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Hôtel Ryad Mogador Essaouira
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Rapport de Stage de fin de Formation : Mission d’Audit du Circuit Achats-Fournisseurs
RYAD MOGADOR Essaouira 2
Rapport de Stage de fin de Formation : Mission d’Audit du Circuit Achats-Fournisseurs
RYAD MOGADOR Essaouira 3
Rapport de Stage de fin de Formation : Mission d’Audit du Circuit Achats-Fournisseurs
INTRODUCTION
Les courants managérieux contemporains qui s’appuyent sur des approches tels la
systémique ou la conteingence , mettent en exergue le role majeur dévolu aux
entreprises dans la structuration de la vie économique sociale et politique. Mais ils
exigent parallélement de ces mêmes entreprises une obligation pérmanente à
l’explication de leurs objectifs, à la définition de leur gestion et à la transparence de
leurs résultats.
C’est dire que la sophistication technologique, la ramification internationnale et la
complexité institutionnelle ne seront plus les seuls mobils du developpement de la
fonction du contrôle interne; cette dernière devra aussi s’organiser pour asseoir et
conforter la nouvelle légitimité de l’entreprise au service du developpement de tout
l’Homme.
La rigueur méthodologique qui caractérise l’exercice de cette fonction, au plan
externe comme au plan interne, devient un support indispensable à une action
managériale confrontée à des enjeux multiples et à des contraintes croisées de plus en
plus fortes, où les critères financiers ne seront plus les seuls à prendre en
considération.
De ce fait, la fonction contrôle s’est développée avec la taille et la complexité des
organisations. Née avec la révolution industrielle, elle s’est imposée dans l’entreprise
lors de l’application de la division du travail, et de la répartition des tâches. La mise en
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Rapport de Stage de fin de Formation : Mission d’Audit du Circuit Achats-Fournisseurs
place systématique d’un système de contrôle des activités de chaque fonction s’est
averée indispensable pour piloter l’entreprise, et atteindre les objectifs.
Cette fonction trouve cependant son origine dans les organisations publiques.
Contrôler c’est verifier que les régles édictées sont respectées et les ordres données
sont appliqués. Le contrôle ne peut donc s’exercer qu’à partir d’une information
concernant le resultat d’une action, information appelée ionformation de retour. Tout
système de contrôle necessite alors , la mise en place d’un système d’information.
L’evolution des comportements et des besoins des entreprises, après la seconde
guerre mondiale a donné une dimension supplementaire au contrôle : celle de conseil
et de suivi de performences. Le contrôle apparaît donc necessairement dans tout
système de gestion.
En d’autres termes, le contrôle interne concerné est un ensemble de securités
contribuant à la maîtrise de l’entreprise. Il a pour but, d’un coté, assurer la protection,
la sauvgarde du patrimoine et la qualité de l’information , de l’autre, l’application des
instructions de la direction et de favoriser l’amélioration des performances.
Il se manifeste par l’organisation, les méthodes et procedures de chacune des
activités de l’entreprise pour maintenir la pérenité de celle-ci.
Parler du contrôle interne dans une organisation où il y à absence d’un service d’audit
interne ne serait-il pas comme si on parlait de « l’abominable homme des neiges » que
l’on voit les traces un peu par tout , et pourtant personne n’a jamais vu ? Le contrôle
interne, dans ces organisations , passe-t-il inaperçu ? Le contrôle interne existe-t-il
vraiment ? Tels sont les questions qu’un manager bien averti ne doit pas ,
normalement , se poser .
La conscience de l’importance que revêt le contrôle interne au sein des organisations
de nos jours semble être unanimement indiscutable , sur tout par tout manager
soucieux de la sauvegarde de la pérennité de son organisation dans un environnement
de plus en plus évolutif , de plus en plus exigeant en matière d’efficacité , efficience ,
et économie . C’est pourquoi nous constatons que les objectifs du contrôle interne , de
prime à bord , convergent tous vers la sainte trinité « Efficacité , Efficience ,
Economie » qui caractérise le souci de sécurité des actifs , de la qualité des
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Rapport de Stage de fin de Formation : Mission d’Audit du Circuit Achats-Fournisseurs
informations , passant par le respect des directives , et finalement par l’optimisation
des ressources , tels sont les objectifs incontournables pour donner sens aux dispositifs
que les managers mettent en oeuvre pour achever leurs missions .
C’est à travers les dispositifs du contrôle interne que se concrétise cette notion , et
par là même on ne serait plus à la chasse des fantômes , mais plutôt à la poursuite et à
l’appréciation de dispositifs constatables , chiffrables , et même par fois tangibles .
Ainsi , l’auditeur pourra partir de : l’analyse critique des objectifs assignés pour
chaque procédure , la constatation et l’appréciation des moyens mises en oeuvre pour
atteindre ces objectifs , juger de l’efficacité et de l’efficience du système d’information
et de pilotage qui utilise les moyens précités à travers une organisation qui sera
scientifiquement décrite pour juger de sa fiabilité , d’apprécier la conception et le
déroulement des méthodes et procédures mises en oeuvre pour atteindre les objectifs ,
et pouvoir , en fin , évaluer la rigueur et la fiabilité du dispositif de supervision qui à
pour rôle d’accompagner le déroulement des procédures , et de signaler au moment
opportun n’importe quel dysfonctionnement afférent au reste des dispositifs .
Le stage de fin d formation que j’ai passé à l’hôtel RYAD MOGADOR Essaouira,
où le service audit interne ne répond pas présent , m’a permis de voir de plus prés et
d’essayer de toucher aux dispositifs du contrôle internes via une mission d’audit
interne . Une mission qui s’est étalée sur deux mois , et pendant laquelle j’ai choisis de
m’appuyer sur l’approche par circuits de gestion , et plus particulièrement le circuit
Achats-Fournisseurs principal circuit du back-office de l’hôtel , et qui à un rôle très
sensible dans la bonne marche de l’activité d’hôtellerie , puisqu’il reste le dynamo
caché fournissant le gâteau à cerise présenté au buffet .
Mon principal souci était , tout au long de la mission , de chercher à savoir dans
quelle mesure les dispositifs de contrôle interne au sein de ce circuit parviennent-ils à
atteindre les objectifs de contrôle interne d’une part, et d’autre part dans quelle mesure
assurent-ils l’atteinte de « l’Efficacité , Efficience, Economie » . Et pour y parvenir j’ai
suivi la méthodologie d’audit interne reconnue conforme aux pratiques en vigueur .
Le présent travail se compose de deux parties principales , la première qui fournit au
lecteur un certain bagage documentaire en terme de savoirs en guise d’introduction à
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la compréhension de la notion de contrôle interne dans le premier chapitre , le second
chapitre sera consacré à la présentation succincte des circuits de gestion principal outil
de contrôle interne , ainsi qu’a la démarche poursuivie pour évaluer le contrôle interne
au sein d’un circuit de gestion ; La seconde partie constitue l’illustration pratique de la
méthodologie et des techniques d’évaluation du contrôle interne d’un circuit de gestion
, et plus précisément à l’hôtel RYAD MOGADOR Essaouira pour lequel sera consacré
le premier chapitre en tant que prise de connaissance générale , le second chapitre
traite la phase d’évaluation des procédures du circuit Achats-Fournisseurs au sein de
l’hôtel , et le troisième est dernier chapitre présente la phase de conclusion de la
mission d’audit par une synthèse .
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Rapport de Stage de fin de Formation : Mission d’Audit du Circuit Achats-Fournisseurs
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Rapport de Stage de fin de Formation : Mission d’Audit du Circuit Achats-Fournisseurs
Le contrôle interne n’est pas une fonction, que c’est un ensemble de dispositions,
donc un état et qu’on ne saurait parler de « service contrôle interne », sauf à faire un
contre-sens. S’il y a un service chargé d’apprécier, de juger le contrôle interne ,il
devrait se nommer « audit interne ».
I : Quelques Définitions aux Contrôle Interne
Les définitions du contrôle interne sont nombreuses, mais l’accord se fait sur
l’essentiel. Les auditeurs externes, commissaires aux comptes, experts comptables ont
été les premiers en France à développer la notion de contrôle interne, et ce pour
atteindre les objectifs spécifiques assignés à leur fonction : certifier la régularité, la
sincérité et l’image fidèle des comptes et résultats, c’est donc pour eux un moyen alors
que pour les auditeurs internes il s’agit d’un objectif.
Dès les années 1960-1970 l’Ordre Français des Experts Comptables, la compagnie
des Commissaires aux comptes, ont cerné et défini cette notion démontrant que la mise
en œuvre de dispositifs de contrôle interne exhaustifs et adéquats dans les domaines
financières et comptables permet d’obtenir des résultats réguliers, sincères et fidèles.
Ce bref rappel historique permet de comprendre que l’on peut , sans se déjuger,
partir de l’excellente définition du contrôle interne donnée par l’Ordre des Experts
comptables dès 19771 :
1 J.RENARD « Théorie et Pratique de L’Audit Interne ». P 116
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CH – ICH – I : Généralités sur le: Généralités sur le Contrôle Interne en AuditContrôle Interne en Audit
InterneInterne
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« Le contrôle interne est l’ensemble des sécurités contribuant à la maîtrise de
l’entreprise . Il a pour but d’un côté d’assurer la protection, la sauvegarde du
patrimoine et la qualité de l’information, de l’autre côté l’application des instructions
de la direction et de favoriser l’amélioration des performances .Il se manifeste par
l’organisation, les méthodes et les procédures de chacune des activités de l’entreprise
pour maintenir la pérennité de celle-ci ».
Cette définition est relayée2 :
Par celle du « Consultative Commitee et accountancy » de Grande Bretagne
donnée en 1978 :
« Le contrôle interne comprend l’ensembles de systèmes de contrôle, financiers
et autres , mis en place par la direction afin de pouvoir diriger les affaires de
l’entreprise de façon ordonnée et efficace, assurer le respect des politiques de
gestion sauvegarder les actifs et garantir autant que possible l’exactitude et l’état
complet des informations enregistrées ».
Par celle de « l’Américain Institute of Certified Public Accountants », à la
même année 1978 :
« le contrôle interne est formé de plans d’organisation et de toutes les méthodes et
procédures adoptées à l’intérieur d’une entreprise pour protéger ses actifs, contrôler
l’exactitude des informations fournies par la comptabilité, accroître le rendement
et assurer l’application des instructions de la direction »
Et par celle de L.Collins et G.Vallin :
« Le contrôle interne est mis en place par la direction d’une entreprise pour assurer
la légitimité de ses activités, la protection de ses actifs, la fiabilité de ses
informations et l’utilisation efficace de ses moyens humains et matériels. Il
comprend un plan d’organisation et un ensemble cohérent de moyens, de méthodes
et de procédures permettant la maîtrise du fonctionnement et de l’évolution de
l’entreprise par rapport à son environnement ».
Cette définition a été reformulée d’une manière lus adaptée aux nouveaux
besoins par un groupe de travail réuni en 1992 aux Etats Unis « Le contrôle interne
2 O.P.Cité . P 116
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est un processus mis en œuvre par la direction générale, la hiérarchie, le personnel
d’une entreprise est destiné à fournir une assurance raisonnable quant à la
réalisation de trois catégories d’objectifs :
- La réalisation et l’optimisation des opérations ;
- La fiabilité des informations financières ;
- La conformité aux lois et aux réglementations en vigueur.
Les définitions sont variées : « dispositifs », « moyens »,« procédés»,
« systèmes »… mais elles ne sont pas fondamentalement contradictoires. On
perçoit bien que tous s’accordent pour préciser qu’il ne s’agit pas là d’une fonction,
mais d’un « ensemble de dispositifs de tous niveaux pour maîtriser le
fonctionnement de leurs activités »
II : Les particularités du contrôle interne
Elles découlent tout naturellement de la conception du contrôle interne
antérieurement définie par les auditeurs externes dans les domaines comptable et
financier. Mais le simple fait d’étendre la notion lui donne une coloration particulière
dans trois domaines touchant :
- A la culture
- aux fonctions de l’entreprise.
- Au management.
1)- La dimension culturelle
L’auditeur interne qui a à apprécier les contrôles internes de la fonction qu’il audite
ne peut le faire qu’en se plaçant dans le cadre culturel de son entreprise. En
considérant les deux extrémités de spectre, on peut définir deux catégories
d’organisation :
Celles relativement jeunes et /ou en plein développement, où l’urgence est la
règle où une occasion perdue peut peser sur les résultats, les freins à l’action et
à la décision doivent être réduits au minimum indispensable. L’auditeur donc
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Rapport de Stage de fin de Formation : Mission d’Audit du Circuit Achats-Fournisseurs
est bien inspiré en évitant de recommander des procédures longues, des
organisations complexes ou des systèmes d’information trop lourds. Il doit
impérativement s’imprégner de la culture ambiante pour recommander un
contrôle interne adapté. Mais il doit également veiller à l’indispensable et éviter
que « contrôle interne souple et léger » ne se traduise par « insuffisance », voire
« absence » de contrôle interne.
A l’opposé, pour des entreprises complexes arrivées à maturité, attachent
beaucoup de prix à la précision des procédures, au rationalisme des
organisations et à l’exhaustivité des informations. L’auditeur interne, appréciant
le contrôle interne dans ce contexte doit là aussi l’adapter à la dimension
culturelle et recommander des ajustements et des modifications qui vont viser à
construire un ensemble de dispositifs précis, complets et complexes.
Entre ces deux extrêmes , on trouve toute la gamme des situations intermédiaires,
mais dans tous les cas la règle subsiste que l’appréciation du contrôle interne ne saurait
se faire « in abstracto » ; il doit impérativement prendre en compte le milieu culturel et
s’y adapter.
2)- La dimension universelle et relative
Le dire est une évidence : le contrôle interne concerne toutes les activités de
l’organisation, il se construit avec les mêmes méthode dans tous les domaines.
Mais cette incontestable université du principe s’accompagne d’une relativité dans
l’application. Le contrôle interne n’est pas une fin en soi, comme le pense tous ceux
qui édictent des procédures inutilement compliquées, tous ceux qui mettent en place
des organisations exagérément complexes , toux ceux qui nous inondent
d’informations superflues …tous ceux là font du contrôle interne pour le plaisir de
faire le contrôle interne et ce faisant créent des dysfonctionnements, des pertes
d’efficacité, des immobilismes coûteux. Et c’est pourquoi, dans sa dimension
universelle, le contrôle interne sera d’application relative.
Et c’est pourquoi également le bon auditeur interne sera souvent celui qui allège,
élague et simplifie dans l’appréciation critique qu’il fera du contrôle interne de chacun.
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Rapport de Stage de fin de Formation : Mission d’Audit du Circuit Achats-Fournisseurs
Il faut redire en effet que le contrôle interne n’est la propriété ni des experts
comptables, ni des commissaires aux comptes, ni des auditeurs internes : il est la
propriété des managers.
3)- Le rôle du manager
Les responsables de l’entreprise font parfois du contrôle interne sans le savoir. En
effet, chaque responsable où qu’il soit, s’organise pour diriger son activité : Il va
définir les tâches de chacun, mettre au point des méthodes de travail, se doter d’un
système d’information, superviser les activités de son personnel… Ce faisant, il mettra
en place et fera vivre un système de contrôle interne. C’est dire qu’on ne saurait trop
souligner que le contrôle interne est d’abord l’affaire des responsables, toute formation
sur le contrôle interne s’adresse à eux, que c’est à eux qu’il appartient de le définir et
de l’organiser. Et c’est bien pourquoi les rapports de l’audit interne s’adressent aux
managers puisqu’il s’agit d’améliorer des dispositions dont ils assument –ou doivent
assumer- la définition, la mise en place et la maîtrise.
Un responsable, un manager qui « sous traiterait » son contrôle interne à des tiers
manquerait gravement à ses obligations. On retrouve, ici, affirmé et justifiée,
l’incompatibilité essentielle entre organisation/méthodes et audit interne : l’auditeur
interne ne saurait se subsister au responsable dans la mise en place de son contrôle
interne, sauf à créer une impossible situation lorsqu’il s’agira ensuite de l’apprécier.
III : Objectifs du contrôle interne et conditions de son
existence
1- les objectifs
Le contrôle interne concourt à la réalisation d’un objectif général que l’on peut
décliner en objectifs particuliers . L’objectif général c’est la continuité de l’entreprise
dans le cadre de la réalisation des buts poursuivis. Cette définition globale par les
objectifs admise par la plupart des grandes entreprises a le mérite de mettre certains
éléments en évidence :
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Rapport de Stage de fin de Formation : Mission d’Audit du Circuit Achats-Fournisseurs
Le contrôle interne n’est pas un ensemble d’éléments statiques, il doit
également être apprécié d’une façon dynamique, chacun des éléments qui le
composent ayant sa place dans le processus de fonctionnement de l’entreprise.
Tous les niveaux de management sont concernés au même titre que la direction
générale, tous étant considérés comme des managers ayant à mettre en place un
contrôle interne.
On assigne de façon réaliste comme finalité l’assurance raisonnable d’atteindre
les objectifs. En effet, un contrôle interne qui viserait un fonctionnement parfait
pour parvenir à coup sûr aux résultats escomptés serait à la fois paralysant et
hors de prix donc irréaliste. Le contrôle interne n’est pas conçu pour garantir la
réussite de l’organisation, son objectif est relatif et non absolu.
