Modèle de dossier de synthèse - Le site du ministère ... · ¾Un coût complet de l’archivage intermédiaire d’environ 200 ... en prenant en compte l’ensemble du cycle de

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Conseil général des technologies de l’information, Direction générale de la modernisation de l’État, Direction des archives de France, Cabinet BearingPoint

Audit de modernisation relatif à l’archivage

Rapport interministériel complémentaire

Mars 2007

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ConstatsAudit archivage

1. Cadre de l’audit

L’audit de modernisation sur l’archivage porte sur l’ensemble des 15 ministères en dehors des pouvoirs publics constitutionnels (Présidence, Parlement, Cour des comptes), ainsi que sur certains services déconcentrés.

Dans le cadre des réflexions relatives à l’économie de l’immatériel et de la mise en œuvre de la loi organique relative aux lois de finances (LOLF), la problématique de l’archivage constitue aujourd’hui un enjeu majeur pour la modernisation de l’Etat notamment par sa contribution directe aux trois objectifs de performance qu’elle définit (efficacité socio-économique, efficience de gestion, qualité de service).

2. État des lieux

L’archivage représente un enjeu budgétaire significatif, et un coût réel quoique mal identifié.

Des effectifs identifiés pour la fonction archivage à vocation patrimoniale :

pour le traitement des archives définitives, le rapport Stirn (oct 2005) mentionne 777 ETP (26M€) dans le périmètre de la direction des archives de France (DAF)

pour la fonction archivage intermédiaire, l’effectif total s’élèverait à plus de 3 400 ETP (tous ministères confondus, administrations centrales et services déconcentrés, hors DAF et archives départementales)

Un coût complet de l’archivage intermédiaire d’environ 200 millions d’euros (administrations centrales et services déconcentrés) répartis comme suit :

107 millions d’euros en coûts de personnel

77 millions d’euros en coûts d’infrastructure

8 millions d’euros « divers » (prestations externes, informatique…)

Plus de 3 600 kilomètres linéaires d’archives intermédiaires en stock et en transit dont de nombreux arriérés en attente d’être triés.

Des projets d’investissement significatifs : la Courneuve (ministère des affaires étrangères - 57M€), centre de Pierrefitte (Archives de France - 119M€).

En matière d’archivage papier, la situation est très hétérogène entre les ministères : l’approche « logistique » non maîtrisée contraste avec une approche intégrée aux processus de production.

En matière d’archivage électronique, les expérimentations demeurent trop partielles et isolées. Les processus dématérialisés d’archivage sont peu nombreux.

→ L’audit identifie quatre principales perspectives d’évolution :

promouvoir la qualité de l’offre de service rendu en interne et en externe

rationaliser l’archivage courant et intermédiaire

intégrer la problématique de l’archivage dès la création d’un document

mettre en œuvre une politique de dématérialisation et d’archivage électronique dès la production des documents

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Propositions

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Audit archivage

3. Recommandations

A court terme, une fonction archivage optimisée et pilotée aux processus rationalisés : Mises en œuvre à horizon d’un an, les recommandations suivantes permettront de faire évoluer l’archivage d’une fonction support intervenant en « bout de chaîne » à une fonction dynamique de gestion de l’information dans le temps :

Responsabiliser les directeurs et responsables de programme aux enjeux de l’archivage à travers notamment la formalisation d’une charte interministérielle de l’archivage déclinée en contrats d’engagements réciproques dans les ministères Piloter l’archivage en mode LOLF : transparence sur les coûts, bilan des arriérés, objectifs et indicateurs de performance de l’archivageRenforcer structurellement la fonction archivage en institutionnalisant le rôle de « correspondant archivage » et en clarifiant les périmètres d’intervention respectifs entre producteurs et archivistes Engager une ré-ingéniérie des processus d’archivage papier dans une logique de réduction des dépenses et d’optimisation des processus :

le contrôle et le tri des flux devant faire l’objet d’un archivage définitif devraient être pris en compte davantage en amont les archives intermédiaires peu sollicitées pourraient être délocalisées dans des structures dédiées de l’administration (économie annuelle d’environ 11 millions d’euros au bout de trois ans) les stocks très peu sollicités pourraient être externalisés (la conservation représente un coût trois fois moindre en externe qu’en interne)

Intégrer l’archivage électronique aux schémas directeurs informatiques des ministères et spécifier les données des applications informatiques présentant un fort enjeu d’archivage Intégrer un module d’archivage électronique aux systèmes d’information ou les interfacer à des applications dédiées d’archivage Développer des plates-formes d’archivage électronique juridiquement sécurisées Valoriser l’information archivée, notamment sous forme numérique, en faisant évoluer qualitativement la fonction archivage d’un rôle de support à un engagement de service contractualisé vis-à-vis des producteurs de documents, et à terme vis-à-vis des clients externes

A moyen terme, la généralisation d’une gestion des documents et de l’information dans le temps s’appuyant sur une fonction archivage intégrée : àhorizon de trois ans, l’objectif est de généraliser la pratique du « records management » qui consiste, quel que soit le support, à garantir la traçabilité, l’authenticité et la pérennité des informations, en prenant en compte l’ensemble du cycle de vie des données et des documents dès leur création.

4. Impacts attendus

La mise en œuvre des recommandations de l’audit doit avoir pour effets :d’améliorer la performance de la fonction archivage, en termes à la fois d’efficacité, d’efficience et de qualité de service de transformer l’information archivée en ressource immatérielle stratégique, accessible en ligne autant que la technique le permet et en respectant une réglementation appelée à évoluer de diminuer les coûts cachés d’un « mauvais » archivage en ne conservant que les seules informations nécessaires (à titre juridique et/ ou patrimonial) de développer l’archivage électronique d’informations de façon à en garantir la fiabilité et la pérennité

PRINCIPAUX ELEMENTS DE PERIMETRE DE L'AUDIT

Périmètre de l’audit

Eléments de périmètre de l'audit Nombre

Nombre d’usagers concernés

L’ensemble des « clients » en interne (intra administration) et en externe (inter administrations, chercheurs, particuliers…) désirant avoir accès aux informations archivées

L’ensemble des agents de la fonction publique confrontés à l’archivage et plus spécifiquement les services directement impliqués dans la fonction archivage

Nombre de ml d’archives

3 600 km linéaires d’archives intermédiaires pour l’ensemble des services qu’ils soient dédiés ou non à l’archivage

2 400 km linéaires d’archives définitives s’agissant du réseau de la direction des archives de France uniquement

Périmètre financier concerné (pour l’archivage intermédiaire)

Eléments de périmètre financier Montants Commentaires

Dépenses de personnel 107 millions d’euros Administrations centrales et services déconcentrés

Dépenses infrastructures 77 millions d’euros Administrations centrales et services déconcentrés

Dépenses diverses (prestations externes, informatique…) 8 millions d’euros Administrations centrales et

services déconcentrés

Coût de l’archivage intermédiaire par mètre linéaire 53,3 euros 21,5 €/ml dédiés à l’activité « tri

et sélection »

Effectifs concernés

Nombre d'agents Service(s) Commentaires

Environ 3 400 ETP Fonction archivage intermédiaire

Il s’agit des effectifs directement impliqués dans le processus de la fonction archivage intermédiaire, tous ministères confondus, administrations centrales et services déconcentrés, hors direction des archives de France et archives départementales

777 ETP Archivage Définitif

Ce nombre englobe les conservateurs (directeurs et adjoints) travaillant en archives départementales et les effectifs des 5 centres d’archives nationales

PRINCIPALES RECOMMANDATIONS

Numéro Recommandations Chapitre du rapport correspondant

Echéance de mise en œuvre

01 Communiquer autour de la nouvelle dynamique de l’archivage III.1.a 6 à 12 mois

02 Responsabiliser les directeurs et responsables de programme aux enjeux de l’archivage III.1.b 6 à 12 mois

03 Elaborer en amont une politique de gestion de l’information III.1.c 6 à 12 mois

04 Renforcer la fonction archivage III.1.d 6 à 12 mois

05 Développer le pilotage de la fonction archivage en mode LOLF III.1.e 6 à 12 mois

06 Améliorer la mise à disposition des instructions archivistiques et des instruments de recherche pour les services producteurs (intranet/extranet) III.1.f 6 à 12 mois

07 Assurer la prise en compte des enjeux de l’archivage par les directeurs et responsables de programme III.2.a 12 à 24 mois

08 Maîtriser les enjeux juridiques liés à l’archivage électronique III.2.b 12 à 24 mois

09 Engager une ré-ingénierie des processus en matière d’archivage papier et électronique III.2.c 12 à 24 mois

10 Mettre en place un contrôle interne du respect des processus et des procédures III.2.d 12 à 24 mois

11 Faciliter l’accès aux informations archivées dans une dynamique d’offre de service III.2.e 12 à 24 mois

12 Garantir la traçabilité des informations III.3.a 3 à 5 ans

13 Intégrer un module d’archivage dans les principaux systèmes d’information et faciliter l’interfaçage entre les différents systèmes d’information et les plates-formes III.3.b 3 à 5 ans

14 Développer et assurer la mise en service opérationnelle de plates-formes d’archivage électroniques sécurisées III.3.c 3 à 5 ans

15 Développer l’offre de service vis-à-vis des clients externes III.3.d 3 à 5 ans

PRINCIPALES AMELIORATIONS QUALITATIVES ATTENDUES

Principaux bénéficiaires Amélioration attendue Recommandations

correspondantes Citoyen Usager Contri- buable

Agents

Nature de l'amélioration attendue (*)

Indicateur(s) de mesure envisageable(s)

Transformation de la perception de la fonction archivage (information triée et conservée = ressource immatérielle)

1, 7,11 x x x 2

- Suivi d’avancement du plan de transformation

- Nombre d’écoles de la fonction publique ayant mis en œuvre une sensibilisation dans le cadre de la formation initiale

Meilleure visibilité de la fonction archivage 2, 7, 11 x x 5 - Suivi d’avancement du plan de

transformation - Nombre de modules de formation

continue intégrant un volet archivage

Meilleure connaissance et application des instructions archivistiques , utilisation des instruments de recherche par les services producteurs

4, 6,11 x 1 - Consultations des documents par les

producteurs - Nombre de formations proposées /

dispensées

Identification claire et coordination des rôles et responsabilités des acteurs impliqués 4, 6, 10, 11 x 5

- Présence de correspondants archivage dans les référentiels emplois

- Nombre de contrats d’engagement réciproques

Intégration des problématiques de l’archivage papier et électronique en amont 3, 9, 14 x x x x 3

- Nombre de schémas directeurs informatiques ayant intégré les questions relatives à l’archivage électronique

- Nombre d’applications existantes ou en développement comportant un module d’archivage

Application des politiques de gestion de l’information 2, 7, 11 x x x 3


- Nombre de personnes ayant bénéficié de formations

Principaux bénéficiaires Amélioration attendue Recommandations

correspondantes Citoyen Usager Contri- buable

Agents

Nature de l'amélioration attendue (*)

Indicateur(s) de mesure envisageable(s)

Réduction des stocks d’arriérés 5, 9, 11 x x 7

- Nombre de directions ayant fait l’objet d’un état des lieux

- Fréquence des versements par direction

- Volumes triés / volumes en stock

Pilotage effectif de la fonction archivage en mode LOLF 5, 11 x x x 2, 7

- Nombre de tableaux de bord - Nombre de contrats d’engagement

réciproques - Nombre de missions d’inspection

intégrant un volet archivage

Amélioration de l’offre de service interne et externe 6, 11, 15, 16 x x 6, 1


- Nombre de tableaux de gestion mis à jour

- Répertoires et instructions archivistiques mis en ligne

- Fréquence des contacts entres services producteurs et d’archivage

Conservation sécurisée et fiable des documents électroniques 8, 13, 15 x x 9 - Mise en place d’un label archivage

électronique sécurisé

Qualité des processus d’archivage électronique 9, 10 x x x 3, 4, 5, 6

- Nombre d’applications pour lesquelles des modules d’export de données ont été intégrés

- Nombre de processus pour lesquels le standard d’échange est appliqué

- Nombre de procédures normalisées

Accès facilité et valorisation des informations archivées 12, 13, 15, 16 x x 6, 1

- Nombre de plates-formes d’archivage opérationnelles

- Volume de demandes de consultations

Traçabilité des informations archivées 9, 13, 14, 15 x x 6 - Suivi d’avancement du plan de

transformation - Nombre de tableaux de gestions

actualisés

PRINCIPAUX GAINS FINANCIERS ATTENDUS

Nature

Gains financiers attendus Echéance indicative

d'obtention des gains

Montant Augmentation des

recettes

Réduction des

dépenses

Dépenses évitées ou en

moindre progression

Commentaires

Réduction des coûts de stockage des archives intermédiaires peu sollicitées 3 ans 11 millions

d’euros par an X

Hypothèse fondée sur un transfert des 30% d’archives « peu sollicitées » depuis les bâtiments dont le coût se situe dans la norme de 21,5 €/ml vers des locaux aux coûts d’infrastructure plus faible (6€/ml) ; en considérant les investissements nécessaires dans la réhabilitation et dans des installations de rayonnage pour accueillir ce stock, le «délai de récupération» pour rentabiliser l'investissement initial serait d’un peu plus de 3 ans.

(*) : Nature des améliorations attendues : (1) Amélioration de l'égalité d'accès aux services publics, (2) Meilleure adaptation des missions de l'Etat aux besoins; meilleure allocation des moyens de l'Etat par rapport aux besoins, (3) Simplification des procédures, (4) Réduction des délais de traitement, (5) Modernisation du fonctionnement des structures de l'Etat, (6) Meilleur accès à l'information, (7) Renforcement des capacités de pilotage / de contrôle de l'Etat, (8) Amélioration des conditions de travail des agents, (9) Autres

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Sommaire détaillé

I. Des transformations pour améliorer la performance de l’archivage1. Rappel des enjeux

a. Renforcer la politique d’archivage pour une meilleure prise en compte de l’archivage électroniqueb. Clarifier et coordonner les rôles et responsabilités des acteurs impliqués dans la fonction archivagec. Optimiser les opérations de sélection et de tri des archives et améliorer les outilsd. Améliorer la mise à disposition des informations archivées

2. Des recommandations pour améliorer la performance de l’archivage en tant que ressource immatériellea. A très court terme, l’optimisation de la fonction archivageb. A court terme, le développement effectif d’une fonction archivage intégrée et pilotéec. A moyen terme, la généralisation d’une gestion des documents dans le temps («records management ») d. Synthèse des actions recommandées à court et moyen termee. Principales actions à mener par étape du processus archivagef. Une approche interministérielle qui doit s’accompagner d’une mise en œuvre spécifique par ministère

II. Analyse des coûts de la fonction archivage intermédiaire

III. Annexes1. Détail des transformations et actions recommandées à très court terme2. Détail des transformations et actions recommandées à court terme3. Détail des transformations et actions recommandées à moyen terme4. Annexes de l’étude sur les coûts de la fonction archivage intermédiaire5. Glossaire

IV. Pièces jointes1. Fiches illustratives2. Référentiels clés (SDAE, DCSSI, DAF) et études complémentaires3. Aperçu comparatif de la dématérialisation des pièces de marché public dans l’Union Européenne 4. Aperçu de l’archivage et de la gestion de l’information au Canada

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1. Rappel des enjeux

Dans le cadre des réflexions relatives à l’économie de l’immatériel* et de la mise en œuvre de la loi organique relative aux lois de finances (LOLF), la problématique de l’archivage constitue aujourd’hui un enjeu majeur pour la modernisation de l’Etat notamment par sa contribution directe aux trois objectifs de performance qu’elle définit :

l’efficacité socio-économique : la ré-ingénierie des processus d’archivage, puis leur dématérialisation, optimisera les moyens alloués à la fonction et réduira les délais de mise à disposition de la ressource en terme d’information ;l’efficience de gestion : la prise en compte de l’archivage en amont réduira les coûts associés au traitement et au stockage des archives au sein de l’ensemble des ministères ;la qualité de service : le positionnement de la fonction archivage comme prestataire de service vis-à-vis des services producteurs et des citoyens assurera une meilleure prise en compte de leurs besoins respectifs.

Au regard des constats dressés dans le rapport d’analyse de l’existant, quatre principaux besoins d’évolution émergent :

1. En terme de politique : la politique d’archivage doit être renforcée pour assurer une meilleure prise en compte de l’archivage électronique

2. En terme d’organisation : les rôles et responsabilités des acteurs impliqués dans la fonction archivage doivent être clarifiés et coordonnés

3. En terme d’outils : les outils de traitement et de gestion des informations à archiver gagneraient àêtre perfectionnés

4. Enfin, en terme de communication et d’approche client, la mise à disposition des informations archivées peut être améliorée

Ces évolutions apparaissent nécessaires tant pour répondre aux difficultés rencontrées par les ministères que pour essaimer des bonnes pratiques aujourd’hui disparates et non systématiquement partagées.

* Rapport de la Commission sur l’économie de l’immatériel – cf IV.2

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1. Rappel des enjeux Renforcer la politique d’archivage pour une meilleure prise en compte de l’archivage électronique

a

L’analyse de l’existant a révélé une dichotomie entre, d’un côté, une politique d’archivage papier existante mais plus ou moins développée selon les ministères et, de l’autre côté, un archivage électronique réglementéau niveau interministériel (référentiels DCSSI, SDAE/DAF) mais inexistant ou embryonnaire dans les ministères.

Cette dichotomie se traduit par :

Une fonction archivage peu valorisée car les enjeux sous-jacents sont insuffisamment appréhendés par la hiérarchie des ministères, singulièrement pour l’archivage électronique ;

L’absence d’applications dédiées à l’archivage ou la non-intégration de modules d’archivage dans les applications existantes ;

L’absence d’archivage des documents numériques (bases de données, courriels, documents bureautiques) ;

La re-matérialisation systématique des informations électroniques ;

Des formations initiales pour les archivistes et des compétences techniques qui permettent peu d’appréhender des problématiques d’archivage électronique ;

Une culture de la performance et de la gestion au sens « LOLF » peu voire pas du tout intégrée au fonctionnement de l’archivage.

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1. Rappel des enjeux Clarifier et coordonner les rôles et responsabilités des acteurs impliqués dans la fonction archivage

b

Le besoin de clarification des rôles et responsabilités est double. Il s’agit :

d’améliorer la connaissance du corpus réglementaire et archivistique par les producteurs

La circulaire de 2001 est en effet insuffisamment appliquée, notamment en ce qui concerne :le renforcement du réseau de correspondants archivage au sein des différents services ; la bonne gestion des archives courantes et intermédiaires par les services producteurs.

De même, les processus de versement des archives ne sont pas toujours bien connus et respectés, et en particulier le processus de versement des archives électroniques.

de renforcer la collaboration entre les services producteurs et les services d’archivage

La diversité des modèles organisationnels des ministères se traduit par une intégration plus ou moins forte de la fonction archivage auprès des services producteurs (existence de relais, correspondant ou simple interlocuteur).

La part des directions faisant appel au service d’archivage ou prenant en compte les enjeux de l’archivage varie fortement en fonction des ministères.

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1. Rappel des enjeux Optimiser les opérations de tri et de sélection des archives et améliorer les outils

c

La confusion des rôles et responsabilités complexifie de facto le processus d’archivage :

l’absence de traitement des archives en amont, et dès la création d’un document, génère une lourde charge de tri en aval, voire le cas échéant des arriérés conséquents ;

la multi gestion de certains dossiers, comme par exemple les dossiers de personnel ou de marchés publics, engendre des mauvaises pratiques de conservation locale et d’accumulation des archives.

De surcroît, le processus n’est pas simplifié par les outils existant : les outils d’archivage mis à disposition sont limités, souvent obsolètes, répondent peu à des besoins de gestion et s’intègrent peu voire pas aux autres outils SI.

Dès lors, le besoin d’évolution porte tant sur l’optimisation des opérations de tri et de sélection que sur l’automatisation des activités de versement ou de consultation. Du fait des progrès de l’électronique, il appelle également une évolution du métier de l’archiviste qui, d’expert en sélection et en tri est amené à se spécialiser sur le cycle de vie de l’information, sur sa modélisation et sa structuration.

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1. Rappel des enjeux Améliorer la mise à disposition des informations archivées d

Enfin, en termes de communication et d’approche client, l’amélioration de la mise à disposition des informations archivées apparaît nécessaire, et ce pour plusieurs raisons :

A l’inverse du MAE, du MINEFI et du MINDEF, les missions d’archives des ministères membres du réseau DAF n’ont pas comme mission première de mettre en valeur les archives collectées. Par conséquent, les archives intermédiaires sont peu mises à disposition des clients internes comme externes.

Peu de services en charge de l’archivage s’inscrivent dans une logique de développement de leur offre de service.

L’évolution de la société de l’information rend inéluctable la mise à disposition des informations sur internet, sous peine de les voir disparaître et sous la réserve du respect des droits des personnes ; dès lors, l’avenir de l’archivage comme composante clé de l’information passe nécessairement par la mise en ligne des documents.

Enfin, la méconnaissance des durées d’utilité administrative et l’absence de traçabilité des archives limitent la mise à disposition des informations archivées.

→ Il en résulte un manque de valorisation de la production de l’Etat. En effet, la pérennisation de la mémoire del’action de l’Etat passe par la mise en ligne systématique de toute information dans le respect des dispositionsréglementaires. Ce besoin d’évolution s’inscrit pleinement dans l’obligation de transparence de l’administration envers les citoyens.

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2. Des recommandations pour améliorer la performance de l’archivageUne nouvelle dynamique pour l’archivage

L’archivage n’est pas un stockage a posteriori des informations mais une conservation dynamique des données tout au long de leur cycle de vie, engageant la responsabilité de l’Etat et des acteurs dans un contexte de judiciarisation croissante de la société.

Ainsi, un archivage optimisé implique : la conservation des seuls documents nécessaires au sens opérationnel, juridique et patrimonialla possibilité d’avoir accès à tout moment à un document la garantie d’une conservation sécurisée des documents archivésla mise à disposition des informations de manière à anticiper les besoins des clients potentiels

Pour ce faire, des transformations sont à envisager :

1. A très court terme, une fonction archivage optimisée et des coûts transparents

2. A court terme, une fonction archivage pilotée et intégrée, via la ré-ingénierie des processus sous-jacents

3. A moyen terme, la généralisation d’une gestion de l’information dans le temps (démarche de “records management”)

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2. Des recommandations pour améliorer la performance de l’archivageA très court terme : l’optimisation de la fonction archivagea

A très court terme (moins d’un an), il s’agit de mettre en place les mesures prioritaires nécessaires àl’optimisation de l’archivage. L’enjeu de modernisation consiste ainsi à faire évoluer l’archivage d’une fonction de support intervenant en « bout de chaine » à une fonction dynamique de gestion de l’information dans le temps, en la considérant de facto comme une ressource stratégique.

Ce positionnement, au confluent de l’ensemble des processus, nécessite d’opérer des transformations d’ordre politique, organisationnel et procédural.

D’ici 6 à 12 mois, il s’agit ainsi de

Communiquer autour de la nouvelle dynamique de l’archivage en associant les termes « information » et « gestion documentaire » et en assurant progressivement une sensibilisation de l’ensemble des agents à cette nouvelle dynamique ;

Responsabiliser les directeurs et responsables de programme aux enjeux de l’archivage en les associant à l’élaboration d’une charte interministérielle de l’archivage sous l’égide du Comité Interministériel des Archives de France (CIAF) qui serait réuni à cette occasion (créé en 2002, il n’a à ce jour jamais étéréuni) ;

Définir une politique de gestion de l’information qui permette en amont de prendre en compte les enjeux de l’archivage « papier » et électronique, notamment dans le cadre de la conception / refonte d’applications métiers et plus globalement des schémas directeurs informatiques ;

Renforcer structurellement la fonction archivage, ceci consistant à :Ancrer la fonction de « correspondant archivage » au sein des services producteurs par une inscription de cette fonction dans les répertoires d’emplois des ministères ;Clarifier les rôles et responsabilités des services impliqués (producteurs, informaticiens, archivistes) : dans le cadre du développement de l’archivage électronique, une coordination des périmètres d’intervention respectifs et une montée en compétence de certains acteurs, notamment des archivistes, apparaît indispensable.

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Développer le pilotage de la fonction archivage en mode LOLF pour assurer le suivi de l’activité dans le but, à très court terme, de résorber les arriérés et d’optimiser les espaces de stockage :

La fonction archivage ne peut être optimisée sans que sa performance soit mesurée et ses coûts retranscrits en tant que tels dans les programmes LOLF des ministères : De ce fait, la mise en place d’un contrôle de gestion au sein de la fonction archivage s’impose. Toute action de rationalisation (campagnes de tri, résorption des arriérés) nécessite des moyens à mettre en regard de l’enjeu économique des stocks conservés au sein des ministères.Le pilotage de la fonction implique :

- la définition d’objectifs et d’indicateurs retraçant la performance de la fonction tant en termes économique (indicateurs financiers) que d’efficacité (indicateurs de productivité) et de qualité de service (indicateurs de satisfaction client) ;

- la mise en place de tableaux de bord qui constitueront à terme des outils indispensables au dialogue de gestion du service d’archivage lors des discussions budgétaires ;

- l’évaluation du suivi des objectifs fixés pour les directeurs et les responsables de programme, adossée aux dispositifs de sanction de la performance (primes, incitations…).

Systématiser la mise à disposition et/ou la mise en ligne sur intranet/extranet des instructions archivistiques (dont les tableaux de gestion et les plans de classement) et des instruments de recherche (bordereaux de versements et répertoires des archives) pour les services producteurs. Cette systématisation doit s’accompagner en priorité d’une généralisation de la dématérialisation des bordereaux de versement.

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Optimiser l’archivage « papier » par la rationalisation et la dématérialisation des processus :Le contrôle et le tri des flux devant faire l’objet d’un archivage définitif doivent être mieux anticipés en amont ;Les archives intermédiaires peu sollicitées doivent être délocalisées dans des structures dédiées de l’administration (locaux d’archivage) : potentielle économie annuelle de 11 millions d’euros au bout de trois ans ;Les stocks non sollicités pourraient être externalisés (la conservation représentant un coût trois fois moindre en externe qu’en interne à l’administration) sous réserve d’un contrôle strict par les services d’archivage quant à l’élaboration des cahiers des charges et leur contrôle et application ;L’accélération de l’archivage électronique de certains types d’archives sérielles permettrait, d’une part de rationaliser leur traitement et de favoriser leur recherche et leur communication, et d’autre part de libérer, sous réserve d’une étude juridique attentive, une partie des espaces de stockage des dossiers de papier. A l’inverse, les coûts liés à la conservation sécurisée des données numériques devront être pris en compte (coûts des outils matériels et logiciels, coûts des personnels gérant ces données numériques sur le long terme).

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2. Des recommandations pour améliorer la performance de l’archivageA court terme, une fonction archivage intégrée et pilotéeb

A court terme, l’enjeu de modernisation consiste à faire de la fonction archivage une fonction intégrée et pilotée, disposant de processus rationalisés et de relations contractualisées entre l’ensemble des services producteurs et des services d’archivage. Pour ce faire, il convient, d’ici un à deux ans :

• d’assurer l’application de la politique d’archivage définie à très court terme par la déclinaison opérationnelle de la charte interministérielle de l’archivage au sein de chaque ministère (contrats d’engagement réciproques). La mise en œuvre effective des directives sera suivie par les directeurs et responsables de programme et contrôlée par les services d’inspection ministérielle qui verront adjoindre àleur mission un volet archivage.

de généraliser la contractualisation des relations entre les services producteurs et les services d’archivage, notamment pour l’archivage électronique, en veillant à terme à faire de cette contractualisation un outil du dialogue de gestion en mode LOLF.

La contractualisation se décline en deux volets : - interministériel par la “charte interministérielle de l’archivage” élaborée par le CIAF et qui

constituera un socle de directives archivistiques applicables à toute production de l’Etat,- ministériel par la déclinaison de cette charte en contrats d’engagement réciproque entre le service

d’archivage et les service producteurs (contrats de gestion de l’information).Elle doit se développer en garantissant un nouveau rôle pour l’archiviste, qui, d’un expert en sélection et tri des archives papier intervenant en aval, doit devenir :

- un partenaire du producteur d’information, à même de déterminer avec lui le cycle de vie des données et documents afin de pouvoir adapter le traitement de l’information à ce cycle et de définir les métadonnées structurant l’information à archiver ;

- un prestataire de services capable de différencier son approche client en fonction du métier et/ou du niveau hiérarchique de son “client interne”, capable d’anticiper les besoins d’information de ses “clients externes” ;

- un prestataire à même de s’engager sur des résultats en termes de qualité / délais / coûts formalisés par des indicateurs étayés.

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De même, il convient :

d’engager une « ré-ingénierie » des processus d’archivage, en lien avec la refonte des processus métier, et préalablement à la dématérialisation des procédures. La rationalisation des processusreposera sur l’intégration systématique de la problématique de l’archivage dès la création d’un document.

En matière d’archivage papier, elle consistera notamment à :- standardiser les formats de documents afin de faciliter leur indexation, leur tri et leur

conservation ;- redéfinir les éléments constitutifs de dossiers maîtres uniques pour les cas de gestion métier à

fort enjeu d’archivage (pièces de marchés, dossiers de personnels notamment).

En matière d’archivage électronique, cette rationalisation des processus conduira à :- intégrer l’archivage électronique aux schémas directeurs informatiques ;- mettre en place une nouvelle fonction bureautique d’archivage, au sens « archivistique » et non

dans le seul but d’entreposer des données sur disque dur ;- homogénéiser et standardiser l’échange des données, par l’adoption du standard d’échange de

données pour l ’archivage afin de garantir l’interopérabilité des systèmes d’information (format de métadonnées élaboré par la Direction des Archives de France (DAF) et le Service du Développement de l’Administration Electronique (SDAE) ;

- spécifier les données des applications informatiques à fort enjeu d’archivage, au moment de leur création pour les applications nouvelles) ;

- insérer des modules d’archivage dans les applications de gestion en cours de déploiement ou en projet.

de mettre en place un contrôle interne du respect des processus et des procédures liés à l’archivage papier, mais également à l’archivage électronique en s’appuyant sur la politique d’archivage préconisée par la DCSSI. Ce contrôle interne, portant aussi bien sur la sécurité logique et technique des flux que sur la qualité des stocks, permettra de garantir la fiabilité des informations archivées.

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S'agissant plus spécifiquement des marchés publics, la France se caractérise par un cadre réglementaire plus complexe et un processus moins dématérialisé que ses homologues européens (tant côtéacheteurs que fournisseurs cf. pièce jointe IV.3 aperçu de la dématérialisation des pièces de marchés publics). La refonte du code des marchés publics prévue pour 2010 pourrait être l'occasion de simplifier davantage ce cadre réglementaire, tant pour favoriser le développement des réponses dématérialisées des entreprises aux appels d'offres, que pour alléger les charges administratives des acheteurs publics.

Enfin, il convient de faciliter l’accès de l’ensemble des clients (internes et externes) aux informations archivées par la définition d’une véritable offre de service, plus particulièrement pour les clients externes. Il s’agit d’avoir recours aux fonctionnalités intranet et internet pour garantir une offre différenciée en fonction des clients et adaptée « en externe » aux différents types de publics, en développant :

la mise en ligne des instruments de recherche (bordereaux de versements et répertoires des archives) sur intranet et extranet ;la mise en ligne d’une sélection de documents d’archives numérisés, en mettant en place une communication suivant plusieurs modalités (communication directe ou différée) ; la dématérialisation des procédures de dérogation via l’application SDAE de gestion des démarches en ligne (www.mon.service-public.fr) ;à moyen terme, la mise en œuvre d’un portail interministériel de consultation des répertoires et des fonds d’archives intermédiaires numérisés.

L’ensemble de ces recommandations ne se feront pas sans la prise en compte et la mise en œuvre effective par les directeurs et responsables de programme des directives liées à l’archivage.

Elles permettront à court terme de renforcer la fonction archivage en consacrant un nouveau rôle, pour l’archiviste, de pilote de la fonction et de prestataire de service vis à vis des services producteurs.

En outre, l’ensemble de ces transformations, et notamment la ré-ingénierie des processus, doivent se faire dans le but d’assurer à terme la mise en œuvre effective de l’archivage dématérialisé par le développement de plates-formes d’archivage électronique juridiquement sécurisées.


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2. Des recommandations pour améliorer la performance de l’archivageA moyen terme, la généralisation d’une gestion des documents dans le temps

c

A moyen terme, l’enjeu de modernisation consiste à généraliser la pratique de la gestion de l’information d’amont en aval à l’ensemble des ministères en garantissant la fiabilité et la traçabilité des informations tout au long de la chaîne.

Longtemps opposées, les deux approches archivistiques française et anglo-saxonne mériteraient aujourd’hui d’être réconciliées. Si l’opposition entre archives courantes («records ») et archives définitives dans le concept anglo-saxon introduit une rupture dans la gestion des documents, la pratique française conduit à négliger les archives courantes et intermédiaires dans les services producteurs. Ainsi, la mise en place d’une pratique généralisée de gestion de l’information dans le temps devrait être l’aboutissement à moyen terme des transformations entreprises àtrès court et court terme.

Cette généralisation de la gestion de l’information dans le temps, par ailleurs dénommée « records management », s’appuiera d’ici 3 à 5 ans par la mise en œuvre effective des transformations suivantes :

La mise en œuvre de la traçabilité des informations par un renforcement des outils de gestion de la fonction archivage afin de permettre au producteur de suivre le cycle de vie de sa production et à l’archiviste de garantir la fiabilité de l’information archivée (identification en amont de la valeur d’archive d’une production, historisation des évènements associés à la production, adoption de plans de classement mutualisés)

L’intégration d’un module d’archivage ou l’interfaçage d’une application dédiée à l’archivage dans les principaux systèmes d’information pour assurer la prise en compte systématique des problématiques de l’archivage. Cette recommandation nécessite notamment l’association des archivistes en amont des projets de conception ou de refonte des principaux systèmes d’information et la prise en compte du cycle de vie des documents électroniques dès leur origine.

L’interfaçage entre les différents SI et les plates-formes : ce travail de préparation et d’interfaçage pourra s’appuyer sur le référentiel général d’interopérabilité (RGI) développé dans le cadre de l’administration électronique.

La mise en service opérationnelle des plates-formes d’archivage électroniques sécurisées, sur le modèle de la plate-forme pilote développée par la Direction des Archives de France (DAF) et le Service duDéveloppement de l’Administration Electronique (SDAE).

