MANAJEMEN & ORGANISASI

ARTI & FUNGSI MANAJEMEN

Manajemen = ilmu & seni merencanakan, mengorganisasi, mengarahkan, mengkoordinasikan serta mengawasi tenaga manusia dengan bantuan alat-alat untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan

Fungsi manajemen perusahaan :1.Perencanaan 4. Pengkoordinasian2.Pengorganisasian 5. Pengawasan 3.Pengarahan

Mekanisme kerja dr fungsi manajemen : Adanya keinginan, kebutuhan &

informasi

Mendorong orang/perusahaan utk melakukan suatu kegiatan

Kegiatan : ada tujuan, shg perlu perencanaan (apa, bagaimana, mengapa, kapan dilakukan?)

Perencanaan

Siapa yang akan melakukan, bagaimana pembagian kerja, bagaimana wewenang & tanggungjawab, serta pertanggungjawaban masing-masing kegiatan

pengorganisasian Mengarahkan & mendorong agar supaya

karyawan bersedia menyumbangkan tenaganya semaksimal mungkin untuk mencapai tujuan

pengarahan

Agar tidak terjadi kontradiksi antara fungsi satu dg lainnya utk menuju sasaran yg sama

Dibutuhkan pengkoordinasian Utk menjaga agar penyimpangan2 dr

rencana yg terjadi tdk terlalu jauh

Diperlukan pengawasan/pengendalian

Mencari kemungkinan tjd penyimpangan

Mencegah agar tdk tjd penyimpangan

Mekanisme kerja dr fungsi2 manajemen

KEINGINAN & KEBUTUHAN

INFORMASI

PERENCANAAN

PENGORGANISASIAN

PENGARAHAN

PENGKOORDINASIAN

PENGAWASAN

TUJUAN

B. JENJANG MANAJEMEN

1. Manajemen puncak/eksekutif Mrpkn top leader/manajer senior/eksekutif kunci Misal : dewan direksi, direktur utama,

pimpinan2 Tugas :

a. Menyusun rencana umum perusahaanb. Mengambil keputusan2 penting (produk baru,

pengeluran saham,dll)

2. Manajemen madya/manajemen administratif

Contoh : manajer divisi, pimpinan pabrik Tugas : menyusun rencana operasi

3. Manajemen operasional/manajemen supervisori

Contoh : manajer operasional/kandang, mandor

Tugas : pelaksanaan rencana yg dibuat oleh manajemen madya

C. FUNGSI PERENCANAAN

Bentuk2 perencanaan :1.Tujuan

Semua orang/karyawan harus tahu tujuan dlm organisasi yg hendak dicapai

2.Policy / kebijakan Suatu pernyataan utk menyalurkan

pikiran dlm mengambil keputusan thd tindakan2 utk mencapai tujuan

3.Strategi Tindakan penyesuaian dr rencana yg

telah dibuat

4. Prosedur Rangkaian tindakan yg akan

dilaksanakan utk waktu yg akan datang

5. Aturan/rule Suatu tindakan yg spesifik & mrpkn

bagian dr prosedur

6. Program Campuran antara kebijakan prosedur,

aturan & pemberian tugas yg disertai dg suatu anggaran/budget

Kegunaan perencanaan :1.Mengurangi ketidakpastian serta

perubahan waktu mendatang2.Mengarahkan perhatian pd tujuan3.Memperingan biaya4.Mrpkn sarana utk mengadakan

pengawasan

Langkah2 penyusunan perencanaan :1.Menetapkan tujuan2.Menyusun anggapan23.Menentukan berbagai alternatif tindakan

4. Mengadakan penilaian thd alternatif2 tindakan yg sudah dipilih

5. Mengambil keputusan6. Menyusun rencana pendukung

misal : perusahaan ayam broiler merencanakan penambahan jumlah ayam mk perlu merencanakan juga jumlah karyawan tambahan, teknis pemeliharaan & perencanaan pemasaran

D. FUNGSI PENGORGANISASIAN Fungsi pengorganisasian = suatu

proses menciptakan hub. antara berbagai fungsi, personalia & faktor2 fisik agar semua pekerjaan yg dilakukan dpt bermanfaat serta terarah pd suatu tujuan

Hubungan2 yg timbul :1.Hub. Informal

Hub.2 yg timbulnya tdk sengaja Hub. di luar tugas Hub. tdk resmi

b. Hub. Formal Dilakukan dengan sengaja Ditunjukkan dlm bagan organisasi,

pedoman organisasi /deskripsi jabatan yg ada

Dalam pengorganisasian tdpt 3 hub. Dasar :

c. Tanggung jawab Mrpkn kewajiban2 bg individu utk

melaksanakan tugas yg telah ditetapkan dg cara sebaik mungkin menurut kemampuan serta pengarahan yg diterima

