwa upah harus dapat memberikan jaminan kepada buruh

untuk menikmati hidup dengan layak, dan pengusaha harus memberikan upah

cukup tinggi, memberikan pelayanan lain seperti jaminan hari tua, pendidikan,

tabungan, dan hiburan.

3. Teori kemampuan untuk membayar

Teori ini menganggap bahwa tingkat pembayaran harus didasarkan pada

kemampuan perusahaan untuk membayar. Disini, besar kecilnya upah dipengaruhi

16

oleh laba yang diterima oleh perusahaan. Apabila perusahaan memperoleh laba

besar maka karyawan harus menerima tambahan upah dari keuntungan tersebut.

(Swastha dan Sukotjo 2000, 268).

Besar kecilnya tingkat upah untuk buruh dipengaruhi oleh beberapa faktor

antara lain terdiri dari

1. Pasar tenaga kerja

2. Tingkat upah yang berlaku didaerah yang bersangkutan

3. Tingkat keahlian yang diperlukan

4. Situasi laba perusahaan

5. Peraturan Pemerintah

(Swastha dan Sukotjo 2000, 271).

Informasi yang diperlukan oleh manajemen dari kegiatan penggajian dan

pengupahan antara lain

1. Jurnal biaya gaji dan upah yang menjadi beban perusahaan selama periode

akuntansi tesebut.

2. Jumlah biaya gaji dan upah yang menjadi beban setiap pusat pertanggungjawaban

selama periode akuntansi tersebut.

3. Jumlah gaji dan upah yang diterima setiap karyawan selama periode akuntansi

tertentu.

4. Rincian unsur biaya gaji dan upah yang menjadi beban perusahaan dan setiap pusat

pertanggungjawaban selama periode akuntansi tersebut.

(Mulyadi, 2001, 380).

Terdapat dua jurnal pembukuan pokok yang mencerminkan pengolahan gaji

dan upah.

1. Menunjukkan distribusi biaya gaji dan upah keberbagai perkiraan biaya dan

persediaan.

Persediaan perkerjaan dalam proses Rp. xxxx

Overhead pabrikasi Rp. xxxx

Biaya umum dan administrasi Rp. xxxx

Biaya penjualan Rp. xxxx

17

Gaji dan upah Rp. xxxx

Bagian debet pada pembukuan ini diklasifikasikan menurut jenis biaya dan nomor

departemen dari pegawai yang bersangkutan serta diakumulasikan dengan tujuan

menyiapkan laporan-laporan biaya pelaksanaan kerja departemen.

2. Jurnal pembukuan pokok dalam pengolahan daftar mencerminkan perhitungan gaji

dan upah dan proses penyiapan cek pembayarannya.

Gaji dan upah Rp. xxxx

Utang potongan pajak pen dapatan Rp. xxxx

Utang potongan asuransi tenaga kerja Rp. xxxx

Utang premi asuransi grup

Utang potongan dana pensiun

Utang potongan tabungan

Utang potongan iuran serikat buruh

Kas/Bank

Setelah daftar gaji dan upah selesai disiapkan, jumlah saldo dari masing-masing

perkiraan utang tersebut dibayar dengan cek sendiri-sendiri. Pengkreditan pada

kas/bank merupakan jumlah cheque pembayaran gaji dan upah yang dikeluarkan

untuk semua pegawai. Pendebetan pada perkiraan buku besar pengontrol harus

benar-benar sama dengan jumlah kredit pada perkiraan ini dalam pembukuan

jurnal sebelumnya. (Mulyadi, 2001, 395).

Sasaran sistem pengajian adalah mengembangkan sekumpulan prosedur yang

memungkin perusahaan untuk menarik, menahan dan memotivasi staf yang

diperlukan, serta untuk mengendalikan biaya pembayaran gaji. Karena tidak ada satu

pola yang dapat digunakan secara universal maka prosedur ini harus disesuaikan

dengan kebijakan gaji tiap-tiap organisasi, dan hendaknya didasar atas kebijakan yang

dianggap adil. Oleh karena itu penting sekali agar perusahaan mempunyai suatu

kebijakan penggajian yang terencana yang :

- Bermanfaat untuk sasaran menyeluruh organisasi;

- Disesuaikan dengan struktur keorganisasian sekarang, tetapi memberi kelonggaran

untuk perubahan dan pengembangan ke masa depan;

- Menjamin bahwa jumlah dan mutu staf yang tepat bekerja di perusahaan dan

18

didorong untuk tetap disana;

- Mencapai ekuistas dalam bayaran untuk pekerjaan sama memberikan jenjang

selisih yang pantas antara pekerjaan yang diakui sebagai mempunyai nilai relatif

yang berlainan;

- Dikomunikasikan secara efektif;

- Meminumkan waktu pengurusanny serta mudah dimengerti;

- Menjaga biaya gaji pada suatu tingkat yang membuat seimbang ganjaran pantas

dengan lokasi anggaran yang masuk akal;

- Mempunyai cukup fleksibiltas untuk dapat disesuaikan dengan tuntutan keadaan

khusus seperti perubahan dalam kebijakan pendapatan atau dalam skala yang lebih

kecil, perubahan dalam kedudukan pasar relatif mengenai jenis-jenis karyawan

tertentu. (Michael Armstrong dan Helen Murlis, 1995, 13)

Sistem penggajian dan pengupahan adalah jaringan prosedur yang terdiri dari

sebagai berikut :

1. Prosedur pencatatan waktu hadir.

Prosedur ini bertujuan untuk mencatat waktu hadir karyawan. Pencatatan waktu

hadir ini diselenggarakan oleh fungsi pencatat waktu dengan mengunakan daftar

hadir pada pintu masuk kantor adninistrasi atau pabrik. Pencatatan waktu hadir

karyawan ini diselenggarakan untuk menentukan gaji dan upah karyawan.

2. Prosedur pencatat waktu kerja.

Dalam perusahaan manufaktur yang produksinya berdasarkan pesanan, pencatat

waktu kerja diperlukan bagi karyawan yang berkerja di fungsi produksi untuk

keperluan distribusi biaya dan upah karyawan kepada produk atau pesanan yang

menikmati jasa karyawan tersebut. Jika misalnya seorang karyawan pabrik hadir

ke perusahaan selama 7 jam dalam suatu hari kerja, jumlah jam hadir tersebut

dirinci menjadi waktu kerja dalam tiap-tiap pesanan yang dikerjakan. Dengan

demikian waktu kerja ini dipakai sebagai dasar pembebanan biaya tenaga kerja

langsung kepada produk yang diproduksi.

3. Prosedur pembuatan daftar gaji.

Dalam prosedur ini fungsi pembuat daftar gaji dan upah membuat daftar gaji dan

upah karyawan. Data yang dipakai sebagai dasar pembuatan daftar gaji adalah

19

surat-surat keputusan mengenai pengankatan karyawan baru, kenaikan pangkat,

penurunan pangkat, pemberhentian karyawan, daftar gaji bulan sebelumnya dan

daftar hadir.

4. Prosedur distribusi biaya gaji.

Dalam prosedur ditribusi biaya gaji dan upah, biaya tenaga kerja didistribusikan

kepada departemen-departemen yang menikmati manfaat tenaga kerja. Distribusi

biaya tenaga kerja ini dimaksud untuk pengendalian biaya dan perhitungan harga

pokok produk.

5. Prosedur pembayaran gaji.

Prosedur pembayaran gaji dan upah melibatkan fungsi akuntansi dan fungsi

keuangan. Fungsi akuntansi membuat perintah pengeluaran kas kepada fungsi

keuangan untuk menulis cek guna pembayaran gaji dan upah. Fungsi keuangan

kemudian menguangkan cek tersebut ke bank dan memasukan uang ke amplop

gaji dan upah. Jika jumlah karyawan perusahaan banyak. Pembagian amplop dan

upah dapat dilakukan dengan membagikan cek gaji dan upah kepada karyawan.

(Mulyadi, 2001, 385).

2.4. Distribusi Gaji dan Upah

Untuk mendistribusikan gaji dan upah, pertama dilakukan penyusunan daftar

gaji. Daftar gaji dan daftar upah yang berfungsi sebagai jurnal gaji dan upah disusun

dengan tiga metode yang terdiri dari:

1. Metode tangan (pen and ink)

Langkah-langkah untuk menyusun daftar gaji dan upah dapat dipisahkan menjadi

dua bagian yaitu

a. Langkah persiapan

Bagian gaji dan upah menerima catatan waktu hadir dan waktu kerja.

Kemudian catatan waktu hadir digunakan sebagai dasar untuk menyusun daftar

gaji dan upah.

b. Langkah penyusunan

Bagian gaji dan upah mencatat nama karyawan dan jam kerja (biasa dan

lembur) dalam daftar gaji. Sumber datanya adalah catatan waktu hadir.

Kemudian mencatat tarif gaji atau upah dari daftar tarif dan mengalikannya

20

dengan lama kerja.

Pekerjaan mencatat dan menghitung angka-angka dalam daftar gaji dilakukan

dengan tangan atau mesin ketik.Sesudah daftar gaji selesai dibuat, berikutnya

adalah membuat formulir-formulir gaji berikut ini:

a. Cek gaji atau amplop gaji berisi nama dan gaji bersih karyawan.

b. Laporan gaji karyawan, berisi nomor karyawan, nama karyawan, gaji

kotor, tunjangan, potongan dan gaji bersih.

c. Catatan gaji karyawan (Pegawai’s earning record).

d. Pencatatan jurnal

a. Gaji dan upah Rp. xxx

b. Potongan-potongan Rp. xxx

c. Hutang gaji dan upah Rp. xxx

2. Posting langsung (direct posting) dengan mesin atau payroll board

Proses perhitungan daftar gaji dan upah dengan mengunakan mesin penghitung

khusus. Penyusunan daftar gaji dengan cara tangan (pen and ink) berakibat adanya

penulisan hal yang sama berulang-ulang. Misalnya nama karyawan, nomor kartu

hadir. Untuk menghindari cara yang berulang-ulang ini maka dapat digunakan

dengan metode mesin atau payroll board.

3. Metode tanpa buku pembantu (ledgerless)

Dengan cara ini data gaji dan upah langsung dapat dicatat kedalam cek gaji dan

laporan gaji karyawan. Sedangkan formulir-formulir lain diletakkan di bawah cek

gaji, diberi karbon, sehingga data dalam cek gaji akan tembus ke formulir lainnya.

Agar tembusan yang dibuat itu sesuai dengan yang diinginkan maka bentuk

formulir-formulirnya dibuat sedemikian rupa sehingga sekali menulis dapat

diperoleh beberapa formulir. (Zaki Baridwan, 2001, 152).