Pour atteindre cet objectif général, on assigne au contrôle interne des objectifs
permanents, que l’on retrouve d’ailleurs dans la définition de l’ordre des experts
comptables et dans les définitions subséquentes. Ces objectifs sont regroupés sous
quatre rubriques :
- Sécurité des actifs ;
- Qualité des informations ;
- Respect des directives ;
- Optimisation des ressources.
1.1 La sécurité des actifs :
Un bon système de contrôle interne doit viser à préserver le patrimoine de
l’entreprise. Mais il faut étendre la notion et comprendre par là non seulement les
actifs immobilisés de toute nature les stocks, les actifs immatériels, mais également
deux autres éléments non moins essentiels :
Les hommes, qui constituent l’élément le plus précieux du patrimoine de
l’entreprise.
L’image de l’entreprise qui peut se trouver détruite par un incident fortuit dû à
une mauvaise maîtrise des opérations.
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Rapport de Stage de fin de Formation : Mission d’Audit du Circuit Achats-Fournisseurs
Enfin, et pour être plus complet, on peut ajouter dans la liste des actifs qui doivent
être valablement protégés par le système de contrôle interne, la technologie ainsi que
les informations confidentielles de l’entreprise.
1.2- La qualité des informations :
L’image de l’entreprise se reflète dans les informations qu’elle donne à l’extérieur et
qui concernent ses activités et ses performances.
Il est nécessaire que tout soit en place pour que « la machine à fabriquer les
informations » fonctionne sans erreur et sans omissions.
Et plus précisément, ces contrôles internes doivent permettre à la chaîne des
informations d’être :
Fiables et vérifiables : Il ne suffit pas qu’une information soit bonne,
encore faut-il que le système permettre de vérifier son exactitude. On
affirme ainsi que tout contrôle interne doit comporter un système de
preuve sans lequel n’existe ni garantie ni justification possible.
Exhaustives : Il ne sert à rien d’avoir des informations exactes si elle ne
sont pas complètes. Ce qui veut dire que le système de contrôle interne
doit garantir la qualité des enregistrements à la source des données de
base et faire en sorte que tous les éléments soient pris en compte dans la
chaîne des traitements.
Pertinentes : l’information doit être adaptée au but poursuivi, sinon elle
est superflue . De nos jours, les bases de données génèrent souvent des
flux d’informations excessifs une abondance de biens qui en fin de
compte empêche de s’y retrouver et n’améliore donc pas la
connaissance.
Disponibles : le système du contrôle interne doit éviter le retard et
l’indisponibilité des informations.
1.3- le respect des directives :
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Rapport de Stage de fin de Formation : Mission d’Audit du Circuit Achats-Fournisseurs
C’est une notion plus large que le « respect des politiques plans, procédures, lois et
réglementations ». En effet, les directives englobent naturellement les dispositions
législatives et réglementaires, mais elles ne se limitent pas aux politiques, plans et
procédures.
Or, les dispositifs de contrôle interne doivent éviter que les audits de conformité ne
révèlent des failles ou des erreurs, ou des insuffisances dues à l’absence de respect des
instructions. Les causes premières de ce phénomène peuvent être diverses : mauvaise
communication, défaut de supervision confusion des tâches,…dans tous les cas la
qualité du contrôle interne est en cause.
1.4 - L’optimisation des ressources :
C’est le quatrième objectif permanent du contrôle interne dont la prise en compte est
appréciée dans les audits d’efficacité. Est-ce que les moyens dont dispose l’entreprise
sont utilisés de façon optimale ? A-t-elle les moyens de sa politique ? Cette adéquation
dans le sens de la plus grande efficacité est un élément important que le contrôle
interne doit prendre en compte pour permettre aux activités de l’entreprise de croître
et de prospérer.
Réaliser ces quatre objectifs c’est prendre une option sérieuse sur la bonne maîtrise
des activités. On peut dire, en ce sens que les quatre objectifs du contrôle interne
donnent à la définition du concept sa dimension opérationnelle.
Mais ces objectifs permanents et généraux ne peuvent être atteints que s’il existe
dans l’entreprise un environnement favorable au contrôle interne.
2/ Les conditions d’existence
Les conditions d’existence d’un bon contrôle interne se résument en trois
propositions :
- Un environnement de contrôle favorable ;
- Un système d’évaluation des risques ;
- Une formation des responsables.
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Rapport de Stage de fin de Formation : Mission d’Audit du Circuit Achats-Fournisseurs
2.1- Un environnement de contrôle favorable :
On entend par là l’impérieuse nécessité d’avoir :
Une Ethique : Un dispositif de contrôle interne ne saurait croître et prospérer
s’il ne s’insère pas dans un contexte où les valeurs d’éthique sont privilégiées.
C’est dire que l’existence de codes de conduite et de règles d’éthique,
l’application de normes de comportement moral conditionnent la survie du
contrôle interne dans une organisation . Lorsque les dirigeants contournent les
contrôles, voient les normes de comportement moral, ils donnent un coup de
canif dans le contrat de contrôle interne.
Une politique : la politique de l’organisation doit également être exemplaire. Il
faut entendre par là des délégations de pouvoirs clairement définies, une
permanente adaptation des compétences aux postes attribués, des objectifs
réalistes et réalisables, une gestion des ressources humaines transparente et
connue par tous. Tous ces éléments vont constituer le socle sur lequel va se
construire le contrôle interne.
Une organisation : L’organisation elle-même doit exprimer cette politique. Le
conseil d’administration doit jouer pleinement son rôle, ainsi que le comité
d’audit, s’il en existe un. Le contrôle interne ne peut exister s’il n’y a que des
administrateurs dormants, ou si les délégations de pouvoirs ne sont ni
clairement définies, ni respectées, ou si l’organisation elle-même n’est pas
adaptée aux objectifs fixés.
2.2- Un système d’évaluation des risques :
Nous verrons en effet que la méthode de mise en place du contrôle interne implique
une approche par les risques.
Il faut donc impérativement disposer d’un système d’évaluation qui va permettre non
seulement d’identifier les risques mais également de les quantifier pour en apprécier
l’importance. Cette mesure concerne aussi bien les risques internes à l’organisation
que les risques externes.
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Rapport de Stage de fin de Formation : Mission d’Audit du Circuit Achats-Fournisseurs
De surcroît cette évaluation doit impérativement être évolutive :les risques changent
au fur et à mesure que l’environnement se modifie. Il faut donc savoir mesurer
également cette évolution.
2.3 - Une formation des responsables :
Il est évident que les responsables de l’entreprise pratiquent le contrôle interne en le
sachant. C’est pourquoi au-delà de l’exemple de la direction générale la formation du
manager doit comprendre une initiation au contrôle interne. Certaines grandes
entreprises, ont mis en place de véritables séances de formation pour les managers,
illustrées par des exemples tirés du contexte même de l ‘entreprise. De telles initiatives
sont à encourager : elles permettent au contrôle interne de se propager et de faire tache
d’huile dans tous les rouages de l’organisation.
IV- les dispositifs du contrôle interne
Il existe plusieurs façons de présenter le contrôle interne et d’expliquer son contenu.
Mais nous on va présenter une qui a le mérite de mettre en application ce que doivent
être les trois vertus fondamentales d’une démonstration sur le contrôle interne :
Elle doit être pratique, c’est-à-dire permettre à chaque responsable de savoir
comment s’y prendre pour mettre en œuvre. Autrement dit elle doit répondre à
la question « Et maintenant, quelle méthode employer pour faire ? ».
Elle doit être didactique, c’est-à-dire donner à chaque responsable les moyens
de décrire, de commenter son contrôle interne.
Elle doit enfin-et surtout- être cohérente est en effet la vertu majeure d’un
dispositif de contrôle interne, qui va créer entre les différents dispositifs des
liens rigoureux donnant à l’ensemble sa force et sa rigueur. Mettre en valeur
cette cohérence est donc essentiel dans la présentation.
1/ Les préalables :
Les préalables à la mise en place d’un dispositif de contrôle interne, quel qu’il soit,
sont :
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Rapport de Stage de fin de Formation : Mission d’Audit du Circuit Achats-Fournisseurs
La définition de mission : Toute fonction s’exerce dans le cadre d’une
politique et chaque responsable doit définir, ou à tout le moins connaître, la
politique qu’il doit conduire. Chaque politique va donc définir quelle est la
mission du responsable en précisant : quelles actions il doit entreprendre,
dans quel domaine il va les exercer, pour atteindre quelle finalité.
L’identification des facteurs de réussite : C’est également un préalable dont
la connaissance est nécessaire pour choisir avec précision les modalités de
mise en œuvre des dispositifs de contrôle interne en vue d’atteindre
l’objectif fixé.
Ces facteurs de réussite sont les éléments sans lesquels la mission ne peut être
remplie. Les facteurs de réussite, exprimés en termes de besoins seront
matérialisés, sous la rubrique « Moyens ».
La connaissance des règles du jeu : la mission confiée ne peut pas, ne doit
pas être remplie coûte que coûte et quoi qu’il arrive. Il y a des limites qu’il
convient de ne pas dépasser et qui sont de deux ordres :
Limites fixées par les règles d’éthique : dispositions légales bien sûr,
mais également règles d’éthique de l’entreprise.
Seconde limite : Ce sont les frontières « techniques » au sens le plus
large du terme. Ainsi en est-il de la capacité de production des machines,
ou de l’échéancier fiscal à respecter, ou des obligations juridiques, ou
des limites aux possibilités d’emprunt…Là également il faut faire
l’inventaire de ces dispositions, qui créent pour le responsable autant de
contraintes dont il doit tenir compte. On perçoit bien que ces
dispositions, dont le responsable doit avoir connaissance, ne sont pas
sous sa dépendance ni sous son influence. Ce sont des contraintes, des
règles extérieures, qui s’imposent à lui, dont il doit tenir compte et du
même coup en avoir une exacte connaissance.
2/ Les dispositifs du contrôle interne
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Rapport de Stage de fin de Formation : Mission d’Audit du Circuit Achats-Fournisseurs
On regroupe sous six rubriques, l’ensemble des dispositifs de contrôle interne que
chaque manager doit s’attacher à mettre en place.
A l’occasion de chaque mission d’audit, les faiblesses, insuffisances,
dysfonctionnements ou erreurs relevés par l’auditeur trouveront toujours leur cause
première dans la défaillance d’un des dispositifs de contrôle interne mis en place par le
responsable.
Il est donc indispensable que les managers en aient une connaissance précise, tout
comme les auditeurs internes qui auront à les apprécier. Or ces dispositifs ne
constituent pas une ensemble flou, ils sont en nombre fini et leur regroupement donne
au contrôle interne sa cohérence.
Ces dispositifs peuvent être regroupés sous les rubriques suivantes :
Les objectifs : Ces objectifs doivent naturellement s’insérer dans
le cadre des objectifs généraux du contrôle interne, déjà analysés
et qu’il nous suffit de rappeler : sécurité des actifs, qualité des
informations, respect des directives et optimisation des
ressources.
A partir de ces objectifs généraux, et en veillant à ce qu’ils soient respectés, chaque
responsable définit les objectifs spécifiques de sa mission, lesquels sont appréciés par
l’auditeur interne en fonction des critères ci-après :
Ils doivent concourir à la réalisation de la mission assignée au
responsable.
Ils doivent être déclinés à l’intérieur du service : chaque objectif
spécifique se réalise par la réalisation cumulée de sous-objectifs assignés
aux responsables opérationnels du service.
Ils doivent être mesurables c’est-à-dire exprimés en termes numériques.
Ils doivent pouvoir être suivis par le système d’information à disposition
du management, lequel doit être construit en fonction de la nature des
objectifs assignés à chacun.
Ils doivent se situer dans le temps.
Ils doivent être ambitieux, ce qui exclut toute confusion avec la norme.
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Rapport de Stage de fin de Formation : Mission d’Audit du Circuit Achats-Fournisseurs
Tout manquement à ces principes va constituer une faiblesse du système de contrôle
interne.
Les moyens : ils permettent la réalisation des objectifs sont-ils
adaptés aux objectifs fixés ? il convient de vérifier les moyens
suivants :
Les moyens humains :sans personnel compétent tout système de contrôle
interne est condamné et nombreux sont les cas dans lesquels les anomalies
rencontrées ont pour cause une formation insuffisante ou, ce qui convient au
même, une formation non mise à jour.
Les moyens financiers : les budgets d’exploitation et d’investissement sont-
ils en ligne avec les objectifs ? cette question soulève des problèmes en
apparence insolubles ; lorsque les budgets sont figés ou réduits et que l’on
ne veut pas modifier les objectifs. Ce qui ne signifie pas qu’il y ait
nécessairement et obligatoirement corrélation proportionnelle entre objectifs
et budgets : il peut y avoir des objectifs de qualité par exemple, qui ne seront
pas en relation directe avec les budgets. Mais il appartient à l’auditeur
d’examiner s’il y a corrélation et si oui, de la mesurer et d’en tirer les
conséquences.
Les moyens techniques : Ce terme comprend les techniques industrielles, les
techniques de gestion et les techniques commerciales. Cet aspect recouvre
toutes les techniques qui sont autant de choix, de modes d’organisation, de
méthodes d’approche dont il convient d’apprécier l’adéquation, et les plus
adéquats ne sont pas nécessairement les plus onéreux.
Le système d’information et de pilotage : Troisième dispositif de
contrôle interne, et que l’on trouve dans toutes les activités, celui-
ci devrait, en bonne logique, constituer un ensemble intégré dans
l’entreprise, en la forme d’une succession de tableaux de bord,
s’emboîtant les uns dans les autres, comportant à la base la
juxtaposition des informations et indicateurs employés par chaque
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responsable pour gérer son activité et au sommet les indicateurs
résiduels et globaux nécessaires à la direction générale.
L’observation des systèmes d’information par l’auditeur interne doit le conduire
à examiner les cinq critères qui vont lui permettre de porter un jugement sur la
qualité de ces dispositifs :
Ils doivent concerner toutes les fonctions : les systèmes d’information et
de pilotage concernent toutes les activités et doivent être construite pour
en permettre la maîtrise.
Ils doivent être fiables et vérifiables : une information n’est fiable que si
elle est vérifiable et elle n’est vérifiable que si on peut l’authentifier.
Tout système d’information et de pilotage repose sur la qualité des
informations de base constitutives de l’ensemble.
Ils doivent être exhaustif : Un système de pilotage exhaustif est un
système qui comporte un indicateur par objectif individuel. Tous les
objectifs assignés à chaque activité doivent pouvoir être mesurés et
suivis et le système d’information doit y pourvoir.
Ils doivent être disponibles en temps opportun : Il est nécessaire que les
informations soient disponibles au moment où l’en a besoin, ce qui bien
évidemment n’est pas toujours le temps réel.
Ils doivent être utiles et pertinentes: Ce qui correspond au critère de la
qualité. La pertinence ajoute à l’utilité en ce sens qu’elle permet de
sélectionner parmi les indicateurs et informations utiles, ceux qui
répondent le mieux à l’objectif recherchée et qui sont donc les mieux
adaptés.
L’organisation : « on ne contrôle que ce qui est organisé » disait
Fayol, étant entendu que ‘contrôle’ signifie ‘maîtrise’. De ce fait,
il convient de respecter les trois principes suivants :
L’adaptation : il n’y a pas de modèle unique qui pourrait servir de
référentiel pour tous ; on peut même dire qu’il n’existe pas de
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panoplie de modèles dans laquelle on pourrait puiser. Mais le
principe essentiel est que l’organisation doit être adapté à la culture, à
l’environnement, à l’activité…
L’objectivité :Une organisation objective est une organisation qui
n’est pas construite en fonction des hommes. Ce principe équilibre le
précédent : adaptabilité certes, mais aussi permanence relative dans la
mesure ou une mutation, un départ ne doivent pas à chaque fois
remettre en cause l’organisation.
La sécurité ou la séparation des tâches ; s’organiser, et s’organiser
avec le maximum de sécurité, c’est répartir les tâches de telle façon
que certaines d’entre elles, fondamentalement incompatibles, ne
puissent être exercées par une seule et même personne.
Dans le respect de ces trois principes, le dispositif d’organisation se
traduit par la mise en place de quatre éléments constitutifs, à savoir :
o L’organigramme hiérarchique
o L’analyse de poste (ou description de poste)
o Le recueil des pouvoirs et latitudes (les limites des délégations
et pouvoirs)
o L’élément matériel : sécurité dans les bureaux, les magasins,
les usines.
Les méthodes et procédures : Les méthodes de travail et
procédures de l’entreprise doivent être définies et concerner
toutes les activités et tous les processus. Ces documents doivent
être :
Ecrits : Travailler sans formaliser la façon dont chacun doit s’y
prendre, c’est se condamner à mal maîtriser ses activités.
Simples et spécifiques.
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Mise à jour régulièrement : Ce qui implique la responsabilité de la
hiérarchie, chargée de définir ses propres méthodes de travail et qui
doit donc les mettre à jour. Ce n’est jamais une œuvre accomplie une
fois pour toutes, c’est un travail permanent.
Portés à la connaissance des exécutants : On peut même dire « à
portée de main », outil de travail. Le recueil des procédures ne doit
pas être conservé sous clés, à disposition de quelques privilégiés
seuls détenteurs du savoir.
Dans les organisations modernes, ces documents sont informatisés et
chacun peut consulter sur son écran ceux qui se rapportent à son
activité.
La mise à jour s’en trouve d’autant facilitée et les procédures
deviennent ainsi l’outil vivant qu’elles n’auraient jamais dû cesser
d’être.
