業務の「見える化」とドキュメント管理で成功した顧客事例

0

日本オラクル株式会社

Oracle Universal Content Management業務の「見える化」とドキュメント管理で成功した顧客事例

Copyright© 2011, Oracle. All rights reserved. 1

見えない、わからない

コンテンツに関わる顧客の課題トップ５の１つ

•プロジェクトの進捗

-文書化が中心のプロジェクト

•誰が、何に、何を、つかっているか

-著作権付き、使用許諾付き素材

- リスクを含んだ文書（非承認文書）

-改訂版の多い文書

•制作に要した費用や時間

•見える化はコンテンツ管理とは無縁と考えている

ビジネスの継続性、会社の信用

-費用増

-競争敗退

-訴訟、賠償

阻害されるビジネス要件

WHY

ヒアリング時の声


「見えない、わからない」を解決した事例

•製造部への設計書納期厳守•複数の商品の設計を同時進行•ISO/PL法対応：品質記録保存、長期保存

•管理職は設計書の進捗の把握に時間を要し苦労-進捗を担当に聞きまわる苦労-納期2週前は体力勝負

•複数に分散した設計書管理システム-管理職、調査役、担当自身も混乱

•プロジェクトリーダー、上位の管理職•進捗把握に時間を要するプロセスと環境

この部門がおかれた立場

顧客プロファイル：大手通信機器製造業メーカー / 設計部門

ロケーション：日本（関東）

•Windows ファイルサーバー•Lotus Notes

課題が起因して不満を抱える人、不満の原因

この部門のかかえる課題

旧環境

•PDM

•データベースとExcel

設計部

＠＠＾＾＾＾＾＾

600名の設計者

担当上長/調査役プロジェクトリーダー/部門長

完成もう少しです承認待ちです

まもなくです

あれこの版…

次に確認する設計書は…

これどっち？

設計書いつできる？判定会議再来週だよ！

残案件今日はどこまで終わった？

進捗確認に

何時間かかるの?

製造部

この部位の設計書ないよ

＼／＼／


「見えない、わからない」を解決した事例設計の進捗把握に半日以上かかっていたのがわずか「1分」に

•導入がとても早いパッケージ•シンプル、しかし豊富な機能•容易な他システム連携

•版管理、検索•Windows Explorer

•ワークフロー

主たる利用機能

•進捗把握を１分にしたExcel 連携

ソリューションの特筆点なぜ Oracle UCM？

担当プロジェクトリーダー/部門長

設計調査依頼承認依頼内容調査承認

種別メタデータ

版メタデータ

アクセスメタデータ

承認状態メタデータ

•担当者が作成したすべての版(過去分含む）•設計書などの属性情報•上長、承認役の承認/否認記録（証拠）•フォルダ、設計書等の関連付け

付帯作業に追われず設計に専念できる

どれがどれだかもう、迷わない

ワークフローとその記録で安心、安全

いつでも、どこでも１分で進捗把握、しかもリアルタイム

見える化で、進捗予測、進捗遅延リスクを解消し、ビジネスの継続、会社の信用維持を確保

個々の設計書がワークフローを紀票

個々の設計書がワークフローを紀票

Excelから Oracle UCM を参照進捗集計をして表示

進捗遅れの設計書をExcelから呼び出し

Oracle UCM

＾＾＾＾＾＾＾＾

調査役承認役

4Copyright© 2011, Oracle. All rights reserved.

ビジネスの継続性と会社の信用保証のためにOracle Universal Content Management （Oracle UCM）

Oracle Universal Content Managementは、文書、イメージ、ビデオ、Webページなどをデータベースで管理し、唯一の信頼できるソースとして管理するとともに、バックアップや冗長化にかかるコストを削減します。

