Hướng dẫn sử dụng phần mềm quản lý kho bán hàng IMS 2.1

HỆ THỐNG QUẢN LÝ KHO – BÁN HÀNG IMS 2.1

Tài liệu hướng dẫn sử dụng

HỆ THỐNG QUẢN LÝ KHO –BÁN HÀNGIMS 2.1

Tháng 07 năm 2015

1 |T r a n g W W W . Y O U S O F T . V N

http://WWW.YOUSOFT.VN/


M C L CỤ ỤLỜI NGÕ..................................................................................................................................................................5

CÀI ĐẶT PHẦN MỀM........................................................................................................................................................7

THIẾT LẬP BAN ĐẦU........................................................................................................................................................8

1. Khởi động hệ thống.............................................................................................................................................8

2. Đăng nhập...........................................................................................................................................................8

3. Màn hình chính....................................................................................................................................................8

4. Các Nhóm Menu..................................................................................................................................................9

5. Thiết lập thông tin người quản lý........................................................................................................................9

6. Thiết lập thông tin doanh nghiệp........................................................................................................................9

7. Tạo dữ liệu ban đầu.............................................................................................................................................9

PHÂN HỆ QUẢN LÝ BÁN HÀNG (kinh doanh).................................................................................................................11

1. MUA HÀNG – F3................................................................................................................................................11

a. Tạo Nhà Cung Cấp.............................................................................................................................................11

b. Tạo đơn hàng....................................................................................................................................................11

c. Chốt giao dịch....................................................................................................................................................12

2. BÁN HÀNG – F2.................................................................................................................................................12

a. Tạo bảng giá......................................................................................................................................................12

b. Tạo khách hàng..................................................................................................................................................12

c. Tạo đơn hàng....................................................................................................................................................12

d. Chốt giao dịch....................................................................................................................................................13

3. SỔ GIAO DỊCH....................................................................................................................................................13

PHÂN HỆ QUẢN LÝ KHO................................................................................................................................................13

Phân hệ quản lý bán hàng quan tâm cả về giá bán, công nợ, ở phân hệ này, quý khách chỉ quan tâm đến số lượng tồn kho và các giao dịch liên quan. Bao gồm.............................................................................................................13

1. CHUYỂN KHO – F4..............................................................................................................................................13

a. Tạo phiếu chuyển kho.......................................................................................................................................13

b. Chốt giao dịch....................................................................................................................................................14

2. ĐIỀU CHỈNH KHO...............................................................................................................................................14

3. BÁO CÁO THẤT THOÁT......................................................................................................................................14

4. SỔ TỒN KHO – F8...............................................................................................................................................14




5. SỔ CHI TIẾT KHO – F9.........................................................................................................................................15

6. SỔ GIAO DỊCH – F7............................................................................................................................................15

PHÂN HỆ QUẢN LÝ TÀI CHÍNH.......................................................................................................................................17

1. TẠO PHIẾU THU - F10........................................................................................................................................17

a. Thu Từ Khách Hàng............................................................................................................................................17

b. Thu Từ Nhà Cung Cấp........................................................................................................................................17

c. Thu Từ Nguồn Khác...........................................................................................................................................18

2. TẠO PHIẾU CHI - F11..........................................................................................................................................18

3. SỔ CÔNG NỢ.....................................................................................................................................................18

4. SỔ TIỀN MẶT – F12............................................................................................................................................18

5. SỔ GIAO DỊCH....................................................................................................................................................18

PHÂN HỆ thống kê.........................................................................................................................................................20

1. SẢN PHẨM – KHO..............................................................................................................................................20

2. HÀNG BÁN – THÁNG..........................................................................................................................................20

3. CHI TIẾT CÔNG NỢ - THÁNG..............................................................................................................................21

1. KHÁCH HÀNG – TIỀN HÀNG – THÁNG...............................................................................................................21

NHỮNG CHỨC NĂNG THƯỜNG DÙNG..........................................................................................................................22

1. Trường dữ liệu bắt buộc....................................................................................................................................22

2. Chọn một mục từ danh sách dữ liệu combobox................................................................................................22

3. Xác nhận lưu dữ liệu..........................................................................................................................................23

4. Giao dịch............................................................................................................................................................24

a. Chốt giao dịch....................................................................................................................................................24

b. Mở lại giao dịch.................................................................................................................................................24

c. Tìm kiếm giao dịch.............................................................................................................................................24