La supervision : C’est le dernier dispositif de contrôle interne
dont les auditeurs examineront la qualité. C’est un dispositif
souvent oublié, singulièrement dans les échelons supérieurs de la
hiérarchie qui procèdent souvent par incarnation « je fais
confiance », oubliant que supervision n’est pas contradictoire
avec « faire confiance ». On peut d’abord définir la supervision
pour ce qu’elle n’est pas :
Ce n’est pas refaire le travail de ses subordonnés,
Ce n’est pas tendre des pièges pour déceler les erreurs,
Ce n’est pas pratiquer en permanence l’examen attentif de ce qui se
fait.
Superviser c’est :
Un acte d’assistance : aider les collaborateurs dans les tâches
nouvelles et difficiles, lui montrer le chemin…
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Un acte gratifiant : montrer aux autres que l’on s’intéresse à leur
travail que leurs efforts ou leurs difficultés ou leurs
performances ne sont pas ignorés.
Un acte de vérification : montrer que de temps à autre, selon une
périodicité tout à fait aléatoire, mais certaine, quelqu’un vient
regarder et vérifier comment les choses se passent.
V : La cohérence du contrôle interne
Dans toute organisation les différents contrôles internes se combinent et
s’additionnent pour former l’ensemble du contrôle interne de l’entreprise ou entité.
C’est la cohérence de l’ensemble qui en fait sa force : cohérence globale et cohérence
analytique.
1 /La cohérence globale
A l’occasion de chaque mission d’audit, les auditeurs vont être en mesure de porter
une appréciation sur la qualité du contrôle interne de l’entité, ou du système ou du
processus audité. Cette appréciation se fait à partir d’une appréciation particulière sur
la qualité de chacun des dispositifs.
Ces observations font en général l’objet d’une quotation ( 1 à 5 ou 1 à 10), en sorte
qu’à la fin de l’année, le service d’audit interne dispose de 50 ou 100 missions d’audit
réalisées. Ces évaluations chiffrées étant reportées sur un tableau, on totalise chaque
colonne correspondant à chaque dispositif ; l’auditeur interne fait alors une découverte.
Il découvre des constats, c’est à dire qu’il constate que globalement et quelles que
soient les missions réalisées, le contrôle interne est par exemple satisfaisant dans le
domaine des procédures, mais déficient pour le système d’information et la
supervision. En d’autres termes, l’addition des appréciations sur la qualité du contrôle
interne de chaque entité permet de dégager une appréciation globale sur la qualité du
contrôle interne de l’organisation toute entière.
Et ceci ne doit pas surprendre puisque ce faisant on a mis en évidence les tendances
culturelles avec leurs forces et leurs faiblesses. Ce constat n’est pas sans conséquence
pratiques :à partir de là, la direction générale peut mettre au point une politique de
formation du management sur les domaines où les faiblesses sont significatives.
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Cette politique de formation va alors contribuer à l’amélioration de la qualité du
contrôle interne globale de l’organisation.
2 / La cohérence analytique :
Tous les dispositifs précédemment analysés s’ordonnent et se complètent selon une
cohérence qui donne à l’ensemble sa force et sa rigueur. Observons le tableau suivant :
Figure 1 : La cohérence du Contrôle Interne
Nous constatons :
Que les objectifs sont fixés en fonction de la mission à accomplir.
Que ces mêmes objectifs vont conditionner la définition des moyens à mettre en
œuvre.
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Mission
Facteurs de
réussite
Règles
du jeu
Objectifs
Moyens
Pilotage
Organisation
Procédures
Supervision
Préalables
au CI
Dispositifs
du CI
Rapport de Stage de fin de Formation : Mission d’Audit du Circuit Achats-Fournisseurs
Que ces moyens vont traduire la matérialisation des facteurs de réussite
précédemment identifiés, ce qui donne l’assurance que rien n’est oublié.
Que le système d’information et de pilotage doit contenir tout ce qui est
nécessaire à la mesure du suivi des objectifs.
Que les moyens précédemment identifiés vont se trouver mis en œuvre dans
l’organisation ainsi débarrassée de tous les éléments superflus.
Que les procédures et méthodes de travail vont être pris en compte pour
l’exercice de la supervision, de même que les informations fournies par le
système d’information
Qu’enfin tous ces dispositifs doivent impérativement se plier aux règles et
contraintes résultant des dispositions réglementaires ou des directives internes.
La cohérence et l’interdépendance sont très fortes ; ce sont ces qualités que
l’auditeur interne va contribuer à améliorer sans cesse, ce sont également ces qualités
que le responsable va attentivement veiller à respecter dans la mise en place de son
dispositif de contrôle interne.
VI: La mise en œuvre du contrôle interne
Pour le manager ou le responsable de quelque niveau qu’il soit, il ne suffit pas
d’avoir bien compris ce qu’est le contrôle interne, encore faut-il savoir comment s’y
prendre pour le mettre en œuvre.
La mise en place d’un contrôle interne se fait en trois périodes successives :
appréciation des préalables ;
identification des contrôles internes spécifiques ;
reclassement par dispositif permanents de contrôle interne.
1/ Appréciation des préalables
Ainsi qu’il a été exposé dans l’analyse des dispositifs, la mise en œuvre du contrôle
interne ne peut se faire sans définition de la mission, ni connaissance parfaite des
facteurs de réussite et des règles à respecter.
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Connaissance de la mission :Elle gouverne l’ensemble . le responsable dont la
mission n’est pas clairement définie, ou qu’il ne perçoit pas clairement, ou qui
lui semble contenir des contradictions doit impérativement lever ces doutes
d’aller plus loin.
Appréciation des facteurs de réussite : L’inventaire de tout ce qui est
nécessaire à la réussite de la mission doit se faire en identifiant ce qui est en
place et ce qui manque. Il est bon de dresser ces inventaire à plusieurs pour être
sûr de ne rien omettre. Le constat de l’existant peut d’ailleurs conduire à réviser
les termes de la mission : les éléments dont on dispose vont-ils au-delà de ce
qui inventorié comme nécessaire ?
Identification des règles à respecter : Chacun doit faire l’inventaire de ce qu’il
doit savoir et identifier ce qu’il sait et ce qu’il ne sait pas
Mais ces trois préalables étant traités comme il convient en fonction de la situation
existante, on peut alors commencer à élaborer le dispositif général de contrôle interne.
2 / Identification des dispositifs spécifiques du contrôle interne
Les dispositifs spécifiques du contrôle interne sont identifiés en suivant ces quatre
étapes :
Découper l’activité ou le processus en tâches élémentaires : c’est la démarche
que l’auditeur interne utilise pour identifier les zones à risques pour construire
son questionnaire de contrôle interne.
Identifier le ou les risques attachés à chaque tâche et les évaluer : en d’autres
termes se poser la question : que se passerait-il si cette tâche était mal faite ou
n’était pas faite du tout ? Cette identification sera heureusement réalisée en
travail de groupe. Pour chacune de ces identifications, on procédera à une
évaluation du risque pour savoir s’il est :important, moyen, faible. Cette
évaluation ne peut être scientifique et exacte, si elle reste aléatoire et
approximative.
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Rapport de Stage de fin de Formation : Mission d’Audit du Circuit Achats-Fournisseurs
Identifier les dispositifs : pour chacun des risques, il faut déterminer le
dispositif spécifique de contrôle interne adéquat : c’est à dire répondre à la
question : « Que faut-il faire pour que le risque ainsi identifié ne se manifeste
pas ? »
Qualification : Ces dispositifs spécifiques étant identifiés, il reste à les qualifier,
c’est- à -dire à les rattacher à leur famille d’origine au dispositif permanent de
contrôle interne dont ils font partie : objectifs, moyens, système d’information,
organisation, méthodes et procédures, supervision.
3/ Validation de la cohérence
Chaque dispositif spécifique sera alors regroupé dans sa famille d’appartenance :
tous ceux se rapportant aux objectifs, ceux se rapportant aux moyens…
Après le regroupement des dispositifs, deux constatations à soulever :
Certains dispositifs spécifiques n’apparaîtront pas cohérents par rapport à
l’ensemble , il faudra donc les reprendre ;
Certaines catégories de dispositifs permanents de contrôle interne peuvent
apparaître alors étrangement « vides », c’est que l’on aura oublié quelque chose
pleines, c’est peut être que l’on est allé trop loin dans la recherche de la
sécurité.
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CH – IICH – II : La Démarche: La Démarche D’Evaluation du ContrôleD’Evaluation du Contrôle
Interne au sein d’unInterne au sein d’un Circuit de Gestion Circuit de Gestion
Rapport de Stage de fin de Formation : Mission d’Audit du Circuit Achats-Fournisseurs
Section 1 : Les circuits de Gestion comme Principal
Outil de Contrôle Interne
L’approche de gestion de l’entreprise en processus sous-entend de l’organiser sous
forme de circuits, et chaque circuit à son tour est composé d’un ensemble de
procédures. La procédure est définie comme étant la description détaillée des étapes
successives des traitement de données depuis la naissance de l’opération jusqu’à son
enregistrement comptable.
Les principaux circuits de gestion de l’entreprise sont :
Vente – Clients.
Immobilisations.
Trésorerie.
Paie- personnel.
Production –Stocks.
Achat – fournisseurs.
I : Circuit Vente-Clients
Le circuit ventes – clients débute de la réception de la commande du client et se
termine par l’encaissement du produit de la vente.
Les risques potentiels liés au cycle ventes – clients sont essentiellement :
- Sortie de marchandises ou prestations réalisées non facturées : risque de perte ;
- Retour de marchandises n’ayant pas donné lieu à l’émission d’un avoir : risque de
détournement de la marchandise et un risque de non détection des avoirs à établir
à la fin de l’exercice ;
- Surévaluation du chiffre d’affaire ou de la marge brute ;
- Avoirs non justifiés ;
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Rapport de Stage de fin de Formation : Mission d’Audit du Circuit Achats-Fournisseurs
- Non comptabilisation de factures et /ou avoirs : Un risque de perte et de
détournement ;
- Chiffre d’affaire erroné et risque de perte ou de litige avec les clients ;
- Ventes à des clients non solvables…etc.
L’évaluation du ce circuit doit donc permettre à l’auditeur de s’assurer que :
Tous les avoirs à émettre sont comptabilisés sur la bonne période ;
Les séparations des fonctions sont suffisantes ;
Tous les risques de perte sur vente sont provisionnés ;
Toutes les ventes enregistrées sont correctement imputés ;
Toutes les ventes et tous les retours de marchandises sont réels.
II : Circuit Immobilisations
Le contrôle interne dans ce cas à pour objectifs :
S’assurer que les séparations des tâches sont réalisées ;
S’assurer que les acquisitions des immobilisations sont dûment autorisées par des
personnes habilitées et qu’elles sont correctement comptabilisées ;
S’assurer de l’existence et l’appartenance des immobilisations à l’entreprise ;
S’assurer du classement et de l’évaluation de ces immobilisations ;
Enfin s’assurer du respect des principes relatives aux amortissement et aux
provisions.
III : Circuit Trésorerie :
Etant donné que la trésorerie constitue souvent un indicateur précoce des difficultés
qu’une entreprise peut rencontrer ; le rôle de contrôle interne consiste donc à s’assurer
de la fidélité des comptes inscrites en trésorerie et qu’ils reflètent réellement la
situation de celle-ci.
Elle est donc le poste le plus exposé aux risques : fraudes , erreurs , détournements
et la mauvaise gestion .
Dans ce cas le rôle de contrôle interne serait de :
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Rapport de Stage de fin de Formation : Mission d’Audit du Circuit Achats-Fournisseurs
S’assurer que les séparations des tâches sont suffisantes ;
S’assurer que tous les paiements et recettes sont comptabilisés ;
S’assurer que les recettes sont intégralement et rapidement remises en banque ;
S’assurer que l’encaissement des effets est régulièrement suivi ;
S’assurer que les paiements sont justifiés et dûment autorisés.
IV : Circuit Paie- Personnel
Ce circuit s’intéresse à l’aspect humain de l’organisation et traite alors tous les
éléments qui lui y sont rattachés : paie, recrutement, licenciement , retraite ,démission,
accident de travail…etc.
Les risques liés à ce circuit sont :
Rémunération à des personnes fictives.
Non respect des dispositions légales régissant le droit le travail à savoir respect du
salaire minimum, droit de repos, heures de travail et heures supplémentaires,
primes d’ancienneté, les charges sociales…etc.
Il faut alors s’assurer que :
Les séparations des tâches sont suffisantes ;
La procédure de la paie est établie correctement ;
Les dispositions légales régissant le travail sont respectées ;
Les personnes figurant dans le journal de paie ont le droit de rémunération.
V : Circuit Production –Stock :
L’étude de ce circuit porte sur deux aspects:
1- Aspect produit : le contrôle interne se doit de vérifier si les produits sont bien
stockés, et que les lieux de stockage permettent une protection suffisante du
produit ;
2- Aspect processus de production : dans ce cas le contrôle interne vérifie par
exemple la politique de sous-traitance.
VI : Circuit Achat – Fournisseurs.
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Rapport de Stage de fin de Formation : Mission d’Audit du Circuit Achats-Fournisseurs
C’est le circuit qui recouvre l’organisation de l’entreprise dans ses relations avec ses
fournisseurs de biens et services.
Pour étudier ce circuit il s’avère nécessaire de présenter ses différentes étapes ainsi
que les objectifs du contrôle interne dans l’audit du dit circuit.
1/ les étapes du circuit achats –fournisseurs
On distingue généralement six étapes essentiels qui matérialisent bien ce circuit , il
s’agit notamment de :
La définition des besoins ;
La sélection des fournisseurs ;
La commande ;
La réception ;
La comptabilisation ;
Le règlement.
1.1- Définition des besoins :
Elle consiste en l’étude du processus de détermination des demandes d’achat et de
leur autorisation. Il s’agit de vérifier à ce stade que :
Les demandes d’achat correspondent à un besoin réel de façon à éviter le sur
stockage qui augmente les coûts de détention de stock ;
Est ce que le service des achats effectue des prévisions d’approvisionnement , afin
d’éviter toute rupture de stock ;
Est ce qu’il y a respect de la procédure d’achat définie auprès du siège…etc.
1.2- Sélection des fournisseurs :
L’entreprise doit sélectionner les fournisseurs offrant les meilleurs produits ,
combinant à la fois qualité et prix, délais de livraison et modalités de règlement.
L’ensemble des fournisseurs sélectionnés doivent figurer sur une liste tout en
distinguant les types d’achats effectués auprès de chaque fournisseur.
L’auditeur est donc amené à vérifier :
Le système de sélection des fournisseurs ;
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Rapport de Stage de fin de Formation : Mission d’Audit du Circuit Achats-Fournisseurs
L’information sur les marchés fournisseurs est ce qu’elle est suffisante ;
Les critères de sélection des nouveaux fournisseurs…etc
1.3- Commande :
Il s’agit de vérifier les bons de commande : s’ils sont établis et signés par des
personnes habilitées, les quantités figurantes sur les bons de commandes, les délais et
les conditions de livraisons et de transport ainsi que la procédure de la relance des
livraisons en retard.
1.4- Réception :
Cette étape vise d’étudier le processus de réception des marchandises, le contrôle des
livraisons, les retours de marchandises…etc.
En définitive , il faut qu’il y ait une procédure de contrôle de marchandises
réceptionnées en quantités et qualité .
2/ Objectifs du Contrôle Interne
Les objectifs de l’étude de ce circuit sont :
S’assurer que les séparations des fonctions sont suffisantes ;
S’assurer que toutes les commandes sont dûment autorisées ;
S’assurer que les marchandises livrées en quantité et en qualité sont celles figurant
sur les bons de commande ;
S’assurer que les marchandises sont contrôlés à leur réceptions.
Section 2 : Démarche d’Evaluation d’un Circuit de
Gestion en Contrôle Interne
La méthodologie d’évaluation d’un circuit présente le cheminement des étapes à
franchir , en vue d’atteindre efficacement les résultats attendus. Elle est donc une
description de la méthode allant du lancement de l’étude jusqu’au dégagement des
conclusions et obtention des actions de progrès à mettre en œuvre.
I : Les préalables à l’évaluation
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Rapport de Stage de fin de Formation : Mission d’Audit du Circuit Achats-Fournisseurs
Chaque mission d’audit doit s’inscrire dans le cadre du respect d’un certain nombre
de critères.
Efficacité : c’est l’atteinte les objectifs escomptés ;
Efficience : c’est l’utilisation du minimum d’imputes pour avoir le maximum
d’outputs ;
Economie : optimisation maximale des ressources humaines ;
Exhaustivité : l’enregistrement de tous les flux d’informations comptables ;
Exactitude : l’exactitude des flux d’information fournis ;
Réalité : correspond au concept de l’image fidèle de la situation financière de
l’entreprise ;
Régularité : découle de la comparaison entre la règle et la réalité( audit de
conformité).
II : Phase de prise de connaissance
Elle peut se définir comme la période au cours de la quelle vont être réalisés tous les
travaux préparatoires avant de passer à l’action.
Elle s’agit donc d’une première étape qui permet à l’auditeur de s’informer sur le
champs d’action, tout en recensant à la fois :
Des informations internes à l’entreprise, son historique, son origine, ses activités ;
Des informations externes : statistiques, problèmes comptables…etc.
Il s’agit enfin d’identifier les zones de risques qui constituent les points névralgiques
de la mission de l’auditeur.