紙文書 Office文書 Webサイト画像、動画

全てのデジタルコンテンツをデータベースに格納

文書管理デジタルアセット管理Webコンテンツ管理保存期間管理コラボレーション

gif jpg

swfpdf

tiff

doc

ppt xlsH/A構成による冗長化

DBバックアップによる全データのバックアップ

バージョン（版）管理

メタデータ（属性）管理

検索

権限管理

承認ワークフロー

フォルダ階層

変換（ＨＴＭＬ/XML/PDF）

仮想ドキュメント

有効期限

WebDAVアクセス

WebサービスAPI

LDAP連携

セキュリティ強化

インフラ管理の最適化

安定運用

ISO取得

法対応（J-SOX,e-文書法）

監査証跡

コンテンツ一元化、再利用

ビジネスプロセス改革

Webサイト制作、維持、更新

目的

機能


1.情報アクセスの向上

必要な情報の入手と判別が容易に

今までの課題導入後

文書の検索時、ファイル名で類推かファイルを開き確認

使用頻度の高い検索が決まっている

関連するアプリがクライアントになくファイルがみれない

キーワードで全文検索属性検索サムネイル表示で確認

ブラウザで簡易ビューで表示

ファイル検索結果をユーザ別に保存し再利用

• ブラウザでのアクセス、Windows Explorerからのアクセス

• 全文検索・属性による検索

• カテゴリ別にフォルダ構成でも管理

• サムネイル表示で中身を確認

• HTMLまたはPDFへの自動変換、ブラウザによるプレビュー

• サブスクライブにより、ファイル編集保管ごとにメールで通知

ファイルの変更ごとに、作成者かファイルを確認特定のファイルをサブスクライブし、ファイル変更を自動通知


ファイルの扱い方を定型化し、表示・保持・削除を自動化• 文書の変更履歴を管理

• 文書の閲覧開始日、公開有効期限を指定より閲覧期限を設定

• 期限を設定し自動的に文書を隠蔽または削除

• ワークフロー承認と、その記録

• 多用な文書の共有方法、整理方法の提供

最新のファイルがわからない

上書き保存による、ファイルの消失

ファイルサーバーに保存したため、先行する情報が閲覧されたり、無効な期限切れ情報を共有

最新のバージョニングで確認できるので、意識なく最新のファイルを扱える

閲覧開始日と有効期限設定で、情報の有効時期を管理

履歴管理でしているので、過去のファイルは安全に保管


2. ライフサイクルの管理と共有

どのファイルを削除すべきか判断できない削除作業を定型化して、自動削除で運用

ファイルの上司承認をメールの添付で送付した後、共有ディレクトリへアップロードの手間と確実性

システムでワークフロー設定や承認後のファイル共有を管理

ファイルの内容に関してのコメント、ディスカッションが付帯できないため、文書が放置状態

登録、更新通知、掲示板機能、関連文書のひとまとめまたは仮想的なひとまとめによる共有、整理の効果


ユーザに適切な情報を与える柔軟なセキュリティ

• 組織 + (職位,社員,派遣)を組み合わせてアクセス権限を付与可能

• プロジェクト単位でフォルダやファイルごとにアクセス権限付与可能

• ユーザの操作やアクセス履歴

• ファイルのロケールを一意のURLとしてメールで通知可能

同組織内でも、外部（アウトソース）との分離権限付与が複雑

フォルダのアクセス権限が分からない

ファイルのアクセス・操作・承認履歴がわからない

組織別と内外社員別を組み合わせた権限で設定可能

ファイル操作の履歴を証跡として責任の所在を特定

アクセスできるユーザの一覧を表示


3.セキュリティの確保

ファイルの受信がURLでおこない。セキュリティにより適切に配布

添付ファイルをとして間違ったあて先にメールを送信

文書の原本を不用意にダウンロード、ローカルに残る内容の更新を伴わない文書は、HTMLやPDFで閲覧


4.複合機やスキャナとの連携

複合機APEOSとの紙文書も共有管理


電子化されていない紙文書の保管コストの増大

紙文書のファイル・書棚を探す時間がかかる

複合機から自動的に電子化

電子化によるキーワード検索

• 複合機から読み込んだ紙文書をそのまま電子化し、同じシステムへ格納

• OCR機能との連携で紙文書も全文検索に適応

• 他の業務システムとのワークフロー連携が可能

紙文書の申請承認が規定どおり行われない電子化→ワークフローでシステム化

紙の申請だとワークフローの進捗が当事者しかしらないプロセス可視化により進捗確認が可能


Oracle Secure Enterprise Searchによる社内情報を横串検索WebサービスAPIやOracle Fusion Middleware製品による統合


