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Progettare una intranet.

http://www.intranetmanagement.itGiacomo Mason /

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Che cos’è una intranet?

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Che cos’è una intranet?

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Che cos’è una intranet?

Giornale online

Applicazioni operative

Community

Archivio documentale

Modulistica

Spazio di autoformazione

Un sito web Bacheca

Informazioni

Spazio di lavoro

Spazio di comunicazione

Notizie

Wiki

Aiuta nei processiUna piattaforma Servizi ai dipendenti

Forum

Intranet, ovvero?

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Obiettivi sfidanti: uscire dalla logica dei compartimenti stagni

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Obiettivi sfidanti: uscire dalla logica del “tutto via email”

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Obiettivi sfidanti: uscire dalla logica delle informazioni una sull’altra

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Obiettivi sfidanti: riorganizzare alcuni processi interni

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Obiettivi sfidanti: creare comunità di apprendimento

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I contenuti si moltiplicano

InformazioneNewsDocumentiPagine informativeSegnalazioniLink utili

FormazioneVideo lezioniTutorialE-learningBiblioteche online

ApplicazioniCercapersoneStatino pagaFerie e permessiApplicativi gestionali

ServiziJob postingPrenotazione saleModulistica onlineRassegna stampaOrganigramma

CondivisioneBlog tematiciWikiSocial networkMicrobloggingForum

CollaborazioneTeam virtualiCalendarDocument sharingChatTask management

CommunityBachecheBrainstormingExtra lavoroConcorsi interni

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Significa portare online i processi di comunicazione, archiviazione, condivisione e coordinamento tra persone e gruppi

Cosa significa lavorare online?

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Nella nuvola Fuori dalla nuvola

La vera frontiera sono i processi di condivisione e coordinamento

Nella nuvola, fuori dalla nuvola

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Email + cartelle + agendina + chiavetta + riunioni + macchinetta del caffè + Google

Photo: http://media.photobucket.com/image/criceto/GILLESLALAY/cricetoruota.jpg?o=10

Le vecchie care abitudini

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IoIl mio pc

Il mio telefono

I miei documenti

La mia mail

Lavorare in un ecosistema

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IoIl mio pc

Il mio telefono

I miei documenti

La mia mail

I miei gruppi di lavoro

Le mie community

I miei processi online

Le mie risorse online

I miei strumentidi comunicazione

Le mie aree di condivisione

Lavorare in un ecosistema

15/35Giacomo Mason

Informazioni, processi, persone

2.0Pagine informative

News

Documenti

Applicazioni e servizi

Moduli

Workflow

Collaborazione

Network

Community

16/35Giacomo Mason

La partecipazione come ingrediente di base

L’utente in intranet non è un fruitore, ma un partecipante

La intranet è fatta grazie alla partecipazione delle persone

La intranet è fatta per consentire la partecipazione delle persone

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People Tend to Support What They Help to Buildhttp://www.fastcompany.com/660229/people-tend-support-what-they-help-build

18/35Giacomo Mason

Alcune tendenze consolidate

Interazione Commentabilità, votabilità, feed back continuo

Profilazione Su ruolo, funzione, persona, luogo

Personalizzazione RSS, My links, Widget

Identità Profili personali

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Alcune nuove tendenze (da consolidare)

Mobile Responsive, Adaptive, Web app, mobile app

Open source vs Microsoft Sharepoint contro wordpress

Gamification Punti, badge, rewarding

User research, co-design, card sorting, Personas, usability test

User centered design

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La “piramide di Maslow” dei bisogni intranet

VelocitàStabilità

Facilità di accesso

Architettura informativaKiller application Contenuti chiave

PartecipazionePersonalizzazione

CollaborationCommunity

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Alcuni fattori di successo

Buona analisi iniziale

Coinvolgimento costante di tutti

Contenuti e servizi utili e legati ai bisogni

Governance e organizzazione adeguate

Tecnologie usabili e performanti

Comunicazione e marketing interno costanti

Elasticità e plasticità nell’evoluzione

Alleati (dirigenti illuminati, HR)

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La intranet è un lavoro che evolve nel tempo

Non è un progetto da scattisti ma da maratoneti

Un lavoro da maratoneta

23/35Giacomo Mason

Gli step in dettaglio

Processo iterativo costante

Intranet non è un prodotto, ma un processo in evoluzione costante, che si avvale del contributo di tutti

Le tecnologie arrivano solo a questo punto

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Roadmap di progettazione

Definizione obiettiviAnalisi dei bisogniAssessment contenutiStudio ambito tecnologicoCostituzione teamCoinvolgimento attori

Arch. InformativaWireframeMock up graficiSpecifiche funzionaliSoftware selection

SviluppoCustomizzazioneIntegrazione applic.Test di usabilitàProduzione/porting contenuti

ComunicazioneMarketing internoRaccolta feed-back

Analisi e assessment

Progettazione e design

Realizzazione Lancio

ReportingGestione utentiRe- design parzialiFine tuningAnimazioneTutoringRedazione

Gestione

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Co-costruite il progetto

AscoltoInterviste

Focus group

CoinvolgimentoOpen space

World café

Stories harvesting

Metaplan

Co-design

VerificaTest di usabilità

Feed back continuo

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Il futuro della comunicazione interna

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Il futuro della progettazioneNuovo cercapersone

Nuova homepage

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Sotto la tecnologia, è tutta governance

29/35Giacomo Mason

Fonte: Pubbleroad

Governance e adozione

Governance e adozione aumentano il loro peso man mano che il progetto avanza

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Una gestione condivisa

Redazione distribuita

Responsabilidi sezione

Responsabili dicommunity

Resp. di applicazione

Dipendenti

Sponsor

Champions

Portale

Sezioni

Rubriche

Applicazioni verticali

Community

Profilo

Redazione centrale

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Buone prassi

• Intranet manager full time

• Ogni pagina, un owner (che aggiorna o cancella)

• Roadmap redazionale (riunioni, compiti)

• Libertà vs. controllo (template, linee guida, standard)

• Evitare gli “orticelli” (sezioni senza controllo)

• Dialogo tra fornitori e utenti (incontri di co-desing)

• Gardening periodico

• Spazi online di supporto

• Coinvolgere progressivamente

• Sfruttare l’entusiasmo individuale e le energie presenti

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L’intranet manager è una figura ibrida

InformaticaPiattaforme

Html e css

Software applicativi

ComunicazioneWeb writing

Web 2.0

Web marketing

Grafica

Knowledge management

Processi organizzativi

Sviluppo delle competenze

Attenzione al clima interno

Engagement

Risorse Umane

Usability

User centered design

Project maangement

Metodologie

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Comunicate (e ascoltate) sempre

Feed back continuo

Spazi di supporto autori e gestori

Incontri di coordinamento

“Mentoring” quotidiano negli uffici

Analytics

Diffusione risultati

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Fastweb: dall’ascolto alla nuova intranet

Focus group

Interviste

Word café

Codesign

Ascolto/coinvolgimento

Strategia

Stato dell’arte

Aspettative

Contenuti

Bisogni

Priorità

Attori

Tool

…

(co) design

Architettura informativa

Indicazioni funzionali

Wireframe

Content migration

Test di usabilità

Nuova intranet

Circa 300 persone coinvolte attivamente

(i cd. “contributors”)

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Per approfondire

http://www.intranetmanagement.it/

http://www.uxuniversity.it15 dicembre: Intranet management in pratica

Giacomo Masongiacomo.mason@gmail.com