Manajemen & administrasi organisasi

BAHRUR ROSYIDI DURAISY | MANAJEMEN ADMINISTRASI 1

MANAJEMEN & ADMINISTRASI ORGANISASI

https://bahrurrosyididuraisy.wordpress.com/

PENDAHULUAN

Administrasi pengertian sehari-hari sering disamakan dengan tata usaha, yailu berupa kegiatan mencatat, mengumpulkan dan menyimpan suatu kegiatan atau hasil kegiatan untuk membantu pimpinan dalam mengambil keputusan.

Penjelasan di atas adalah definisi administrasi dalam arti sempit yang masih banyak ditemukan dalam kehidupan sehari-hari. Suatu contoh, sebuah koran/majalah/tabloid membubuhkan alamatnya dengan “Kantor redaksi Administrasi”. Yang dimaksud oleh lembaga pers di atas lak lain adalah tata usaha. Definisi administrasi terkadang dipersempit lagi dan disamakan dengan keuangan. Misalnya seorang pegawai kantor berucap “bereskan dulu urusan administrasimu” yang dimaksud dengan administrasi oleh si pegawai adalah keuangan.

PENGERTIAN ADMINISTRASI

Secara morfologis ―ad‖ dan ministrare‖ (bahasa latin) Ad: to yang berarti kea tau kepada Ministrare: to conduct, to lead, to guide yang berarti mengarahkan, melayani, memimpin dan memimbing, Kata Administrasi juga berasal dari kata yunani AD+MINISTRARE, yang berarti pengabdian atau pelayanan. Dan menurut istilah bahasa Belanda ADMINISTRATIE yang diartikan menjadi istilah Tata usaha, ialah kegiatan yang meliputi tulis menulis, mengetik, korespondensi, kearsipan dan lai-lain.

Surat Menyurat

Agenda

Pembukuaan Pengertian Administrasi ( dalam arti sempit )

Kegiatan yang meliputi : catat mencatat, surat menyurat, pembukuan, agenda, ketik mengetik, yang bersifat ketatausahaan Pengertian Administrasi ( dalam arti luas )

Upaya memanfaatkan sumber daya yang dimiliki (3m: man, money, and material) secara efektif dan efesien untuk mencapai tujuan yang ditetapkan bersama.

Segenap Rangkaian perbuatan penyelenggaraan setiap usaha kerja sama sekelompok manusia untuk mencapai tujuan tertentu. Pengertian Administrasi menurut Prof. Prajudi Atmosudirjo

Dalam arti sempit, administrasi berarti tata usaha atau office work. Dalam arti luas, administrasi ditinjau dari 3 sudut yaitu : dari sudut proses, dari

sudut fungsi, dan dari sudut kepranataan (institution). Dilihat dari sudut proses,

https://bahrurrosyididuraisy.wordpress.com/


administrasi merupakan keseluruhan proses yang dimulai dari proses pemikiran, proses perencanaan, proses pengaturan, proses penggerakkan, proses pengawasan atau pengendalian sampai dengan proses pencapain tujuan. Ditinjau dari sudut fungsi atau tugas, administrasi berari keseluruhan tindak (aktivitas) yang harus dilakukan dengan kesadaran oleh seseorang atau kelompok yg berkedudukan sebagai ―administrator‖ atau manajemen puncak sesuatu organisasi. Ditinjau dari sudut kepranataan (institution) misalnya PN pembangunan perumahan (sekarang PT Pembangunan Perumahan) adalah suatu lembaga. Kita tidak melihat gedungnya, melainkan kelompok orang-orang yang secara tertentu melakukan aktivitas-aktivitas di dalam perusahaan tersebut.

Dari uraian diatas, ditarik kesimpulan bahwa administrasi adalah aktivitas-aktivitas yang dijalankan oleh dua orang atau lebih secara bekerja sama untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan Ada 3 unsur dalam pengertian ini : 1. Adanya perbuatan 2. Adanya 2 orang atau lebih 3. Adanya tujuan yang ingin dicapai Unsur-unsur Administrasi a) Pengorganisasian, rangkaian kegiatan menyusun suatu kerangka yang menjadi

wadah segenap kegiatan dari usaha kerja sama. b) Manajemen, kegiatan menggerakkan sekelompok orang yang mengerahkan

segenap fasilitas untuk mencapai tujuan tertentu. c) Komunikasi, rangkaian aktivitas menyampaikan warta dan memindahkan buah

pikiran kepada seseorang secara cermat, dalam usaha kerja sama yang bersangkutan.

d) Kepegawaian, rangakaian aktivitas mengatur dan mengurus penggunaan tenaga kerja yang diperlukan dalam usaha kerja sama.

e) Keuangan, rangkaian aktivitas mengelola segi-segi pembiayaan sampai pertanggung jawaban keuangan dalam usaha kerjasama.

f) Perbekalan, aktivitas merencanakan, mengadakan, mengatur pemakaian barang-barang yang tidak dapat lagi dalam usaha kerjasama.

g) Tata usaha, kegiatan menghimpun, mencatat, mengelola, menggandakan, mengirim dan menyimpan berbagai keterangan atau data yang dibutuhkan dalam organisasi.

h) Hubungan Masyarakat, Rangkaian Aktivitas menciptakan hubungan dan dukungan masyarakat terhadap kegiatan yang dilakukan oleh suatu organisasi.