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2. Des recommandations pour améliorer la performance de l’archivageA moyen terme, la généralisation d’une gestion des documents dans le temps

c

L’élaboration d’une politique de valorisation des archives et de développement de l’offre de service vis-à-vis de clients externes afin de :

faciliter, tout en le sécurisant, l’accès direct aux informations archivées en normalisant les procédures de communication et en développant un contrôle efficace de la circulation des informations (risque d’utilisation abusive des archives publiques par des tiers) ;valoriser économiquement les fonds archivés en :

- initiant des réflexions coûts / bénéfices notamment sur l’opportunité de procéder à des numérisations massives,

- sélectionnant les archives demandées en priorité pour la numérisation des textes et images : dossiers nominatifs comme les naturalisations, états civils, banques d'images...,

- réalisant une analyse coûts / avantages de l’externalisation (Délégation de Service Public, …) de la fonction de numérisation, de diffusion et de facturation des archives audiovisuelles.

valoriser culturellement les fonds archivés par l’organisation d’expositions et le développement de publications. Dans ce cadre, il conviendra d’étudier la faisabilité d’expositions virtuelles et de « mallettes pédagogiques », à l’instar de ce qui se pratique aux Archives nationales, départementales et municipales.

L’ensemble de ces transformations permettra à moyen terme d’assurer la prise en compte effective des dispositions nécessaires à la conservation et à la communication du patrimoine informationnel de l’Etat :→ Une conservation des seuls documents nécessaires à des fins opérationnelles, juridiques et/ou patrimoniales ;→ Une pérennisation de la mémoire « dématérialisée » de l’Etat ;→ Une fonction d’archivage performante en termes à la fois d’efficacité, d’efficience et de qualité de service ;→ Une transformation de l’information archivée en ressource documentaire stratégique, accessible en ligne autant

que la technique et la réglementation le permettent.

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6 - 12 mois 1 à 2 ans 3 à 5 ans

Transformations à très court terme

Transformations à court terme

Transformations à moyen terme

• Communiquer autour de la nouvelle dynamique de l’archivage

→Parler d’information et de gestion documentaire→Diffuser cette dynamique lors de formations• Responsabiliser les directeurs et responsables de

programme→Activer le CIAF→Rédiger une charte interministérielle de l’archivage• Elaborer en amont une politique de gestion de

l’information →Intégrer l’archivage électronique dans les SDI→Spécifier les données des applications métier

présentant un fort enjeu d’archivage• Renforcer la fonction archivage→Ancrer la fonction de correspondant archivage→Clarifier/coordonner les rôles et responsabilités→Renforcer les compétences des services d’archivage

en terme d’archivage électronique• Développer le pilotage de la fonction archivage en

mode de gestion LOLF→Faire un bilan des arriérés→Mettre en place des tableaux de bord (indicateurs de

pilotage)• Améliorer la mise à disposition des instructions

archivistiques et des outils pour les producteurs→ Accès aux instructions, tableaux de gestion mis à jour,

plans de classement, dispositifs d’indexation, procédures, bordereaux électroniques, répertoires d’archives

OPTIMISATION DE LA FONCTION ARCHIVAGE

UNE FONCTION ARCHIVAGEINTEGREE ET PILOTEE

GENERALISATION D’UNE PRATIQUEDE « RECORDS MANAGEMENT »

ADAPTEE AUX SPECIFICITES ARCHIVISTIQUES FRANCAISES

• Assurer la prise en compte de enjeux de l’archivage par les directeurs et responsables de programme

→Sensibilisation systématique des cadres→Diffusion effective de la charte interministérielle→Volet archivage dans les missions d’inspection• Maîtriser les enjeux juridiques liés à l’archivage

électronique→Mettre en œuvre une démarche qualité liée à l’archivage

électronique (socle juridique clair)• Engager une ré-ingénierie des processus→Redéfinir la liste des documents et des données

électroniques à archiver (papier et électronique)→Intégrer en amont la problématique de l’archivage→Standardiser l’échange des données électroniques• Mettre en place un contrôle interne→Mettre en œuvre un contrôle qualité sur les données

stockées et des contrôles de sécurité sur les flux• Contractualiser les relations entre les services

producteurs et les services d’archivage→Elaborer des conventions spécifiques par ministère→Mettre en place un suivi de leur mise en œuvre• Faciliter l’accès aux informations archivées→Définir une politique d’offre de services aux usagers→Améliorer le processus de dématérialisation des

procédures de dérogation →Mettre en ligne les répertoires de versement

• Garantir la traçabilité des informations→Perfectionner les outils de pilotage de l’archivage→Perfectionner les outils de gestion de l’archivage• Intégrer un module archivage dans les principaux

systèmes d’information→Associer les archivistes en amont→Intégrer un module archivage ou interfacer une

application dédiée à l’archivage• Développer des plates-formes d’archivage

électronique sécurisées opérationnelles→Mettre en place les plates-formes électroniques→Préparer l’interfaçage entre SI et plates-formes→Définir un dispositif d’homologation de l’archivage

électronique• Développer l’offre de service clients externes→Faciliter l’accès aux informations archivées→Elaborer une stratégie de valorisation des

informations archivées→Préparer l’articulation avec le futur SIA

2. Des recommandations pour améliorer la performance de l’archivageHiérarchisation des actions recommandées à court et moyen termed

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Consultation

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VersementCollecte

Production

Conservation

Gestion des données

Traitement

• Développer des référentiels d’archivage transversaux aux application métiers des ministères • Mettre à jour régulièrement et diffuser les référentiels et instructions archivistiques • Formaliser les procédures d’archivage (notamment mettre en place un processus d’homologation de l’archivage électronique)• Planifier la pérennisation des archives électroniques et des formats et supports numériques

Veille techniqueet règlementaire

Versement Collecte

défin

itif

inte

rméd

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• Renforcer la fonction archivage auprès des responsables et de leurs services (réactivation du CIAF, diffusion et traduction opérationnelle de la charte, mise en place d’un réseau d’acteurs autour du thème de l’archivage électronique)

• Contractualiser les relations services d’archivage / services producteurs• Développer et assurer le pilotage de la fonction archivage et de sa performance• Elaborer et assurer la mise en œuvre d’une politique de gestion de l’information • Engager la ré-ingénierie des processus : redéfinir la liste des documents papiers et des données électroniques à

archiver (dossiers de personnel), élaborer une « cartographie » des applications à fort enjeu d’archivage au sein des ministères

• Intégrer le cycle de vie des données dans la plupart des systèmes d ’information

• Assurer l’interopérabilité entre les SI de production et les plates-formes d’archivage électronique intermédiaire et définitif

• Garantir la prise en compte de l’archivage dans les SIRH• Développer le numérisation de supports audiovisuels pour assurer leur pérennité• Renseigner les métadonnées liées à chaque document produit

• Mettre en ligne des répertoires détaillés des versements d’archives

• Mettre en place un portail interministériel pour la consultation des archives intermédiaires

• Développer des plates-formes d’archivage électroniques sécurisées opérationnelles• Mettre en place un contrôle interne : contrôle qualité sur les données stockées et contrôles de sécurité

logique et technique sur les flux • Assurer un pilotage de la fonction archivage dans une optique de gestion prévisionnelle des stocks

• Améliorer le processus de dématérialisation des procédures de dérogation

• Mettre en ligne des répertoires détaillés des versements d’archives

• Numériser / Valoriser économiquement certaines archives

• Elaborer une stratégie de valorisation culturelle des archives via des expositions et des publications

• Préparer l’’articulation du système de diffusion des répertoires détaillés avec le futur système d’information archivistique des archives nationales

• Mettre en œuvre la sécurité logique et technique des données stockées• Mettre en place un outil mutualisé d’archivage au sein de processus métier

• Prendre en compte le réexamen des durées de communicabilité(projet de loi en cours d’examen au Sénat)

• Intégrer un module d’archivage dans les principaux systèmes d’information • Mettre en œuvre le standard d’échange des données électroniques pour l’archivage• Dématérialiser les procédures de versement• Assurer l’interopérabilité entre les SI de production et les plates-formes d’archivage électronique• Pré-identifier les besoins de consultation d’archive intermédiaire par l’archiviste• Mettre en place un dossier de personnel maître unique

Consultation Communication

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2. Des recommandations pour améliorer la performance de l’archivagePrincipales actions à mener par étape du processus archivagee

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2. Des recommandations pour améliorer la performance de l’archivageUne approche interministérielle qui doit s’accompagner d’une mise en œuvre spécifique par ministère

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Approche interministérielle Déclinaison spécifique par ministère• Responsabiliser les directeurs et responsables de

programme aux enjeux de l’archivage et assurer leur prise en compte

• Communiquer autour de la nouvelle dynamique de l’archivage (papier et électronique)

• Clarifier le socle juridique lié à l’archivage électronique

• Renforcer la fonction archivage (Principes de contractualisation des relations services producteurs / services d’archivage notamment pour l’archivage électronique)

• Renforcer le pilotage de la fonction archivage

• Améliorer la connaissance / l’accès des services producteurs aux instructions réglementaires et archivistiques

• Mettre en œuvre un standard d’échange des données facilitant les transferts / échanges entre les services d’archivage et leurs partenaires (adoption d’un format standard)

• Améliorer le processus de dématérialisation des procédures de dérogation

• Développer puis garantir une mise en service opérationnelle des plates-formes d’archivage électronique sécurisées (traçabilité auditable du processus archivage, conservation sécurisée des données, communication diversifiée : modalités et clients)

• Garantir une traçabilité des informations (perfectionnement des outils de gestion et de pilotage de l’archivage)

• Formaliser des contrats de service par ministère/direction• Décliner le pilotage de la fonction archivage en mode de

gestion LOLF• Clarifier / coordonner les rôles et responsabilités des

acteurs impliqués

• Améliorer la mise à disposition des instructions archivistiques et des outils par les services d’archivage pour les services producteurs

• Engager une ré-ingénierie des processus dans une logique de bonne gestion des documents (arriérés et nouveaux) et de rationalisation des processus et notamment du tri

• Mettre en place un contrôle interne du respect des processus et des procédures liés à l’archivage (sécuritéjuridique des données)

• Intégrer un module archivage dans les principaux systèmes d’information pour systématiser l’archivage

• Préparer l’interfaçage entre systèmes d’information et plates-formes d’archivage

• Développer l’offre de service pour les clients externes (Mise en valeur des informations archivées par les fonctionnalités intranet /extranet / internet)

• Elaborer une politique de gestion de l’information incluant l’archivage « papier » et électronique au sein des ministères (records management)

• Maîtriser les enjeux juridiques liés à l’archivage électronique

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Sommaire détaillé







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Un périmètre d’étude focalisé sur l’archivage intermédiaire papier

Objectifs de l’analyse des coûts de l’archivage intermédiaire papier

A la suite de l’analyse de l’existant, démontrant les difficultés à bien appréhender le coût complet de l’archivage, notamment de l’archivage courant, il a été décidé d’approfondir la question au travers d’une analyse de l’archivage intermédiaire, afin de disposer d’éléments quantitatifs et valorisés pour pouvoir :

estimer les coûts de la fonction archivage pour les archives intermédiaires papier ;estimer l’enjeu économique représenté par les archives intermédiaires et en transit ;identifier d’éventuelles actions d’optimisation complémentaires ;comparer les résultats obtenus aux coûts d’archivage externalisé.

L’analyse des coûts de l’archivage intermédiaire s’inscrit dans une perspective de rationalisation de l’archivage papier.

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Une analyse selon 3 axes

L’étude inclut des administrations centrales et des services déconcentrés.

Dans les services audités, 2 axes d’analyse ont été privilégiés :

1er axe : audit des dépenses par nature (bâtiment, transport, fluides, cartons…) ;2ème axe : audit des activités du processus (collecte, tri, communication, versement des archives…) ;

Les résultats obtenus ont été comparés avec les coûts externalisés proposés par le marché (3ème axe).

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Le coût de l’archivage intermédiaire d’un mètre linéaire est évaluéà 53,2 euros

Coûts infrastructure : € / ml

Coût minimal Coût maximal Coût moyen

6,2 62,9 21,5

Coûts personnel : € / ml

29,988,64,9

Coût moyenCoût maximalCoût minimal

Il se décompose comme suit :

1. Coût unitaire moyen des infrastructures par mètre linéaire : 21 euros, soit environ 40% du coût complet.Le coût minimal est obtenu pour une structure dédiée d’un service déconcentré. A l ’inverse, le coût maximal a été calculé pour un ministère dans un secteur parisien où les prix au m² sont très élevés.

2. Coût unitaire moyen du personnel par mètre linéaire : 30 euros, soit environ 56% du coût complet.Le coût minimal est identifié pour une structure dédiée d’un service déconcentré. Le coût maximum a été chiffré pour une organisation en cours de restructuration.

3. Coût unitaire moyen divers (informatique, prestations externes…) : environ 2 euros soit environ 4% du coût complet.

Les coûts minimaux sont recensés dans des structures délocalisées et dédiées àl’archivage intermédiaire

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Le coût complet de l’archivage intermédiaire représenterait plus de 190 millions d’euros (administration centrale et services déconcentrés)

Le coût complet de l’archivage intermédiaire se décompose de la sorte :Coût de personnel : 107 millions d’eurosCoût des infrastructures : 77 millions d’eurosCoût « divers » (prestations externes, informatique, …) : 8 millions d’euros

Ce coût complet est obtenu par extrapolation*. Son estimation se fonde :sur l’agrégation des kml d’archives intermédiaires identifiés pour l’ensemble des ministères. Cette agrégation est la somme de relevés mais aussi d’estimations pour certains ministères qui ne connaissent pas exactement l’état de leurs « stocks » d’archives intermédiaires ;sur les données relatives aux m² de bureaux présents en administration centrale et en services déconcentrés fournis par France Domaine.

* Cf. règles d’extrapolation en annexe (III.4)

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La mesure des coûts des activités du processus d’archivage intermédiaire papier montre l’importance du tri

Coût complet (en € / ml)

Activités principales du processus d’archivage intermédiaire 48,8 € par mlCollecte 1,1

Tri des archives courantes 9,9

Récolement 1

Conservation 20,5

Communication 2,9

Tri des archives intermédiaires 10,7

Destruction 1,2

Versement 1,4

Activités amont / aval du processus d’archivage intermédiaire 4,4 € par mlPréparation des règles de conservation 1,8

Formation 0,5

Sensibilisation des services producteurs 0,3

Respect des instructions définies pas les DUA 1,4

Correspondance avec le service d’archives définitives 0,4

TOTAL 53,2 € par ml

En coûts complets, les activités les plus onéreuses du processus sont celles du tri (plus de 40%) mais également la conservation (plus de 40%).

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La répartition du coût complet sur les activités permet d’établir les plus coûteuses

Les différents coûts sur les activités sont répartis à partir de la moyenne du pourcentage de temps imparti aux activités en termes d’ETP.

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La mesure du temps dédié aux activités du processus d’archivage intermédiaire papier confirme l’importance du tri

L’évaluation du temps consacré aux activités du processus montre que la sélection et le tri des archives sont au cœurdu métier de l’archiviste. En effet, les deux activités de tri (sur les archives courantes et intermédiaires) font appel chacune à près de 30% des ressources en ETP, soit 60% à elles deux.

Temps imparti aux différentes activités (% du temps annuel)

Activités principales du processus d’archivage intermédiaire Environ 85 % du temps annuelCollecte 3,4

Tri des archives courantes 29,8

Récolement 2,8

Conservation 5,1

Communication 8,1

Tri des archives intermédiaires 30,6

Destruction 3,3

Versement 2,1

Activités amont / aval du processus d’archivage intermédiaire Environ 15 % du temps annuelPréparation des règles de conservation 6

Formation 1,7

Sensibilisation des services producteurs 1,1

Respect des instructions définies pas les DUA 4,6

Correspondance avec le service d’archives définitives 1,4

TOTAL 100 %

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L’activité de tri : une charge variable en fonction de la nature et du sort des documents

La rationalisation de l’archivage passe par des actions de tri. Celles-ci facilitent les recherches et offrent un gain important d’espace.

La variation de la charge de cette activité est très importante. Mais cette pratique est essentielle, qu’elle soit initiée en amont par le producteur ou plus généralement à la seule charge du service d’archivage.

Borne inférieure 39 556 271Borne supérieure 39 1696 596Borne inférieure 40 860 292Borne supérieure 40 860 365Borne inférieure 25 350 199

Borne supérieure 25 11670 2679Tri de reprise

Variation du tri (en ml / ETP / an)

Tri des archives courantes

Tri des archives intermédiaires

Moyenne calculée avec les servicesMinimum identifié Maximum identifié

Cette évaluation est le résultat des expériences des personnes auditées. Elle dépend de :• la nature des documents ;• du sort du document (à conserver ou à détruire) ;• des évolutions qui peuvent exister dans la politique d’archivage.

Dans ces conditions, une évaluation unique est peu représentative. Une estimation de la borne inférieure (correspondant à des documents sériels) et de la borne supérieure (correspondant à des documents non sériels, à forte valeur historique) est plus adaptée.

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La comparaison des coûts internes et externes par activité (en €/ml) : des écarts significatifs

Activités Précisions Interne Externe

Collecte

Les coûts de l’externalisation sont plus élevés qu’en interne du fait que les services d’archivage sont le plus souvent localisés sur place. Par ailleurs, le contrat d’externalisation masque de nombreux coûts cachés. En effet, la prise en charge et le transport peuvent notamment faire l’objet de surfacturations de la part du prestataire si le contrat ne décrit pas ces opérations.

1,1 9,6

Conservation

La conservation externalisée est certes intéressante (6 €/ml contre 20 €/ml en interne). Néanmoins, il faut prendre en compte le fait qu’il ne s’agit pas du même type de bâtiments : les sociétés de stockage utilisent des sites de stockage tandis qu’il s’agit le plus souvent de « sites de vie » pour les archives conservées en interne. Dans les deux cas, des garanties doivent être prises en matière de sécurité (cf recommandations DAF).

20,5 6

Communication

Il peut être intéressant d’externaliser une partie des stocks, mais il est préférable de ne pas y recourir pour les archives fortement communiquées au regard du coût de la communication externalisée. Le coût de communication comprend en effet la livraison des documents.Or, ces sociétés stockent dans des lieux éloignés afin de bénéficier de faibles coûts d’infrastructures. De plus, il s’agit d’un prix commercial et non d’un prix coûtant, donc susceptible d’évoluer sensiblement à chaque renouvellement de contrat.

2,9

48,6

(24,3 €/

conteneur)

Destruction

La gestion de la destruction est beaucoup plus intéressante en interne qu’en externe. Que ce soit en interne ou en externe, la destruction est sous-traitée à des entreprises spécialisées. Il a été remarqué en interne que cette prestation représentait de faibles coûts du fait du recyclage du papier détruit. Compte tenu du prix pratiqué par les sociétés d’archivage, nous pouvons supposer qu’elles ne répercutent pas ce faible coût.

1,26,9

(broyage)12,5

(incinération)

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La comparaison des coûts internes et externes par activité : principaux enseignements

La comparaison avec l’externe souligne deux aspects :

1. une conservation externalisée auprès d’un prestataire des archives intermédiaires revient 3 fois moins cher qu’un stockage en interne(6 €/ml contre 21,5 €/ml en interne) ;

2. tout mouvement au sein de ce stock (collecte, communication et destruction) représente des montants beaucoup plus élevés en externe qu’en interne, notamment pour la communication qui coûte plus de 12 fois plus cher en externe qu’en interne (48 €/ml contre 2,9 €/ml en interne).

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Les sinistres : un risque potentiel nécessitant des mesures de contrôle renforcées des prestataires externes

Les archives intermédiaires sont peu sujettes aux sinistres. L’explication provient du fait qu’elles sont stockées sur des « sites de vie » qui sont entretenus.

Trois cas de sinistres importants ont été relevés. Ils se sont produits :1. lors d’externalisation auprès de prestataires*,2. dans un site spécialisé de l’administration**.

Compte tenu du faible nombre d’accidents, il n’est probablement pas intéressant de s’assurer contre les sinistres. Cette assurance est évaluée aux alentours de 15 euros pour 10 ml ***.

En outre, les principaux coûts entrainés par ces dégâts proviennent de la nécessaire reprise de bordereaux de versement insuffisamment précis en attendant de pouvoir statuer sur les stocks touchés.

Pour limiter les risques, il est nécessaire de :vérifier les lieux ; externaliser de préférence les documents ayant peu de valeur historique ou légale et très peu communiqués ;renforcer les contrôles auprès des prestataires externes ;trier et établir des bordereaux de versement précis avant la collecte.

* Incendie de deux bâtiments Recall au Havre et d’Intradis à Roye-** Dégât des eaux au centre de pré-archivage de Vitry-*** Chiffre évalué par la mission des Archives nationales au Ministère des Affaires sociales par m3 (règle de conversion appliquée :

10ml correspondent à 1 m3).

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L’évaluation qualitative de la part des agents montre leur besoin de renforcer le pilotage de l’archivage intermédiaire

Différents aspects qualitatifs de la fonction archivage sont considérés par les agents comme corrects bien que la marge d’amélioration soit encore significative. En revanche, les agents jugent que le pilotage de la fonction est bien trop insuffisant. Il s’agit là d’un des principaux chantiers à mettre en œuvre si l’Etat veut moderniser cette fonction.

Qualité du tri réalisé par les services d’archives courantes

Qualité des installations d’archivage intermédiaire (rayonnages)

Qualité des locaux d’archivage intermédiaire

Surface dont les services disposent pour les archives intermédiaires

Qualité des prestations externes

Adéquation des agents aux travaux de l’archivage intermédiaire

Pilotage de l’archivage intermédiaire

6,5

5,5

5,83

2,17

7

7,17

5,33

EvaluationCaractéristiques de la fonction archivage

1 : « Très insuffisant » 5 : « Correct » 10 : « Excellent »

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L’archivage papier reste la norme

75% des entités auditées continuent de recevoir annuellement plus de mètres linéaires qu’ils n’en détruisent.

Le papier reste à l’heure actuelle le principal support des archives. En revanche, nombreux sont les services estimant que le nombre de mètres linéaires va rapidement décroître avec la mise en place progressive de la dématérialisation.

C o m p ara iso n m l reçu s e t m l d é tru its p a r an

1

10

100

1000

10000

E nt ité 1 E nt ité 2 E nt ité 3 E nt ité 4 E nt ité 5 E nt ité 6 E nt ité 7 E nt ité 8 E nt ité 9

M è tre s lin é a ire s co lle c té s p a r a n M è tre s lin é a ire s d é tru its p a r a n

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L’informatisation n’est pas suffisamment développée : plus de la moitié des services audités ne disposent que d’un référencement

C’est une faiblesse constatée lors de l’audit. En effet, très peu d’outils sont dédiés à la fonction.

La répartition des outils informatiques est la suivante :16% du panel dispose d’un outil informatique spécialisé dans la gestion documentaire. Il faut noter qu’il s’agit d’une administration et d’un service déconcentré du même ministère ; 60% utilisent simplement Excel. Cet outil n’offre que la fonction de référencement.16% utilisent un autre logiciel ; 8% n’utilisent pas l’informatique.

Les services qui utilisent un logiciel dédié semblent disposer d’un gain sur :l’établissement des bordereaux ; la durée moyenne de recherche* qui est inférieure de 16 à 83%.

Une gestion manuelle efficace est possible :sur de petits volumes ; grâce à des actions d’identification rigoureuses.

*la durée de la recherche est aussi sensible à la qualité du tri et de l’établissement des bordereaux

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Le tri : cœur de métier de l’archiviste et principal levier d’optimisation de l’archivage papier

Les actions de tri représentent un levier d’optimisation efficace en permettant :

1. une réduction des coûts d’infrastructures

Une partie des arriérés d’archives pourrait être détruite, permettant ainsi un gain de superficie, réduisant subséquemment les coûts de bâtiments.

2. une réduction des coûts de communication

La recherche d’une archive prend en moyenne près de 6 heures de plus pour une archive non triée que pour une archive bien répertoriée.

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Mutualisation des lieux de stockage : principal gisement d’économies potentielles

Les gains obtenus par une mutualisation des lieux de stockage des archives intermédiaires sont de deux ordres :

1. utilisation de bâtiments excentrés moins couteux et plus spécialisés. La conséquence est avant tout une économie de la ressource « surface » de l’ordre de 11 millions d’euros/an*.

2. amélioration du ratio [ETP utilisés/nombre de ml gérés] grâce au regroupement au sein de structures spécialisées et informatisées (à l’instar du Canada).

Pour le second gain, des gains financiers sont facilement identifiables et fonction de l’amélioration du ratio. Mais pour le premier, les gains financiers réels n’apparaissent qu’avec les conséquences organisationnelles qu’il entraîne.

En effet, dans le cas où il s’agit de surfaces d’immeubles dont l’Etat est propriétaire et pour lesquelles l’archivage est fait dans des « sites de vie », la réorganisation des services va permettre la vente ou la réaffectation des surfaces dégagées.Dans le cas où il s’agit de surfaces d’immeubles dont l’Etat est locataire et pour lesquelles l’archivage est effectué dans des « caves » ou des locaux dédiés (et a fortiori dans des « sites de vie »), une diminution des surfaces louées et donc des loyers ainsi qu’une diminution des charges (qui représentent jusqu’à 50% des charges locatives) est envisageable.

* Hypothèse fondée sur un transfert des 30% d’archives « peu sollicitées » depuis les bâtiments dont le coût se situe dans la norme de 21,5 €/ml vers des locaux aux coûts d’infrastructure plus faible (6€/ml) ; en considérant les investissements nécessaires pour la réalisation de locaux d'archivage (aménagement ou réhabilitation de locaux existants avec installations de rayonnages) pour accueillir ce stock, le «délai de récupération» pour rentabiliser l'investissement initial serait d’un peu plus de 3 ans.

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L’analyse des coûts de la fonction archivage intermédiaire montre qu’une gestion optimale des archives implique :

1. une conservation en interne des archives « vivantes » (courantes et intermédiaires sollicitées) ;

2. une délocalisation dans des structures dédiées de l’administration des archives intermédiaires peu sollicitées (économie annuelle potentielle de 11 millions d’euros au bout de trois ans) ;

3. une externalisation des stocks d’archives très peu sollicités, sous réserve des garanties de sécurité adéquates. D’où l’importance de :

développer des cahiers de charges complets et structurés ;

vérifier la tenue des engagements des prestataires ;

mettre en place des indicateurs d’alerte sur la gestion du stock.

Conclusion

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III. Annexes1. A très court terme, l’optimisation de l’archivage pour une fonction au centre de la gestion de l’information

a. Communiquer autour de la nouvelle dynamique de l’archivageb. Responsabiliser les directeurs et responsables de programme aux enjeux de l’archivagec. Elaborer en amont une politique de gestion de l’information incluant l’archivage papier et électroniqued. Renforcer la fonction archivagee. Développer le pilotage de la fonction archivage en mode de gestion LOLFf. Améliorer la mise à disposition des instructions archivistiques et outils par les services d’archivage pour les

services producteurs

2. A court terme, le développement effectif d’une fonction archivage intégrée et pilotéea. Assurer la prise en compte des enjeux de l’archivage par les décideursb. Maîtriser les enjeux juridiques liés à l’archivage électroniquec. Engager une ré-ingénierie des processus liés à l’archivaged. Mettre en place un contrôle internee. Contractualiser les relations entre les services producteurs et le service d’archivagef. Faciliter l’accès aux informations archivées

3. A moyen terme, la généralisation d’une gestion des documents dans le temps (pratique de « records management ») a. Garantir la traçabilité des informations archivéesb. Intégrer un module archivage dans les principaux systèmes d’informationc. Développer et assurer la mise en œuvre opérationnelle de plates-formes d’archivage électronique

sécuriséesd. Développer l’offre de service pour les clients externes

4. Annexes de l’étude sur les coûts de la fonction archivage intermédiairea. Règles d’extrapolation retenues pour calculer les coûts de l’archivage intermédiaire b. Liste des services audités

5. Glossaire

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1. A très court terme, l’optimisation de la fonction archivage

Améliorations attendues

Communiquer autour de la nouvelle dynamique de l’archivage

Recommandations associées

Dysfonctionnement identifié

• La communication des services d’archivage envers les services producteurs n’est pas toujours adaptée et entraîne d’une part, un manque de reconnaissance et de valorisation de la fonction archivage et d’autre part, de nombreux dysfonctionnements et retards dans le traitement des archives courantes et intermédiaires.

• La fonction archivage est perçue par les services producteurs comme une charge et non comme une ressource.

• Associer les termes « information » et « gestion documentaire » au terme « archive » en restant dans une logique de valorisation des archives.

• Diffuser la nouvelle dynamique de l’archivage lors des formations dédiées à l’archivageConvaincre les responsables de la formation au sein des ministères de systématiser un cursus dédié àla gestion de l’information et à son archivage (papier et électronique) ;Reconduire et élargir les actions de sensibilisation réalisées via les modules de formation des nouveaux arrivants en mettant en valeur les initiatives portant sur l’archivage électronique.

Bonnes pratiques

• Au sein de l’administration du Canada, plutôt que de parler de « gestion des archives », on préfère parler de « gestion de l’information » et l’archive est considérée comme une ressource stratégique

• Dans la pratique, à la Bibliothèque Nationale de France, parler de gestion de documents permet de mobiliser les acteurs plus facilement.

• Une nouvelle dynamique autour de l’archivage doit naître afin de positionner la fonction archivage non plus dans un rôle de stockage statique des informations a posteriori mais bien dans un rôle de conservation dynamique des données, ce qui nécessite a fortiori un développement de l’archivage électronique.

• La transformation de la perception de la fonction à opérer doit amener à la considérer non plus comme une charge mais comme un service nécessaire aux besoins opérationnels des services dans le cadre de leur activitéet répondant à des impératifs réglementaires, juridiques et patrimoniaux. L’information conservée doit être considérée comme une ressource stratégique, dont l’archivage assure la gestion et la conservation.

• La diffusion de messages adaptés auprès des services producteurs et autres directions impliquées dans le processus archivage et leur sensibilisation aux problématiques de l’archivage dès la création d’un document devrait largement contribuer à l’optimisation de l’archivage. Elle s’inscrit dans une optique, à terme, de généralisation de la pratique de « records management » ou gestion de l’information dans le temps.

Transformation àenvisager a

Pièce jointe correspondante

Aperçu de l’archivage et de la gestion de l’information au Canada (IV.4)

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La responsabilisation des directeurs et responsables de programme aux enjeux de l’archivage devrait assurer une meilleure visibilité de la fonction archivage et une bonne application des orientations identifiées. Il s’agit donc de responsabiliser à la fois le plus haut niveau de la hiérarchie, mais également les responsables opérationnels impliqués dans le processus d’archivage.

• Activer le Comité interministériel pour les archives de France (CIAF) : Le CIAF, créé par le décret du 23 janvier 2002, est identifié comme la structure la plus à même de porter les transformations interministérielles relatives à l’archivage et de s’assurer de leur mise en œuvre. Au titre de l’article 1, « Ce comité définit les orientations générales de la politique de l'Etat en matière de collecte, de conservation, de communication et de mise en valeur des archives. Il veille à la coordination de l'action des départements ministériels en ce domaine” . Il réunit, sous la présidence du Premier ministre, le ministre chargé de la Culture, le ministre des Affaires étrangères, le ministre de la Défense, le garde des sceaux, le ministre de la Justice, le ministre de l‘Intérieur, le ministre chargé de l‘Economie et des finances et le ministre chargé de la Réforme de l'Etat. Cette composition recouvre ainsi aussi bien les ministères du réseau DAF que les ministères autonomes. A ce jour, ce comité ne s’est jamais réuni.

• Rédiger une charte interministérielle de l’archivage, dans la ligne de la circulaire de 2001 et sous l’égide du Comité Interministériel des Archives de France (CIAF) afin de constituer un socle de directives archivistiques applicables à toute production de l’Etat.

Transformation àenvisager




Bonne pratique

Pièces jointes correspondantes

Responsabiliser les directeurs et responsables de programme aux enjeux de l’archivage

La fonction archivage est une fonction peu valorisée qui n’intéresse que périodiquement la hiérarchie (déménagement, mobilité). La part des directions faisant appel au service d’archivage/prenant en compte les enjeux de l’archivage varie fortement en fonction des ministères et du positionnement du service au sein de l’organigramme.

b

A chaque élection générale, le Secrétaire général du gouvernement diffuse une note pour obliger les membres des cabinets à verser leurs archives. Il est ainsi fortement impliqué et sensibilisé aux enjeux de l’archivage.

Fiche n°1 « Réactiver le comité interministériel pour les archives de France »Fiche n°2 « Les rubriques d’une charte sur l’archivage – éléments indicatifs »

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Elaborer en amont une politique de gestion de l’information incluant l’archivage papier et électronique (1/2)

Transformation àenvisager c

Nonobstant l’existence d’un corpus de politique d’archivage électronique, le rapport constate l’absence quasi totale d’applications dédiées à l’archivage ou de modules d’archivage intégrés ou interfacés avec les systèmes d’information qui limite de fait l’archivage des documents numériques (bases de données, courriels, documents bureautiques) à l’exception des grandes bases de données statistiques. L’absence d’un cadre juridique et normatif génère par ailleurs une défiance des utilisateurs.



La refonte des politiques d’archivage existantes s’inscrit dans la perspective de reconsidérer l’archive noncomme une charge couteuse mais comme une ressource stratégique. Elle doit avoir pour objectifs : • L’élaboration d’une politique de gestion de l’information « électronique » et le renforcement de la

politique de gestion de l’archivage papier afin d’homogénéiser et de diffuser les procédures pour assurer le respect de leur application par les services producteurs ;

• La réduction des stocks d’arriérés « papier » ;• En matière d’information électronique, la prise en compte systématique de l’archivage ;• La remontée des problématiques archivage en amont dans le cadre des applications métier

dématérialisées afin de réaliser des économies sur les coûts de développement des applications.

Recommandations associées (1/2)

• Intégrer l’archivage électronique dans les schémas directeurs informatiques (SDI). Pour chaque ministère, cette intégration doit être réalisée lors de la prochaine révision ou rédaction du SDI.

• Spécifier les données des applications métier présentant un fort enjeu d’archivage : délais de conservation, récupération des métadonnées nécessaires, structuration des données, notamment dans une perspective d’exportation des données selon le standard d’échange de données pour l’archivage. Cette spécification implique la mise en place de modules d’export de données, qui doit être un préalable àl’archivage électronique. Le service d’archivage devra assister les producteurs et les directions informatiques dans la modélisation des données.

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• Définir le cycle de gestion des documents concernés par les processus métier pour pouvoir ensuite intégrer sa modélisation dans la conception et l’amélioration des applications métier. Il s’agit ainsi de fournir aux systèmes informatiques un outil décrivant pour chaque processus métier les différentes étapes et évènements qui peuvent intervenir et modifier le statut d’un dossier tout au long de la vie du dossier afin de faciliter l’intégration dans les SI des statuts de dossiers « ouverts », « clos » et « définitivement clos ». Cette recommandation passe par :

la rédaction d’un référentiel des documents et des événements qui leur sont associés et peuvent générer leur archivage intermédiaire et définitifla description simultanée des flux d’informations et des données traitées par l’application et des spécifications techniques de l’application.

