Embed Size (px)
Citation preview
Ta kontroll over innboksen –få kontroll over livet!
HDIR, Avdeling psykisk helsevern og rusOslo, 14.januar 2016
Jørn KippersundForedragsholder, allmennlege, legevaktsjef
Volda/Ålesund
www.innbokskontroll.no
Fastlege
EktefelleSkiskyting
Lokallagsleder - HEF
Nettredaktør
Tillitsvalgt
Legevaktsjef
17.Mai komité
Slektstreff3-barns far
2. Oppgavene blir for mange, 55 %.
1. Rekker ikke å gjøre en så brainnsats som jeg ønsker, 57 %.
2. Oppgavene blir for mange, 55 %.
1. Rekker ikke å gjøre en så brainnsats som jeg ønsker, 57 %.
2. Oppgavene blir for mange, 55 %.
1. Rekker ikke å gjøre en så brainnsats som jeg ønsker, 57 %.
11. Oppgavene er for vanskelige, 13 %12. Klientene klager, 11 %
Stress
tanken på uløsteoppgaver
For mange oppgaver, for lite tid?
1. Velge vekk oppgaver
Hodet: Løse oppgaver, ikke huske på
- Alt du gjør er prosjekt
Scott Belsky
(forfatter av Making Ideas Happen)
ARBEIDSPLATTFORM
Oppgaver Verktøy
Hvordan kommer oppgavene til deg?
Til innboks
Nyhets-strøm
Blir liggende!
Blir borte!
Innboks, definisjon:
Samling uløste oppgaver som
blir liggende,
men kan fjernes / aktivt merkes
Nyhets-strøm, definisjon:
Samling uløste oppgaver som
blir borte
etter en tid
Til innboks
Nyhets-strøm
Blir liggende!
Blir borte!
Til innboks
Nyhets-strøm
Sikrere håndtering
Når over mer
Hva gjør e-post spesiell?
• En kanal av mange oppgavekanaler
• Skiller seg ut med
– lav terskel for bruk - > stort volum
– Ofte foretrukken kanal både internt i organisasjoner og på tvers av organisasjoner
– alltid tilgjengelig
– brukes når man vil være sikker på nå noen (paradoks!)
• Hva skjer når vi digitaliserer en oppgavekanal?
Nyhets-strøm
Arkiv
Blir borte!
Enig/uenig?
I e-postens innboks fins det forpliktende oppgaver
Etterrettelig, definisjon:
- Gjøre det du sier du skal gjøre- Svare når du bør- At ting ikke
skille uløst fra løst
skille uløst fra løst
skille ulest fra lest
fiske uløste
eller
fjerne løste
fiske uløste(= den må jeg følge opp)
eller
fjerne løste
UlestStjerne
Flagg
Mappe
Liste
fiske uløste(= den må jeg følge opp)
eller
fjerne løste(= den er jeg ferdig med)
fjerne løstefiske uløste
fisker uløste
har fjernet løste
2
0 1
1
Innbokskontroll, definisjon:
- Få meldinger i innboks, kontrollmed de som er der
Innbokskontroll, definisjon:
- Få papir på skrivebordet, kontroll med de som er der
Innbokskontroll, definisjon:
- Få røde flagg i Outlook, kontrollmed de som er der
Innbokskontroll, definisjon:
- Få brev på kjøkkenbenken, kontroll med de som er der
For mange oppgaver, for lite tid?
1. Velge vekk oppgaver
2. Mindre tid per oppgave
Man Tir Ons Tor Fre
Man Tir Ons Tor Fre
For mange oppgaver, for lite tid?
1. Velge vekk oppgaver
2. Mindre tid per oppgave
fjerne løstevs
fiske uløste
For mange oppgaver, for lite tid?
1. Velge vekk oppgaver
2. Mindre tid per oppgave
3. Jobbe mer
Jobbe mer?
Jobbe mer?
For mange oppgaver, for lite tid?
1. Velge vekk oppgaver
2. Mindre tid per oppgave
3. Jobbe mer
Hvorfor innbokskontroll?
• Skille uløste/løste oppgaver– Unngå at oppgaver glipper– Riktigere fokus og prioriteringer
• Bedre tidsbruk, – Mindre tid per oppgave– Unngå dobbeltarbeid for deg og
andre
Hvordan innbokskontroll?
- oppgavetenkning- unngå utsettelse- unngå avbrudd- del
Hver e-post er en oppgave
Hver e-post er en oppgave. Oppgaven er
veldig ofte å slette eller arkivere
Hver e-post som havner i innboksen
er en oppgave. Oppgaven er veldig ofte
å slette eller arkivere
Hver e-post er en oppgave
(Slide lånt fra Hans-Petter Nygård Hansen)
Hvor gjør jeg av informasjonen når jeg er ferdig med den?
– sletter?
– arkiverer?
– videresender?
Handlingeller
Referanse?