5. Chọn nhanh một sản phẩm trong đơn hàng......................................................................................................25

6. Làm việc với danh sách dữ liệu..........................................................................................................................25

a. Xuất danh sách dữ liệu thành tập tin.................................................................................................................25

b. Sắp xếp thứ tự theo cột.....................................................................................................................................26

c. Xóa cột...............................................................................................................................................................26

d. Thêm cột...........................................................................................................................................................26

e. Thêm dòng tổng kết số liệu...............................................................................................................................27

f. Xem dữ liệu chi tiết...........................................................................................................................................27




g. Tìm kiếm............................................................................................................................................................28

h. Những chức năng khác......................................................................................................................................28

7. Giao diện...........................................................................................................................................................28




L I NGÕỜChào bạn,

Bạn đang có trên tay tài liệu hướng dẫn sử dụng hệ thống phần mềm quản lý kho – bán hàng (Inventory Management System IMS) phiên bản 2.1. Một sản phẩm được các doanh nghiệp tin dùng.

Sau hơn 03 năm tìm hiểu, phân tích yêu cầu từ khách hàng ở các lĩnh vực khác nhau, YouSoft Việt Nam hân hạnh cho ra mắt một sản phẩm với những chức năng cần thiết để bạn quản lý hiệu quả hàng hóa, tài chính cho doanh nghiệp mình. Các chức năng bao gồm:

Phân hệ Kinh doanh:

- Mua hàng: Sản phẩm đơn vị thùng, đơn vị lẻ, VAT, chiết khấu, công nợ nhà cung cấp.- Bán hàng: Sản phẩm đơn vị thùng, đơn vị lẻ, VAT, chiết khấu, công nợ khách hàng.- Trả hàng mua cho nhà cung cấp.- Khách hàng trả hàng.- Sổ giao dịch lưu ký tất cả giao dịch trong phân hệ, dễ dàng truy vấn tìm kiếm.

Phân hệ Kho

- Xem sổ tồn kho của từng sản phẩm, tổng trị giá kho, nhắc nhỡ chạm mức sàn, mức trần.- Chi tiết xuất nhập của từng sản phẩm, thống kê số lượng xuất nhập theo sản phẩm, theo kho, đối

tác.- Quản lý nhiều kho tạm, kho ảo, chuyển đổi/mượn hàng hóa qua lại giữa các kho.- Báo cáo thất thoát.- Kiểm kho và điều chỉnh kho định kỳ.- Sổ giao dịch lưu ký tất cả giao dịch trong phân hệ, dễ dàng truy vấn tìm kiếm.

Phân hệ Tài Chính

- Thu nợ khách hàng.- Trả nợ nhà cung cấp.- Thu tiền chi tiền với các nhóm thu chi, linh hoạt.- Xem sổ tiền mặt.- Xem sổ công nợ.- Sổ giao dịch lưu ký tất cả giao dịch trong phân hệ, dễ dàng truy vấn tìm kiếm.

Chức năng thống kê

- Thống kê số liệu và vẽ biểu đồ trực quan sinh động.

Chức năng ưu việt khác

- In báo cáo- Xuất dữ liệu lưới sang tập tin excel, pdf, word- Gom nhóm dữ liệu, tính tổng, lọc dữ liệu linh hoạt.




Danh sách các phân hệ và chức năng trên đã khá đầy đủ cho nghiệp vụ quản lý kho, bán hàng, tuy nhiên không dừng lại ở đó, YouSoft Việt Nam luôn lắng nghe yêu cầu đặc trưng của từng doanh nghiệp và đáp ứng tốt nhất như đã liệt kê trong 6 ưu điểm của mỗi sản phẩm phần mềm chúng tôi.

Đại diện YouSoft Việt Nam, tôi xin chúc doanh nghiệp bạn luôn gặt hái được nhiều thành công, hiệu suất kinh doanh cao và quản lý chặt chẽ với công cụ IMS 2.1 này.

Trân trọng kính chàoGiám đốc

Trương Minh Sử Nhiên.




CÀI ĐẶT PHẦN MỀMĐể có bộ cài đặt phần mềm dùng thử trong thời hạn 30 ngày, bạn vui lòng mở trang web phần mềm quản lý kho-bán hàng của YouSoft Việt Nam ở địa chỉ web: http://www.yousoft.vn/pham-mem-xuat-nhap-ton-kho/ hoặc liên hệ số điện thoại: 0983.100.233 gặp Nhiên (Mr.)

