7 ideas TIC contra la crisis

7 ideas TIC contra la crisis

Parque Tecnolgico Zamudio 04-III-2009

1 Presentacin

2 Telefona por Internet: Skype

3 Correo electrnico y movilidad: Google Apps

4 Alternativas ofimticas: OpenOffice

5 Teletrabajo: OpenVPN

6 Virtualizacin: VMware

7 Gestin de negocios y TIC

8 ltimas tendencias

0 - ndice

1 Presentacin: objetivos

En tiempo de crisis, buscamos TICs que:Reduzcan gastos.

Aumenten la productividad.

Generen ventajas competitivas.

Soluciones para empresas pequeas y grandes.

Para cada solucin TIC:Contexto y descripcin breve de cada solucin.

Explicacin y demos prcticas sobre la solucin propuesta.

Barreras y retorno de la nueva solucin.

Ejemplo: la empresa Demo S.L.


Demo S.L es una asesora especializada en:Calidad y normativas ISO.

Riesgos laborales.

Demo S.L ha facturado un 20% menos en 2008.

Demo S.L solo tiene proyectos garantizados para 6 meses.

El gerente de Demo S.L le ha planteado a su tcnico informtico reducir gastos y mejorar la productividad.


Demo S.L: 20 trabajadores

Gerente - PC1

Admin Informtica - PC20

Departamento Comercial (3)

PC2

PC4

...

Departamento Asesor Contable (2)

PC5

PC6

Departamento Administrativo (2)

PC7

PC8

Asesores (11)

PC9

PC19

...


Situacin inicial Demo S.L, 20 trabajadores

Oficina en alquiler 150 m2

Servidor Windows 2003 - Active Directory - Copia seguridad - Antivirus - Servidor archivos

switch

router

wireless

impresorade red

servidor

PC1

PC20

Porttil 1

Porttil 4

. . .

. . .

Pda/movil 1

Pda/mvil 4

. . .

24 WXP SP2, IE 7, M. Outlook, M.Office 2003,Antivirus/Spyware, Acrobat Reader

PC WNT+ prog. antiguo

1PC WNT, prog. gest. antiguoCorreo POP, Cop. Seguridad .PST

2 - Telefona por Internet

Caractersticas de la telefona en la empresaLa telefona es un servicio vital para la empresa.

Es un servicio fiable basado en una tecnologa madura.

Los usuarios no precisan formacin para utilizar la telefona.

Los gerentes saben cules son los costes este servicio.

Los costes se disparan en las llamadas internacionales.

Poco poder de negociacin con los proveedores.

Internet se ha convertido en un competidor para las proveedores de telefona tradicional: soluciones VoIP.


VoIP es el conjunto de tecnologas de telefona sobre redes de datos (por ejemplo, Internet).


Skype: una solucin de muy bajo riesgoSkype es un servicio de VoIP (externalizacin).

Mediante un sencillo software me permite hablar por Internet con otros usuarios de Skype (gratis) y con fijos y mviles de todos el mundo a precios competitivos (llamadas internacionales).

Requisitos: e-mail, PC con micrfono y auriculares, Internet

Demostracin de llamada.

Demostracin de llamada a telfono tradicional.

CALIDAD NO GARANTIZADA: COMPLEMENTO

Servicios similares: Gizmo, VoipBuster.


Demo de Skype: ms productivo que el telfonoPresencia: s cundo puedo llamar.

Transferencia de archivos: borradores, ficheros de tamao ilimitado.

Conferencias hasta 25 usuarios.

Chat .

Videoconferencia.

Tus contactos viajan contigo.

Skype es una forma de trabajo online.


Situacin actual Demo S.L.


Solucin: nmero de SkypeIN


Retorno a corto plazoLlamadas entre usuarios de Skype por Internet: ahorro factura global de telfono.

Llamadas internacionales a fijos y mviles ms baratas.

SkypeIn: solucin especfica para internacionalizacin.

Mayor productividad.

