Huong Dan Su Dung Phan Mem Quan Ly Kho Ban Hang IMS 2.3 -

HỆ THỐNG QUẢN LÝ KHO – BÁN HÀNG IMS 2.3

1 |T r a n g W W W . Y O U S O F T . V N

HỆ THỐNG QUẢN LÝ KHO –BÁN HÀNG

IMS 2.3

Ngày 15 tháng 03 năm 2016

http://www.yousoft.vn/



MỤC LỤC LỜI NGÕ .................................................................................................................................................................... 5

CÀI ĐẶT PHẦN MỀM ......................................................................................................................................................... 7

THIẾT LẬP BAN ĐẦU .......................................................................................................................................................... 9

1. Khởi động hệ thống ............................................................................................................................................... 9

2. Đăng nhập ............................................................................................................................................................. 9

3. Màn hình chính ..................................................................................................................................................... 9

4. Thiết lập thông tin người quản lý (1) .................................................................................................................. 10

5. Thiết lập thông tin doanh nghiệp (2) .................................................................................................................. 10

6. Tạo dữ liệu ban đầu ............................................................................................................................................ 11

PHÂN HỆ QUẢN LÝ KINH DOANH (MUA HÀNG và BÁN HÀNG ) ..................................................................................... 12

1. MUA HÀNG ......................................................................................................................................................... 12

a. Tạo Nhà Cung Cấp ........................................................................................................................................... 12

b. Tạo đơn hàng .................................................................................................................................................. 13

c. Chốt giao dịch ................................................................................................................................................. 14

d. Trả hàng mua cho nhà cung cấp ..................................................................................................................... 14

e. Sổ yêu cầu báo giá ........................................................................................................................................... 14

f. Sổ báo giá ........................................................................................................................................................ 15

g. Mua Hàng từ sổ báo giá .................................................................................................................................. 15

h. Sổ công nợ ....................................................................................................................................................... 16

2. BÁN HÀNG ........................................................................................................................................................... 17

a. Tạo đơn hàng .................................................................................................................................................. 17

b. Tạo khách hàng ............................................................................................................................................... 17

c. Chốt giao dịch ................................................................................................................................................. 17

d. Khách hàng trả lại hàng ................................................................................................................................... 17

e. Sổ yêu cầu báo giá, Sổ báo giá, Sổ công nợ .................................................................................................... 17

f. Bán hàng từ sổ báo giá .................................................................................................................................... 17

3. THU TIỀN và TRẢ TIỀN ......................................................................................................................................... 18

a. Trả tiền cho nhà cung cấp ............................................................................................................................... 18

b. Thu tiền từ khách hàng ................................................................................................................................... 18

PHÂN HỆ QUẢN LÝ KHO .................................................................................................................................................. 19

1. SỔ TỒN KHO ........................................................................................................................................................ 19




2. SỔ GIAO DỊCH ...................................................................................................................................................... 19

3. CHUYỂN KHO ....................................................................................................................................................... 20

a. Tạo phiếu chuyển kho ..................................................................................................................................... 20

b. Chốt giao dịch ................................................................................................................................................. 20

4. ĐIỀU CHỈNH KHO. ................................................................................................................................................ 21

5. KIỂM TRA SẢN PHẨM TRONG KHO ..................................................................................................................... 21

6. BÁO CÁO THẤT THOÁT. ....................................................................................................................................... 22

7. DANH MỤC KHO HÀNG ....................................................................................................................................... 22

8. DANH MỤC SẢN PHẨM ....................................................................................................................................... 22

9. DANH MỤC NHÓM SẢN PHẨM ........................................................................................................................... 22

10. DANH MỤC ĐƠN VỊ SẢN PHẨM ...................................................................................................................... 23

11. DANH MỤC NHÀ CUNG CẤP ........................................................................................................................... 23

12. ĐẶT HÀNG TỪ SỔ TỒN KHO ............................................................................................................................ 23

PHÂN HỆ QUẢN LÝ TÀI CHÍNH ........................................................................................................................................ 25

1. TẠO PHIẾU CHI .................................................................................................................................................... 25

a. Chi Trả Khách Hàng ......................................................................................................................................... 25

b. Chi Trả Nhà Cung Cấp. ..................................................................................................................................... 26

c. Chi Trả Nguồn Khác. ........................................................................................................................................ 26

2. TẠO PHIẾU THU ................................................................................................................................................... 26

3. SỔ GIAO DỊCH ...................................................................................................................................................... 27

4. TÀI KHOẢN TÀI KHOẢN NỘI BỘ .......................................................................................................................... 27

5. TÀI KHOẢN ĐỐI TÁC ............................................................................................................................................ 28

6. DANH MỤC NHÓM THU CHI ............................................................................................................................... 28

7. DANH MỤC NGÂN HÀNG .................................................................................................................................... 28

Phân Hệ HÀNH CHÍNH ..................................................................................................................................................... 29

1. TẠO QUYỀN TRUY CẬP ........................................................................................................................................ 29

2. TẠO NHÓM NHÂN VIÊN ...................................................................................................................................... 30

3. TẠO CHỨC VỤ ..................................................................................................................................................... 30

4. TẠO NHÂN VIÊN .................................................................................................................................................. 30

PHÂN HỆ THốNG KÊ ........................................................................................................................................................ 31

1. SẢN PHẨM – KHO ................................................................................................................................................ 31

2. XUẤT NHẬP KHO ................................................................................................................................................. 31