III : Phase de réalisation
Dans cette phase l’auditeur fait appel aux capacités d’analyse en procédant aux
observations et constats qui vont lui permettre par la suite d’élaborer la thérapeutique.
Elle regroupe un ensemble d’étapes qui sont :
- Description du système ;
- Tests de conformité ;
- Evaluation préliminaire des procédures ;
- Tests de fonctionnement du système ;
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Rapport de Stage de fin de Formation : Mission d’Audit du Circuit Achats-Fournisseurs
- Les feuilles de révélation et d’analyse des problèmes.
1/ Description du système
La description du système est matérialisée par les mémorandums et les diagrammes
de circulation qui sont préférables dans les systèmes complexes. Cette description
n’est qu’une photographie du réel de l’entreprise.
2/ Tests de conformité
Ils ont pour fin de s’assurer que le système mis en place tel qu’il a été décrit existe
réellement.
3/ Evaluation préliminaire des procédures
Grâce à cette évaluation l’auditeur peut ainsi formuler une opinion sur la qualité des
procédures de l’entreprise.
4/ Tests de fonctionnement du système
Cette quatrième étape a pour but de s’assurer que les forces théoriques recensées ont
bien fonctionné sur l’ensemble de la période étudiée et donc de vérifier si toutes les
faiblesses ont été identifiées.
5/ Les FRAP ou Les feuilles de révélation et d’analyse des problèmes
C’est un document normalisé , rempli par l’auditeur à chaque fois qu’il rencontre un
dysfonctionnement , une erreur, une malversation ou une insuffisance .
IV : phase de conclusion
Après avoir rassemblé les éléments d’analyse, l’auditeur dans cette phase doit
élaborer et présenter la récolte de son étude.
Les FRAP et les autres documents de travail vont permettre à l’auditeur une
validation générale qui fera l’objet de la rédaction d’un document appelé : le projet de
rapport d’audit.
La méthodologie d’analyse présentée dans cette partie est donc celle adoptée pour
L’évaluation du circuit achat – fournisseurs que nous allons voir dans la seconde
partie .
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Rapport de Stage de fin de Formation : Mission d’Audit du Circuit Achats-Fournisseurs
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Rapport de Stage de fin de Formation : Mission d’Audit du Circuit Achats-Fournisseurs
Mon stage de fin de formation s’est déroulé au sein de l’hôtel RYAD MOGADOR
Essaouira , dans lequel j’ai effectuer une mission d’audit interne du circuit Achats-
Fournisseurs. Pour commencer cette seconde partie qui traitera de l’évaluation dudit
circuit , je vais commencer tout d’abord par faire une présentation générale du holding
YNNA , puis de l’hôtel RYAD MOGADOR Essaouira dans un premier chapitre , et au
second chapitre je vais passer à la phase d’analyse des procédures du circuit Achats-
Fournisseurs , le troisième chapitre sera consacré à la phase de conclusion de la
mission , et on terminera en fin avec une conclusion générale .
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Rapport de Stage de fin de Formation : Mission d’Audit du Circuit Achats-Fournisseurs
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CH – ICH – I : Prise de: Prise de Connaissance Générale deConnaissance Générale de
l’Hôtel l’Hôtel RYAD MOGADOR RYAD MOGADOR
ESSAOUIRAESSAOUIRA
Rapport de Stage de fin de Formation : Mission d’Audit du Circuit Achats-Fournisseurs
I : Présentation du holding YNNA et de l’hôtel RYAD
MOGADOR
1/ Présentation du Holding YNNA
D’une petite structure familiale à une holding d’ampleur internationale, le fondateur
de YNNA et ses collaborateurs ont réussi à démontrer que la prise de risque, la
recherche permanente de la qualité, l’innovation, la maîtrise d’un réel savoir-faire et
l’écoute permanente du client étaient les plus grands atouts pour réussir.
YNNA est l'un des rares groupes privés marocains à ne pas avoir succombé aux
effets de "modes d'entreprise" pour se concentrer sur des métiers où il détient une
réelle expertise. La holding compte aujourd'hui quelques 11 000 collaborateurs au
Maroc, répartis à travers dix structures, et se classe parmi les premiers groupes privés
marocains.
Une position qui ne tient pas compte du chiffre d'affaires des filiales étrangères du
groupe qui détiennent souvent des positions de premier plan dans les pays où elles
exercent. Car si YNNA a pu démontrer que son savoir-faire est en phase avec les
standards internationaux, elle a également su le rendre exportable. Entreprise
internationale, YNNA Holding a exporté son expertise et ses technologies en dehors
des frontières du Royaume, et ce dès 1968, pour être présente aujourd'hui, en Europe,
en Afrique et au Moyen-Orient.
Avec l'aboutissement d'une politique de croissance raisonnée, d'une gestion équilibrée
et d’innovation technologiques, YNNA affiche, plus que jamais, l’ambitions de rester
leader dans ses métiers et de poursuivre son développement.
Dates clés :
1948 : Création de la première entreprise du Groupe dans le secteur du
Bâtiment et de la Promotion immobilière ;
1964 : Première expérience dans l’industrie de la céramique ;
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Rapport de Stage de fin de Formation : Mission d’Audit du Circuit Achats-Fournisseurs
1968 : Première expérience à l’international, en Libye ;
1985 : Acquisition de DIMATIT ;
1986 : Création du holding YNNA ;
1992 : Création de GPC & AFRIQUE CABLES ;
1994 : Lancement de la production de batteries télévision et démarrage de
ELECTRA ;
1998 : Ouverture ASWAK ASSALAM RABAT ;
1999 : Ouverture de l’hôtel RYAD MOGADOR à ESSAOUIRA ;
1999 : Début des fusions et absorptions et de la stratégie "Une société / Un
métier ;
2002 : Ouverture ASWAK ASSALAM Marrakech ;
2002 : Lancement du projet ERP ;
2003 : Ouverture de la nouvelle entité GPC à Agadir .
Pour plus de précisions concernant l’organisation du holding veuillez consulter
l’organigramme en Annexe 1 .
2 / Présentation de l’ Hôtel RYAD MOGADOR Essaouira
Dans le cadre de l’émergence du pole « Emergence » du holding YNNA l’hôtel
RYAD MOGADOR Essaouira fût crée en juillet 1999 juste à l’entrée de la ville ,
situé dans un milieu verdoyant et non loin de la plage d’Essaouira , il bénéficie de
paysages panoramiques que cela soit sur la forêt ou bien sur l’île d’Essaouira .
2.1 Fiche Technique :
Raison Sociale : Société d’Exploitation des Hôtels RYAD
MOGADOR
Forme juridique : S.A.R.L.
Siége Social : 71 rue Karachi ,Casablanca
Tél. : 044 78 35 55
Fax : 044 78 35 56
Adresse : Route de Marrakech
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Boite postale : 368 Essaouira
E-mail : [email protected]
Site Web : www.ryadmogador.com
Registre de commerce : 111 071
Identification fiscale : 1068568
Capital Social : 100.000,00 DH
N° de Patente : 32401168
CNSS : 612638
Catégorie :
Capacité d’accueil : 274 Lits :
- 140 Chambres ;
- 16 Suites .
2.2 Services de l’Hôtel :
Les services fournis par l’hôtel RYAD MOGADOR peuvent être classés sous trois
grandes catégories , à savoir :
A- L’Hébergement :
Figure 2 : Tableau des tarifs à l’hôtel RYAD MOGADOR Essaouira
Chambre Single 650,00 DHChambre Double 800,00 DHChambre Triple 1100,00 DHLit Supplémentaire 180,00 DHSuite Junior 2000,00 DHSuite Ambassadeur 2500,00 DHSuite Présidentiel 3000,00 DHPetit Déjeuner 75,00 DHMenu Touristique 175,00 DHTaxes (TPT&TC) / Pax / Nuit 12,00 DH Source : www.ryadmogador.com
RYAD MOGADOR Essaouira 42
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B- Restauration :
SCALLA : Restaurant spécialisé dans la cuisine Marocaine ;
TAMUSIGA : Restaurant des cuisines internationales ;
SHEMS : Snack qui propose des plats au bord de la piscine ;
COKTAIL : Salon qui propose toutes sortes des boissons (sauf
alcooliques ).
C- Autres Services :
Piscine : Piscine pour adultes et pour enfants , l’accès y est gratuit
pour les résidents et refusé pour les autres , ce service est disponible
à tout moment ;
Salles de remise en forme : Salles bien équipées qui disposent les
services suivants :
Salle de gymnastique ;
Sauna ;
Hammam ;
Massages ;
Coiffure ;
Manucure et pédicure ;
Epilation ;
Soins corps/visage ;
Tennis : Deux cours de terre battue avec ou sans moniteur , location
de raquettes et de balles ;
Salles de conférences : une salle polyvalente et une salle de sous
commission équipées avec les plus sophistiqués des outils de
communication ( sonorisation , micros et micros baladeurs ,
rétroprojecteurs , vidéo-projecteur , écran fixe , écran mobile ,
système informatique projeté ) .
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Rapport de Stage de fin de Formation : Mission d’Audit du Circuit Achats-Fournisseurs
II : L’organisation de l’Hôtel
(Veuillez consulter l’organigramme de l’hôtel en Annexe 2)
1/ La Direction Générale
C’est le Directeur Général qui veille à la coordination entre les différents services au
sein de l’hôtel , et ce à travers une omniprésence et une supervision continue du
déroulement du travail dans chaque service . Et c’est à lui , également , qu’incombe la
prise de décision dans les différentes situations de gestion .
2/ L’Assistance de Direction et Service Commerciale
L’assistante de Direction Générale , qui est également responsable du service
Commerciale , remplie un certain nombre de tâches qui partent de la prospection de la
clientèle visant la collecte et le stockage de données quantitatives et qualitatives
relatives à l’environnement touristique de l’hôtel , elle assure aussi la gestion des
contrats avec les agences de voyages , et le suivi et traitement des réclamations et
litiges liés aux contrats , elle assure également la gestion de la clientèle ( données de
base , gestion des profils clients ...) , ainsi que les recouvrements et contentieux et la
réalisation des prévisions commerciales
3/ La Restauration :
C’est la structure qui englobe la cuisine , le snack , le salon cocktail , les restaurants ,
le stewarding , ainsi que le room service . le chef de cuisine et le maître d’hôtel
responsables de cette structure assurent la préparation des plats , ainsi qu’ils veillent à
la bonne qualité du service en faveur des clients qui fréquentent leurs domaine
d’action .
4/ L’Hébergement
C’est une structure qui englobe les la réception , la lingerie , les étages , la
conciergerie , la fitness , ainsi que le standard . Cette structure est sous la
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Rapport de Stage de fin de Formation : Mission d’Audit du Circuit Achats-Fournisseurs
responsabilité du chef réception ainsi que de la gouvernante générale , cette dernière
qui assure la propreté quotidienne des chambres et de la lingerie , le chef réception
supervise le travail qui consiste à l’établissement du premier contact avec les clients ,
leurs check-in et toute demande d’information qu’ils formulent .
5/ Le Service Administratif & Financier
C’est la pierre angulaire dans la gestion de l’hôtel , et il englobe en son sein
l’ensemble des services suivants :
5.1 Responsable Financier
C’est le service qui se charge de la gestion de la trésorerie générale de l’hôtel , et aux
relations avec la banque et autres partenaires financiers .
5.2 Responsable Comptabilité & Contrôle de Gestion
C’est le service qui à la charge de tenir la comptabilité générale qui subdivise en
comptabilité clients , et comptabilité fournisseurs , il assure aussi la tenue d’une
comptabilité analytique et budgétaire .
5.3 Responsable Personnel
C’est un service qui s’occupe de la gestion des ressources humaines , en partant de la
gestion de recrutements , la formation du personnel et son évaluation , il assure aussi
l’administration du personnel et la gestion des prêts et frais de déplacements , ainsi que
de la gestion du temps et de la paie .
5.4 Responsable Débiteur
Il assure le recouvrement des fonds de l’hôtel via le suivi rigoureux des dossiers des
clients débiteurs , et ce dés la réceptions des dossiers et leurs vérification jusqu’à le
règlement effectif des clients .
5.5 Contrôleur
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Rapport de Stage de fin de Formation : Mission d’Audit du Circuit Achats-Fournisseurs
C’est un service qui à pour mission le contrôle et la vérification des recettes ainsi que
du Food & Beverage , qui sont les deux éléments essentiels constitutifs des coûts dans
l’établissement hôtelière .
5.6 Econome
C’est un service qui veille à l’approvisionnement de l’hôtel en toutes sortes de
matières et fournitures nécessaires à assurer la bonne marche de l’activité de tous les
services dans l’hôtel .
6/ Technique
C’est la structure de maintenance technique qui englobe l’ensemble des rubriques
suivantes : l’entretien , le jardinage , la piscine , le tennis , et le parc auto. La mission
principale de ce service est la sauvegarde et la maintenance du matériel dans tous
l’hôtel , ainsi que le suivi rigoureux des rubriques qui sont sous sa responsabilité .
III : Prise de Connaissance du Circuit Achats-
Fournisseurs
Dans ce cadre nous allons distinguer trois niveaux d’analyse que l’on va présenter
par la suite , il s’agit notamment de :
L’Economat ;
Le Service Contrôle ;
Le service Comptabilité .
1/ L’Economat
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Rapport de Stage de fin de Formation : Mission d’Audit du Circuit Achats-Fournisseurs
On constate qu’il y à absence du terme « service achat » au sein de l’organisation ,
mais j’ai noter que c’est l’économat qui remplie ce rôle , et je pourrais retracé sa
finalité et sa raison d’être de la façon suivante :
1.1 Objectif
L’objectif principal de cette structure peut être présenté de la manière suivante :
Missions
Assurer l’approvisionnement en matières et fournitures pour l’ensemble des
services de l’hôtel , au temps opportun , avec les qualités opportunes ;
Assurer une bonne gestion de stock ;
Assurer un bon approvisionnement de l’hôtel via le choix des meilleurs
fournisseurs .
Activités
La prospection de nouveaux fournisseurs ;
Choix du mieux-disant des fournisseurs ;
Maintien du contact avec les actuels fournisseurs ;
Gestion de stock ;
Veiller sur l’alimentation des services en matières et fournitures .
Tâches
Contact de nouveaux fournisseurs , et demande de leurs Devis ;
Comparaison des devis des différents fournisseurs , en vue du choix du mieux-
disant ;
Réception et détection des besoins des différents services ;
Etablissements et passation des commandes ;
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Rapport de Stage de fin de Formation : Mission d’Audit du Circuit Achats-Fournisseurs
Réceptionner et contrôle des livraisons des fournisseurs ;
Etablissements des BR , et formation des dossiers d’achats ;
Introduction des articles livrés aux lieux de stockage ;
Tenue des fiches de stock ( SI , Entrées , Sorties , SF) ;
Classement des articles en fonction de la méthode FIFO ;
Assurer les prélèvements des différents services par réception et signature des
BP ;
Sondages par décades de certains articles stockables ;
Inventaires mensuels pour l’établissement des arrêtés mensuels ;
Porter sur le système Winix les mouvements des stocks ( SI, Entrées, Sorties,
SF ) .
1.2 Organisation
Pour assurer la réalisation des objectifs alloués à ce service , on y est adopté une
organisation très simple qui consiste en sa gestion par deux économes , l’un d’eux est
un réceptionniste qui contrôle les entrées , l’autre s’occupe beaucoup plus des relations
avec les fournisseurs et la constatation des sorties du magasin , tout les deux sont des
magasiniers qui assurent la gestion des stocks .
1.3 Moyens
Pour la réalisation de ses objectifs , le service est doté d’un certain nombre de
moyens physiques , financières , et humaines , qui sont représentés comme suit :
Moyens Physiques : Tout comme dans certains autres services de l’hôtel ,
le service Achat est doté d’un système baptisé Winix qui sert à la bonne
gestion et le bon suivi des stocks , et qui servira de base pour
l’établissement des commandes ;
Moyens Financières : le service est doté d’une caisse d’exploitation d’une
somme de 5.000 DH qui sert à la couverture des achats d’urgences , ou les
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Rapport de Stage de fin de Formation : Mission d’Audit du Circuit Achats-Fournisseurs
petites dépenses , cette caisse est aussi tôt alimentée de la part du service
financier qu’elle est épuisée ;
Moyens humaines : comme nous l’avons déjà précisé dans l’organisation
du service Achats , ledit service dispose des moyens humaines qui sont les
deux économes qui assurent l’approvisionnement , la gestion de stock, ainsi
que l’alimentation des différents services en matières et fournitures .
2/ Le Service Contrôle
L’objectif principale de ce service est de faire un suivi du chiffre d’affaires global de
l’établissement , et de déterminer les différents indicateurs de gestion susceptibles de
donner une vue générale sur sa bonne marche , d’autre part il à aussi pour objectif de
saisir un certain nombre d’informations relatives a la consommation des denrées
( nourriture et boissons) , et de pouvoir maîtriser les différents coûts qui résultent de
cette consommation .
Ainsi , les deux activités principales de ce service sont les suivantes :
2.1 Contrôle Recettes
Comparer le relevé Back du jours avec celui de la veille ;
Vérifier le chiffre d’affaires hébergement suivant les contrats de collaboration
avec les différents agents de voyages et les autres tarifs ;
Procéder au mariage de bons rapides tout en les comparant aux factures tapées
aux points de vents ;
Déterminer les prélèvements boissons pour chaque points de vente selon le
stock fixe mis à la disposition des responsables ;
Contrôler la recette des communications téléphoniques , ainsi que les ventes des
autres prestations annexes : blanchisserie , club fitness , tennis , location
coffre ...