ARBEIDSPLATTFORM
Innboks= handling
Arkiv = referanse
Oppgavemestring - Florø 19.05.09
Landet ditt trengeMAIL
Handlings-informasjon
Krever HANDLING fra deg
• Beholdes i innboksen• Begrenset mengde• Alt synlig v/overblikk
Referanseinformasjon
Får kanskje BRUK FOR
• Fjernes fra innboksen• Uendelig mengde• Søkbar
Referanse / Handling
Referanse
Handling
ARBEIDSPLATTFORM
Innboks= handling
Arkiv = referanse
Hvor skal vi lagre informasjonen??
Tilføre verdi
Tilføre verdi
ARBEIDSPLATTFORM
Overblikk
Innboks
Søk
Arkiv
Varsel eller originalinformasjon?
I N B O X
I N B O X
Varsel
Original-informasjon
I N B O X
Varsel ogOriginal-informasjon
Handling?
Får bruk for?
Varsel eller originalinfo
Hvordan innbokskontroll?
- oppgavetenkning- unngå utsettelse- unngå avbrudd- del
Forsvinner?
Lettere med tiden?
”Jamen det blir bare for mange e-poster”
Å ikke håndtere – er også en håndtering
Bevisst eller ubevisst valg?
Sletter du noen, blir de gjenværende merverdifulle
Hvordan innbokskontroll?
- oppgavetenkning- unngå utsettelse- unngå avbrudd- del
8:00
12:00
16:00
@
@@@@@@
@
@@@
@@
@@
@@@
@@
@
Kontekstbytte
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13
K o n t e k s t b y t t e
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13
Større skrivebord = større produksjon?
Løsning – større skrivebord?
Mange oppgaver på arbeidsflaten =
mange kontekstbytter
E-post er for viktig til å håndtere mens du
egentlig gjør noe annet
Skap rom for å jobbe med e-post
og bare e-post
Steng epost-varsling når du
jobber med noe annet
8:00
12:00
16:00
@
@@@@@@
@
@@@
@@
@@
@@@
@@
@
8:00
12:00
16:00
@@
@ @
@
@
@@
@
@@ @ @
@ @ @
@ @ @
@ @@
8:00
12:00
16:00
@ @
@ @ @
@
@@ @ @
@ @ @
@ @ @@@@
@ @
8:00
12:00
16:00
@
@@@@@@
@
@@@
@@
@@
@@@
@@
@
Innbokskontroll ≠
-svare på alt
- svare med én gang
Enig/uenig?
I e-postens innboks fins det forpliktende oppgaver
Enig/uenig?
Sikrest oversikt over de uløsteoppgavene, oppnås ved å fjernede løste oppgavene
Tøm innboksen!
Quick-fix – full innboks
1. Lag mappe som heter ”Arkiv”
2. Flytt alle meldingene fra innboksen og over til ”Arkiv”
3. Flytt tilbake til innboksen de meldingene du vil følge opp med handling
4. Fra nå av: Kun uløste oppgaver i innboksen.
5. Gjør oppgaver uten utsettelse
Long-fix – full innboks
1. Ikke sjekk en innboks uten at du også er i modus til å faktisk håndtere oppgavene der
2. Eldste først som triks
3. Benytt evt. bonus-mappe
Enig/uenig?
Vi kan ikke løse mer enn en refleksjonskrevende oppgave av gangen
Enig/uenig?
Hvert bytte mellom ulike kontekster for oppgaveløsning koster tid og energi
8:00
12:00
16:00
@@
@ @
@
@
@@
@
@@ @ @
@ @ @
@ @ @
@ @@
Hvordan innbokskontroll?
- oppgavetenkning- unngå utsettelse- unngå avbrudd- del
Dele eller sende?
KONTEKSTUELL INFORMASJON
KONTEKSTUELL INFORMASJON
Informasjon tilgjengelig
• der den trengs
• når den trengs
• for personen(e) som trenger den
Your inbox is your castle!
I N B O X
Hva har vi i midten??
Handleliste
Varsel!!
Deling, fordeler
• Den som deler, får tanken ut av hodet – beholder fokus
• Den (kanskje samme person) har oppgavene tilgjengelige i riktig kontekst når oppgaven skal løses. Kollega slipper å spørre, du slipper å bli avbrutt
• Data skrives inn bare én gang, mulighet for feil blir langt mindre, og vi unngår dobbeltarbeid
Konklusjon: Deling gir mindre støy, mer fokus
Møteplanlegging
Noen vil ta opp noe på det faste møte. Sende til leder som da må overta ansvaret for å huske dette, skrive det direkte inn (dele kontekstuelt) i møteagenda?
E-post
?? E-postE-post
E-post
360
Felles-område
Kalender
sende dele
1:1-teknologisosial
delingsteknologi
Deler eller sender jeg?
Sender jeg varsel eller originalinformasjon?
Ta med hjemIdentifiser dine innbokser
Fjern løste oppgaver i stedet for å fiske uløste
Del informasjon kontekstuelt
Gjør oppgaver bare én gang (der det er mulig)
Ta med hjemIdentifiser dine innbokser
Fjern løste oppgaver i stedet for å fiske uløste
Del informasjon kontekstuelt
Gjør oppgaver bare én gang (der det er mulig)
Vær i modus for oppgaveløsning når du sjekker
en innboks
www.innbokskontroll.no/presentasjoner
facebook.com/innbokskontroll
(quick-fix)