2.5. Pinjaman

Program pinjaman dengan bunga rendah atau bebas bunga merupakan

maslahat yang masih terbatas kepada sektor keuangan. Hal itu merupakan cara yang

sangat berguna untuk membantu para karyawan pada waktu kenaikan gaji terbatas.

Walaupun beberapa dari bunga untuk pinjaman itu akan dikenakan pajak pada tahun

1977, alternatif keuangan mungkin tidak ada atau jauh lebih mahal daripada dari

21

sumber-sumber lain.

Bantuan perusahaan untuk membayar uang sekolah dan pendidikan anak-anak

para karyawan di luar sistem pemerintahan merupakan maslahat yang sangat langka.

Hal ini sulit diatur tanpa menyebabkan perpajakan yang membuatnya hampir tak

berharga, dan kecuali staf yang dikirim ke luar negeri untuk penugasan jangka

panjang, Biasanya bantuan itu tidak diberikan untuk karyawan di bawah tingkat

senior. Sebab utama untuk memberikannya ialah untuk menjamin suatu standar

pendidikan yang baik untuk anak-anak karyawan yang dikirim ke luar negeri ke

daerah-daerah di mana pendidikan lokal merupakan masalah yang tidak praktis.

(Michael Armstrong dan Helen Murlis, 1995, 99)

2.6. Bonus

Bonus bisa dibayarkan kepada karyawan atas dasar ‘ad hoc’ sebagai ganjaran

untuk prestasi atau usaha khusus, tetapi lebih lazim dibayarkan secara teratur dan

bervariasi jumlahnya sesuai prestasi perusahaan atau prestasi individual. Kerugian

bonus ad hoc ialah karena dapat seolah-olah sewenang-wenang dan mungkin nilainya

kurang sebagai alat untuk memotivasi dibandingkan dengan yang khusus ada

hubungannya dengan prestasi, seperti program untuk manajer yang dikaitkan dengan

sasaran, atau program perangsang komisi untuk staf penjualan. Program yang

dikaitkan dengan sasaran berdasarkan atas sasaran yang ditentukan di bidang-bidang

penting dalam pekerjaan seseorang. Bagi seorang manager penjualan ini bisa

perputaran penjualan, dan bagi seorang manager produksi ini bisa nilai tambah (nilai

yang ditambahkan kepada biaya bahan mentah dan komponen-komponen yang dibeli

oleh proses produksi, dikurangi tenaga kerja langsung dan biaya umum pabrik).

Misalnya, jika tercapai sasaran perputaran penjualan, akan dibayarkan suatu bonus

sebesar 20% dari gaji setahun. Untuk tiap 1% lebih dari 20% perputaran, bonus itu

dapat bertambah dengan 1% sampai dengan maksimum 40%. Ini hanya salah satu dari

banyak ragam program bonus. (Michael Armstrong dan Helen Murlis, 1995, 94).

Suatu program bonus sebaiknya jangan digunakan kecuali jika memenuhi

kriteria berikut:

Jumlah yang diterima hendaknya cukup tinggi untuk mendorong prestasi baik,

tetapi jangan demikian tinggi dibandingkan dengan gaji pokok sehingga sangat

22

mempengaruhi standar tingkat kehidupan karyawan jika terjadi perubahan. Tingkat

bonus hendaknya jangan kurang dari 10% dari gaji pokok, dan hanya jika keadaan

menuntut perangsang yang sangat kuat maka bonus boleh lebih dari 30%.

Faktor-faktor yang mempengaruhi besarnya bonus hendaknya yang secara

langsung dapat dikendalikan oleh karyawannya. Programnya hendaknya cukup

peka untuk menjamin bahwa ganjaran seimbang dengan prestasi.

Administrasi yang sederhana dan kemudahan untuk mengerti hendaknya

memungkinkan karyawan untuk menghitung ganjaran yang dapat ia harapkan dari

suatu tingkat prestasi tertentu.

Hendaknya dibuat kendala dalam program, sehingga dapat dipelihara suatu

keseimbangan antara gaji sebagai dasar pensiun dan perangsang tunai. (Michael

Armstrong dan Helen Murlis, 1995, 94).

2.7. Jabatan

Ada yang berpendapat bahwa kegiatan pertama dari Manajemen Personalia

adalah kegiatan penerimaan dan penempatan karyawan/pegawai. Sebenarnya

Manajemen Personalia sebelum kegiatan tersebut dilaksanakan telah melaksanakan

kegiatan lain, yaitu kegiatan untuk mendapatkan landasan guna penerimaan dan

penempatan karyawan/pegawai. Kegiatan untuk menciptakan landasan atau pedoman

bagi penerimaan dan penempatan karyawan/pegawai, sebetulnya justru merupakan

suatu kegiatan awal dari manajemen personalia. Kegiatan tersebut sering dinamakan

“analisa jabatan” atau ada juga yang menyebutkan “analisa tugas” yaitu sebagai

terjemahan dari istrilah “job analysis”.

Perkembangan selanjutnya ternyata analisa jabatan bukan hanya sebagai

landasan atau pedoman bagi penerimaan dan penempatan karyawan, tetapi juga

dipakai sebagai landasan atau pedoman kegiatan lain dalam manajemen personalia.

Analisa jabatan adalah suatu kegiatan untuk memberikan analisa pada setiap

jabatan/pekerjaan, sehingga dengan demikian akan memberikan pula gambaran

tentang spesifikasi untuk jabatan tertentu. (Alex Nitisemito, 2002, 18)

23

2.7.1. Deskripsi jabatan

Deskripsi jabatan adalah penjelasan tentang suatu jabatan, tugas-tugasnya,

tanggung jawabnya, wewenangnya dan sebagainya. Penjelasan tentang hal itu semua

adalah penting, sebab bila tidak dijelaskan akan dapat menimbulkan perbedaan

pengertian. Misalnya jabatan Kepala Tata Usaha dan Kepala Administrasi dapat

merupakan pengertian yang sama maupun berbeda, tergantung penjelasan dalam

diskripsi jabatan. Tapi deskripsi jabatan bukan sekedar menjelaskan tentang sesuatu

jabatan, tapi juga menjelaskan lebih lanjut tentang tugas-tugasnya, tanggung

jawabnya, wewenangnya dan sebagainya.

2.7.2. Syarat-syarat Jabatan

Syarat-syarat jabatan adalah meruapkan suatu informasi tentang syarat-syarat

yang diperlukan bagi setiap karyawan/pegawai agar dapat memangku suatu jabatan

dengan baik. Syarat-syarat itu dapat berupa antara lain:

Syarat pendidikan

Sekolah dasar, sekolah menengah pertama, sekolah menengah atas, sekolah-

sekolah kejuruan tingkat tertentu, akademi, perguruan tinggi dan sebagainya.

Syarat kesehatan

Tidak berkaca mata, tidak sakit paru-paru, tidak buta warna dan sebagainya.

Syarat-syarat fisik

Tinggi badan, berat badan, umur, jenis kelamin, dan sebagainya.

Syarat-syarat lain

Sudah berkeluarga/belum, jumlah anggota keluarga, mempunyai kepribadian

tertentu, paras muka cukup menarik dan sebagainya.

2.8. Tunjangan

Seperti dengan tambahan kepada gaji, tunjangan formal lebih biasa diberikan

di perusahaan besar. Ini tidak berarti bahwa perusahaan kecil selalu kurang bermurah

hati dari segi banyaknya macam tunjangan yang diberikan atau sebagai kebijakan

umum. Tetapi, kebutuhan memberikan beberapa tunjangan seperti gaji sewaktu sakit

atau asuransi ketidakmampuan bekerja seumur hidup tidaklah seringkali terjadi, maka

perusahaan berpendapat bahwa keputusan ad-hoc sehubungan dengan keadaan

24

individual memungkinkan mereka untuk memberikan tunjangan yang sama atau lebih

dari pada apapun yang diberikan menurut program formal. Kerugian utama ancangan

ini ialah bahwa karyawan dapat bereaksikurang baik terhadap ketidak konsekuenan

dalam peraturan ad hoc. Perusahaan perlu memastikan bahwa, jika mereka

memutuskan untuk mempertahankan ancangan tidak formal, kebijakan mereka

hendaknya sejalan dengan kecenderungan sekarang ini.

2.9. Perancangan Sistem

2.9.1. Diagram Aliran Data (DAD)

Diagram yang paling awal dalam aliran data adalah disebut diagram konteks.

Diagram konteks merupakan pola penggambaran yang berfungsi untuk memperlihatkan

interaksi sistem informasi tersebut dengan lingkungan di mana sistem tersebut

ditempatkan. (Budi Sutejo Dharma Oetomo, 2002, 116).

Dalam diagram konteks ada beberapa hal yang harus diperhatikan terdiri dari:

1. Kelompok pemakai, baik pihak internal maupun pihak ekternal perusahan dan

departemen yang terkait. Di mana sistem itu akan digunakan harus diidentifikasi

secara rinci dan jangan sampai ada yang terlewatkan.

2. Kemungkinan kejadian-kejadian yang akan terjadi dalam penggunaan sistem harus

terus diidentifikasi secara lengkap.

3. Arah anak panah yang menunjukkan aliran data jangan sampai terbalik agar dapat

memberikan pemahaman yang benar terhadap seluruh proses sistem yang akan

dibentuk.

4. Setiap kejadian digambarkan dalam bentuk tekstual yang sederhana dan mudah

dipahami oleh pembuat sistem.

(Budi Sutejo Dharma Oetomo, 2002, 116).

Diagram aliran data merupakan peralatan yang berfungsi untuk

menggambarkan secara rinci mengenai sistem berbagai jaringan kerja antar fungsi

yang berhubungan satu sama lain dengan menunjukkan dari dan ke mana data

mengalir serta penyimpanannya. Pada umumnya tahapan dalam diagram aliran data

dimulai dari 0, 1, 2 dan seterusnya. Tahapan 0 menggambarkan database yang akan

menampung aliran data, namum dalam tahap ini, semua proses hanya digambarkan

25

sebagai sebuah sistem secara umum dan tidak terinci. Setiap penurunan ke tahapan

yang lebih rendah adalah tahapan 1, 2 dan seterusnya, maka proses-proses tersebut

akan diuraikan lebih rinci dengan spesifikasi yang lebih jelas. Penurunan tahapan

dilakukan jika perlu untuk memperinci beberapa proses, namum tidak semua proses

yang ada harus diturunkan dengan jumlah tahapan yang sama. (Budi Sutejo Dharma

Oetomo, 2002, 118).

Pendekatan aliran data memiliki empat kelebihan utama melalui penjelasan

naratif mengenai cara data-data berpindah disepanjang sistem yaitu:

1. Kebebasan dalam menjalankan implementasi teknis sistem yang terlalu dini.

2. Pemahaman lebih jauh mengenai keterkaitan satu sama lain dalam sistem dan sub

sistem.