UNSUR-UNSUR ADMINISTRASI Tampaknya terjadi kontradeksi dalam pengertian administrasi tersebut, tetapi dari uraian-uraian itu dapat ditarik kesimpulan makna yang terkandung dalam administrasi, yaitu :

1. Adanya usaha atau aktivitas kelompok manusia yang terdiri dari 2 orang atau lebih.

2. Adanya organisasi atau wadah kerjasama.


3. Adanya perencanaan, bimbingan, kepemimpinan, koordinasi dan pengawasan.

4. Adanya tujuan. 5. Peralatan dan perlengkapan.

MACAM-MACAM ADMINISTRASI

Dari segi perkembangannya, administrasi dapat dibagi atas dua bagian besar, yaitu administasi negara dan niaga.Administrasi negara ialah keseluruhan kegiatan yang dilakukan oleh seluruh aparatur pemerintah dari suatu negara dalam usaha mencapai tujuan negara.

Administrasi niaga ialah keseluruhan kegiatan mulai dari produksi barang dan/atau jasa sampai tibanya barang atau jasa tersebut di tangan konsumen. DEFINISI MANAJEMEN

Definisi manajemen dapat diartikan sebagai berikut: 1. Ketatalaksanaan proses penggunaan sumber daya secara efektif untuk

mencapai sasaran tertentu. 2. Kemampuan atau keterampilan untuk memperoleh suatu hasil dalam rangka

pencapaian tujuan melalui kegiatan-kegiatan orang lain. 3. Segenap perbuatan menggerakkan sekelompok orang dan Menggerakkan

fasilitas dalam suatu usaha kerjasama untuk mencapai tujuan tertentu.

Memahami berbagai definisi manajemen tersebut dapat ditaril( kesimpulan bahwa pada pokoknya manajemen adalah suatu proses/kegiatan/usaha pencapaian tujuan tertentu melalui kerjasama dengan orang lain. Dan dapat pula dikatakan bahwa manajemen merupakan inti daripada administrasi, karena memang manajemen merupakan alat pelaksana utama daripada administrasi. Dengan perkataan lain dikatakan bahwa administrasi dan manajemen tidak dapat dipisahkan hanya kegiatan-kegiatannya yang dapat dibedakan.

Apabila dilihat dari segi fungsional administrasi mempunyai dua tugas utama, yakni: 1. Menentukan tujuan menyeluruh yang hendak dicapai. 2. Menentukan kebijaksanaan umum yang mengikat seluruh organisasi.

Sebaliknya manajemen pada hakekatnya berfungsi untuk melakukan semua

kegiatan-kegiatan yang perlu dilaksanakan dalam rangka pencapaian tujuan dalam batas-batas kebijaksanaan umum yang telah ditentukan pada tingkat administrasi. Ungkapan tersebut jelas menunjukan bahwa administrasi lebih luas dari pada manajemen.

HUBUNGAN ANTARA ADMINISTRASI DAN MANAJEMEN

Sebagaimana telah diuraikan di atas, administrasi adalah proses penyelenggaraan kerja untuk mencapai suatu tujuan yang telah ditetapkan. Kerja dapat terselenggara dengan baik sehingga tujuan yang dikehendaki dapat tercapai bila ada orang yang menyelenggarakannya. Dan masalah orang yang


menyelenggarakan kerja untuk mencapai tujuan inilah yang menjadi masalah pokok daripada manajemen, karena intisari daripada manajemen ialah suatu proses/usaha dari orang-orang secara bekerjasama untuk mencapai suatu tujuan yang telah ditetapkan.

Jadi administrasi adalah penyelenggaranya dan manajemen adalah orang yang menyelenggarakan kerja. Maka kombinasi dari keduanya adalah penyelengaraan kerja yang dilakukan oleh orang-orang secara bersama-sama untuk mencapai suatu tujuan yang telah ditetapkan.

Keterkaitan di atas dapat dianalogikan—meski tidak seluruhnya tepat—seandainya pembaca akan membeli buah rambutan. Pertama kali yang terlihat adalah kulit luar yang berwama hijau atau merah. Jika kulitnya dikupas maka didapati daging rambutan yang berwarna putih kalau dagingnya sudah dimakan maka akan terlihat intinya yang disebut biji rambutan.

