La mise en œuvre de l’archivage numérique courant et intermédiaire au CD 34 : un préalable à l’archivage définitif ?

La mise en œuvre de l’archivage numérique courant et intermédiaire au CD 34 : un préalable à l’archivage définitif ?

Forum des archivistes. Troyes 2016

Sommaire

1. La place de l’archivage numérique dans le programme de dématérialisation1. Aux origines de la plateforme globale de

dématérialisation2. La rationalisation de la production bureautique au

cœur du programme de dématérialisation3. Choix et orientations : vision globale du SI

2. Une étude sur l’archivage intermédiaire probant1. Les objectifs de l’étude sur l’archivage intermédiaire

probant2. Le déroulement et les résultats de l’étude 3. Mise en œuvre : le planning idéal

1. La place de l’archivage numérique dans le programme de dématérialisation

1.1. Aux origines de la plateforme globale de dématérialisation

30/03/2016La mise en œuvre de l’archivage numérique

courant et intermédiaire au CD 344

Une longue antériorité en matière de dématérialisation• Mise en place des GED « métier » du domaine

social : dématérialisation des dossiers d’aide au logement, d’aide aux personnes handicapées, d’aide aux personnes âgées, d’insertion, du dossier unique enfant…

• Dématérialisation de processus : gestion des frais de déplacements, gestion des marchés, gestion comptable, gestion des délibérations (contrôle de légalité), courrier…

30/03/2016 La mise en œuvre de l’archivage numérique courant et intermédiaire au CD 34 5

Carences des différentes dématérialisations

• Pas de gestion du cycle de vie

• Pas de signature électronique et rematérialisation en fin du circuit

• Pas de gestion de la valeur probante

• Pas d’anticipation de l’archivage définitif

• Des outils de recherche insuffisants


Apports des différents projets de dématérialisation

• Mise en commun durable des compétences de l’équipe projet • Archives• Documentation• DSI• Utilisateurs

• Développement d’une culture de la dématérialisation et de l’archivage au sein du CD

• Mise en exergue de progrès à faire en communication, accompagnement au changement…


1.2. La rationalisation de la production bureautique au cœur du programme de dématérialisation

Les Espaces GED : structure retenue

Département

Espaces intranet

Espaces Directions Références (accès

en lecture : tout

CG)

Pôle

Espacepersonnel

Entrepôt

Espaces

collaboratifs

Direction

DGA

Espace Pré-archivage

Espaces Mission

Dossiers

http://eburo.cg34.fr/portail

http://eburo.cg34.fr/portail

Une structuration arborescente

• Des espaces et un plan de classement

• Création de dossiers préstructurés : • liste de fichiers• nommage• métadonnées


1.3. Choix et orientations : vision globale du SI

Architecture du SI dématérialisé

12

Sphère applicative

Sécurité, stockage, sauvegarde, réseau

Sphère

extérieure

Tiers detélétransmission

internet

AuthentificationHabilitation

Seda

PES V2

ACTE

Autre…

signature

Parapheur électronique

pleiades

Carène

Email

bureautique

GED,

Centralisation Métadonnées

Extraction données,

Stockage, indexation

versement

Échange

Console de gestion des flux

,workflow

Espace de travail

Traçabilité

Plateforme d’intermédiation

Point d’entrée unique

Identification

Personnalisation

Annuaire

Bureau

Services Web 2.0

Travail collaboratif

Recherche

Portail Utilisateur

Versement, gestion,stockage, consultation,

destruction, administration

Archivage électronique

Autres

applis

cyrène

Architecture logicielle

2. Une étude sur l’archivage intermédiaire probant

Sujet de l’étude

La mise en place d’un système d’archivage électronique (SAE) intermédiaire sécurisé à valeur probante s’appuyant sur la plateforme transverse de dématérialisation (E-dee) déjà installée


Confrontation du marché des SAE à l’existant du CD 343 constats qui constituent autant d’axes de réflexion :