Bộ cài đặt phần mềm quản lý kho bán hàng hết sức đơn giản. Bạn không cần phải cài đặt và cấu hình cơ sở dữ liệu gì thêm. Các bước cài đặt như sau:

1. Nhấp đôi vào tập tin cài đặt:

2. Bấm tiếp tục ở các màn hình sau

Vậy là bạn đã hoàn tất các bước cài đặt phần mềm.Bạn vui lòng thực hiện các bước sau để sử dụng phần mềm nhé.



http://www.yousoft.vn/pham-mem-xuat-nhap-ton-kho/


THIẾT LẬP BAN ĐẦU

1. Khởi động hệ thốngSau khi cài đặt chương trình thành công ở phần trước, chúng ta sẽ bắt tay vào sử dụng chương trình.

Ở màn hình desktop, bạn nhấp đôi vào biểu tượng để khởi động hệ thống

phần mềm IMS 2.0.

Lưu ý: bạn nên bấm chuột phải chọn Run as administrator để bảo đảm phần mềm có đủ quyền đẻ thao tác.

2. Đăng nhậpSau một lúc khởi động và chuẩn bị dữ liệu, hệ thống sẽ hỏi thông tin đăng nhập. Bạn hãy điền thông tin sau

Tên đăng nhập: admin Mật khẩu: <Để trống> Nhấp chuột vào nút ‘Đăng nhập’ Hoặc bấm

phím ENTER.

Sau khi bấm vào nút đăng nhập, nếu là lần đầu, bạn sẽ nhận được thông báo rằng hệ thống cần cập nhật dữ liệu ban đầu. Bạn vui lòng đợi cho đến khi màn hình chính được mở ra.

3. Màn hình chínhMặc định, sổ tồn kho sẽ được hiển thị khi hệ thống khởi động.

Khung Danh mục bên trái chưa các lệnh được phân theo nhóm

1. Bán hàng: Các chức năng quản lý bán hàng: Mua hàng, bán hàng, bảng giá…

2. Kho: Các chức năng quản lý kho: Nhập kho, xuất kho, chuyển kho…

3. Tài chính: Các chức năng quản lý tài chính: Công nợ, giao dịch thu, chi tiền mặt…

4. Danh mục: quản lý tất cả danh mục phụ thuộc: nhân viên, sản phẩm, đơn vị….




4. Các Nhóm Menu

5. Thiết lập thông tin người quản lýHệ thống phần mềm tự động tạo ra người dùng mặc định là admin với quyền truy cập tối cao để quản lý hệ thống. Sau khi đăng nhập vào, quý khách nên đổi mật khẩu đăng nhập để bảo mật dữ liệu phần mềm.

Click vào nút ‘Người quản lý (admin)’ ở góc dưới-trái của cửa sổ để chúng ta cập nhật thông tin người quản lý:

Sau khi nhập thông tin cơ bản, bấm nút ‘Lưu và đóng’ để kết thúc thiết lập.

6. Thiết lập thông tin doanh nghiệpChọn tab Tùy Chỉnh, và chọn Doanh Nghiệp để thay đổi

cấu hình, thông tin doanh nghiệp.

7. Tạo dữ liệu ban đầuTrước hết chúng ta sẽ cập nhật lại dữ liệu ban đầu cho hệ thống. Bạn đừng lo lắng, chuyên viên của YouSoft Việt Nam sẽ làm giúp cho bạn. Tuy nhiên chúng ta sẽ tạo thử 2 sản phẩm như bên dưới

Vào Danh mục >> Sản phẩm >> Sản phẩm để tạo vài sản phẩm tiêu biểu







PHÂN HỆ QUẢN LÝ BÁN HÀNG (KINH DOANH)Phân hệ quản lý bán hàng bao gồm:

- Mua hàng từ nhà cung cấp o Cập nhật khoo Cập nhật công nợ nhà cung cấp

- Cài đặt giá bán cho các loại giá từ giá lẻ đến giá đại lý cấp 1, cấp 2, cấp 3.- Bán hàng cho từng khách hàng với các tùy chọn VAT, chiết khấu trên từng sản phẩm, chiết khấu tổng đơn

hàngo Cập nhật khoo Cập nhật công nợ khách hàng

- Trả hàng mua cho nhà cung cấp- Khách hàng trả hàng mua.