Demikian pula manajemen, maka yang pertama disoroti adalah kulit luamya yaitu “Admmistnisi” Kedua dagingnya yaitu “manajemen” selanjutnya adalah bijinya yaitu “kepemimpinan”

ADMINISTRASI SEBAGAI PRAKTEK ORGANISASI

Salah satu aktivitas administrasi sebagai praktek organisasi adalah mengadakan pencatatan kekayaan dan persediaan-persediaan yang dimiliki organisasi tersebut, sehingga administrasi tersebut , sehingga administrasi tersebut merupakan alat pembantu yang dipakai pimpinan untuk mengolah perusahaan.

Administrasi yang baik adalah administrasi yang dilaksanakan berdasarkan asas-asas yang berlaku secara umum, sehinga dapat diterima oleh semua pihak, baik dalam organisasi itu sendiri maupun dari luar organisasi tersebut. Sistem administrasi yang baik dalam suatu perusahan akan sangat berfaedah bagi perusahan itu sendiri, dimana jalannya aktivitas perusahaan dapat ditelusuri dengan seksama, legkap, dan sempurna dengan demikian pimpinan perusahaan dengan segera dapat mengambil keputusan tentang tindakan apa yang perlu segera diambil guna mencapai tujuan perusahaan. Dengan adanya administrasi yang tertib, menunjukkan perusahaan tersebut manajemennya baik, ini berarti perencanaan, pelaksanaan, dan pengawasan yang ada di dalam itu baik.

Adapun kemungkinan-kemungkinan dari penyelenggaraan administrasi yang tidak baik (rapi,kontinu) dapat mengakibatkan hal-hal sebagai berikut:

1. Pimpinan sulit mengambil keputusan yang cepat dan tepat bila timbuk masalah-masalah.

2. Dapat terjadi penyimpangan-penyimpangan penyalahgunaan. 3. Tidak dapat diketahui kepastian atas kebenaran laporan keuangan. 4. Sulit melakukan pengawasan/pemeriksaan dengan cepat.

Di dalam setiap perusahaan yang besar dan kompleks di mana pimpinan tidak

dapat dibagi lagi mengikuti secara langsung segala kegiatan perusahaan, maka pimpinan perusahaan perlu mendelegasikan tugas, wewenang dan tangung jawab kepada bawahannya untuk mengawasi serta mengikuti segala kegiatan tersebut.

Berhubungan banyak aspek yang harus disorot dalam praktek administrasi, dan menginatkan pula definisi dan tujuan administrasi itu sendiri, maka perlu diadakan pembatasan-pembatasan tertentu. Dalam proses pelaksaannya,


administrasi merupakan unsur-unsur tertentu, yaitu adanya dua manusia atau lebih, adanya tujuan yang hendak dicapai, adanya peralatan dan perlengkapan untuk melaksanakan tugas-tugas itu. Berbicara mengenai tugas yang hendak dilaksanakan, sering pula orang beranggapan bahwa proses administrasi baru timbul apabila ada kerja sama. TIdak demikian halnya. Dengan perkataan lain, kerja sama bukan merupakan unsur administrasi. Meskipun demikian perlu ditekankan bahwa pencapaian tujuan akan lebih efesien dan ekonomis apabila semua orang yang terlibat mau bekerja sama satu sama lain. Sehingga di mana-mana dari waktu ke waktu selalu terdapat sekelompok orang, tujuan tertentu, dan usaha kerja sama.

Ketiga faktor ini jalin-menjalin, sehingga menimbulkan suatu proses dalam masyarakat berupa rangkaian perbuatan manusia (berikut segenap kejadian yang terjadi sebagai akibat perbuatan itu) yang secara teratur diarahkan kepada sesuatu tujuan tertentu. Jadi administrasi merupakan segenap proses penyelenggaraan dalam setiap usaha kerja sama sekelompok orang untuk mencapai tujua tertentu.

Dari uraian tersebut diatas jelas bahwa fungsi administrasi organisasi sangat membantu pimpinan dalam menentukan suatu keputusan yang bijaksana, berdasarkan data-data yag telah diperoleh dari pegawainya atau bawahannya. Sudah barang tentu pula bahwa sifat, ruang lingkup, dan bentuk kegiatan administrasi berbeda dari satu zaman ke zaman yang lain, ia berbeda pula dari satu waktu dan kondisi ke lain waktu dan kondisi. Tujuan yang berbeda-beda, tingkat kebutuhan yang berlainan, kecerdasan yang beraneka ragam kesemuanya turut menentukan bentuk dan sifat administrasi yang diperlukan. Biarpun demikian, dalam menjalankan atau melaksanakan administrasi untuk menunjang tercapainnya tujuan administrasi tersebut, dibutuhkan pula sarana-sarana administrasi seperti berikut:

