Helsedirektoratet, seksjon for allmennhelsetjenesten

Støtvig hotell, 05.mai 2017

Jørn KippersundForedragsholder, legevaktsjef, allmennlege

Volda

www.innbokskontroll.no

Fastlege

Skiskyting

Lokallagsleder - HEF

Nettredaktør

Tillitsvalgt

Legevaktsjef

17.Mai komité

Slektstreff3-barns far

2. Oppgavene blir for mange, 55 %.

1. Rekker ikke å gjøre en så brainnsats som jeg ønsker, 57 %.

11. Oppgavene er for vanskelige, 13 %12. Klientene klager, 11 %

Stress

tanken på uløsteoppgaver

Hodet: Løse oppgaver, ikke huske på

- Alt du gjør er prosjekt

Scott Belsky

(forfatter av Making Ideas Happen)

ARBEIDSPLATTFORM

Oppgaver

= uløst

Verktøy

= løst

For mange oppgaver, for lite tid?

1. Velge vekk oppgaver

Hvordan kommer oppgavene til deg?

Til innboks

Nyhets-strøm

Blir liggende!

Blir borte!

Innboks, definisjon:

Samling uløste oppgaver som

blir liggende,

men kan fjernes / aktivt merkes

Nyhets-strøm, definisjon:

Samling uløste oppgaver som

blir borte

etter en tid

Til innboks

Nyhets-strøm

Blir liggende!

Blir borte!

Til innboks

Nyhets-strøm

Sikrere håndtering

Når over mer

Hvor finner du oppgavene dine på jobb? Hjemme?Hvor havner oppgavene i en innboks?Hvor havner oppgavene i en nyhetsstrøm?Hvor kan du ta vare på en oppgave som absolutt ikke bør glippe?

E-post ulik en tradisjonell innboks?

Nyhets-strøm

Arkiv

Blir borte!

Hva gjør e-post til en spesiell kanal?

• Viktig og uviktig i salig blanding

• Foretrukken kanal ”om man skal være sikker på å nå alle”

• Ekstremt volum

• Ekstrem tilgjengelighet

”Innboksen stresser meg ikke, men jobben stresser meg”

Enig/uenig?

I e-postens innboks fins det forpliktende oppgaver

Har du noensinne glippet på en oppgave fordi du ikke håndterte aktuell e-post i tide?

Har du irritert deg over andre, i egen organisasjon, som ikke svarer på e-post?

Etterrettelig, definisjon:

- Gjøre det du sier du skal gjøre- Svare når du bør- At ting ikke

Etterrettelig:

- Å si NEI, er også etterrettelighet

Etterrettelighet”En leder uten innbokskontroller en dårlig leder”

Bedre ledelse, s 79

(Ørjasæter, Stenberg Larsen, Stang. Cappelen Damm, 2013)

skille uløst fra løst

skille ulest fra lest

fiske uløste(= den må jeg følge opp)

eller

fjerne løste

UlestStjerne

Flagg

Mappe

Liste

fiske uløste(= den må jeg følge opp)

eller

fjerne løste(= den er jeg ferdig med)

fjerne løstefiske uløste

fisker uløste

har fjernet løste

2

0 1

1

Enig/uenig?

Sikrest oversikt over de uløsteoppgavene, oppnås ved å fjernede løste oppgavene

Innbokskontroll, definisjon:

- Få meldinger i innboks, kontrollmed de som er der

For mange oppgaver, for lite tid?

1. Velge vekk oppgaver

For mange oppgaver, for lite tid?

1. Velge vekk oppgaver

2. Mindre tid per oppgave

Man Tir Ons Tor Fre

Man Tir Ons Tor Fre

fjerne løstevs

fiske uløste

For mange oppgaver, for lite tid?

1. Velge vekk oppgaver

2. Mindre tid per oppgave

3. Jobbe mer

Jobbe mer?

For mange oppgaver, for lite tid?

1. Velge vekk oppgaver

2. Mindre tid per oppgave

3. Jobbe mer

Hvorfor innbokskontroll?

• Skille uløste/løste oppgaver– Unngå at oppgaver glipper– Riktigere fokus og prioriteringer

• Bedre tidsbruk, – Mindre tid per oppgave– Unngå dobbeltarbeid for deg og

andre

Hvordan innbokskontroll?