1. MUA HÀNG – F3

a. Tạo Nhà Cung CấpĐể tạo một đơn hàng mua, bạn cần tạo một nhà cung cấp. Thông tin nhà cung cấp bao gồm:

b. Tạo đơn hàngChọn menu Bán hàng >> mua hàng, hoặc bấm F3 để bắt đầu tạo đơn mua hàng.

Đơn mua hàng đã được điền sẵn từ thông tin doanh nghiệp đã được cài đặt trong phần trước. Việc còn lại là bạn chọn/tạo nhà cung cấp và chọn sản phẩm, đơn giá, chiết khấu (nếu có).

Tương tự ở các đơn hàng khác, để chọn một sản phẩm vào trong chi tiết hàng, bạn có 3 cách sau:

1. Nhập mã/mã vạch vào ô Mã/Mã vạch, Click vào nút check màu xanh hoặc bấm phím Enter.

2. Bấm sổ danh sách hàng hóa và chọn một sản phẩm như hình bên dưới.

3. Dùng máy quét mã vạch sản phẩm nếu thông tin mã vạch đã được cập nhật.




Sau khi chọn sản phẩm, một dòng mới dữ liệu sẽ được hiển thị.

Những thông tin bổ sung cần nhập là số thùng/số lẻ hoặc cả hai, đơn giá bán, chiết khấu %, hoặc giá đã giảm.

Hệ thống sẽ tính dùm bạn những thông tin cần thiết.

c. Chốt giao dịchĐơn hàng bạn tạo ra sẽ chưa thật sự cập nhật kho và công nợ cho đến khi bạn chốt giao dịch.

Bấm vào nút Chốt giao dịch để cập nhật kho và số liệu tài chánh.

Khi đó bạn sẽ được nhắc nhỡ, và bạn phải bấm vào Đồng ý để xác nhận.

Sau khi xác nhận, đơn hàng sẽ trở nên xám xịt báo hiệu rằng đơn hàng sẽ không được sửa đổi nữa.

Để sửa đổi giao dịch đã chốt, bạn bấm vào nút Mở Lại. Hệ thống sẽ hủy tất cả số liệu đã chốt và trả lại trạng thái như ban đầu.

2. BÁN HÀNG – F2

a. Tạo bảng giáTrước khi bán một món hàng, bạn nên tạo giá bán cho nó. Để khi chọn một sản phẩm, giá bán sẽ được tự động thêm vào đơn hàng.

Chọn menu Bán hàng >> Bảng giá, bấm vào mục giá bán để nhập

Sau khi sửa, bạn sẽ có bảng giá như sau:

b. Tạo khách hàngViệc tạo khách hành cũng như tạo nhà cung cấp. Từ đơn hàng bán, bạn chọn danh sách khách hàng và bấm tạo mới.

c. Tạo đơn hàngGiống như ở đơn hàng mua,

bạn chọn Bán hàng >> Mua hàng hoặc bấm phím F2 để tạo đơn hàng bán.




Đơn hàng bán cũng hoàn toàn giống như đơn hàng mua. Ngoài việc thay thế Nhà cung cấp bằng Khách hàng mà thôi.

|Bạn lưu ý ở đây có 2 điểm đặc biệt hơn

- Số tiền trả sau khi chốt sẽ được cộng vào sổ tiền mặt- Số tiền còn lại sẽ được cộng vào công nợ.

d. Chốt giao dịchGiống như Chốt giao dịch ở Đơn hàng mua

3. SỔ GIAO DỊCHSổ giao dịch lưu nhật ký lại tất cả giao dịch đã được tạo bao gồm đã chốt và chưa chốt. Bạn có thể tìm kiếm tất cả giao dịch trong khoảng một thời gian nhất định với trạng thái hoặc phân loại cần tìm.

Để xem lại giao dịch, bạn chỉ cần bấm đúp chuột vào giao dịch cần mở.

PHÂN HỆ QUẢN LÝ KHO

Phân hệ quản lý bán hàng quan tâm cả về giá bán, công nợ, ở phân hệ này, quý khách chỉ quan tâm đến số lượng tồn kho và các giao dịch liên quan. Bao gồm- Chuyển hàng hóa qua lại giữa các kho.- Báo cáo thất thoát hàng hóa.- Kiểm kho và điều chỉnh kho.