1. Organisasi, baik sebagai tertib, struktur, sistem, maupun segi-segi lainnya. 2. Sistem informasi yang secara lengkap akan terdiri atas sistem tata usaha, dan

sistem tata usaha, dan sistem informasi manajemen. 3. Sistem manajemen yang merupakan paduan dari sistem personil dan sistem

organisasi. Organisasi adalah sarana atau alat untk mencapai tujuan, Oleh karena itu

organisasi adalah wadah kegiatan dari orang-orang yang bekerja sama dalam usahanya mencapai tujuan. Dengan kata lain, organisasi adalah ―setiap bentuk persekutuan antara dua orang atau lebih yang bersama serta secara formal terikat dalam rangka pencapaian suatu tujuan yang telah ditentukan dalam ikatan mana terdapat seorang/beberapa orang yang disebut atasan dan seorang/sekelompok orang yang disebut bawahan‖.

Setiap organisasi akan menghadapi kenyataan-kenyataan berupa tantangan dan masalah yang disebabkan oleh adanya perubahan sosial dalam masyarakat yang sangat pesat sebagai hal yang diakibatkan oleh kemajuan ilmu pengetahuan dan teknologi. Akibat dari hal ini organisasi harus menyesuaikan dirinya dengan gerak perubahan yang terjadi. Oleh karena itu, organisasi perlu melakukan pengembangan agar dapat mengikuti perkembangan dan tuntutan masyarakat.

Pengembangan organisasi merupakan suatu strategi pendidikan yang dilakukan melalui suatu sistem secara menyeluruh dan terpadu, di mana organisasi pada akhirnya dapat melakukan perubahan dan penyesuaian sesuai dengan apa yang dikehendaki. Titik berat dari pengembangan organisasi ini sering ditekankan pada faktor manusia, struktur, dan sarana dalam keterpaduannya dengan sistem.


Berbicara mengenai manajemen dan administrasi maka akan selalu timbul pertanyaan mengenai perbedaan dari kedua hal tersebut. Karena pada dasarnya selalu ada pertentangan mengenai perbedaan – perbedaan dari kedua hal tersebut. Menurut Buchari Zainun (dalam Haji Buchari Zainun, 1990 : 3) Manajemen sendiri memiliki pengertian suatu upaya atau proses upaya seorang pimpinan dengan satu kewenangan tertentu untuk mewujudkan sesuatu tujuan tertentu dengan memanfaatkan berbagai sumber daya yang ada dan sudah dikuasai pimpinan itu terutama sumber daya manusia yang berada di bawah kekuasaannya. Sementara administrasi sendiri memiliki pengertian mulai dari yang paling sempit hingga yang paling luas. Dalam arti sempit misalnya administrasi dapat diartikan sebagai keseluruhan pencatatan secara tertulis dan penyusunan sistematis dari keterangan-keterangan yang ada agar mempermudah memperoleh ikhtisar keterangan. Kegiatan dalam hal ini yaitu serangkaian aktivitas menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim dan menyimpan keterangan-keterangan yang diperlukan dalam setiap kerja sama. Sementara dalam arti luas, administrasi merupakan keseluruhan proses kerja sama antara dua orang atau lebih dalam rangka mencapai tujuan secara efektif dan efisien.

Manajemen dan administrasi pada dasarnya saling berhubungan, kita dapat lihat dari adanya administrator. Administrator pada hakikatnya adalah juga seorang manajer. Dapat dikatakan sebagai manajer jika para administrator tersebut menfokuskan pada segala sesuatu yang berkaitan dengan keadaan dan hal – hal intern dalam organisasinya. Sementara seorang manajer juga menfokuskan kepada soal – soal intern organisasi. Administrasi sendiri baik dari segi pengertian sempit ataupun pengertian luas di dalam penyelenggaraannya telah menggunakan fungsi – fungsi manajemen yang telah ditetapkan menurut George R.Terry yaitu POAC : Planning (perencanaan), Organizing (pengorganisasian), Actuating (pelaksanaan), dan Controlling (pengawasan). Jadi administrasi dapat dikatakan sebagai penyelenggaraannya dan manajemen adalah orang – orang yang menyelenggarakan kerja tersebut.

Keluar dari saling berhubungannya manajemen dan administrasi, terdapat beberapa pandangan mengenai perbedaan dari dua hal tersebut. Pertama : manajemen lebih luas dan lebih besar peranannya dibandingkan dengan administrasi, kedua : administrasi lebih luas dan lebih berperan daripada manajemen, dan yang terakhir : manajemen adalah inti dari administrasi.