3. Mengkomunikasikan pengetahuan sistem yang ada dengan pengguna melalui

diagram aliran data.

4. Menganalisis sistem yang diajukan untuk menentukan apakah data-data dan

proses yang diperlukan sudah ditetapkan. (Kenneth. E. Kendall dan Julie. E.

Kendall., (1), 2003, 264)

Berikut ini simbol-simbol yang digunakan dalam sistem aliran data antara lain:

Gambar 2.2. Simbol Diagram Aliran Data


SIMBOL ARTI CONTOH

Entitas

Aliran data

Proses

Penyimpanan data

Input data

Pelanggan

Pelanggan

26

Berikut ini adalah keterangan dari gambar di atas:

- Kotak rangkap dua digunakan untuk menggambarkan suatu entitas eksternal yang

dapat mengirim data atau menerima data dari sistem.

- Tanda panah menunjukkan perpindahan data dari suatu titik ke titik lain dengan

kepala tanda panah mengarah ke tujuan data.

- Bujur sangkar dengan sudut membulat digunakan untuk menunjukkan adanya

proses transformasi.

- Penyimpanan data menandakan penyimpanan manual, seperti lemari file atau

sebuah file atau basis data terkomputerisasi. Karena penyimpanan data mewakili

seseorang tempat atau sesuatu maka diberi nama dengan sebuah kata benda.

(Kenneth. E. Kendall dan Julie. E. Kendall., (1), 2003, 265)

2.9.2. Kamus Data

Kamus data adalah suatu aplikasi khusus dari jenis kamus-kamus yang

digunakan sebagai referensi kehidupan setiap hari. Kamus data merupakan hasil

referensi data mengenai data (maksudnya, metadata), suatu data yang disusun oleh

penganalisis sistem untuk membimbing mereka selama melakukan analisis desain.

Sebagai suatu dokumen, kamus data mengumpulkan dan mengkoordinasi istilah-

istilah data tertentu dan menjelaskan apa arti setiap istilah yang ada. (Kenneth. E.

Kendall dan Julie. E. Kendall., (1), 2003, 333).

Kamus data ikut berperan dalam perancangan dan pembangunan sistem

informasi karena peralatan ini berfungsi untuk:

1. Menjelaskan arti aliran data dan penyimpanan dalam penggambaran dalam

diagram aliran data.

2. Mendeskripsikan komposisi paket data yang bergerak melalui aliran misalnya data

alamat diuraikan menjadi nama jalan, nomor, kota, negara dan kode pos.

3. Menjelaskan spesifikasi nilai dan satuan yang relevan terhadap data yang mengalir

dalam sistem tersebut.


27

Kamus data otomatis sangat berguna karena memiliki kapasitas dalam hal

referensi silang item-item data, dengan demikian memungkinkan dilakukannya

perubahan-perubahan program terhadap semua program yang berbagi suatu elemen

biasa. Fitur ini menggantikan pengubahan program serampangan, atau mencegah

penundaan sampai program tidak bisa berjalan karena perubahan tersebut tidak di

implemantasikan pada semua program yang berbagi item-item yang telah

diperbaharui. Jelasnya kamus data otomatis menjadi sangat penting untuk sistem-

sistem besar karena mampu menghasilkan ribuan elemen data yang dikatalogkan dan

dibuat referensi silang. Kamus data dibuat dengan memperhatikan dan

menggambarkan muatan aliran data, simpanan data dan proses-proses. Setiap

simpanan data bisa ditetapkan dan kemudiaan diperluas sampai mencakup detail-detail

elemen yang dibuatnya yang mengalir menuju dan keluar dari proses tersebut. Ketidak

hati-hatian dan kesalahan-kesalahan perancangan lainnya bisa ditegaskan dan dicari

penyelesaiannya. Untuk dokumentasi serta mengurangi redudansi, kamus data bisa

digunakan untuk:

1. Menvalidasi diagram aliran data dalam hal kerangkapan dan keakuratan.

2. Menyediakan suatu titik awal untuk mengembangkan layar dan laporan.

3. Menentukan muatan data yang disimpan di file-file.

4. Mengembangkan logika untuk proses-proses diagram aliran data.

Berikut ini sejumlah simbol yang digunakan dalam penggambaran kamus data:

Tabel 2.1: Simbol-Simbol Kamus Data

SIMBOL URAIAN

= Diuraikan menjadi, mendefenisikan atau artinya

+ Dan

() Optional (pilihan boleh atau boleh tidak)

{} Pengulangan

[] Memilih salah satu dari sejumlah alternatif atau seleksi

* * Komentar

| Pemisah sejumlah alternatif pilihan antara simbol []


28

Berikut ini adalah contoh penggunaan kamus data untuk perancangan daabase

pembicara seminar:

1. Data_pembicara = kode_pembicara + nama + alamat + telepon + honor +

spesialisasi

2. Kode_pembicara = level_pembicara + nomor_urut

3. Nama = sebutan + nama1 + nama2 + gelar1 + gelar2

4. Alamat = jalan + nomor + kota + negara + kodepos

5. Telepon = kodearea + nomor

6. Honor = *999.999.999*

7. Spesialisasi = () {karakter} 15


2.9.3. Basis Data

Basis data merupakan komponen terpenting dalam pembangunan sistem

informasi, karena telah menjadi tempat untuk menampung dan mengorganisasikan

seluruh data yang ada dalam sistem, sehingga dapat dieksplorasi untuk menyusun

informasi-informasi dalam berbagai bentuk. Basis data merupakan himpunan

kelompok data yang saling berkaitan. Data tersebut diorganisasikan sedemikian rupa

agar terjadi duplikasi yang tidak perlu, sehingga dapat diolah atau diekplorasikan

secara tepat dan mudah untuk menghasilkan informasi. (Budi Sutejo Dharma Oetomo,

2002, 99).

Basis data adalah suatu kumpulan data yang terpadu (interrelated data) yang

dirancang terutama untuk meminimalkan pengulangan data yang tersimpan secara

bersama-sama dalam satu media, sekaligus tempat sekumpulan berkas data yang

terkomputerisasi. (Abdul Kadir, 2002, 5).

Dalam pembangunan database, analisis sistem harus dapat menentukan dalam

model arsitektur mana database itu akan diletakkan. Dinilai dari penempatannya,

arsitektur database dapat dikategorikan dalam tiga bagian yaitu:

1. Sistem database tunggal

Pada arsitektur ini database dan aplikasinya diletakkan pada komputer yang sama

yang tidak berada dalam lingkungan jaringan, sehingga database itu hanya dapat

29

diakses oleh aplikasi tunggal. Sistem ini biasanya digunakan oleh perusahaan

kecil.

2. Sistem database terpusat.

Pada arsitektur ini, lokasi database secara fisik berada dalam komputer pusat

dalam suatu lingkungan jaringan. Meskipun pemasukan dan akses data dapat

dilakukan dari berbagai terminal yang terhubung dengan komputer tersebut,

namum proses pengolahan data hanya berlangsungh di komputer pusat. Dengan

sistem ini komputer pusat menjadui titik krisis dari proses pengolahan database.

Bila komputer pusat terganggu maka secara keseluruhan sistem informasi akan

terganggu.

3. Sistem database terdistribusi

Pada arsitektur ini salinan database, baik sebagian maupun secara keseluruhan

terdistribusi di beberapa lokasi. Pada model ini, titik krisis pada sistem terpusat

dapat dihindari. Namum pada sistem ini, tantangan terbesar yang dihadapi adalah

proses pengintegrasian untuk menjaga konsistensi data yang tersebar di beberapa

lokasi.


Dalam basis data dikenal nya suatu istilah konsep basisdata. Dalam bidang

realitas adalah entitas dan atribute-attribute, dalam bidang sebenarnya adalah

munculnya record dan item data kejadian, dan dalam bidang metadata adalah definisi

record dan definisi item data.

Entitas

Objek atau kejadian apapun mengenai seseorang yang memilih untuk

megumpulkan data adalah sebuah entitas. Entitas dapat berupa orang, tempat, atau

sesuatu. Entitas apapun juga dapat merupakan satu kejadian atau unit waktu esperti

mesin yang rusak, penjualan, atau bukan atau tahun.

Hubungan

Hubungan diasosisasikan antara entitas terdiri dari jenis:

1. Hubungan satu-ke-satu (ditandakan 1:1)

2. Hubungan satu-ke-banyak (1: B)

3. Hubungan banyak-ke-banyak (B:B)

Atribut

30

Atribut merupakan beberapa karakteristik dari satu entitas. Terdapat beberapa

atribut untuk masing-masing entitas.

Record

Sebuah record adalah kumpulan item data yang memiliki sesuatu secara umum

dengan entitas yang di deskripsikan.

Metadata

Metadata adalah data mengenai data dalam file atau basisdata. Metadata

mendeskripsikan nama yang di berikan dan panjang yang di tentukan dari setiap

item data. Metadata juga medeskripsikan panjang dan komposis setiap record.

2.9.4. Normalisasi

Pembangunan sistem informasi bertumpu pada kualitas basis data yang

disusun dan dibentuk. Basis cata yang dibentuk diharapkan memiliki sifat-sifat antara

lain:

1. Efisien dan efektif dalam pengorganisasiannya, artinya untuk menambah,

menyisipkan atau menghapus data dapat dilakukan dengan mudah dan sederhana.

2. Bebas redudansi, meskipun pada batas-batas tertentu yang dapat ditolerir,

redudansi juga diperbolehkan misalnya untuk mengurangi kompleksitas dalam

penulisan program.

3. Fleksibel, artinya basis data dapat diakses dengan mudah, dinamis dan tidak

tergantung sepenuhnya pada aplikasi-aplikasi tertentu.

4. Sistem basis data yang dapat diakses secara bersama dalam lingkungan jaringan

sehingga mendukung penggunaan bersama dan distribusi data.


Normalisasi merupakan peralatan yang digunakan untuk melakukan proses

pengelompokan data menjadi tebel-tabel yang menunjukkan entitas dan relasinya.

Normalisasi adalah transformasi tinjauan pemakai yang kompleks dan data tersimpan

kesekumpulan bagian–bagian struktur data yang kecil dan stabil. Di samping menjadi

lebih sederhana dan lebih stabil, struktur data yang dinormalisasikan lebih mudah

diatur daripada struktur data lainnya. Tahapan normalisasi yakni:

1. Tahap pertama

Tahap I. Menghilangkan kelompok terulang

Tahap II. Mengubah ketergantungan parsial

Tahap III. Mengubah ketergantungan transitif

31

Tahap pertama dari proses meliputi menghilangkan semua kelompok terulang dan

mengidentifikasi kunci utama. Untuk mengerjakannya, hubungan perlu dipecah ke

dalam dua atau lebih hubungan, Pada titik ini, hubungan mungkin sudah menjadi

bentuk nomalisasi ketiga, bahkan lebih banyak tahap akan diperlukan untuk

mentransformasi hubungan ke bentuk normalisasi ketiga.