1. CHUYỂN KHO – F4Bạn có thể tạo thêm kho tạm, kho ảo hoặc kho thực tết để tiện cho chiến lược quản lý kho của mình. Các bước tạo mới một kho như sau

Vào mục Danh mục >> Kho hàng, tạo mới kho.




a. Tạo phiếu chuyển khoChọn Kho >> Chuyển kho hoặc bấm phím F4 để chuyển hàng qua lại giữa 2 kho.

Việc tạo đơn hàng cũng giống như tạo đơn hàng bán. Tuy nhiên, ở đây chúng ta sẽ không cần cung cấp những thông tin tài chính: giá cả, chiết khấu, VAT.

b. Chốt giao dịchCũng giống ở các giao dịch khác, số liệu của giao dịch chuyển kho chỉ được cập nhật sau khi chốt giao dịch.

2. ĐIỀU CHỈNH KHO.Đến hạn kiểm kho, thủ kho sẽ làm nghiệp vụ kiểm kho và đối chiếu dữ liệu máy tính và dữ liệu thực tế.

Để tiết kiệm thời gian chọn sản phẩm, bạn chỉ cần bấm vào nút lệnh: hệ thống tự động cập nhật tất cả những sản phẩm sẵn có vào danh sách cho bạn. Nút lệnh này chỉ hoạt động khi bạn đã chọn kho để điều chỉnh.

3. BÁO CÁO THẤT THOÁT.Cách thao tác giống như chuyển kho, nhưng chức năng này chỉ tạo một giao dịch để cập nhật rằng kho hàng đã bị thất thoát vì lý do nào đó…

4. SỔ TỒN KHO – F8Sổ tồn kho ghi nhận lại số lượng tồn kho hiện tại của một thẻ kho (sản phẩm) trên kho nào đó và tổng giá trị kho

hiện có.




Nếu số lượng tồn kho lớn hơn mức trần hoặc nhỏ hơn mức sàn thì con số được thể hiện bằng màu đỏ để nhắc nhỡ thủ kho biết mà có những chiến lược nhập hàng hoặc xả hàng phù hợp.

5. SỔ CHI TIẾT KHO – F9Sổ này ghi lại chi tiết xuất nhập của từng sản phẩm, ngày nào xuất/nhập số lượng bao nhiêu, giao dịch thực hiện là gì, nhân viên nào đãm trách, đối tác tham gia giao dịch là ai.

Bạn có thể gom nhóm sản phẩm để biết được tổng số lượng nhập và xuất trong một thời gian của một sản phẩm là bao nhiêu.

Ở phần thống kê, bạn có thể xem các con số này được thể hiện bằng các biểu đồ trực quan sinh động.




6. SỔ GIAO DỊCH – F7Cũng giống như ở phân hệ quản lý mua bán, mỗi phân hệ đều có một sổ giao dịch liên quan đến phân hệ đó. Ở đây, sổ giao dịch sẽ cho bạn một cái nhìn tổng quan về các giao dịch được thực hiện. Bạn có thể tìm kiếm, lọc dữ liệu, gom nhóm để thể hiện theo ý riêng của mình.

Sau khi tìm thấy giao dịch, bạn chỉ cần nhấp đúp để mở giao dịch được chọn.




PHÂN HỆ QUẢN LÝ TÀI CHÍNHMột phần liên quan đến các giao dịch mua và bán ở phân hệ quản lý bán hàng, ngoài ra phân hệ này còn có các

nghiệp vụ khác liên quan đến tài chính như

- Tạo phiếu thuo Thu nợ từ khách hàng…o Thu từ các nguồn khác: bán nguyên vật liệu….

- Tạo phiếu chio Trả nợ cho nhà cung cấpo Các chi phí cố định: điện nước, thuế…

- Quản lý sổ tiền mặt- Thu nợ khách hàng

1. TẠO PHIẾU THU - F10Để tạo một phiếu thu, bạn vui lòng bấm vào menu Tài chính >> Tạo Phiếu Thu hoặc bấm F10.

Hệ thống sẽ hiện thị Form phiếu thu như bên dưới, bạn chỉ cần vài thao tác nhập liệu đơn giản bạn đã tạo thành công một phiếu thu. Có ba loại phiếu thu:

a. Thu Từ Khách Hàng- Chọn nguồn thu từ khách

hàng.- Chọn khách hàng cần thu.