Dikatakan manajemen lebih luas dan lebih besar peranannya dibandingkan dengan administrasi dikarenakan beberapa orang mengartikan administrasi sebagai pekerjaan tulis menulis ataupun tata usaha. Dengan pengertian seperti itu maka administrasi disebut – sebut sebagai unsur bantuan saja bagi manajemen. Karena dalam manajemen bukan pekerjaaan tulis menulis saja yang dibutuhkan akan tetapi bagaimana seorang pemimpin dapat melaksanakan dan mengarahkan tugas suatu organisasi sesuai dengan tujuan yang telah ditetapkan. Pandangan ini banyak dipercaya oleh para pengusaha – pengusaha niaga dan industri.

Pandangan kedua menyebutkan administrasi lebih luas dan lebih berperan daripada manajemen. Pandangan ini beralaskan manajemen berada didalam administrasi itu sendiri. Menurut atmosoedarmo (dalam Haji Buchari Zainun, 1990 : 5) ada yang menganggap bahwa administrasi mempunyai dimensi statis dan dinamis. Dianggap sebagai dimensi dinamisnya administrasi adalah manajemen. Sedangkan dimensi statisnya adalah organisasi, terutama jika organisasi tersebut dianggap sebagai wadah.


Pandangan terakhir menyebutkan manajemen adalah inti dari administrasi. Dikatakan demikian karena dalam pelaksanaan administrasi sendiri dibutuhkan keterampilan atau kemampuan untuk memaksimalkan penggunaan sumber daya manusianya agar dapat mencapai tujuan. Sehingga dapat dikatakan manajemen itu merupakan alat pelaksana utama daripada administrasi.

FUNGSI-FUNGSI ADMINISTRASI DAN MANAJEMEN

Telah diketahui bahwa pada dasamya administrasi berfungsi untuk menentukan tujuan organisasi dan merumuskan kebijaksanaan umum, sedangkan manajemen berfungsi untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan yang perlu dilaksanakan dalam rangka pencapaian tujuan dalam batas-batas kebijaksanaan umum yang telah dirumuskan.

Dalam proses pelaksanaannya, administrasi dan manajemen mempunyai tugas-tugas tertentu yang harus dilaksanakan sendiri. Tugas-tugas itulah yang biasa disebut/diartikan sebagai fungsi-fungsi administrasi dan manajemen. Hingga kini para sarjana belum mempunyai kata sepakat yang bulat tentang fungsi-fungsi administrasi dan manajemen itu, baik ditinjau dari segi klasifikasinya maupun terminologi yang dipergunakan.

Menurut Prof Dr Sondang P Siagian MA dalam bukunya “Fungsi-fungsi managerial” dan “Filsafat Administrasi” rimgsi-fungsi administrasi dan manajemen itu ialah :

1. Perencanaan (Planning) 2. Pengorganisasian (Organizing) 3. Pemberian Motivasi (Motivating) 4. Pengawasan (Controling) 5. Penilaian (Evaluating)

Fungsi-fungsi tersebut mutlak harus dijalankan oleh administrasi dan manajemen. Ketidakmampuan untuk menjalankan fungsi-fungsi itu akan mengakibatkan lambat atau cepat matinya organisasi.

a. Perencanaan (Planning)

Planning dapat didefmisikan sebagai keseluruhan proses pemikiran dan penentuan secara matang tentang hal-hal yang akan dikerjakan di masa yang akan datang dalam rangka pencapaian tujuan Yang telah ditentukan.

Pengertian tersebut menunjukan bahwa perencanaan merupakan fungsi administrasi dan manajemen yang pertama. Alasannya ialah bahwa tanpa adanya rencana, maka tidak ada dasar untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan tertentu dalam rangka usaha oencapain tujuan. Perencanaan menjadi fungsi pertama karena ia merupakan dasar dan titik tolak dari kegiatan pelaksanaan selanjutnya.

Salah satu cara yang paling mudah dikemukakan dalarn penyusunan rencana adalah dengan mengatakan bahwa perencanaan berarti mencari dan menemukan jawaban terhadap enam pertanyaan. yaitu : 1) What(Apa) 2) Where (Dimana) 3) When (Kapan) 4) How (Bagaimana) 5) Who (Siapa)


6) Why (Mengapa)

Pertanyaan tersebut menjadi: 1. Apa kegiatan-kegiatan yang harus dijalankan dalam rangka pencapaian

tujuan yang telah ditentukan sebelumnya ? 2. Dimana kegiatan-kegiatan tertentu dijalankan? Pertanyaan ini mencakup

letak bangunan organisasi yang hendak didirikan, tata ruang yang disusun, tempat sumber tenaga kerja.