Vérifier les encaissements du jour , pour détecter s’il n’y à pas eu d’anomalies ;
Elaborer le rapport journalier qui illustre l’activité de l’établissement , et le
remettre par la suite à la direction générale pour signature .
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Rapport de Stage de fin de Formation : Mission d’Audit du Circuit Achats-Fournisseurs
2.2 Contrôle Nourriture et Boissons
Contrôler les réceptions des marchandises : ce contrôle porte aussi bien
sur les quantités que sur la qualité ;
Etablir les bons de réception pour les denrées périssables : comparer le
bon de commande et le bon de réception avec la pièce comptable accompagnant
la marchandise ( bon de livraison , facture ) ;
Saisir les entrées directes sur système informatique et faire les éditions
nécessaires ;
Vérifier les bons de prélèvements émanant de l’économat ;
Faire un suivi de toutes les gratuités en nourriture et boissons , et les
relever sur un état destiné pour cette fin ;
Vérifier à ce que tous les transferts qui s’effectuent entre la cuisine et les
différents départements soient enregistrés et signés par les responsables ;
Procéder aux inventaires mensuels des différents départements
opérationnels , ainsi que celui du matériel circulant ;
Elaborer le rapport mensuel nourriture et boissons .
3/ Le Service Comptabilité
3.1 Objectif
On peut retracer l’objectif du service comptabilité de la façon suivante :
Mission
La principale mission de ce service est l’enregistrement comptables selon la
législation en vigueur , des différents flux caractérisant l’activité de l’hôtel , afin de
produire périodiquement des documents de synthèse .
Activités
Pour bien accomplire sa mission , le service comptabilité s’organise en fonction des
activités suivantes :
- Comptabilité Fournisseurs ;
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Rapport de Stage de fin de Formation : Mission d’Audit du Circuit Achats-Fournisseurs
- Comptabilité Débiteurs ;
- Comptabilité Banque ;
- Comptabilité Opérations Divers ;
- Comptabilité Personnel .
Tâches
On va se limiter dans ce cadre de présenter seulement les activités du service
comptabilités afférents au circuit Achats-Fournisseurs , a savoir :
La réception des dossiers d’achats du service contrôle ;
La vérification de l’existence des documents nécessaires ( BC , BR , BL ,F ) , la
vérification des montants et des signatures requises ;
Pour les achats au comptant , on vérifie l’exactitude des pièces justificatives ainsi
que des montants , et puis on procède à l’enregistrement comptable sur Sage
Compta ;
Pour les achats à crédit , on vérifie l’exactitude du dossier d’achat , ainsi que des
montants et signatures , puis on procède à l’enregistrement comptable en vue de
leurs règlement ;
On classe les dossiers d’achat réglés et en instance par ordre chronologique , et
par fournisseur .
3.2 Organisation
Pour assurer l’accomplissement de sa mission , le service comptabilité est sous la
responsabilité d’un chef comptable et contrôle de gestion , avec un aide comptable qui
utilisent le logiciel Sage Comptabilité 500 pour cette fin .
A ce niveau d’études on pourrait se prononcer sur les zones de risque inhérents à ce
circuit , et qui sont :
Risque lié à l’insuffisance du personnel dans l’économat par rapport au niveau
d’activité ;
Risque lié à la non répartition claire et précise des tâches entre économat et
contrôle ;
Risque lié à l’absence de technicien informatique pour palier aux pannes du
système .
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Rapport de Stage de fin de Formation : Mission d’Audit du Circuit Achats-Fournisseurs
L’ensemble de ces zones de risque ferons l’objet d’analyses des procédures du circuit
Achat-Fournisseurs dans le chapitre qui suit .
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CH – IICH – II : Phase: Phase d’Evaluation desd’Evaluation des
procédures du Circuit procédures du Circuit Achats-Fournisseurs Achats-Fournisseurs
Rapport de Stage de fin de Formation : Mission d’Audit du Circuit Achats-Fournisseurs
Maintenant qu’on à pris connaissance de l’hôtel , en général , et du circuit Achats-
Fournisseurs en particulier , on va passer à l’étape d’évaluation des procédures qui
caractérisent le processus d’achat et d’alimentation des différents services en matières
et fournitures .
La méthodologie d’audit veut que l’on passe par l’ensemble des étapes suivantes :
La description de la procédure d’achat , et ce notamment par une description
narrative , puis par l’utilisation des digrammes de circulation ;
L’étape des tests de conformité et d’existence ;
L’établissement de la grille de séparation des tâches et des questionnaires de
contrôle interne qui permettent de déceler l’ensemble des forces et faiblesses
caractérisant le circuit en question ;
Tableau de Forces et de Faiblesses ;
Les tests de permanence qui permettent de s’assurer de l’existence effective
des forces recensés , et celle des faiblesses constatées ;
Feuilles de révélation et d’analyse des problèmes .
I : Description de la procédure d’Achat
Dans cette partie nous allons procéder à la description narrative des procédures du
circuit Achats-Fournisseur dans une première section , puis sa description par
diagrammes de circulation dans la seconde .
Section 1 : Description Narrative :
RYAD MOGADOR Essaouira 53
Rapport de Stage de fin de Formation : Mission d’Audit du Circuit Achats-Fournisseurs
1/ Typologie des Achats Effectués
L’économat effectue trois sortes d’achats principaux , que l’on peut classer ainsi :
Périssable : (viandes , légumes , fruits , volaille , oeufs , poisson ) ces
achats sont effectués en fonction de la demande du chef formulée en
fonction des effectifs des clients , donc de l’activité ;
Divers : ( les produits nécessaires pour le service technique ,
menuiserie , plomberie , électricité ... à côté des fleurs , et certains
produits de fitness ) les commandes dans ce cas sont passées une fois
que le stock d’alerte est atteint , ou bien par demande formulée par le
service fitness ou le service technique ;
Economat : ( il s’agit là de l’ensemble des matières et fournitures
stockables nécessaires pour assurer le bon fonctionnement des services
étages , accueil , restaurant , piscine ... ) dans ce cas les commandes sont
passées en fonction de l’atteinte du niveau de stock d’alerte , ainsi que du
délai de livraison .
2/ Le choix du fournisseur
On distingue généralement dans ce sens trois grands sortes d’achats de matières et de
services :
Les Achats Conventionnés : ce sont les achats que l’économat effectue
auprès d’un certain nombre de fournisseurs référencés , avec lesquels un
contrat est établie par la direction générale ;
Choix du mieux disant : dans ce cas l’économe demande a certains
fournisseurs leurs devis et procède à la comparaison entre leurs offres pour
choisir le mieux disant en terme du rapport qualité-prix ;
Les Achats d’urgence : dans des cas particuliers où il n’existe pas de
fournisseur référencé pour un article donné , ou qu’il en manque qu’une
quantité minime à chercher sur place , on procède à l’achat de l’article
auprès d’un fournisseur local .
3/ La commande
RYAD MOGADOR Essaouira 54
Rapport de Stage de fin de Formation : Mission d’Audit du Circuit Achats-Fournisseurs
Les commandes sont formulées sur bon de commande établi par le responsable de
l’économat , qui le remet au fournisseur soit directement , dans le cas d’un
fournisseur local , ou par fax dans le cas d’un fournisseur d’une autre ville , et par
fois par téléphone dans le cas d’urgence pour un fournisseur local .
Les commandes sont formulées sur des Bons de Commandes (BC voir Annexe 3)
portants l’entête de l’établissement ainsi que les mentions suivantes :
Dénomination : Bon de Commande ;
Date ;
Un Numéro qui doit figurer sur les emballages , bons de livraison , et
factures
Code ;
Désignation ;
Quantité ;
Prix Unitaire ;
Montant ;
Totaux ;
Livraison pour le : ...( date de livraison )
« facture en 3 exemplaires »
Le bon de commande est établi par le responsable de l’économat qui le signe , puis
obtient l’approbation par signature du Directeur Général (DG) , avant d’en envoyer la
copie blanche au Fournisseur , et garder sur le carnet les deux restantes .
4/ La Réception
A la réception de la marchandise , le contrôleur vérifie la qualité , quantité , et prix
des marchandises livrées qui doivent être conformes la commande passée , et
établie , s’il n’y à rien à signaler , un Bon de Réception (BR voir Annexe 4) qui
remet au livreur la copie blanche et reçoit de sa part un Bon de Livraison (BL)et
une Facture(F) ; le BR , BL , F sont signés par l’économe , le contrôleur , et le
DG , pour être associés par la suite au BC , le dossier est envoyé par la suite au
RYAD MOGADOR Essaouira 55
Rapport de Stage de fin de Formation : Mission d’Audit du Circuit Achats-Fournisseurs
service comptabilité qui se charge de l’enregistrement des opérations , par la suite
le dossier passera au service financier qui se charge du règlement de la facture .
Le BR contient les mentions suivantes :
Dénomination : Bon de Réception ;
Entête de l’hôtel ;
Numéro d’ordre ;
Nom du fournisseur ;
Numéro de commande ;
Date de livraison ;
Numéro du BL ;
Type de livraison : Complète , Partielle , Solde ;
Quantité reçue ;
Emballage ;
Désignation ;
Prix unitaire ;
Montant ;
La mention : « Certifié exact après inspection des articles ci-dessous
accepté conforme à la commande » ;
Date
Signature du contrôleur ;
Signature de l’économe .
Il est à signaler que toute entrée de marchandise est enregistrée sur le système
Winix pour assurer le suivie des entrées .
Lors de la livraison , il se pourrait qu’il y ait une erreur de la part du fournisseur
concernent la quantité ou la qualité des produits livrés ; Après vérification des
articles , deux cas de figure sont généralement constatés :
Cas d’une livraison Incomplète : le réceptionniste établit un
nouveau BC sur lequel il constate les articles livrés réellement , et
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Rapport de Stage de fin de Formation : Mission d’Audit du Circuit Achats-Fournisseurs
sur lequel figure la mention « annule et remplace le BC N° ... » il le
joint alors avec le BL , BR , et F pour adresser le dossier à la
comptabilité ;
Cas d’une livraison non conforme : les articles non conformes à la
commande sont retournés au fournisseur , ce-ci est constaté par un
Avoir établit et signé par le livreur , le réceptionniste joint l’Avoir
avec le BC,BR,BL, et F et adresse le dossier à la comptabilité .
5/ Les prélèvements
Toute sortie de marchandise de l’économat doit être constatée par un Bon de
Prélèvement(BP voir Annexe 5 ) établie par le contrôleur qui l’établie en fonction
des ventes de la veille ainsi que des gratuités accordées en nourriture et boissons ,
puis il est signé par le chef du service demandeur ; après confirmation du
contrôleur , le BP est passé au DG pour qu’il autorise l’opération . Une fois le BP
signé par le DG, il atterrit chez l’économe , qui procède à la livraison des articles
demandés . le BP contient les mentions suivantes :
Logo de l’hôtel ;
La mention : Bon de Prélèvement ;
Numéro d’ordre ;
Point de vente ;
Date ;
Code de l’article ;
Désignation de l’article ;
Quantité Demandée ;
Quantité Livrée ;
Prix d’achat ( Unitaire et Total) ;
Prix de vente (Unitaire et Total) ;
Signature Chef de service bénéficiaire ;
Signature de l’économe ;
Signature du contrôleur ;
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Rapport de Stage de fin de Formation : Mission d’Audit du Circuit Achats-Fournisseurs
Signature du DG.
Les BP sont produits en trois copies , l’une reste sur le carnet chez le chef de service
demandeur , l’autre reste avec le contrôleur , la dernière reste dans l’économat . Tout
prélèvement est enregistré sur le système Winix pour assurer le suivi des sorties , ainsi
que d’une évaluation permanente du niveau de stock existant et de ses mouvements ,
car ce-ci permettra par la suite de signaler un message d’alerte une fois le stock
d’alerte est atteint .
6/ Le contrôle
Une fois les dossiers d’achats arrivent chez le service contrôle d’une fréquence
mensuelle , il procède à la vérification de l’existence des documents nécessaires ( BC ,
BR , BL , F ) il vérifie s’ils sont bel et bien signés par les personnes habilités , il
rapproche les montants figurants sur le BC et le BR avec ceux figurants sur le BL et la
F , et classe l’ensemble de ces dossiers provisoirement par fournisseurs par ordre
chronologique , en vue de les adresser au service comptabilité pour enregistrement et
règlement .
D’autre part , c’est le service contrôle qui établie les bons de prélèvements , et la
démarche consiste en la sauvegarde d’un niveau de stock fixe à chaque point de vente ,
et en se référant au rapport veille que le contrôleur transmet les ventes et gratuités des
nourriture et boissons sur les bons de prélèvements qu’il signe , et remet par la suite au
directeur général pour approbation , il les remet ensuite au chef de service demandeur
qui les signe et présente le bon à l’économat pour effectuer son prélèvement .
Les entrées de marchandises sont saisies par le contrôleur sur le système Winix par
ordre chronologique classés par famille de produits , et par département . Les
prélèvements aussi sont saisie par le contrôleur sur système Winix par point de vente
et par département . L’ensemble de ces saisies permettent au contrôleur de tirer un état
récapitulatif des entrées et sorties en fin de mois (voir Annexes 6 & 7) .
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Rapport de Stage de fin de Formation : Mission d’Audit du Circuit Achats-Fournisseurs
7/ Le Règlement
La nature des achats effectués veut que l’on distingue deux sortes :
- Les achats au Comptant ;
- Les achats à Crédit .
7.1 Les Achats au Comptant
Il est important de noter que l’économat dispose d’une caisse d’exploitation d’une
hauteur de 5.000 DH qui sert à régler un certain nombre d’achats et de frais qui sont
pays au comptant , l’économe retire de ce fond en établissant des bons de commande
qui retracent le mouvement , et servent comme pièce justificative pour le service
financier qui établie des pièces de caisse( voir Annexe 8) et alimente de nouveau la
caisse d’exploitation de l’économat .
7.2 Les Achats a Crédit
C’est la grande partie des achats qui est effectuée en ce mode , on à déjà vue que le
dossier d’achat passe par l’économat , puis par le service contrôle qui vérifie son
exactitude , et passe en fin au service comptabilité pour qu’il soit enregistré puis classé
provisoirement en vue de son règlement .
Le service comptabilité et contrôle de gestion établie des balances AGE des
fournisseurs en instance ainsi que des fournisseurs règles , et c’est sur la base de cette
balance que l’on effectue les prévisions de règlement des fournisseurs créditeurs (voir
Annexe 9), pour cette fin on établie des chèques qui sont signés par le directeur
général ou bien par le secrétaire général du holding , que l’on remet au fournisseur
contre un accusé réception signé et cacheté par le fournisseur .
8/ La Comptabilisation
La phase de comptabilisation est intimement reliée à celle de règlement , ainsi on
peut la scinder en deux grands parties :
- Comptabilisation des achats au comptant ;
- Comptabilisation des achats à crédit .
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Rapport de Stage de fin de Formation : Mission d’Audit du Circuit Achats-Fournisseurs
8.1 La comptabilisation des achats au Comptant
Quand le service financier alimente la caisse d’exploitation de l’économat contre les
pièces justificatives ( les bons de commande) , il établie pour sa part des pièces de
caisse retraçant ce mouvement , il remet l’ensemble de ces pièces au service
comptabilité qui procède à l’enregistrement comptable des opérations .
8.2 La comptabilisation des achats à Crédit
Quand le dossier d’achats émane du service contrôle de façon mensuelle , l’aide
comptable procède à la vérification de l’exactitude des dossiers , l’existence de toutes
les pièces constitutifs , les signatures , et rapproche les montants figurants sur la
facture e bon de livraison avec celles figurant sur le bon de commande et bon de
livraison .
Une fois les dossiers vérifiés , l’aide comptable procède à la comptabilisation des
opérations à crédit et classe les dossiers par fournisseurs par ordre chronologique en
attendant leurs règlement . A la date de règlement l’aide comptable ressort les dossiers
et étable le chèque de règlement qui le joint avec le dossier et l’envoie à la signature
par le directeur général . Une fois le chèque signé il es remis au fournisseur qui signe
et cachette un accusé réception , l’aide comptable alors photocopie le chèque et
comptabilise l’opération par le logiciel Sage Compta 500 .
9/ L’Organisation du stock
Il est intéressent de noter que les stocks sont évalués au Coût Moyen unitaire
Pondéré , et que les mouvements sont effectués en fonction de la méthode FIFO . La
cuisine ainsi que le service technique tiennent leurs stock sur place , le reste des
articles sont stockés dans l’économat de la manière suivante :
Boissons :
Eau ;
Soda ;
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Rapport de Stage de fin de Formation : Mission d’Audit du Circuit Achats-Fournisseurs
Jus ;
Sirop .
Epicerie :
Epices ;
Produits de pâtisserie ;
Pâtes ;
Conserves ;
Pruneaux ( fruits et légumes secs) ;
Caféterie .
Divers :
Produits d’étages ;
Produits d’entretien ;
Produits fitness ;
Traitement des eaux ;
Lessivielles ;
Prestations clients ( clynex , papier hygiénique , ...) ;
Fournitures de bureau , imprimés ...