Faktor2 yg membatasi perencanaan :1.Sulitnya mencari anggapan secara

teliti2.Perubahan yg sangat cepat3.Kekakuan internal

Dpt berupa : Kekakuan psikologis Kekakuan karena prosedur & kebijakan Kekakuan sumber daya & dana Kekakuan ekternal Waktu & biaya

b. Wewenang Mrpkn hak utk mengambil keputusan

ttng apa yg harus dilakukan oleh seorang & hak utk meminta pd orang lain utk melakukan sesuatu

c. Pertanggungjawaban Melaporkan hasil pekerjaan kepada yg

berwenang / pemberi tugas

Frekuensi hub.antara pimpinan & bawahan dipengaruhi oleh beberapa faktor :

1. Latihan dr bawahan Latihan yg sempurna akan mengurangi

frekuensi hub.dg pimpinannya

2. Pendelegasian wewenang Pendelegasian wewenang dg jelas, tegas &

pasti dpt menghindari tjdnya kesalahan2

3. Perencanaan Penyusunan perencanaan, kerja

perencanaan, wewenang dr pelaksana & sejauh mana para pelaksana dpt memahaminya sangat mempengaruhi hub.bawahan dg pimpinan

4. Teknik komunikasi

Dasar2 penggolongan bagian di dalam organisasi :

1. Didasarkan pd suatu angka Misal : pd organisasi militer

Divisi IV, Kodam IV Diponegoro

2. Didasarkan pd waktu Misal : tugas2 di pabrik berhub.

dg jam kerja perusahaan jam kerja 8 jam (shift) : I = 07.00 – 15.00, II = 15.00 – 23.00

3. Didasarkan pd fungsi perusahaan Berhub.dg kegiatan perusahaan ,

misal : bgn produksi & pemeliharaan, bgn pemasaran, bgn keuangan

4. Didasarkan pd luas daerah operasi Perusahaan peternakan dg operasi yg

luas, dpt membuka cabang di bbrp daerah Misal : Daerah Operasi (DO) Surakarta, dll

5. Didasarkan pd jenis barang yg dihasilkan

Dg mengelompokkan aktivitas & tenaga kerja menurut macam barangnya, karena msng2 jenis barang memiliki karakteristik yg berbeda2

Misal : PT. Charoen Phokpand Tbk terdapat Divisi Unggas, Divisi Pakan Ternak, Divisi Pasca Panen Hasil Ternak

6. Didasarkan pd jenis langganan Langganan dpt berupa konsumen rumah

tangga, pedagang, pemerintah swasta,dll Penggolongan karyawan & aktivitas

perusahaan ( misal : promosi, distribusi) menurut jenis langganan perusahaan :

Karyawan tetap Karyawan freelance Karyawan kontrak/honorer Karyawan sukarela

Terdapat 3 fungsi utama dlm perusahaan :

1.Fungsi pemasaran2.Fungi produksi3.Fungsi pembelanjaan

Pd perusahaan perseorangan ,ketiga jenis fungsi tsb dpt ditangani oleh pemilik, tp dg bertambah kompleksnya fungsi2 tsb, mk perlu ditangani orang lain. Hal tsb disebut “diferensiasi fungsi”

Banyaknya fungsi yg dpt diawasi oleh seseorang

1.Kemampuannya2.Kemampuan bawahan3.Kompleksitas fungsi4.Kemiripan fungsi satu dg fungsi lainMakin besar volume usaha,

kompleksitas fungsi yg diperlukan utk melaksanakan kegiatan bertambah lebih cepat/besar.

Ada 3 macam struktur organisasi dasar :1.Struktur garis

Bila tanggungjawab, kekuasaan & pelaporan diciptakan satu arah

Menunjukkan suatu rangkaian kekuasaan/perintah dr manajemen ke bawah melalui bermacam2 bgn pd tingkat/tanggungjwb yg terendah, jd ada garis dr atas ke bawh

2.Struktur fungsional Didasarkan pd tugas2 spesialisasi yg ada

dlm perusahaan Menunjukkan penggunaan staf spesialis pd

organisasi

Urusan ketenagakerjaan mjd tanggungjwb personal manajer

Buruh perusahaan bertanggungjwb kpd mandornya

3. Struktur garis dan staf Kombinasi dr organisasi garis & staf yg

tugasnya memberikan nasehat2 Spesialis disini tidak menjalankan

pengawasan/kekuasaan apapun.

E. FUNGSI PENGARAHAN

Merupakanfungsi manajemen yg menstimulir tindakan agar betul2 dilaksanakan.