Barreras: bajasFormacin e instalacin.

Lmite de ancho de banda de subida de las lneas de ADSL. Una llamada de Skype = 25 kbps. Cuidado con el nmero de llamadas concurrentes!

3 Correo electrnico y movilidad

Servicio de Internet ms usado por las empresasCorreo electrnico.

Dificultades: Correo basura supone una gran perdida de tiempo.

Correo no accesible desde todos los dispositivos cuando se est viajando.

Gestin de copias de seguridad del correo.

Modalidades de servicio de correo:Contratado en servicio web, espacio limitado.

Servidor dedicado y gestionado por la propia empresa.


Correo POP vs IMAPPOP: el correo se traslada del servidor al PC local, guardndose en el PC y borrndose del servidor, una vez ha sido ledo desde el cliente de correo.

IMAP: el correo permanece todo el tiempo en el servidor, incluso una vez ha sido ledo desde el cliente de correo.

Webmail: acceso al correo del servidor desde un navegador web independientemente de si este es POP o IMAP.


Solucin Google Apps: Servicios integrados y con alta disponibilidad: Gmail correo IMAP y filtro correo basura.

Google Docs.

Google Calendar y Google Sites.

Google Talk.

Servicios Web adaptadas a navegadores moviles

Gratuito o de pago: n de cuentas de correo es ilimitado.

Condiciones de servicio y privacidad segn tipo de servicio.

Son varias las empresas que utilizan ya Google Apps.


Demo: administracin usuarios y servicios

Gerente - PC1

Admin Informtica - PC20

Departamento Comercial (3)

PC2

PC4

...

Departamento Asesor Contable (2)

PC5

PC6

Departamento Administrativo (2)

PC7

PC8

Asesores (11)

PC9

PC19

...


Demo Google Apps:Lectura del correo con cliente de correo desde cualquier PC.

Editar y compartir documentos en Google Docs.

Acceso desde PDA a Google Apps:Responder un email y visualizar documento de Google Docs.

Compartir calendarios.

Gmail IMAP, listas de correo y lector de correo de otros correos.


Retorno a corto plazoAhorramos X minutos diarios por persona al disminuir el correo basura.

Movilidad y disponibilidad de servicio desde el primer da.

Barreras: nivel medioMigracin de correo dependiendo del volumen.

Formacin en Google Apps puede ser un poco compleja.

4 Alternativas ofimticas

Contexto histrico ofimtica


Dificultades actualesLa piratera es un grave riesgo para las empresas.

MS Office XP/2003MS Office 2000/XP: en soporte ampliado hasta junio 2009/2011.

MS Office 2003: abril de 2009 entra en soporte ampliado.

Ciclo de vida Microsoft

MS Office 2007Cambio formato de ficheros a OOXML.

Cambio de interfaz grfico ms productivo pero al que cuesta adaptarse.

Hasta mediados de 2009 no sale Office 14 que cumple ISO de OOXML.

OpenOffice 3.0Compatibilidad parcial con OOXML.


Dificultades actualesPoltica de licencias Microsoft poco comprensible.Licencias perpetuas.

Licencias por volumen.

Poltica de precios y producto demasiado estructuradaMS Office 2003:Office Standard Edition 2003, Office Small Business Edition 2003, Office Student and Teacher Edition 2003, Office Professional Edition 2003.

MS Office 2007:Office Home and Student 2007, Office Standard 2007, Office Small Business 2007, Office Professional 2007, Office Ultimate 2007.


Gartner dixit:El 90% usuarios utiliza solo un 7% de las funcionalidades bsicas de una suite ofimtica.

Solo el 3% de los usuarios utiliza funcionalidades avanzadas.

El 7% de los usuarios utiliza funcionalidad media.

Evolucin de los formatos ofimticos: binarios vs XML estndar (OOXML y ODF).


Compatibilidad OpenOffice - M.Office XP/2003:OpenOffice 1.x

OpenOffice 3.0 ha mejorado aun ms esta compatibilidad.