Section 2 : Les diagrammes de Circulation :
L'objectif de l'auditeur est de comprendre les méthodes et les systèmes employés au
sein de l'organisation, ainsi que les contrôles effectués, en mettant l'accent plus
particulièrement sur les procédure de circulation de l'information. Cette
compréhension des systèmes sert de base à l'évaluation des flux et contrôles internes,
et doit être convenablement matérialisée par des documents normalisés.
RYAD MOGADOR Essaouira 61
Rapport de Stage de fin de Formation : Mission d’Audit du Circuit Achats-Fournisseurs
Il est généralement considéré que le Flow-Chart (Diagramme des Flux) est le
meilleur moyen d'illustrer la compréhension des systèmes d'information. Son usage
permet en outre d'améliorer l'efficacité et l'homogénéité du groupe d'audit et de
permettre une meilleur communication entre les différents auditeurs.
Le principale objectif des Flow-Charts reste de donner une illustration de la
compréhension des flux informationnels de l'organisation. Cette illustration doit être
élaborée de telle sorte que tous les aspects importants du système et des procédures de
contrôle interne puissent être facilement identifiés.
Les Flow-Charts sont préparés sur un document standard réservé à cet effet. Les
Flow-Charts doivent être, à chaque audit, mis à jour ; toutefois une nouvelle
représentation n'est normalement pas nécessaire à moins que les procédures décrites
soient devenues caduques. Si les Flow-Charts nécessitent une correction, une
photocopie des anciens Flow-Charts doit être faite avant les changement afin de
conserver une trace permanente des systèmes qui ont été révisés.
Afin d'établir un Flow-Chart avec un maximum d'efficacité, l'approche suivante peut
être utilisée :
Avoir une compréhension de l'activité dans son ensemble ;
Définir les types de transactions les plus importants qui composent le
système en discutant de celui-ci d'une manière globale avec une personne
compétente et concernée ;
Analyser dans leur intégralité les opérations relatives à chaque type de
transactions choisi pour son importance, en interrogeant chaque membre
du personnel concerné ;
Si cela est possible, il est préférable de reproduire la chaîne d'opérations
(circulation) directement sous la forme de Flow-Charts plutôt que sous
forme narrative et d'éviter les détails superflus ;
Il n'est pas aisé de préparer un Flow-Chart qui couvre une chaîne
d'opérations (cycle) dans la totalité, exception faite des systèmes
simplifiés de comptabilité. Par exemple, dans le cycle des dépenses, on
fait souvent des Flow-Charts séparés pour l'achat des services (achat de
RYAD MOGADOR Essaouira 62
Rapport de Stage de fin de Formation : Mission d’Audit du Circuit Achats-Fournisseurs
formations, par exemple), pour l'achat de marchandises (fournitures pour
la formation, classeurs, crayons, etc. ... ) ou pour les salaires. De plus, si
les principaux types de transaction représentent effectivement des
systèmes comptables différents, il peut être nécessaire de préparer alors
des séries de Flow-Charts complètement distinctes (par exemple, pour les
temps de travail imputés sur le système de production, pour la
détermination des coûts de production, ou dans le système comptable
pour le paiement des salaires).
L'établissement d'un diagramme représentatif des flux informationnels suppose
l'emploi d'une table de symboles et le choix d'un type de présentation.
S'agissant des symboles, il n'existe pas de tables universelles standardisées, mais un
certain nombre de conventions existent tacitement.
Pour bien illustrer le circuit Achats-Fournisseur sur un diagramme de circulation ,
nous allons présenter les procédures d’achat qui seront décomposés en sous procédures
suivantes :
Sous-procédure des Prélèvements ;
Sous-procédure des Commandes Divers ;
Sous-procédure des Réceptions Divers ;
Sous-procédure des Commandes et Réceptions Cuisine ;
Sous-procédure des Achats Comptant ;
Sous-procédure des Achats à Crédit .
Veuillez consulter l’Annexe 10 et 11 qui représente la légende des signes , symboles ,
et abréviations utilisés dans ce cadre .
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Rapport de Stage de fin de Formation : Mission d’Audit du Circuit Achats-Fournisseurs
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Rapport de Stage de fin de Formation : Mission d’Audit du Circuit Achats-Fournisseurs
Client : Société D’Exploitation des Hôtels RYAD MOGADOR Rédacteur : KARIMI Yassir
Circuit : Achats-Fournisseurs « Prélèvements » Date : mai 2005
Opérations Responsable Contrôle D.G. Economat Service
Demande
ur
1- Consulter le rapport veille
retraçant les ventes et gratuités
aux points de vente
2- établissement des BP sur la
base des ventes et gratuités , et
signature
3- les 3 copies visés par le
D.G
4- classement du BP Jaune au service contrôle
5- classement du BP Bleu chez le service demandeur
6- Présentation du BP Blanc à l’économat contre marchandise
Contrôleur
Contrôleur
D.G.
Contrôleur
Service demandeur Service demandeur
RYAD MOGADOR Essaouira
R,V
BP
B
BP
Bl
BP
J
S
BP
B
BP
Bl
BP
J
V
c
c
BP B
1
65
Rapport de Stage de fin de Formation : Mission d’Audit du Circuit Achats-Fournisseurs
Figure 3 : Flow-Chart de la procédure « Prélèvements"
Client : Société D’Exploitation des Hôtels RYAD MOGADOR Rédacteur : KARIMI Yassir
Circuit : Achats-Fournisseurs « Prélèvements » Date : mai 2005
Opérations Responsable Contrôle D.G. Economat Service
Demande
ur
7- Classement du BP Blanc à l’économat
8- Consultation du stock
9- Sortie de M/se au service demandeur
10- Saisie des sorties sur Winix
11- Si la M/se est non disponible on déclenche une commande
Econome
Econome
Econome
Econome
Econome
N O
RYAD MOGADOR Essaouira
1
M/ses Dispon
M/se M/
se
66
Rapport de Stage de fin de Formation : Mission d’Audit du Circuit Achats-Fournisseurs
RYAD MOGADOR Essaouira 67
Rapport de Stage de fin de Formation : Mission d’Audit du Circuit Achats-Fournisseurs
Client : Société D’Exploitation des Hôtels RYAD MOGADOR Rédacteur : KARIMI Yassir
Circuit : Achats-Fournisseurs « Commande Divers » Date : mai 2005
Opérations Responsable Economat D.G.
1- Consultation du stock , vérification du stock d’alerte
2- établissement de 3 copies de BC signés
3- Visa du D.G. des BC
4- Classement des BC jaune et bleu provisoirement
5- Passation de la commande par Fax 6- Passation de la commande par téléphone
Econome
Econome
D.G.
Econome
Econome
Econome
N O
Figure 4 : Flow-Chart de la procédure « Commandes Divers"
RYAD MOGADOR Essaouira
Stock d’Alerte
BC
B
BC
Bl
BC
J
S
BC
B
BC
Bl
BC
J
VBC
B
BC
Bl
BC
J
Fax
68
Rapport de Stage de fin de Formation : Mission d’Audit du Circuit Achats-Fournisseurs
Client : Société D’Exploitation des Hôtels RYAD MOGADOR Rédacteur : KARIMI Yassir
Circuit : Achats-Fournisseurs « Réception Divers » Date : mai 2005
Opérations Responsable Bureau du
réceptionniste
Economat D.G.
1- Réception de la M/se 2- Sortie du BC Bleu classé à l’économat 3- Contrôle quantités et qualités
4- Retour de la M/se au Fournisseur
5- établissement de BR en 3 copies signés par le Réceptionniste6- Envoie du BR Blanc au Fournisseur 7- envoie de la M/se au stock de l’économat
8- Classement du BR Jaune sur carnet 9- envoie du BR Bleu , la F , et Le BL à l’économat
Réceptionniste Réceptionniste
Réceptionniste
Réceptionniste
Réceptionniste
Réceptionniste
Réceptionniste
Réceptionniste
Réceptionniste
N O
RYAD MOGADOR Essaouira
M/se
BC Bl
2
M/se conforme
BR
B
BR
Bl
BR
J
M/se
F BL
3
S
69
Rapport de Stage de fin de Formation : Mission d’Audit du Circuit Achats-Fournisseurs
Figure 5 : Flow-Chart de la procédure « Réception Divers"
Client : Société D’Exploitation des Hôtels RYAD MOGADOR Rédacteur : KARIMI Yassir
Circuit : Achats-Fournisseurs « Réception Divers » Date : mai 2005
Opérations Responsable Bureau du
réceptionniste
Economat D.G.
RYAD MOGADOR Essaouira 70
Rapport de Stage de fin de Formation : Mission d’Audit du Circuit Achats-Fournisseurs
10- Réunion des BR Bleu , la F , et le BL
11- Envoie du DA au D.G. pour visa
12- Retour du DA à l’économat , et classement provisoire
13- Saisie de l’entrée de M/se sur système Winix
Econome
D.G.
Econome
Econome
Figure 6 : Flow-Chart de la procédure « Commande & Réception Cuisine"
Client : Société D’Exploitation des Hôtels RYAD MOGADOR Rédacteur : KARIMI Yassir
Circuit : Achats-Fournisseurs « Commande & Réception Cuisine » Date : mai 2005
Opérations Responsable Cuisine Bureau du D.G.
RYAD MOGADOR Essaouira
3
DA
DA
V
71
Rapport de Stage de fin de Formation : Mission d’Audit du Circuit Achats-Fournisseurs
réceptionniste
1- Passation de la commande par téléphone
2- Réception de la M/se par le réceptionniste et son envoie à la cuisine 3- établissement de 3 copies de BC et de BR Signés par l’économe
4- Classement des BC et BR Jaunes sur carnets à la réception
5- envoie des BC et BR Blancs au Fournisseur
6- Réunion des BC et BR Bleu , F et BL
Chef Cuisinier
Réceptionniste
Réceptionniste
Réceptionniste
Réceptionniste
Réceptionniste
Client : Société D’Exploitation des Hôtels RYAD MOGADOR Rédacteur : KARIMI Yassir
Circuit : Achats-Fournisseurs « Commande & Réception Divers » Date : mai 2005
RYAD MOGADOR Essaouira
M/se
M/se
BL
F
BC
B
BC
Bl
BC
J
BR
B
BR
Bl
BR
J
4
S
S
72
Rapport de Stage de fin de Formation : Mission d’Audit du Circuit Achats-Fournisseurs
Opérations Responsable Cuisine Bureau du
réceptionniste
D.G.
7- Envoie du DA au D.G. pour visa
8- Visa du D.G. sur le DA
9- Retour du DA au réceptionniste
10- Classement provisoire du DA chez le réceptionniste
11- saisie de l’entrée sur système Winix
Réceptionniste
D.G.
Réceptionniste
Réceptionniste
Réceptionniste
Client : Société D’Exploitation des Hôtels RYAD MOGADOR Rédacteur : KARIMI Yassir
Circuit : Achats-Fournisseurs « Achats Comptant » Date : mai 2005
RYAD MOGADOR Essaouira
4
DA
V
DA
73
Rapport de Stage de fin de Formation : Mission d’Audit du Circuit Achats-Fournisseurs
Opérations Responsable Economat D.G. D.A.F. Comptabili
té
1- Réception de la prestation de service ou M/se avec facture signée par l’économe
2- établissement de BC et BR en 3 copies signés par l’Econome 3- Classement des BC et BR Jaunes sur carnet chez l’Econome 4-Remise du BC et BR Blancs au fournisseur 5- Réunion de la F BC et BR Bleu pour constituer DA
6- Visa de DA par le D.G.
Econome
Econome
Econome
Econome
Econome
D.G.
Figure 7 : Flow-Chart de la procédure « ACHATS Comptant"
RYAD MOGADOR Essaouira
F
S
BC
B
BC
Bl
BC
J
BR
B
BR
Bl
BR
JS
S
DA
V5
74
Rapport de Stage de fin de Formation : Mission d’Audit du Circuit Achats-Fournisseurs
Client : Société D’Exploitation des Hôtels RYAD MOGADOR Rédacteur : KARIMI Yassir
Circuit : Achats-Fournisseurs « Achats Comptant » Date : mai 2005
Opérations Responsable Economat D.G. D.A.F. Comptabili
té
7- Envoie de la DA au D.A.F pour contrôle et alimentation de la caisse 8- établissement des pièces de caisses constatant l’alimentation de la caisse
9- Réunion de la DA avec la PC
10- Envoie de la nouvelle DA a la comptabilité pour enregistrement
11- Enregistrement comptable de l’opération sur Sage Compta 500
12- Classement définitif du DA
D.A.F.
D.A.F.
D.A.F.
D.A.F.
Aide Comptable
Aide Comptable
RYAD MOGADOR Essaouira
5
DA
DA
PC
DA
75
Rapport de Stage de fin de Formation : Mission d’Audit du Circuit Achats-Fournisseurs
Client : Société D’Exploitation des Hôtels RYAD MOGADOR Rédacteur : KARIMI Yassir
Circuit : Achats-Fournisseurs « Achats à Crédit » Date : mai 2005
Opérations Responsable Contrôle Comptabilité
RYAD MOGADOR Essaouira 76
Rapport de Stage de fin de Formation : Mission d’Audit du Circuit Achats-Fournisseurs
1- Réception de la DA de l’Economat
2- Vérification de l’exactitude de la DA
3- Enregistrement des données sur un Registre
4- Visa de la DA
5- Réception de la DA du contrôle et vérification des données
6- Enregistrement des opérations à crédit sur Sage Compta 500
7- Classement provisoire des DA e vue de leurs règlement
Contrôleur
Contrôleur
Réceptionniste
Contrôleur
Aide Comptable
Aide Comptable
Aide Comptable
Figure 8 : Flow-Chart de la procédure « ACHATS à Crédit"
Client : Société D’Exploitation des Hôtels RYAD MOGADOR Rédacteur : KARIMI Yassir
Circuit : Achats-Fournisseurs « Achats à Crédit» Date : mai 2005
RYAD MOGADOR Essaouira
DA
6
DA
V DA
7
77
Rapport de Stage de fin de Formation : Mission d’Audit du Circuit Achats-Fournisseurs
Opérations Responsable Contrôle Comptabilité
8- à la date de règlement , on sorte la DA ;9- établissement d’un chèque
10- photocopie du chèque
11- Envoie du chèque au fournisseur contre accusé réception signé et cacheté par lui
12- Réunion des documents
13- Classement définitif du dossier complet
14- Enregistrement de l’opération sur Sage Compta 500
Aide Comptable
Aide Comptable
Aide Comptable
Aide Comptable
Aide Comptable
Aide Comptable
Aide Comptable
RYAD MOGADOR Essaouira
7 DA
CHq
CHq
AR
S
78
Rapport de Stage de fin de Formation : Mission d’Audit du Circuit Achats-Fournisseurs
II : Les Tests de Conformité et D’existence
C’est la phase qui à pour but de confirmer , ou d’infirmer la description des
procédures tel qu’elle à été décrite dans la phase précédente , c’est pourquoi je vais
procéder dans cette étude à des tests de conformité à l’économat , au service contrôle ,
ainsi qu’au service comptable .
1/ L’Economat
J’ai commencer mon stage par mon passage à l’économat , et c’est là où j’ai pu voir
de mes propres yeux le déroulement de l’activité quotidienne qui consistait à assurer
l’approvisionnement des différents services en matières et fournitures dont ils avaient
besoin , et ce via la procédure qui consiste a présenter les bons de prélèvements
dûment signés par le contrôleur , par le chef du service demandeur, et par le directeur
général .
J’ai aussi assister aux sondages que faisait l’économe et son collègue aux stock pour
vérifier l’atteinte du stock d’alerte , et par la suite lancer la commande conformément à
la procédure déjà citée .
Les lieux de stockage à l’économat sont bien protégés contre les insectes ,
rongeurs ,l’humidité et sont traités par des insecticides de façon régulière . La
disposition des articles est ainsi faite à ce que toute famille est rangée a part , et des
réfrigérateurs assurent la protection de certains denrées périssables (lait , beurre , oeufs
...)
Seulement j’ai remarqué qu’au niveau de la réception des marchandises , et comme
il à été déjà cité au descriptif du poste Contrôle , normalement c’est le contrôleur qui
doit vérifier et contrôler l’entrée de marchandises , chose qui n’est pas faite , car c’est
le réceptionniste qui se charge de cette tâche et qui cachette les bons de réceptions
avec le tampon « contrôle » et non pas réception , et c’est lui qui enregistre ces entrées
sur un registre qui reste a son bureau et remet les dossiers par la suite au contrôleur à
chaque fin de mois pour vérifier les montants .
RYAD MOGADOR Essaouira 79
Rapport de Stage de fin de Formation : Mission d’Audit du Circuit Achats-Fournisseurs
2/ Le Service Contrôle
A part le fait de non contrôle des réceptions par le contrôleur , le reste des tâches
auparavant décrites sont exécutés exactement comme prévu par le contrôleur ; il
commence toujours par remplir les bons de prélèvements en faveur des services en
fonction de leurs ventes et gratuités ainsi que de leurs autres besoins , et il effectue de
façon mensuelle des inventaires extra-comptables des stocks de l’économat , la cuisine
, et le technique . Il procède aussi régulièrement à la saisie des entrés et des sorties de
façon conjointe avec l’économat afin de tirer des états récapitulatifs du stock , des
entrées et des sorties .
3/ La Comptabilité
J’ai pu vérifier et voir comment se déroule le processus de comptabilisation des
achats au comptant , ainsi que des achats à crédit suivant la manière déjà décrite dans
la partie narrative et aux diagrammes de circulation .