2. Tahap kedua

Tahap kedua menjamin bahwa semua atribut bukan kunci sepenuhnya tergantung

pada kunci utama. Semua ketergantungan parsial di ubah dan diletakkan dalam

hubungan lain.

3. Tahap ketiga

Tahap ketiga mengubah ketergantungan transitif manapun. Suatu ketergantungan

transitif adalah sesuatu di mana atribut bukan kunci tergantung pada atribut bukan

kunci lainnya.

Gambar 2.3. Normalisasi Sebuah Hubungan Dikerjakan Dalam Tiga Tahap Utama


Tujuan utama dari proses normalisasi adalah menyederhanakan semua

kekompleksan item data yang sering ditemukan dalam tinjauan pemakai.

2.10. Gambaran Umum Perusahaan

Hubungan tidak normalisasi

Hubungan normalisasi (1NF)

Hubungan bentuk normalisasi kedua (2NF)

Hubungan bentuk normalisasi ketiga (3NF)

Pandangan Pemakai

32

2.10.1. Sejarah Singkat Perusahaan

PT. Surya Lagang Ostentasi Medan adalah salah satu perusahaan distributor

yang bergerak di bidang penjualan minuman ringan Teh Sosro dan Fruit Tea yang

mana pada akhir periode akuntansi (bulan) melakukan proses penggajian kepada para

karyawannya dan membuat laporan gaji sebagai pertanggung jawaban kepada

pimpinan perusahaan. Perusahaan ini beralamat di Jalan KL. Yos Sudarso Km 6.9

Medan.

Seperti pada perusahaan dagang lainnya PT. Surya Lagang Ostentasi Medan

juga adalah salah satu perusahaan yang membeli dan menjual barang dagangnya

dengan tujuan untuk mencapai laba (profit) penjualan yang semaksimum mungkin.

Oleh sebab itu dalam melakukan kegiatan operasionalnya perusahaan ini juga

mempunyai sistem pembelian dan penjualan.

2.10.2. Struktur Organisasi Perusahaan

Setiap perusahaan mempunyai struktur organisasi tersendiri. Struktur

organisasi merupakan suatu rangkaian hubungan antara individu dengan individu, dan

individu dengan kelompok. Adapun struktur organisasi perusahaan dapat digambarkan

sebagai berikut:

33

Gambar 2.4. Struktur Organisasi

Sumber: PT. Surya Lagang Ostentasi Medan

Adapun pembagian tugas dan tanggung jawab sesuai dengan struktur

organisasi perusahaan pada PT. Surya Lagang Ostentasi Medan adalah sebagai

berikut:

1. Dewan Komisaris

a. Menetapkan semua kebijaksanaan dasar perusahaan

b. Melakukan tugasnya sesuai dengan anggaran dan kebijakan dasar perusahaan.

c. Mempunyai kewajiban melakukan pengawasan terhadap tindakan-tindakan

direktur utama dan manajer umum.

d. Berhak menjalankan perusahaan untuk sementara bilamana terdapat

kesenjangan dalam pimpinan perusahaan.

2. Direktur Utama, bertanggung jawab kepada dewan komisaris:

a. Menentukan garis kebijaksanaan utama perusahaan.

b. Berhak mengambil keputusan dan kebijaksanaan sehubungan dengan arah dan

tujuan kegiatan perusahaan untuk mencapai laba semaksimal mungkin.

DEWAN KOMISARIS

DIREKTUR UTAMA

STAFPENJUALAN

KOLEKTOR

KEPALA GUDANG

KASIR PEMBUKUAN

STAF PERSEDIAAN

STAF PEMBELIAN

STAF PEMASARAN

STAF PERSONALIA

MANAJER UMUM

MANAJER PENJUALAN

MANAJER PEMBELIAN

MANAJER PERSEDIAAN

MANAJER KEUANGAN

MANAJER PEMASARAN

MANAJER PERSONALIA

34

c. Memimpin dan mengendalikan operasi perusahaan sesuai dengan anggaran

dasar perusahaan.

d. Wajib mengadakan pengawasan dan pemeriksaan kepada setiap bagian dalam

perusahaan dan memberikan penjelasan tentang segala hal yang perlu untuk

pengawasan dan pemeriksaan kepada komisaris.

e. Menetapkan dan menyetujui besarnya gaji dan upah pegawai.

3. Manajer umum, bertanggung jawab kepada direktur utama:

a. Mengontrol dan mengawasi semua kegiatan yang dilakukan semua manajer

bawahannya.

b. Menyusun dan menetapkan beberapa peraturan kecil di dalam perusahaan

yang dirasa perlu untuk dibuat.

c. Menerima laporan dari setiap bidang departemen untuk masing-masing

manajer bawahannya lalu memeriksa laporan dan menyerahkan kepada

pimpinan perusahaan yaitu Direktur Utama.

d. Mengatur dan mengontrol sumber penggunaan dana perusahaan melalui

manajer keuangan.

e. Menyetujui atau tidak menyetujui setiap kegiatan baru yang akan

dilaksanakan oleh setiap departemen dalam perusahaan.

4. Manajer personalia, bertanggung jawab kepada manajer umum:

a. Merencanakan, menerapkan sistem penilaian dan sistem penerimaan pegawai

baru perusahaan serta menetapkan kebijaksanaan pemberhentian pegawai.

b. Membuat dan menetapkan peraturan tenaga kerja perusahaan (peraturan

pegawai) yang harus disetujui oleh manajer umum.

c. Bertanggung jawab untuk mencari tenaga kerja baru yang dibutuhkan oleh

perusahaan.

d. Mengawasi kesejahteraan tenaga kerja perusahaan, keselamatan kerja dan

perlindungan hukum.

5. Manajer keuangan, bertanggung jawab kepada manajer umum:

a. Bertanggung jawab terhadap masuk dan keluarnya keuangan perusahaan.

b. Membantu manajer umum menyusun perencanaan sistem akuntansi dan

keuangan perusahaan.

c. Menyusun anggaran keuangan perusahaan serta mengawasi pelaksanaannya.

35

d. Mengatur sumber penerimaan dan pengunaan dana perusahaan.

Manajer keuangan membawahi dua bagian, yaitu:

1. Staf Kasir, bertanggung jawab kepada manajer keuangan yang mempunyai

tugas dan tanggung jawab sebagai berikut:

a. Menerima, menyimpan dan mengeluarkan uang tunai maupun dalam

bentuk bilyet giro atau cheuqe untuk pelunasan transaksi-transaksi yang

terjadi dalam perusahaan kepada pihak ketiga berdasarkan bukti yang

telah disetujui dan ditandatangani oleh Direktur sesuai dengan sistem dan

prosedur yang berlaku.

b. Bertanggung jawab mengatur proses penyimpanan, kliring, pencarian

dana, administrasi, surat-surat berharga di bank-bank yang di pakai oleh

perusahaan.

c. Membayar gaji dan bonus kepada setiap personil perusahaan dan juga

menyetor uang tunai ke dalam rekening perusahaan yang terdapat dalam

bank milik perusahaan.

d. Membuat laporan penerimaan dan pengeluar dana perusahaan.

2. Staf Pembukuan, bertanggung jawab kepada manajer keuangan yang

mempunyai tugas dan tanggung jawab sebagai berikut:

a. Mencatat semua transaksi akuntansi dan keuangan yang berlangsung

dalam perusahaan dan memasukkannya ke dalam komputer.

b. Menerima bukti penerimaan dan bukti pengeluaran uang berupa voucher

dari bagian kasir, faktur pembelian dari bagian pembelian, faktur

penjualan dari bagian penjualan, bukti barang masuk-keluar dari bagian

persediaan dan lain-lain sebagai dasar atau bukti pencatatan transaksi

akuntansi dalam perusahaan.

c. Turut mengontrol proses penagihan hutang dan piutang perusahaan.

d. Membuat laporan-laporan akuntansi seperti laporan hutang-piutang,

pembelian-penjualan dan lain-lain.

e. Menyusun laporan keuangan setiap akhir bulan atau secara periodik

untuk mengetahui posisi keuangan perusahaan dan juga memberikan

informasi keuangan lainnya bagi pihak manajemen.

6. Manajer persediaan, bertanggung jawab kepada manajer umum:

36

a. Bertanggung jawab terhadap segala sesuatu yang namanya persediaan milik

perusahaan terutama persediaan barang dagangan.

b. Mengawasi dan mengontrol semua kegiatan yang berhubungan dengan

persediaan terutama untuk barang masuk dan barang keluar.

c. Meneliti dan memeriksa laporan persediaan dan jumlah barang yang ada di

gudang lalu menyerahkannya kepada manajer umum.

Manajer persediaan membawahi:

Kepala Gudang

a. Bertanggung jawab terhadap barang-barang persediaan yang ada di gudang

kepada manajer persediaan.

b. Mengawasi serta mengatur kegiatan rutin harian pergudangan dalam

perusahaan.

c. Memasukkan dan mengeluarkan persediaan produk perusahaan dengan

persetujuan dari Direktur sesuai dengan Delivery Order (DO), dan mengarsip

DO dengan rapi.

d. Membuat dan memeriksa laporan persediaan barang per gudang.

Staf Persediaan

a. Bertanggung jawab terhadap kegiatan administrasi persediaan perusahaan

kepada kepala gudang.

b. Mencatat semua transaksi persediaan barang, baik barang masuk maupun

barang keluar.

c. Membuat laporan persediaan barang perusahaan.

7. Manajer pembelian bertanggung jawab kepada manajer umum:

a. Bertanggung jawab terhadap semua proses pembelian barang yang dibutuhkan

oleh perusahaan.

b. Mengatur dan mengawasi proses pembelian yang dilakukan oleh staf

bawahannya.

c. Membuat dan memeriksa laporan pembelian yang akan diserahkan kepada

manajer umum.

d. Berusaha untuk membeli hanya barang-barang yang dibutuhkan oleh

perusahaan sesuai dengan target atau anggaran yang telah disusun.

37

e. Mengatur barang-barang apa saja yang harus dibeli dengan cepat (barang

penting) dan barang apa saja yang bisa ditunda pembelian (barang tidak

terlalu penting).

Manajer pembelian membawahi staf pembelian yang mempunyai tugas:

a. Memesan barang-barang yang akan dibeli oleh perusahaan

b. Mencari pemasok yang dapat menjual barang dengan harga murah.

c. Mengontrol barang pesanan yang telah dipesan.

d. Memeriksa dan menerima barang pesanan

e. Mencatat transaksi pembelian ke dalam buku pembelian

f. Menyerahkan barang yang dibeli kepada bagian departemen yang

membutuhkan barang tersebut.

g. Membuat dan menyusun laporan pembelian barang.