3. CHI TIẾT CÔNG NỢ .............................................................................................................................................. 32

4. DOANH SỐ MUA HÀNG / BÁN HÀNG .................................................................................................................. 32

5. LƯỢNG SẢN PHẨM MUA VÀO / BÁN RA ............................................................................................................ 33

6. GIAO DỊCH NỢ MUA HÀNG / BÁN HÀNG ............................................................................................................ 33

NHỮNG CHỨC NĂNG THƯỜNG DÙNG ........................................................................................................................... 34

1. Đổi mật khẩu và đặt lại mật khẩu ....................................................................................................................... 34

2. Trường dữ liệu bắt buộc ..................................................................................................................................... 35

3. Chọn một mục từ danh sách dữ liệu combobox ................................................................................................. 35

4. Xác nhận lưu dữ liệu ........................................................................................................................................... 36

5. Giao dịch ............................................................................................................................................................. 36

a. Chốt giao dịch ................................................................................................................................................. 36

b. Mở lại giao dịch. .............................................................................................................................................. 37

c. Tìm kiếm giao dịch .......................................................................................................................................... 37

6. Chọn nhanh một sản phẩm trong đơn hàng ....................................................................................................... 38

7. Xem trước và in biểu mẫu ................................................................................................................................... 38

8. Làm việc với danh sách dữ liệu ........................................................................................................................... 39

a. Sắp xếp thứ tự theo cột .................................................................................................................................. 39

b. Xóa cột ............................................................................................................................................................ 39

c. Đổi vị trí các cột ............................................................................................................................................... 39

d. Thêm cột ......................................................................................................................................................... 39

e. Xuất danh sách dữ liệu thành tập tin .............................................................................................................. 39

f. Thêm dòng tổng kết số liệu............................................................................................................................. 40

g. Xem dữ liệu chi tiết ......................................................................................................................................... 41

h. Tìm kiếm .......................................................................................................................................................... 41

i. Những chức năng khác ................................................................................................................................... 41

9. Tài khoản giao dịch ............................................................................................................................................. 42

a. Tạo tài khoản ................................................................................................................................................... 42

b. Tài khoản của doanh nghiệp (của Bạn) ........................................................................................................... 42

c. Tài khoản của đối tác ...................................................................................................................................... 42

10. Cấu hình mặc định .......................................................................................................................................... 43

11. Giao diện ......................................................................................................................................................... 43




LỜI NGÕ

Chào bạn,

Bạn đang có trên tay tài liệu hướng dẫn sử dụng hệ thống phần mềm quản lý kho – bán hàng (Inventory

Management System IMS) phiên bản 2.3. Một sản phẩm được các doanh nghiệp tin dùng.

Sau hơn 03 năm tìm hiểu, phân tích yêu cầu từ khách hàng ở các lĩnh vực khác nhau, YouSoft Việt Nam hân

hạnh cho ra mắt một sản phẩm với những chức năng cần thiết để bạn quản lý hiệu quả hàng hóa, tài chính cho

doanh nghiệp mình. Các chức năng bao gồm:

Phân hệ Kinh doanh:

- Mua hàng: Sản phẩm đơn vị chẵn, đơn vị lẻ, VAT, chiết khấu, công nợ nhà cung cấp.

- Bán hàng: Sản phẩm đơn chẵn, đơn vị lẻ, VAT, chiết khấu, công nợ khách hàng.

- Trả hàng mua cho nhà cung cấp.

- Khách hàng trả hàng.

- Sổ yêu cầu báo giá từ nhà cung cấp và sổ báo giá sản phẩm của nhà cung cấp.

- Bảng giá của các sản phẩm.

Phân hệ Kho – Sản Phẩm

- Xem sổ tồn kho của từng sản phẩm, tổng trị giá kho, nhắc nhỡ chạm mức sàn, mức trần.

- Chi tiết xuất nhập của từng sản phẩm, thống kê số lượng xuất nhập theo sản phẩm, theo kho, đối

tác.

- Quản lý nhiều kho tạm, kho ảo, chuyển đổi/mượn hàng hóa qua lại giữa các kho.

- Báo cáo thất thoát.

- Kiểm kho và điều chỉnh kho định kỳ.

- Sổ giao dịch lưu ký tất cả giao dịch trong phân hệ, dễ dàng truy vấn tìm kiếm.

Phân hệ Tài Chính

- Thu nợ khách hàng.

- Trả nợ nhà cung cấp.

- Thu tiền chi tiền với các nhóm thu chi, linh hoạt.

- Xem sổ tài khoản tiền.

- Sổ giao dịch lưu ký tất cả giao dịch trong phân hệ, dễ dàng truy vấn tìm kiếm.

Phân hệ Hành Chính

- Tạo nhân viên và tài khoản đăng nhập của nhân viên đó.

- Cấp quyền quản trị cho những nhân viên.

Chức năng thống kê

- Thống kê số liệu và vẽ biểu đồ trực quan sinh động.




Chức năng ưu việt khác

- In báo cáo

- Xuất dữ liệu lưới sang tập tin excel, pdf, word,…

- Gom nhóm dữ liệu, tính tổng, lọc dữ liệu linh hoạt.

Danh sách các phân hệ và chức năng trên đã khá đầy đủ cho nghiệp vụ quản lý kho, bán hàng, tuy

nhiên không dừng lại ở đó, YouSoft Việt Nam luôn lắng nghe yêu cầu đặc trưng của từng doanh

nghiệp và đáp ứng tốt nhất như đã liệt kê trong 6 ưu điểm của mỗi sản phẩm phần mềm chúng tôi.