3. Kapan kegiatan-kegiatan tertentu hendak dilaksanakan. Hal ini berarti bahwa dalam rencana hams tergambar sistem prioritas yang dipergunakan, penjadwalan waktu dan hal-hal yang berhubungan dengan faktor waktu.

4. Bagaimana cara melaksanakan kegiatan-kegiatan ke arah tercapainya tujuan ? Yang dicakup oleh pertanyaan ini menyangkut soal sistem dan tata kerja, standar yang hams dipenuhi, cara pembuatan dan penyampaian laporan, cara menyimpan dokumen dan lain-lain.

5. Pertanyaan “siupa” berarti diketemukannya jawaban dalam rencana tentang gambaran pembagian tugas, wewenang dan tanggungjawab.

6. Secara filosofis, pertanyaan yang terpenting di antara rangkaian pertanyaan ini ialah pertanyaan “mengapa”. Terpenting karena pertanyaan ini ditunjukan kepada kelima pertanyaan yang mendahuluinya. Jika kelompok pimpinan dapat memuaskan dirinya atas jawaban-jawaban yang diperoleh terhadap keenam pertanyaan itu, akan terciptalah suatu rencana yang baik.

b. Pengorganisasian (Organizing) Pengorganisasian ialah keseluruhan proses pengelompokan orang-

orang, alat-alat, tugas-tugas, tanggungjawab dan wewenang sedemikian rupa sehingga tercipta suatu organisasi yang dapat digerakkan sebagai suatu kesatuan dalam rangka pencapaian tujuan yang telah ditentukan.

Definisi tersebut menunjukan bahwa pengorganisasian merupakan langkah pertama ke arah pelaksanaan rencana yang telah tersusun sebelumnya. Dengan demikian adalah suatu hal yang logis pula apabila pengorganisasian sebagai fungsi administrasi dan manajemen ditempatkan sebagai fungsi kedua, mengikuti fungsi perencanaan. Juga terlihat dalam definisi itu bahwa pelaksanaan fungsi pengorganisasian menghasilkan suatu organisasi yang dapat digerakan sebagai suatu kesatuan yang bulat.

Organisasi sebagai alat administrasi dan manajemen terlihat penting apabila diingat bahwa bergerak tidaknya organisasi ke arah pencapain tujuan sangat tergantung atas kemampuan manusia dalam organisasi menggerakan organisasi itu ke arah yang telah ditetapkan.

c. Penggerakan (Motivating)

Penggerakan ialah keseluruhan proses pemberian motif bekerja kepada para bawahan sedemikan rupa sehingga mereka mau bekerja dengan ikhlas demi tercapainya tujuan organisasi dengan efisien dan ekonomis.


“Motivating” secara implisit berarti bahwa pimpinan organisasi berada di tengah-tengah para bawahannya dan dengan demikian dapat memberikan bimbingan, instuksi, nasehat dan koreksi jika diperlukan.

Pelaksanaan fungsi “Motivating” dalam organisasi dapat dijalankan dengan baik dengan menggunakan teknik-teknik sebagai berikut: 1. Jelaskan tujuan organisasi kepada setiap orang yang ada dalam

organisasi. 2. Usahakan agar setiap orang menyadari, memahami serta menerima baik

tujuan tersebut. 3. Usahakan agar setiap orang mengerti struktur organisasi. 4. Tekankan pentingnya kerjasama dalam melaksanakan kegiatan-kegiatan

yang diperlukan. 5. Perlakukan setiap bawahan sebagai manusia dengan penuh pengertian. 6. Berikan penghargaan serta pujian kepada bawahan yang cakap dan

teguran serta bimbingan kepada orang-orang yang kurann mampu bekerja.

7. Yakinkan setiap orang bahwa dengan bekerja baik dalain organisasi tujuan pribadi orang-orang tersebut akan tercapai semaksimal-maksimalnya.

d. Pengawasan (Controling) Pengawasan ialah proses pengamatan daripada pelaksanaan seluruh

kegiatan organisasi untuk menjamin agar supaya semua pekerjaan yang sedang dilakukan berjalan sesuai dengan rencana yang telah ditentukan sebelumnya. Dari definisi ini jelas terlihat bahwa terdapat hubungan yang sangat erat antara perencanaan dan pengawasan.

Artinya bahwa perencanaan dan pengawasan merupakan kedua belahan mata uang yang sama. Jelas bahwa tanpa rencana pengawasan tidak mungkin dilaksanakan karena tidak ada pedoman untuk melakukan pengawasan itu. Sebaliknya rencana tanpa pengawasan akan berarti timbulnya penyimpangan-penyimpangan dan atau penyelewengan-penyelewengan yang serius tanpa ada alat untuk mencegahnya.