Niveles de uso


Demo compatibilidad ofimtica:Instalacin de conversores para mejorar compatibilidad entre MS Office y OpenOffice.

Documento O2003: abrir y guardar con Office 2007 y OOO.

Documento O2007: abrir y guardar con Office 2003 y OOO.

Documento OOO: abrir y guardar con Office 2003 y 2007.

OOO y bases de datos.


Retorno a medio plazoOpenOffice pequeas incompatibilidades que implican retocar documentos mnimamente solo durante el 1 ao.

Barreras nivel medioIncompatibilidades MS Office vs OpenOffice 3.0 en funciones avanzadas.Visual Basic reprogramacin.

Rehacer: tablas dinmicas, combinar correspondencia, conexin a BD

Cada organizacin tiene usuarios de diferentes niveles.

Estrategia mixta de migracin: MS Office ejecutado en remoto.

PDF archivo de intercambio por defecto. Consensuar envos.

5 - Teletrabajo

Internet y ubicacin fsicaGracias a Internet pierde importancia la ubicacin: lo que importa es la conexin. Por ejemplo: la web del banco.

Las empresas continan con una organizacin tradicional del trabajo. Necesito mi ordenador, con mi programa, mis archivos ... (informtica territorial).

El teletrabajo consiste en que una organizacin adece su informtica para que parte de sus trabajadores puedan llevar a cabo sus tareas de cualquier lugar con conexin a Internet.

Suele ser muy interesante combinarlo con soluciones de movilidad.

5 - Teletrabajo

VPN: extender la red de la empresa a travs de Internet de un modo seguro.

5 - Teletrabajo

VPN: es como si el equipo estuviese en la red local de la empresa.

5 - Teletrabajo

Solucin asequible para PYMEs: OpenVPN

5 - Teletrabajo

Demo de OpenVPNVPN de Solid Rock IT.

Conexin a ERP (web,cliente).

Unidad de red.

Escritorio remoto:MS Windows XP, Vista incorporan funciones de conexin remota con la licencia de uso.

MS Windows 2003/2008 se precisan licencias adicionales de Terminal Server/Services.

Mtodo para proporcionar servicios de MS Office con pocas licencias: migraciones a OpenOffice, equipos con Mac o Linux.

Gestin de impresora.

5 - Teletrabajo

Implicaciones organizativasCambio en el modelo de relaciones laborales.

Se precisa mayor planificacin para trabajar por objetivos y realizar un seguimiento de las labores.

Hay que evitar que el teletrabajador se desvincule socialmente de la organizacin.

Candidatos a teletrabajadores: comerciales, directivos, administrativos y personas con necesidades de conciliacin laboral.

La infraestructura informtica ha de ser fiable y estar en relacin al nmero de teletrabajadores.

5 - Teletrabajo

Retorno: medio plazoFlexibilidad: el puesto de trabajo ya no es un lugar en un horario determinado.

Disponibilidad de acceso a los datos de la empresa.

Mayor aprovechamiento del espacio.

Barreras: mediasCambio de gestin empresarial y de personas.

Lmite de ancho de banda en las lneas de ADSL.

Instalacin y configuracin.

No vlido para herramientas grficas de diseo.

6 - Virtualizacin

Hasta ahora se cumpla la relacin:1 mquina (1 PC, 1 servidor).

1 sistema operativo (Windows, Linux, Unix, Mac ..).

El componente hardware era poco flexible: ms difcil de aprovechar al mximo.

6 - Virtualizacin

La virtualizacin es el conjunto de tcnicas informticas que permiten que un sistema ejecute simultneamente varios sistemas operativos.

6 - Virtualizacin

Vmware: mejor relacin calidad/precioEs el lder del mercado. Tecnologa madura.

Dispone de productos gratuitos para empezar con la virtualizacin sin mucha curva de aprendizaje.

El fichero de Vmware se llama mquina virtual (VM).VMware Player lee (ejecuta) Vms.

