企業資源規劃(ERP)系統

如何和顧問公司打交道

Simon Huang

Agenda

• ERP系統的基本架構

• 企業為何需要導入ERP系統

• ERP系統導入的過程

• 如何成立ERP系統專案計劃

• 選商，選對合作顧問公司

• 合約要怎麼寫才能創造共贏局面

• 簽了合約之後

ERP系統架構

基本架構

銷售訂單管理

生產排程管理物料需求計算

(MRP)庫存管理

採購管理

生產管理

出貨管理

應收帳款管理 應付帳款管理 成本管理

總帳會計管理

Oracle EBS

料品管理．產品結構．生產製程．客戶．供應商 固定資產管理

銷售預測

FCST

請購

作業 應付帳款

立帳

付款

作業

客戶

訂單

供應鍊管

理最佳化

排程

生產指示 Discrete Repetitive Flow Project Process

生產

控制

製程

移轉

生產

發料

生產

入庫

成本

管理

出貨

作業

細部產能

模擬CRP

採購

作業

收料

作業 要徑產能

模擬ROCP

主需求

排程MDS

主生產

排程MPS

物料需求

計劃MRP

統一發票

管理 票據

管理

收款

作業 應收帳款

立帳

總

帳

系

統

ERP II

製造資源規劃 (MRP 2)