• Une conformité aux normes sur l’archivage électronique, ainsi qu’à la réglementation du domaine, incomplète pour les SAE identifiés

• Une couverture fonctionnelle des besoins métiers (archiviste) partielle (gestion des communications, gestion des métadonnées, organisation des documents, pilotage de la conservation)

• Une intégration difficile au SI du CD 34 : • Une conduite du changement avec un nouvel outil serait nécessaire

d’autant que les SAE sont plutôt conçus comme des outils métier faits pour les archivistes

• Un besoin plus large que la gestion des flux normés ne serait pas couvert (bureautique)


2.1. Les objectifs de l’étude sur l’archivage intermédiaire probant

Objectifs• S’assurer de la capacité de la GED Alfresco à assumer

des fonctions d’archivage électronique ;

• Détecter les briques manquantes et proposer des solutions techniques et fonctionnelles permettant de rendre la plateforme transverse de dématérialisation conforme aux exigences techniques et fonctionnelles d’un SAE intermédiaire probant ;

• Chiffrer le coût de l’infrastructure, des équipements logiciels et matériels nécessaires ;

• Mesurer l’impact fonctionnel et chiffrer les ressources humaines nécessaires à chaque étape (projet, mise en œuvre, exploitation).


Schéma de la mise en place du SAE

Versement manuel

Modules d’archivage

Versements normés

Archivage Courant Préarchivage

Archivage intermédiaire

SAE

Instance principale

Instance secondaire

Base de données

Base de données

Système de fichiers

Système de fichiers

Fonction

Réplications multiples

(webservices)

Versement manuel/automatisé

Social

Délibération

Courrier

Autres applicatifs métiers

Transferts

2.2. Le déroulement et résultats de l’étude

Phase 1 : un audit sur la capacité de la plateforme de dématérialisation à assurer les fonctionnalités d’un SAE et à répondre aux exigences des normes et de la réglementation en vigueur

• Construction de la grille d’audit :• s’appuie sur l’environnement normatif et

réglementaire de l’archivage numérique (norme NF Z42-013; agrément SIAF pour l’externalisation, OAIS)

• repose sur 3 axes : fonctionnel, technique, procédures

• comporte une approche thématique

• Méthodologie d’enquête :• Qualification, avec l’équipe projet, des items en

« OK » ou « NOK » • Priorisation avec les Archives départementales


Phase 2 : recherche des solutions techniques, fonctionnelles et en termes de procédures , avec évaluation des coûts

• Structure du rapport d’analyse de tous les points « NOK » : • Présentation des exigences et besoins sur chaque

problématique à traiter• Point sur l’état d’avancement au CD 34• Proposition de solutions : description et chiffrage en

jours/femme (interne/externe)

• Exemples:T : F: P:


Phase 2 : recherche des solutions techniques, fonctionnelles et en termes de procédures, avec évaluation des coûts

• Les pistes initiales : • GED Alfresco+ développements spécifiques• GED Alfresco + module RM d’Alfresco • GED Alfresco + SAE du marché

• Prise en compte pour la construction des scenarii finaux : • du degré de développement/paramétrage nécessaire • de l’urbanisation du SI • de la nécessité de l’archivage définitif à terme• du coût global à long terme

• 2 scénarii avec 2 paliers : • Alfresco RM : intermédiaire probant puis définitif• Asalae : intermédiaire probant puis définitif


Phase 2 : Les scénariiLes 2 scénarii retenus avec deux variantes :

ALFRESCO• Utilisation d’Alfresco et de son module RM en prenant seulement en compte

les priorités :• Installation et paramétrage fin du module Records Management• Spectre fonctionnel remplissant à 80% les exigences d’un SAE intermédiaire• Quelques développements spécifiques d’ajustement

• Utilisation d’Alfresco et de son module RM en s’alignant sur les normes :• Mettre en œuvre tous les items NOK (SEDA, DIP, etc.)• Faire en sorte d’être rapidement conforme à un SAE définitif

SAE du marché : Asalae• Faire appel à un outil du marché en ne prenant en compte que les priorités :

• Acquérir et installer un produit du marché• Connecter les deux outils• Mettre en adéquation la GED pour faire du versement SEDA

• Faire appel à un outil du marché en s’alignant sur les normes :• Mettre en œuvre tous les items NOK (SEDA, DIP, etc.)