• Revoir les processus d’archivage papier en révisant les tableaux de gestion en cours, et en normalisant les processus et procédures d’archivage. Par exemple, cela pourrait conduire pour le cas des dossiers de personnel à initier la mise en place d’un dossier maître unique par ministère.


Documents du SDAE (Service de développement de l’administration électronique) :• Présentation du standard d’échange de données pour l’archivage • Présentation de l’initiative « archivage numérique » IF08 dans le cadre du programme Adèle• Présentation des concepts « La maîtrise du cycle de vie du document numérique »Documents de la DAF (Direction des Archives de France) : • Présentation du standard d’échange de données pour l’archivageDocuments de la DCSSI (Direction centrale de la sécurité des systèmes d’information) : • P2A – Politique et Pratique d’Archivage (Sphère publique) • Cahier des charges pour un système d’archivage électronique• Grille d’audit relative à l’archivage électronique sécurisé(Voir pièces jointes IV.2)

Fiche n°3 « L’intégration en amont des problématiques d’archivage et de gestion de l’information dès la conception des applications métier »

Au MIAT, le projet de dématérialisation du courrier intègre un module d’export des données au format XML pour l’archivage définitif.Bonne pratique

Elaborer en amont une politique de gestion de l’information incluant l’archivage papier et électronique (2/2)


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Renforcer la fonction archivage (1/2)

Le renforcement de la fonction archivage en termes d’organisation et de compétences devrait apporter lesaméliorations suivantes :• une meilleure connaissance des textes juridiques et réglementaires ;• une montée en compétence des services d’archivage sur les problématiques d’archivage électronique ;• une identification claire des rôles et des responsabilités des acteurs impliqués ;• une sensibilisation à l’archivage et à ses bonnes pratiques ;• à terme, une gestion en amont des problématiques d’archivage.


La gestion des archives dans les ministères pâtit d’une méconnaissance par les services producteurs des instructions archivistiques, d’un manque de maîtrise des problématiques d’archivage électronique par les services d’archivage et d’un réseau de correspondants insuffisamment structuré.


• Ancrer la fonction de « correspondant archivage » pour constituer un relai de proximité du service d’archivage : Pour la valoriser, il convient d’intégrer cette fonction de « correspondant archivage »:

dans le répertoire interministériel des métiers de l’Etat (RIME) élaboré par la DGAFP ;dans les référentiels emplois de chaque ministère.

Ce « correspondant archivage » devra être à même d’assurer la diffusion de la politique archivage du ministère au sein du service producteur dont il dépend et de veiller au respect des procédures en lien avec le service d’archivage.

• L’ancrage « théorique » de la fonction de « correspondant archivage » doit s’accompagner dans la pratique d’une présence régulière des services d’archivage dans les services producteurs et / ou de l’animation du réseau des correspondants. A cette occasion, les services d’archivage pourront initier les services producteurs au « records management » en communicant sur la nouvelle dynamique de l’archivage.

Transformation àenvisager d


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• Adapter la répartition des rôles et responsabilités des services impliqués dans la fonction archivage, et en particulier rapprocher l’archiviste du décideur en matière de gestion de l’information.

Il est essentiel que producteurs, archivistes et informaticiens travaillent ensemble sur les problématiques d’archivage, et particulièrement en amont des projets, qu’il s’agisse de conception des SIRH, SI paie, SI pensions ou d’autres applications métiers spécifiques. Entre maîtrise d’ouvrage et maîtrise d’œuvre, les rôles à jouer quant à l’archivage devraient être mieux définis et mieux coordonnés. Par exemple, dans le cadre des travaux relatifs au futur système d’information des archives nationales (SIA), il est important que les missions archives soient davantage impliquées.Le CIAF pourrait favoriser la discussion entre services d’archivage et services producteurs en vue de cette clarification.

• Renforcer les compétences des services d’archivage en terme d’archivage électroniqueL’amélioration de la performance de la fonction archivage suppose de développer les compétences des services d’archivage sur l’ensemble des outils nécessaires à l’archivage électronique. Elle doit passer par la mise en place de formations dédiées et la mise à disposition d’outils interministériels relatifs à l’archivage électronique (plates-formes d’archivage électronique).

Bonne pratique

Renforcer la fonction archivage (2/2)Transformation àenvisager d


Au MINDEF, la présence d’un « historien en opération », affecté par le service historique de la défense (SHD), en opérations extérieures (OPEX) permet de garantir la création d’une chronologie de l’OPEX, de vérifier la prise en compte des mémentos d’archivage et de collecter les archives pour capitaliser le retour d’expérience en matière opérationnelle.


Fiche n°4 « Renforcer la fonction archivage auprès des responsables et de leurs services »Fiche n°5 « Eléments de description de la fonction de correspondant archivage »

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Développer le pilotage de la fonction archivage en mode de gestion LOLF (1/2)Transformation àenvisager e

Le suivi de la performance de la fonction archivage est pour le moment limité. Ainsi, la définition des stratégies d’archivage, de même que la compréhension des besoins et le pilotage des services producteurs sont insuffisamment pris en compte par les fonctions archivage. Le suivi d’activité par des indicateurs de pilotage fait par ailleurs défaut.Cette absence de pilotage contribue au manque de reconnaissance de la fonction archivage, fonction qui se retrouve de fait très peu intégrée à la dynamique générale de contrôle de gestion de l’Etat. En effet, la fonction n’est pas prise en compte, en tant que telle, dans les programmes LOLF mais diluée dans les programmes de soutien.


• Faire passer la fonction archivage d’une culture juridique et historique à une culture de pilotage par la performance, dans le sens de la LOLF

• Répondre aux attentes des producteurs en termes de directives, d’informations régulières, de précisions sur leurs rôles, leurs responsabilités et leurs champs d’intervention

• Mettre en œuvre un contrôle de gestion et des tableaux de bord entre services d’archivage et services producteurs de façon « mutualisée »



• Faire un bilan des arriérésCette recommandation doit figurer aussi bien dans les responsabilités des services d’archivage que dans celles des services producteurs, dans un objectif de résorption des arriérés et de gestion optimale des espaces de stockage.

Il s’agit de réaliser un état des lieux de l’existant par une évaluation directe et/ou par l’organisation d’entretiens bilatéraux entre le service d’archivage et les services producteurs ;Ce bilan s’inscrit dans une logique de mise en place à terme d’une gestion prévisionnelle des stocks et de rationalisation du tri.

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• Mettre en œuvre un tableau de bord pour les différentes directions ou bureaux en interaction avec le service d’archivage :Exemple d’indicateurs pouvant figurer dans ces tableaux de bord :Indicateurs de gestion partagés entre le service d’archivage et le service producteur

Date du dernier versementVolume versé sur les 12 derniers moisEspace de stockage disponible théorique, espace réservé pour des versements programmés, espace disponible réelNombre de demandes de communication / dérogationsDate du dernier versementVolume des arriérésDélai de traitement des archives par le service d’archivage

Indicateurs de pilotageDiffusion de « l’archivage » au sein des services : Conventions en cours et en projet, animation du réseau des correspondants, actions de formation et de sensibilisationVolet budgétaire : nombre d’ETP consacrés à la fonction archivage, nombre de vacations, développement et mise en œuvre d’outils informatiques, disponibilité des espaces de stockagePerformance : résorption progressive du volume des arriérés, régularité et anticipation des versements, satisfaction des services producteurs, participation aux projets de conception / déploiement d’outils informatiques de gestion

A terme, l’alimentation et la mise à jour régulière des indicateurs de pilotage permettront de systématiser le contrôle de gestion associé à la fonction et d’assurer une gestion prévisionnelle des stocks.

Bonne pratique


• Au MINDEF, des indicateurs de pilotage de la fonction archivage sont alimentés et suivis selon 4 axes : financier, performance externe, processus et apprentissage-développement.

• Au MAE, les indicateurs de la fonction archivage prennent en compte le taux d’enrichissement des bases de données, le taux de visite sur internet et le taux d’élimination dans les versements.

Transformation àenvisager Développer le pilotage de la fonction archivage en mode de gestion LOLF (2/2)e

Fiche n°6 « Développer des outils de pilotage et de performance de la fonction »

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Améliorer la mise à disposition des instructions archivistiques et outilspar les services d’archivage pour les services producteurs

• Peu de services en charge de l’archivage s’inscrivent dans une optique de développement de leur offre de service.

• Du côté des services producteurs, des pratiques de conservation locale et d’accumulation des archives sont constatées par méconnaissance des procédures ou crainte des contrôles ou des litiges.

Transformation àenvisager f


• Une responsabilisation des services producteurs

• Une amélioration de l’offre de service et de la perception des services d’archivage par les producteursAmélioration attendue


• Faciliter l’accès des services producteurs aux instructions réglementaires et archivistiques depuis leur poste de travail par une mise en ligne systématique de celles-ci sur intranet. Les instructions doivent suivre la politique de gestion de l’information initiée en amont.

• Mettre à jour les tableaux de gestion : il s’agit de mettre en place de manière homogène des tableaux de gestion révisés dans chacun des services afin de trier les archives en fonction des listes établies, des critères ou des DUA.

• Mettre à disposition des plans de classement (communs par exemple pour les dossiers de carrière) et des dispositifs d’indexation

• Offrir l’accès des services producteurs à des procédures de versement par bordereaux électroniquesdepuis leur poste de travail pour systématiser l’archivage, et appliquer la politique de gestion existante.

• Mettre à disposition des services producteurs les répertoires d’archives mis à jour sur intranet

Au sein des services du Premier ministre, les documents sont priorisés par typologie en fonction du besoin d’information. Une base de données de description très fine de certains fonds d’archives a été mise en place avec une indexation permettant une traçabilité parfaite et un rendu quasi immédiat de l’information au niveau de description le plus fin.

Bonne pratique

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III. Annexes1. A très court terme, l’optimisation de la fonction archivage







5. Glossaire

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Une meilleure prise en compte des enjeux de l’archivage par les directeurs et responsables de programme assurera le soutien nécessaire à la fonction pour faciliter sa diffusion au sein de l’ensemble des services producteurs, garantir une bonne application des procédures et processus définis et renforcer la visibilité des services d’archivage.

Une prise en compte des enjeux de l’archivage électronique par les directeurs et responsables de programme est le passage obligé vers le développement de l’administration électronique.




Assurer la prise en compte des enjeux de l’archivage par les directeurs et responsables de programme

Peu sensibilisés aux enjeux de l’archivage, les directeurs et responsables de programme sont souvent insuffisamment impliqués dans la diffusion et le suivi de l’application des directives liées à l’archivage.

• Assurer une sensibilisation systématique des cadres de la fonction publique aux enjeux de l’archivage en renforçant l’étude de cette problématique dans les cursus de formation initiale (écoles supérieures de la fonction publique) et continue.

• Assurer la diffusion et la traduction opérationnelle de la charte interministérielle de l’archivage, élaborée dans la ligne de la circulaire de 2001 et sous l’égide du Comité Interministériel des Archives de France (CIAF) afin de constituer un socle de directives archivistiques applicables pour toute production de l’Etat et diffusables par les directeurs et responsables de programme au sein de l’ensemble des ministères.

• Introduire un volet archivage dans les missions d’inspection, sous l’impulsion du CIAF, pour assurer une meilleure prise en compte de l’archivage dans l’ensemble des directions impliquées.


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2. A court terme, le développement effectif d’une fonction archivage intégrée et pilotée

Bonne pratique

L’inspection des Affaires étrangères prévoit un volet archivage dans ses guides et rapports d’inspection et contrôle systématiquement l’archivage des services qu’elle inspecte. Le service d’archivage du ministère est associé à la préparation de ces missions d’inspection, destinataire des recommandations formulées et responsable du suivi de leur mise en oeuvre.


Fiche n°1 « Réactiver le comité interministériel pour les archives de France »

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• Assurer une conservation sécurisée des documents électroniques• Rétablir la confiance des producteurs en faisant connaître la valeur probante des documents dématérialisés,

afin de créer le « réflexe » archivage électronique




Maîtriser les enjeux juridiques liés à l’archivage électronique

Par suite d’un manque de connaissance des enjeux juridiques associés à l’archivage électronique, les producteurs et archivistes n’ont pas le « réflexe » archivage électronique, ce qui génère des pratiques de re-matérialisation systématique des informations électroniques ou au contraire une élimination « sauvage » de certains documents ayant une réelle valeur probante.

• Définir un cadre juridique clair pour

la numérisation des informations sur support papier à archiver dans le cadre de numérisation massive, prévoir les précautions techniques et juridiques nécessaires

pour chaque document à archiver électroniquement, et plus particulièrement : Identifier les cas où la signature électronique doit être vérifiée (à indiquer dans les métadonnées du document) Préciser le régime juridique applicable aux échanges via internet (courriel)Approfondir en général la réglementation juridique relative aux informations électroniques

• Développer et faire connaître la démarche qualité liée à l’archivage électronique (critères de labellisation) :

pérennité des informations archivées uniquement de façon électroniquerespect des délais de communicabilitégarantie de la sécurité des dispositifs d’archivage électronique existantscontrôle de l’accès « client » en fonction des informations conservées (pas d’accès par le service producteur aux données personnelles conservées dans les dossiers de personnel après la fin de la durée d’utilité administrative)protection du patrimoine dans le but d’éviter toute réutilisation abusive des informations publiées sur internet

• Diffuser auprès des services producteurs l’ensemble des référentiels existants sur l’archivage électronique, et les règles juridiques associées, pour faire évoluer le concept de sécurité vers celui de confiance.


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La ré-ingénierie des processus liés à l’archivage permettra de rationaliser l’ensemble des étapes liées autraitement des archives papier et électronique et ainsi de dégager des gains en termes :

• de garantie sur la qualité des processus d’archivage électronique (assurance sur l’intégrité et la conservation des données et de leur description sans perte),

• économiques parla suppression des surcoûts liés à la perte de données, aux doublons et au développement d’applications métiers dus à une prise en compte tardive des questions d’archivage électronique,la mutualisation des coûts de développement lors de la mise en place de modules d’archivage intermédiaire transversaux à plusieurs applications,l’allègement du volume des informations archivées notamment la suppression de l’archivage d’informations en doublon,la diminution des arriérés de dossiers non triés.

La ré-ingénierie des processus est d’autant plus efficace en amont de la conception des systèmes d’informations.



Engager une ré-ingénierie des processus liés à l’archivage (1/2)

La fonction archivage étant généralement mal identifiée au sein des services, les processus qu’elle génère,notamment en matière d’archivage électronique, sont pour la plupart mal connus et peu maitrisés par lesutilisateurs :

• Aucune gestion de l’archive courante n’est formellement réalisée par les services producteurs ;• La pratique de conservation locale et d’accumulation des archives est généralisée du fait notamment

d’un manque de connaissance des procédures de versement à respecter ;• La culture prégnante est celle d’un « surarchivage » des documents par crainte des contrôles ou des

litiges, ou au contraire d’élimination dites « sauvages ».Concernant les systèmes d’information, ces processus sont par ailleurs insuffisamment intégrés aux processus de gestion, ce qui se traduit par :

• un archivage très limité des documents numériques (bases de données, courriels, etc.) ;• une re-matérialisation systématique des informations électroniques ;• la non-intégration de module d’archivage dans les applications de gestion.



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Engager une ré-ingénierie des processus liés à l’archivage (2/2)Transformation àenvisager c


Bonne pratique


• Sensibiliser les services producteurs à la gestion des archives courantes par le biais de formations spécifiques et par la mise à disposition d’outils (icône archivage sur les applicatifs bureautiques) et de procédures adaptées (tableaux de gestion adaptés aux spécificités métiers des services, mise en ligne de bordereaux de versement dématérialisés). Cette sensibilisation doit permettre de rationaliser le tri et la sélection des informations à archiver.

• Intégrer systématiquement la problématique de l’archivage dès la création d’un document, notamment dans le cadre de l’archivage électronique. Cela consisterait notamment à :

s’assurer de la prise en compte des questions juridiques liées à l’archivage des documents électroniques afin d’assurer leur valeur juridique en matière de preuve en mettant en place les conditions d’authenticité et d’intégriténécessaires (éventuellement mise en place d’une signature électronique) ;modéliser le cycle de gestion des documents concernés par les processus métiers en amont de la création des applications ;associer l’archiviste dès la conception des systèmes d’information de gestion pour assurer la prise en compte des problématiques d’archivage (sélection des informations à archiver, du support d’information faisant foi - papier ou électronique -, pérennité des données à assurer tout au long de leur durée de conservation) ;mettre à disposition une nouvelle fonction bureautique d’archivage, au sens « archivistique » et non dans le seul but d’entreposer des données sur disque dur ;insérer des modules d’archivage dans les applications de gestion en cours de déploiement ou en projet identifiées à très court terme comme présentant un fort enjeu d’archivage (longue durée de conservation des données, données à forte valeur de preuve, enjeu stratégique) ;

• Standardiser l’échange des données électroniques par l’application systématique du référentiel publié en mars 2006 par le SDAE et la DAF (renseignement de métadonnées pour chaque document) afin de garantir l’interopérabilité des systèmes d’information, d’assurer une structuration à la source des informations versées et ainsi de faciliter le traitement puis la mise àdisposition des archives. Cette standardisation est d’autant plus critique dans le cadre de la bascule des données archivées vers le futur système d’information des Archives nationales de Pierrefitte.

• Redéfinir la liste des documents (papier et électroniques) et des données électroniques à archiver notamment dans le cadre des dossiers de personnel (circulaire n°FP-3 1821 du 20 octobre 1993), en précisant les supports (papier ou électronique) préconisés par information.

Le ministère de la Justice a modélisé le cycle de gestion de ses archives avant la refonte de ses applications.

Fiche n°7 « ré-ingénierie du processus d’archivage papier pour les dossiers de personnel »Standard d’échange de données élaboré par le SDAE et la DAF (IV.2)

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Que ce soit en matière d’archivage papier ou électronique, l’absence d’un contrôle interne formalisé ne permet pas, à l’heure actuelle, de :

• contrôler la mise en œuvre opérationnelle de la politique d’archivage papier ou électronique (efficacité des dispositifs d’archivage),

• assurer le respect des procédures par les services producteurs,

• garantir l’intégrité et la pérennité des données électroniques archivées.

générant ainsi une défiance des utilisateurs vis-à-vis de la dématérialisation dans un contexted’obsolescence rapide et récurrente des outils (format, support, matériel et logiciel de lecture).

La mise en place d’un contrôle interne du respect des processus et des procédures liées à l’archivagereposant sur la politique d’archivage préconisée par la DAF de manière générale et par la DCSSI en particulier que la sécurité juridique des données électroniques permettra :

• d’améliorer la qualité et la fiabilité des données électroniques stockées ;

• de garantir l’intégrité et la pérennité des informations conservées.

Mettre en place un contrôle interne (1/2)Transformation àenvisager d


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Mettre en place un contrôle interne (2/2)

• Grille d’audit de la DCSSI (IV.2)

• Référentiel relatif à la sécurité des dispositifs d’archivage électronique de la DCSSI (IV.2)

• Mettre en œuvre un contrôle qualité sur les données stockées en :définissant et attribuant le rôle de contrôleur qualité au sein des processus métier ;diffusant auprès de ces contrôleurs qualité la grille d’audit élaborée par la DCSSI : support méthodologique, cette grille permettra aux contrôleurs de vérifier la conformité d’une autoritéd’archivage à la politique d’archivage et de mesurer la résorption progressive d’écart en cas de non conformité (majeures ou mineures).

• Mettre en œuvre de contrôles de sécurité logique et technique sur les flux de données par :Une gestion des droits d’accès ;L’utilisation de coffres forts électroniques ;La réalisation de copies de sécurité et la réplication des données notamment grâce à l’instauration de bases miroirs, la restauration à partir de copies de sauvegardes de sécurité, l’organisation des contrôles de vérification de la pérennité ;La programmation et la mise en œuvre de migrations régulières (changement de support, de logiciels d’exploitation, de formats) ;L’identification et évaluation des impacts, contrôle et validation par le « service propriétaire des documents » ;La traçabilité mise en œuvre par le service d’archivage électronique.

A moyen terme, cette démarche pourrait évoluer vers un processus de labellisation.Contrôler la valeur juridique du document

Contrôler la mise en place d’une signature électronique : les documents signés électroniquement devront faire l’objet d’une surveillance particulière, avec l’indication de la présence d’une signature électronique dans les métadonnées renseignées a posteriori ;Vérifier la valeur juridique du document.

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Contractualiser les relations entre les services producteurs et le service d’archivage (1/2)

La contractualisation avec les services producteurs et le positionnement du service d’archivage comme un prestataire de service, vont permettre :

• de sensibiliser les services producteurs aux enjeux de l’archivage ;• de renforcer la visibilité de la fonction archivage et plus particulièrement du service d’archivage ;• d’améliorer la qualité de service aux producteurs ;• d’assurer une régularité des versements.

Dans le contexte de la LOLF, cette contractualisation étayée par la définition d’indicateurs de suivi de l’activitéconstituera un outil de dialogue de gestion des services d’archivage et plus globalement de l’ensemble des services producteurs.

Les services producteurs sont insuffisamment impliqués dans la gestion de leurs archives courantes :• les processus d’archivage sont mal maîtrisés : les versements sont réalisés de manière aléatoire : les

étapes du cycle de vie de l’archive et les modalités d’accès aux documents archivés sont mal connues, l’archiviste n’est pas toujours identifié.

• les procédures à respecter sont peu appliquées, ce qui génère des pratiques de conservation locale et d’accumulation des archives : les instructions archivistiques ne sont pas respectées, obérant notamment la qualité de description d’archives lors des versements.

• la culture archivage des services producteurs est plus juridique et règlementaire que technique ce qui conduit à un surarchivage des informations par crainte des contrôles ou des litiges.

De leur côté, les services d’archivage, absorbés par la résorption d’arriérés conséquents, ne s’inscrivent pasjusqu’à présent dans une logique de développement de leur offre de service. La mise à disposition desarchives courantes et intermédiaires pour les clients internes comme externes est par ailleurs limitée, du fait dupérimètre d’intervention du service d’archivage ministériel qui se limite au traitement des archives, de laméconnaissance des durées d’utilité administrative et de l’absence de traçabilité des informations archivées.

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• Élaborer des conventions spécifiques par ministère à un niveau organisationnel choisi (ex. direction) : Déclinaison ministérielle de la charte interministérielle de l’archivage, ces conventions, ajustées aux spécificités métier du niveau choisi et à l’état des lieux de ses archives, institueraient :

les bonnes pratiques à engager,les droits, devoirs et responsabilités de chacun (ex. niveaux d’engagement réciproque - respect des processus et procédures d’archivage pour les services producteurs, mise à disposition des instructions et outils archivistiques et des documents archivés durant les délais requis pour le service d’archivage),la mise à disposition de moyens dédiés à la résorption des arriérés, l’établissement d’un bilan du service offert, dont la périodicité serait à définir.

A l’occasion du transfert d’une nouvelle catégorie d’archives (prévu dans la politique d’archivage de la DCSSI et testé par le projet de plate-forme pilote développée par la DAF/SDAE : projet PIL@E), ces conventions pourront faire l’objet d’avenants spécifiques notamment dans le cadre de l’archivage électronique.

• Mettre en place un dispositif de suivi et d’audit de la mise en œuvre de ces conventions :Intégrer le correspondant archivage dans la gestion de la convention,Définir des indicateurs de suivi de la convention,Élaborer des tableaux de bord de suivi par convention.

A terme, l’introduction, dans ces conventions, des indicateurs de gestion et de pilotage de la fonction archivagedéfinis mutuellement entre les services producteurs et le service archivage permettra un contrôle de gestiondans l’esprit de la LOLF (ex. mise en place d’une gestion prévisionnelle des stocks).


Contractualiser les relations entre les services producteurs et le service d’archivage (2/2)


Fiche n°8 « Développer la contractualisation »Fiche n°9 « Les rubriques d’une convention de gestion documentaire et d’archivage entre le service d’archivage et la direction N »

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Faciliter l’accès aux informations archivées

• Définir une politique d’offre de services aux usagers :Identifier les archives qui présentent un intérêt historique ;Constituer des répertoires répondant à tous les publics ;Le cas échéant, ajouter des éléments d’analyse qui pourront être appréciés par certaines catégories de chercheurs ;Recenser les informations communicables au lectorat et les informations susceptibles d’être les plus demandées ;Identifier les services producteurs de ces informations de manière à mettre à jour en priorité leurs tableaux de gestion.

• Améliorer le processus de dématérialisation des procédures de dérogation via l’application SDAE de gestion des démarches en ligne.

• Mettre progressivement en ligne les sommaires et répertoires de versement sur les sites internet des ministères et sur l’extranet Ader (archives intermédiaires et externes)

Généraliser la pratique de procédure de versement par bordereau électronique pour faciliter la mise à disposition des répertoires de versement sur l’intranet ;Structurer les répertoires ;Mettre en œuvre des outils de publication des données numériques ;Prendre en compte le réexamen des durées de communicabilité (projet de loi sur les archives actuellement déposéau Sénat).

• Faciliter la recherche de documents archivés via un portail et un moteur de recherche uniques et interministériels par mots clés / thesaurus dans le cadre de la mise en place du futur STIA du SCN Archives nationales (à étendre à terme aux ministères autonomes)

Définir des modalités de recherche, de consultation et d’affichage des résultats.


Bonne pratique


• Répondre à l’obligation de transparence vis-à-vis des citoyens par la mise en ligne de répertoires détaillés• Gain de temps dans la recherche d’une information• Versement de qualité des services producteurs

Au MEDD, il est possible d’avoir accès par internet aux répertoires détaillés des fonds traités et versés aux archives nationales et par Ader (Extranet) aux archives intermédiaires.

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Fiche n°10 « La mise en ligne de répertoires détaillés des versements d’archives »

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5. Glossaire

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3. A moyen terme, la généralisation d’une gestion des documents dans le temps (pratique de « records management »)

• Veiller à ce que l’information produite, utilisée et conservée par l’administration soit aussi précise, complète et pertinente que possible

• Faciliter la collecte, le tri, la sélection et les recherches des informations pour les services producteurs• Assurer la fiabilité des documents par une identification stricte du producteur et une gestion des droits d’accès


Garantir la traçabilité des informations

• Perfectionner les outils de gestion de l’archivage Initialiser des formats types de conservation des documents en fonction de l’information archivéeIdentifier en amont toute information méritant d’être conservée : le producteur disposerait d’une « option d’archivage » qui pourrait être représentée par une icône archivage sur ses outils bureautiquesPrendre en compte l’information par son enregistrement / son indexationPrendre en compte le cycle de vie de l’information (notamment sa durée d’utilité administrative –DUA-et son délai de communicabilité)Assurer un suivi des « évènements » pouvant affecter cette information, en synthétisant leurs caractéristiques dans le tableau de gestion correspondant (fonction horodatage)Vérifier que, pour toute application métier, la liste des documents papier et électronique à archiver, leurs DUA respectives et une méthodologie de structuration de l’information sont précisées Adopter des plans de classement mutualisés


Bonnes pratiques• Pratique de la Bibliothèque Nationale de France (BNF) : Plans de classement communs et enregistrement de

toute information méritant d’être conservée • Au MAE : Indexation de tout document en amont et définition d’un format type pour chaque type de document

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L’intégration de modules d’archivage au sein des principaux systèmes d’information (SI) systématisera la prise en compte de l’archivage, garantissant ainsi :

• un traitement différencié (et par conséquent plus économique) de l ’information suivant son cycle de vie: sélection plus en amont des données, choix de média moins consommateurs suivant que l ’information est moins souvent accédée…)

• la traçabilité des informations tout au long de la chaîne de traitement,• la fiabilité des informations par la mise en place de contrôle de cohérence automatique,• la qualité d’indexation par le renseignement de métadonnées prédéfinies,• la régularité des versements par une automatisation des processus liés.

Cette intégration, ou à défaut l’interfaçage des applications dédiées à l’archivage avec les principaux SI, évitera par ailleurs la ressaisie d’informations, générant ainsi des gains de temps substantiels.

3. A moyen terme, la généralisation d’une gestion des documents dans le temps (pratique de « records management)


Intégrer un module archivage dans les principaux systèmes d’informationTransformation àenvisager b

• Associer les archivistes en amont des projets de conception ou de refonte des principaux SI afin d’assurer la prise en compte des besoins spécifiques de l’archivage. Dans le cas des travaux de convergence des SIRH autour du noyau commun, l’association de l’archiviste permettrait de délimiter la liste exhaustive des informations électroniques qu’il serait possible d’introduire dans un dossier de personnel mixte, c’est-à-dire composé des « incontournables » documents papier mais également pour partie d’informations électroniques.

• Intégrer un module archivage ou interfacer une application dédiée à l’archivage en mettant en place des modules d’export suivant le standard d’échange de données pour l’archivage dans les principaux systèmes d’information


Bonne pratique • La conception de la base « Elèves de 1er degré » au MENESR a impliqué archivistes et gestionnaires pour sa conception.

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3. A moyen terme, la généralisation d’une gestion des documents dans le temps (pratique de « records management)


Développer et assurer la mise en œuvre opérationnelle de plates-formes d’archivage électronique sécurisées

Recommandation associées

La mise en place de plates-formes d’archivage électronique permettra :• de sécuriser la conservation des informations archivées (mécanismes d’empreinte, coffres forts

électroniques, migration des supports et formats, réplication des données), • d’accélérer et de faciliter la communication des informations archivées suivant des modalités (en

ligne, différée) adaptées aux différents types de publics.


• Mettre en place des plates-formes d’archivage électroniques sur le modèle de la plate-forme d’archivage électronique pilote développée par la DAF et la DGME. Ces plates-formes seraient alimentées par les différents systèmes d’information de gestion et éventuellement par des applications interministérielles, le succès de leur montée en charge est conditionné par l’application généralisée du standard d’échange de données publiée par la DAF et le SDAE.

• Préparer l’interfaçage entre les différents SI et les plates-formes en s’appuyant sur le référentiel général d’interopérabilité (RGI)

• Mettre en œuvre un dispositif d’homologation ou de labellisation de l’archivage électronique dont le périmètre pourrait être le service afin de garantir la sécurité et la qualité des données.


Bonnes pratiques

• Projet PILAE : le projet PILAE, piloté par le SDAE (Pilote pour une plate-forme d’archivage électronique dans la sphère publique) est destiné à recevoir les versements des services centraux de l’Etat. Le projet a été conçu en intégrant les référentiels sur l’archivage électronique sécurisé et le standard d’échange de données pour l’archivage électronique. Ce projet a permis une mise en œuvre de l’ensemble des fonctionnalités d’un service d’archivage électronique (SAE).

• Projet ARCADE : Le MINEFI expérimente actuellement une plate-forme d’archivage électronique (projet ARCADE) dont l’objectif consiste à rationaliser l’organisation des dossiers informatiques au niveau du producteur par l’instauration d’un protocole d’intégration (formats de fichiers, indexation précise…) puis par la mise en place d’une structure permettant de collecter les informations directement sur les serveurs.

• Référentiels (particulièrement l’initiative ADELE IF08 du SDAE et le référentiel général d’interopérabilité - RGI - ) et les documents du SDAE et de la DCSSI sur le projet de plate-forme d’archivage électronique sécurisée (IV.2)

• Fiche n°11 « Mise en place d’un outil mutualisé d’archivage intermédiaire au sein du processus métier »• Fiche n°12 « Interfacer les SI de production et les plates-formess d’archivage intermédiaire et définitif »

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Développer l’offre de service pour les clients externes (1/2)Transformation àenvisager d


• Toute information doit être mise en ligne dans le respect des dispositions réglementaires• Il s’agit non seulement de répondre à l’obligation de transparence vis-à-vis des citoyens mais aussi d’anticiper

leurs demandes d’information

• Faciliter l’accès aux informations archivées dans un environnement sécuriséNormaliser les procédures de communication des documents : l’application qui permettra de diffuser les répertoires en ligne devra signaler les documents non communicables sans dérogation et expliciter la procédure de dérogation à mettre en œuvre si on veut consulter ces documents.Développer un contrôle efficace de la circulation des documentsContrôler plus particulièrement le risque de réutilisation abusive des archives publiques par des tiers (Google notamment) en cas de mise à disposition d'un outil de recherche performant, dans une optique de protection du patrimoineCréer des salles d’inventaire virtuelles

• Mettre en place une démarche de valorisation des archivesEtudier l’opportunité de procéder à des numérisations massives d’archives, aussi bien papiers que audiovisuelles, en termes de facilité d’accès aux documents sources et au regard des coûts / bénéfices attendus, et afin de prévenir la dégradation inéluctable des supports analogiques audiovisuelsEtudier au cas par cas la possibilité de partenariats pour la mise en valeur des fonds


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Développer l’offre de service pour les clients externes (2/2)Transformation àenvisager d

Pour les services d’archivage, préparer l’articulation avec le futur système d’information archivistique (SIA) des archives nationales

Instaurer une véritable chaîne sans rupture des systèmes de gestion des fonds d’archives vers les systèmes de communication des archives intermédiaires et des systèmes de communication des archives définitivesMettre en place un groupe de travail interministériel sur la publication électronique des instruments de recherche pour étendre le travail déjà initié dans le cadre de l’élaboration de la circulaire de la DAF en date du 30 septembre 2005 sur la publication électronique des instruments de recherche. Ce groupe de travail sera l’occasion de discuter des outils déjà existants et utilisés par les différents ministères mais en ayant étudié avec soin leurs fonctionnalités respectives. Appliquer les recommandations des groupes de travail interministériels dans le cadre du SIA


Bonnes pratiques

• Création de salles d’inventaire virtuelles : projet du SCN Archives nationales pour l’ouverture du centre de Pierrefitte

• Depuis son ouverture en 1997, le CHETOM (Centre d’Histoire et d’Etudes des Troupes d’Outre Mer) a réalisé 30 expositions temporaires et collaboré à une centaine d’autres expositions en mettant à disposition certains de ses fonds.


Pour la mise en place d’une stratégie de valorisation des archives : • Fiche n°13 « Numérisation et valorisation économique d’archives audiovisuelles »• Fiche n°14 « Valorisation culturelle des archives via des expositions et des publications »

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5. Glossaire

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4. Annexes de l’étude sur les coûts de la fonction archivage intermédiaireRègles d’extrapolation retenues pour calculer les coûts de l’archivage intermédiaire (1/2)

a

Un ratio de 6 ml / m² pour les locaux d’archives dans les services rencontrés non dédiés est établi.Concernant les services dédiés, on peut estimer que le ratio est supérieur. Comme hypothèse, on peut retenir que ce ratio est égal à 8,25 ml / m², soit la moyenne entre les ratios de stockage des rayonnages fixes et mobiles.