- oppgavetenkning- unngå utsettelse- unngå avbrudd- del

Hver e-post er en oppgave

Hver e-post er en oppgave. Oppgaven er

veldig ofte å slette eller arkivere

HURTIGTASTER

System 1

vs

System 2(Daniel Kahneman)

System 1 vs System 2

- Flytte mus, tenke plassering-> krever system 2-ressurser

Outlooks egne hurtigtaster – forslag:

Send. Ctrl+Enter

Svar på melding Ctrl+R

Svar til alle Ctrl+Shift+R

Flytt en melding Ctrl+Shift+V

Videresend en melding Ctrl+F

Ny melding (når i mail) Ctrl+N

Finn en melding Ctrl+E

Angre Ctrl+Z

Avansert søk Ctrl+Shift+F

Stor liste med hurtigtaster på

www.bit.ly/hurtigtasteroutlook

Hver e-post som havner i innboksen

er en oppgave. Oppgaven er veldig ofte

å slette eller arkivere

Filtrér-Automatisk-Manuelt

Hver e-post er en oppgave

(Slide lånt fra Hans-Petter Nygård Hansen)

Hvor gjør jeg av informasjonen når jeg er ferdig med den?

– sletter?

– arkiverer?

– videresender?

– deler?

Å skrive riktig tekst i emnefeltet er en kollegial handling!

Å skrive dårlig tekst i emnefeltet (eller ikke skrive) er ukollegialt!

Handlingeller

Referanse?

ARBEIDSPLATTFORM

Oppgaver Verktøy

ARBEIDSPLATTFORM

Oppgaveri innboksen= handling

Verktøy = det du har gjort og kanskje får bruk for

= arkiv= referanse

Oppgavemestring - Florø 19.05.09

Landet ditt trengeMAIL

Handlings-informasjon

Krever HANDLING fra deg

• Beholdes i innboksen• Begrenset mengde• Alt synlig v/overblikk

Referanseinformasjon

Får kanskje BRUK FOR

• Fjernes fra innboksen• Uendelig mengde• Søkbar

MAIL

Referanse / Handling

Referanse

Handling

Hvor skal vi lagre informasjonen??

ARBEIDSPLATTFORM

Overblikk

Innboks

Søk

Arkiv

Tilføre verdi

Tilføre verdi

Rasjonell arkivering- Mapper

-fravær av mapper?-Prosjektorganisering

- Kategorier??

System 1 vs System 2

-Ta stilling til arkivering - krever system 2-ressurser

Varsel elleroriginalinformasjon?

I N B O X

Varsel

Original-informasjon

Handling?

Får bruk for?

Varsel eller originalinfo

Hvordan innbokskontroll?

- oppgavetenkning- unngå utsettelse- unngå avbrudd- del

Forsvinner?

Lettere med tiden?

Neste skritt

”Jamen det blir bare for mange e-poster”

Å ikke håndtere – er også en håndtering

Bevisst eller ubevisst valg?

Sletter du noen, blir de gjenværende merverdifulle

Hvordan innbokskontroll?

- oppgavetenkning- unngå utsettelse- unngå avbrudd- del

8:00

12:00

16:00

@

@@@@@@

@

@@@

@@

@@

@@@

@@

@

Oppgave

Platåfase

Ene

rgi o

g b

ege

istr

ing

TidModifisert etter Scott Belsky,

Making Ideas HappenPenguin Books, 2010

Ferdig!!

Platåfase

Ene

rgi o

g b

ege

istr

ing

TidModifisert etter Scott Belsky,

Making Ideas HappenPenguin Books, 2010

Oppgave Oppgave nr 2

?

Kontekstbytte

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13

K o n t e k s t b y t t e

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13

Større skrivebord = større produksjon?

Løsning – større skrivebord?