Đại diện YouSoft Việt Nam, tôi xin chúc doanh nghiệp bạn luôn gặt hái được nhiều thành công, hiệu suất kinh

doanh cao và quản lý chặt chẽ với công cụ IMS 2.3 này.

Trân trọng kính chào

Giám đốc

Trương Minh Sử Nhiên.




CÀI ĐẶT PHẦN MỀM

Để có bộ cài đặt phần mềm dùng thử trong thời hạn 30 ngày, bạn vui lòng mở trang web phần mềm quản lý kho-bán

hàng của YouSoft Việt Nam ở địa chỉ web: http://www.yousoft.vn/pham-mem-xuat-nhap-ton-kho/ hoặc liên hệ số

điện thoại: 0983.100.233 gặp Nhiên (Mr.)

Bộ cài đặt phần mềm quản lý kho bán hàng hết sức đơn giản. Bạn không cần phải cài đặt và cấu hình cơ sở dữ liệu gì

thêm. Các bước cài đặt như sau:

1. Nhấp đôi vào tập tin cài đặt:

2. Bấm tiếp tục ở các màn hình sau

Vậy là bạn đã hoàn tất các bước cài đặt phần mềm.

Bạn vui lòng thực hiện các bước sau để sử dụng phần mềm nhé.


http://www.yousoft.vn/pham-mem-xuat-nhap-ton-kho/






THIẾT LẬP BAN ĐẦU

1. Khởi động hệ thống

Sau khi cài đặt chương trình thành công ở phần trước, chúng ta sẽ bắt tay vào sử dụng chương trình.

Ở màn hình desktop, bạn nhấp đôi vào biểu tượng để khởi động hệ thống

phần mềm IMS 2.3.

Lưu ý: bạn nên bấm chuột phải chọn Run as administrator để bảo đảm phần

mềm có đủ quyền đẻ thao tác.

2. Đăng nhập

Sau một lúc khởi động và chuẩn bị dữ liệu, hệ thống sẽ hỏi

thông tin đăng nhập. Bạn hãy điền thông tin sau

Tên đăng nhập: admin

Mật khẩu: <Để trống>

Nhấp chuột vào nút ‘Đăng nhập’ Hoặc bấm

phím ENTER.

Sau khi bấm vào nút đăng nhập, nếu là lần đầu, bạn sẽ nhận được thông báo rằng hệ thống cần cập

nhật dữ liệu ban đầu. Bạn vui lòng đợi cho đến khi màn hình chính được mở ra.

3. Màn hình chính




Khung Danh mục bên trái chứa các lệnh được phân theo nhóm

1. Bán hàng: Các chức năng quản lý bán hàng:

a. Mua hàng, trả hàng, báo giá

b. Sổ phụ: Công nợ Khách Hàng, Chương trình khuyến mãi, Bảng giá

c. Danh mục: DM Tuyến, DM Khách Hàng, DM Nhóm

2. Mua Hàng: Các chức năng quản lý mua hàng gồm các sổ:

a. Mua hàng, trả hàng, báo giá

b. Sổ phụ: Công nợ nhà cung cấp, bảng giá.

c. Danh mục: DM Nhà Cung Cấp, DM Nhóm

3. Kho – Sản Phẩm: Các chức năng quản lý kho gồm các sổ:

a. Tồn kho, Giao dịch kho, Chuyển kho, Kiểm kho, Thất thoát sản phẩm.

b. Danh mục: Kho hàng, Sản phẩm, Nhóm Sản phẩm, Đơn vị Sản phẩm, Nhà Sản Xuất

4. Tài chính: Các chức năng quản lý tài chính gồm các sổ:

a. Chi tiền, thu tiền, giao dịch, tài khoản tiền.

b. Danh mục: Nhóm Thu Chi, Ngân Hàng.

5. Hành chính: quản lý tất cả danh mục:

Nhân viên, Chức vụ, Nhóm Nhân viên, Quyền truy cập

4. Thiết lập thông tin người quản lý (1)

Hệ thống phần mềm tự động tạo ra người dùng mặc định

là admin với quyền truy cập tối cao để quản lý hệ thống.

Sau khi đăng nhập vào, quý khách nên đổi mật khẩu

đăng nhập để bảo mật dữ liệu phần mềm.

Click vào nút “Người quản lý (admin)” ở góc dưới-trái

của cửa sổ để chúng ta cập nhật thông tin người quản lý:

Sau khi nhập thông tin cơ bản, bấm nút ‘Lưu và đóng’ để

kết thúc thiết lập.

5. Thiết lập thông tin doanh nghiệp (2)

Chọn tab Tùy Chỉnh, và chọn Doanh Nghiệp để thay đổi cấu hình, thông tin doanh nghiệp.

Sau khi nhập thông xong, bấm nút ‘Lưu và đóng’ (phím tắt: CTRL+ENTER) để kết thúc thiết lập.