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4. Annexes de l’étude sur les coûts de la fonction archivage intermédiaireRègles d’extrapolation retenues pour calculer les coûts de l’archivage intermédiaire (2/2)

a

Les règles d’extrapolation sont les suivantes :

appliquer à l’ensemble des services non dédiés à l’archivage intermédiaire, le ratio identifié lors de la première phase de l’audit pour les administrations centrales, à savoir que les archives intermédiaires représenteraient 0,248 ml/mètre carré de bureau ;

appliquer aux services dédiés à l’archivage intermédiaire, le ratio de 8,25 ml/mètre (cf. diapositive précédente) ;

multiplier le nombre extrapolé de mètres linéaires par le coût unitaire de l’archivage intermédiaire d’un mètre linéaire.

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4. Annexes de l’étude sur les coûts de la fonction archivage intermédiaireListe des entités auditéesb

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5. Glossaire

Sommaire détaillé

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5. Glossaire

BNF Bibliothèque nationale de France

CIAF Comité interministériel des archives de France

DAF Direction des archives de France

DCSSI Direction centrale de la sécurité des systèmes d’information

DGME Direction générale de la modernisation de l’Etat

DUA Durée d’utilité administrative

LOLF Loi organique relative aux lois de finances

MAE Ministères des affaires étrangères

MAP Ministère de l’agriculture et de la pêche

MAS Ministères des affaires sociales

MCC Ministère de la culture et de la communication

Mindef Ministère de la défense

Minefi Ministère de l’économie, des finances et de l’industrie

MAN Mission des archives nationales

MENESR Ministère de l’éducation nationale, de l’enseignement supérieur et de la recherche

MTETM Ministère du transport, de l’équipement, du tourisme et de la mer

MIAT Ministère de l’intérieur et de l’aménagement du territoire

RGI Référentiel général d’interopérabilité

SDAE Service du développement de l’administration électronique

SDI Schéma directeur informatique

SIA Système d’Information archivistique

SI RH Système d’information des ressources humaines

SPM Services du Premier ministre

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Sommaire détaillé







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1. Fiches illustratives

Fiche n°1 « Réactiver le comité interministériel pour les archives de France »

Porter les évolutions nécessaires de la fonction archivage, avec un impulsion et une orientation au plus haut niveau

Problématiques couvertes

Comité interministériel ne disposant pas d’indicateurs de suivi

Charte restant sans traduction opérationnelle

Risques et conditions de mise en oeuvreStabiliser le rythme de réunion de ce comité

Ministères concernésPremier MinistreMCCMINDEFMAEMJ

Réforme de l’etat

MIATMinefi

Détail des actionsDéclinaison ministérielle nécessaire ?

Indicateurs de suivi Gains associés Echéances

1 Rédaction d’une charte interministérielle de l’archivage Non Rédaction de la charte

Introduction d’un volet archivage dans les missions d’inspection Oui

OuiIntégration systématique d’une sensibilisation aux enjeux de l’archivage dans les écoles supérieures de la fonction publique

Nombre de missions d’inspection intégrant un volet archivage

Nombre d’écoles ayant mis en œuvre une sensibilisation dans la formation initiale

Disposer d’un document partagé Très court terme

2

Actualisation des informations disponibles, sensibilisation de la hiérarchie

Court terme

Moyen terme

Sensibilisation de la hiérarchie, meilleure prise en compte de l’archivage dans le quotidien des services

3

Instance au plus haut niveau du pilotage de la fonction archivageImpulsion forte donnée aux actions portées par ce comité

Objectifs associés

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Fiche n°2 « Les rubriques d’une charte sur l’archivage – éléments indicatifs »

Définition du périmètre• Type d’archives

• Administrations centrales

Type d’engagement

Organe de pilotage• Comité interministériel de l’archivage

Les acteurs• Identification

• Rôle et responsabilité

Engagements• Implication de la hiérarchie

• Disponibilité du service d’archivage

• Formation

• Pilotage de la fonction

• Prise en compte des enjeux de l’archivage électronique

• Diffusion progressive de la pratique de « records management »

• Accessibilité aux archives

• Obligation de discrétion

Cette charte sera déclinée par ministère et dans le cadre de conventions de gestion ministérielles qui intégreront des indicateurs de suivi.

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Fiche n°3 « L’intégration en amont des problématiques d’archivage et de gestion de l’information dès la conception des applications métiers »

Anticiper les questions liées à l’archivage électronique et favoriser leur prise en compte en amont :

dès la conception des applicationsou lorsqu’un volet archivage n’a pas été penséinitialement, reprendre les applications existantes pour l’intégrer a posteriori

Problématiques couvertes par la phase

Participation des services archivage à la description du cycle de gestion des documentsUn appui politique fort au plus haut niveau est nécessaire au sein de chaque ministère afin de relayer les messages de la DGME/DAF et d’impliquer l’ensemble des acteurs.

La sélection par les ministères des 3 ou 4 applications métier à fort enjeu suite à la demande de la DGME/DAF est un préalable à l’amélioration des applications existantes. Elle devra être suivie d’une identification progressive des applications métier.

Risques et conditions de mise en oeuvreLa définition du cycle de gestion des documents concernés par l’archivage électronique devra être faite en parallèle des travaux de simplification et d’analyse des métier mené par le SQS (Service Qualité Simplification) de la DGME

Ministères concernés Perception de l’action

MASJusticeSPMMINEFIMIAT

MAE

Les services archivage sont favorables à la mise en place d’un cadre d’archivage électronique. Un appui politique est maintenant nécessaire.

MENESRMCC

Nombre de processus métier pour lesquels la définition du cycle de gestion des documents est réalisé

Par ministère, nombre d’applications pour lesquelles des modules d’export de données ont été intégrés

Nombre d’applications métier identifiées par les ministères

Nombre de SDI qui, lors de leur refonte, ont intégré les questions relatives àl’archivage électronique

Indicateurs de suivi

Très court termeCette action doit être réalisée pour chaque application métier en amont de la mise en œuvre d’une solution d’archivage électronique

Evitement des surcoûts de développement des applications métier dus à une prise en compte tardive des questions d’archivage électronique.

Evitement des pertes de données.Meilleure description des documents

devant faire l’objet d’un archivagePas de perte des informations décrivant

les documents devant faire l’objet d’un archivage

Définition du cycle de gestion des documents concernés par les processus métiers

4

Spécification pour l'export, selon le standard d'échange, des données des applications métier existantes à fort enjeu

Identification des 3 ou 4 applications oùl’archivage numérique représente un fort enjeu

Intégration de la question de l’archivage électronique dans les Schémas Directeurs Informatiques (SDI) des ministères

Très court terme Fin mars 07Travaux en cours prévus sur une durée de 5 ans

Sur le long terme, éviter les pertes de données ainsi que les surcoûts qui résultent d’un développement a posteriori d’une solution d’archivage électronique2

Très court termeTravaux DGME/DAF en cours prévus sur une durée de 5 ans

Très court termeLors de la rédaction/refonte des prochains schémas directeurs informatiques. Point à faire remonter auparavant auprès des secrétariats généraux.

Echéance

Economies éventuelles liées àl’utilisation d’un outil mutualiséd’archivage électronique.

A terme : réalisation d’économies dans les coûts totaux de développement des applications

Gain quantitatif

Cette action permet d’assurer l’utilisation d’un dispositif d’archivage mutualisé

Garantie sur la qualité des processus d’archivage électronique résultant de la prise en compte des recommandations de la DGME.

Gain qualitatif

3

1

Détail des actions

Prévoir et réduire les coûts de développement des applications sur les fonctionnalités liées à l’archivage électroniqueAssurer l’intégrité des données numériques gérées par les processus métierPoser les principes d’une organisation type permettant la mise en place de la politique d’archivage. Faire évoluer les processus de conception des applications

Objectifs associés

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Fiche n°4 « Renforcer la fonction archivage auprès des responsables et de leurs services »

Faire évoluer l’organisation pour améliorer la performance de la fonction archivage


Nécessité d'un accord des hiérarchies/RHMoyens et structure archivistiques

Définition commune de la fonction de correspondant archivage Report de l'implication des services et des hiérarchies sur le correspondantNiveau de priorité de l'archivage par rapport à d'autres sujets dans les politiques de formation

Ministères concernés

TOUS

Détail des actionsDéclinaison ministérielle nécessaire ?

Indicateurs de suivi Gains associés Echéances

Intégration de la fonction de correspondant archivage dans les référentiels emplois ministériels et dans le répertoire interministériel des métiers de l’Etat (RIME) géré par la DGAFP.

Oui

Oui

Non

Oui

Oui

Très court terme

2

Oui

Adhésion des responsables de la formation à unesensibilisation systématique aux enjeux de la gestion des documents.

Présence dans les référentiels

Nombre de formations proposées, dispenséesNombre d’inscriptions

Présence dans la charte

Reconnaissance de la fonction

Très court terme

Nombre de contacts annuels

Nombre de formations proposées, dispenséesNombre d’inscriptions

Intégration de la fonction de correspondant dans la charte interministérielle de l’archivage envisagée.

4

Présence régulière des services d’archivage auprès des services producteurs et une animation du réseau des correspondants archivage par un contact fréquent.

Court terme

5 Déploiement des formations/sensibilisations adaptées aux métiers et niveaux hiérarchiques Court terme

6 Mise en œuvre de tableaux de bord pour les différentes directions.

Nombre de directions ayant accès à un tableau de bord partagé Court terme

Meilleur fonctionnement : application des bonnes pratiques, gestion en amont, contrôle de la fonction

Très court terme

Reconnaissance de la fonction

Moyens d’action pour la fonction archivage

1

3

Impliquer la hiérarchieInstitutionnaliser des réseaux archivage Pour donner à la fonction archivage :

de la visibilitéles moyens d’agir sur le terrain

Objectifs associés

Risques et conditions de mise en oeuvre

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Fiche n°5 « Eléments de description de la fonction de correspondant archivage »

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Fiche n°6 « Développer les outils de pilotage et de performance de la fonction »

Indicateurs non partagés avec les différents acteurs de la fonction

Nombre trop élevé d’indicateurs mis en place

Dépendance par rapport à la remontée d’informations

Risques et conditions de mise en oeuvreCibler les informations à forte valeur ajoutée, orientées vers la prise de décisionStructurer le système de remontée d’informations et d’exploitation de cette information

TOUS


oui

oui

Oui

Déclinaison ministérielle nécessaire ?

Nombre de consultations

Indicateurs effectivement opérationnels

Nombre de tableaux de bord partagés avec les services producteurs


Accès des agents depuis leur poste de travail aux informations mises à disposition sur l’intranet

Alimentation régulière des indicateurs

Définition mutualisée des indicateurs de pilotage de la fonction et des indicateurs essentiels à partager avec les services producteurs

Moyen termeConnaissance précise sur des éléments clefs2

Court terme

Court terme

Echéances

Qualité de service dans la mise à disposition de l’information

Connaissance actualisée et partagée de la fonction par les différents acteurs de l’archivage

Gains associés

3

1

Détail des actions

Mettre en œuvre des tableaux de bord et une connaissance fine de l’évolution des coûts de la fonctionPouvoir effectuer les arbitrages nécessaires

Objectifs associés

Mettre à disposition des agents des éléments opérationnels

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Fiche n°7 « Engager une ré-ingénierie du processus d’archivage papier pour les dossiers de personnel »

Il s’agit de faire prendre conscience des enjeux relatifs à l’archivage par les services producteurs via :

- L’implication des archivistes dès la conception des SI RH

- La réingénierie des processus « papier » par la révision des tableaux de gestion

- La normalisation des procédures d’archivage (plan de classement, indexation)

- La mise en place d’un dossier maître unique par ministère


Diffusion des règles validées par la DCSSI relatives à la dématérialisation

Disponibilité des archivistes pour s’imposer en amont


TOUS


OUI

NON

OUI

OUI


Nombre de dossiers de carrière en archivage intermédiaire / nombre de départ à la retraite

Nombre total de procédures normalisées

Nombre de tableaux de gestion < 1 an / nombre total de tableaux de gestion

Nombre de projets incluant les MAN ou équivalents / nombre de projets SI en cours


Court termeQuantitatifs : suppression des doublonsQualitatifs : facilitation de l’archivage

Identifier et localiser les dossiers de carrière maître uniques 4

Définir des plans de classement et de processus d’indexation

Lister l’exhaustivité des pièces à archiver et réaliser les opérations de tri, de classement, etc.

Systématiser la présence des archivistes dans les projets de SI RH, SI Paie, SI Pensions

Très court terme

Quantitatifs : allégement du volume unitaire, diminution des arriérés, gain en espace de stockage

2

Très court terme

Très court terme

Echéances

Qualitatifs : facilitation de la collecte, des tris et des recherches

Qualitatifs : augmentation de la qualité des versements et maîtrise de la chaîne archivistique

Gains associés

3

1

Détail des actions

- La prise en compte des besoins et contraintes de l’archivage

- La préparation à la dématérialisation de certaines informations

- L’actualisation des plans de classement, de tris, etc.

- La convergence et le respect des méthodes de versement

- La mise en place d’un tronc commun du dossier de personnel des agents de l’Etat

Objectifs associés

Adhésion des services gestionnaires lors de la normalisation des procédures d’archivage, de la mise en place du dossier maître et de la révision des tableaux de gestion

La prise en compte de la dimension archivage en amont nécessite une conduite de changement très forte et une sensibilisation conséquente dans les services producteurs

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Fiche n°8 « Développer la contractualisation »

Stabiliser les champs d’intervention respectifs des services producteurs et des services archivageResponsabiliser les services producteurs


Manque de partage et de dialogue sur les indicateurs de suivi de la convention

Convention restant sans effet sur les pratiques de la direction

Disponibilité des services archivage pour gérer un nombre croissant de conventions

Risques et conditions de mise en œuvreDéfinir des périmètres précis de convention et expliciter les résultats attendus et les moyens dédiés

TOUS


Oui

Oui

Oui

Oui

Oui


Rythme de suivi de la convention

Correspondant figurant dans la convention

Moyens dégagés pour la mise en œuvre de la convention

Nombre de conventions

Nombre de directions ayant fait l’objet d’un état des lieux


Court termeInstauration d’un dialogue sur la performance de la fonctionSuivi et pilotage de la convention5

Court termeRenforcement de la position du correspondant

Intégration du correspondant dans la gestion de la convention4

Dimensionnement des moyens et stabilisation des niveaux d’engagement réciproque

Elaboration d’une convention ajustée aux spécificités métiers de la direction et à l’état des lieux de ses archives

Etat des lieux de la direction ou du service

Court termeOffre de service au plus près des producteurs2

Court terme

Très court terme

Echéances

Dissocier la résorption des arriérés de la gestion au fil de l’eau des archives

Connaissance précise des besoins de la direction

Gains associés

3

1

Détail des actions

Résorption des arriérésRégularité des versementsPérennisation de bonnes pratiquesIntroduction du Records Management

Objectifs associés

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1. Fiches illustrativesFiche n°9 « Les rubriques d’une convention de gestion documentaire et d’archivage entre le service d’archivage et la direction N »

1 - Définition du périmètre2 - Rôle et responsabilité du service des archives

Missions / Prestations (textes juridiques en annexe de la convention)

- Formation initiale et continue de niveau ministériel complété par un plan de formation adapté aux métiers de la direction et à sa production documentaire

- Assistance (audit de l’existant, analyse documentaire, suivi régulier)- Communication / information / accueil (intranet du service des

archives, guides et méthodes, formulaire et boîte à lettres fonctionnelle, workflow, mise à disposition de BDD de gestion documentaire, consultation des bordereaux de versement, référentiels (thesaurus, plan de classement)

Procédures (différencier papier / électronique)- Création et mise à jour des tableaux de gestion- Aide à l’élaboration du plan de classement, assistance à l’indexation

et au référencement- Pratique de records management : normalisation des dossiers et

des documents - Versements- Modes et modalités de stockage et de conservation- Conditions de sécurité et de traçabilité- Communication des documents versés- Eliminations

Engagements- Mutualisation inter-directionnelle par des réunions annuelles- Diffusion des indicateurs de performance et du suivi des coûts

complets du service archives- Suivi des coûts d’archivage du service des archives pour la direction

incluant études et opérations exceptionnelles- Analyse des résultats et mise en place d’un document annuel de

performance qui permettra de réajuster la convention périodiquement

3 - Rôle et responsabilité du service de la directionMissions Organisation de la politique d’archivage

- Nommer un responsable au plus haut niveau hiérarchique (voir aussi responsable performance et qualité de la direction)

- Organiser une stratégie documentaire définissant pour chaque structure administrative descendante les rôles et les acteurs de la politique d’archivage

Mise en œuvre d’une politique d’archivage (différencier papier/ électronique)- Effectuer ou faire effectuer par le bureau une analyse documentaire de la

production- Intégrer le cycle de vie des documents/données dans chaque grande

catégorie de production documentaire (durée de conservation notamment)- Mettre en place un système de record management (proposition)- Définir les emplois nécessaires et les inscrire dans un plan de recrutement,

de formation. Pour les emplois existants, mettre en évidence la fonction archivage

- Evaluer les espaces de stockage dédiés- Prévoir pour chaque système d ’information (et notamment les systèmes de

gestion de courriers, les GED..) , un module d ’archivage et/ou d ’export des données compatible avec le système d’archivage électronique ministériel)

- Se conformer à la réglementation en matière de communication de données personnelles

Procédures - Versement (modalités de transferts, accord sur les formats pour les données

numériques)- Accord sur les éliminations

Engagements- Gérer la fonction archivage dans le cadre de la LOLF et mise en place d’un

budget- Analyser et suivre les coûts complets pour la direction : ETP y compris

informaticiens, espaces, logiciels, maintenance…- Mettre en place des indicateurs de performance : gain de temps,

amélioration de la production administrative, rationalisation- Rendre compte annuellement

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Fiche n°10 « La mise en ligne de répertoires détaillés des versements d’archives »

Généraliser l’utilisation d’outils collaboratifs permettant la publication d’archives

Problématiques couvertesLes ministères du réseau des Archives Nationales

MindefMAE


Les modalités d’inscription du MAE et du Mindef dans le futur SIA sont encore àdéterminer.

Il est préférable que l’outil collaboratif de publication retenu soit le même dans tous les ministères. (Note : le MAE, le Mindef ou le Minefidisposent déjà d’outils de publication au moins partiellement. )

Définition par ministère d’une politique d’offre de services aux usagers


Nombre de ministères ayant participé aux groupes de travail relatifs au futur SIA

Nombre de ministères ayant déployé l’outil retenu

Nombre de tableaux de gestion mis à jour en fonction de la politique d’offre de services retenue


Court terme

Meilleure coordination pour la création d’un portail interministériel de consultation des archives intermédiaires

Préparation de l’articulation avec le futur SIA des Archives Nationales3

Déploiement du système de diffusion des répertoires détaillés

Mise en place d’une politique d’offre de services Court terme

Normalisation des procédures de communication des documents

1

Court terme

Echéances

La mise en place d’un outil commun à l’ensemble des ministères permettra une transition en douceur vers le futur SIA des Archives Nationales

Gains associés

2

Détail des actions

Mettre progressivement en ligne les sommaires, les répertoires de versements et les archives sur les sites Internet des ministères (archives définitives) et sur l’Extranet AdER (archives intermédiaires) ;Faciliter la recherche des documents archivés via un portail et un moteur de recherche unique et interministériel par mot clés / thesaurus.

Objectifs associés

Les services d’archivage doivent disposer d’un état des versements et de certains répertoires structurés en format numérique

Les archivistes doivent se former aux outils de mise en ligne permettant une interopérabilité et la possibilité d’être accédés par un portail au niveau supérieur

Risques et conditions de mise en œuvre

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Fiche n°11 « Mise en place et utilisation d’un outil mutualisé d’archivage intermédiaire au sein du processus métier »

Objectifs Permettre la prise en charge des données depuis les applications métier pour les archiver à moindre coût

Constat L’usage d’une plate-forme d’archivage mutualisée constitue la solution d’archivage électronique la plus économique.

Outils méthodologiques Initiative ADELE IF08

Conditions de mise en œuvre et risques associés

Versement des lots d’archivesNécessité d’adoption préalable du standard d’échange entre les services versants et les services archivage

Réflexion pour chaque processus métier dématérialisé sur le niveau de mutualisation optimal, en fonction des coûts, mais également en fonction du niveau de maturité de l’organisation et des besoins en termes de conditions d’accès aux données archivées.La mutualisation doit porter sur les outils et non sur les responsabilités.Les risques associés sont d’ordre techniques et juridiques.

Type de gains attendus Quantitatifs : coûts de développement et d’utilisation d’une plate-forme d’archivage moindres dans le cas de la mutualisation d’un outil d’archivage

Caractéristiques 3 modalités sont envisageables (initiative IF08 – Adèle 103) :1.Constitution d’un module d’archivage intermédiaire au sein de l’application de production : implique déjà un tri des

données, des modes d’accès et d’interrogation simplifiés avec l’aide et l’expertise du service archivage compétent (AD, municipales, régionales, mission ou service archivage au sein du ministère ou de l’établissement public). Ce module pourrait être accessible sur les applications par une icône spécifique qui permettra de pré-archiver les documents, mais aussi de sensibiliser les utilisateurs à la problématique de l’archivage.

2.Constitution d’un module d’archivage intermédiaire mutualisée entre plusieurs processus métiers (un petit service d’archivage électronique au sein du service producteur : au niveau du service ou d’un ensemble de services ou d’un ministère / collectivité).

3.Transfert vers le service archivage compétent / voire vers un tiers-archiveur avec export des données suivant le format spécifié par le standard d’échange des données. Dans le cas d’une externalisation, export suivant un cahier des charges établi et contrôlé par le service archivage compétent (ne concerne que les services de l’Etat).

Niveau de mutualisation Selon la modalité choisie, le niveau de mutualisation opportun est le niveau interministériel, ministériel, inter-processus au sein d’un ministère ou au niveau du processus

Acteurs concernés Utilisation du module d’archivage : services producteurs / Mise en œuvre avec les DSI et le soutien des services archivage

Etapes et délais Actions à mettre en œuvre

Réflexion au niveau de chaque ministère sur le niveau de mutualisation optimal, en termes de coûts, mais également en fonction du niveau de maturité de l’organisation.

Enjeux associés Adoption d’une approche transversale de l’archivage électronique

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Fiche n°12 « Interfacer les SI de production et les plates-formes d’archivage intermédiaire et définitif »

Interfacer les SI de production/plates-formes d’archivage intermédiaire et définitif



TOUS


Moyen terme

Quantitatifs : gain de temps sur versementQualitatifs : sécurisation de l ’intégrité et de la conservation des données numériques

Nombre d’interfaces mises en placeIdem précédentConcevoir et réaliser les interfaces associées3

Moyen terme

Qualitatifs : garantie de l’exhaustivité du périmètre

Nombre de plates-formes étudiées / nombre total de plates-formes

OUI, voire interministérielle

Recenser toutes les plates-formes d’archivage intermédiaires devant alimenter la plate-forme d’archivage définitif

4

Moyen termeQuantitatifs : gain de temps des versementsNombre d’interfaces mises en

placeOUI, voire interministérielleConcevoir et réaliser les interfaces6

OUI, voire interministérielle

OUI, voire interministérielle si plate-forme mutualisée

OUI

Déclinaison ministérielle ?

Nombre de protocoles mis en place

Nombre de protocoles mis en place

Nombre de SI étudiés / nombre total de SI RH


Mettre en place des protocoles d’interfaces entre plates-formes d’archivage intermédiaire et d’archivage définitif suivant le standard d’échange de données pour l’archivage

Mettre en place des protocoles d’interfaces entre chaque SI producteur et les plates-formes d’archivage intermédiaire suivant le standard d’échange de données pour l’archivage

Recenser tous les SI producteurs devant alimenter la plate-forme d’archivage intermédiaire

Moyen terme

Qualitatifs : préparation de l’automatisation / fiabilisation2

Moyen terme

Moyen terme

Début

Qualitatifs : préparation de l’automatisation / fiabilisation

Qualitatifs : garantie de l’exhaustivité du périmètre

Gains associés

5

1

Détail des actions

L’automatisation des processus de versement des archives et des transferts de bordereaux de versement par la mise en place d’interfaces afin de:

- Rendre plus performant le processus de versement- Fiabiliser le processus de versement

Objectifs associés

La multiplicité des sources de versement peut compliquer la mise en place des interfaces. Elles doivent être réalisées de manière incrémentale en intégrant les SI sources au fur et à mesure

La stratégie de mise en place de ces flux doit être finement et clairement définie sans cela la plate-forme cible aura du mal à gérer les multiples flux reçus

Les flux de versement doivent être totalement sécurisés

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Fiche n°13 « Numérisation et valorisation économique d’archives audiovisuelles »

Pérennité des supports et des formats des archives audiovisuelles

Problématiques couvertesMAP

Autres ministères disposant de fonds audiovisuels importants

MAEMindef


Détail des actions Déclinaison ministérielle nécessaire ? Indicateurs de suivi Gains associés Echéances

Inventaire des fonds d’archives audiovisuelles avec un état des lieux de leur niveau de dégradation

Situation à étudier au cas par cas, ministère par ministère

Situation à étudier au cas par cas, ministère par ministère

Analyse coûts-avantages sur l’opportunité de numériser les fonds recensés, en se rapprochant des professionnels de l’audiovisuel

Evaluation du nombre de documents recensés- Retour sur investissement prévisionnel

- Dépenses afférentes aux coûts

Moyen terme

2

La numérisation est indispensable pour sauvegarder les archives audiovisuelles pour lesquels les supports analogiques sont déjàdétériorés

Moyen terme

Gains de temps lors de la consultation des fonds1

Assurer la pérennité des archives audiovisuelles, les anciens supports (VHS notamment) se détériorant au fil des ans et au fil des consultationsPermettre la consultation autonome des archives audiovisuelles (consultation numérique)

Objectifs associés

La valorisation marchande des archives pose un problème déontologique.La gestion des droits d’auteurs pose de nombreux problèmes

Les coûts de la numérisation (au moins au niveau du SCNN et des deux autres ministères) et les coûts d’une plate-forme de conservation sécurisée étant donné les volumes.

Les coûts d’investissement et de fonctionnement afférents à la mise en place d’un système de paiement en ligne sont élevés.

La priorisation des fonds d ’archives à numériser, sachant que dans les ministères, les archives audio sont très minoritaires et pas les plus demandées (à la différence par exemple des dossiers individuels type naturalisations…

La question de la pérennité des formats utilisés pour la numérisation mérite d’être soulevée.


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Fiche n°14 « Valorisation culturelle des archives via des expositions et des publications »

Z

La valorisation des archivesLes moyens alloués à la mise en place d’expositions

Problématiques couvertesLes ministères du réseau des Archives NationalesMAEMindef


Ministère par ministère, valorisation des projets de publication auprès des éditeurs

Repérage par les ministères des fonds à forte valeur ajoutée


Nombre de publications réaliséesNombre d’expositions ayant donné lieu à la publication d’un catalogue

Nombre d’expositions et de mallettes pédagogiques organisées


Publication de catalogues d’exposition et/ ou d’ouvrages en coédition

Organisation d’expositions, d’expositions virtuelles et de maquettes pédagogiques

Moyen termeGains économiques liés àla vente des publications 2

Moyen terme

Echéances

Sensibilisation du public àl’intérêt culturel associéaux archives

Gains associés

1

Détail des actions

Assurer à certaines archives à forte valeur historique une visibilité forte et identifiablePermettre une plus grande sensibilisation du public à l’intérêt culturel associé aux archives

Objectifs associés

Le temps passé et les coûts associés constituent des obstacles rédhibitoires à moyen constant

Il est nécessaire de disposer d’une vision claire qu’il convient de valoriser

La rémunération du travail réalisé par l’éditeur constitue le coût majeur


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2. Référentiels clés et études complémentaires

Référentiels clés

Service du développement de l’administration électronique (SDAE) :- Présentation sur l’archivage numérique et le programme Adèle

http://synergies.modernisation.gouv.fr/rubrique.php3?id_rubrique=72- La maîtrise du cycle de vie du document numérique - Présentation des concepts

https://www.ateliers.modernisation.gouv.fr/ministeres/projets_adele/a103_archivage_elect/public/cycle-vie-du-document/presentation-concepts4333/downloadFile/file/Cycle_de_vie_document_numerique_-_Les_concepts.pdf?nocache=1156593466.35

- Présentation du standard d’échange de données pour l’archivage https://www.ateliers.modernisation.gouv.fr/ministeres/projets_adele/a103_archivage_elect/public/view

- Conception du référentiel général d’interopérabilité (RGI) http://synergies.modernisation.gouv.fr/rubrique.php3?id_rubrique=71

Direction centrale de la sécurité des systèmes d’information (DCSSI)http://www.ssi.gouv.fr/fr/confiance/archivage.html

- P2A – Politique et Pratique d’Archivage (Sphère publique) - Le cahier des charges pour un système d’archivage électronique- Grille d’audit relative à l’archivage électronique sécurisé

Direction des archives de France (DAF) : - Circulaires relatives à l’archivage électronique disponibles sur le site de la DAF

http://www.archivesdefrance.culture.gouv.fr/fr/textenorme/index.html- Standard d’échange de données pour l’archivage

https://www.ateliers.modernisation.gouv.fr/ministeres/projets_adele/a103_archivage_elect/public/standard_d_echange_d/archives_echanges_v0/downloadFile/file/archives_echanges_v0-1_description_standard_v1-0.pdf?nocache=1141748589.1

- Bulletin de la direction des Archives de France sur l'archivage des documents électroniques, n°17 (mai 2005) http://www.archivesdefrance.culture.gouv.fr/fr/textenorme/index.html

http://synergies.modernisation.gouv.fr/rubrique.php3?id_rubrique=72




https://www.ateliers.modernisation.gouv.fr/ministeres/projets_adele/a103_archivage_elect/public/view

http://synergies.modernisation.gouv.fr/rubrique.php3?id_rubrique=71

http://www.ssi.gouv.fr/fr/confiance/archivage.html

http://www.archivesdefrance.culture.gouv.fr/fr/textenorme/index.html

http://www.archivesdefrance.culture.gouv.fr/fr/textenorme/index.html




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2. Référentiels clés et études complémentaires

Etudes complémentaires

MINEFI :

Direction des affaires juridiques Vade-mecum des marchés publics dématérialisés http://www.minefi.gouv.fr/directions_services/daj/marches_publics/vademecum/vmdemat.htm

Rapport de la Commission sur l’économie de l’immatérielhttp://www.finances.gouv.fr/directions_services/sircom/technologies_info/immateriel/immateriel.pdf

http://www.minefi.gouv.fr/directions_services/daj/marches_publics/vademecum/vmdemat.htm

http://www.finances.gouv.fr/directions_services/sircom/technologies_info/immateriel/immateriel.pdf

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3. Aperçu comparatif de la dématérialisation des pièces de marchépublic dans l’Union Européenne (voir pièce jointe)

4. Aperçu de l’archivage et de la gestion de l’information au Canada(voir pièce jointe)

1

Audit de modernisation relatif à l’archivage Aperçu comparatif de la dématérialisation des pièces de marché public

dans l’Union Européenne

I. Panorama sur l’archivage dématérialisé des pièces relatives à l’achat public

dans l’Union Européenne Il existe une grande hétérogénéité en matière de dématérialisation de l’archivage des pièces de marché au sein de l’Union Européenne. Le domaine de l’achat public constitue en effet un champ d’investigation nouveau pour l’archivage électronique, il est par conséquent peu normalisé. On peut d’ailleurs noter que la Commission européenne elle même n’a pas encore de politique arrêtée en matière d’archivage dématérialisé des pièces de marché1.

Deux facteurs déterminent le niveau d’avancement de l’archivage dématérialisé : L’avancement en terme de dématérialisation de l’ensemble du processus

achat, en particulier les étapes de passation, d’attribution et d’exécution du marché, La complexité du cadre juridique applicable à l’archivage des pièces de

marché (nature des pièces à conserver, durée de conservation, critères de sécurité à respecter …).

Au regard de ces deux axes d’analyse, trois groupes de pays peuvent être distingués : Groupe avancé : archivage dématérialisé avancé et peu complexe, Groupe intermédiaire : archivage dématérialisé assez avancé et complexe, Groupe en développement : archivage dématérialisé peu développé du fait de

l’insuffisante dématérialisation de l’ensemble du processus achat.

Avancement de la dématérialisation du

processus achat

1 Source Intervention de Franck Janseens, Commission Européenne, DG TAXUD, responsable de la strategie TIC lors du séminaire sur la dématérialisation des achats publics, dans le cadre du Good Practice Framework on e-gov (GPF), conduit par la Commission Européenne, le 12 Octobre 2006, Paris.

Norvège Angleterre

Autriche

Allemagne

France Suède

Groupe avancé

Fort

Groupe intermédiaire

Groupe en développement

Faible

Cadre Cadre Cadre Cadre Complexité du cadre réglementaire

restant très peu contraignant

moyennement contraignant

complexe à définir

2

1. Archivage dématérialisé avancé et peu complexe

a. Royaume Uni Il existe depuis 2005 une plate-forme achat commune à l’ensemble du service public anglais2, élaborée dans le cadre du projet OGC Buying solution (OGC : Office of Government Commerce). Cette plate-forme a connu un succès rapide : aujourd’hui 10% des achats publics transitent par elle3. L’archivage des pièces de marchés fait partie des fonctionnalités de la plate-forme, cette dernière ayant été élaborée en coordination avec l’administration fiscale, ce qui garantit sa conformité à la réglementation en vigueur en matière d’archivage. On peut souligner que les contraintes réglementaires en terme de pièces de marchés à conserver sont particulièrement légères au Royaume Uni : conservation des commandes passées et des factures pendant une durée relativement limitée (7 ans), aucune signature électronique ou certificat n’étant exigé. Autre spécificité de la démarche anglaise : la prise en compte des besoins des fournisseurs en matière d’archivage. Ainsi, lorsqu’un fournisseur quitte la plate-forme, il peut recevoir une copie des commandes passées auprès de lui et les factures associées.

b. Norvège La Norvège a mis en place dès 2002 une plate-forme achat dématérialisée, Ehandel.no. Cette dernière est gérée par un prestataire privé externe, IBX AS. La part des dépenses publiques transitant par cette plate-forme voisine les 20% des dépenses publiques4. Le succès de cette plate-forme a notamment été favorisé par un assouplissement préalable de la réglementation en matière de comptabilité et d’audit. L’archivage des pièces relatives aux marchés dématérialisés est centralisé sous forme de films, d’images. On peut noter que l’archivage électronique en Norvège n’est pas encore encadré règlementairement : les types de documents à archiver et les durées de stockage restent à définir5.

2 La notion anglaise de service public inclut les ministères, les collectivités locales et certains services d’intérêt général (notamment la BBC, les transports londoniens, et certaines associations caritatives). 3 Source : intervention de Sarah Coatgreave, directrice du e-commerce, Office of Government Commerce au séminaire sur la dématérialisation des achats publics, dans le cadre du Good Practice Framework on e-gov (GPF), conduit par la Commission Européenne, le 12 Octobre 2006, Paris. 4 Source : Ministère de la Modernisation de Finlande, Secrétariat à l’eProcurement , dans le cadre du GPF : les 32 entités publiques utilisant la plate-forme de dématérialisation pour une partie ou l’intégralité de leurs achats couvrent 20% des achats publics totaux. 5 Source : intervention d’Andre Hoddevik, ministère de la Modernisation (Norvège) au séminaire sur la dématérialisation des achats publics, dans le cadre du Good Practice Framework on e-gov, conduit par la Commission Européenne, le 12 Octobre 2006, Paris.