III : La Grille de Séparation des Tâches et Questionnaire du Contrôle Interne
1/ Grille de Séparation des Tâches
C’est un outil de tri qui permet d’illustrer l’ensemble des tâches effectués au sein de
l’organisation et les personnes qui les accomplissent , elle permet également de
distinguer entre les différentes natures de tâches qui sont effectués par les personnes
responsables et de pouvoir juger sur la compatibilité entre la somme des tâches pour
chaque personne .
RYAD MOGADOR Essaouira 80
Rapport de Stage de fin de Formation : Mission d’Audit du Circuit Achats-Fournisseurs
RYAD MOGADOR Essaouira 81
Rapport de Stage de fin de Formation : Mission d’Audit du Circuit Achats-Fournisseurs
Client : Société d’Exploitation des Hôtels RYAD MOGADOR Essaouira Rédacteur :KARIMI Yassir Grille de séparation des tâches
Cycle : Achat –Fournisseurs. Date : mai 2005
Tâches Econome Réceptionniste Contrôleur D.G. D.A.F. Comptable Assistante de Direction
1- Approbation des Ddes
de Prix
A
2- Réception des Devis
3- Etablissement des BC4- Autorisation des BC
5- Réception des M/ses
6- Contrôle des M/ses
7- Rapprochement BC/BL
8- Etablissement BR
9- Approbation BR
10- Réception F
11- Comparaison F/BR
12- Etablissement BP
13- Approbation BP
Ex
ExC
C
Ex
Ex
CEx
A
A
A
Ex
RYAD MOGADOR Essaouira 83
Rapport de Stage de fin de Formation : Mission d’Audit du Circuit Achats-Fournisseurs
Client : Société d’Exploitation des Hôtels RYAD MOGADOR Essaouira Rédacteur :KARIMI Yassir
Grille de séparation des tâches
Cycle : Achat –Fournisseurs. Date : mai 2005
Tâches Econome Réceptionniste Contrôleur D.G. D.A.F. Comptable Assistante de Direction
14- Sortie M/ses Ex
15- Vérification DA
16- Comptabilisation
17- Bon à Payer
18- Suivi des Avoirs
C
A
C
En
Ex
Figure 9 : Grille de Séparation des Tâches
Notons que :
Ex : Exécution En : Enregistrement C : Contrôle A : Autorisation
RYAD MOGADOR Essaouira 84
Rapport de Stage de fin de Formation : Mission d’Audit du Circuit Achats-Fournisseurs
2/ Questionnaire du Contrôle Interne
Le questionnaire du contrôle interne est une grille d’analyse dont la finalité est de
permettre à l’auditeur d’apprécier le niveau et de porter un diagnostic sur le dispositif
de contrôle interne de l’entité ou de la fonction auditée. Il est composé d’une liste de
questions n’admettant en principe que les réponses « Oui » ou « Non » , qui servent à
recenser les moyens mises en place pour atteindre les objectifs du contrôle interne.
Le questionnaire est bâti pour que les réponses négatives désignent des points faibles
du dispositif du contrôle interne , et que les positives signalent les points en théorie
forts . L’exploitation du questionnaire du contrôle interne consiste ensuite pour
l’auditeur à évaluer l’impact des faiblesses , et à vérifier la réalité des forces .
Dans ce qui suit nous allons nous focaliser sur la vérification des bien fondé des
objectifs suivants :
Le déroulement des prélèvements assure-t-il un bon approvisionnement aux
services demandeurs , et une régularité de l’opération ?
L’opération de passation de commande est elle bien fondée , et respecte-t-elle
rigoureusement sa procédure ?
L’opération de réception se déroule-t-elle toujours comme prévue , et assure-t-
elle les besoins de l’hôtel en temps opportun ?
La comptabilisation des opérations d’achat permet-elle un enregistrement
exacte des opérations effectués ?
RYAD MOGADOR Essaouira 85
Rapport de Stage de fin de Formation : Mission d’Audit du Circuit Achats-Fournisseurs
2.1 les prélèvements
Questions Oui Non Observations
1- les prélèvements sont-ils constatés
par des bons de prélèvements ?
2- si oui, ces bons de prélèvements sont
ils :
Numérotés ?
Signés par les responsables ?
Contenant les quantités
demandées ?
3- les bons de prélèvements sont-ils
toujours établis par le contrôleur ?
4- les bons de prélèvements sont-ils
toujours approuvés par le directeur ?
5- les copies des bons de prélèvements
sont-ils toujours conservés par les
personnes intéressés ?
6- les prélèvements sont-ils toujours
effectués en fonction de la période
de prélèvement fixés par la
direction ?
X
X
X
X
X
X
X
X
En cas d’absence du directeur , c’est le chef comptable qui signe les bons de prélèvements
On ne respecte pas la note de service fixant l’horaire de prélèvements de l’économat.
Figure 10 : Questionnaire Du Contrôle Interne : « Prélèvements »
RYAD MOGADOR Essaouira 86
Rapport de Stage de fin de Formation : Mission d’Audit du Circuit Achats-Fournisseurs
2.2 La Commande
Questions Oui Non Observations
1- un sondage de stock est-il effectué
d’une façon
permanente physiquement?
2- Existe-t-il un suivi de l’état de stock
permanent sur système ?
3- La commande est-elle toujours
lancée par l’économe ?
4- La commande une fois établie , est-
elle toujours approuvée par le
directeur ?
5- La commande est-elle toujours faxée
et relancée par téléphone ?
6- Garde-t-on toujours une copie de la
commande à l’économat ?
X
X
X
X
X
X
Un sondage est effectué chaque décade à l’économat
La commande de la cuisine est lancée par le chef cuisinier
La commande de cuisine est seulement lancée par téléphone , et non faxée
Figure 11 : Questionnaire Du Contrôle Interne : « Commandes »
RYAD MOGADOR Essaouira 87
Rapport de Stage de fin de Formation : Mission d’Audit du Circuit Achats-Fournisseurs
2.3 La Réception
Questions Oui Non Observations
1- la livraison est toujours reçue par le
réceptionniste ?
2- effectue-t-il toujours les contrôles
de :
pesage ?
quantités ?
qualité ?
date de péremption ?
3- rapproche-t-il toujours la facture au
bon de commande ?
4- établie-t-il toujours le bon de
réception en fonction de ce
rapprochement ?
5- demande-il toujours des avoirs pour
les livraisons non-conformes ou
partielles ?
X
XX
X
X
X
X
X Par fois il ne remplit le bon de réception qu’après l’arrivée du complément de la livraison
Figure 12 : Questionnaire Du Contrôle Interne : « Réception »
RYAD MOGADOR Essaouira 88
Rapport de Stage de fin de Formation : Mission d’Audit du Circuit Achats-Fournisseurs
2.4 La Comptabilisation
Questions Oui Non Observations
1- les dossiers d’achats sont-ils
toujours contrôlés et vérifiés ?
2- les dossiers d’achats sont-ils au
moins composés des pièces
suivantes :
Bon de Commande ?
Bon de Réception ?
Facture ?
Bon de Livraison ?
3- les achats au comptant font-il
toujours naissance à une pièce de
caisse ?
4- les opérations d’achats font-ils
toujours objet d’un enregistrement
comptable ?
X
XX
XX
X
X
Par le contrôleur et par l’aide comptable
Figure 12 : Questionnaire Du Contrôle Interne : « Comptabilisation »
RYAD MOGADOR Essaouira 89
Rapport de Stage de fin de Formation : Mission d’Audit du Circuit Achats-Fournisseurs
IV : Le Tableau des Forces et des Faiblesses
En se basant sur les résultats fournis par la grille de séparation des tâches , des tests de
conformité , et du questionnaire du contrôle interne , on pourrais commencer à dresser un
ensemble de forces et de faiblesses qui apparaissent lors de la mise en œuvre des procédures
du circuit Achats-Fournisseurs , et que je pourrais représenter comme suit :
Forces Faiblesses
Bonne gestion des prélèvements via le
maintien d’un stock fixe à chaque point de
vente ;
Le contrôle de la réception n’est pas
effectué par le contrôleur , sachant que
c’est lui qui doit le faire conformément à
son descriptif du poste , mais par le
réceptionniste ;
Contrôle rigoureux de la part de
l’économe des bons de prélèvements
(signatures du directeur et du contrôleur)
avant la remise de la marchandise au
demandeur ;
Manque de magasinier à l’économat ,
c’est l’économe qui se charge avec son
aide de la passation des commandes , de la
réception , et de la sortie des marchandises
pour prélèvements ;
Système d’enregistrement rigoureux des
sorties sur Winix et sur état Excel ;
Non respect de l’horaire des prélèvements
par les services demandeurs comme il est
signalé dans une note de service ;
Bonne organisation des lieux de stock à
l’économat , classement des articles par
familles et sous familles ;
Absence de technicien informatique qui
pourra faire face aux pannes fréquentes du
système Winix .
Sondage physique des stocks chaque
décade pour réajustement des états de
stock sur système , et lancement des
commandes ;
RYAD MOGADOR Essaouira 90
Rapport de Stage de fin de Formation : Mission d’Audit du Circuit Achats-Fournisseurs
Lancement rapide des commandes par
téléphone , suivi d’une confirmation par
fax ;
Procédure de contrôle des réceptions
rigoureuse ( contrôle qualité , quantités,
pesage, date péremption...) à côté du
contrôle des factures et bons de livraison
( cachets , signatures, visa ...)
Vérification des dossiers d’achats par le
contrôleur avant de saisir les entrées , afin
de tirer des états récapitulatifs de stock
pour chaque mois ;
Inventaires physiques faits chaque fin de
mois à l’économat et au technique , pour
ajustement des états de stock sur système ;
Vérification et contrôle des dossiers
d’achats au comptant par le D.A.F. avec
l’économe pour alimentation de la caisse
d’exploitation ;
Vérification et contrôle ultime au service
comptable avant l’enregistrement sur
logiciel Sage Compta 500 ;
Etablissement de prévisions de règlement
des fournisseurs selon l’échéance des
factures par le contrôleur de gestion .
Figure 13 : Tableau des Forces et Faiblesses
V : Les Tests de Permanence
RYAD MOGADOR Essaouira 91
Rapport de Stage de fin de Formation : Mission d’Audit du Circuit Achats-Fournisseurs
Il s’agit d’un ensemble de tests par observation , échantillonnage , et
questionnements qui permettent de savoir si toutes les faiblesses ont été recensées , et
que toutes les forces sur lesquels on va s’appuyer sont vraiment bien fondées .
Pendant ma période de stage j’ai pu voir et constater l’ensemble des procédures
faisant forces de ce circuit , tout d’abord c’est l’économat a partir de laquelle les
commandes sont lancées suivant la méthode précitée , et en respect de la procédure
énoncée ; j’ai aussi participer à une réception durant laquelle j’ai pu constater le
rigoureux contrôle des marchandises livrées ( pesage , quantité , qualité , date
péremption ...) et l’établissement du bon de réception correspondant sans oublier la
vérification des cachets et signatures des factures et bons de livraison .
Par le suite je suis passé au service contrôle , et j’ai participer à établir les bons de
prélèvements qui ont été signés par le contrôleur et chef de service demandeur , avant
d’être approuvés par le directeur , puis envoyés à l’économat contre marchandise ; j’ai
aussi participer à la vérification et contrôle des dossiers d’achat et le pointage du
registre du réceptionniste .
En fin j’ai assurer la tâche de vérification des dossiers d’achat au service comptable
avant leurs enregistrement , et leurs classement en vue du règlement qui est effectué en
fonction des prévisions établies par le contrôleur de gestion chef du service
comptable ; j’ai aussi vérifier les dossiers d’achats au comptant avec leurs pièces de
caisse émanent du service financier avant leurs enregistrement comptable et leurs
classement .
D’autre part , j’ai aussi constater le non respect de la note de service fixant l’horaire
de prélèvements pour les services demandeurs ; j’ai aussi vécu à l’économat la période
de la panne du système , pendant laquelle l’économe s’efforçait de trouver des
solutions superficielles en attendant qu’un technicien d’une société à Marrakech vient
régler le problème ; pendant cette même période , j’ai pu voir que le manque de
magasinier occasionnait un encombrement des tâches de l’économe tout seule qui
adresse les commandes , constate et livre les prélèvements , organise le stock , et
essaie de saisir les entrées et sorties avec un système en panne ; en fin j’ai aussi réalisé
que la tâche de contrôler les livraisons formulée au descriptif du poste contrôle n’était
RYAD MOGADOR Essaouira 92
Rapport de Stage de fin de Formation : Mission d’Audit du Circuit Achats-Fournisseurs
qu’une légende , puisque le contrôleur n’a jamais assister à aucune livraison , et pire
encore , le réceptionniste cachéte les bons de réception , bons de livraison , et factures
en son nom « Responsable Contrôle » !
VI : Les Feuilles de Révélation et d’Analyse des
Problèmes
Comme son nom l’indique clairement , la Feuille de Révélation et d’Analyse des
Problèmes (FRAP) est un outil d’évaluation du contrôle interne qui permet de
décortiquer un phénomène problématique au sein des procédures du contrôle interne
de l’amont vers l’aval , et ce grâce à sa décomposition en constat par lequel on décrit
le phénomène sans jugement de valeurs , par la suite on identifie un certain nombre de
causes derrière ce constat en utilisant les méthodes scientifiques tels que le diagramme
d’ ISHIKAWA ou autre , on présente dans un autre volet les conséquences de ce
constat qui ont sans doute un impact négatif sur le bon déroulement de la procédure du
contrôle interne , et on reviens pour formuler le problème en utilisant le constat décrit ,
les causes cherchés , et les conséquences dégagées , il ne reste plus qu’à formuler des
recommandations pour palier au problème , et généralement on propose l’exacte
contre partie de la cause .
RYAD MOGADOR Essaouira 93
Rapport de Stage de fin de Formation : Mission d’Audit du Circuit Achats-Fournisseurs
Client : Société d’Exploitation des Hôtels RYAD MOGADOR Date : mai 2005
Cycle : Achat –Fournisseurs Rédacteur : KARIMI Yassir
FRAP : 1
Problème : mauvaise application de la procédure de contrôle réception comme
elle est décrite , à cause du manque de personnel au service contrôle , ce qui peu
engendrer une confusion de tâches et de responsabilités.
Constat : contrôle des livraisons non contrôlé par le contrôleur .
Cause : une seule personne au service contrôle qui s’occupe de toutes les activités
et tâches du service
Conséquence : risque de prise de responsabilité par le contrôleur d’une erreur
commise par le réceptionniste
Recommandations :
renforcement du personnel du service contrôle ;
revoir la procédure en octroyant au réceptionniste la responsabilité de contrôle
des livraisons officiellement
Figure 14 : FRAP N°1
Client : Société d’Exploitation des Hôtels RYAD MOGADOR Date : mai 2005
RYAD MOGADOR Essaouira 94
Rapport de Stage de fin de Formation : Mission d’Audit du Circuit Achats-Fournisseurs
Cycle : Achat –Fournisseurs Rédacteur : KARIMI Yassir
FRAP : 2
Problème : mauvaise allocation de ressources humaines à l’économat qui ne
compte que deux économes qui s’occupent de toutes les taches du service achat et
économat , ce qui retarde le travail de saisie et gestion de stock , et pourra retarder les
prélèvements .
Constat : deux économes qui assurent la passation des commandes, le magasinage,
la réception , la gestion des stocks et des prélèvements .
Cause : manque de magasinier à l’économat pour s’occuper du magasinage et de
le gestion de stock
Conséquence : encombrement des tâches sur une seule personne , causant
erreurs et omissions des saisie , retard de passation des commandes , et mal tenue du
magasin.
Recommandations : renforcement du personnel de l’économat par un
magasinier .
Figure 14 : FRAP N°2
Client : Société d’Exploitation des Hôtels RYAD MOGADOR Date : mai 2005
RYAD MOGADOR Essaouira 95
Rapport de Stage de fin de Formation : Mission d’Audit du Circuit Achats-Fournisseurs
Cycle : Achat –Fournisseurs Rédacteur : KARIMI Yassir
FRAP : 3
Problème : débordement des tâches de l’économe à cause des demandes de
prélèvements à tout moment , et risque d’apparition de conflits entre l’économe et les
chefs d’autres services .
Constat : non respect des services demandeurs à l’horaire de prélèvements de
l’économat
Cause : non adaptation des directives de la note avec le bon déroulement du travail
dans ces services et leurs manière de gestion.
Conséquence : on déborde l’économe par la réponse aux demandes de
marchandises alors qu’il doit se préoccuper d’autres tâches , ce qui freine le bon
déroulement du travail à l’économat.
Recommandations :
modification du contenu de la note en fonction des besoins des autres
services demandeurs ;
renforcement du personnel de l’économat par un magasinier .
Figure 14 : FRAP N°3
Client : Société d’Exploitation des Hôtels RYAD MOGADOR Date : mai 2005
Cycle : Achat –Fournisseurs Rédacteur : KARIMI Yassir
RYAD MOGADOR Essaouira 96
Rapport de Stage de fin de Formation : Mission d’Audit du Circuit Achats-Fournisseurs
FRAP : 4
Problème : gaspillage du temps et de l’effort par l’économe qui essaie de trouver
des solutions temporaires aux pannes survenus au système de gestion de stock ,
accumulant ainsi le travail de saisie et retardant le bon déroulement des procédures .