6. Tạo dữ liệu ban đầu

Trước hết chúng ta sẽ cập nhật lại dữ liệu ban đầu cho hệ thống. Bạn đừng lo lắng, chuyên viên của YouSoft

Việt Nam sẽ làm giúp cho bạn. Tuy nhiên chúng ta sẽ tạo thử 4 sản phẩm như bên dưới

Vào Nhóm Kho – Sản Phẩm >> Danh mục >> Sản phẩm để tạo vài sản phẩm tiêu biểu

Sản phẩm: Bút Lông Kim Beebee

Sản phẩm: Bút Máy

Sản phẩm: Bộ Sách Giáo Khoa lớp 1

Sản phẩm: Bộ Sách Giáo Khoa lớp 12




PHÂN HỆ QUẢN LÝ KINH DOANH (MUA HÀNG VÀ BÁN HÀNG )

Phân hệ quản lý bán hàng bao gồm:

- Mua hàng từ nhà cung cấp

o Cập nhật kho

o Cập nhật công nợ nhà cung cấp

o Giá mua sản phẩm

- Bán hàng cho từng khách hàng với các tùy chọn VAT, chiết khấu

trên từng sản phẩm, chiết khấu tổng đơn hàng

o Cập nhật kho

o Cập nhật công nợ khách hàng

- Trả hàng mua cho nhà cung cấp

o Cập nhật kho

o Cập nhật công nợ khách hàng

- Khách hàng trả hàng mua.

o Cập nhật kho

o Cập nhật công nợ nhà cung cấp

1. MUA HÀNG

a. Tạo Nhà Cung Cấp

Để tạo một đơn hàng mua, bạn cần tạo một nhà cung cấp.

Chọn menu Nhóm Mua hàng >> Danh Mục >> DM Nhà Cung Cấp

Nhập thông tin nhà cung cấp bao gồm:




b. Tạo đơn hàng

Chọn menu Nhóm Mua hàng >> Sổ Mua Hàng để bắt đầu tạo đơn mua hàng.

Đơn mua hàng đã được điền sẵn từ thông tin doanh nghiệp đã được cài đặt trong phần trước. Việc còn lại là bạn

chọn/tạo nhà cung cấp và chọn sản phẩm, đơn giá,…

Tương tự ở các đơn hàng khác, để chọn một sản phẩm vào

trong chi tiết hàng, bạn có 3 cách sau:

1. Nhập mã/mã vạch vào ô Mã/Mã vạch, Click vào nút

check màu xanh hoặc bấm phím Enter.

2. Bấm sổ danh sách hàng hóa và chọn một sản phẩm

như hình bên cạnh.

3. Dùng máy quét mã vạch sản phẩm nếu thông tin mã

vạch đã được cập nhật.

Sau khi chọn sản phẩm, một dòng mới dữ liệu sẽ được hiển

thị. Những thông tin bổ sung cần nhập là số chẵn, số lẻ được

cộng lại ở cột tổng, nhập hoặc thay đổi đơn giá

Hệ thống sẽ tính dùm bạn những thông tin cần thiết.




c. Chốt giao dịch

Đơn hàng bạn tạo ra sẽ chưa thật sự cập nhật kho và công nợ cho đến khi

bạn chốt giao dịch.

Bấm vào nút Chốt giao dịch để cập nhật kho và số liệu tài chánh.

Khi đó bạn sẽ được nhắc nhỡ, và bạn phải bấm vào Đồng ý để xác nhận.

Sau khi xác nhận, đơn hàng sẽ trở nên xám xịt báo hiệu rằng đơn hàng sẽ

không được sửa đổi nữa. Để sửa đổi giao dịch đã chốt, bạn bấm vào nút Mở Lại.

Hệ thống sẽ hủy tất cả số liệu đã chốt và trả lại trạng thái như ban đầu.

d. Trả hàng mua cho nhà cung cấp

Đơn hàng bạn đã chốt có sai sót hay vì lý do nào khác bạn có thể trả lại hàng

Sau khi thay đổi, chỉnh sửa đơn hàng bấm nút Chốt để cập nhập kho và số liệu tài chính.

e. Sổ yêu cầu báo giá

Chọn menu Nhóm Mua hàng >> Sổ yêu cầu báo giá để bắt đầu tạo yêu cầu báo giá

Sau khi nhập những thông tin cần thiết bấm nút “Lưu và Đóng”.




f. Sổ báo giá

Có 2 cách để tạo sổ báo giá:

Cách 1: Chọn yêu cầu báo giá cần báo giá rồi bấm nút “Tạo Báo Giá” như hình bên dưới.

Cách 2: Chọn menu Nhóm Mua hàng >> Sổ báo giá để bắt đầu tạo báo giá.

Nhập thông tin cần thiết giống như đơn mua hàng rồi bấm nút “Lưu và Đóng”

g. Mua Hàng từ sổ báo giá

Chọn vào đơn báo giá rồi bấm nút “Mua Hàng”




Bây giờ chỉ việc thao tác giống như tạo đơn hàng.

h. Sổ công nợ

Hiển thị thông tin công nợ chi tiết của từng đối tác và các giao dịch phát sinh chi tiết, dễ tìm kiếm, truy vấn.




2. BÁN HÀNG

a. Tạo đơn hàng

Giống như ở đơn hàng mua, bạn chọn Bán hàng >> Mua hàng để tạo đơn hàng bán.

Đơn hàng bán cũng hoàn toàn giống như đơn hàng mua. Ngoài việc thay thế Nhà cung cấp bằng Khách hàng

mà thôi.