VMware Workstation lee (ejecuta) VMs y las escribe (crea,cambia).

Vmware Server sirve de infraestructura.

Vmware ofrece un mercado de VMs (appliance). Alternativa Rpath.

Alternativas: Suse Xen, Citrix Xen, Parallels, MS Hyper-V.

6 - Virtualizacin

Demo VMwareEjecutar dos sistemas operativos en un PC: Linux en Windows.

Ejecutar un sistema operativo antiguo.En Demo S.L. necesitan seguir usando una aplicacin antigua que slo est certificada en MS Windows NT. El servidor NT mete ruido, no hay repuestos y fuente constante de problemas.

Solucin: utilizar VMware Server en el servidor 2003 actual.

Vmware Server de Solid Rock IT.

6 - Virtualizacin

Fundamental para empresas del sector TIC.

Caso: desarrollo de Argazkiak para la UPV/EHU

6 - Virtualizacin

Retorno: largo plazoMejor aprovechamiento del hardware.

Mejor calidad de servicio: servicios aislados en VMs.

Ms libertad para optar a soluciones basadas en otros sistemas operativos.

Barreras: mediasFormacin del personal.

Si el hardware actual no dispone de recursos libres, es recomendable hacer una inversin.

Instalacin y configuracin.


Situacin inicial Demo S.L, 20 trabajadores


Servidor Windows 2003 - Active Directory - Copia seguridad - Antivirus - Servidor de archivos

switch

router

wireless

impresorade red

servidor

PC1

PC20

Porttil 1

Porttil 4

. . .

. . .

Pda/movil 1

Pda/mvil 4

. . .

24 WXP SP2, IE 7, M. Outlook, M.Office 2003,Antivirus/Spyware, Acrobat Reader

PC WNT+ prog. antiguo

1PC WNT, prog. gest. antiguoCorreo POP, Cop. Seguridad .PST


Anlisis de migracin a nueva situacin


Nueva situacin Demo S.L, 20 trabajadores


switch

router

wireless

impresorade red

servidor

PC1

PC16

Porttil 1

Porttil 4

. . .

. . .

Pda/movil 1

Pda/mvil 4

. . .

Servidor Windows 2003 - Active Directory - Copia seguridad - Antivirus - Servidor de archivos - VMWare - OpenVPN

20 WXP, IE 7, 20 OpenOffice, 4 M.Office 2003Antivirus/Spyware, Acrobat Reader, Skype


Costes propiedad tecnolgica situacin inicial


Costes propiedad tecnolgica nueva situacin


Comparativa inversin desglosado por servicio


Retorno de la inversin (ROI) = coste paso A a B + beneficios mantenimiento + beneficios mejoras

Cambio

1 Instalar Skype; Formar Skype2 Migrar correo Google Apps; Formar Google Apps3 - Desinstalar M.Office 2003; Instalar OOo; Coste incompatibilidades; Formar OOo4 Instalar OpenPVN, Formar ADM5 Migracin VMWare; Formar ADM6 Formar TCO y ROI ADM, gerente, Dir. Financiero


Retorno de la inversin: coste paso de A a B


Retorno de la inversin: coste paso de A a B + beneficios mantenimiento + beneficios por mejoras


Retorno a medio plazoPara comparar una situacin anterior con una nueva se necesita cierta perspectiva temporal.

Barreras altasControlar supone un gasto extra.

Para realizar anlisis de coste de la propiedad y retorno de la inversin, es necesario saber conjugar visin tcnica y visin del negocio as como su estrategia.

Retornos poco tangibles y de difcil estimacin.


Transformacin proceso negocioPensar en procesos y en el coste de su ejecucin de una manera u otra, nos lleva a plantearnos nuevas ventajas competitivas: Nuevos productos de Demo S.L.Gestin sistema de calidad sin papeles con un ECM.

Diferenciacin servicios de Demo S.L.Asesora integral desde Internet con un portal web.