• 銷售∕需求規劃 • 生產計畫

• 主生產排程 MPS

• 物料需求計畫 MRP

• 產能需求計畫 CRP

• 存貨管理 IM

• 現場控制 SFC

• 應收∕應付帳款 AR/AP

• 成本

• 總帳 GL

• 人力資源 HR

客戶關係管理

CRM 企業績效評估

多廠生產

資訊科技

供應鏈管理

製造執行系統 MES

先進生產排程系統 APS

品質管理

維修管理

企業人力資源

整合財務功能

售後服務

工 程

Why ERP？

以鮮食工廠為例

• 假設一間鮮食工廠每天至少要供應各種餐點25,000份才能達到盈餘，其中便當類產品至少需要15,000份

• 以鮮食便當中常用的高麗菜來說，每份便當需要平均75公克份量，每天就需要採購

– 75公克 * 15,000 = 1,125公斤 / 0.9 = 1,250公斤

– 0.9為損耗率

• 處理這些大量的原物料，需要人力、資金、場地及時間等資源

• 龐大的資源需要管理，應用ERP系統是簡化廠內各項工作流程的最好選擇

製造業常見的ERP系統作業程序

• 建立BOM表

• 由BOM表拆解出基本物料資料

• 建立各種物料的安全存量

• 建立每日生產計劃

• 建立補貨計劃

• 開始MRP運算，產生採購計劃並進行採購

• 廠商供貨，進行驗收入庫

• 由MRP產生每日工單及發料單，進行發料及扣庫存

• 生產完成，輸入成品完工數量

• 進行成品出貨

• 根據BOM表及完工數量和發料量，計算損耗率

• 進行會計總帳，計算應收及應付帳款

ERP系統導入過程

ERP系統生命週期

發起 選商 專案計劃 立案

簽約 啟動會議 需求規劃 客製與單元

測試

教育訓練 User

Acceptance Test

System Integration

Test 開帳

上線 第一次月結 驗收 保固

如何成立ERP系統

專案計劃

ERP系統導入專案的特色

• 每個ERP系統導入專案的範疇、規模完全不同

• 公司行業別不同, 例如製造業和金融業的差別

– 系統功能不同

– 顧問專業不同

• 公司規模不同, 例如三人小公司和萬人跨國大企業的差別

– 專案金額不同

– 專案執行的時程、範圍不同

– 專案組織及其相關活動均不同

– WBS、工作包也不同

– …

• 專案範疇會隨著專案進行過程中, 使用者提出的需求而變更

• 範疇改變時, 很難向業主要求追加專案預算

• 很容易發生鍍金情況

• Schedule Always Delay, SAD

ERP導入專案的要素

• 專案計劃書

– 專案範圍

– 專案組織

– 專案時程

– 專案監控的方法, 問題追踪與管制

– 變更管理

– 風險評估

– 合約管理

– 專案指標管理

Demo

• 專案計劃書

– 整合管理

– 範疇管理

– 時間管理

– 成本管理

– 品質管理

– 人力資源管理

– 溝通管理

– 風險管理

– 採購管理

ERP導入專案的要素

• 顧問公司與系統公司

– 導入顧問的經驗

– ERP系統是否已經市場考驗

– 評選標準建立

– 廠商Demo系統功能的方法

• 專案組織成員

– Key User & Power User是系統上線成敗的重要人物

– 一定包括在內的主管: CXO

– 顧問公司的PM及其Team也要放進來

• 絕對不要當ERP專案組織的Leader，讓高階主管或總經理來擔任

溝通管理很重要

• ERP導入專案的成敗關鍵就在溝通

• 溝通的目的

– 讓需求更明朗

– 讓變更有制度

– 能早期發現導入異常

– 讓顧問順利完成工作

– 降低使用者抗拒及支持上線

– 讓老闆瞭解專案全貌以及在經費和態度支持

專案經理

顧問

使用者

老闆

系統

如何選商

國內ERP系統供應商

選商的基本考量

• 行業別經驗

– 個案研究

– 廠商Demo，不要只看廠商預設的Demo

– 顧問面談

• ERP顧問公司規模

– 資金

– 現有案件，以往交付案件的驗收情形

– 顧問人數及資歷

• 口碑，Google一下負評

• 建立評選表

• 建立RFP，以一套標準來評選廠商

Demo

• 評選表

• RFP

怎麼簽合約

ERP廠商常用話術

• 引用同業

– XX公司也是用我們的系統

– 我們在XX業有多年導入經驗

• 優惠措施

– 我們免費贈送…XXX小時顧問時數

– 軟體訂價XX元，打XX折

• 托大

– 我跟你們同業公會理事長很熟

– 你們公司老闆和我們總經理是大學同學

• 攻擊對手

– XX公司顧問沒有業界經驗

– XX公司快倒閉了

– XX公司的軟體Bug很多

• 假裝

– 顧問有多年行業別經驗

– 爛芋充數

沒有寫在合約上的

統統不算數

ERP系統採購合約

• 國內ERP系統廠商，必須在合約中確立先決條件

– 安裝完成測試環境才付頭款

– ERP顧問名單，明定顧問更換要業主同意

• 合約內

– 應載明包括因產品瑕疵致使的系統導入失敗，無法上線之情況，甲方得因營運損失求償

– 應載明乙方公司之專案成員異動時的處理程序

– 如因產品瑕疵致使已上線之系統無法繼續運作，導致甲方業務損失時，甲方得具備相關說明文件向乙方提出求償

– 應載明驗收條件

• 所有使用者模擬測試均完成確認

• 第一次月結結果完成簽認

• 正式環境通過壓力測試, 並經雙方專案 Leader 確認

• 經確認完成的系統教育訓練實施內容

– 合約附件有那些

廠商報價

• 軟體授權費用

• 顧問服務費用

– 服務時數的確認方式

– 服務工作內容那些為計費服務，那些非計費服務

– 不要把免費贈送時數當成萬應丹

• 客製服務的界定

• 保固條件及收費方式

• 附加軟體費用

– 本地化套件

– 非ERP標準功能

簽合約之後

莫非定律

• 凡是可能出錯的事，必定會出錯。

意外常常有

• 進度延誤

• 需求變更

• 功能不符

• 預算追加

• 人員異動

導入成功的要素

• 一定要先把組織與流程改造這件事想清楚與如何做

– 新的系統代表新思維

– 推動公司裏的‘明治維新’而不是‘戊戌政變’

• 爭取CXO的充分授權, 要站CXO的立場想ERP專案的目標

• 上線完成的基準線在那裏要先搞清楚

• 擺平使用者的抗拒

– 懷柔政策

– 興利, 防弊不應該在這裏提

– 配合績效考核

• 重視系統面Performance Tuning

– 關心Key User與Power User的系統上線狀況

– 關心系統效能, 一定要先做足系統容量規劃的功課

• 做好風險評估與應對策略

• 搞好與顧問公司的關係, 是合作夥伴, 不是要錢的供應商

導入失敗的原因

• 系統需求不明確

– 忽略使用者沒說的

– 為進度而犧牲使用者的要求

• 系統容量設計錯誤

• 把ERP系統功能不符當藉口

• 失去Key User的信任

• 失去顧問公司的配合意願

• 資訊人員能力不足或流失

• 失去CXO的支持, CXO開始懷疑ERP專案成效

每天Review專案狀態

採取必要措施

，

The End