8. Manajer pemasaran, bertanggung jawab kepada manajer umum:

a. Menyusun rencana strategi pemasaran perusahaan agar kelak barang dagangan

dapat dipasarkan dengan baik kepada masyarakat luas, sehingga target

penjualan dapat dipenuhi.

b. Mengontrol dan mengawasi proses pemasaran yang dilakukan oleh

perusahaan.

c. Melakukan penelitian, pengawasan dan mengevaluasi barang dagangan milik

perusahaan dipasaran.

d. Menentukan harga penjualan barang dagangan perusahaan.

e. Membuat laporan hasil pemasaran kepada manajer umum.

Manajer pemasaran membawahi: staf pemasaran yang mempunyai tanggung

jawab dan tugas sebagai berikut:

a. Mengadakan promosi yang memadai.

b. Memantau harga-harga yang ada hubungannya dengan barang dagangan

perusahaan.

c. Bekerja sama dengan badan-badan usaha periklanan.

9. Manajer penjualan, bertanggung jawab kepada manajer umum:

a. Merencanakan, mengkoordinasi, mengawasi kegiatan penjualan yang

berlangsung dalam perusahaan.

38

b. Memberikan persetujuan kredit serta menentukan pelanggan yang dapat

diberikan potongan harga sesuai dengan besarnya jumlah pembeliannya.

c. Menyusun dan memeriksa laporan penjualan kemudian diserahkan kepada

manajer umum.

Manajer penjualan membawahi dua bagian, yaitu:

Staf Penjualan

a. Melayani pelanggan yang datang untuk memesan atau membeli barang

dagangan.

b. Mencatat transaksi penjualan yang terjadi dalam perusahaan.

c. Mengatur proses penagihan dengan menyuruh kolektor untuk pergi

menagih piutang dagang.

d. Membuat laporan penjualan dan piutang perusahaan.

Kolektor

bertanggung jawab kepada manajer penjualan yang bertugas untuk

managih piutang yang telah jatuh tempo.

39

BAB IIIMETODOLOGI PENELITIAN

3.1. Metode Analisis Kebutuhan Sistem Informasi

3.1.1. Teknik Pengumpulan Data

Untuk menyelesaikan permasalahan yang ada, metode pengumpulan data yang

dilakukan oleh penulis adalah dengan cara:

1. Sampling dan investigasi yaitu dengan meminta contoh sampel untuk

dokumen yang digunakan oleh perusahaan bersangkutan dengan masalah

yang diteliti. Seperti formulir data pegawai, dokumen daftar pegawai, daftar

absen dan daftar gaji.

2. Wawancara yaitu dengan menanyakan beberapa pertanyaan yang

berhubungan dengan topik yang dibahas kepada pihak-pihak yang

bersangkutan yang terdiri dari:

a. Bagian Pembukuan

Menanyakan sistem pencatatan absensi dan perhitungan gaji pegawai.

b. Bagian Kasir

Menanyakan sistem pembayaran dan perhitungan gaji pegawai.

3. Observasi yaitu dengan meninjau dan mengamati secara langsung sistem

yang sedang berjalan di perusahaan tersebut serta mengumpulkan data atau

informasi yang terkait dengan sistem-sistem informasi penggajian yang

selanjutnya akan dianalisis dalam analisa sistem berjalan.

3.1.2. Analisa Sistem Berjalan

Pada analisa sistem berjalan terdiri dari tiga bagian yaitu:

1. Analisa Dokumen Masukan

Analisa yang dilakukan pada dokumen-dokumen masukan yang digunakan dalam

sistem penggajian bagi PT. Surya Lagang Ostentasi Medan yang terdiri dari

formulir pegawai, daftar pegawai dan kartu absensi yang sekaligus juga

merupakan kartu lembur.

40

Adapun Formulir pegawai yang digunakan perusahaan dapat dilihat pada

gambar 3.1 berikut ini: PT. SURYA LAGANG OSTENTASI MEDAN FORMULIR PEGAWAI Nip : Nama : Tmp & Tgl Lahir : Telp : Alamat : Jenis Kelamin : Golongan darah : Agama : Golongan : Jabatan : Tgl Masuk : Status Nikah : Jumlah Anak : Pendidikan Terakhir : Nama sekolah/universitas : Pengalaman : Nama Perusahaaan : Alamat Perusahaan : Keahlian tambahan : Alasan bekerja : Keterangan Demikian lah formulir lamaran ini saya buat dalam keadaan yang sebenarnya dalam keadaan sadar dan tanpa paksaan dari pihak manapun Medan, ……………… Pegawai

Gambar 3.1: Formulir Pegawai

(Sumber : PT. Surya Lagang Ostentasi Medan)

Formulir pegawai ini merupakan formulir yang dipakai untuk melampirkan

data pribadi pegawai perusahaan secara lengkap. Formulir yang digunakan memiliki

kelebihan yaitu sederhana dan mudah untuk diisi oleh para calon pegawai. Sedangkan

kelemahannya adalah data atau informasi yang tercantum di formulir masih kurang

lengkap seperti nama orang tua, alamat orang tua, perkerjaan orang tua dan lainnya.

Sedangkan daftar pegawai yang digunakan perusahaan dapat dilihat pada

41

gambar 3.2 berikut ini:

Gambar 3.2: Daftar Pegawai PT. Surya Lagang Ostentasi Medan


Daftar pegawai merupakan ringkasan dokumen pegawai yang disusun dalam

bentuk daftar. Daftar dokumen pegawai diatas jika diperhatikan memiliki tampilan

yang rapi dan sederhana sehingga dokumen ini mudah dianalisa dan dipahami.

Sedangkan kekurangannya adalah dokumen diatas dinilai masih kurang lengkap

seperti kolom alamat, jenis kelamin, keterangan tambahan dan lain-lain

42

Sedangkan kartu absensi yang digunakan perusahaan dapat dilihat pada

gambar 3.3 berikut ini:

KARTU ABSENSI No. Nama: Bulan: Seksi: Bagian: Tahun:

TGLPAGI SIANG LEMBUR

Masuk Keluar Masuk Keluar Masuk Keluar 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31

Gambar 3.3: Kartu Absensi PT. Surya Lagang Ostentasi Medan


Kartu absensi merupakan kartu yang digunakan untuk mengisi data absensi

pegawai perusahaan yang datang dan pulang kerja. Isi kartu absesi ini cukup

sederhana sehingga absensi seorang pegawai dapat denga mudah dilihat dan dianalisa

43

Sedangkan kekurangannya adalah dokumen diatas dinilai masih kurang lengkap

seperti keterangan dan lain-lain

2. Analisa Prosedur

Gambar 3.4: Flow of Document Sistem Penggajian


Bagan dokumen sistem penggajian PT. Surya Lagang Ostentasi Medan cukup

sederhana, Dimulai dari perhitungan jumlah absensi seorang pegawai melalui kartu

absensi, lalu gaji dihitung oleh bagian pembukuan seusai dengan tingkat jabatan dan

golongan seorang pegawai. Setelah gaji selesai dihitung diperiksa dan dihitung ulang

oleh bagian kasir. Lalu kasit segera menerbitkan slip gaji yang diserahkan kepada

pimpinan terlebih dahulu untuk di tandatangani baru proses gaji dapat dilakukan.

Pegawai

Rekap absensi

dan hitung gaji

Kasir Pimpinan

Kartu absensi

Laporan gaji

Slip gaji Slip

gaji

Laporan gaji

Persetujuan & TTD

Buat laporan penggajian

Laporan gaji

laporan gaji

Slip gaji

laporan gaji

Slip gaji

Pembukuan

Kartu absensi

Laporan gaji

Periksa dan hitung ulang

Slip gaji

44

3. Analisa Laporan

Adapun format laporan gaji PT. Surya Lagang Ostentasi Medan adalah dapat

dilihat pada gambar 3.5 berikut ini:

Gambar 3.5: Laporan Daftar Gaji PT. Surya Lagang Ostentasi Medan


Laporan daftar gaji adalah laporan yang berisikan gaji dari para pegawai yang

bekerja pada PT. Surya Lagang Ostentasi Medan. Laporan gaji yang digunakan selain

rapi juga cukup sederhana sehingga laporan ini mudah untuk dianalisa dan dipahami.

Sedangkan kekurangannya adalah laporan dinilai masih kurang lengkap seperti kolom

jabatan, golongan, keterangan dan lain-lain.

Selain laporan gaji pegawai, slip gaji juga merupakan salah satu laporan yang

akan diperlihatkan kepada pimpinan sebagai bukti telah dilakukannya penyerahan gaji

45

kepada masing-masing pegawai yang bersangkutan. Adapun slip gaji PT. Surya

Lagang Ostentasi Medan adalah dapat dilihat pada gambar 3.6 berikut ini:

Gambar 3.6: Slip Gaji PT. Surya Lagang Ostentasi Medan


Slip gaji yang digunakan oleh PT. Surya Lagang Ostentasi Medan. selain rapi,

jelas dan cukup sederhana sehingga slip ini mudah untuk dianalisa dan dipahami.

Sedangkan kekurangannya adalah laporan dinilai masih kurang lengkap seperti kotak

keterangan dan lain-lain.

3.2. Metode Perancangan

3.2.1. Diagram Konteks dan Data Flow Diagram (DFD)

46

Berikut ini adalah diagram konteks dan Data Flow Diagram (DFD) yang dapat

dilihat pada gambar 3.7 dan gambar 3.12 berikut ini:

Gambar 3.7: Diagram Konteks Sistem Penggajian

Diagram konteks adalah diagram yang menggambarkan sistem penggajian

secara keseluruhan dengan entitas-entitas yang terlibat didalamnya.

Gambar 3.8: DFD Level 0 Sistem Penggajian

Diagram DFD level 0 diatas adalah diagram sistem usulan yang menceritakan

aliran data dalam sistem penggajian secara terkomputerisasi.

47

Gambar 3.9 : DFD Level 1 Dari Proses 1.0

Gambar 3.9 adalah diagram yang menceritakan proses aliran data dari proses

1.0 secara lebih detail yaitu proses absensi pegawai.

2.1

Proses lembur

Pegawai

Record pegawai

Data lemburLemburRecord

lemburRecord lembur

Gambar 3.10: DFD Level 1 Dari Proses 2.0


2.0 secara lebih detail yaitu proses lembur pegawai.

48

3.1

Proses hitung gaji

Pegawai Record pegawai GajiRecord

gajiRecord

gaji

Lembur

Absensi

Record absensi

Record lembur

Gambar 3.11: DFD Level 1 Dari Proses 3.0


3.0 secara lebih detail yaitu proses hitung gaji pegawai.