3

c. Autriche L’Autriche a mené en parallèle deux démarches de dématérialisation interministérielle : Dématérialisation des dossiers et archives en général (dont archivage de certaines pièces

relatives à l’achat public) : projet Elak, conduit depuis 2001 par la Chancellerie fédérale, Dématérialisation des achats : projet e-shop, conduit par le BBG, agence fédérale des achats,

équivalent autrichien de l’ACA, qui comme elle relève du ministère des Finances. Le projet global de dématérialisation et de centralisation des archives a permis à l’Autriche de se placer parmi les pays européens les plus avancés en matière d’archivage électronique. Ainsi, depuis 2005, il existe une structure interministérielle unique d’archivage. La fonction d’archivage électronique est anticipée par la dématérialisation des dossiers en général. Par exemple, l’existence d’une interface (partielle) avec le logiciel SAP permet dès le traitement d’une donnée comptable d’anticiper son archivage électronique. Cette démarche a un impact en terme de ressources humaines notable : la disparition des « clercs » qui auparavant classaient les documents papiers, au profit d’équipes « support » chargées, par exemple, de scanériser les documents papiers restant. Les gains en temps de traitement générés sont de l’ordre de 11%6. En parallèle, une plate-forme achats très ambitieuse a été récemment lancée, en septembre 2006, par l’agence fédérale des achats autrichienne. Cette plate-forme interministérielle intègre des catalogues et des cartes achats et deviendra la plus grande plate-forme achats d’Europe lorsqu’elle sera intégralement déployée, couvrant alors 25 000 utilisateurs au sein des différentes administrations fédérales. Aussi, avec l’association de ces deux projets de dématérialisation des archives et des achats, tous deux encore en cours de déploiement, l’Autriche met en place des structures permettant de la classer parmi les pays avancés en matière d’archivage électronique des pièces de marchés.

2. Archivage dématérialisé avancé et complexe :

a. Allemagne Il existe en Allemagne depuis en 2002 une plate-forme achat fédérale interministérielle (EVergabe). Cette plate-forme, mise en place sous l’égide du ministère fédéral de l’Intérieur, est utilisée par l’ensemble des administrations fédérales ainsi que par 3 Etats. La plate-forme EVergabe permet notamment de diffuser les avis de publicité, de mettre en ligne les dossiers de consultation des entreprises (DCE), de recevoir les réponses des candidats et enfin de signer les marchés. Après passage par cette plate-forme, l’archivage est centralisé et parfaitement jalonné. Ainsi, les documents ayant transité par EVergabe quittent la plate-forme au bout d’un an, le texte est alors retravaillé pour être simplifié au maximum, et les documents sont finalement stockés pour une durée de 30 ans au format XML. Les acheteurs publics se sont appropriés l’outil EVergabe. Ainsi depuis 2006, les avis d’appels d’offres fédéraux se font uniquement par voie électronique, les canaux non dématérialisés ayant été abandonnés. L’appropriation est moindre pour ce qui est des fournisseurs. Jusqu’en 2005, les exigences règlementaires en matière de signature électronique dissuadaient les candidats d’utiliser la plate-

6 Source : estimation réalisée par la Chancellerie fédérale autrichienne dans le cadre d’un partage de bonnes pratiques : l’introduction de la démarche Elak a réduit le temps de traitement des dossiers de 11 % en moyenne – sans qu’une refonte de l’ensemble des procédures ne soit nécessaire.

4

forme pour répondre aux appels d’offres. Le récent assouplissement réglementaire en la matière7 devrait favoriser l’accroissement des réponses électroniques et par conséquent stimuler la dématérialisation des archives. L’Allemagne demeure toutefois un pays où la règlementation en matière d’archivage est exigeante. Cela se manifeste notamment au travers des règles visant à garantir la fiabilité des signatures électroniques archivées. Par exemple, la durée de vie d’une signature électronique est garantie par l’encadrement des émetteurs ou « trust-centers »8 (en cas de disparition d’un trust-center accrédité, le Bundestag intervient pour qu’un nouveau prestataire reprenne à son compte les signatures qualifiées du « trust-center » défaillant). Autre illustration de cette exigence en matière d’archivage, des réflexions sont actuellement en cours pour garantir la fiabilité des signatures électroniques pendant la durée de l’archivage. Il est ainsi envisagé, dans le cadre de la mise en place d’un nouveau centre de stockage des archives fédérales, de renouveler chaque année les signatures de chaque dossier archivé au niveau de la racine de l’arborescence.

3. Archivage dématérialisé peu développé du fait de la faible dématérialisation du processus achat dans son ensemble :

a. France Les récentes évolutions du contexte réglementaire applicable aux marchés publics ont introduit la dématérialisation du processus achat. En effet, depuis le 1er janvier 2005, les personnes publiques soumises au Code des Marchés Publics doivent être en mesure de recevoir des offres ou candidatures sous format électronique. En conséquence, l’administration s’est dotée de plates-formes de dématérialisation permettant de publier les avis d’appel public à la concurrence, de mettre en ligne les DCE et de recevoir les réponses aux consultations de manière dématérialisée (ixarm.com et achats.défense.gouv.fr pour le ministère de la Défense, marches-publics.gouv.fr pour les autres ministères,…). Aujourd’hui, les différentes plateformes de dématérialisation sont essentiellement utilisées pour publier des avis d’appel public à la concurrence, mettre en ligne et télécharger des DCE. Cependant, l’appropriation des plateformes par les fournisseurs est incomplète car les réponses électroniques aux consultations sont minimes : 1 à 2% des réponses seulement. Côté acheteur, les pièces de marchés relatives à l’exécution sont également très peu dématérialisées. En l’absence d’une généralisation des outils de gestion des marchés, les pièces relatives à l’exécution des marchés (notifications, avenants,…) ne sont pas tracées par voie électronique, ce qui limite donc les possibilités de dématérialisation des archives. En matière d’archivage, la France compte parmi les pays européens où la réglementation relative aux documents à conserver est particulièrement exigeante. Les pièces de marché à conserver sont :

Les pièces du marché pour une durée de conservation de dix ans minimum à compter de l'admission ou de la réception des fournitures / prestations objet du marché,

Les dossiers relatifs aux candidatures et aux offres non retenues, cinq ans à compter de la notification du marché à l'entreprise retenue.

Aujourd’hui le principal obstacle à la dématérialisation des archives en France réside principalement dans la complexité du cadre réglementaire et subséquemment la sous-utilisation des plateformes par les fournisseurs.

7 Depuis 2006, possibilité de répondre à une offre sans signature électronique, au moyen certificat associé à un logiciel intégré dans la plate-forme. En revanche, la signature du marché requiert toujours une signature électronique. 8 Trust-center : émetteur et garant de signatures électroniques.

5

b. Suède

De façon générale, la Suède se place en tête de file en matière d’ « e-gouvernement ». Toutefois cette avance ne s’applique pas au domaine de l’achat public. En effet, la dématérialisation de l’achat public s’est rapidement développée en Suède, mais sur une base fortement locale et non coordonnée. Par exemple aucune réglementation nationale n’encadre le recours à l’achat dématérialisé 9 , ce qui explique la coexistence de procédures d’achat public dématérialisé hétérogènes. On note qu’il n’existe, à l’heure actuelle, aucune plate–forme commune permettant d’unifier les procédures d’achats publics tant au niveau national que local9. Et ce en dépit de l’existence depuis 2003 d’un programme de rapprochement des différentes plates-formes locales, le projet SFTI (Single Face to Industry). La dématérialisation des archives est donc limitée en amont, du fait de l’émiettement de ses sources dématérialisées.

Conclusion La France dispose de structures de dématérialisation de l’achat public comparables bien que moins développées que celles dont disposent ses voisins européens (plateformes de dématérialisation des achats). L’archivage dématérialisé des pièces de marchés est en effet aujourd’hui limité en amont, par la faible dématérialisation du processus achats dans sa globalité, et plus particulièrement par la faible utilisation côté fournisseurs des plateformes en phase de réponse aux appels d’offres. Cette difficulté n’est pas propre à la France, l’Allemagne y est également confrontée et conduit des actions correctrices depuis 2005. La réforme du Code des Marchés Publics 2006 devrait en partie y remédier :

Le processus de réponse dématérialisée aux appels d’offres a été sécurisé (référencement des certificats de signatures électroniques par le Ministère des Finances, autorisation de l’envoi d’une copie de sauvegarde papier destinée à substituer l’offre dématérialisée en cas d’anomalie),

A compter du 1er janvier 2010, le pouvoir adjudicateur pourra exiger la transmission des candidatures et des offres par voie électronique.

Cependant, d’ici 2010, des mesures complémentaires sont à envisager pour stimuler l’utilisation de la plateforme par les fournisseurs et par la même occasion favoriser l’archivage électronique. Ainsi, sont à développer :

L’accompagnement des fournisseurs : par exemple sur le modèle de l’Angleterre, proposer aux fournisseurs des formations à l’utilisation de la plateforme relayées par un « help-desk »,

Les fonctionnalités utiles aux entreprises : par exemple, sur le modèle de la plateforme achats e-Bourgogne, généraliser à toutes les plateformes les espaces de stockage et les systèmes d’alertes à destination des fournisseurs.

En outre, la dématérialisation des étapes relatives à l’exécution du marché (élaboration d’avenants, transmission de PV de recette,…) est au préalable indispensable à l’archivage électronique de l’ensemble des pièces de marché.

9 Source : Fiche de synthèse, l’achat public en Suède, DGTPE, Mission Economique en Suède, 2005.

6

II. Actualisation : synthèse du Vade-mecum juridique sur la dématérialisation des

marchés publics publié par la Direction des affaires juridiques du MINEFI (version provisoire)

1. Présentation du document Le Vade-mecum juridique sur la dématérialisation des marchés publics a été publié par la Direction des affaires juridiques (DAJ) du MINEFI en 2004. Un groupe de travail, coordonné par la DAJ10, est actuellement en charge de sa révision11. Le chapitre relatif à l’archivage des marchés dématérialisés doit être mis à jour par Madame Banat-Berger, de la Direction des Archives de France. Le présent document présente une synthèse du chapitre relatif à l’archivage des marchés publics dématérialisés, dans une version mise à jour par Madame Banat-Berger mais avant finalisation et validation par la DAJ.

2. Synthèse du chapitre relatif à l’archivage des marchés publics dématérialisés

a. Les délais de conservation des dossiers de marché Les modalités de conservation des archives publiques (durée d’utilité administrative (DUA), sort final) sont fixées d'un commun accord entre l'autorité qui les a produites ou reçues et l'administration des archives. Pour décider de la DUA des dossiers de marchés, l'administration concernée et le service des archives tiennent compte du temps pendant lequel le document conservera un intérêt juridique ou pratique (valeur primaire de l’archive). En ce qui concerne les documents de marchés publics, peuvent être distingués des documents qui ont trait à la passation des marchés et ceux qui sont relatifs à leur exécution. L’objet ou les résultats d’un marché peuvent aussi induire une durée de conservation spécifique. Enfin, le choix de la durée de conservation s’apprécie différemment selon que la pérennité de ces documents est justifiée pour l’exercice de contrôles administratifs et juridictionnels ou pour la protection des intérêts de l’administration dans un éventuel contentieux. Pour mémoire, les différentes durées de conservation sont les suivantes :

• d’une manière générale, afin d’éviter la destruction de pièces pouvant être nécessaires à l’action des organismes de contrôles administratifs et juridictionnels, une durée de conservation de dix ans minimum à compter de l’admission ou de la réception des prestations objet du marché ne peut être que conseillée ;

• pour les marchés de fournitures et de services, une durée de dix ans est estimée suffisante ;

• pour les marchés de travaux, la durée de conservation proposée est de trente ans ; • lorsqu’un auteur a consenti des droits à l’administration, les documents doivent être

conservés soixante-dix ans après le décès de l’auteur ; • s'agissant de la conservation des dossiers relatifs aux candidatures et aux offres non

retenues, le délai de conservation est fixé à 5 ans ; • pour alléger le volume des documents à conserver, les pièces qui figurent déjà dans le

dossier de définition du marché peuvent être éliminées ; 10 La personne chargée de la mise à jour du document est Véronique Vogel. 11 Le groupe de travail doit se réunir pour valider le contenu de la mise à jour avant le 15 avril 2007.

7

• les administrations peuvent également, dès achèvement de la procédure de passation d’un marché, éliminer la documentation publicitaire figurant dans les dossiers de soumission ;

• au-delà de ces délais, certains dossiers seront à conserver définitivement par les services d’archives publics, en raison de leur intérêt patrimonial, suivant les critères fixés par une instruction interministérielle sur la conservation des dossiers de marchés publics qui est en cours de signature.

b. L’archivage des dossiers de marchés publics dématérialisés Les dispositions du code du patrimoine relatives aux archives s’appliquent aux documents quel que soit leur support matériel. Ainsi, pour les pièces de marchés publics, la décision d’archiver et le choix des documents reviennent à l’autorité publique chargée de leur passation et/ou de leur exécution, en collaboration avec l’administration des Archives. L’archivage électronique sécurisé peut être défini comme l’ensemble des modalités de conservation et de gestion des archives électroniques ayant une valeur juridique lors de leur établissement ; cet archivage garantit la valeur juridique jusqu’à la forclusion des droits afférents. L’archivage électronique sécurisé revêt par ailleurs une dimension patrimoniale certaine. La question de l’archivage électronique doit accompagner toute démarche de dématérialisation dès lors que les éléments (faits, actes) concernés ont des effets juridiques. Elle revêt plusieurs dimensions : technique, organisationnelle, fonctionnelle, juridique. Le respect de l’intégrité des données est au cœur de l’efficacité du dispositif d’archivage électronique et repose sur le respect cumulé des trois critères : - la lisibilité du document, - la stabilité du contenu informationnel, - la traçabilité des opérations sur le document au cours des quatre étapes du processus de conservation (transfert, enregistrement, gestion et communication des documents). Concernant la signature électronique, les opérations successives justifiées par la conservation (et notamment les migrations de formats) ne doivent pas retirer au document sa valeur juridique. Les concepts généraux de l’archivage de documents électroniques

Un document électronique est une donnée numérique indissociable des équipements logiciels et matériels capables de l’interpréter et de la rendre intelligible, raison pour laquelle la question des formats d'encodage des documents est un point primordial. A cet égard, on se reportera au cadre commun d'interopérabilité des systèmes d'information publics, version 2.1. Plus généralement, le format de fichier XML est largement recommandé. Concernant la conservation à moyen et long terme, le format d'archivage PDF/A est maintenant une norme internationale. La mise en œuvre de ces concepts devrait s’appuyer sur les recommandations relatives à l’archivage des données issues des plates-formes sécurisées d’échange (standard d’échange DAF/ DGME). Les acteurs de l’archivage électronique

Pour les marchés des services et des établissements publics de l’Etat, ce sont les services eux-mêmes qui sont chargés, sous le contrôle des services publics d’archives, de l’archivage électronique des dossiers de marchés durant le temps de la DUA. A l’issue de cette DUA, les services publics d’archives prennent en charge l’archivage des documents destinés à être conservés définitivement. Cependant, durant la période de la DUA, les services qui ne pourraient

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pas prendre en charge cet archivage peuvent faire appel, sous le contrôle et avec l’autorisation des services publics d’archives à des sociétés privées d’archivage. Le standard d'échange de données pour l'archivage

Contexte Les services d'archives entretiennent de nombreux échanges : - avec les services producteurs, qui transfèrent des documents et des données devant être conservés ; - avec des demandeurs, qui souhaitent accéder aux archives ; - avec d'autres services d'archives, selon le cycle de vie des documents ou en vue de changer de lieu de stockage ; - avec des services de contrôle, qui sont amenés à donner des autorisations de communication ou de destruction. Il existe par conséquent un besoin très fort de connecter entre eux ces divers systèmes d'information, afin d'éviter les ruptures de chaîne, qui occasionnent des coûts supplémentaires et une perte de qualité de l'information transmise. Le standard d'échange de données pour l'archivage, proposé ici, vise à répondre à cet enjeu. Il fournit en effet un modèle pour les différentes transactions spécifiques qui interviennent entre un service d'archives et ses partenaires. Utilisation Le standard d'échange de données pour l'archivage est destiné à être mis en œuvre par l’ensemble des acteurs de l’archivage : les producteurs d'archives, les services d'archives, publics ou privés, les tiers-archiveurs, les éditeurs de logiciels de gestion d'archives, les éditeurs de logiciels sectoriels. La mixité papier/électronique

L’organisation pour l’archivage électronique doit autant que possible être la transposition des processus existants pour le papier. Le lien entre le papier et l'électronique devra s'effectuer grâce aux métadonnées, le standard d’échange s’appliquant aux deux supports.

Audit de modernisation relatif à l’archivage

Aperçu des archives et de la gestion des documents au sein de l’administration du Canada Mars 2007

Introduction

Le gouvernement du Canada considère la gestion efficace de l’information, y compris l’archivage et la gestion des dossiers, comme un élément essentiel de l’efficacité administrative:

- elle améliore l’efficacité de l’exécution des programmes et de la prestation des services; - elle facilite la reddition des comptes; - elle facilite la collaboration entre les organismes; - elle permet de prendre des décisions éclairées; - elle permet de conserver l’information ayant une valeur historique.

Cela nécessite que l’information créée, utilisée et conservée par l’administration canadienne soit aussi précise, complète, pertinente et claire que possible. Il importe également que cette information soit accessible et utilisable à mesure que le temps passe et que la technologie évolue. Enfin, il faut veiller à ce qu’elle soit gérée de façon efficace et efficiente, et ce, dans le respect des principes de protection des renseignements personnels et de sécurité, s’il y a lieu.

Afin de réaliser ces objectifs généraux, le gouvernement a mis en place un certain nombre de lois et de politiques, ainsi que des structures et des pratiques organisationnelles visant à donner effet à celles-ci.

Il convient particulièrement de mentionner la Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada, qui a donné lieu à la création du nouvel organisme Bibliothèque et Archives du Canada (résultat de la fusion des Archives nationales et de la Bibliothèque nationale, le 21 mai 2004), et la Politique sur la gestion de l'information administrative du Conseil du Trésor (qui a pris effet le 1er mai 2003). (Pour une liste complète des lois et politiques qui s’appliquent, voir l’annexe ci-après).

Le présent document donne un bref aperçu des éléments suivants :

Les récentes réformes de modernisation qui ont mené à la création et à la transformation de Bibliothèque et Archives Canada.

Les réformes en cours concernant la Politique sur la gestion de l'information administrative du Conseil du Trésor.

Les réformes en cours concernant les politiques et les pratiques opérationnelles dans le domaine de la gestion des documents au sein de l’administration canadienne.

Auteur de l’annexe : M. Roger Scott-Douglas

1. Aperçu du rôle et du mandat de Bibliothèque et Archives Canada, et de ceux du Conseil du Trésor et de son Secrétariat

Bibliothèque et Archives Canada

La Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada accorde à Bibliothèque et Archives Canada les pouvoirs et le mandat voulus pour :

a) acquérir et préserver le patrimoine documentaire du Canada;

b) faire connaître ce patrimoine aux Canadiens et à quiconque s’intéresse au Canada, et faciliter l’accès au patrimoine;

c) être le dépositaire permanent des publications de l’administration canadienne ainsi que des dossiers administratifs et ministériels ayant une valeur historique ou archivistique;

d) faciliter la gestion de l’information par les institutions administratives;

e) coordonner les services bibliothécaires des institutions administratives;

f) développer les métiers des archives et des bibliothèques.

En comparaison des anciennes lois (c.-à-d., la Loi sur les Archives nationales du Canada et la Loi sur la Bibliothèque nationale), la nouvelle Loi :

- introduit le concept de « patrimoine documentaire », qui englobe les publications et les documents ayant trait au Canada, quel que soit leur support;

- renforce le mandat du nouvel organisme consistant à préserver ce patrimoine documentaire en prévoyant le dépôt légal des publications en ligne et des documents qui se trouveront sur de nouveaux supports à venir, l’archivage des sites Web présentant un intérêt pour le Canada, ainsi que le transfert de tout document administratif pour lequel on considère qu’il existe un risque;

- confère un mandat explicite visant à faire en sorte que les Canadiens et les personnes qui s’intéressent au rôle du Canada puissent connaître et comprendre le patrimoine documentaire du Canada (par exemple, en interprétant, en présentant et en exposant les collections), ainsi qu’à faciliter la gestion de l’information par les institutions administratives.

Bibliothèque et Archives Canada, qui dispose d’un budget annuel de 109 millions de dollars et compte 1 165 ETP (chiffres pour 2006-2007), a été organisé de manière à garantir l’accès au patrimoine documentaire du Canada pour la génération actuelle et les générations futures :

- en gérant l’élimination des dossiers de l’administration canadienne ayant une valeur permanente;

- en assurant la gestion du patrimoine documentaire présentant un intérêt pour le Canada;

- en faisant en sorte que le patrimoine documentaire soit connu et qu’on puisse y accéder afin de l’utiliser.

La collection de Bibliothèque et Archives Canada comprend :

- 19 millions de livres, de périodiques, de journaux, de microfilms et de publications administratives;

- 156 kilomètres de documents textuels uniques;

- 21 millions de photographies; 350 000 œuvres d’art;

- l’art documentaire et les portraits de plus d’un million de Canadiens depuis 1710;

- 1,5 million de cartes;

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- des thèses et des dissertations réalisées par des Canadiens;

- des gigaoctets de publications électroniques et de documents officiels de l’administration canadienne ayant une valeur historique ou archivistique (on estime qu’ils représentent entre 1 % et 3 % des documents administratifs);

- des collections particulières de cartes canadiennes et de dessins architecturaux, de films, de bandes vidéo, d’enregistrements sonores et d’émissions, ainsi que de documents musicaux, de timbres, de caricatures politiques, d’affiches et de brochures;

- des collections composées de médias traditionnels et de nouveaux médias.

Le Conseil du Trésor et son Secrétariat

Le Conseil du Trésor du Canada, aux termes de l’article 7 de la Loi sur la gestion des finances publiques, a qualité pour traiter toutes les questions se rapportant à la politique administrative de l’administration publique fédérale. En vertu de cette Loi, le Conseil du Trésor a établi la Politique sur la gestion de l'information administrative (2003).

La Politique vise à faire en sorte que l’information sous le contrôle du gouvernement du Canada soit gérée de façon efficace et efficiente tout au long de son cycle de vie. À cette fin, les institutions fédérales sont tenues :

a. de gérer l'information afin d'en faciliter l'accès égal par tous, de favoriser la confiance du public, d'optimiser le partage et la réutilisation de l'information, ainsi que de réduire les chevauchements, conformément aux obligations imposées par les lois et les politiques;

b. de veiller à ce que l'information créée, acquise ou conservée pour répondre aux exigences en matière de programmes, de politiques et de responsabilité est pertinente, fiable et complète;

c. de restreindre la collecte, l'utilisation et la communication des renseignements personnels au minimum nécessaire pour assurer l’exécution d'un programme ou la prestation d'un service, conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels;

d. de gérer l'information de manière à appuyer la prestation de services et l’offre de renseignements dans les deux langues officielles, conformément à la Loi sur les langues officielles;

e. de gérer l'information, peu importe sa forme ou le support sur lequel elle est enregistrée, d'une manière qui en protégera l'authenticité, l'intégrité, la clarté et l'exhaustivité aussi longtemps que cela est nécessaire en vertu de la Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada, de la Loi sur l'accès à l'information, de lois ministérielles particulières et d'autres lois et politiques;

f. de documenter les décisions et les processus décisionnels au fil de l'évolution des politiques, des programmes et des services;

g. de mettre en place des structures de gouvernance et de responsabilisation pour la gestion de l'information, y compris dans le cadre des ententes de collaboration pour la prestation des services ou lorsque l'information est partagée avec d'autres institutions fédérales, d'autres gouvernements ou des organismes non gouvernementaux;

h. d’utiliser les systèmes électroniques comme moyens privilégiés de créer, d'utiliser et de gérer l'information;

i. de protéger les documents essentiels à la continuité des services et des activités clés;

j. de préserver l'information ayant une valeur durable pour les Canadiens et l’administration canadienne;

k. d’éliminer en temps opportun l'information qui n'est plus requise à des fins opérationnelles;

l. de favoriser un environnement propice à la gestion de l'information et de s’assurer que les employés s’acquittent de leurs responsabilités en matière de gestion de l'information;

m. d’évaluer l'efficience et l'efficacité de la gestion de l'information au cours de son cycle de vie.

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En vertu de cette Politique, le Secrétariat du Conseil du Trésor est investi de responsabilités et d’un rôle précis en matière de gestion de l'information, notamment :

a. fournir des conseils concernant l'interprétation de la politique;

b. aider les institutions fédérales à intégrer les exigences en matière de gestion de l'information à leurs activités ainsi qu'à leurs plans et stratégies concernant la technologie de l'information;

c. élaborer et promouvoir, en collaboration avec Bibliothèque et Archives Canada et d'autres institutions fédérales, un cadre de gestion de l'information qui inclut des normes, des lignes directrices, des outils et des pratiques exemplaires à l'appui de la Politique;

d. représenter et promouvoir les métiers de la gestion de l'information, au besoin, afin de renforcer et de soutenir la capacité des spécialistes de la gestion de l'information et les pratiques qui appuient à la fois la Politique et la prestation de services.

La Politique fait l’objet d’un examen à l’heure actuelle, et le Conseil du Trésor prévoit examiner une nouvelle version de celle-ci en 2007 (voir la section B ci-après).

Outre la Politique sur la gestion de l'information administrative, le Conseil du Trésor a rendu public un Cadre de gestion de l'information (CGI), publié en 2004, qui détermine dix catégories de risques ou de vulnérabilités associés à la gestion de l’information. Les gestionnaires sont invités à prendre les mesures nécessaires pour atténuer le risque que l’information soit soumise à des pratiques de gestion inadéquates pouvant donner lieu à ce qui suit :

- baisse du rendement des institutions;

- interruption de la prestation de services au public;

- perte de confiance de la part du public, effet négatif sur l'image et la réputation;

- divulgation de renseignements confidentiels;

- danger pour le bien-être, la santé et la sécurité des personnes;

- danger pour l'environnement et les ressources naturelles;

- incidences négatives sur la mise en application de lois et de règlements;

- pertes financières;

- pertes d’éléments du patrimoine culturel;

- infractions aux lois, règlements ou politiques.

Travaux publics et Services gouvernementaux

Travaux publics et Services gouvernementaux Canada est l’autre acteur important de la gestion de l’information et de la gestion des documents. Plus particulièrement, les Services d'habilitation de la gestion de l'information regroupent un ensemble de fonctions organisationnelles, dont la planification et la gestion de l’information, la gestion de portefeuille de produits, les services à la clientèle et les services de mise en œuvre auprès des clients, qu’on appelait auparavant gestion des documents et des dossiers, gestion du contenu Web, travail collaboratif et services de portail.

Les Services d'habilitation de la gestion de l'information proposent des outils et des processus opérationnels permettant de gérer les produits d'information d’autres organismes gouvernementaux. De concert avec le Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) et Bibliothèque et Archives Canada (BAC), les Services d'habilitation de la gestion de l'information aident les ministères et les organismes à tirer parti de leurs investissements en TI afin d'obtenir des résultats opérationnels, tout en veillant au respect des politiques de gestion de l'information.

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2. Bref aperçu de l’archivage et de la gestion des documents imprimés au sein de l’administration du Canada

Le volume de documents imprimés que possède l’administration canadienne est estimé à près de 5700 kilomètres linéaires (kml); à l’heure actuelle, il n’y a pas d’estimation ferme quant à la quantité totale de documents électroniques. Aux fins de l’élimination des documents, on compte trois grandes catégories de documents administratifs:

- les documents qui concernent l'administration et le fonctionnement des institutions;

- les documents qui concernent uniquement les responsabilités opérationnelles particulières d'une institution;

- les documents ministériels.

Ces documents imprimés comprennent des documents ayant une valeur opérationnelle permanente en sorte qu’ils doivent être archivés et conservés (près de 600 kilomètres linéaires, soit 10,5 % du volume total estimé), ainsi que des documents ayant une valeur administrative faible, dont certains doivent être conservés (plus de 5000 kilomètres linéaires, soit 89,5 % du volume total estimé). Environ 86 kilomètres linéaires du volume total de documents ayant une valeur opérationnelle permanente sont constitués d’archives (qui s’ajoutent aux archives existantes de Bibliothèques et Archives Canada, dont le volume est estimé à 740 kilomètres linéaires), tandis qu’environ 500 kilomètres linéaires sont constitués de documents qui ont un statut secret, classifié ou juridique et doivent être conservés. On estime qu’environ 25 % (soit 1200 kilomètres linéaires) des quelques 5000 kilomètres linéaires de documents imprimés ayant une valeur administrative faible comprennent probablement certains éléments qui devront être conservés dans les ministères (sur place), et qu’environ 75 % (soit 3800 kilomètres linéaires) renferment probablement des éléments devant être conservés à l’extérieur du ministère. À l’heure actuelle, on ne connaît pas, pour ces deux catégories, la proportion exacte de documents ayant une valeur administrative commune et nécessitant d’être archivés ou conservés.

En vertu de la Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada, c’est le bibliothécaire et archiviste du Canada qui délivre les autorisations d’élimination des documents. On utilise ces autorisations pour permettre aux institutions fédérales de se séparer des documents qui n’ont plus aucune utilité opérationnelle en les détruisant, en les transférant à Bibliothèque et Archives Canada ou en acceptant qu'ils ne soient plus sous le contrôle du gouvernement du Canada. Aux fins de l’entreposage des documents, Bibliothèque et Archives Canada compte huit centres fédéraux des documents situés en région, ainsi que le centre d’archives à Gatineau (près d’Ottawa). Les centres reçoivent les documents ayant une valeur permanente pour les institutions fédérales, lorsqu’il n’est plus rentable de les conserver dans les locaux des ministères. Les centres entreposent et protègent les documents de façon peu coûteuse, procèdent à leur récupération lorsqu’on en a besoin à des fins de consultation ou de recherche, séparent les documents d’archives et les documents historiques désignés comme tels par le bibliothécaire et archiviste du Canada en vue d’une conservation permanente, et détruisent les autres documents en temps opportun et de façon sécurisée lorsqu’ils ne sont plus requis. Les centres conservent également des copies de sauvegarde des documents électroniques considérés comme essentiels aux activités administratives et à la protection des droits, au cas où surviendrait un sinistre ou une situation d’urgence. Au total, il en coûte plus de 7 millions d’euros tous les ans pour la conservation des documents administratifs par Bibliothèque et Archives Canada.

Bibliothèque et Archives Canada dispose d’un total d’environ 870 kilomètres linéaires pour la conservation des documents imprimés, dont 85 % est utilisé à l’heure actuelle. Environ 15 % des documents imprimés de l’administration canadienne peuvent être entreposés dans les centres fédéraux des documents que compte actuellement Bibliothèque et Archives Canada.

Dans l’ensemble, on estime qu’il en coûte environ 220 millions d’euros par année au gouvernement du Canada pour entreposer tous ses documents imprimés (5700 kilomètres linéaires), soit approximativement 38.70€ le mètre linéaire par an. De toute évidence, les coûts de l’entreposage des documents imprimés dans les divers ministères varient considérablement. Par exemple, le Bureau de la sécurité des transports du Canada gère environ 172 000 mètres linéaires de documents et dépense approximativement 23.40€ le mètre linéaire par an. Industrie Canada gère pour sa part 140 kilomètres linéaires de documents et dépense approximativement 34€ le mètre linéaire par an.

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L’un des facteurs les plus importants du coût de conservation des documents imprimés est la densité d’entreposage1. On estime qu’au sein de l’administration du Canada, la densité d’entreposage moyenne est de 1,72 pied cube par pied carré utilisé (dans les classeurs à cinq tiroirs qu’utilisent les ministères). Dans les centres fédéraux des dossiers, la moyenne est de 2,12 pieds cubes par pied carré utilisé. Dans le secteur privé, toutefois, la densité d’entreposage moyenne des documents imprimés est de 10,60 pieds cubes par pied carré utilisé.

Dans ce contexte, des travaux sont en cours relativement à certains éléments, notamment :

- clarifier le rôle de Bibliothèque et Archives Canada relativement à tous les aspects de la gestion des documents, mais plus particulièrement en ce qui a trait à l’archivage et à la conservation des documents;

- évaluer l’utilisation des autorisations de disposition des documents, particulièrement lorsqu’elles s’appliquent à des documents électroniques (distinction entre conservation des documents électroniques et simple sauvegarde);

- élaborer de nouveaux cadres pour décider s’il faut conserver les documents sur place ou à l’extérieur du site;

- élaborer des politiques sur l’utilisation des enregistrements numériques;

- élaborer des options pour améliorer l’efficacité opérationnelle des centres fédéraux des dossiers;

- créer un centre d’expertise à Bibliothèque et Archives Canada afin de mettre en place des pratiques exemplaires en matière de gestion et de conservation des documents, ainsi qu’un centre de recherche et d’évaluation.

3. Profil de la fonction de gestion de l’information au sein de l’administration du Canada

Malgré l'importance cruciale de la gestion de l'information (GI) pour les processus décisionnels des administrations publiques, nous savons peu de choses, au niveau organisationnel, au sujet des fonctionnaires fédéraux qui constituent la collectivité de la GI et qui ont un rôle si important à jouer, collectivement et individuellement, dans la prestation des services publics.

Une enquête ayant eu lieu en 2004 a permis de déterminer qu’environ 9 500 fonctionnaires fédéraux (5,5 % du nombre total de fonctionnaires) œuvraient dans le domaine de la gestion de l’information, et qu’approximativement 4 600 d’entre eux étaient rattachés à la catégorie des systèmes d’information. On estime que ces personnes sont, pour la moitié environ, âgées de 35 à 49 ans. La fonction de gestion de l’information (GI) regroupe près de 40 catégories de postes, et les salaires varient grandement dans ce groupe. (Par exemple, les salaires varient comme suit en fonction des groupes : de 32600€ à 61400€ pour le groupe Bibliothéconomie, de 28000€ à 59000€ pour le groupe Sciences de l’information, de 18000€ à 42000€ pour le groupe Traitement des données, de 18000€ à 59000€ pour le groupe Services administratifs et de 31000€ à 77000€ pour le groupe Systèmes d’information). L’on ne dispose d’aucune estimation globale du coût de la rémunération pour l’ensemble des employés faisant partie de la fonction de gestion de l’information.