Jelaslah kiranya bahwa pengawasan sangat menentukan peranannya dalam usaha pencapaian tujuan. Secara filosofis dapat dikatakan bahwa pengawasan itu mutlak diperlukan karena manusia bersifat salah dan khilaf. Dus manusia dalam organisasi perlu diamati, bukan dengan maksud untuk mencari kesalahannya kemudian menghukumnya, akan tetapi untuk mendidik dan membimbing. Hal ini kiranya sangat penting untuk diperhatikan karena para pemimpin dalam suatu organisasi sering lupa bahwa seorang pemimpin yang baik adalah seorang yang ikhlas memberikan kesempatan yang seluas-luasnya kepada bawahannya untuk berbuat kesalahan. Hanya saja setelah kesalahan diperbuat, adalah menjadi tugas pimpinan untuk memperbaiki kesalahan itu dengan jalan memberikan bimbingan kepada bawahannya agar ia tidak mengulangi kesalahan yang sama, akan tetapi berani untuk berbuat kesalahan yang lain.

Jika seorang bawahan selalu diancam dengan hukuman setiap kali ia berbuat kesalahan, maka bawahan tersebut tidak akan berkembang karena dalam setiap tindakannya ia akan selalu dikuasai oleh rasa takut. Akibatnya ia tidak akan berani mempunyai prakarsa,


mengambil keputusan dan akhimya akan kehilangan kepercayaan pada dirinya sendiri. Ini tidak boleh terjadi.

Kendati demikian perlu diperhatikan pula bahwa pernyataan diatas tidak berarti bahwa seorang pimpinan tidak boleh menghukum bawahannya. Memang seorang pimpinan dapat bertindak punitif jika seorang bawahan, meskipun telah berulang kali dibimbing, terus menerus berbuat kesalahan yang sama.

Proses pengawasan pada dasamya dilaksanakan oleh administrasi , manajemen dengan mempergunakan dua macam teknik, yakni:

1. Pengawasan langsung (direct control) Yang dimaksud pengawasan langsung ialah apabila pimpinan

organisasi mengadakan sendiri pengawasan terhadap kegiatan yang sedang dijalankan.

2. Pengawasan tidak langsung (indirect control)

Sementara pengawasan tidak langsung ialah pengawasan dari jarak jauh. Pengawasan ini dilakukan melalui laporan yang disampaikan oleh para bawahan. Laporan itu dapat berbentuk tertulis dan lisan.

Kelemahan daripada pengawasan tidak langsung ialah bahwa sering para bawahan hanya melaporkan hal-hal yang positif saja Padahal, seorang pimpinan yang baik akan menuntut bawahannya untuk melaporkan beberapa hal, baik yang bersifat positif maupun negatif Karena kalau hanya hal-hal yang positif saja yang dilaporkan, pimpinan tidak akan mengetahui keadaan yang sesungguhnya. Akibatnya dia akan mengambil kesimpulan yang salah. Lebih jauh lagi ia akan mengambil keputusan yang salah.

Kesimpulannya ialah bahwa pengawasan tidak akan dapat berjalan

dengan baik apabila hanya bergantung kepada laporan saja, karena itu pengawasan tidak langsung tidak cukup. Adalah bijaksana apabila pimpinan organisasi menggabungkan teknik pengawasan langsung dan tidak langsung dalam melakukan fungsi pengawasan itu.

e. Penilaian (evaluating)

Penilaian adalah proses pengukuran dan pembandingan hasil-hasil pekerjaan yang telah dicapai dengan hasil-hasil yang seharusnya dicapai.

Dengan demikian dapat dikatakan bahwa hakekat dari penilaian adalah:

Penilaian ditujukan kepada satu fase tertentu dalam satu proses setelah fase itu seluruhnya selesai dikerjakan. Berbeda dengan pengawasan yang ditujukan kepada fase yang masih dalam proses pelaksanaan.

Penilaian bersifat korektif terhadap fase yang telah selesai dikerjakan. Korektifitas yang menjadi sifat penilaian itu sangat berguna bukan untuk fase yang telah selesai, akan tetapi untuk fase berikutnya. Artinya, melalui penilaian harus diketemukan kelemahan-kelemahan sistem yang dipergunakan dalam fase yang baru saja selesai. Juga harus


diketemukan penyimpangan-penyimpangan dan/atau penyelewengan-penyelewengan yang telah terjadi, tetapi lebih penting lagi, harus diketemukan sebab-sebab mengapa kelemahan-kelemahan itu timbul, juga harus diketemukan sebab-sebab mengapa penyimpangan-penyimpangan itu terjadi.