Gambar 3.12 : DFD Level 1 Dari Proses 4.0


4.0 secara lebih detail yaitu proses penyusunan laporan.

49

3.2.2. Kamus Data

Berikut ini adalah kamus data dari sistem informasi penggajian yang dirancang

antara lain:

1. Pegawai = NIP + Nama Pegawai + Tgl Lahir + Telepon + Alamat +

Golongan + Jabatan + Jenis Kelamin + Agama + Status

Nikah + Jumlah Anak + Tgl Masuk + Pendidikan +

(Keterangan).

2. Golongan = Golongan + Nama Golongan + Tunjangan Istri + Tunjangan

Anak + Uang Makan + Uang Transportasi + Uang Lembur

3. Jabatan = Jabatan + Nama Jabatan + Gaji Pokok + (Keterangan)

4. Absensi = Bulan + Tahun + Nip + Nama Pegawai + Golongan + Tgl

Absensi + Jam Masuk + Jam Pulang + Jenis + (Keterangan)

5. Lembur = Bulan + Tahun + {NIP + Nama Pegawai + Golongan + Tgl

Lembur + Jam Mulai + Jam Selesai + Jumlah + (Keterangan)

6. Gaji = Bulan + Tahun + NIP + Nama Pegawai + Tgl Lahir + Telepon

+Alamat + Jenis kelamin + Agama + Status Nikah + Jumlah

Anak + Pendidikan + Golongan + Nama Golongan +

Tunjangan Istri + Tunjangan Anak + Total Hadir + Uang

Makan + Uang Transport + Total Uang Makan + Total Uang

Transport + Uang Lembur + Lama Lembur + Total Lembur

+ Jabatan + Nama Jabatan + Gaji Pokok + Gaji Kotor +

PPH + Gaji Bersih + (Keterangan)

50

3.2.3. Perancangan Output

Perancangan output dirancang dengan menggunakan Crystal Report. Adapun

perancangan output yang dirancang oleh penulis adalah sebagai berikut:

1. Perancangan Laporan Data Pegawai

Laporan Data Pegawai Tanggal Cetak : xx-xx-xxxx NIP Nama Tempat Jenis Telp Agama Status Jumlah Alamat Pendidikan Gol Jabatan Ket

Pegawai Tgl Lahir Kelamin Nikah Anak

Laporan yang digunakan untuk menyajikan data pegawai. Semua data pagawai

yang berkerja di perusahaan disajikan dalam bentuk daftar sehingga mempermudah

pimpinan untuk melihat data pegawai secara keseluruhan.

2. Perancangan Laporan Daftar Absensi

Laporan Daftar Absensi Tanggal Cetak : xx-xx-xxxx Nip Nama Gol Jabatan Tgl Jam Jam Jenis Keterangan

Absensi Masuk Keluar

Gambar 3.14: Perancangan Laporan Daftar Absensi

Laporan daftar absensi digunakan untuk menyajikan data absensi para pegawai

yang disajikan dalam bentuk ringkasan untuk satu periode (bulan) sehingga dapat

dilihat dengan jelas seorang pegawai masuk berapa kali, absen berapa kali, izin berapa

kali dan sakit berapa kali.

3. Perancangan Laporan Daftar Lembur

Gambar 3.13: Perancangan Laporan Data Pegawai

51

Laporan Daftar Lembur Tanggal Cetak : xx-xx-xxxx Nip Nama Gol Jabatan Tgl Jam Jam Upah Jumlah Total Keterangan

Lembur Mulai Salesai Lembur Jam Upah

Gambar 3.15: Perancangan Laporan Daftar Lembur

Laporan daftar lembur adalah yang digunakan untuk menyajikan data lembur

para pegawai. Laporan daftar lembur ini disajikan dalam bentuk daftar untuk satu pe

riode (bulan) sehingga mempermudah pimpinan perusahaan untuk melihat pegawai

mana saja yang telah melakukan lembur dan berapa total lama jam lembur dilakukan.

4. Perancangan Laporan Daftar Penggajian

Laporan Gaji Pegawai Tanggal: xxxx NIP Nama Gaji Tunjangan Tunjangan Uang Uang Uang Gaji Pph Gaji Pegawai Pokok Istri Anak Makan Transport Lembur Kotor Bersih

Gambar 3.16: Perancangan Laporan Daftar Penggajian

Laporan yang digunakan untuk menyajikan daftar gaji para pegawai. Laporan

daftar gaji pegawai disajikan dalam bentuk daftar untuk satu periode (bulan) sehingga

pimpinan perusahaan dapat mengetahui dengan jelas pegawai mana saja yang

menerima gaji dan berapa total gaji yang diterima oleh pegawai bersangkutan.

5. Perancangan Slip Gaji

52

PT. SURYA LAGANG OSTENTASI MEDAN SLIP GAJI Bulan ( ) - Tahun ( ) NIP : xxxx Tanggal : Nama : xxxx Gaji Pokok : xxxxxx Uang Makan : xxxxxx Uang Transport : xxxxxx Uang Lembur : xxxxxx

Tunjangan istri :xxxxxx

Tunjangan anak : xxxxxx + Gaji Kotor : xxxxxx PPH : xxxxxx - Gaji Bersih : xxxxxx

Keterangan :

Dibuat Oleh Disetujui Oleh Diterima Oleh Kasir Direktur Utama Pegawai

Gambar 3.17: Perancangan Slip Gaji

Slip gaji merupakan lembaran yang digunakan sebagai bukti pembayaran gaji

kepada pegawai perusahaan. Pada slip ini akan tertera semua angka yang berhubungan

dengan jumlah gaji dan diserahkan kepada pegawai pada saat meneriman gaji.

3.2.4. Perancangan Input

Perancangan input dirancang dengan menggunakan bahasa pemrograman

Visual Basic 6.0. Adapun perancangan input terdiri dari :

53

1. Perancangan Form Input Data Golongan

Gambar 3.18: Perancangan Form Input Data Golongan

Form input data golongan adalah program yang digunakan untuk memasukkan

data golongan perusahaan, artinya tingkat golongan yang digunakan dalam perusahaan

dimasukkan melalui form ini. Dimana setiap pegawai yang berkerja dalam perusahaan

pasti memiliki tingkat golongan tertentu.

2. Perancangan Form Input Data Jabatan

Gambar 3.19: Perancangan Form Input Data Jabatan

Form input data jabatan adalah program yang digunakan untuk memasukkan

data jabatan perusahaan , artinya jenis jabatan yang digunakan dalam perusahaan

dimasukkan melalui form ini. Dimana setiap pegawai yang berkerja dalam perusahaan

pasti memiliki jabatan tertentu.

3. Perancangan Form Input Data Pegawai

54

PEGAWAI Record: Jumlah

NIP

Nama

Tempat Tanggal Lahir

Telepon

Alamat

Kode Golongan

Kode Jabatan

Tanggal Masuk

Jenis Kelamin

Agama

Status Nikah

Jumlah Anak

Pendidikan

Keterangan

Gambar 3.20: Perancangan Form Input Data Pegawai

Form input data pegawai adalah program yang digunakan untuk memasukkan

data pegawai yang bekerja pada perusahaan. Dimana setiap pegawai yang bekerja

dalam perusahaan harus memiliki data-data yang jelas dan benar sesuai dengan

prosedur data pegawai yang diterapkan oleh perusahaan.

4. Perancangan Form Input Daftar Absensi

><Add

Edit

Delete

eClose

55

Gambar 3.21: Perancangan Input Form Daftar Absensi

Form input data absensi adalah program yang digunakan untuk memasukkan

data-data absen dari setiap pegawai yang datang untuk berkerja di dalam perusahaan.

5. Perancangan Form Input Daftar Lembur

Gambar 3.22: Perancangan Form Input Daftar Lembur

Form input data lembur adalah program yang digunakan untuk memasukkan

data lembur untuk setiap pegawai yang melakukan kerja lembur dalam perusahaan.

3.2.5. Perancangan Database

56

Perancangan database dirancang dengan menggunakan Microsoft Access.

Desain database dimaksudkan untuk mendefenisikan isi atau struktur dari tiap-tiap file

yang telah diidentifikasikan.

Normalisasi

Normalisasi dilakukan untuk menghilangkan redundansi (pengulangan) data yang

tidak perlu. Entitas-entitas tersebut di atas belum normal sehingga harus dinormalisasi

terlebih dahulu. Berikut langkah-langkah normalisasi yang dilakukan terhadap

database sistem informasi penggajian terdiri dari:

1. Tahap satu (1NF), menghilangkan kelompok yang terulang pada tabel gaji.

Dimana kotak ganda menunjukkan kelompok terulang yang akan dipisahkan nantinya.

Hasil normalisasi dari tabel Gaji adalah:

57

Kelompok yang terulang telah dipisah menjadi dua bagian yaitu menjadi tabel gaji dan

tabel pegawai.

58

2. Tahap tiga (3NF), mengubah ketergantungan transitif pada tabel Pegawai

dengan memecahkannya lagi menjadi beberapa tabel.

Dimana kotak ganda yang terdapat pada tabel pegawai adalah menunjukan

ketergantungan transitif yang akan dihilangkan atau dipisah nantinya.

59

Hasil normalisasi dari tabel pegawai adalah:

Setelah dihilangkannya ketergantungan transitif menyebabkan tabel terpecah menjadi

beberapa tabel yaitu tabel pegawai, tabel golongan, tabel jabatan, tabel absensi dan

tabel lembur

60

Berikut ini rancangan struktur database sistem penggajian yang terdiri dari :

Tabel 3.1 : Pegawai

NO NAMA FIELD TIPE LEBAR KETERANGAN

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

NIP

Nama Pegawai

Tgl Lahir

Telepon

Alamat

Golongan

Jabatan

Tgl Masuk

Jenis Kelamin

Agama

Status Nikah

Jumlah Anak

Pendidikan

Keterangan

Text

Text

Text

Text

Text

Text

Text

Date

Yes/No

Text

Yes/No

Number

Text

Text

10

20

20

12

20

1

5

8

1

10

1

2

20

20

Nomor Induk Pegawai

Nama Pegawai

Tempat & Tgl Lahir

Nomor Telepon

Alamat Pegawai

Tingkat Golongan

Jenis Jabatan

Tanggal Masuk Kerja

Kelamin Pegawai

Agama Yang Dianut

Status Pernikahan

Jumlah Anak

Tingkat Pendidikan

Keterangan Pegawai

Tabel yang digunakan untuk menyimpan data record pegawai.