Une enquête facultative en ligne a été entreprise en 2003 afin de donner aux membres de la collectivité de la GI l'occasion de se faire connaître. Voici quelques-uns des principaux points qui sont ressortis des réponses données par les 1 600 répondants.

1 En France, la capacité des magasins est calculée en mètres linaires ou ml. Dans chaque salle de 200 m², on installe 1150 ml de rayonnages fixes à la hauteur de 2,20 mètres ou 2100 ml en rayonnages mobiles en incluant les allées et circulations. Une salle d'archives, pour des raisons de "cloisonnement" en cas d'incendie, ne dépasse pas 200 m². La Direction des Archives de France préconisait une résistance au sol de 1200 kg/m² pour les rayonnages fixes et de 1700 à 2400 kg/m² pour les mobiles. Cette recommandation vient d'être abaissée à 850kg/m² pour les rayonnages fixes et à 1450kg/m² pour les mobiles.

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1. La GI évolue de manière à inclure de nombreux métiers extérieurs aux domaines traditionnels de la gestion des documents, des services de bibliothèque, des archives et de l'accès à l'information et la protection des renseignements personnels (AIPRP). Les trois fonctions émergentes de la GI dont la croissance semblait la plus rapide étaient les suivantes :

- Politique, normes, pratiques et évolution de la GI.

- Gestion de la connaissance.

- Gestion/administration du contenu sur le Web et l’intranet.

2. Les cinq domaines de compétences les plus importants où les interlocuteurs ont constaté un besoin de formation et de perfectionnement additionnel étaient les suivants :

- Gestion des fichiers électroniques (47 % des sondés).

- Gestion du savoir (45 %).

- Gestion des documents (42 %).

- Procédures et pratiques de l'accès à l'information (41 %).

- Gestion de bases de données (39 %).

3. Les pratiques en cours n'englobaient pas de processus d'apprentissage en bonne et due forme. Seulement 30 % des sondés ont indiqué qu'ils avaient pu mettre au point un plan d'apprentissage en GI avec leur supérieur, tandis que 13 % des sondés prévoyaient le faire sous peu.

4. Environ 40 % des sondés avaient toujours travaillé pour le même organisme, au même endroit. Interrogés au sujet de leurs plans de carrière pour les cinq prochaines années, les vacataires et employés sous contrat à durée déterminée accordaient une plus grande valeur à la mobilité que les employés en CDI. Le faible intérêt général que suscite la mobilité pourrait être un facteur à prendre en considération s'il fallait accroître les affectations d'une région et d'un ministère à l'autre du point de vue du perfectionnement professionnel.

5. Plus de 80 % des sondés ont terminé des études supérieures. Parmi eux, plus des deux tiers avaient obtenu un certificat ou un diplôme dans un domaine lié à la GI. Près d’un tiers des sondés possédant un diplôme d’études supérieures avaient étudié dans le domaine de la bibliothéconomie et des sciences de l'information. La formation continue constitue une priorité importante. Plus d'un sondés sur cinq poursuivait des études à temps partiel.

6. Les sondés étaient répartis en 39 groupes professionnels différents; il peut donc être difficile de définir la collectivité émergente de la GI d'après l'actuel système de classification des emplois. Néanmoins, près des deux tiers des sondés étaient concentrés dans quatre groupes professionnels :

- Services administratifs.

- Systèmes d’ordinateurs.

- Commis aux écritures et aux règlements.

- Bibliothéconomie.

4. Aperçu des récentes réformes de modernisation au Canada – création de Bibliothèque et Archives Canada

Le 5 juillet 1999, deux nouveaux chefs ont été nommés à la Bibliothèque nationale (BN) et aux Archives nationales du Canada (ANC). Le même jour, la ministre du Patrimoine canadien a rendu public le rapport de M. John English sur le rôle et les compétences des deux organismes.

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M. English exprimait une inquiétude quant au fait que les deux organismes risquent d’être marginalisés à l’heure du numérique, de la décentralisation et des nouveaux médias – à moins qu’ils acceptent d’assumer un rôle de leadership auprès de leur fonction respective et de devenir « la porte d'accès de la population à sa mémoire collective et à l'information administrative». Le rapport n’a pas recommandé la fusion de la BN et des ANC, mais il a suggéré l’établissement d’un comité mixte de pilotage, de même que l’élargissement des programmes communs et un partage accru des services communs.

Toutefois, le 2 octobre 2002, à la recommandation l'archiviste national et de l'administrateur général de la Bibliothèque nationale, la ministre du Patrimoine canadien a annoncé que les Archives nationales du Canada et la Bibliothèque nationale fusionneraient pour donner naissance à une nouvelle institution du savoir pour les Canadiens, soit Bibliothèque et Archives Canada.

Motifs de la réforme

Un certain nombre de raisons ont motivé la fusion des deux institutions nationales :

1. Les mandats législatifs de l’ancienne Bibliothèque nationale (créée en 1953) et des anciennes Archives nationales (dont l’origine remonte vraisemblablement à 1872, mais dont la création officielle a eu lieu en 1912) étaient hautement compatibles – en général, toutes les bibliothèques et tous les centres d’archives partagent quatre fonctions communes : trier, choisir et acquérir; décrire et faire connaître; préserver; donner accès aux collections.

2. Avec le temps, leurs collections ont fini par converger et se compléter.

3. Étant donné l’environnement numérique de travail des deux institutions, il devenait difficile de faire une distinction entre leurs collections respectives; les éléments habituels permettant de distinguer les centres d’archives des bibliothèques (documents publiés contre documents non publiés et circonstances historiques faisant en sorte que telle institution traite tel nouveau type de support) n’étaient plus valables.

4. Les aptitudes et les compétences du personnel des deux institutions étaient hautement complémentaires (c.-à-d., « savoir comment transformer l’information en savoir ») et, par conséquent, étaient sous-utilisées en tant que ressources stratégiques.

5. D’autres synergies pouvaient être réalisées au moyen d’une collection unifiée servant une clientèle similaire; les institutions partageaient déjà certains bâtiments (en particulier, l’immeuble caractéristique sis au 395, rue Wellington) et certaines fonctions (la conservation des documents de la BN était principalement assurée par les services de préservation des ANC), en plus de partager leurs services administratifs ministériels.

6. Il était possible d’améliorer l’accès à l’étendue complète du patrimoine documentaire du Canada détenu par les institutions.

7. Les efforts de diffusion auprès des Canadiens pouvaient être combinés afin d’en accroître l’effet.

8. En parlant d’une seule voix, les deux institutions pouvaient conjuguer leurs efforts visant à faire valoir leurs intérêts au sein de l’administration.

9. Le leadership exercé par les professionnels de la gestion de l’information et de la gestion des documents au sein de l’administration pouvait être renforcé s’ils étaient regroupés dans une seule institution nationale du savoir.

Il convient de noter que les économies potentielles devant résulter de la fusion n’étaient pas le principal facteur pris en considération. Cela était principalement dû au fait que, comme on l’a mentionné, les deux institutions partageaient la gestion des ressources humaines, bon nombre de services de technologie de l’information, ainsi que l’unité de conservation. Il faut également savoir que le budget de la Bibliothèque nationale a été réduit de 30 % à la suite de la revue des programmes (il est passé de 47 millions de dollars en 1993-1994 à 32,5 millions en 1997-1998), tandis que celui des

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Archives nationales a subi une diminution de 18 % (il est passé de 60 millions de dollars en 1993-1994 à 48,8 millions en 1997-1998).

Principaux objectifs du nouvel organisme Bibliothèque et Archives Canada

Bibliothèque et Archives Canada a publié et tenu à jour un document de planification (Orientations pour le changement) qui établit sa vision stratégique pour les années à venir. Il comporte cinq éléments :

1. Un nouveau type d'institution du savoir : Bibliothèque et Archives Canada veillera notamment à ce que le fonds Canadiana, exhaustif et unique en son genre, ainsi que les documents ayant une importance nationale et les documents de l’administration canadienne qu’il détient soient gérés comme une collection unique et intégrée (p. ex., conformément à son approche d’« archives totales » – un archiviste affecté à des fonds d’archives regroupant divers supports; des outils de recherches intégrés pour diverses parties de la collection; de nouvelles façons d’organiser et de décrire l’information afin de faciliter l’accès). On mettra l’accent sur les moyens de « faire connaître la collection », ce qui comprend des mesures visant à faciliter l’accès, une capacité à interpréter la collection et la prestation de services destinés à encourager les Canadiens à apprendre de la collection, ainsi qu’une cohérence entre les activités d’acquisition et les programmes de diffusion (y compris par l’entremise du Musée du portrait du Canada). Tous les processus de travail seront examinés afin de déterminer des moyens d’intégrer, de simplifier et de moderniser ceux-ci.

2. Une institution véritablement nationale : Bibliothèque et Archives Canada veillera notamment à ce que ses ressources rendent compte de la diversité géographique, linguistique et culturelle du Canada. Le fait que l’institution soit située dans la région de la capitale nationale sera compensé par un effort visant à assurer une présence nationale, tant virtuelle que matérielle, et en faisant appel aux 3 600 bibliothèques municipales, 800 centres d’archives et 2 800 bibliothèques universitaires que compte le Canada. BAC jouera un rôle national dans des domaines clés tels que la recherche en matière de préservation, l’élaboration de normes, la collaboration internationale et les stratégies nationales, et il fera valoir auprès du gouvernement l’importance du secteur des bibliothèques et des archives pour ce qui est de favoriser la cohésion sociale, la qualité de vie et la prospérité au Canada. Il fournira un soutien financier, technique et professionnel afin de renforcer la capacité et d’encourager l’innovation dans les milieux des archives et des bibliothèques, de manière à ce que tous soient en mesure de contribuer davantage à l’« écosystème informationnel » canadien.

3. Travailler avec nos partenaires pour renforcer l'ensemble du patrimoine documentaire du Canada : Bibliothèque et Archives Canada, entre autres choses, collaborera avec les centres d’archives et les bibliothèques de tous types, ainsi qu’avec les centres culturels, les établissements du patrimoine et la collectivité des créateurs des ressources culturelles et documentaires canadiennes afin de consolider le patrimoine documentaire des Canadiens et les réseaux qui facilitent l’accès à ce patrimoine (ce qui comprend un réseau de référence numérique).

4. Un lieu d'apprentissage incontournable : Bibliothèque et Archives Canada, entre autres choses, utilisera sa collection, ses services et ses compétences en matière d’interprétation pour faire en sorte que les personnes en formation à l’échelle du pays puissent vivre des expériences d’apprentissage de grande qualité, particulièrement au moyen d’Internet (p. ex., en exposant ses fonds et en destinant ses programmes d’interprétation aux enfants d’âge scolaire; en permettant aux internautes d’utiliser des sources de premier ordre qui leur sont tout particulièrement destinées; en tirant parti des initiatives du Centre canadien de la généalogie et du Musée du portrait du Canada). BAC se fera connaître en tant que lieu d’apprentissage et établira des relations avec d’autres organismes œuvrant dans le même domaine, et particulièrement ceux qui produisent du contenu éducatif accessible en ligne.

5. Un chef de file en gestion de l'information administrative: Bibliothèque et Archives Canada a, selon la loi, des fonctions particulières à assumer en ce qui concerne la gestion de l’information administrative, notamment : faciliter la gestion des documents administratifs; être

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un dépositaire permanent des publications administratives et des documents ministériels et administratifs ayant une valeur historique ou archivistique; coordonner et diriger le réseau des bibliothèques administratives fédérales. BAC, entre autres choses, offre un leadership en ce qui concerne la gestion de l’information tout au long de son cycle de vie, ce qui comprend l’utilisation de son expertise dans des domaines tels que les métadonnées, la gestion de dossiers, la gestion de contenu, l’accès et la préservation à long terme, et les technologies d’accès à l’information. Une importance particulière sera accordée à tous les volets de la gestion de l’information numérique et au fait de devenir un facilitateur et un agent de transmission du savoir ainsi qu’un gardien du savoir.

Mesures particulières ayant été prises relativement à la création de Bibliothèque et Archives Canada

Dans le passé, les deux institutions distinctes étaient souvent en concurrence pour l’obtention de ressources limitées, et chacune gardait pour elle ses locaux, son mandat et ses approches respectifs. Par conséquent, l’idée de créer Bibliothèque et Archives Canada, une institution unique et intégrée, dont la tâche principale allait consister à offrir au public un accès durable au savoir, a représenté un changement important pour les deux organismes. Lors de la première phase du processus de transformation (phase de planification du nouveau BAC, automne 2002 - printemps 2004), les gestionnaires et le personnel de BAC ont revu tous les aspects de leurs activités. De nouvelles mesures législatives ont été élaborées, parallèlement à une vision concernant un nouveau type d’organisme et des concepts clés visant à déterminer les processus de travail. Les deux institutions ont fusionné, sur le plan organisationnel, pour donner lieu à une nouvelle structure sous l’autorité d’un seul chef. À compter de juin 2004, BAC a entrepris la seconde phase du processus de transformation (phase de transition, printemps 2004 - hiver 2006), durant laquelle il a mis en œuvre sa nouvelle structure et les initiatives visant à intégrer les fonctions, tout en déterminant les nouveaux modèles de gestion du travail et en procédant à la refonte des processus de travail. Pendant cette phase, la majeure partie du personnel de l’organisme (700 employés) a été déplacée du centre-ville d’Ottawa à Gatineau, à 15 kilomètres de distance. Au début de 2006, l’organisme a entrepris la troisième phase du processus de transformation (phase du nouveau départ), soit la mise en œuvre complète des nouveaux modèles, processus de travail et systèmes. Les faits saillants des deux premières phases sont indiqués ci-après. Phase de planification Dans le cadre de la première de ces phases importantes, on a établi trois axes de transformation distincts, chacun étant doté de sa propre approche en matière de planification, afin de pouvoir traiter les différents aspects de l’exercice :

1. Le cadre juridique : Établir les nouveaux mandat, statut et pouvoirs de l’institution, et inscrire sa mission dans une loi d’habilitation; les présenter au Parlement; établir une nouvelle réglementation.

2. Le processus de transformation : Définir le nouvel organisme BAC; il s’agissait de l’axe de transformation le plus important, qui a pris la forme d’une consultation à grande échelle (c.-à-d., une série structurée de questions et de réponses qui, au moyen d’itérations successives échelonnées sur quelques mois, a permis d’approfondir la réflexion, d’examiner les enjeux plus en détail, de générer des solutions et d’examiner les répercussions, et à

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laquelle a participé le plus grand nombre possible d’employés de tous les secteurs et de tous les niveaux des ANC et de la BN)2.

3. La fusion administrative : Déterminer et prendre les mesures relatives aux exigences administratives concernant la fusion des deux institutions, sous la direction d’une équipe spécialisée regroupant des membres de tous les domaines (c.-à-d., ressources humaines; informatique; gestion et rapports financiers; gestion des documents; gestion des locaux, de l’approvisionnement et des biens; sécurité; communications (image de marque, programme de coordination de l'image de marque); planification stratégique; pratiques administratives).

Axe de la fusion administrative

Axe législatifSeptembre 2002 Juin 2004

9/30/2002 - 9/1/2003Étape no 1

Vision

9/1/2003 - 12/31/2003Étape no 2Conception

1/1/2004 - 6/8/2004Étape no 3

Planification en vue de la mise en œuvre

9/30/2002 - 6/8/2004Première phase

Septembre 2002 Discours du Trône

5/21/2004Nomination du premier dirigeant de BAC

Axe

de tr

ansf

orm

atio

nn

Mai 2003 Loi concernant BAC déposée à la Chambre

Avril 2003Mémoire au Cabinet

Novembre 2003 La Chambre proroge ses travaux

Avril 2004Adoption de la loi

Mai 2004Loi proclamée

Début de la phase II

Février 2004 Projet de loi restauré



9/30/2002 - 9/1/2003Étape no 1

Vision


1/1/2004 - 6/8/2004Étape no 3


9/30/2002 - 6/8/2004Première phase


5/21/2004



9/30/2002 - 9/1/2003Étape no 1

Vision


1/1/2004 - 6/8/2004Étape no 3


9/30/2002 - 6/8/2004Première phase


5/21/2004Nomination du premier dirigeant de BAC

Axe

de tr

ansf

orm

atio

nn

Mai 2003 Loi concernant BAC déposée à la Chambre

Avril 2003Mémoire au Cabinet

Novembre 2003 La Chambre proroge ses travaux

Avril 2004Adoption de la loi

Mai 2004Loi proclamée

Début de la phase II

Février 2004 Projet de loi restauré

Phase de transition

À la fin de la phase I, la Bibliothèque nationale et les Archives nationales du Canada ont cessé d’exister en tant qu’institutions distinctes. Elles ont fait place à une nouvelle entité publique, dotée d’un mandat législatif modernisé et élargi : Bibliothèque et Archives Canada (BAC). L’organisme possédait une image de marque et un logotype, et les fonctions et systèmes administratifs essentiels à son soutien étaient en place. Le premier dirigeant de la nouvelle institution a été nommé, et une structure

22 Les fonctions ci-après constituaient des éléments essentiels de cette approche :

- La vision globale, l’orientation et les décisions : les deux chefs, soutenus par leur conseil de gestion mixte. - Les fonctions de « force motrice » et d’orientation, qui accompagnaient une série de questions concernant

la transformation et consistaient à fournir une orientation particulière aux initiatives de changement : le sous-ministre adjoint de la transformation et l’équipe de la transformation, soutenus par le Bureau de la transformation.

- Le rôle de coordination, qui consistait à organiser les activités, à superviser et à coordonner les groupes de travail et les projets, et à gérer un programme de communication crucial : le Bureau de la transformation.

- Le rôle associé au « contenu » – c’est-à-dire, l’expérience et le savoir-faire qui permettent de répondre aux questions, de régler les problèmes et, au bout du compte, de concevoir le nouvel organisme. Ce rôle était assumé par des employés de tous les niveaux, par l’entremise d’un grand nombre de groupes de travail et de deux réunions plénières de deux jours réunissant tout le personnel, l’une ayant eu lieu en 2003, et l’autre, en 2004.

- Le rôle associé à l’expertise en matière de processus et de structure – plus particulièrement, des compétences concernant la gestion du changement, l’animation des groupes, la gestion des groupes, le processus décisionnel des groupes, la gestion de projet et la conception organisationnelle. Des experts consultants ont participé à des interventions particulières, sans jamais perdre de vue le perfectionnement des compétences internes en tant qu’investissement dans la capacité de gestion du nouvel organisme. Par exemple, un expert de la conception organisationnelle et de la gestion du changement a «encadré» l’équipe de transformation tout au long de son travail.

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d’organisme et de gouvernance a été annoncée. En date du 8 juin 2004, toutes les unités de travail et tous les postes des deux anciens organismes avaient été transférés dans la nouvelle structure. En outre, le nouvel organisme s’accompagnait (en plus de la loi qui y était associée) d’un document de planification de base, Orientations pour le changement, qui établissait sa vision et énonçait les approches et stratégies de base visant à concrétiser cette vision. On a ciblé, décrit et conçu une série d’initiatives de changement qui, prises ensemble, allaient :

- fournir, au besoin, des processus de travail intégrés pour les fonctions de bibliothèque et d’archives qui étaient auparavant distinctes;

- donner lieu à une capacité intégrée à l’échelle de l’organisme concernant l’uniformité de l’accès des clients et de la gestion des collections numériques, à une solide stratégie relative aux métadonnées, ainsi qu’à un système intégré pour la gestion matérielle et intellectuelle de tous les fonds de BAC;

- changer la façon dont les secteurs clés de l’organisme collaborent et interagissent pour réaliser les objectifs généraux de BAC, en partie pour régler les problèmes de longue date et en partie pour répondre aux demandes des clients à l’heure du numérique.

2005200420032002 2006 2007

Planification du programmede transformation

Mise en œuvre du programme de transformation Programme

Transformé de BAC

Définir notre vision et notre mandat – nouvelle loi

Définir les nouvellesstratégies opérationnelles

Définir les nouvellesstratégies de soutien

Définir une structured’organisme et de gouvernance

Fin du financement du SCT

Consultation des

intervenants

Mise en œuvre des résultats des initiatives catalytiques

Poursuite de la transformation –veiller à ce que les nouvelles

approches fassent partie intégrante de la culture

Mise en œuvre de la nouvelle structure

Intégration matériel du personnel et des collections

Prévoir pour l’avenir :initiatives catalytiques

Examen des partenaires clés

Harmonisation des systèmes, des politiques, des priorités

et des budgets

Mise en œuvre des nouveaux processus de travail

Mise en œuvre des nouvelles stratégies opérationnelles

Mise en œuvre des stratégies de soutien

Définition du rôle et des

programmes d’aide nationaux

Redéfinition de nos processus de travail

Déménagement à Place de la CitéAnnonce

Stratégies internes à Bibliothèque et Archives Canada

Principes directeurs

Un certain nombre de principes directeurs ont été formulés afin d’aider Bibliothèque et Archives Canada à concrétiser sa nouvelle vision, notamment :

1. Viser l'accès en tout : l’accent est mis sur l’accès rapide et équitable à la collection de Bibliothèque et Archives Canada, particulièrement en améliorant les possibilités de

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libre-service ainsi que l’accès assisté (p. ex., services de référence), en s’appuyant sur une meilleure compréhension de l’utilisation réelle de l’information par les usagers.

2. Se concentrer véritablement sur le client : l’accent est mis sur la compréhension des besoins et des comportements d’apprentissage des clients de Bibliothèque et Archives Canada, afin d’en arriver, entre autres choses, à une simplification des procédures et à une intégration des mécanismes de prestation de service.

3. Assurer une logistique efficace du patrimoine documentaire en gérant les risques : on s’efforce à l’heure actuelle d’élaborer un cadre de gestion des risques pour l’information faisant partie de la collection de Bibliothèque et Archives Canada et de faire valoir que la préservation est l’une des composantes de l’« accès » et qu’elle est l’affaire de tous.

4. De nouvelles approches de description du patrimoine documentaire canadien : Bibliothèque et Archives Canada consacre des efforts à améliorer les normes relatives aux métadonnées, en évaluant ses pratiques descriptives actuelles, en examinant les solutions de rechange aux métadonnées maison, ainsi qu’en modernisant les processus de travail relatifs aux métadonnées, en « aval », et les interfaces-utilisateurs, en « amont », pour mieux comprendre l’environnement dans lequel l’information est utilisée.

5. Généraliser le numérique : reconnaissant le fait que l’environnement informationnel a été irrémédiablement transformé par l’information numérique, Bibliothèque et Archives Canada s’attache à modifier ses propres processus et pratiques afin de se mettre à l’heure du numérique (p. ex., acquisition de documents numériques, préservation de documents numériques, gestion de collections numériques, accès offert à des documents numériques, ouvrages de référence numériques, etc.);

6. Un leadership et une capacité stratégique renforcés : afin de s’acquitter de son mandat, Bibliothèque et Archives Canada veillera notamment à renforcer sa capacité d'élaboration des politiques, à améliorer sa connaissance de l’environnement et à accroître ses activités de recherche et de développement – c’est-à-dire que, d’un point de vue général, il veillera à renforcer sa capacité en matière de stratégie.

7. Des démarches intégrées et globales : on prend les mesures nécessaires afin de se doter de fonctions intégrées à l’échelle du nouvel organisme issu de la fusion et d’adopter une approche globale à l’égard des processus de travail (p. ex., enrichissement des collections, gestion de l’information, normes, architecture de l’information, etc.).

Rôle de la technologie de l’information dans la transformation

Avant la transformation, les deux organismes distincts, Bibliothèque nationale (BN) et Archives nationales du Canada (ANC), avaient des manières totalement différentes de traiter leurs usagers et leurs fonds. La BN utilisait une approche centralisée : ses fonds étaient catalogués suivant des normes nationales et internationales uniformes, les utilisateurs accédaient aux fonds à l’aide d’une base de données unique (AMICUS), qui donnait également accès aux fonds des autres bibliothèques, et les services de référence étaient centralisés. Les services de TI étaient quant à eux hautement centralisés. L’organisme ANC, par comparaison, avait recours à un type de gestion décentralisée relativement à ses clients à ses fonds, et cette différence était perceptible dans son approche à l’égard de la GI/TI. Les normes de description variaient selon la collection dont il était question et la méthode utilisée par l’archiviste procédant à la description. La clientèle était généralement constituée de spécialistes – il y avait plus de 100 bases de données différentes et les normes de description variaient à l’échelle de l’organisme. Les services et l’expertise en matière de GI/TI étaient décentralisés.

Reconnaissant le rôle crucial que devait jouer la GI/TI dans le processus de transformation, les deux chefs ont décidé de fusionner les services de TI de la BN et des ANC en 2002, plusieurs mois avant la fusion des deux organismes. Par conséquent, des services de TI intégrés étaient déjà en place afin de soutenir et d’habiliter les processus de transformation et la conception des nouveaux systèmes intégrés de BAC. Le directeur général des services de TI était un membre de l’équipe de transformation.

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La technologie de l’information est vue comme un élément dimensionnant de la vision de Bibliothèque et Archives Canada, qui consiste à mettre l’accent sur l’« accès » (p. ex., au moyen d’AMICAN, le système qui permet d’accéder à l’ensemble des fonds de BAC et d’assurer la gestion intégrée de cet accès), la recherche fédérée (qui offre un accès centralisé à toutes les ressources de BAC – descriptions archivistiques et bibliographiques, objets numériques et ressources Web), le Système de gestion des demandes (qui facilite la gestion des demandes des clients, peu importe le moyen de communication utilisé) et les opérations électroniques (qui permettent aux utilisateurs d’obtenir copie des documents par voie électronique).

Éléments liés à la transformation

La phase I (planification) a donné lieu à un certain nombre de transformations au chapitre de la structure et des processus, qui sont devenues les points centraux des travaux de la phase II (transition), notamment :

1. Le nouveau modèle de gouvernance et de structure (érigé autour de trois directions de programmes – Collection du patrimoine documentaire, Programmes et Services, et Bureau de la gestion de l'information administrative, qui sont toutes soutenues par un bureau stratégique, un bureau communications, la direction de la TI et un certain nombre de comités transversaux).

2. Un certain nombre de projets d’intégration, qui traitent les activités qui étaient auparavant exécutées différemment par la BN et les ANC (p. ex., reprographie, service à la clientèle, prêts entre établissements, site Web, etc.).

3. Un certain nombre d’initiatives catalytiques conçues pour favoriser l’intégration des fonctions à l’échelle du nouvel organisme (p. ex., transformation de la prestation des services, stratégie concernant les métadonnées, AMICAN, collection numérique).

4. La création du Bureau de la gestion intellectuelle, un groupe distinct qui se charge de l’élaboration des politiques et de l’innovation concernant les métadonnées et les normes opérationnelles de description pour l’ensemble de la collection de Bibliothèque et Archives Canada et pour le catalogue collectif.

Stratégies relatives aux systèmes internes

Bibliothèque et Archives Canada prend également des mesures pour veiller à ce que ses systèmes, services et processus internes soient harmonisés de manière à soutenir sa nouvelle vision. Par conséquent, les résultats deviennent les éléments sur lesquels on fonde les décisions organisationnelles, et les systèmes de gestion, dont la gestion de l’information, s’en trouvent renforcés. On s’efforce d’améliorer la flexibilité en matière de ressources humaines, de gestion financière et de biens immobiliers. Des mesures sont prises en vue d’encourager le développement d’une culture axée sur l’ouverture et la valorisation de l’apprentissage. On veille à améliorer les capacités et la diversité de la main-d’œuvre, en utilisant à la fois des méthodes de recrutement et de perfectionnement du personnel. Une priorité est accordée à l’utilisation efficace des systèmes technologiques à l’appui des activités quotidiennes. Enfin, des mesures sont prises à l’heure actuelle en vue d’améliorer le caractère inclusif de l’organisme ainsi que le respect et la confiance à son égard, ce qui se soldera par l’établissement d’un environnement de travail sain et stimulant.

Coûts des réformes

Le Conseil du Trésor a octroyé à BAC près de 5 millions d’euros échelonnés sur trois ans à titre de financement particulier pour la transformation (à compter de 2003-2004). Les fonds visent à couvrir les coûts directs de l’exercice de transformation (Bureau de la transformation, marchés, rédaction des mesures législatives) et les coûts de l’intégration des installations, des systèmes et des processus des deux institutions, et ils comportent des capitaux de démarrage destinés aux initiatives stratégiques cruciales pour ce qui est d’assurer l’avenir du nouvel organisme. Le projet a également largement tiré parti des ressources internes en personnel en ce qui concerne les groupes de travail, les équipes de projet et les processus de changement connexes.

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Avantages obtenus et réalisations accomplies jusqu’ici

Tandis que la transformation de Bibliothèque et Archives Canada se poursuit et entre dans sa troisième phase conformément aux prévisions, il est possible de déterminer un certain nombre d’avantages et de réalisations ayant découlé jusqu’ici de la fusion des deux institutions.

- La mise à l’essai d’un nouveau moteur de recherche fédérée intégré au site Web de BAC, grâce auquel il est plus facile pour les Canadiens de tous âges de se connecter à BAC et d’explorer sa collection. Il permet d’effectuer une recherche simultanée dans un certain nombre de bases de données décrivant ou présentant les documents publiés, non publiés ou en ligne de la collection, et il s’accompagne d’une nouvelle interface-utilisateur pour les descriptions archivistiques.

- L’archivage de plus de 20 000 publications électroniques. - Le recueil de tous les sites Web de l’administration canadienne (1 459) et procédé à des

essais relativement à l’archivage sélectif de sites Web présentant un intérêt particulier, tels que ceux créés dans le cadre de la commission d'enquête sur le programme de commandites et les activités publicitaires présidée par le juge Gomery et ceux créés par les partis politiques lors des élections générales de 2006.

- La mise à l’essai d’un système en ligne permettant aux ministères et aux organismes de transférer des documents électroniques à BAC. On s’attend à ce que ce système, accompagné de la description, de la gestion et de l’accès aux publications numériques à l’appui, fasse en sorte de simplifier les processus et les systèmes servant à transférer les documents des ministères à BAC.

- La mise en œuvre d’un nouveau Système de gestion des demandes qu’utilise BAC pour faire le suivi des demandes de référence. Il permet également à BAC de gérer les temps de réponse aux demandes et d’obtenir une variété d’informations statistiques qu’il pourra utiliser aux fins de planification.

- Le déménagement dans les locaux de conservation de BAC situés à Gatineau (qui auparavant ne servaient qu’à la conservation des documents des ANC) bon nombre des manuscrits et des documents musicaux les plus vulnérables qui se trouvaient dans les locaux de l’ancienne BN, et l’élaboration d’une nouvelle approche concernant l’entreposage de la collection complète.

- L’élaboration des outils permettant à BAC de prendre des décisions de gestion axées sur les risques de façon plus constante, particulièrement en vue d’orienter la gestion des locaux servant à l’entreposage de la collection, de tenir compte des choix en matière de planification et de permettre l’accès actuel et à long terme à la collection de BAC.

- La rénovation les installations publiques de BAC à Ottawa afin d’intégrer davantage les services de référence, de généalogie et de consultation.

- La fusion des unités et l’amélioration des procédures liées aux réponses aux demandes présentées en vertu de Loi sur l’accès à l’information. Par le fait même, tout l’arriéré de travail relatif aux demandes a été éliminé.

- Les progrès se sont poursuivis relativement à AMICAN; celui-ci organisera les multiples bases de données de BAC décrivant la collection, qui à l’heure actuelle sont organisées dans MIKAN pour les documents d’archives, et dans AMICUS pour les documents bibliographiques.

- L’intégration de plus de 100 bases de données disparates dans MIKAN. On s’attache à concevoir et à mettre en œuvre un nouveau module de contrôle de conservation des collections qui intègre l’information liée à tous les fonds de BAC.

- La mise en place d’un mécanisme de dépôt légal par voie électronique. - L’organisation d’un sommet national concernant l’établissement d’une stratégie nationale

relativement au contenu et à la préservation de l’information numérique canadienne, ainsi qu’à l’accès à cette information.

- On a élaboré le cadre stratégique pour la création et la gestion des métadonnées aux fins d'exploration de ressources, une étape cruciale dans l’établissement d’une approche unique concernant la description normalisée des éléments contenus dans la collection de BAC.

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Leçons apprises en matière de gestion du changement à la suite de la transformation de Bibliothèque et Archives Canada

Les personnes ayant directement participé à la transformation de Bibliothèque et Archives Canada (c.-à-d., les membres de l’équipe de la transformation, le sous-ministre adjoint, Transformation et les membres du Bureau de la transformation) ont déterminé un certain nombre de retours d’expérience à partir de l’exercice, notamment :

- établir une vision déterminante et de grande portée, et de faire en sorte qu’elle occupe une place de premier plan – tout particulièrement par l’entremise du leadership visible et des messages cohérents du chef de l’organisme.

- nommer un cadre supérieur, sous l’autorité du chef, ayant pour seule tâche de veiller au succès de l’initiative de changement et possédant l’expérience de la gestion du changement, la crédibilité et les qualités de chefs essentielles pour réussir.

- mettre à la disposition de ce cadre supérieur un budget et un petit bureau, qu’il utilisera dans le cadre du projet de transformation pour une période considérable – dans le cas qui nous occupe, au moins trois ans.

- constituer une équipe de cadres supérieurs provenant de tous les secteurs de l’organisme. L’équipe devrait être formée de personnes ayant fait la preuve de leurs qualités de chef dans l’organisme, et non pas nécessairement de personnes ayant été « converties » au projet.

- Le rythme constitue une dimension cruciale d’un important projet de changement. BAC a beaucoup investi en amont du projet, en planifiant et en définissant l’orientation avec son personnel durant environ 18 mois avant de procéder à la mise en œuvre. Par la suite, la mise en œuvre du changement structurel a été effectuée le plus rapidement possible. Les changements relatifs aux systèmes et aux processus de travail ont été échelonnés sur une plus longue période de transition. Dans le cadre d’une importante initiative de changement, il est essentiel, bien que parfois difficile, de maintenir l’élan et de communiquer le sentiment que des progrès réels sont réalisés.

- Il est préférable d’adopter une approche inclusive et interne pour ce qui est de mettre à profit l’énergie créatrice des employés de tous les niveaux et de produire des solutions concrètes pouvant être mises en œuvre avec succès.

- Une méthodologie axée sur le fait d’interroger le personnel s’avère efficace, car elle tient compte du fait que ce sont les employés, et non pas la personne dirigeant le projet de changement, qui possèdent l’expertise et les connaissances pratiques.

- L’ouverture à l’égard des découvertes et des remises en question a constitué une caractéristique permanente de l’approche adoptée par BAC. Il s’agit essentiellement d’une approche axée sur l’apprentissage relativement à la gestion du changement.

- Une approche holistique est source d’intégrité. Dans le cas de BAC, beaucoup d’efforts ont été consacrés à établir des liens et à assurer une harmonisation permanente entre les différents projets – mesures législatives, nouvelles orientations, structure organisationnelle, planification des objectifs stratégiques et production de rapports à leur sujet, systèmes, processus de travail –, et à faire en sorte que leur unité fondamentale apparaisse clairement aux yeux des employés.