TATA USAHA

Ditinjau dari aktivitas pokoknya, tata usaha adalah kegiatan untuk mengadakan pencatatan dan penyusunan keterangan-keterangan itu dipergunakan secara langsung sebagai bahan informasi bagi pemimpin organisasi yang bersangkutan atau dapat dipergunakan oleh siapa sajaa yang membutuhkannya. Dalam kegiatan administrasi secara luas, tata usaha merupakan kegiatan penunjang yang mempunyai peranan yang sangat penting. Di mana administrasi merupakan proses penyelenggaraan organisasi secara menyeluruh, sedangkan tata usaha sebagai kegiatan pencatatan, penggolongan data, dan tulis-menulis dari proses tersebut.

Administrasi tidak akan berjalan apabila tidak ada kegiatan surat-menyurat sebagai bentuk praktis dari pekerjaan tulis-menulis. Surat merupakan salah satu alat penghubung, sebagai alat pemberi perintah, dan sebagai alat instruksi.

Dari keterangan di atas dapatkah ditarik kemungkinan bahwa sasaran dari tata usaha adalah suatu pelayanan yang menjangkau seluruh lapisan, baik itu pimpinan, seksi-seksi, dan masyarakat luas tanpa ada keluhan-keluhan yang ditimbulkan oleh kesalahan, kurangnya perhatian, dan lain sebagainya.

Adapun bahan baku yang dipergunakan di dalam penyelenggaraan tata usaha adalah ada yang berbentuk benda yang tidak habis pakai, memerlukan persediaan yang cukup, tetapi kalau benda yang tidak habis pakai hanya butuh pemeliharaan secara utuh.

Peralatan tata usaha yang sangat diperlukan dan sangat utama selaki adalah mesin tulis, mesin penggandaan, mesin cetak, mesin komputer, mesin hitung, dan meja serta kursi. Peralatan ini sangat dibutuhkan dalam kegiatan suatu tata usaha , sehingga dapat berjalan dengan baik.

PENUTUP

Administrasi berasal dari Bahasa Latin Administrare yang berarti membantu atau melayani. Dalam arti sempit sebagai keseluruhan pencatatan secara tertulis dan penyusunan sistematis dari keterangan-keterangan yang ada agar mempermudah memperoleh ikhtisar keterangan. Kegiatan dalam hal ini yaitu serangkaian aktivitas menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim dan menyimpan keterangan-keterangan yang diperlukan dalam setiap kerja sama. Dalam arti luas, administrasi merupakan keseluruhan proses kerja sama antara dua orang atau lebih dalam rangka mencapaiu tujuan secara efektif dan efisien. Dengan tiga ciri pokok :

1. Administrasi merupakan proses yang berarti terdiri atas serangkaian kegiatan, yang dimulai sejak adanya dua orang atau lebih bersepakat melakukan kerjsama dalam bidang tertentu. Dalam hal ini adalah bidang pendidikan mengelola sekolah dan segala aspek lainnya.


2. Terdapat dua orang atau lebih yang bekerja sama. 3. Setiap kerjasama dalam adminsitrasi dilakukan dalam rangka mencapai

tujuan dan efisiensi. Tujuan itu ditetapkan sebelumnya berdasar kesepakatan bersama di antara pihak-pihak yang bekerja sama.

Manajemen adalah proses pendayagunaan semua orang dan fasilitas. Hal ini agar proses kerjasama (dalam administrasi) dapat mencapai tujuan secara efektif dan efisien tentunya dengan melibatkan semua orang dan fasilitas. Manajemen merupakan kajian administrasi ditinjau dari segi prosesnya. Manajemen merupakan proses yang terdiri atas kegiatan-kegiatan dalam upaya mencapai tujuan kerja sama (administrasi) secara efisien. Gordon (1976) dalam Bafadal (2004:39) menyatakan bahwa manajemen merupakan metode yang digunakan administrator untuk melakukan tugas-tugas tertentu atau mencapai tujuan tertentu.

DAFTAR PUSTAKA

Burhanudin, Analisis Administrasi Manajemen dan Kepemimpinan Pendidikan

Bumi aksara Jakarta, 1995

Handoko, T Hani. Manajemen, BPFE, Yogyakarta, 1998

Kartono, Kartini. Pemimpin dan Kepemimpinan, Raja Grafindo Persada, Jakarta,2001

Prof.Dr.Prajudi Atwosudiryo SH, 1961.Masalah Pendidikan Ilmu Administrasi pada Perguruan tinggi

Robbin, Stephen P. Teori Organisasi, struktur, Desain dan Aplikasi, Archan, Jakarta,

1995.

Siagian, Sondang P. Filsafat Administrasi, Gunung Agung, Jakarta. 1997.

The Lian Gie, 1981.Ensiklopedi Administrasi

Zainun, Bukhari Haji. 1990. Administrasi dan Manajemen Kepegawaian Pemerintah Negara Indonesia. Jakarta : Haji Masagung.

Leadership & Management

Manajemen & administrasi organisasi