Constat : système de gestion des stock inopérant
Cause : pannes survenues au système , et retard au dépannage du système
Conséquence : accumulation des saisies d’entrés et sorties de plusieurs mois ,
débordement de tâches sur l’économe qui perd son temps en essayant de trouver des
solutions temporaires .
Recommandations :
élaboration de contrat d’intervention rapide du technicien externe ;
renforcement du service technique par un technicien informatique qui
assurera le maintien de l’ensemble du hadr et software dans l’hôtel ( PC ,
imprimantes , photocopieuses , système informatique ...)
Figure 14 : FRAP N°4
RYAD MOGADOR Essaouira
CH – IIICH – III : Phase de: Phase de Conclusion Conclusion
97
Rapport de Stage de fin de Formation : Mission d’Audit du Circuit Achats-Fournisseurs
C’est la phase ultime est qui reste la raison d’être même de la mission d’audit interne
, elle à pour but de synthétiser l’ensemble des étapes de la mission d’audit , et de
mettre l’accent beaucoup plus sur les résultats de la mission en terme de problèmes
détectés , leurs causes , conséquences , et les recommandations qu’on prévoit pour y
remédier.
J’ai choisi pour présenter cette conclusion la méthode traditionnelle qui consiste en
la rédaction d’une synthèse plutôt que de recourir à la méthode de la reprise des FRAP.
RYAD MOGADOR Essaouira 98
Rapport de Stage de fin de Formation : Mission d’Audit du Circuit Achats-Fournisseurs
Synthèse :
Le stage que j’ai effectué pendant les mois d’avril et mai à l’Hôtel RYAD
MOGADOR Essaouira , avait pour mission l’audit du circuit Achats-Fournisseurs afin
d’apprécier les procédures du contrôle interne .
J’ai commencé par la phase de prise de connaissance du circuit , en passant par
l’ensemble des entités qui le constituent , ainsi j’ai pu décrire de façon narrative et via
diagrammes de circulation les services suivants : économat , contrôle , et comptabilité.
J’ai effectuer par la suite un ensemble de tests visant à vérifier l’exactitude et la vérité
de ce qu’on m’a transmis comme informations sur le déroulement des procédures ,
ainsi j’ai pu confirmer certaines pratiques que l’on va considérer comme forces , et
infirmer d’autres qui n’existaient pas , en plus j’ai pu mettre la main sur un ensemble
de dysfonctionnements , et j’ai formulé par la même occasion des recommandations
pour y remédier , et ce sont les suivantes :
1- mauvaise application de la procédure de contrôle réception comme elle est
décrite , à cause du manque de personnel au service contrôle , ce qui peu engendrer
une confusion de tâches et de responsabilités.
Recommandation : l’augmentation de l’effectif du service contrôle , et/ou la
modification de la procédure en octroyant au réceptionniste la responsabilité de
contrôler les réceptions officiellement .
2- mauvaise allocation de ressources humaines à l’économat qui ne compte que deux
économes qui s’occupent de toutes les taches du service achat et économat , ce qui
retarde le travail de saisie et gestion de stock , et pourra retarder les prélèvements .
Recommandation : le renforcement de l’effectif de l’économat par l’embauche d’un
magasinier.3- débordement des tâches de l’économe à cause des demandes de
prélèvements à tout moment , et risque d’apparition de conflits entre l’économe et les
chefs d’autres services .
RYAD MOGADOR Essaouira 99
Rapport de Stage de fin de Formation : Mission d’Audit du Circuit Achats-Fournisseurs
Recommandation : la modification du contenu de la note de service en onction des
besoins et mode de gestion des services demandeurs , et/ou le renforcement de
l’économat par un magasinier .
4- gaspillage du temps et de l’effort par l’économe qui essaie de trouver des solutions
temporaires aux pannes survenus au système de gestion de stock , accumulant ainsi le
travail de saisie et retardant le bon déroulement des procédures .
Recommandation : conclusion d’un contrat d’intervention rapide d’un technicien
externe , ou bien l’embauche d’un technicien qui aura pour rôle le maintien de
l’outillage électronique et informatique dans l’ensemble de l’hôtel.
RYAD MOGADOR Essaouira 100
Rapport de Stage de fin de Formation : Mission d’Audit du Circuit Achats-Fournisseurs
Conclusion Générale Ainsi la période de stage s’est écoulée en me permettant de voir l’un après l’autre les
entités constitutifs du circuit Achats-Fournisseurs , et ce grâce notamment à la
méthodologie d’audit qui n’a pas été aisée à mettre en place , puisqu’il fallait user de
facultés personnelles de communication basées par fois sur le relationnel , et beaucoup
de fois sur les techniques d’interview et de prise de note , et j’ai arrivé a dire que j’était
persuadé , et je le suis encore plus maintenant , que la frontière entre théorie et
pratique en matière d’audit est difficile à distinguer , et que le stage pratique n’est que
le prolongement normale et dans le même sens de ce qu’on à vue en cours d’audit
intégré à l’école .
Je reviens à la problématique principale de ce travail pour dire que la démarche
d’audit m’a permis de décrire de manière conventionnelle les circuit Achats-
Fournisseur , un circuit dont les procédures ont subis un certain nombre de tests de
conformité et de permanence qui ont permis de déceler l’ensemble des forces et
faiblesses caractérisant ledit circuit , ces mêmes forces et faiblesses ont été confirmés
par des tests appropriés . Finalement j’ai pu analyser les faiblesses constatés de façon a
en chercher les causes , les conséquences , et d’y apporter remède en guise de
recommandations , et je pourrais dire en m’appuyant sur ces analyses que la faille du
contrôle interne réside principalement en phase de conception des procédures , qui
nécessite la prise en considération des spécificités des règles de gestion des entités
concernés par la procédure défaillante ; d’autre part c’est l’allocation des moyens , sur
tout humains , qui fait défaut .
En fin je pourrai dire que les dispositifs de contrôle interne répondent parfaitement à
l’exigence d’économie , mais en ce qui concerne l’efficacité et l’efficience la situation
reste un peu redoutable .
RYAD MOGADOR Essaouira 101
Rapport de Stage de fin de Formation : Mission d’Audit du Circuit Achats-Fournisseurs
Bibliographie
BENEDICT (Guy) , KERAVEL (René) , L’EVALUATION DU
CONTROLE INTERNE DANS LA MISSION D’AUDIT , PARIS ,
Foucher , 1990 .
LEMANT (Olivier) , La conduite d’une mission d’audit interne , PARIS ,
DUNOD , 1991 .
RENARD (Jacques) , Théorie et pratique de l’Audit Interne , PARIS ,
Edition d’Organisation , 1995 .
Plan stratégique des systèmes d’information . Assistance au choix de l’ERP .
Diagnostic de l’existant : RYAD MOGADOR Essaouira & Marrakech ,
Réf : RNAK 1002030014 , Ernest & Young , 2003.
Webographie
www.ryadmogador.com (mai 2005 )
www.dessmrh.org ( mai 2005 )
www.ynna.ma (mais 2005 )
RYAD MOGADOR Essaouira 102
Rapport de Stage de fin de Formation : Mission d’Audit du Circuit Achats-Fournisseurs
Annexes :
Annexe 1 : Organigramme YNNA ;
Annexe 2 : Organigramme RYAD MOGADOR Essaouira ;
Annexe 3 : Bon de Commande ;
Annexe 4 : Bon de Réception ;
Annexe 5 : Bon de Prélèvement ;
Annexe 6 : Etat récapitulatif des Entrées ;
Annexe 7 : Etat récapitulatif des Sorties ;
Annexe 8 : Pièce de Caisse ;
Annexe 9 : Prévisions des règlements Fournisseurs ;
Annexe 10 : Légende des signes ,et symboles des Flow-Charts ;
Annexe 11 : Liste des abréviations dans ce travail .
RYAD MOGADOR Essaouira 103
Rapport de Stage de fin de Formation : Mission d’Audit du Circuit Achats-Fournisseurs
Annexe 1 : Organigramme YNNA
RYAD MOGADOR Essaouira
GROUPE CHAABI
HOLDING YNNA
Pôle BTP & Promotion Immobilière
Pôle EmergencePôle Industrie
CHAABI LIL ISKANE
TRAVAUX MAROC
AFRIQUE CABLES
DIMATIT
ELECTRA
GPC
SNEP
SUPER CERAME
ASWAQ ASSALAM
RYAD MOGADOR
L’International
RYAD MOGADOR ESSAOUIRA
RYAD MOGADOR MARRAKECH
104
Rapport de Stage de fin de Formation : Mission d’Audit du Circuit Achats-Fournisseurs
Annexe 2 : Organigramme RYAD MOGADOR Essaouira
RYAD MOGADOR Essaouira
HOLDING YNNA
P.D.G. Mr CHAABI
DIRECTEUR GENERAL
Assistant de Direction Service Commerciale
Restauration Hébergement Administratif/Financier Technique
Chef de Cuisine
Maître d’Hôtel
Gouvernante Générale
Chef de Réception
Econome
Contrôleur
Responsable Débiteurs
Responsable Personnel
Responsable Comptabilité
Responsable Financier
Responsable Technique
105
Rapport de Stage de fin de Formation : Mission d’Audit du Circuit Achats-Fournisseurs
Annexe 3 : Bon de Commande
RYAD MOGADOR Essaouira 106
Rapport de Stage de fin de Formation : Mission d’Audit du Circuit Achats-Fournisseurs
Annexe 4 : Bon de Réception
RYAD MOGADOR Essaouira 107
Rapport de Stage de fin de Formation : Mission d’Audit du Circuit Achats-Fournisseurs
Annexe 5 : Bon de Prélèvement
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Rapport de Stage de fin de Formation : Mission d’Audit du Circuit Achats-Fournisseurs
Annexe 6 : Etat récapitulatif des Entrées
RYAD MOGADOR Essaouira 109
Rapport de Stage de fin de Formation : Mission d’Audit du Circuit Achats-Fournisseurs
Annexe 7 : Etat récapitulatif des Sorties
RYAD MOGADOR Essaouira 110
Rapport de Stage de fin de Formation : Mission d’Audit du Circuit Achats-Fournisseurs
Annexe 8 : Pièce de Caisse
RYAD MOGADOR Essaouira 111
Rapport de Stage de fin de Formation : Mission d’Audit du Circuit Achats-Fournisseurs
Annexe 9 : Prévisions des règlements Fournisseurs
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Rapport de Stage de fin de Formation : Mission d’Audit du Circuit Achats-Fournisseurs
Annexe 10 : Légende des signes ,et symboles des Flow-Charts
Début du diagramme
Document Ensemble de documents
Création de document
Photocopie de document Téléphone
Signature Réunion de documents
Visa
Classement
Renvoie au bas de page
Alternatives
Marchandise
Fax
Système informatique
Circulation de document
Circulation d’Information
Sortie du circuit
Dossier ou registre
RYAD MOGADOR Essaouira
S
V
DA
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Rapport de Stage de fin de Formation : Mission d’Audit du Circuit Achats-Fournisseurs
Annexe 11 : Liste des abréviations dans ce travail
D.G. Directeur Général Bl Couleur Bleu
R.V. Rapport Veille J Couleur Jaune
B.P. Bon de Prélèvement M/ses Marchandise
B.R. Bon de Réception D.A. Dossier d’Achat
B.C. Bon de Commande P.C. Pièce de Caisse
B.L. Bon de Livraison CHq Chèque
F Facture A.R. Accusé Réception
B Couleur Blanche FIFO First In First Out
S Sorties E Entrées
SI Stock Initial SF Stock Final
RYAD MOGADOR Essaouira 114
Rapport de Stage de fin de Formation : Mission d’Audit du Circuit Achats-Fournisseurs
Table des MatièresIntroduction 4
Partie I : Généralités sur le Contrôle Interne &
Démarche d’Audit des Circuits de Gestion 8
CH -I : Généralités sur le Contrôle Interne en Audit Interne 9
I- Quelques Définitions du Contrôle Interne 9
II- Les Particularités du Contrôle Interne 11
1- La dimension culturelle 11
2- La dimension universelle et relative 11
3- Le rôle du manager 13
III- Les Objectifs du Contrôle Interne et les Conditions de son Existence 13
1- Les objectifs
13
1.1 : La Sécurité des Actifs ; 14
1.2 : La Qualité des Informations ; 15
1.3 : Le Respect des Directives ; 16
1.4 : L’Optimisation des Ressources . 16
2- Les conditions d’existence
16
2.1 : Un Environnement de Contrôle Favorable ; 17
2.2 : Un Système d’Evaluation des Risques ; 17
2.3 : Une Formation des Responsables . 18
IV- Les Dispositifs du Contrôle Interne 18
1- Les préalables 19
2- Les dispositifs du contrôle interne 20
V- La Cohérence du Contrôle Interne 25
1- La cohérence globale 25
2- La cohérence analytique 26
RYAD MOGADOR Essaouira 115
Rapport de Stage de fin de Formation : Mission d’Audit du Circuit Achats-Fournisseurs
VI- La Mise en Oeuvre du Contrôle Interne 27
1- Appréciation des préalables 27
2- Identifications des dispositifs de contrôle interne 28
3- Validation de la cohérence 29
CH II : La Démarche D’Evaluation du Contrôle Interne au sein d’un Circuit de
Gestion 30
Section 1 : Les Circuits de Gestion comme Principal Outil de Contrôle Interne 30
I- : Circuit Vente-Clients 30
II- : Circuit Immobilisations 31
III- : Circuit Trésorerie 32
IV- : Circuit Paie-Personnel 32
V- : Circuit Production-Stock 33
VI- : Circuit Achats-Fournisseurs 33
1- Les étapes du circuit Achats-Fournisseurs : 33
1.1 : Définition des Besoins 33
1.2 : Sélection des Fournisseurs 34
1.3 : Commande 34
1.4 : Réception 34
2- Objectif du contrôle interne 34
Section 2 : Démarche d’Evaluation d’un Circuit de Gestion en Contrôle Interne 35
I- :Les Préalables à l’Evaluation 35
II- : Phase de Prise de Connaissance 35
III- : Phase de Réalisation 36
1- Description du système 36
2- Tests de conformité 36
3- Evaluation préliminaire des procédures 36
4- Tests de fonctionnement du système 36
5- Les feuilles de révélation et d’analyse des problèmes 36
IV- : Phase de Conclusion 37
RYAD MOGADOR Essaouira 116
Rapport de Stage de fin de Formation : Mission d’Audit du Circuit Achats-Fournisseurs
Partie II : Audit du Circuit Achats-Fournisseurs
Cas : Hôtel RYAD MOGADOR Essaouira 38
CH I : Prise de Connaissance Générale de l’Hôtel RYAD MOGADOR Essaouira 40
I-Présentation du Holding YNNA et de L’Hôtel RYAD MOGADOR Essaouira 40
1- Présentation du holding YNNA 40
2- Présentation de l’hôtel RYAD MOGADOR Essaouira 41
2.1 : Fiche Technique 42
2.2 : Services de L’Hôtel 42
A- Hébergement 42
B- Restauration 43
C- Autres Services 43
II- L’Organisation de l’Hôtel : 44
1- La direction générale 44
2- L’assistance de direction générale et service commerciale 44
3- La restauration 45
4- L’Hébergement 45
5- Le service administratif et financier 45
5.1 : Responsable Financier 45
5.2 : Responsable Comptabilité et Contrôle de Gestion 45
5.3 : Responsable Débiteur 46
5.4 : Contrôleur 46
5.5 : Econome 46
6- Technique 46
III- Prise de Connaissance du Circuit Achats-Fournisseurs 47
1- L’économat 47
1.1 Objectif 47
1.2 Organisation 48
1.3 Moyens 48
2- Le service contrôle 49
RYAD MOGADOR Essaouira 117
Rapport de Stage de fin de Formation : Mission d’Audit du Circuit Achats-Fournisseurs
2.1 Contrôle Recettes 49
2.2 Contrôle Nourriture et Boissons 50
3- Le service comptable 50
3.1 Objectif 50
3.2 Organisation 51
CH II : Phase d’Evaluation des Procédures du Circuit Achats-Fournisseurs 53
I- Description de la Procédure Achat 54
Section 1 : Description Narrative 54
1- Typologie des achats effectués 54
2- Choix du fournisseur 54
3- Les commandes 55
4- La réception 56
5- Les prélèvements 57
6- Le contrôle 58
7- Le règlement 59
7.1 Les Achats au Comptant 59
7.2 Les Achats à Crédit 59
8- La comptabilisation 60
8.1 Les Achats au Comptant 60
8.2 Les Achats à Crédit 60
9- L’organisation du stock 61
Section 2 : Les Diagrammes de Circulation 62
II- Les Tests de Conformité 76
1- L’économat 76
2- Le service contrôle 77
3- Le service comptabilité 77
III- La Grille de Séparation des Tâches et Questionnaire du Contrôle Interne 77
1- Grille de séparation des tâches 77
2- Questionnaire du contrôle interne 81
2.1 Les Prélèvements 82
2.2 La Commande 83
RYAD MOGADOR Essaouira 118
Rapport de Stage de fin de Formation : Mission d’Audit du Circuit Achats-Fournisseurs
2.3 La Réception 84
2.4 La Comptabilisation 85
IV- Tableau des Forces et Faiblesses 86
V- Tests de Permanence 88
VI- Les Feuilles de Révélation et d’Analyse des Problèmes 89
CH III : Phase de Conclusion 94
Synthèse 95
Conclusion Générale 97
Bibliographie et Weborgaphie 98
Annexes 99
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