Bạn lưu ý ở đây có 2 điểm đặc biệt hơn

- Số tiền trả sau khi chốt sẽ được cộng vào sổ tiền mặt

- Số tiền còn lại sẽ được cộng vào công nợ.

b. Tạo khách hàng

Việc tạo khách hành cũng như tạo nhà cung cấp. Từ đơn hàng bán, bạn chọn danh sách khách hàng và bấm

tạo mới.

c. Chốt giao dịch

Giống như Chốt giao dịch ở phần Mua Hàng

d. Khách hàng trả lại hàng

Giống như trả hàng mua cho nhà cung cấp

e. Sổ yêu cầu báo giá, Sổ báo giá, Sổ công nợ

Giống như ở phần Mua Hàng -> Sổ yêu cầu báo giá, Sổ báo giá, Sổ công nợ

f. Bán hàng từ sổ báo giá

Giống như ở phần Mua Hàng từ sổ báo giá




3. THU TIỀN và TRẢ TIỀN

a. Trả tiền cho nhà cung cấp

Vào Nhóm Bán Hàng >> Danh Mục > D.Mục Khách Hàng.

Chọn Nhà cung cấp

Bấm nút Trả Tiền

Hội thoại thông báo hỏi: “Bạn muốn trả tiền cho nhà cung cấp này”, Bạn chọn có nhé

Chú ý: nhớ cập nhập công nợ

b. Thu tiền từ khách hàng

Giống như trả tiền cho nhà cung cấp




PHÂN HỆ QUẢN LÝ KHO Phân hệ quản lý bán hàng quan tâm cả về giá bán, công nợ, ở phân hệ này, quý

khách chỉ quan tâm đến số lượng tồn kho và các giao dịch liên quan. Bao gồm

- Chuyển hàng hóa qua lại giữa các kho.

- Báo cáo thất thoát hàng hóa.

- Kiểm kho và điều chỉnh kho.

1. SỔ TỒN KHO

Sổ tồn kho ghi nhận lại số lượng tồn kho hiện tại của một kho (sản phẩm) nào

đó và tổng giá trị kho hiện có.

Nếu số lượng tồn kho lớn hơn mức trần hoặc nhỏ hơn mức sàn thì con số được

thể hiện bằng màu đỏ để nhắc nhỡ thủ kho biết mà có những chiến lược nhập hàng

hoặc xả hàng phù hợp.

2. SỔ GIAO DỊCH Cũng giống như ở phân hệ quản lý mua bán, mỗi phân hệ đều có một sổ giao dịch liên quan đến phân hệ đó. Ở

đây, sổ giao dịch sẽ cho bạn một cái nhìn tổng quan về các giao dịch được thực hiện. Bạn có thể tìm kiếm, lọc dữ

liệu, gom nhóm để thể hiện theo ý riêng của mình.

Sau khi tìm thấy giao dịch, bạn chỉ cần nhấp đúp để mở giao dịch được chọn.




3. CHUYỂN KHO

Bạn có thể tạo thêm kho tạm, kho ảo hoặc kho thực tết để tiện cho chiến lược quản lý kho của mình. Các

bước tạo mới một kho như sau

Vào mục Danh mục >> Kho hàng, tạo mới kho.

a. Tạo phiếu chuyển kho

Chọn Kho – Sán phẩm >> Chuyển kho để chuyển hàng qua lại giữa 2 kho.

Việc tạo đơn hàng cũng giống như tạo đơn hàng bán. Tuy nhiên, ở đây chúng ta sẽ không cần cung cấp

những thông tin tài chính: giá cả, chiết khấu, VAT.

b. Chốt giao dịch

Cũng giống ở các giao dịch khác, số liệu của giao dịch chuyển kho chỉ được cập nhật sau khi chốt giao dịch.




4. ĐIỀU CHỈNH KHO.

Đến hạn kiểm kho, thủ kho sẽ làm nghiệp vụ kiểm kho và đối chiếu dữ liệu máy tính và dữ liệu thực tế.

Để tiết kiệm thời gian chọn sản phẩm, bạn chỉ cần bấm vào nút lệnh: hệ thống tự động cập nhật tất cả

những sản phẩm sẵn có vào danh sách cho bạn. Nút lệnh này chỉ hoạt động khi bạn đã chọn kho để điều

chỉnh.

5. KIỂM TRA SẢN PHẨM TRONG KHO Tạo phiếu kiểm kho bằng cách vào menu Kho – Sản phẩm >> Sổ kiểm kho.

Bạn phải chọn kho cần kiểm, rồi chọn sản phầm cần kiểm.

Nếu bạn muốn kiểm tra tất cả hãy bấm vào nút “Sinh Sản Phẩm” để lấy danh sách.




6. BÁO CÁO THẤT THOÁT.

Cách thao tác giống như chuyển kho, nhưng chức năng này chỉ tạo một giao dịch để cập nhật rằng kho hàng

đã bị thất thoát vì lý do nào đó…

7. DANH MỤC KHO HÀNG

Để tạo kho hàng bạn vào menu Kho – Sản phẩm >> Danh mục >> D.Mục Kho Hàng

8. DANH MỤC SẢN PHẨM

Đây chính là phần tạo sản phẩm đã thực hiện ở bước tạo dữ liệu ban đầu trong phần THIẾT LẬP BAN ĐẦU.

9. DANH MỤC NHÓM SẢN PHẨM

Vào menu Kho – Sản phẩm >> Danh Mục >> D.Mục Nhóm Sản phẩm

Danh sách các nhóm sản phẩm được liêt kê ở đây.

Ngoài ra, ban có thể thêm nhóm mới ở đây.




10. DANH MỤC ĐƠN VỊ SẢN PHẨM

Bạn cần thêm, thay đổi đơn vị sản phẩm

Bạn vào menu Kho – Sản phẩm >> Danh Mục >> D.Mục đơn vị sản phẩm

Trong hiển thị tất cả các đơn vị chẵn và lẽ của sản phẩm.