システム毎にログインして検索を実施シングル・サイオンで検索も一発

• 既存のファイルサーバとOracle Universal Content Management を同時に検索可能

• Webページ含めた業務システムなどの情報も検索が可能

• 類義語検索も可能

• 検索漏れがない

• Oracle Universal Content ManagementのWebサービスAPIによる他システムとの統合、BPEL PM等による連携

5.検索エンジンの統合、他システムとの統合

ファイルサーバ毎、または、社内Webなど別々に検索する一箇所で一回の検索で全ての社内リソースから検索ができる

検索にヒットしないキーワードが見つかれば必ずヒット

他システムとの統合や連携ができない、高費用、高難度WebサービスAPIで他システムと統合された実績

BPEL PMを活用したERPとの連携

10Copyright© 2011 Oracle. All rights reserved.

リポジトリ

文書管理サーバー

6. 運用管理と拡張性

負荷状況に応じて、UCMサーバーを追加

負荷状況に応じて、データベース・サーバーを追加

空き容量に応じて、ストレージを追加

サーバーを追加（スケールアウト）して、拡張要求/要件に対応

スケールアウト

スケールアウト

ストレージ追加

Oracleのクラスタ・データベース技術（Real Application Clusters）

Oracleのデータベース・ストレージ管理技術（Automatic Storage Management～

Secure Filesによるメリット

• データ圧縮

• 暗号化

• データ重複の排除

• パフォーマンス向上

UCMのスケールアウト（ロードバランサを使用）


ユーザー数

時間

スケール・アウト

2年後 3年後将来現在

規模

システム

展開が進むにつれ新システムのユーザー数は増加

最適化

電子文書情報共有基盤においては、グループ会社展開に対応した拡張可能アーキテクチャを導入

ハードウェア投資効果を最大化

将来の負荷を予測し、適切なハードウェア投資をするのは非常に困難

トランザクション量

利用範囲の拡張や従業員の増加、システム利用頻度やデータ量の増加に伴い、システム構成（Oracle UCM サーバー、データベース・サーバー）をスケーラブルに拡張し、サービスレベルおよび処理パフォーマンスを維持することが可能

負荷が増加するごとに段階投資

6. 運用管理 - 段階的な投資が可能


Oracle ECM の導入事例紹介サイト

http://www.oracle.co.jp/campaign/ecm/

その他事例を掲載しております

http://www.oracle.co.jp/campaign/ecm/

Fusion Middleware関連情報

13

最新情報つぶやき中

OracleMiddle_jp

・人気コンテンツは？・お勧め情報・公開予告など

twitter.com/OracleMiddle_jp/

slideshare.net/OracleMiddleJP

http://twitter.com/OracleMiddle_jp/



http://slideshare.net/OracleMiddleJP

http://slideshare.net/OracleMiddleJP

14

OTNセミナーオンデマンドコンテンツダイセミで実施された技術コンテンツを動画で配信中!!

ダイセミのライブ感はそのままに、お好きな時間で受講頂けます。

※掲載のコンテンツ内容は予告なく変更になる可能性があります。期間限定での配信コンテンツも含まれております。お早めにダウンロード頂くことをお勧めいたします。

OTN オンデマンド

最新情報つぶやき中

OracleMiddle_jp・セミナ情報・お勧め情報・公開予告など

15

Oracle エンジニアのための技術情報サイト

オラクルエンジニア通信http://blogs.oracle.com/oracle4engineer/

• 技術資料

• ダイセミの過去資料や製品ホワイトペーパー、スキルアップ資料などを多様な方法で検索できます

• キーワード検索、レベル別、カテゴリ別、製品・機能別

• コラム

• オラクル製品に関する技術コラムを毎週お届けします

• 決してニッチではなく、誰もが明日から使える技術の「あ、そうだったん

だ！」をお届けします

こんな資料が人気です 6か月ぶりに資料ダウンロードランキングの首位が交代！

新王者はOracle Database構築資料でした。データベースの性能管理手法について、Statspack派も

Enterprise Manager派も目からウロコの技術特集公開中

オラクルエンジニア通信

最新情報つぶやき中oracletechnetjp

http://blogs.oracle.com/oracle4engineer/

16

OTN×ダイセミでスキルアップ!!