8 Nuevas tendencias

Netbooks en la infraestructura de la empresa.

Servicios de almacenamiento externo: Box.

Cloud Computing: Google Apps, Zoho y G.ho.st

VDI: virtualizacin de PCs de sobremesa.

Web 2.0: Wikipedia, Google Maps, YouTube ...Mapa de la web 2.0.

Ejemplo: Delicious de Solid Rock IT.

Anexo

Tabla resumen de barreras y retorno

Bibliografa

Delicious Solid Rock IThttp://delicious.com/solidrockitTags: tics-contra-la-crisis, krisiaren-aurkako-ikt

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01005 Vitoria-Gasteiz(+34) 945 10 18 04

Edificio OperaSan Prudencio 31, 2 planta, oficina 47

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Pulse para editar los formatos del texto del esquemaSegundo nivel del esquemaTercer nivel del esquemaCuarto nivel del esquemaQuinto nivel del esquemaSexto nivel del esquemaSeptimo nivel del esquemaOctavo nivel del esquemaNoveno nivel del esquema

7 ideas TIC contra la crisis

BinariosXML

M.Office XP/2003M. Office 2007: OOXMLOpenOffice: ODF

Texto.doc.docx.odt

Clculo.xls.xlsx.ods

Presentacin.ppt.pptx.odp

???Pgina ??? (???)08/01/2009, 18:09:41Pgina / Coste paso de A a B11.196,14 6.109,18 2009201020112012

Mejora:aumento productividad600 1.200

Ahorro GastoMant. TCO PYME A35.422 35.422

Mant. TCO PYME B29.825 24.352

Ahorro mantenimiento A B5.597 11.070 11.070 11.070

Ahorro acumulado5.597 16.667 27.736 38.806

Retorno estimado6.197 12.270 12.270 12.270

Retorno estimado acumulado6.197 18.467 30.736 43.006

???Pgina ??? (???)25/02/2009, 18:13:21Pgina / Retorno inversinAosEuros2009201020112012

2009201020112012

Ahorro A B1569463546354635

Ahorro acumulado156962041083915474

Aumento productividad600120012001200

Retorno estimado2169583558355835

Retorno estimado acumulado216980041383919674

TecnologaBarrerasRetorno

FormacinDificultad TcnicaOrganizacin GestinBaremo

VoIP -SkypeBajaCorto plazo

Google AppsMediaBajaMediaCorto plazo

Ofimtica OpenOfficeBajaAltaMediaMedio plazo

Teletrabajo OpenVPNBajaAltaMediaMedio plazo

Virtualizacin VmwareMediaBajaMedio plazo

Coste de la propiedad y retorno de la inversinBajaAltaMediaMedio plazo

???Pgina ??? (???)12/02/2009, 20:39:49Pgina / Cambio en proceso o funcinGracias a ...AhorrosCantidad de ahorro PYME A --> BCoste propiedad e InversinCantidad de inversin PYME A-->BVentaja

Llamadas.SkypeLlamadas al extranjero. Se reduce el uso del telfono.Instalar Skype, formacin, gasto servicio empresarialMs barato. Conferencias entre varios interlocutores. Videoconferencia. Mayor productividad.

Correo electrnicoGoogle AppsFiltro correo basura: de 20 h a 4 h de perdida al ao por empleado50 $ por usuario al aoMayor productividad

Copia seguridad correoFormacinConsolidacin y fiabilidad correo 99,9%

Movilidad correo

Integracin de servicios: correo, compartir documentos, calendarios, direcciones y sitos web.

Ofimtica16 OpenOffice16 Licencias Microsoft Office90 minutos de trabajo por empleado para solucionar pequeas incompatibilidades, formacinAhorro coste licencias con misma productividad. Formato ofimtico abierto.