11. DANH MỤC NHÀ CUNG CẤP

Để vào đây bạn làn như sau: menu Kho – Sản phẩm >> Danh Mục >> D.Mục Nhóm Sản phẩm

Tất cả các nhà cung cấp bạn có sẽ được hiển thị ở chổ này.

12. ĐẶT HÀNG TỪ SỔ TỒN KHO

Vào Nhóm Kho – Sản Phẩm >> Sổ Tồn Kho để đặt hàng

Chọn kho lưu trữ sản phẩm




Dùng chuột quét những sản phẩm Bạn cần, ngoài ra bạn có thể dùng tổ hợp phiếm:

o Ctrl + A: chọn tất cả.

o Ctrl + những dòng Bạn muốn trong danh sách.

o Còn lại Bạn tự khám phá nha

Sau đó bấm vào nút “Đặt Hàng”.

Bây giờ thì bạn chọn: NCC.

Nhập số lượng sản phẩm cần.

Kế đó là bấm vào nút “Tạo Báo Giá”.

Bạn chọ có nếu muốn tiếp tục đến phiếu báo giá (xem lại sổ báo giá).

Tiếp theo bấm vài nút “Mua Hàng” (xem lại phiếu Mua Hàng).

Ở đây Bạn có thể thay đổi chi tiết đơn hàng (giống như phiếu mua hàng).

Cuối cùng là “Chốt” lại.




PHÂN HỆ QUẢN LÝ TÀI CHÍNH Một phần liên quan đến các giao dịch mua và bán ở phân hệ quản lý bán hàng, ngoài ra phân hệ này còn có

các nghiệp vụ khác liên quan đến tài chính như

- Tạo phiếu chi

o Trả nợ cho nhà cung cấp

o Các chi phí cố định: điện nước, thuế…

- Tạo phiếu thu

o Thu nợ từ khách hàng…

o Thu từ các nguồn khác: bán nguyên vật liệu….

- Quản lý sổ tiền mặt

- Thu nợ khách hàng

1. TẠO PHIẾU CHI

Để tạo một phiếu thu, bạn vui lòng bấm vào menu Tài chính >> Tạo Phiếu Thu hoặc bấm F10.

Hệ thống sẽ hiện thị Form phiếu thu như bên dưới, bạn chỉ cần vài thao tác nhập liệu đơn giản bạn đã tạo

thành công một phiếu thu. Có ba loại phiếu thu:

a. Chi Trả Khách Hàng

- Chọn nguồn thu từ khách hàng.

- Chọn khách hàng cần thu.

Sau khi chọn khách hàng, hệ thống sẽ hiển thị số dư nợ tương ứng.

- Nhập số tiền thu

- Nhập mô tả và ghi chú nếu có.

- Bấm vào nút lệnh Chốt để hệ thống cập nhật lại công nợ và sổ tiền mặt.




b. Chi Trả Nhà Cung Cấp.

- Chọn nguồn thu từ Nhà Cung Cấp

- Chọn Nhà Cung Cấp cần thu.

Sau khi chọn Nhà Cung Cấp, hệ thống sẽ hiển thị số dư nợ tương ứng.



- Bấm vào nút lệnh Chốt để hệ thống cập nhật lại công nợ và sổ tiền mặt.

c. Chi Trả Nguồn Khác.

- Chọn/tạo mới nhóm thu



Bấm vào nút lệnh Chốt để hệ thống cập ổ tiền mặt.

2. TẠO PHIẾU THU

Để tạo một phiếu thu, bạn vui lòng bấm vào menu Tài chính >> Tạo Phiếu Chi

Các bước tạo một phiếu chi hoàn toàn giống như các bước tạo phiếu chi như ở phần trên.




3. SỔ GIAO DỊCH

Sổ giao dịch cũng giống như sổ chi tiết tiền mặt, nhưng sổ này hiện thị tất cả giao dịch được tạo kể cả đã

chốt và chưa chốt.

4. TÀI KHOẢN TÀI KHOẢN NỘI BỘ

Sổ tiền mặt thể hiện thông tin tiền mặt hiện có và các giao dịch phát sinh thu chi liên quan.

Bạn có thể tìm kiếm các giao dịch tiền mặt trong khoản thời gian nhất định, hoặc tìm theo phân loại giao

dịch, theo khách hàng, nhà cung cấp, nhóm thu chi hoặc nhân viên tham gia giao dịch.




5. TÀI KHOẢN ĐỐI TÁC

Vào Nhóm tài chính >> tài khoản đối tác để tạo tài khoản của khách hàng và nhà cung cấp.

Chú ý: Nhớ cần đánh dấu “SỬ Dụng” thì tài khoản này mới hoạt động.

6. DANH MỤC NHÓM THU CHI

Danh sách các nhóm thu chi đều nằm ở đây.

Bạn có thể chỉnh sửa, thêm mới rồi lưu lại để hệ thống cập nhập.

Nếu nhóm nào tạm thời không sử dụng nữa thì bạn cứ việc bỏ dấu check.

7. DANH MỤC NGÂN HÀNG

Cũng như Nhóm thu chi.

Bạn cũng có thể chỉnh sửa, thêm bớt tùy thích.




PHÂN HỆ HÀNH CHÍNH

Ðây là phân hệ quản lý người dùng bằng cách cấp quyền xử lý chức năng cho 1 nhóm hoặc 1 nhân viên.