※OTN掲示版は、基本的にOracleユーザー有志からの回答となるため100%回答があるとは限りません。ただ、過去の履歴を見ると、質問の大多数に関してなんらかの回答が書き込まれております。

Oracle Technology Network(OTN)を御活用下さい。

・一般的な技術問題解決方法などを知りたい！・セミナ資料など技術コンテンツがほしい！

一般的技術問題解決にはOTN掲示版の「ミドルウェア」をご活用ください

http://forums.oracle.com/forums/main.jspa?categoryID=484

過去のセミナ資料、動画コンテンツはOTNの「OTNセミナーオンデマンドコンテンツ」へ

http://www.oracle.com/technetwork/jp/testcontent/index-086873-ja.html

※ダイセミ事務局にダイセミ資料を請求頂いても、お受けできない可能性がございますので予めご了承ください。ダイセミ資料はOTNコンテンツオンデマンドか、セミナ実施時間内にダウンロード頂くようお願い致します。

17

■パフォーマンス診断サービス•Webシステムボトルネック診断サービス•データベースパフォーマンス診断サービス

オラクル社のエンジニアが直接ご支援しますお気軽にご活用ください!

オラクル無償支援検索

NEW ■システム構成診断サービス•Oracle Database構成相談サービス

•サーバー統合支援サービス•仮想化アセスメントサービス

•メインフレーム資産活用相談サービス•BI EEアセスメントサービス

•簡易業務診断サービス

■バージョンアップ支援サービス•Oracle Databaseバージョンアップ支援サービス•Weblogic Serverバージョンアップ支援サービス

•Oracle Developer/2000(Froms/Reports)Webアップグレード相談サービス

■移行支援サービス•SQL Serverからの移行支援サービス

•DB2からの移行支援サービス•Sybaseからの移行支援サービス•MySQLからの移行支援サービス

•Postgre SQLからの移行支援サービス•Accessからの移行支援サービス

•Oracle Application ServerからWeblogicへ移行支援サービス

ITプロジェクト全般に渡る無償支援サービス

Oracle Direct Conciergeサービス

NEW

NEW

18

インストールすることなく、すぐに体験いただけます

製品無償評価サービス

http://www.oracle.com/jp/direct/services/didemo-195748-ja.html

Web問い合わせフォーム「ダイデモ」をキーワードに検索することで申し込みホームページにアクセスできます

提供シナリオ一例・データベースチューニング

・アプリケーション性能・負荷検証・無停止アップグレード・Webシステム障害解析

1日5組限定！

※サービスご提供には事前予約が必要です

• サービスご提供までの流れ1. お問合せフォームより「製品評価サービス希望」と必要事項を明記し送信下さい

2. 弊社より接続方法手順書およびハンズオン手順書を送付致します3. 当日は、弊社サーバー環境でインターネット越しに製品を体感頂けます






http://www.oracle.com/jp/direct/inquiry-form-182185-ja.html

Oracle Direct 検索

あなたにいちばん近いオラクル

Oracle Directまずはお問合せください

Web問い合わせフォームフリーダイヤル

専用お問い合わせフォームにてご相談内容を承ります。

※こちらから詳細確認のお電話を差し上げる場合がありますので、ご登録されている連絡先が最新のものになっているか、ご確認下さい。

0120－155－096※月曜~金曜 9:00~12:00、13:00~18:00

（祝日および年末年始除く）

システムの検討・構築から運用まで、ITプロジェクト全般の相談窓口としてご支援いたします。

システム構成やライセンス/購入方法などお気軽にお問い合わせ下さい。

20

以上の事項は、弊社の一般的な製品の方向性に関する概要を説明するものです。また、情報提供を唯一の目的とするものであり、いかなる契約にも組み込むことはできません。以上の事項は、マテリアルやコード、機能を提供することをコミットメント（確約）するものではないため、購買決定を行う際の判断材料になさらないで下さい。オラクル製品に関して記載されている機能の開発、リリースおよび時期については、弊社の裁量により決定されます。

OracleとJavaは、Oracle Corporation 及びその子会社、関連会社の米国及びその他の国における登録商標です。文中の社名、商品名等は各社の商標または登録商標である場合があります。

22