Sau khi chọn khách hàng, hệ thống sẽ hiển thị số dư nợ tương ứng.

- Nhập số tiền thu- Nhập mô tả và ghi chú nếu có.- Bấm vào nút lệnh Chốt để hệ thống cập nhật lại công nợ và sổ tiền mặt.

b. Thu Từ Nhà Cung Cấp.- Chọn nguồn thu từ Nhà Cung Cấp - Chọn Nhà Cung Cấp cần

thu. Sau khi chọn Nhà Cung Cấp, hệ thống sẽ hiển thị số dư nợ tương ứng.

- Nhập số tiền thu- Nhập mô tả và ghi chú nếu

có.- Bấm vào nút lệnh Chốt để hệ thống cập nhật lại công nợ và sổ tiền mặt.




c. Thu Từ Nguồn Khác.- Chọn/tạo mới nhóm thu- Nhập số tiền thu- Nhập mô tả và ghi chú nếu có.

Bấm vào nút lệnh Chốt để hệ thống cập ổ tiền mặt.

2. TẠO PHIẾU CHI - F11Để tạo một phiếu thu, bạn vui lòng bấm vào menu Tài chính >> Tạo Phiếu Chi hoặc bấm F11.

Các bước tạo một phiếu chi hoàn toàn giống như các bước tạo phiếu thu như ở phần trên.

3. SỔ CÔNG NỢHiển thị thông tin công nợ chi tiết của từng đối tác và các giao dịch phát sinh chi tiết, dễ tìm kiếm, truy vấn.

4. SỔ TIỀN MẶT – F12Sổ tiền mặt thể hiện thông tin tiền mặt hiện có và các giao dịch phát sinh thu chi liên quan.

Bạn có thể tìm kiếm các giao dịch tiền mặt trong khoản thời gian nhất định, hoặc tìm theo phân loại giao dịch, theo khách hàng, nhà cung cấp, nhóm thu chi hoặc nhân viên tham gia giao dịch.




5. SỔ GIAO DỊCHSổ giao dịch cũng giống như sổ chi tiết tiền mặt, nhưng sổ này hiện thị tất cả giao dịch được tạo kể cả đã chốt và chưa chốt.




PHÂN HỆ THỐNG KÊPhân hệ thống kê sẽ hiện thị những thông tin giao dịch thành biểu đồ để bạn có cái nhìn tổng quan và trực quan để kiểm soát số liệu hợp lý.

1. SẢN PHẨM – KHOThể hiện một cái nhìn tổng quan số lượng tồn kho của từng sản phẩm trên kho hàng. Biểu đồ hình bánh (pie chart) sẽ cho biết tỷ lệ tồn kho của từng loại sản phẩm trên kho.

2. HÀNG BÁN – THÁNGBiểu đồ thể hiện số lượng sản phẩm/hàng hóa được bán ra trong mỗi tháng.




3. CHI TIẾT CÔNG NỢ - THÁNG




1. KHÁCH HÀNG – TIỀN HÀNG – THÁNG

NHỮNG CHỨC NĂNG THƯỜNG DÙNGDưới đây là những chức năng thường gặp trong quá trình sử dụng hệ thống. Bạn nên tìm hiểu phần này

trước tiên để sử dụng hiệu quả hệ thống.

1. Trường dữ liệu bắt buộcTrường dữ liệu bắt buộc, luôn có nhãn nổi bật so với các trường dữ liệu khác. Hệ thống sẽ báo lỗi nếu bạn lưu dữ liệu mà không nhập thông tin vào trường dữ liệu bắt buộc này.

Ví dụ: Tên là trường dữ liệu bắt buộc của thông tin doanh nghiệp. Và có một thông báo lỗi xuất hiện khi tôi cố gắng lưu lại với Tên rỗng.




2. Chọn một mục từ danh sách dữ liệu comboboxMặc định hệ thống sẽ sổ xuống danh sách dự liệu để cho chúng ta chọn. Song có các tùy chọn khác choc hung ta là:

Bấm tổ hợp phím Ctrl+F để hiển thị khung tìm kiếm. Nhập ký tự cần tìm kiếm vào để lọc dữ liệu tìm kiếm và chọn nhanhBấm vào nút dấu X để ẩn ô tìm kiếm.