Prinsip pengarahan :1.Mengarah pd tujuan

Makin efektif proses pengarahan, makin besar sumbangan bawahan terhdp usaha mencapai tujuan bersama

2.Keharmonisan dg tujuan

2. Keharmonisan dg tujuan Orang bekerja utk memenuhi

kebutuhan, yg mungkin tdk persisi sama dg tujuan perusahaan, shg diusahakan kebutuhan mreka dpt dijadikan sbg pelengkap & harmonis/sejalan dg kepentingan perusahaan

3. Kesatuan komando Penting utk menyatukan arah tujuan

&tanggungjwb pd bawahan

Cara pengarahan :1.Orientasi

Cara pengarahan dg memberikan informasi yg perlu spy kegiatan dpt dilakukan dg baik pegawai baru

Informasi dpt berupa : Tugas Tugas lain yg berhubungan Ruang lingkup tugas Tujuan dr tugas Delegasi wewenang Cara melaporkan Cara mengukur prestasi kerja Hub.antar masing2 tenaga kerja

2. Perintah Permintaan khusus yg diberikan utk

memulai serta mjd pedoman pelaksanaan kerja

Agar perintah dpt berhasil, perlu diperhatikan :

a. Berhub.dg keadaan sesungguhnyab. Beralasan sesuai dg sarana, waktu,

kemampuan personaliac. Lengkapd. Jelas, singkat & konsistene. Nada perintah harus menstimulir orang

utk melaksanakannyaf. Berupa saran /bukan paksaan

Perintah dpt berupa :a.Perintah umum & khususb.Perintah lisan & tertulisc.Perintah formal & informal

3. Delegasi wewenang Pimpinan melimpahkan sebagian

wewenag yg dimilikinya pd bawahan shg tugas2 yg diberikan harus jelas

Kesulitan dlm mentafsirkan wewenang dpt menimbulkan keengganan bawahan utk mengambil suatu tindakan

4. Motivasi Adalah suatu bentuk dorongan, supaya

apa yg diusahakan dpt mencapai keberhasilan

Motivasi positif = proses mempengaruhi orang lain utk melaksanakan kehendaknya dg cara memberikan imbalan (insentif, promosi, dll)

Motivasi negatif = proses mempengaruhi orang lian dg cara menakut-nakuti.

Berbagai jenis motivasi positif :a. Pujian

Merasa diperhatikan, diakui dlm kerjanya

b. Pemberian informasi Merasa diajak ikut serta mengelola

perusahaan

c. Memperhatikan bawahan Menimbulkan rasa informal &

persahabatan shg tdk kaku &berinisiatif

d. Persaingan Memuji hasil2 pekerjaan yg baik

dibandingkan dg hasil2 lain sehingga akan mendorong bekerja lebih baik

e. Partisipasi Memberi kesempatan pd bawahan utk

ikut serta mengambil keputusan shg bawahan dpt menerima perintah2 pimpinan

f. Kebanggaan Dg pujian, persaingan didorong utk

berbagga pd diri & hasil pekerjaannya, shg orang akan mudah menerima perintah & memberinya semangat kerja

g. Delegasi kekuasaan Bawahan berpikir, dimana ia (si penerima

delegasi ) harus menghasilkan sesuatu karena telah dipercaya)

h. Uang Sbg motivasi ekonomis, pendorong utk

bekerja lebih giat & aktif

F. FUNGSI KOORDINASI

Merupakan usaha mensinkronkan serta menyatukan kegiatan dr sekelompok orang

Usaha yg terkoordinir yaitu bila kegiatan2 itu harmonis, terarah & diintegrasikan menuju tujuan2 bersama

Utk melakukan koordinasi diperlukan :Sistem & prosedur yg jelas

Sistem & prosedur yg jelas menggambarkan apa yg harus dikerjakan meliputi urutan,melalui bagian apa saja & siapa saja yg menanganinya juga kapan tugas harus selesai

Sistem komunikasi komunikasi yg baik membantu keg.

Koordinasi Diperlukan informasi, yg dpt diperoleh dr

kertas2 kerja, formulir2

Informasi umpan balik Arus informasi yg memungkinkan

faktor2 produksi diawasi dlm hub.nya dg hasil2 yg diperoleh dg berdasarkan standar yg telah ditentukan lebih dahulu

G. FUNGSI PENGAWASAN

Cara yg dilakukan yaitu dg membandingkan segala sesuatu yg telah dijalankan dg standar /rencananya, serta melakukan perbaikan2 bilamana tjd penyimpangan

Utuk mengukur seberapa jauh hasilyg telah dicapai sesuai dg apa yg telah direncanakan

Langkah2 pengawasan :1.Menciptakan standar

Standar = suatu kriteria utk mengukur hasil pekerjaan yg sudah dilakukan

Terdpt 2 bentuk :a. Standar kuantitatif terukur

dinyatakan dlm satuan tertentu spt jam kerja mesin, ongkos, pendapatan,dll

b. Standar kualitatif tdk terukurDpt berupa pendapat umum/langganan/buruh, dll

2.Membandingkan kegiatan yg dilakukan dg standar utk mengetahui seberapa jauh adanya penyimpangan yg telah tjd

3.Tindakan2 koreksiUtk memperbaiki & menyempurnakan segala kegiatan, kebijaksanaan serta hasil kerja yg tdk sesuai dg rencana /standarnya.

Syarat2 pengawasan yg baik :1.Melaporkan setiap penyimpangan yg

tjd2.Mendukung sifat & kebutuhan

kegiatan3.Mempunyai pandangan ke depan4.Obyektif, teliti & sesuai dg standar5.Luwes6.Serasi dg pola organisasi7.Mudah dimengerti8.Diikuti dg perubahan