1. TẠO QUYỀN TRUY CẬP

Chọn menu Nhóm Hành Chính >> Danh Mục Quyền truy cập

Nhập thông tin nhà cung cấp bao gồm: tên quyền truy cập, chọn quyền xử lý chức năng.

Ở đây nếu bạn vẫn để check Quyền Quản Trị thì không cần phải check vào những ô bên dưới đâu

Vì đây là quyền cao nhất.

Sao đó bấm nút “Lưu và Đóng” để cập nhập thông tin




2. TẠO NHÓM NHÂN VIÊN

Bạn chỉ cần nhập tên nhóm nhân viên sau đó “Lưu và đóng”

Nếu bạn muốn ngưng hoạt động nhóm nào đó chỉ cẩn bỏ chọn “Sử Dụng”

3. TẠO CHỨC VỤ

Cũng như phần Nhóm nhân viên

4. TẠO NHÂN VIÊN

Chọn menu Nhóm Hành Chính >> Danh Mục Nhân Viên

Điền thông tin của nhân viên, chủ yếu là Tên và tài khoản đăng nhập.

Sau đó chuyển qua thẻ Quyền

Ở đây bạn chọn vào nút “Liên kết” như hình để chọn quyền truy cập.




PHÂN HỆ THỐNG KÊ Phân hệ thống kê sẽ hiện thị những thông tin giao dịch thành biểu đồ để bạn có cái nhìn tổng quan và trực

quan để kiểm soát số liệu hợp lý.

1. SẢN PHẨM – KHO

Thể hiện một cái nhìn tổng quan số lượng tồn kho của từng sản phẩm trên kho hàng. Biểu đồ hình bánh (pie

chart) sẽ cho biết tỷ lệ tồn kho của từng loại sản phẩm trên kho.

2. XUẤT NHẬP KHO

Biểu đồ thể hiện số lượng sản phẩm/hàng hóa được bán ra trong mỗi tháng.




3. CHI TIẾT CÔNG NỢ

4. DOANH SỐ MUA HÀNG / BÁN HÀNG

DOANH SỐ BÁN HÀNG giống như mua hàng




5. LƯỢNG SẢN PHẨM MUA VÀO / BÁN RA

LƯỢNG SẢN PHẨM BÁN RA giống y như mua vào.

6. GIAO DỊCH NỢ MUA HÀNG / BÁN HÀNG




NHỮNG CHỨC NĂNG THƯỜNG DÙNG Dưới đây là những chức năng thường gặp trong quá trình sử dụng hệ thống. Bạn nên tìm hiểu phần này

trước tiên để sử dụng hiệu quả hệ thống.

1. Đổi mật khẩu và đặt lại mật khẩu

Với quyền quản trị hoặc tài khoản có quyền xử lý chức năng đổi và đặt lại mật

khẩu làm như sau: Bạn vào Nhóm hành chính >> Nhân viên vào xem thông tin

nhân viên bằng cách nhấp đôi chuột vào nhân viên bạn muốn.

Ở đây bạn sẽ thấy chức năng đổi mật khẩu với đặt lại mật khẩu.

Đổi mật khẩu là thay đổi mật khẩu của tài khoản đang truy cập.

Đặt lại mật khẩu là tạo mật khẩu mới cho tài khoản đang chọn.

Tài khoản sau khi được cấp mật khẩu, đăng nhập lần đầu sẽ xuất hiện bảng đổi mật khẩu.

Ở đây bạn nhận lại mật khẩu mới của riêng bạn và mật khẩu này không được trùng với mật khẩu được cấp

trước đó.




2. Trường dữ liệu bắt buộc

Trường dữ liệu bắt buộc, luôn

có nhãn nổi bật so với các

trường dữ liệu khác. Hệ thống

sẽ báo lỗi nếu bạn lưu dữ liệu

mà không nhập thông tin vào

trường dữ liệu bắt buộc này.

Ví dụ: Tên là trường dữ liệu bắt

buộc của thông tin doanh nghiệp. Và có một thông báo lỗi xuất hiện khi tôi cố gắng lưu lại với Tên rỗng.

3. Chọn một mục từ danh sách dữ liệu combobox

Mặc định hệ thống sẽ sổ xuống danh sách dự liệu để cho chúng ta chọn. Song có các tùy chọn khác choc

hung ta là:

Bấm tổ hợp phím Ctrl+F để hiển thị khung tìm kiếm.

Nhập ký tự cần tìm kiếm vào để lọc dữ liệu tìm kiếm và chọn nhanh

Bấm vào nút dấu X để ẩn ô tìm kiếm.

Bấm vào nút Tạo mới để tạo thêm dữ liệu mới vào danh sách

Sauk hi tạo xong Bấm lệnh Lưu và đóng (hoặc Ctrl + Enter), mục dữ liệu mới sẽ được chọn sau khi lưu.




4. Xác nhận lưu dữ liệu

Đang khi thao tác dữ liệu, hệ thống sẽ xác nhận lưu dữ liệu nếu bạn đóng cửa sổ đó. Có 3 sự lựa chọn:

o Đồng ý: Lưu dữ liệu và đóng cửa sổ.

o Không đồng ý: Không lưu dữ liệu và đóng cửa sổ.

o Hủy bỏ: Không lưu dữ liệu và không đóng cửa sổ.