Phase 2 : Le choix du scénario3 critères principaux : coûts, fonctionnalités, urbanisation

30/03/2016La mise en œuvre de l’archivage numérique courant et intermédiaire au CD

3425

Points forts Points faibles

Scénario 1A : Archivage

intermédiaire et priorités (Alfresco +

RM)

1. Réponse en adéquation avec la demande initiale

2. Déploiement rapide et standard3.Couverture fonctionnelle supplémentaire du

besoin de préarchivage non probant4. Meilleur rapport temps passé – coût –

accompagnement au changement

1. Des adaptations et développements à faire et à maintenir

2. Impossible de faire de l’archivage définitif, dans un premier temps (voir scénario suivant)

3. Coût plus élevé que l’intégration d’un SAE à iso-fonctionnalité

4. Gestion des changements de version

Scénario 2A : SAE du

marché pour archivage

intermédiaire et priorités

1. Organisation qui existe déjà dans beaucoup de contextes

2. Projection la plus avantageuse en terme decoûts

3. Du paramétrage avancé plutôt que du développement

4. Des processus d’archivage intermédiaire existent déjà entre Alfresco et As@lae

1. As@lae, en standard, est un produit brut2. Outil très archivistique sans développement spécifique

(handicap dans le cas d’un archivage intermédiaire)3. Fonctionnalités de recherches lacunaires

4. Globalement plus difficile d’utilisation (recherche difficile, absence de plan de classement)

Scénario 1B : Alignement

sur les normes

(Alfresco + RM)

1. Prise en compte dès le début du projet de l’archivage définitif

2. Possibilité d’accueillir des versements hors CD34 (ce n’est pas vraiment une particularité

Alfresco)3. Alignement sur la normalisation

4. Projection sur la roadmap du module RM et d’Alfresco

1. Plus coûteux, en mise en œuvre et en maintenance2. Nombreuses montées en version et maintenance des

développements3. Nombre d’intégrateurs pouvant assurer la prestation

très faible4. Déploiement plus long

5. Pionnier dans le domaine avec Alfresco

Scénario 2B : SAE du

marché et alignement

sur les normes

1. Se baser sur un outil rodé du marché2. Possibilité de faire de l’archivage définitif par

instanciation très rapidement3. Deux outils séparés pour des acteurs et une

utilisation différente

1. Malgré tout, des développements spécifiques, notamment pour la communication

2. Accompagnement et formations non négligeables3. Influence forte de la roadmap produit et de la

participation de la communauté4. Interrogation sur les connexions lors des changements

de version d’Alfresco

Phase 3 : conseil sur la mise en œuvre

Livrables : • Un manuel de mise en œuvre du scénario cible avec

distinction paramétrage/développement

• Un tableau des coûts organisé ainsi :• acquisition de logiciels, d’infrastructures, avec jalonnement des coûts ;• mises en œuvre de prestations externes, avec jalonnement des coûts ;• réalisations internes, avec estimation en j/h du temps nécessaire.