Mange oppgaver på arbeidsflaten =

mange kontekstbytter

8:00

12:00

16:00

@

@@@@@@

@

@@@

@@

@@

@@@

@@

@

E-post er for viktig til å håndtere mens du

egentlig gjør noe annet

Skap rom for å jobbe med e-post

og bare e-post

Steng epost-varsling når du

jobber med noe annet

System 1 vs System 2

- Å aktivt la være å sjekke - krever system 2-ressurser

8:00

12:00

16:00

@

@@@@@@

@

@@@

@@

@@

@@@

@@

@

8:00

12:00

16:00

@@

@ @

@

@

@@

@

@@ @ @

@ @ @

@ @ @

@ @@

8:00

12:00

16:00

@ @

@ @ @

@

@@ @ @

@ @ @

@ @ @@@@

@ @

8:00

12:00

16:00

@

@@@@@@

@

@@@

@@

@@

@@@

@@

@

Innbokskontroll ≠

-svare på alt

- svare med én gang

Evaluering hos Miles, ½ år etter innføring i innbokskontroll

Ta med hjemIdentifiser dine innbokser

Fjern løste oppgaver i stedet for å fiske uløste

Del informasjon kontekstuelt

Gjør oppgaver bare én gang (der det er mulig)

Ta med hjemIdentifiser dine innbokser

Fjern løste oppgaver i stedet for å fiske uløste

Del informasjon kontekstuelt

Gjør oppgaver bare én gang (der det er mulig)

Vær i modus for oppgaveløsning når du sjekker

en innboks

Hvordan innbokskontroll?

- oppgavetenkning- unngå utsettelse- unngå avbrudd- del

Workshop!

Enig/uenig?

I e-postens innboks fins det forpliktende oppgaver

Enig/uenig?

Sikrest oversikt over de uløsteoppgavene, oppnås ved å fjernede løste oppgavene

Tøm innboksen!

Quick-fix – full innboks

1. Lag mappe som heter ”Arkiv”

2. Flytt alle meldingene fra innboksen og over til ”Arkiv”

3. Flytt tilbake til innboksen de meldingene du vil følge opp med handling

4. Fra nå av: Kun uløste oppgaver i innboksen.

5. Gjør oppgaver uten utsettelse

Long-fix – full innboks

1. Ikke sjekk en innboks uten at du også er i modus til å faktisk håndtere oppgavene der

2. Eldste først som triks

3. Benytt evt. bonus-mappe

4. Pågående prosjekt – trenger kanskje bare énmelding (”dult”) i innboksen, resten i prosjektmappe

Rasjonell arkivering /

Hurtigtaster

Outlooks egne hurtigtaster – forslag:

Send. Ctrl+Enter

Svar på melding Ctrl+R

Svar til alle Ctrl+Shift+R

Flytt en melding Ctrl+Shift+V

Videresend en melding Ctrl+F

Ny melding (når i mail) Ctrl+N

Finn en melding Ctrl+E

Angre Ctrl+Z

Avansert søk Ctrl+Shift+F

Stor liste med hurtigtaster på

www.bit.ly/hurtigtasteroutlook

Oppgaver fram i tid

- Alt du gjør er prosjekt

Scott Belsky

(forfatter av ”Making Ideas Happen”)

ARBEIDSPLATTFORM

Oppgaver Verktøy

Nudge – lite dult, stor kraft!

Nudge – a powerfull force

Hvordan får jeg de dultenejeg trenger?

Inboks - dult

Å fjerne noe fra innboksen gir en følelse av å ha fått gjort noe vil du ha noe gjort, sørg for at det havner i innboksen

- Kalender- Hendelse- Forespørsler

prosjektmapping

+

dult

+

arbeidsplattform=

prosjektkontroll

Hvordan sikrer du deg dine dult?

• Flagg i outlook– Ny oppgaveliste

– Fungerer bare om man angir tidsfrist

– Hvis tatt i bruk – må gis høyeste prioritet

• Påminnelser i outlook-kalender – kan ”snoozes” lenge

• Epost fra kalender?– Gmail funker – ikke outlook

Fokus

Mindre å ta stilling til–> bedre valg når du først må ta stilling

Enig/uenig?

Vi kan bare løse én refleksjonskrevende oppgave av gangen

Enig/uenig?

Bytte mellom ulike konteksterfor oppgaveløsning koster tid og energi

8:00

12:00

16:00

@@

@ @

@

@

@@

@

@@ @ @

@ @ @

@ @ @

@ @@

facebook.com/innbokskontroll

(quick-fix)