- Les symboles revêtent une grande importance et doivent être utilisés pour communiquer et soutenir le changement – qu’il s’agisse du symbole du pouvoir (l’unité concrète des deux chefs), de celui de la collectivité (les réunions de tout le personnel) ou de celui de la nouvelle identité (la nouvelle image de marque ainsi que le libellé et le préambule de la Loi sur Bibliothèque et Archives du Canada).

- Il faut continuellement vérifier les activités et les progrès en fonction de la vision qu’on s’est donnée et qui constitue un point de référence permanent – c’est-à-dire, dans le cas de BAC, le mandat législatif, les trois piliers et le document Orientations pour le changement.

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5. Aperçu des récentes réformes de modernisation au sein de l’administration du Canada – réforme de la Politique sur la gestion de l'information administrative du Conseil du Trésor

En 2005, le Secrétariat du Conseil du Trésor et l'Agence de gestion des ressources humaines de la fonction publique du Canada ont procédé à la révision des politiques de gestion du Conseil du Trésor, et ce, dans le but de préciser les responsabilités des ministres et des administrateurs généraux dans des domaines clés de la fonction publique et leur obligation d'en répondre. Au cours de ce processus, une infrastructure intégrée, simplifiée et consolidée de politiques sera créée, ce qui améliorera à la fois la responsabilité et l’efficacité.

Cette initiative vient appuyer le Plan d'action pour la responsabilité fédérale et fera en sorte de réduire le nombre de « règles inutiles » régissant la gestion du secteur public fédéral (c.-à-d. que le nombre de politiques du Conseil du Trésor sera réduit de presque moitié). En outre, les instruments de politique du Conseil du Trésor cibleront davantage les auditoires appropriés et seront d'accès plus facile. Le renouvellement de l'ensemble des politiques, en renforçant et en simplifiant les rouages de l’administration, rendra ce dernier encore plus efficace et responsable.

Dans ce contexte, on s’attache à remanier la Politique sur la gestion de l'information administrative, et on s’attend à ce que le Conseil du Trésor examine au cours de la présente année la politique revue et corrigée. Les instruments de politique (directives, normes, lignes directrices, outils) visent à confirmer la responsabilité des sous-ministres et des gestionnaires de programmes à l’égard de la gestion de l’information, ainsi qu’à tirer profit d’une élaboration et d’une utilisation plus efficace des outils et des techniques en vue de permettre aux gestionnaires de programmes de rendre des comptes.

Dans le contexte de l’élaboration des politiques, on considère que la gestion de l’information englobe une variété de fonctions tant au sein des institutions qu’à l’échelle de l’administration publique. Les fonctions clés concernent la gestion des dossiers et des documents, les services de bibliothèque, les services d’archives, l'accès à l'information et la protection des renseignements personnels, la gestion d'Internet et de l'intranet, l'architecture de l'information, la sécurité de l’information, l’élaboration des politiques de GI, la gestion des données, la gestion des métadonnées, les normes en matière d’information, les renseignements opérationnels et l'appui aux décisions.

Un certain nombre de volets de la gestion de l’information sont assujettis à des politiques afin d’assurer une pratique efficace et efficiente :

1. Planification de l’information : déterminer quelles sont l’information et les données requises pour soutenir l’élaboration, l’exécution et l’évaluation des politiques, des programmes et des services.

2. Recherche et extraction de l’information : déterminer si l’information existe, l’endroit où elle se trouve et comment on peut y accéder dans l’organisme ou à l’extérieur de celui-ci.

3. Évaluation de l’information : évaluer la valeur de l’information en ce qui a trait à sa pertinence, à son exactitude, à son authenticité et à la mesure dans laquelle elle fait autorité, ainsi qu’à d’autres caractéristiques en fonction des utilisations souhaitées.

4. Documentation et gestion des documents : étayer adéquatement les activités, les décisions et les opérations pour satisfaire aux besoins opérationnels, juridiques et de responsabilité.

5. Gestion des documents : organiser, classer, entreposer et éliminer efficacement l’information présente sous forme électronique et imprimée, et ce, tout au long de son cycle de vie.

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6. Gestion de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels : permettre l’accès lorsque celui-ci est autorisé et respecter le caractère confidentiel des documents.

7. Gestion du savoir : acquérir et partager les connaissances des collègues, entre autres personnes, afin de soutenir une résolution des problèmes axée sur la collaboration et la créativité.

8. Technologies de l’information et transformation : utiliser les nouvelles technologies pour appuyer toutes ces activités et procéder à la refonte des politiques et services publics.

Motifs des réformes

Une récente évaluation des problèmes opérationnels par le Secrétariat du Conseil du Trésor a indiqué que les besoins en matière d’information ne sont pas adéquatement comblés au niveau opérationnel, au niveau des cadres supérieurs ou aux fins de la transformation.

Plus particulièrement, on a déterminé qu’il fallait améliorer les éléments suivants :

- la gestion de l’information axée sur les programmes; - la récupération et la gestion des données; - l’application des normes; - l’adhésion aux pratiques appropriées de gestion de l’information.

En général, il est ressorti de l’évaluation des problèmes opérationnels par le SCT que l’information n’était pas traitée de la même façon que les autres ressources stratégiques, notamment les ressources humaines et financières.

Par conséquent, on a estimé qu’en ce qui concerne la Politique sur la gestion de l'information administrative existante, il fallait :

1. Préciser les responsabilités relatives à la gestion de l’information, particulièrement au niveau de l’administrateur général du ministère ou de l’organisme, y compris dans des domaines tels que la gestion des dossiers électroniques, l’obligation de documenter, la gestion de l’information dans le contexte de l’exécution des programmes et la gestion des risques.

2. Améliorer l’harmonisation de la Politique avec les autres politiques touchant au domaine de la gestion de l’information et avec les technologies applicables, et lui donner une forme comparable à celle des autres politiques du Conseil du Trésor.

3. Parfaire la structure de la Politique en ce qui a trait à la surveillance et à la supervision, et confier au Conseil du Trésor un rôle plus stratégique, moins axé sur les opérations.

4. Préciser les conséquences découlant du fait de ne pas se conformer à la Politique (p. ex., vérification externe, directives officielles aux gestionnaires quant aux mesures correctives à prendre, limitation ou retrait des pouvoirs, etc.).

5. Donner des précisions au sujet de la gestion d’information requise pour soutenir les programmes opérationnels.

6. Préciser le rôle que joue l’information en tant qu’« actif de l’organisme » et la nécessité de gérer l’information de façon à pouvoir la partager.

7. Faire en sorte de mieux soutenir la Politique à l’aide d’une formation, de directives particulières et de lignes directrices opérationnelles visant à aider tous les fonctionnaires à mieux gérer l’information dont ils sont responsables.

En outre, on a déterminé un certain nombre de mesures pour renforcer la politique et la capacité opérationnelles (voir la section C ci-après).

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Positions clés en matière de politique

Afin de permettre l’adoption d’une approche cohérente et intégrée à l’égard de la gestion, on s’attache à harmoniser les politiques du Conseil du Trésor au moyen de cadres de politiques. Par conséquent, la nouvelle Politique sur la gestion de l'information administrative sera intégrée au Cadre stratégique pour la gestion de l'information et de la technologie. Celui-ci fournira également un cadre stratégique pour la Politique sur la gestion de la technologie et prendra en compte la nouvelle Politique sur la protection des renseignements personnels ainsi que la nouvelle Politique sur l'accès à l'information. On s’attache à élaborer un certain nombre de principes centraux qui sous-tendront la gestion de l’information et des technologies, notamment :

⎯ L'information en tant qu’actif patrimonial : elle soutient la planification et la prise de décisions éclairées pour le gouvernement actuel et les futurs gouvernements.

⎯ La gérance : l’information, quel que soit son support ou la forme sous laquelle elle est présentée, doit être gérée au cours de son cycle de vie aussi longtemps qu’il est nécessaire pour satisfaire aux responsabilités opérationnelles ou financières ainsi qu’aux obligations ou responsabilités légales.

⎯ Approche interministérielle : il faut prendre des mesures pour assurer un accès rapide, uniforme et intégré à l’information à l’échelle de l’administration, ce qui nécessite, entre autres choses, de procéder à une normalisation.

⎯ Protection des renseignements personnels : il faut montrer, à toutes les étapes du cycle de vie de l’information, que les renseignements personnels sont protégés.

⎯ Transparence : il faut que la gestion de l’information vienne à l’appui de l’imputabilité. Dans ce contexte, l’objectif de base de la nouvelle Politique sur la gestion de l'information administrative devrait être précisé et mettre l’accent, entre autres choses, sur la gestion efficace de l’information, afin :

⎯ de soutenir l’exécution des programmes et la prestation des services; ⎯ de permettre la prise de décisions éclairées; ⎯ de favoriser la reddition de compte, la transparence et la collaboration; ⎯ de préserver les documents ayant une valeur durable ou historique.

À l’appui de la Politique sur la gestion de l'information administrative, on élaborera des directives, des normes et les lignes directrices concernant les domaines suivants :

⎯ la gouvernance de la gestion de l’information; ⎯ le renforcement des moyens en matière de gestion de l’information; ⎯ le traitement de l’information; ⎯ la communication de l’information.

Pour répondre aux besoins des ministères, qui varient en fonction de leur taille, de leurs moyens en matière de GI, de leurs priorités, de leur degré de préparation et de leur capacité d’investissement, l’orientation se présentera principalement sous la forme de directives, de pratiques exemplaires et d’outils. Ces éléments seront adaptés à la variété des besoins ministériels, tout en satisfaisant aux exigences réglementaires énoncées dans les directives et les normes. Il incombera aux administrateurs généraux de veiller à ce que la Politique soit respectée dans leur ministère respectif en suivant les consignes de la Politique d'évaluation et de la Politique sur la vérification interne du Conseil du Trésor; en outre, ils devront prendre les mesures correctrices qui s’imposent pour remédier à toute lacune observée au sein de leur ministère. Le Secrétariat du Conseil du Trésor surveillera la conformité à tous les aspects de la Politique et la réalisation des résultats escomptés de diverses façons, notamment au moyen des évaluations réalisées en vertu du Cadre de responsabilisation de gestion, des résultats du contrôle des capacités

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en GI, des examens des présentations au Conseil du Trésor, des rapports ministériels sur le rendement, des résultats des vérifications, des évaluations et des études, et d’une collaboration directe avec les ministères. Bibliothèque et Archives Canada surveillera la mise en oeuvre des autorisations de disposition des documents par les institutions en ce qui concerne la préservation et la protection archivistique des documents administratifs et ministériels, conformément aux articles 12 et 13 de la loi d’habilitation. Bibliothèque et Archives Canada surveillera également la gestion de l'information publiée par les institutions fédérales et rendra compte de son accès et de sa conservation à long terme.

Mesures prises pour apporter les changements à la Politique

Évaluation : En 2005, la Division des stratégies de gestion de l'information du Secrétariat du Conseil du Trésor a entrepris une évaluation des problèmes opérationnels relativement à la portée de l’application et à l’efficacité actuelles de la Politique sur la gestion de l’information administrative (en soi, la Politique, approuvée en 2003, nécessitait d’être examinée dans un délai de cinq ans). Dans ce contexte, on s’attache, de concert avec le secrétariat du Conseil du Trésor, à planifier ou à prendre un certain nombre de mesures visant à améliorer la mise en œuvre de la Politique sur la gestion de l’information, notamment :

- accroître la capacité de la Division des stratégies de gestion de l'information (p. ex., recherche, conception des politiques, défense des politiques);

- élaborer des principes sous-tendant la conception (p. ex., traiter l’information comme une ressource précieuse de l’organisme);

- créer des stratégies de mise en œuvre des politiques (p. ex., inclure des services de formation, de mise en œuvre et de surveillance, et veiller à prévoir des sanctions);

- préciser la définition des rôles (p. ex., clarifier et coordonner les rôles et les responsabilités à tous les niveaux du processus d’élaboration des politiques).

Consultation : En 2006, par l’entremise de plus de 20 forums, et au moyen de groupes de discussions, de présentations et de consultations via Internet, la Direction des stratégies d’information a procédé à des consultations auprès de tous les différents intervenants qui seront responsables de la mise en œuvre et de la viabilité de la nouvelle Politique sur la gestion de l’information (p. ex., sous-ministres, chefs de programmes, spécialistes de la GI et autres gestionnaires concernés – avocats, vérificateurs, directeurs des services financiers, etc.).

Plan de mise en œuvre : Une approche progressive échelonnée sur trois ans concernant la mise en œuvre de la nouvelle Politique a été élaborée à la suite des consultations auprès de la collectivité de la GI et des gestionnaires des programmes opérationnels.

- L’étape 1 portera sur la gouvernance en matière de GI et la sensibilisation des employés, et elle devrait être mise en œuvre le 31 mars 2008, dans les 12 mois suivant la date d’entrée en vigueur de la Politique.

- L’étape 2 concerne la GI chez les gestionnaires fonctionnels et mettra l’accent sur la valeur ajoutée que la GI apporte à l’exécution efficace et efficiente des programmes opérationnels, des services et des projets; elle s'étalera sur une période de 12 mois suivant la fin de l’étape 1, et la date prévue de sa mise en œuvre est le 31 mars 2009.

- L’étape 3 mettra l'accent sur l’établissement du cadre de surveillance, de production de rapports et de vérification de la politique; elle sera achevée dans les 12 mois suivant la fin de l’étape 2, et la date prévue de sa mise en œuvre est le 31 mars 2010.

Afin de mesurer le succès de la transformation de l’application de la politique sur la gestion de l’information, on procède à l’élaboration d’un certain nombre de mesures du rendement, notamment :

- la cohérence de la définition et de la structure de l’information dans tous les ministères; - l’utilisation de normes nationales et internationales pour le partage de l’information; - la stabilité du vocabulaire utilisé et des structures de l’information avec le temps; - le respect des normes concernant les pistes de vérification des documents;

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- le respect des normes d’accès et d’utilisation de l’information; - le coût de la conformité à la politique et aux normes en matière de GI; - le rendement des services de GI intensifs; - le rendement évalué en fonction des responsabilités en matière de GI; - le taux de pénétration des changements apportés aux programmes de GI.

6. Principales difficultés opérationnelles concernant la gestion des documents

Il n’y a pas si longtemps, le commissaire à l’information du Canada, un haut fonctionnaire du Parlement, a dit ce qui suit au sujet de la gestion de l’information de l’administration canadienne: « Il faut reconnaître et apprécier les progrès importants qui ont été réalisés. Mais le gouvernement doit accélérer le rythme des efforts dans les secteurs ci-dessus pour qu'ils ne ralentissent pas. » (Rapport annuel 2002-2003.) Les progrès suivants ont été signalés :

- On comprend mieux en quoi consiste la gestion de l'information. - Les organismes centraux et les ministères collaborent plus étroitement. - Il existe de nouvelles politiques et de nouveaux instruments à l'appui de la gestion de

l'information. - Des efforts prometteurs sont déployés pour perfectionner les compétences en GI et créer une

nouvelle collectivité de gestionnaires de l'information.

Il convient également de noter que, selon une étude effectuée par les Archives nationales du Canada en 2001, l’édiction de la Loi sur l’accès à l’information (en 1983) ne semblait pas avoir eu d’incidence sur la façon de créer ou de gérer les documents (p. ex., en ce qui a trait à la quantité, à la portée, au contenu ou au contrôle). Cette constatation était contraire aux attentes selon lesquelles la Loi ferait en sorte de réduire l’engagement des gestionnaires pour ce qui est de conserver les documents, et contredisait également certains rapports du commissaire à l’information indiquant que des dossiers avaient été détruits ou qu’on avait pris la décision de cesser de créer certains dossiers. (Rapport no 9 du Groupe d’étude de l’accès à l’information, 2001.)

Les dossiers sont consultés tant par les fonctionnaires que par le public en général. La Loi sur l’accès à l’information offre un mécanisme permettant aux citoyens, aux entreprises et aux médias d’accéder aux documents administratifs. Le nombre de demandes de renseignements a considérablement augmenté avec les années, et de nos jours, les ministères et organismes gouvernementaux reçoivent tous les ans environ 25 000 demandes présentées en vertu de la Loi (ce nombre était de 12 000 en 1996-1997). Environ 35 % de ces demandes donnent lieu à la communication intégrale de documents, tandis qu’un autre 35 % d’entre elles entraînent une communication partielle; seulement 3 % des demandes ne donne lieu à aucune communication de document. On compte tous les ans environ 1 500 plaintes de la part de particuliers quant à la façon dont on a traité leurs demandes, et 40 % d’entre elles portent sur le délai de réponse. Le nombre de plaintes demeure constant depuis de nombreuses années. On estime qu’il en coûte 30 millions de dollars tous les ans pour assurer l’application de la Loi.

Cependant, le commissaire à l’information a également constaté que le contexte dans lequel s’effectue la gestion de l’information au sein de l’administration a radicalement changé au cours des dix dernières années, et qu’il est maintenant plus difficile de gérer et de donner l’accès aux documents et aux renseignements de l’administration fédérale (Rapport annuel 2000-2001). Au nombre des changements, on compte :

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- l’augmentation rapide du volume de documents et une variété de supports et de formes de présentation pour les documents, tout particulièrement en ce qui concerne les documents électroniques;

- l’apparition de systèmes d’information et de technologies de communication informatiques variés et toujours plus complexes;

- une restructuration fréquente du gouvernement et des ministères ayant pour effet d’obscurcir la responsabilité concernant la création et la conservation des documents appropriés;

- des réductions de personnel et d’autres mesures de diminution des coûts, notamment dans le cadre de la revue des programmes (1994-1998), ayant une incidence sur les priorités des ministères et sur le temps que les employés peuvent consacrer à la gestion de l’information;

- le déclin des activités centralisées de gestion des documents dans les ministères et les lacunes du personnel en ce qui a trait aux compétences et aux connaissances en matière de gestion de l’information.

Défis

Ces éléments, entre autres facteurs, ont fait en sorte que la politique et les pratiques opérationnelles dans le domaine des archives et de la gestion des documents au sein de l’administration canadienne s’accompagnent maintenant d’un certain nombre de défis devant être relevés, notamment :

1. atténuer les risques concernant la protection du patrimoine culturel;

2. répondre aux demandes croissantes en matière de reddition de comptes;

3. combler les lacunes relatives à la capacité en GI et à la gestion des documents.

Atténuer les risques concernant la protection du patrimoine culturel

En novembre 2003, la vérificatrice générale a rendu publique une vérification portant sur la protection du patrimoine culturel au sein de l’administration fédérale. Selon les constatations clés de la vérification concernant le patrimoine archivistique et publié, celui-ci courait un risque pour les raisons suivantes :

1. Il existait des lacunes relativement à divers régimes de protection et des faiblesses dans les procédures de gestion, ainsi qu’un effet combiné découlant d’une diminution des dépenses consacrées à la protection et de la croissance continue du patrimoine.

2. Les ministères fédéraux se sont peu intéressés à la gestion de l’information ces dernières années, et les Archives nationales du Canada n’étaient pas encore parvenues à élaborer les outils requis pour acquérir de façon efficace les documents administratifs pouvant avoir une valeur archivistique.

3. Les collections de la Bibliothèque nationale étaient conservées dans des bâtiments qui ne respectaient pas les normes admises en matière de température, d’humidité et de locaux pour ces types de documents, et les pratiques de conservation de l’organisme ne suffisaient pas à compenser les lacunes de l’infrastructure matérielle.

Répondre aux demandes croissantes en matière de reddition de comptes Le 12 décembre 2006, la Loi fédérale sur la responsabilité a été adoptée par le Parlement et a reçu la sanction royale. Cette mesure législative fait notamment en sorte de modifier la Loi sur la gestion des finances publiques de manière à ce que les administrateurs généraux et les premiers dirigeants soient :

- responsables de la prise des mesures propres à assurer l’accomplissement de la vérification interne;

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- responsable de rendre des comptes devant les comités parlementaires et sénatoriaux compétents au sujet, entre autres choses : a) des mesures prises pour que les ressources du ministère soient affectées de façon à

réaliser les programmes de celui-ci, en conformité avec les règles et méthodes administratives applicables;

b) des mesures prises pour que le ministère soit doté de mécanismes de contrôle interne efficaces.

On ne peut se conformer à ces obligations législatives sans procéder à une gestion et à un contrôle efficaces des documents administratifs – documents qui servent d’éléments probants à l’appui de la capacité de réaliser des vérifications internes et des mesures visant à affecter les ressources ministérielles de façon à réaliser les programmes. En outre, dans la mesure où les documents renferment des éléments probants, les méthodes utilisées pour les obtenir et les gérer constituent un système efficace de contrôle interne. Ces obligations législatives font en sorte d’étendre l’accent mis sur les « dossiers administratifs», en élargissant les préoccupations opérationnelles de manière à englober la création initiale et le contrôle des documents (la gestion des documents), outre la gestion efficace subséquente de ceux-ci. Ces obligations ont également pour effet d’élargir le champ d’intérêt de façon à inclure tous les gestionnaires fonctionnels et tous les fonctionnaires, ainsi que les spécialistes en information.

Combler les lacunes relatives à la capacité en GI et à la gestion des documents

Dans trois des rapports annuels présentés au Parlement ces six dernières années par le commissaire à l’information, des chapitres ont été consacrés tout particulièrement à la gestion de l’information, et au moins dix ministères et organismes fédéraux ont entrepris une vérification interne de la gestion des documents. (Voir la liste dans l’annexe ci-après.)

Il importe de noter que ces vérifications internes visaient à évaluer la mesure dans laquelle on se conformait aux lois, aux politiques et aux saines pratiques de gestion de l’information et de gestion des documents dans le ministère ou l’organisme concerné. En particulier, les vérifications internes cherchaient à déterminer les risques pour la haute direction dans le domaine de la gestion des documents.

Bien que les organismes soumis à une vérification étaient très différents les uns des autres et que le domaine d'intérêt particulier de chaque vérification variait, les spécialistes en gestion de l’information au sein de l’administration canadienne3 ont évalué qu’il fallait améliorer les pratiques de gestion de l’information et de gestion des documents dans un certain nombre de domaines :

Gestion du Programme de GI

1. On n'a pas encore pris suffisamment conscience, au sein de la direction de l'administration fédérale, de la nécessité et de l'importance d'un programme de GI intégré.

2. Il n’existe pas de cadre interministériel englobant l’ensemble des lois et des politiques en matière de GI, dressant un tableau complet et cohérent des responsabilités et des modalités de compte-rendu à l’égard de la GI et fournissant une orientation détaillée en vue de la conception d’un programme de GI au niveau de l’administration.

3 En 2005-2006, le Secrétariat du Conseil du Trésor, Bibliothèque et Archives Canada et Travaux publics et Services gouvernementaux Canada ont dirigé plus de 20 ateliers et séances de travail réunissant des participants provenant de 14 ministères et organismes fédéraux, en vue de recueillir des commentaires et de mener des travaux d'analyse relativement aux principaux résultats attendus à l'étape de la vision de la Politique sur la gestion de l’information. Plus d'une centaine de personnes représentant la collectivité de la GI ainsi que des clients de cette dernière ont pris part à ces activités.

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3. Les services centraux requis pour se doter d'une capacité d'entreprise fédérée en matière de GI n’ont pas été entièrement mis en œuvre. En particulier, les services de conception et de planification stratégiques en matière de GI n’ont pas été mis en œuvre dans une mesure suffisante.

Règles et pratiques de GI

1. Il arrive que les normes, les pratiques exemplaires et les procédures expresses de traitement de l'information – saisie, identification, entreposage, extraction, agrégation, utilisation, partage, modification, assurance qualité, archivage et élimination – soit n'existent pas, soit sont incomplètes, soit ne sont pas appliquées de façon uniforme dans l'administration fédérale.

2. Parfois, il n'y a pas de définition standard des métadonnées, ou encore ces définitions sont incomplètes ou ne sont pas appliquées de façon uniforme dans l'administration fédérale.

3. Les normes, les pratiques exemplaires et les processus ne sont pas toujours conçus dans une perspective interministérielle.

4. On ne fournit pas toujours une orientation complète sur l'interprétation des lois et des politiques, et il arrive que l'orientation offerte ne soit pas suivie de façon uniforme dans l'administration fédérale.

5. Les responsabilités et les modalités de compte-rendu touchant les règles et pratiques de GI ne sont pas toujours incorporées systématiquement aux ententes de gestion et aux objectifs de rendement.

6. Il n'y a généralement pas de sanction ni de récompense prévue relativement à l'application des règles de GI; lorsque des sanctions existent, elles ne sont bien souvent pas mises en application comme il se doit.

Fonctions et capacités de GI

1. Les compétences et l’expérience requises en matière de GI ne sont pas systématiquement incorporées aux pratiques de RH.

2. La formation en matière de traitement de l'information ne suffit pas à répondre aux demandes du nouvel environnement et présente des variations d'un organisme à l'autre.

3. La formation relative aux responsabilités et aux modalités de compte-rendu en matière de GI est insuffisante et varie d’une organisation à l’autre.

4. De nombreux outils de GI s’avèrent souvent inefficaces ou peu fiables. 5. Souvent, les outils de GI ne peuvent être utilisés dans d'autres organisations, et ils n'ont pas

de potentiel d'interopérabilité; cela peut tenir à leur conception ou à la façon dont ils sont mis en application.

6. Il y a peu de ressources compétentes en matière de GI.

Traitement de l’information

1. Les services ayant pour objet de faire savoir aux utilisateurs que l'information dont ils ont besoin existe et de leur indiquer où la trouver sont parfois inadéquats, surtout lorsque les utilisateurs font partie d'autres organisations.

2. L'information est parfois entreposée à des endroits qui se prêtent mal à un accès autre que local.

3. Parfois, les personnes et les organismes disposant d'information pouvant être partagée ne connaissent pas bien les utilisations qui peuvent être faites de cette information en « aval » ou n'exercent pas un contrôle suffisant à cet égard.

4. Il existe des fonds d'information volumineux, complexes et très disséminés qui, souvent, ne présentent pas d'uniformité, sont de piètre qualité ou sont mal structurés.

La fonction de GI et sa culture

1. La contribution de la plupart des employés à l'atteinte des résultats en matière de GI n'est pas suffisamment reconnue.

2. Certains employés s’inquiètent des répercussions possibles s’ils cherchent, trouvent et partagent certains renseignements.

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3. Les employés n'ont pas toujours été incités à envisager le partage de l'information en tant que valeur culturelle.

4. La plupart des gens ne comprennent pas bien la nature et l'utilisation possible de l'information dont ils assurent l'intendance dans un contexte d'entreprise.

5. On ne considère pas la GI comme une compétence distincte et utile (comme une compétence distincte de la TI, par exemple).

Ces causes fondamentales des défis relatifs à la gestion de programme, aux règles et pratiques, aux fonctions et aux capacités, au traitement de l'information ainsi qu'à la collectivité et à la culture seront au coeur des travaux visant à trouver des solutions aux problèmes liés à la GI.

7. Mesures à prendre pour relever les défis opérationnels concernant la gestion des documents

Le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (SCT), en collaboration avec Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) et Bibliothèque et Archives Canada (BAC), dirige l'Initiative de transformation du Programme de GI afin d’orienter l'élaboration de services de GI de la prochaine génération au sein de l’administration canadienne.

Le Programme de GI met en avant une vision selon laquelle, au sein de l’administration canadienne, l’information est protégée en vertu d’un mandat public et gérée comme une ressource stratégique, afin de maximiser sa valeur dans le cadre des services offerts aux Canadiens.

Cette initiative se traduira par une amélioration des résultats en matière de GI pour l’administration canadienne :

- Amélioration de la disponibilité de l’information à l’intention des programmes, à l’appui de la prestation de services, de la collaboration, de la gestion des programmes et du suivi des processus et des décisions.

- Amélioration de la conservation et de la protection de l’information des programmes. - Meilleure structuration de l'information et des processus connexes à l'appui de l'intégration

des services, du processus décisionnel et de la reddition de comptes. - Meilleure structuration de l'information et des processus connexes en vue de promouvoir la

capacité d'adaptation de l’administration, d'assurer le respect des droits des clients, de garantir l'intégrité des documents administratifs et d'aider ce dernier à mener ses activités à la façon d'une entreprise.

- Mise en place d'un programme de GI structuré de façon à pouvoir être efficace dans l'ensemble de l'administration fédérale.

Dans ce contexte, les sous-ministres de nombreux ministères se sont rencontrés en octobre 2006 pour discuter de la question de la gestion de documents, et la rencontre s’est soldée par la détermination d’une approche relative à l’élaboration d’une politique opérationnelle touchant au domaine de la gestion des documents, ainsi que par la sélection d’un certain nombre d’objectifs ou de « résultats » devant être atteints concernant la gestion des documents au sein de l’administration canadienne. L’approche est fondée sur cinq principes :

1. Une gestion appropriée des documents favorise la saine gestion des activités au sein de l’administration.

2. Les documents constituent une ressource opérationnelle clé devant faire l’objet d’une gestion efficace.

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3. La gestion des documents joue un rôle très important dans l’établissement d’une culture axée sur la responsabilisation et la transparence.

4. Tous les fonctionnaires tirent des avantages du fait de gérer les documents de façon appropriée durant l’accomplissement de leurs tâches quotidiennes.

5. La gestion appropriée des documents est un facteur habilitant essentiel pour la multitude de programmes et de services de l’administration canadienne, car elle aide celui-ci à satisfaire aux exigences en matière de lois, de règlements et de performance.

Globalement, la politique opérationnelle mettra l’accent sur la « valeur des documents administratifs ». On veillera à adapter les méthodes qui se sont avérées utiles dans le contexte des documents électroniques et à rétablir les obligations des ministères en matière de gestion des documents. Enfin, on adoptera un modèle de mise en oeuvre à plusieurs niveaux ne se limitant pas à une seule approche pour toutes les situations. On s’attache à élaborer un programme interministériel de gestion de l’information comportant quatre éléments :

1. La gouvernance en matière de gestion de l’information, qui fournira l’assurance que les documents de l’administration relatifs aux processus et aux décisions sont intègres, que les droits des clients sont protégés lorsqu’on traite leurs renseignements personnels, que l’information est structurée, que les processus sont souples et susceptibles d’être modifiés, et que l’information peut être agrégée à la fois verticalement et horizontalement au sein de l’administration.

2. Le renforcement des capacités, qui mettra l’accent sur l’acquisition d’un savoir-faire en

matière de gestion de l’information et sur la capacité de gérer celle-ci de façon efficace et efficiente.

3. Le traitement de l’information, qui permettra de s’assurer que l’information est adéquatement

structurée et protégée contre les pertes, les dommages ou les accès non autorisés.

4. La communication de l’information, qui favorisera le regroupement et l’interprétation appropriés des renseignements et fournira une assurance de la qualité à l’appui de la prestation des services et de l’exécution des programmes.

Cette approche établira le contexte de l’élaboration de la politique opérationnelle relativement à six domaines prioritaires :

1. Régime de règlementation de la gestion des documents administratifs du Canada : Les institutions administratives ont besoin d’un cadre qui, à la fois, dicte les exigences en matière de gestion des documents et fournit une orientation et une aide pratiques. Un tel cadre doit avoir un poids équivalent à celui d’un régime de règlementation, en vue d’obtenir des résultats et de garantir la conformité. À cette fin, on examine notamment les approches relatives aux accords sur la responsabilité et aux déploiements à plusieurs niveaux.

2. Établissement d’une culture interministérielle de la gestion des documents : Il faut établir au

sein de l’administration du Canada une culture de la gestion des documents s’étendant à l’ensemble de l’administration publique et touchant chacun des employés. Pour l’heure, on s’attache notamment à élaborer un modèle de socialisation et une stratégie visant à renforcer les obligations à l’égard de la gestion des documents au sein de l’administration. Le remaniement de la Politique sur la gestion de l’information administrative s’achèvera sous peu, et une stratégie de mise en œuvre de la Politique est en voie d’élaboration.

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3. Stratégie d’atténuation des risques associés à la gestion des documents : Les institutions administratives doivent connaître et comprendre les risques découlant d’une mauvaise gestion des documents, et se doter d’une stratégie concrète visant à atténuer ces risques. On a entrepris des travaux visant à établir un cadre d’atténuation des risques associés à la gestion des documents.

4. Pérennité des documents électroniques : Étant donnée l’importance toujours plus grande que

prennent les technologies de l’information et les documents électroniques, l’administration doit se doter d’un plan qui lui permettra de composer de façon durable avec cette situation, c’est-à-dire de veiller à ce que les documents électroniques soient recueillis et présentés sous une forme utilisable, et qu’ils fassent l’objet d’une gestion appropriée au fil du temps. Des travaux sont en cours dans un certain nombre de domaines, dont un dépôt numérique fiable, des modèles d’entreposage physique et numérique, une stratégie concernant les documents électroniques et des exigences fonctionnelles relatives aux systèmes.

5. Traitement des anciens fonds de documents administratifs : Il faut trouver des solutions

pratiques pour ce qui est de traiter l’énorme patrimoine documentaire laissé sans organisation; ces solutions devront permettre d’en arriver à un juste équilibre entre la perte potentielle de connaissances précieuses et les sommes monumentales qu’il en coûtera pour cibler et protéger ces connaissances. On s’attache à produire une analyse de rentabilisation concernant ce patrimoine documentaire.

6. Amélioration de l’efficacité en matière de gestion des documents à l’échelle de l’administration

du Canada – pour l’ensemble des fonctions et des niveaux au sein de l’administration du Canada –, ce qui devrait se traduire au bout du compte par une amélioration de la performance globale de l’administration. Cela favorisera l’interopérabilité de l’administration publique. Pour ce faire, il faudra notamment entreprendre des travaux portant sur les renseignements relatifs à la gestion des documents et sur les centres de pratiques exemplaires, moderniser les outils et les lignes directrices, établir un centre d’appels à guichet unique, améliorer la formation en matière de gestion des documents et perfectionner les compétences en gestion des documents. La nouvelle Politique en matière d'apprentissage, de formation et de perfectionnement de l’administration cible la GI en tant que domaine de connaissances clé, et la gestion de l’information fait désormais partie de la formation que doivent suivre les fonctionnaires. En outre, des travaux sont en cours en ce qui concerne les normes d’information pour l’interopérabilité fonctionnelle dans un certain nombre de domaines (p. ex., mise en place d’un dictionnaire commun des données et un cadre d'interopérabilité pour les documents relatifs à la sécurité publique).

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8. Annexes

Liste des mesures législatives de base

Principaux éléments relatifs à Bibliothèques et Archives Canada

Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada (http://lois.justice.gc.ca/fr/L-7.7/index.html)

La loi établit Bibliothèque et Archives du Canada (BAC) en avril 2004 pour préserver le patrimoine documentaire du Canada, mettre sur pied une source de savoir institutionnelle durable qui soit accessible à tous, contribuer au progrès culturel, social et économique du Canada, aider les milieux qui s’occupent d’acquérir, de préserver et de diffuser des connaissances, servir de mémoire permanente de l’administration du Canada (GC) et définir les pouvoirs et les responsabilités du bibliothécaire et archiviste.