• Un calendrier réalisable de mise en œuvre tenant compte des contraintes budgétaires et des ressources humaines disponibles au CD 34


2.3. Mise en œuvre : le planning idéal

30/03/2016La mise en œuvre de l’archivage numérique

courant et intermédiaire au CD 3427

InitialisationCadrage et étude des besoins Passage en gouvernanceDéfinition des interlocuteurs

• Equipe projet (rôles et responsabilités)

• Services pilotes• Réseau de correspondants

Spécifications fonctionnelles et techniques• Mise en conformité des besoins

• Reprise de l’étude des besoins• Rédaction de la politique d’archivage

• Mise en conformité des exigences• Construction de la grille fonctionnelle

• Rédaction des spécifications• Spécifications module RM• Spécifications besoins• Spécifications normes


Phase d’initialisation :

Du 15 mars au 1er juillet 2016

Charge interne : 74 j/h Charge externe : 63 j/h

Déploiement des axes prioritaires :Les versements

• Processus de versement• Versements manuels• Versements automatiques• Bordereau de versement• Formulaire interactif• Suivi des versements• Validation des versements

• Les contrats de versement• Profils d’archivages• Plan de classement

• Définition et paramétrage• Métadonnées selon les niveaux de PDC• Paramétrage de la génération automatique de

niveaux


Du 4 juillet 2016 au 21

septembre 2016

Charge interne : 85 j/h

Charge externe : 51 j/h

Déploiement des axes prioritaires :Sécurisation et mise aux normes techniques

• Gestion des droits d’accès• Croisement profil et rôle• Rédaction du guide d’habilitation

• Restauration• Considérations hors Alfresco• Développement pour une traçabilité dans les

journaux• Contrat de service

• Pas de continuité absolue• A définir aux alentours de 95%

• Réversibilité et restitution• Clause de réversibilité (à inclure dans marché

GED en amont)• Méthodologie de restitution• Module import/export d’Alfresco

• PRA et PCA• MAJ PRA• PCA aligné uniquement sur les besoins SAE

• Destruction des archives (peut être reporté)30/03/2016 La mise en œuvre de l’archivage numérique courant et intermédiaire au CD 34 30

Du 4 juillet 2016 au 2

décembre 2016



Déploiement des axes prioritaires :intégrité et traçabilité• Intégrité de la signature

électronique• Contrôles d’intégrité• Les journaux

• Métadonnées générales• Métadonnées des journaux des

évènements• Métadonnées des journaux du

cycle de vie• Séparation des journaux• Utilisation des logs d’Alfresco

• Horodatage• Mode opératoire• Politique d’Horodatage


Du 5 décembre 2016 au

3 mars 2017



Phase de transition

• Pérennisation de l’équipe projet• Mise à jour des fiches de poste• Cellule de veille à créer

• Pérennisation de la solution• Politique d’audit• Politique de migration de support• Politique de conversion de format• MAJ de la plateforme (Alfresco 5.1

et autres composants)


Du 20 mars 2017 au 17

juillet 2018



Déploiement des axes restants (SAE définitif) :versement, sécurité, traçabilité

• Simulation du versement• Zone de quarantaine

• Accusé de réception du versement• Utilisation des workflows Alfresco• Alignement sur la norme

• Mise aux normes des statistiques• Utilisation des fonctions d’Alfresco

5.1

• Messages de confirmation


Du 18 juillet 2018

au 12 octobre

2018

Charge interne :

11 j/h

Charge externe :

87 j/h

Déploiement des axes restants :destruction et consultation

• Amélioration du processus de destruction (pour SAE intermédiaire et définitif)

• Limitation de la communicabilité• Génération du DIP et processus de

communication• Amélioration des fonctions de recherche

• Recherche à facette avec Alfresco 5.1

• Enrichissement des métadonnées


Du 11 octobre 2018 au 25 janvier 2019



Déploiement des axes restants :Mise en production

• Vérification d’aptitude• Séquencement en recettes :

• 2 phases• Itérations et corrections avant

mise en œuvre

• Documentation :• Protocole de recette• Cahier de recette• Fiche de faits techniques• PV de recette


Du 28 janvier 2019 au

20 mars 2019



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La mise en œuvre de l’archivage numérique courant et intermédiaire au CD 34 : un préalable à l’archivage définitif ?