Tabel 3.2 : Golongan


1

2

3

4

5

6

7

Golongan

Nama Golongan

Tunjangan Istri

Tunjangan Anak

Uang Makan

Uang Transport

Uang Lembur

Text

Text

Number

Number

Number

Number

Number

1

20

8

8

8

8

8

Kode Golongan

Nama Golongan

Tunjangan Istri

Tunjangan Anak

Uang Makan

Uang Transport

Upah Lembur per jam

Tabel yang digunakan untuk menyimpan data record golongan perusahaan.

61

Tabel 3.3 : Jabatan


1

2

3

4

Jabatan

Nama Jabatan

Gaji Pokok

Keterangan

Text

Text

Number

Text

5

30

8

20

Kode jabatan

Nama jabatan

Gaji pokok pegawai

Keterangan jabatan

Tabel yang digunakan untuk menyimpan data record jabatan perusahaan.

Tabel 3.4 : Absensi


1

2

3

4

5

6

7

8

Bulan

Tahun

NIP

Tgl Absensi

Jam Masuk

Jam Keluar

Jenis

Keterangan

Number

Number

Text

Date

Time

Time

Text

Text

2

4

10

8

8

8

10

20

Bulan

Tahun

Nomor induk pegawai

Tgl absensi

Jam masuk

Jam keluar

Hadir, absen, izin, sakit

Keterangan absensi

Tabel yang digunakan untuk menyimpan data record absensi perusahaan.

Tabel 3.5 : Lembur


1

2

3

4

5

Bulan

Tahun

NIP

Tgl Lembur

Jam Mulai

Jam Selesai

Jumlah

Keterangan

Number

Number

Text

Date

Time

Time

Number

2

4

10

8

8

8

4

Bulan

Tahun

Nomor induk pegawai

Tgl embur

Jam mulai

Jam selesai

Jumlah jam

Keterangan lembur

Tabel yang digunakan untuk menyimpan data record lembur perusahaan.

Tabel 3.6. Gaji

62


1

2

3

4

5

Bulan

Tahun

NIP

Gaji Kotor

PPH

Number

Number

Text

Number

Number

2

4

10

8

8

Bulan

Tahun

Nomor Induk Pegawai

Total semua pendapatan

Keterangan pajak

6 Gaji Bersih Number 8 Total gaji bersih

7 Keterangan Number 20 Keterangan penggajian

Relasi entitas dari tabel-tabel tersebut dapat dilihat pada gambar 3.23 berikut.

Gambar 3.23: Relasi Entitas

Keterangan :

1. Tabel absensi dan tabel gaji : hubungan satu – ke – satu

2. Tabel lembur dan tabel gaji : hubungan satu – ke – satu

3. Tabel gaji dan tabel pegawai : hubungan banyak-ke-satu

4. Tabel pegawai dan tabel golongan : hubungan banyak-ke-satu

5. Tabel pegawai dan tabel jabatan : hubungan banyak-ke-kebanyak

63

3.2.6. User Interface

Adapun menu user interface dari sistem informasi penggajian dapat dilihat

pada gambar 3.24.

Keterangan :

1. Menu Data : menu yang digunakan sebagai form dasar untuk input data

master yaitu data golongan, data jabatan dan data pegawai

2. Menu Proses : menu yang digunakan sebagai untuk memasukkan data-

data proses kerja yaitu proses absensi dan proses lembur.

3. Menu Laporan : menu yang digunakan sebagai untuk menyajikan laporan

sistem informasi penggajian.

4. Menu Jendela : menu yang digunakan untuk mengatur tampilan (letak)

form pada layar program.

Data

Data Golongan

Data Jabatan

Data Pegawai

Jendela

Bertumpuk

Horizontal

Vertikal

KeluarLaporanProses

Daftar Absensi

Daftar Lembur

Data Pegawai

Daftar Absensi

Daftar Lembur

Daftar Pengajian

Slip Gaji

Atur Periode

Tentang Program

Gambar 3.24: User Interface

Menu Utama

Bantuan

64

BAB IVHASIL DAN PEMBAHASAN

4.1. Hasil

Berikut ini adalah hasil eksekusi program sistem informasi penggajian PT.

Surya Lagang Ostentasi Medan.

Gambar 4.1. Login ID

Login ID adalah form yang pertama kali muncul ketika program pertama kali

dijalankan. Dengan adanya form Login ID ini maka program penggajian yang ada

dalam komputer tidak dapat diakses oleh sembarang orang sehingga data lebih aman.

Gambar 4.2. Menu Utama

Form menu utama adalah form yang pertama kali muncul setelah password

dari form Login ID dinyatakan benar. Form ini terdiri dari beberapa menu yang

dikelompokkan sesuai dengan fungsinya. Seperti menu data, menu proses, menu

laporan, menu jendela dan menu keluar.

65

Gambar 4.3. Menu Data

Menu data adalah menu yang digunakan untuk menjalankan program yang

berfungsi untuk memasukan data-data utama. Menu data terdiri atas beberapa sub

menu yaitu sub menu data golongan, sub menu data jabatan dan sub menu data

pegawai.

Gambar 4.4. Menu Proses

Menu proses adalah menu yang digunakan untuk menjalankan program yang

berfungsi untuk memasukan data-data proses kerja. Menu data terdiri atas beberapa

sub menu yaitu sub menu daftar absensi dan sub menu daftar lembur.

66

Gambar 4.5. Menu Laporan

Menu laporan adalah menu yang digunakan untuk menyajikan data-data

program dalam bentuk laporan. Menu laporan ini terdiri atas beberapa sub menu yaitu

sub menu daftar pegawai, daftar absensi, daftar lembur, daftar penggajian dan slip

gaji.

Gambar 4.6. Menu Bantuan

Menu bantuan adalah menu yang digunakan untuk membantu users dalam

mengajses program aplikasi penggajian. Menu bantuan terdiri atas beberapa sub menu

yaitu sub menu atur periode dan sub menu tentang program.

67

Gambar 4.7. Form Golongan

Program golongan adalah program yang digunakan untuk mengelola data-data

golongan. Melalui form ini kita dapat menambah, memperbaiki dan menghapus data

golongan.

Gambar 4.8. Form Jabatan

Program jabatan adalah program yang digunakan untuk mengelola data-data

jabatan. Melalui form ini kita dapat menambah, memperbaiki dan menghapus data

jabatan.

68

Gambar 4.9. Form Pegawai

Program pegawai adalah program yang digunakan untuk mengelola data-data

pegawai. Melalui form ini kita dapat menambah, memperbaiki dan menghapus data

pegawai.

Gambar 4.10. Form Daftar Absensi

Program absensi adalah program yang digunakan untuk mengelola data-data

absensi. Melalui form ini kita dapat menambah, memperbaiki dan menghapus data

absensi para pegawai perusahaan.

69

Gambar 4.11. Form Daftar Lembur

Program lembur adalah program yang digunakan untuk mengelola data-data

lembur Melalui form ini kita dapat menambah, memperbaiki dan menghapus data

lembur para pegawai perusahaan.

Gambar 4.12. Laporan Data Pegawai

Laporan data pegawai adalah laporan yang menyajikan data-data pegawai.

Laporan ini terdiri dari kolom NIP, Nama Pegawai, Tmp & Tgl Lahir, Jenis Kelamin,

Agama, Status Nikah, Alamat, Pendidikan, Kode Golongan, Kode Jabatan dan

Keterangan

70

Gambar 4.13. Laporan Daftar Absensi

Laporan daftar absensi adalah laporan yang menyajikan data-data absensi

pegawai perusahaan. Laporan ini terdiri dari kolom NIP, Nama Pegawai, Golongan,

Jabatan, lalu daftar Tgl Absensi, Jam Masuk, Jam Keluar dan Keterangan.

Gambar 4.14. Laporan Daftar Lembur

Laporan daftar lembur adalah laporan yang menyajikan data-data lembur

pegawai perusahaan. Laporan ini terdiri dari NIP, Nama Pegawai, Golongan, Jabatan,

daftar Tgl lembur, Jam Mulai, Jam Selesai, Upah Lembur, Total Upah dan dan

Keterangan.

71

Gambar 4.15. Laporan Daftar Penggajian

Laporan daftar gaji adalah laporan yang menyajikan data-data gaji para

pegawai. Laporan ini terdiri dari kolom NIP, Nama Pegawai, Gaji Pokok, Tunjangan

Istri, Tunjangan Anak, Uang Makan, Uang Transpot, Uang Lembur, Gaji kotor, PPH

dan gaji bersih..

Gambar 4.16. Slip Gaji

Slip gaji merupakan lembaran bukti penerimaan gaji. Dimana lembaran ini

ditandatangani oleh pihak manajemen perusahaan dan pegawai yang bersangkutan

yang menerima gaji.

72

4.2. Pembahasan

Sistem penggajian yang diterapkan oleh PT. Surya Lagang Ostentasi Medan

saat sekarang adalah sistem penggajian per bulan yang diserahkan langsung kepada

masing-masing pegawai yang bersangkutan. PT. Surya Lagang Ostentasi Medan

dalam sistem penggajian pegawainya menggunakan kartu absen dan kartu lembur

(digabung dengan kartu absen) sebagai dokumen masukan perusahaan dalam

menghitung gaji pegawai. Kartu absen yang digunakan adalah sistem clock card yang

dimasukkan kedalam mesin absen pada saat masuk dan pulang kerja pegawai

bersangkutan. Adapun sistem kerja untuk perhitungan penggajian pegawai PT. Surya

Lagang Ostentasi Medan masih dilakukan dengan cara manual (tidak

terkomputerisasi) yang dihitung oleh bagian Pembukuan dan dibayar oleh Kasir

setelah diperiksa terlebih dahulu.

Berikut ini adalah ketentuan-ketentuan yang ditetapkan oleh PT. Surya Lagang

Ostentasi Medan untuk sistem penggajiannya adalah sebagai berikut :

- Penggajian dilakukan pada awal bulan yaitu tanggal 01 (satu).

- Tidak berlakunya sistem peminjaman pegawai.

- Tunjangan terdiri dari tunjangan istri dan tunjangan anak.

- Fasilitas kesehatan dilakukan dengan cara merujuk dokter yang telah

ditetapkan oleh perusahaan.

Sedangkan sistem perhitungan penggajian pegawainya adalah sebagai berikut:

Total Uang Makan = Total hadir per Bulan x Uang makan

Total Uang Transport = Total hadir per Bulan x Uang transport

Total Uang Lembur = Total lama kerja lembur x Uang lembur per jam

Gaji Kotor = Gaji Pokok + Tunjangan istri + Total Tunjangan

anak + Total Uang makan + Total Uang transport +

Total Uang lembur

Gaji Bersih = Gaji Kotor – PPH

Keterangan :

a. Gaji pokok ditentukan berdasarkan kode jabatan pegawai.

b. Total hadir adalah total hari kerja pegawai yang aktif dalam sebulan.

c. Uang makan ditentukan dari tingkat golongan pegawai bersangkutan.