Localizacin puestos de trabajoOpenVPN30 m2 menos de oficinaConfigurar OpenVPN y routerMovilidad

Se eliminan 4 PCs viejos ya amortizados. Se aprovechan porttiles infrautilizados.Oficina ADSL simtrico. Subvencionar 50% del coste de ADSL de los empleados.Mejor conciliacin laboral

Fidelizacin trabajadores

Ahorro energtico

Aplicaciones obsoletasVMWareEliminacin de 1 PC viejo.Creacin entorno virtualizado.Disminucin riesgo rotura hardware

Consolidacin copia de seguridad

Presupuesto TICCoste total de propiedad y retorno de la inversinControl sobre el gasto informtico y su retornoMedir procesos TIC, conocimiento tcnico y de negocioMejora continua, mayor control, mejores decisiones

???Pgina ??? (???)12/02/2009, 20:41:54Pgina / NivelWord

Avanzado se consideran documentos que tienen entre otras caractersticas: vnculos, hipervnculos, TOC (Tablas de contenido), tablas complejas con mltiples enlaces, construccin de archivos maestros, mltiples estilos y esquemas de presentacin, notas al pie, diferentes encabezados y pies de pgina, insercin de objetos de diferentes tipos, etc.

Medio se consideran documentos que hacen uso de plantillas, estilos segn niveles de numeracin, formularios, combinacin de correspondencia, etc.

BsicoNo utilizo nada de lo mencionado anteriormente

Excel

Avanzadose consideran hojas de calculo con anlisis multidimensionales, manejo de escenarios , formulacin compleja y natural, tablas dinmicas, conexin a datos externos, anlisis lineal, anlisis de sensibilidad, macros, etc.

Mediose consideran hojas de clculo con uso de funciones y realizacin de grficos basndose en estadsticas para la visualizacin de datos.


PowerPoint

Avanzadose consideran presentaciones profesionales con animacin compleja, manejo y administracin de todo tipo de efectos, insercin y/o vinculacin de vdeos y todo tipo de objetos, plug:in activos va Flash, Gimp o Macromedia, programacin personalizada de eventos, etc.

Mediose consideran presentaciones profesionales con uso de plantillas, transiciones simples, uso de contraseas y comentarios en diapositivas, etc.


???Page ??? (???)23/01/2009, 13:46:31Page / ServiciosAntesDespus

Portatiles2.693,16

PCs16.239,09 12.372,64

PDA200,00

MS Office 6.570,48 1.095,08

OpenOffice1.475,40

Incompatibilidades OpenOffice468,88

Skype1.266,96

Cliente OpenVPN133,58

Antivirus1.278,96 1.065,80

Acrobat Reader279,60 233,00

Cop.Seguridad servidor11.963,04 8.235,84

Directorio Activo279,48

Antivirus servidor323,29

Vmware: Mquina virtual WNT600,00

Alquiler Oficina9.000,00 7.200,00

Telefono3.120,00 960,00

ADSL480,00 2.760,00

WAN + VPN+ configuracin200,00 1.079,48

LAN239,74

Correo y pg. web6.714,90 3.156,24

Migrar correo a Google Apps600,00

Skype Empresarial879,48

59.581,74 47.318,05

???Pgina ??? (???)12/02/2009, 20:41:54Pgina / Horas trabajo anuales1.700Sueldo Adm, Gerente , Dir. Financiero + 32% SS39.600,00 Coste Hora23,29

Sueldo personal oficina+ 32% SS26.400,00 Coste Hora15,53

SkypeInstalar1.266,96 FormarGoogle AppsMigrar correo*600,00 Segn volumen.

Formar621,00 Ed. Premier *800,00 OpenOfficeDes.M.Office233,00 Inst. OOo2.500,00 Formar OOoRehacer docs466,00 Segn nivel de uso.

Conf OpenVPN y router 5 puestosInstalar *733,58 Formar ADM *176,40 ADSL simet.*2.760,00 Vmware VM WNT *600,00 TCO y ROIFormacin*439,20 11.196,14 6.109,18

???Pgina ??? (???)25/02/2009, 18:13:21Pgina /

Technology

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