5. Giao dịch

a. Chốt giao dịch

Khi một giao dịch tạo, mọi dữ liệu chỉ được lưu lại nhưng chưa thực sự cập nhập kho

hoặc sổ tài chính.

Nếu muốn số liệu được cập nhật, bạn phải tiến hành chốt giao dịch.

Khi đó bạn sẽ được nhắc nhỡ, và bạn phải bấm vào Đồng ý để xác nhận.

Sau khi xác nhận, thông tin của giao dịch sẽ bị khóa và không thể sửa đổi.




b. Mở lại giao dịch.

Khi nhận thấy có sự sai sót về thông tin giao dịch, bạn cần tiến hành thao tác mở lại giao dịch. Khi chọn mở

lại giao dịch, hệ thống sẽ xóa hết những thông tin đã cập nhật liên quan. Và bạn có lại một giao dịch hoàn

toàn mới.

Sau đó bạn được yêu cầu nhập lý do để hủy.

c. Tìm kiếm giao dịch

Bạn có thể dễ dàng tìm kiếm trong danh sách giao dịch dựa vào

Thời gian giao dịch: từ ngày, đến ngày

Trạng thái

Như hình bên dưới




6. Chọn nhanh một sản phẩm trong đơn hàng

Để chọn nhanh một sản phẩm vào đơn hàng, các bạn chỉ việc nhập mã sản phẩm hoặc mã vạch nếu có vào ô

chọn nhanh và Nhấp chuột vào nút chọn màu xanh hoặc bấm Enter.

Sản phẩm sẽ thêm vào đơn hàng với sô lượng mặc định là 1

7. Xem trước và in biểu mẫu

Chức năng này giúp bạn xem và in đơn hàng một cách dễ dàng.

Ngoài ra, khi in đơn hàng bạn sẽ thấy có mã vạch. (chức này quá tiện dụng phải không?)




8. Làm việc với danh sách dữ liệu

a. Sắp xếp thứ tự theo cột

Bằng cách nhấp chuột vào tiêu đề cột, bạn có thể sắp xếp thứ tự dữ liệu theo cột đó tăng hoặc giảm dần.

b. Xóa cột

Để xoá một cột có sẵn trong danh sách, bạn có thể nắm kéo cột đó ra ngoài hoặc bấm chuột phải chọn ẩn

cột

c. Đổi vị trí các cột

Để đổi vị trí một cột có sẵn trong danh sách, bạn có thể nắm kéo cột đó di chuyển đến vị trí khác cùng hàng

mà bạn muốn. Nếu bạn kéo ra khỏi hàng sẽ xuất hiên dấu “X” nghĩ a là xóa cột.

d. Thêm cột

Để thêm cột mới vào danh sách dữ liệu, bạn bấm chuột phải lên phần tiêu đề và chọn Chọn cột.

e. Xuất danh sách dữ liệu thành tập tin

Bạn có thể xuất dạnh sách dữ liệu ra các định dạng khác nhau như hình bên dưới




f. Thêm dòng tổng kết số liệu

Có một dòng ở cuối danh sách dữ liệu phục vụ cho việc tổng kết với các hàm có sẵn như

- Đếm

- Tổng Giá trị

- Giá trị Trung Bình

- Giá trị Lớn Nhất

- Giá trị Nhỏ Nhất

Bạn chỉ cần bấm chuột phải là sẽ hiên ngay danh sách thống kê.




g. Xem dữ liệu chi tiết

Ở danh sách dữ liệu trên, khi muốn xem dữ liệu chi tiết của một sản phẩm, bạn chỉ việc bấm chuột phải lên ô

sản phẩm đó và chọn xem chi tiết. Sau đó, hệ thống sẽ mở chi tiết dữ liệu của sản phẩm đó.

h. Tìm kiếm

Bấm tổ hợp phím Ctrl + F để hiển thị khung tìm kiếm trên bảng dữ liệu

Và bấm nút “X” để ẩn khung tìm kiếm này

i. Những chức năng khác

Ngoài ra còn vô số những chức năng khác như: Lọc dữ liệu, gom nhóm…. Các bạn cứ vọc thử nha.




9. Tài khoản giao dịch

a. Tạo tài khoản

Tài có 2 loại là Tiền mặt và Tài Khoản Ngân Hàng.

Tài khoản tiền mặt bạn chỉ cần nhập tên và chọn Loại: Tiền mặt

Loại: Tài khoản Ngân hàng thì bạn điền thông tin về tài khoản: Chủ thẻ, Ngân hàng, STK, chi nhanh.

b. Tài khoản của doanh nghiệp (của Bạn)

Bạn vào Doanh nghiệp >> cấu hình>> Tài khoản mua, Tài khoản bán chọn tài khoản rồi nhấn nút “Tạo Mới”

c. Tài khoản của đối tác

Bạn vào Nhóm Bán Hàng >> Danh Mục >> Khách Hàng để tạo tài khoản khách hàng.

Để tạo tạo tài khoản nhà cung cấp bạn vào Nhóm Mua Hàng >> Danh Mục >> Nhà cung cấp.




10. Cấu hình mặc định

Lựa chọn những thông tin thường xuyên sử dụng, điều này giúp bạn thao tác nhanh hơn.

11. Giao diện

Có vô số giao diện mẫu để làm cho hệ thống chúng ta tươi mới hơn và phù hợp với sự kiện Giáng sinh,

valentine…

Giao diện giáng sinh


Software

Huong Dan Su Dung Phan Mem Quan Ly Kho Ban Hang IMS 2.3 -