Bấm vào nút Tạo mới để tạo thêm dữ liệu mới vào danh sáchSauk hi tạo xong Bấm lệnh Lưu và đóng (hoặc Ctrl + Enter), mục dữ liệu mới sẽ được chọn sau khi lưu.




3. Xác nhận lưu dữ liệu

Đang khi thao tác dữ liệu, hệ thống sẽ xác nhận lưu dữ liệu nếu bạn đóng cửa sổ đó. Có 3 sự lựa chọn:o Đồng ý: Lưu dữ liệu và đóng cửa sổ.o Không đồng ý: Không lưu dữ liệu và đóng cửa sổ.o Hủy bỏ: Không lưu dữ liệu và không đóng cửa sổ.

4. Giao dịch

a. Chốt giao dịchKhi một giao dịch tạo, mọi dữ liệu chỉ được lưu lại nhưng chưa thực sự cập nhập kho hoặc sổ tài chính.

Nếu muốn số liệu được cập nhật, bạn phải tiến hành chốt giao dịch.

Khi đó bạn sẽ được nhắc nhỡ, và bạn phải bấm vào Đồng ý để xác nhận.




Sau khi xác nhận, thông tin của giao dịch sẽ bị khóa và không thể sửa đổi.

b. Mở lại giao dịch.Khi nhận thấy có sự sai sót về thông tin giao dịch, bạn cần tiến hành thao tác mở lại giao dịch. Khi chọn mở lại giao dịch, hệ thống sẽ xóa hết những thông tin đã cập nhật liên quan. Và bạn có lại một giao dịch hoàn toàn mới.S

Sau đó bạn được yêu cầu nhập lý do để hủy.

c. Tìm kiếm giao dịchBạn có thể dễ dàng tìm kiếm trong danh sách giao dịch dựa vào

Thời gian giao dịch: từ ngày, đến ngày Trạng thái

Như hình bên dưới

5. Chọn nhanh một sản phẩm trong đơn hàngĐể chọn nhanh một sản phẩm vào đơn hàng, các bạn chỉ việc nhập mã sản phẩm hoặc mã vạch nếu có vào ô chọn nhanh và Nhấp chuột vào nút chọn màu xanh hoặc bấm Enter.

Sản phẩm sẽ thêm vào đơn hàng với sô lượng mặc định là 1




6. Làm việc với danh sách dữ liệu

a. Xuất danh sách dữ liệu thành tập tinBạn có thể xuất dạnh sách dữ liệu ra các định dạng khác nhau như hình bên dưới




b. Sắp xếp thứ tự theo cộtBằng cách nhấp chuột vào tiêu đề cột, bạn có thể sắp xếp thứ tự dữ liệu theo cột đó tăng hoặc giảm dần.

c. Xóa cộtĐể xoát một cột có sẵn trong danh sách, bạn có thể nắm kéo cột đó ra ngoài hoặc bấm chuột phải chọn ẩn cột

d. Thêm cộtĐể thêm cột mới vào danh sách dữ liệu, bạn bấm chuột phải lên phần tiêu đề và chọn Chọn cột.




e. Thêm dòng tổng kết số liệuCó một dòng ở cuối danh sách dữ liệu phục vụ cho việc tổng kết với các hàm có sẵn như

- Đếm- Tổng Giá trị- Giá trị Trung Bình- Giá trị Lớn Nhất- Giá trị Nhỏ Nhất

f. Xem dữ liệu chi tiếtỞ danh sách dữ liệu trên, khi muốn xem dữ liệu chi tiết của một sản phẩm, bạn chỉ việc bấm chuột phải lên ô sản phẩm đó và chọn xem chi tiết. Sau đó, hệ thống sẽ mở chi tiết dữ liệu của sản phẩm đó.




g. Tìm kiếmBấm tổ hợp phím Ctrl + F để hiển thị khung tìm kiếm trên bảng dữ liệu

Và bấm nút x để ẩn khung tìm kiếm này

h. Những chức năng khácNgoài ra còn vô số những chức năng khác như: Lọc dữ liệu, gom nhóm…. Các bạn cứ vọc thử nha.

7. Giao diệnCó vô số giao diện mẫu để làm cho hệ thống chúng ta tươi mới hơn và phù hợp với sự kiện Giáng sinh, valentine…

Giao diện giáng sinh






Software

Hướng dẫn sử dụng phần mềm quản lý kho bán hàng IMS 2.1