73

d. Uang transport ditentukan dari tingkat golongan pegawai bersangkutan.

e. Uang lembur per jam ditentukan dari tingkat golongan pegawai yang

bersangkutan.

f. Tunjangan istri ditentukan berdasarkan status nikah pegawai.

Jika pegawai tersebut berstatus belum menikah maka tidak memperoleh tunjangan

istri dan sebaliknya jika pegawai tersebut berstatus telah menikah maka akan

memperoleh tunjangan istri. Besarnya tunjangan istri ditentukan dari tingkat

golongan pegawai bersangkutan.

g. Total Tunjangan anak ditentukan berdasarkan jumlah anak.

Total tunjangan anak = Tunjangan anak x Jumlah anak.

+ PINJAMAN

Besarnya tunjangan anak ditentukan dari tingkat golongan pegawai bersangkutan.

h. PPH (pajak penghasilan) dihitung sesuai dengan ketentuan pajak penghasilan

yang ditetapkan oleh pemerintah, yaitu dengan ketentuan sebagai berikut :

PKP (Penghasilan Kena Pajak) = Penghasilan Bruto - PTKP (Penghasilan Tidak

Kena Pajak)

PPH (Pajak Penghasilan) = TP (Tarif Pajak) x PKP (Penghasilan Kena Pajak)

PKP TARIF< Rp. 25.000.000 5%

> Rp. 25.000.0000 dan < Rp. 50.000.0000 10%

> Rp. 50.000.0000 dan < Rp. 75.000.0000 15%

Berdasarkan uraian diatas maka dapat dilihat beberapa kelemahan-kelemahan

dan kelebihan-kelebihan pada sistem yang sedang berjalan di perusahaan tersebut.

Adapun kelemahan-kelemahan pada sistem yang sedang berjalan adalah:

a. Sering terjadi kesilapan dalam melakukan pencatatan daftar absensi sehingga

kurang efisien dan efektif.

74

b. Banyak pekerjaan yang dilakukan secara berulang-ulang sehingga membutuhkan

waktu yang banyak dan ketelitian dalam mengolah data.

c. Tidak dapat mengetahui laporan gaji pegawai dengan cepat karena belum

menggunakan sistem komputerisasi sehingga memerlukan waktu yang lama dalam

melakukan perhitungan gaji.

d. Laporan yang diterima pimpinan tidak sesuai dengan yang di bagian kasir karena

sering terjadi kecurangan.

Sedangkan kelebihan dari sistem yang sedang berjalan adalah tidak

memerlukan biaya tambahan untuk investasi biaya perlengkapan dan peralatan

komputer lainnya serta tidak mengeluarkan biaya pelatihan pagawai dalam

menerapkan sistem yang baru tersebut.

Untuk mengatasi permasalahan tersebut dirancang sistem penggajian yang

terkomputerisasi dengan menggunakan bahasa pemrograman Visual Basic 6.0. Dalam

sistem usulan ini semua pekerjaan dilakukan dengan menggunakan komputer sehingga

dapat meminimalkan kelemahan-kelemahan yang ada pada sistem yang sedang

berjalan.

Adapun keunggulan dari sistem usulan yang dirancang oleh penulis adalah:

a. Proses pengolahan data menjadi lebih efisien, efektif dan akurat yaitu dengan

adanya komputer, segala proses pengolahan data dapat ditangani dan diolah

dengan cepat sehingga dapat menghemat waktu dan tenaga dalam melakukan

pekerjaan.

b. Dapat menghasilkan berbagai laporan dalam jangka waktu yang relatif singkat dan

berulang- ulang serta dapat diminta sewaktu-waktu pada saat dibutuhkan.

c. Apabila ada perbaikan kesalahan tidak akan kelihatan.

d. Pekerjaaan laporan akan terlihat rapi dan bagus.

e. Perhitungan gaji menjadi lebih mudah karena semua dilakukan secara

komputerisasi.

Spesifikasi Perangkat Lunak

Adapun spesifikasi untuk menjalankan program aplikasi sistem informasi

penggajian adalah :

1. Sistem Operasi Windows 98/98Se/NT/2000/XP

75

2. CPU dengan spesifikasi sebagai berikut :

- Processor Intel Pentium III 450 MHz

- RAM minimal 128 Mb

- Harddisk dengan ruang tersisa 50 Mb

3. Monitor SVGA

4. CD-ROM 24x Speed

5. Disk Drive 1,44 Mb 3,5”

6. Keyboard 104 key dan Mouse

7. Printer, minimal Dot Matrix

Instalasi Program Aplikasi

Dalam instalasi program dibutuhkan perangkat lunak dan perangkat keras yang

sesuai dengan spesifikasi perangkat lunak. Untuk dapat menjalankan program aplikasi

Sistem Informasi penggajian PT. Surya Lagang Ostentasi Medan maka, terlebih

dahulu haruslah dilakukan instalasi program ke komputer. Adapun langkah-langkah

instalasi program adalah sebagai berikut:

1. Hidupkan komputer dan masuk sistem operasi Windows

2. Masukkan CD sumber media program aplikasi Sistem Informasi Penggajian PT.

Surya Lagang Ostentasi Medan.

3. Dari tombol Start menu pilih menu Run

4. Pilih file Setup.Exe dari sumber media program aplikasi Sistem Informasi

Penggajian PT. Surya Lagang Ostentasi Medan.

5. Ikuti langkah-langkah Setup sampai dengan selesai.

6. Setelah proses Setup selesai maka lakukan Restart pada komputer.

7. Setelah komputer kembali hidup lalu Copy file database Pegawai.Mdb dan file-file

Report dari dalam CD sumber program ke dalam komputer tepatnya di tempat

folder program yang telah diinstalasi tadi.

8. Program siap untuk dijalankan.

Petunjuk Pemakaian Program

Berikut ini adalah fungsi tombol-tombol dalam program aplikasi Sistem

Informasi Penggajian PT. Surya Lagang Ostentasi Medan antara lain :

76

1. Tombol Add : berfungsi untuk menambah data record.

2. Tombol Edit : berfungsi untuk memperbaiki data record.

3. Tombol Delete : berfungsi untuk menghapus data record.

4. Tombol Update : berfungsi untuk memasukkan data record.

5. Tombol Cancel : berfungsi untuk membatalkan proses tambah, perbaiki

dan hapus data record.

6. Tombol Close : berfungsi untuk keluar dari sub-program.

7. Tombol ‘>’ : berfungsi untuk menampilkan data record berikutnya

8. Tombol ‘<’ : berfungsi untuk menampilkan data record sebelumnya.

77

BAB VKESIMPULAN DAN SARAN

5.1. Kesimpulan

Setelah dianalisa dan dievaluasi keadaan perusahaan dan membandingkan

dengan teori, maka pada bab ini akan diambil kesimpulan dan saran yang mungkin

berguna bagi pihak perusahaan. Beberapa kesimpulan yang diambil oleh penulis

adalah sebagai berikut:

1. Sistem penggajian manual yang digunakan oleh PT. Surya Lagang Ostentasi

Medan kurang efektif, efisien dan akurat dalam hal perhitungan gaji dan penyajian

laporan gaji.

2. Dengan menggunakan sistem penggajian yang diusulkan, maka informasi

penggajian yang dihasilkan lebih lengkap, efisien, cepat dan tepat dibandingkan

sistem sebelumnya yang selalu mengalami keterlambatan di dalam menyajikan

informasi laporan penggajian.

3. Dengan diterapkannya program yang telah dirancang oleh penulis, dapat

memberikan kemudahan dalam proses perhitungan gaji serta dapat mengetahui

laporan gaji secara cepat dan dapat diminta sewaktu-waktu pada saat dibutuhkan.

5.2. Saran

Adapun saran-saran yang dapat dikemukakan oleh penulis adalah sebagai

berikut:

1. Penulis menyarankan hendaknya setiap transaksi harus langsung direkam ke dalam

komputer, sehingga komputer dapat menyajikan informasi tentang laporan

penggajian pegawai secara akurat dan up to date.

2. Penulis menyarankan adanya pelatihan untuk pegawai yang menjalankan atau

menggunakan program sebelum diterapkannya sistem baru.

78

DAFTAR PUSTAKA

Arbie, E., 2000, Pengantar Sistem Informasi Manajemen, Edisi Ke-7, Jilid 1, Bina Alumni Indonesia, Jakarta.

Armstrong, M., dan H, Murlis., 1995, Sistem Penggajian, Seri Manajemen Ke-48, PT. Pustaka Binaman Pressindo, Jakarta.

Baridwan, Z., 2001, Sistem Akuntansi Penyusunan Prosedur dan Metode, Cetakan Kelima, Edisi Ke-5, Penerbit BPFE, Yogyakarta.

Kadir, A., 2002, Konsep Tuntunan Praktis Basis Data, Edisi Ke-5, Andi Yogyakarta.

Kendall, K.E., dan J.E. Kendall., 2003, Analisis dan Perancangan Sistem, Alih Bahasa oleh Thamir Abdul Hafedh Al-Hamdany, Jilid Ke-1, Edisi Ke-5, PT. Prenhallindo, Jakarta.

Kendall, K.E., dan J.E. Kendall., 2003, Analisis dan Perancangan Sistem, Alih Bahasa oleh Thamir Abdul Hafedh Al-Hamdany, Jilid Ke-2, Edisi Ke-5, PT. Prenhallindo, Jakarta.

Manullang, M. dan Marihot M, 2001, Manajemen Sumber Daya Manusia II, Erlangga, Jakarta.

Moekijat, 2001, Pengantar Sistem Informasi Manajemen, Edisi Ke-5, Jilid 1, Penerbit PT. Remaja Rosdakarya, Bandung.

Muhyuzir T.D., 2001, Analisa Perancangan Sistem Pengolahan Data, Cetakan Kedua, PT. Elex Media Komputindo, Jakarta

Mulyadi, 2001, Sistem Akuntansi, Edisi Ke-5, Penerbit Bagian Penerbitan Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi YKPN, Yogyakarta.

Nitisemito, A.S., 2002, Majemen Personalia, Edisi-3, Penerbit Ghalia Indonesia, Jakarta Timur.

Oetomo, B.S.D., 2002, Perencanaan dan Pembangunan Sistem Informasi, Andi Yogyakarta, Edisi Ke-3, Yogyakarta.

Purwono. H., 2003, Sistem Personalia, Edisi Ke-3, Penerbit Andi Offset, Yogyakarta.

Swastha, dan Sukotjo., 2000, Manajemen Personalia, Edisi KE-5, BPFE-Yogyakarta.

Internet

Makalah Tugas analisa