Exigences en matière d’information : la loi

- Définit « patrimoine documentaire », « document », « document fédéral », « document ministériel » et « publication ». (2).

- Établit la mission et les attributions de BAC : constituer et préserver le patrimoine documentaire; faire connaître ce patrimoine aux Canadiens et à quiconque s’intéresse au Canada et le rendre accessible; être le dépositaire permanent des publications du GC ainsi que des documents de l’administration et des ministères qui ont un intérêt historique ou archivistique; faciliter la gestion de l’information par les institutions fédérales; assurer la coordination des services de bibliothèque des institutions fédérales; appuyer les milieux des archives et des bibliothèques. (7)

- Établit les attributions du bibliothécaire et de l’archiviste qui concourent à la réalisation de la mission de BAC, notamment : acquérir des publications et des documents ou en obtenir la possession, la garde ou la responsabilité; prendre toute mesure de catalogage, de classement, de description, de protection et de restauration des publications et documents; compiler et maintenir des sources d'information et notamment une bibliographie et un catalogue collectif nationaux; fournir des services d'information, de consultation, de recherche et de prêt, ainsi que tout autre service permettant d'avoir accès au patrimoine documentaire; mettre en place des programmes visant à faire connaître et comprendre le patrimoine documentaire et encourager ou organiser des activités – notamment des expositions, des publications et des spectacles; conclure des accords avec d'autres bibliothèques, archives ou institutions au Canada ou à l'étranger; conseiller les institutions fédérales sur la gestion de l'information qu'elles produisent et utilisent et leur fournir des services à cette fin; déterminer les orientations des services bibliothécaires des institutions fédérales et, à cette fin, fixer des lignes directrices; apporter un appui professionnel, technique et financier aux milieux chargés de promouvoir et de préserver le patrimoine documentaire et d'assurer l'accès à celui-ci; s'acquitter de toute autre fonction que lui confie le gouverneur en conseil; peut constituer des échantillons représentatifs des éléments d'information présentant un intérêt pour le Canada et accessibles au public sans restriction dans Internet ou par tout autre média similaire. (8,9)

- Dispose que le bibliothécaire et archiviste peut obtenir des enregistrements de qualité archivistique ou des exemplaires d’enregistrements à des fins de préservation et rembourser le coût de la réalisation de ces exemplaires; peut aliéner toute publication ou tout document dont BAC a le contrôle, si sa conservation n’est plus nécessaire, sous réserve des conditions d’acquisition ou d’obtention. (13)

- Exige que l'éditeur d'une publication au Canada remette à ses frais deux exemplaires à BAC dans les sept jours suivant la date de mise en circulation, sous réserve du Règlement. Pour l'application de l’article sur le dépôt légal, chaque édition, version ou forme d'une publication est considérée comme une publication distincte. (10) Les publications, les enregistrements et les exemplaires reçus appartiennent à Sa Majesté et font partie du fonds de Bibliothèque et Archives du Canada. (11)

- Dispose que l'élimination ou l'aliénation des documents fédéraux ou ministériels est subordonnée à l'autorisation écrite du bibliothécaire et archiviste du Canada. (12)

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http://lois.justice.gc.ca/fr/L-7.7/index.html

- Exige le transfert, sous la garde ou la responsabilité du bibliothécaire et archiviste du Canada, des documents fédéraux ou ministériels qui, à son avis, présentent un intérêt historique ou archivistique selon l'échéancier et les modalités convenus. Le bibliothécaire et archiviste du Canada peut exiger le transfert, selon les modalités qu'il fixe, de tout document fédéral s'il estime qu'il risque d'être détruit ou gravement endommagé, et, sauf instruction contraire du gouverneur en conseil, il a la garde et la responsabilité des documents des institutions fédérales qui ont cessé leurs activités. (13)

- Dispose que par dérogation aux autres lois fédérales, l'administrateur général a accès aux documents administratifs et ministériels. L'accès est toutefois subordonné à l'autorisation du greffier du Conseil privé dans le cas des documents du Conseil privé de la Reine pour le Canada. L’accès à un document dont la communication est restreinte en vertu de l’annexe II de la Loi sur l’accès à l’information est subordonné à l’autorisation de la personne responsable de cette institution. (12,15)

Nota : BAC publie des instructions sur la gestion des documents administratifs, notamment les Lignes directrices concernant la conservation des documents administratifs communs au sein de l’administration du Canada. Les autorisations pluri-institutionnelles de disposer de documents (APDD) sont des autorisations génériques, comme celle donnée aux fonctionnaires de détruire les documents temporaires.

Liste des politiques de base du SCT

Principaux éléments de la Politique sur la gestion de l’information administrative

http://www.tbs-sct.gc.ca/pubs_pol/ciopubs/TB_GIH/mgih-grdg_e.asphttp://www.tbs-sct.gc.ca/pubs_pol/ciopubs/TB_GIH/mgih-grdg_f.asp

1. Augmenter la confiance du public

Pour assurer une exécution des programmes, une prestation des services et une communication de l'information qui soient rentables et axées sur les besoins des Canadiens, les institutions sont tenues :

a. de garantir la qualité, la cohérence et la disponibilité de l'information à l'échelle des modes de prestation afin de respecter le choix de langue officielle des Canadiens ainsi que les moyens qu'ils privilégient pour accéder à l'information et communiquer avec leur administration;

b. d'organiser l'information de façon à assurer la clarté, à fournir le contexte et à offrir un accès pratique et au moment opportun à de l'information et à des services pertinents et complets;

c. de réutiliser et de partager l'information dans toute la mesure du possible, conformément aux obligations imposées par les lois et les politiques et de manière à protéger les renseignements personnels et la vie privée des particuliers;

d. d'étayer les décisions et les processus décisionnels;

e. de préserver l'intégrité de l'information, en particulier lorsqu'elle est utilisée dans le cadre d'initiatives de collaboration avec d'autres institutions fédérales, d'autres gouvernements ou des organisations non gouvernementales;

f. de garantir un niveau adéquat de sécurité, de protection et d'élimination des renseignements.

2. Gérer l'information administrative tout au long de son cycle de vie

Pour garantir la gestion efficace et efficiente de l'information tout au long de son cycle de vie, peu importe sa forme ou le support sur lequel elle est enregistrée, les institutions sont tenues de:

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http://www.tbs-sct.gc.ca/pubs_pol/ciopubs/TB_GIH/mgih-grdg_e.asp

http://www.tbs-sct.gc.ca/pubs_pol/ciopubs/TB_GIH/mgih-grdg_f.asp

2.1 inclure les aspects liés à la gestion de l'information dans le cycle de planification afin de s'assurer :

a. que les exigences de la gestion de l'information sont incorporées aux toutes premières étapes de l'élaboration de politiques, de programmes, de services publics et de systèmes technologiques nouveaux ou modifiés;

b. que les structures de gouvernance et de responsabilisation sont en place aux fins de la gestion de l'information;

c. que les possibilités d'infrastructures partagées sont maximisées en vue d'optimiser l'interopérabilité des systèmes de gestion de l'information.

2.2 recueillir, de créer, de recevoir et de saisir l'information de manière : a. à appuyer la prestation des services, la prise de décisions éclairées et l'élaboration de

politiques judicieuses, et à répondre aux exigences juridiques, opérationnelles et d'imputabilité;

b. à assurer la pertinence, la fiabilité et l'exhaustivité de l'information;

c. à optimiser le partage et la réutilisation de l'information conformément aux obligations imposées par les politiques et les lois;

d. à documenter les décisions et les processus décisionnels en vue de rendre compte des activités de l’administration, de reconstituer l'évolution des politiques et des programmes, d'appuyer la continuité des services admimistratifs et la prise de décisions et de permettre une vérification et un examen indépendants;

e. à réduire la charge imposée au public lorsqu’il répond aux demandes d'information en évitant la collecte inutile de renseignements.

2.3 organiser, d'utiliser et de diffuser l'information pour : a. établir une approche coordonnée et globale afin de décrire l'information de l'institution;

b. maintenir une ou plusieurs structures de classification actuelles et exhaustives, y compris des métadonnées;

c. offrir un accès rapide et pratique à l'information, conformément aux obligations imposées par les lois et les politiques.

2.4 conserver, de protéger et de préserver l'information, afin de : a. garantir la facilité d'utilisation de l'information, y compris la facilité d'utilisation de l'information

qui a été chiffrée, au fil du temps et de l'évolution technologique;

b. s'assurer que l'information ayant une valeur historique, pour les Canadiens ou pour l’administration canadienne, est disponible pour une utilisation actuelle ou ultérieure;

c. protéger les documents essentiels;

d. protéger l'information contre la divulgation, l'utilisation, l'aliénation ou l'élimination inadéquates, conformément aux obligations imposées par les lois et les politiques.

2.5 assurer l'élimination de l'information, de façon : a. à se conformer aux plans de conservation et d'élimination des ministères, aux autorisations de

disposition de documents approuvées par Bibliothèque et Archives Canada et à d'autres obligations imposées par les lois et les politiques afin d'assurer l'élimination, au moment opportun, de l'information qui n'est plus requise par l'institution;

b. à transférer à Bibliothèque et Archives Canada l'information que cet organisme a désignée comme ayant une valeur historique;

c. à transférer à Bibliothèque et Archives Canada les publications que les bibliothèques des institutions fédérales ont déclaré avoir en trop;

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d. à envisager le transfert de l'information à des organismes non fédéraux, sous réserve des obligations imposées par les lois et les politiques.

2.6 évaluer l'efficience et l'efficacité de la gestion de l'information au cours de son cycle de vie, c'est-à-dire :

a. établir des cadres de responsabilisation pour assurer la gestion appropriée de l'information;

b. cerner, documenter et signaler les vulnérabilités et les risques particuliers ainsi que les autres questions de gestion importantes, et instaurer des mesures correctives s’il y a lieu.

Autres politiques connexes du Conseil du Trésor Politique sur l’accès à l'information (à renouveler) http://www.tbs-sct.gc.ca/pubs_pol/gospubs/TBM_121/siglist_e.asp http://www.tbs-sct.gc.ca/pubs_pol/gospubs/TBM_121/siglist_f.asp Politique sur les services communs (à renouveler) http://www.tbs-sct.gc.ca/pubs_pol/dcgpubs/TB_93/csp-psc_e.asp http://www.tbs-sct.gc.ca/pubs_pol/dcgpubs/TB_93/csp-psc_f.asp Politique sur l’autorisation et l’authentification électroniques (à renouveler) http://www.tbs-sct.gc.ca/pubs_pol/dcgpubs/TBM_142/2-2_e.asp http://www.tbs-sct.gc.ca/pubs_pol/dcgpubs/TBM_142/2-2_f.asp Politique d’évaluation (à renouveler) http://www.tbs-sct.gc.ca/pubs_pol/dcgpubs/TBM_161/siglist_e.asp http://www.tbs-sct.gc.ca/pubs_pol/dcgpubs/TBM_161/siglist_f.asp Politique du gouvernement sur la sécurité (à renouveler) http://www.tbs-sct.gc.ca/pubs_pol/gospubs/TBM_12A/gsp-psg_e.asp http://www.tbs-sct.gc.ca/pubs_pol/gospubs/TBM_12A/gsp-psg_f.asp Politique sur la gestion des technologies de l’information (à renouveler) http://www.tbs-sct.gc.ca/pubs_pol/ciopubs/TB_IT/mit-gti_e.asp http://www.tbs-sct.gc.ca/pubs_pol/ciopubs/TB_IT/mit-gti_f.asp

31

http://www.tbs-sct.gc.ca/pubs_pol/gospubs/TBM_121/siglist_e.asp

http://www.tbs-sct.gc.ca/pubs_pol/gospubs/TBM_121/siglist_f.asp

http://www.tbs-sct.gc.ca/pubs_pol/dcgpubs/TB_93/csp-psc_e.asp

http://www.tbs-sct.gc.ca/pubs_pol/dcgpubs/TB_93/csp-psc_f.asp

http://www.tbs-sct.gc.ca/pubs_pol/dcgpubs/TBM_142/2-2_e.asp

http://www.tbs-sct.gc.ca/pubs_pol/dcgpubs/TBM_142/2-2_f.asp

http://www.tbs-sct.gc.ca/pubs_pol/dcgpubs/TBM_161/siglist_e.asp

http://www.tbs-sct.gc.ca/pubs_pol/dcgpubs/TBM_161/siglist_f.asp

http://www.tbs-sct.gc.ca/pubs_pol/gospubs/TBM_12A/gsp-psg_e.asp

http://www.tbs-sct.gc.ca/pubs_pol/gospubs/TBM_12A/gsp-psg_f.asp

http://www.tbs-sct.gc.ca/pubs_pol/ciopubs/TB_IT/mit-gti_e.asp

http://www.tbs-sct.gc.ca/pubs_pol/ciopubs/TB_IT/mit-gti_f.asp

Politique sur la structure de gestion des ressources et des résultats (à renouveler) http://www.tbs-sct.gc.ca/pubs_pol/dcgpubs/mrrsp-psgrr/mrrsp-psgrr_e.asp http://www.tbs-sct.gc.ca/pubs_pol/dcgpubs/mrrsp-psgrr/mrrsp-psgrr_f.asp Politique de communication du gouvernement du Canada (à renouveler) http://www.tbs-sct.gc.ca/pubs_pol/sipubs/comm/comm_e.asp http://www.tbs-sct.gc.ca/pubs_pol/sipubs/comm/comm_f.asp Politique sur la vérification interne http://www.tbs-sct.gc.ca/pubs_pol/dcgpubs/ia-vi/ia-vi_e.asp http://www.tbs-sct.gc.ca/pubs_pol/dcgpubs/ia-vi/ia-vi_f.asp Politique sur les langues officielles pour la gestion des ressources humaines http://www.tbs-sct.gc.ca/pubs_pol/hrpubs/OffLang/polhrm-plogrh_e.asp http://www.tbs-sct.gc.ca/pubs_pol/hrpubs/OffLang/polhrm-plogrh_f.asp Politique sur l’obligation de prendre des mesures d’adaptation pour les personnes handicapées dans la fonction publique fédérale http://www.tbs-sct.gc.ca/pubs_pol/hrpubs/TB_852/ppaed_e.asp http://www.tbs-sct.gc.ca/pubs_pol/hrpubs/TB_852/ppaed_f.asp Politique sur la langue de travail http://www.tbs-sct.gc.ca/pubs_pol/hrpubs/OffLang/plw-plt_e.asp http://www.tbs-sct.gc.ca/pubs_pol/hrpubs/OffLang/plw-plt_f.asp Politique sur l'utilisation des langues officielles pour les communications avec le public et la prestation des services http://www.tbs-sct.gc.ca/pubs_pol/hrpubs/OffLang/puolcsp-pllocpps_e.asp http://www.tbs-sct.gc.ca/pubs_pol/hrpubs/OffLang/puolcsp-pllocpps_f.asp Politique sur la protection des renseignements personnels (à renouveler) http://www.tbs-sct.gc.ca/pubs_pol/gospubs/TBM_128/CHAP1_1-1_e.asp http://www.tbs-sct.gc.ca/pubs_pol/gospubs/TBM_128/CHAP1_1-1_f.asp

Définitions et typologie relatives aux documents

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http://www.tbs-sct.gc.ca/pubs_pol/dcgpubs/mrrsp-psgrr/mrrsp-psgrr_e.asp

http://www.tbs-sct.gc.ca/pubs_pol/dcgpubs/mrrsp-psgrr/mrrsp-psgrr_f.asp

http://www.tbs-sct.gc.ca/pubs_pol/sipubs/comm/comm_e.asp

http://www.tbs-sct.gc.ca/pubs_pol/sipubs/comm/comm_f.asp

http://www.tbs-sct.gc.ca/pubs_pol/dcgpubs/ia-vi/ia-vi_e.asp

http://www.tbs-sct.gc.ca/pubs_pol/dcgpubs/ia-vi/ia-vi_f.asp

http://www.tbs-sct.gc.ca/pubs_pol/hrpubs/OffLang/polhrm-plogrh_e.asp

http://www.tbs-sct.gc.ca/pubs_pol/hrpubs/OffLang/polhrm-plogrh_f.asp

http://www.tbs-sct.gc.ca/pubs_pol/hrpubs/TB_852/ppaed_e.asp

http://www.tbs-sct.gc.ca/pubs_pol/hrpubs/TB_852/ppaed_f.asp

http://www.tbs-sct.gc.ca/pubs_pol/hrpubs/OffLang/plw-plt_e.asp

http://www.tbs-sct.gc.ca/pubs_pol/hrpubs/OffLang/plw-plt_f.asp

http://www.tbs-sct.gc.ca/pubs_pol/hrpubs/OffLang/puolcsp-pllocpps_e.asp

http://www.tbs-sct.gc.ca/pubs_pol/hrpubs/OffLang/puolcsp-pllocpps_f.asp

http://www.tbs-sct.gc.ca/pubs_pol/gospubs/TBM_128/CHAP1_1-1_e.asp

http://www.tbs-sct.gc.ca/pubs_pol/gospubs/TBM_128/CHAP1_1-1_f.asp

Principales définitions contenues dans la Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada http://198.103.98.49/en/showtdm/cs/L-7.7 http://lois.justice.gc.ca/fr/showtdm/cs/L-7.7 « document » "record" : Éléments d'information, quel qu'en soit le support; la présente définition ne vise pas les publications. « document fédéral » "government record" : Document qui relève d'une institution fédérale. « document ministériel » "ministerial record" : Document d'un membre du Conseil privé de la Reine pour le Canada, afférent à sa qualité de ministre, à l'exclusion des documents personnels ou politiques et des documents fédéraux. « patrimoine documentaire » "documentary heritage" : Les publications et les documents qui présentent un intérêt pour le Canada. « publication » "publication" : Article de bibliothèque mis à la disposition — quel que soit le média, la forme ou le support utilisé, notamment imprimé, enregistrement ou en ligne — du grand public ou d'un segment particulier du public, par abonnement ou autrement, en de multiples exemplaires ou à plusieurs endroits, à titre gratuit ou contre rémunération.

Principales définitions relatives à la Politique sur la gestion de l’information administrative



Discipline de la gestion de l'information (Information management) : discipline ayant pour objet d'orienter et d'appuyer une gestion efficace et efficiente de l'information au sein d'une organisation, de l'étape de la planification et de l'élaboration des systèmes à celle de l'élimination ou de la conservation à long terme de l'information.

Gestion de l'information (Management of information) : élément se rapportant à chaque type d'emploi au sein de la fonction publique fédérale relatif au traitement de l'information utilisée ou produite dans l'exercice des fonctions liées à un emploi comme ressource opérationnelle et conformément aux exigences juridiques et de la politique. La gestion de documents correspond au « records management ».

Information administrative (Government information) : information créée, reçue, utilisée et tenue à jour peu importe sa présentation matérielle, de même que l'information à destination du gouvernement du Canada ou produite par celui-ci et réputée relever de celui-ci dans le cadre de l'exécution de ses activités ou conformément aux obligations qui lui incombent aux termes des lois.

Voici les termes connexes qui sont rattachés au terme cadre Information administrative :

Documents (Records) : Tous documents d'information, quels que soient leur forme et leur support, notamment correspondance, note, livre, plan, carte, dessin, diagramme, illustration ou graphique, photographie, film, microformule, enregistrement sonore, magnétoscopique ou informatisé, ou toute reproduction de ces éléments d'information. (Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada; Loi sur l'accès à l'information) NB : un document textuel est une archive papier.

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http://198.103.98.49/en/showtdm/cs/L-7.7

http://lois.justice.gc.ca/fr/showtdm/cs/L-7.7



Documents essentiels (Essential records) : documents essentiels à la poursuite ou au rétablissement des fonctions essentielles de l'institution; à titre d'exemple, documents qui :

⎯ ont une incidence sur les droits fondamentaux et juridiques ou les droits de propriété ou autres des personnes physiques ou morales;

⎯ sont le plus utilisés et le plus en demande;

⎯ exigeraient un engagement excessif en temps, en argent et en main-d'oeuvre s'il fallait reconstituer les documents ou les systèmes connexes;

⎯ correspondent aux documents choisis par les autres institutions administratives dans le cadre de leurs programmes de gestion des documents essentiels;

⎯ doivent être conservés en vertu d'une loi ou d'un règlement.

(Protection des documents essentiels : Guide abrégé à l'intention des institutions administratives, Forum sur la gestion de l'information, 2001)

Matériel publié (Published information) : Aux fins de la présente politique, le matériel publié s'entend d'un document de la bibliothèque de tout genre, de toute nature et de toute description résultant de la publication et de la diffusion aux fins de distribution ou de vente au public. Les publications comprennent notamment les livres, les cartes, les périodiques, les documents, les documents de travail ou de discussion, les enregistrements audio ou vidéo, les publications en ligne/en réseau (tant statiques que dynamiques), et les disques compacts. Les publications peuvent être sur n'importe lequel support sur lequel l'information est rédigée, consignée, conservée ou reproduite. Bibliothèque et Archives Canada offre des conseils au sujet des documents sur un site Internet du gouvernement qui sont considérés comme des « livres » en vertu de la Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada.

Cycle de vie (Life cycle) : Le cycle de vie de la gestion de l'information comprend les étapes de la planification, de la collecte, de la création, de la réception et de la saisie de l'information; de l'organisation, de l'utilisation et de la diffusion de l'information; de la conservation, de la protection et de l'entreposage de l'information; de l'élimination et de l'évaluation de l'information.

Intructions opérationnelles et outils communs

Outils

Contient une liste des outils créés par Bibliothèque et Archives Canada pour appuyer la gestion de l'information des institutions de l'administration fédérale.

Système de classification selon les activités opérationnelles structurées (SCAOS) L'orientation de mise en œuvre afférente au Système de classification selon les activités opérationnelles structurées (SCAOS) offre des directives visant à soutenir la conception et l'application du système de classification selon les fonctions par ministère. Les concepts et les principes clés sont énoncés afin d'aider les spécialistes en GI à les mettre en pratique selon leurs propres exigences opérationnelles uniques.

Boîte à outil sur la capitalisation des documents des activités opérationnelles La boîte à outil sur la capitalisation des documents des activités opérationnelles est constituée de guides et de cahiers de consultation qui ont été élaborés afin de permettre aux institutions de l'administration fédérale de planifier le patrimoine documentaire portant sur les activités opérationnelles au sein de leur propre institution et d'en établir le coût.

Outil et méthodologie pour l’évaluation des capacités de la gestion de l'information L'évaluation des capacités de la gestion de l'information est un outil d'autoévaluation que les ministères et organismes fédéraux utilisent pour déterminer les capacités en GI et élaborer les plans stratégiques visant à les améliorer.

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http://www.collectionscanada.ca/gestion-information/002/007002-2089-f.html



Gestion du cycle de vie des documents et de l'information Dans le cadre d'une initiative continue et à l'échelle du gouvernement, Bibliothèque et Archives Canada a recueilli un grand nombre de ressources servant de base au renforcement des ressources et des compétences en GI.

Foire aux questions à propos de l'autorisation pluri-institutionnelle de disposer de documents (APDD) Les APDD aident à saisir le sens des autorisations de disposer de documents et à s’en servir.

Autorisations pluri-institutionnelles de disposer des documents et documentation connexes Les autorisations pluri-institutionnelles de disposer de documents (APDD) sont émises par le bibliothécaire et archiviste du Canada aux institutions fédérales assujetties à la Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada afin de disposer des documents communs gérés par toutes les institutions fédérales ou du moins un grand nombre d'entre elles.

Système de contrôle des autorisations de disposer des documents (SysCAD) – à venir Le système de contrôle des autorisations de disposer des documents (SysCAD) est un système de renseignements qui renferme les descriptions sommaires des autorisations de disposer des documents (ADD) accordées par le bibliothécaire et archiviste du Canada aux institutions fédérales, ainsi que les copies en ligne de la documentation qui s'y rattache. Il comprend les descriptions de plus de 2 200 autorisations. SysCAD est maintenant disponible aux institutions fédérales [http://rdacs-syscad.lac-bac.gc.ca/index_fr.html]. Bibliothèque et Archives Canada travaille actuellement à rendre le système disponible au public.

Guides méthodologiques :

Liste des divers guides de gestion de l'information créés par Bibliothèque et Archives Canada pour appuyer la gestion de l'information des institutions fédérales.

Gestion du courrier électronique au sein de l’administration du Canada Bibliothèque et Archives Canada publie un guide intitulé Gestion de courrier électronique au sein de l'administration fédérale. Il contient également une Foire aux questions (FAQ) qui offre une vue d'ensemble des points importants.

Classification des documents selon les fonctions La classification des documents selon les fonctions consiste en une organisation logique de tous les documents portant sur les activités d'une institution selon une analyse des fonctions, des sous-fonctions et des activités opérationnelles de celle-ci. Pour assurer un soutien aux institutions fédérales canadiennes dans l'organisation de leurs documents selon les fonctions, BAC a créé une méthode permettant d’élaborer des systèmes de classification des documents fondés sur les fonctions.

Instructions concernant les documents chiffrés et signés numériquement selon une infrastructure à clé publique Offrent des intrants actuels à la Stratégie d'information, à la Stratégie de prestations de services et à l'Architecture des applications et de l'information.

Instructions pour le transfert des dossiers du personnel civil Ces lignes directrices fournissent l'orientation permettant de transférer des dossiers au Centre fédéral de documents de la région du Manitoba de Bibliothèque et Archives Canada et de demander des retours de dossiers.

Instructions relatives aux types de fichiers informatiques, aux formats de transfert et aux normes d'information Ce document détermine les types de fichiers informatiques, les formats de transfert et les normes d'information que Bibliothèque et Archives Canada (BAC) recommande pour faciliter l'interopérabilité de l'information numérique au sein de l’administration du Canada.

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Instructions pour le transfert des documents d'archives textuels de Bibliothèque et Archives Canada Orientation aux institutions fédérales pour la préparation des documents pour le transfert sous la garde de Bibliothèque et Archives Canada.

Publications liées à la gestion de l'information Les produits décrits dans cette liste répondent aux besoins déterminés à l'échelle de l'administration fédérale pour la gestion des documents administratifs.

Gestion du courrier des ministères et organismes gouvernementaux Ce guide servira d’outil de référence pour les gestionnaires de salle du courrier du gouvernement et tous les autres qui exercent des responsabilités associées aux opérations de traitement du courrier. Il fournit un très bon aperçu de ce en quoi consistent de saines pratiques de gestion du courrier.

Gestion des documents d'art documentaire dans l’administration fédérale Tous document d'art documentaire constitue un document et, comme toutes les notes de service, toutes les lettres et tous les fichiers électroniques liés aux activités administratives, il doit être organisé, conservé et éliminé conformément aux principes sous-tendant la bonne gestion de l'information.

Processus à suivre par les chercheurs des ministères afin de consulter des documents textuels assujettis aux Lois sur l'accès à l'information et sur la protection des renseignements personnels Le processus selon lequel un fonctionnaire fédéral peut consulter des documents administratifs textuels détenus dans les fonds de Bibliothèque et Archives Canada.

Lignes directrices concernant la conservation des documents administratifs communs au sein du gouvernement du Canada (2000) Ces lignes directrices provisoires portent sur la conservation des documents administratifs communs du gouvernement du Canada et sont émises en attendant que de nouvelles lignes directrices soient élaborées conformément aux modalités fonctionnelles des autorisations pluri-institutionnelles de disposer de documents (APDD) de Bibliothèque et Archives Canada.

Liste de certaines vérifications portant sur la gestion de l’information et la gestion des documents

Rapport de la vérificatrice générale du Canada, novembre 2003, chapitre 6, La protection du patrimoine culturel au gouvernement fédéral

http://www.oag-bvg.gc.ca/domino/reports.nsf/html/20031106ce.html

http://www.oag-bvg.gc.ca/domino/rapports.nsf/html/20031106cf.html

Rapports du commissaire à l’information du Canada, Rapport annuel 2000-2001, chapitre 2, Raviver la gestion de l’information

http://www.infocom.gc.ca/reports/2000-2001t-e.asp

http://www.infocom.gc.ca/reports/2000-2001t-f.asp

Rapports du commissaire à l’information du Canada, Rapport annuel 2002-2003, chapitre 2, La crise de la gestion de l’information



Rapports du commissaire à l’information du Canada, Rapport annuel 2004-2005, chapitre 1, Meilleure gestion des documents

36

http://www.collectionscanada.ca/obj/007/f2/007-1028-f.pdf








http://www.oag-bvg.gc.ca/domino/reports.nsf/html/20031106ce.html

http://www.oag-bvg.gc.ca/domino/rapports.nsf/html/20031106cf.html





http://www.infocom.gc.ca/reports/2004-2005t-e.asp http://www.infocom.gc.ca/reports/2004-2005t-f.asp

Environnement Canada, Examen de la gestion de l’information, mai 2001

http://www.ec.gc.ca/ae-ve/default.asp?lang=En&n=663F9B29

http://www.ec.gc.ca/ae-ve/default.asp?lang=Fr&n=663F9B29

Environnement Canada, Suivi de la vérification de la gestion de l'information, juillet 2004

http://www.ec.gc.ca/ae-ve/default.asp?lang=En&n=BE98080B

http://www.ec.gc.ca/ae-ve/default.asp?lang=Fr&n=BE98080B

Affaires étrangères et Commerce international Canada, Vérification de la gestion des documents, mai 2001

http://www.dfait-maeci.gc.ca/department/auditreports/2001/RecordsMgmt01-en.asp

http://www.dfait-maeci.gc.ca/department/auditreports/2001/RecordsMgmt01-fr.asp

Commission de la fonction publique du Canada, Vérification de la gestion des documents, Rapport final, octobre 2002

http://www.psc-cfp.gc.ca/centres/internal_audits/reports/2002/rm_final/rmc_final_e.htm

http://www.psc-cfp.gc.ca/centres/internal_audits/reports/2002/rm_final/rmc_final_f.htm

Office national de l’énergie, Examen des pratiques de gestion des documents : Rapport final, mars 2003

http://www.neb-one.gc.ca/Publications/InternalAuditReports/2003/ReviewRecordsManagementPractices2003_e.pdf http://www.neb-one.gc.ca/Publications/InternalAuditReports/2003/ReviewRecordsManagementPractices2003_f.pdf

Conseil de recherches en sciences naturelles et en génie du Canada, Vérification de la fonction de gestion de l'information consignée, juin 2001

http://www.nserc.ca/pubs/audit_e.htm

http://www.nserc.ca/pubs/audit_f.htm

Transports Canada, Examen de la sécurité de l'information du système de gestion des dossiers, des documents et de l'information (SGDDI), novembre 2002

http://www.tc.gc.ca/corporate-services/audit/2001/1577-01-022/index.htm

http://www.tc.gc.ca/services-generaux/verifications/2001/1577-01-022/index.html

Archives nationales du Canada, La Loi sur l’accès à l’information et la tenue des dossiers de l’administration fédérale, Rapport 9 - Groupe d'étude de l'accès à l'information, août 2001

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http://www.ec.gc.ca/ae-ve/default.asp?lang=En&n=663F9B29

http://www.ec.gc.ca/ae-ve/default.asp?lang=Fr&n=663F9B29

http://www.ec.gc.ca/ae-ve/default.asp?lang=En&n=BE98080B

http://www.ec.gc.ca/ae-ve/default.asp?lang=Fr&n=BE98080B

http://www.dfait-maeci.gc.ca/department/auditreports/2001/RecordsMgmt01-en.asp

http://www.dfait-maeci.gc.ca/department/auditreports/2001/RecordsMgmt01-fr.asp

http://www.psc-cfp.gc.ca/centres/internal_audits/reports/2002/rm_final/rmc_final_e.htm

http://www.psc-cfp.gc.ca/centres/internal_audits/reports/2002/rm_final/rmc_final_f.htm

http://www.neb-one.gc.ca/Publications/InternalAuditReports/2003/ReviewRecordsManagementPractices2003_e.pdf

http://www.neb-one.gc.ca/Publications/InternalAuditReports/2003/ReviewRecordsManagementPractices2003_e.pdf

http://www.neb-one.gc.ca/Publications/InternalAuditReports/2003/ReviewRecordsManagementPractices2003_f.pdf

http://www.neb-one.gc.ca/Publications/InternalAuditReports/2003/ReviewRecordsManagementPractices2003_f.pdf

http://www.nserc.ca/pubs/audit_e.htm

http://www.nserc.ca/pubs/audit_f.htm

http://www.tc.gc.ca/corporate-services/audit/2001/1577-01-022/index.htm

http://www.tc.gc.ca/services-generaux/verifications/2001/1577-01-022/index.html

http://www.atirtf-geai.gc.ca/paper-records1-e.html

http://www.atirtf-geai.gc.ca/paper-records1-f.html

Conseil de recherches en sciences humaines du Canada, La vérification des systèmes d'information consignée, 2001

http://www.sshrc.ca/web/about/publications/publications_e.asp

http://www.crsh.ca/web/about/publications/publications_f.asp

Secrétariat du Conseil du Trésor, Gestion de l'information au sein du gouvernement du Canada : Une évaluation des problèmes opérationnels

http://www.tbs-sct.gc.ca/im-gi/resources/bpa-epo/bpa-epo00_e.asp

http://www.tbs-sct.gc.ca/im-gi/resources/bpa-epo/bpa-epo00_f.asp

Bien que les organismes soumis à une vérification soient très différents les uns des autres et que le domaine d'intérêt particulier de chaque vérification varie, il est possible de tirer certaines conclusions générales :

- La qualité de la gestion de l’information n’est pas uniforme d’un ministère et d’un organisme à l’autre – les employés sont conscients de l’importance de bien gérer l’information et gèrent au mieux de leurs connaissances celle qu’ils créent et utilisent; cependant, dans bien des cas, ils ne sont pas au fait des règles de base de la gestion de l’information au gouvernement fédéral et ne disposent pas des outils nécessaires pour bien gérer l’information.

- Il est hautement probable que de l’information ayant une valeur archivistique soit détruite en raison d’un manque de systèmes de contrôle appropriés ou d’une mauvaise compréhension des politiques existantes, ou encore que de l’information essentielle ne soit pas archivée dans des installations extérieures en vue de la protéger dans le cas où surviendrait une situation d’urgence.

- Bien qu’il soit difficile de donner des chiffres exacts, il est probable que le coût de la gestion de l’information soit plus élevé qu’il ne le devrait, étant donné l’absence d’une approche cohérente et exhaustive concernant les pratiques de gestion de l’information dans les ministères et, dans une certaine mesure, à l’échelle du gouvernement.

- Les documents imprimés relevant des groupes ministériels de services des documents sont généralement gérés conformément aux politiques et aux pratiques exemplaires en la matière; cependant, étant donné l’absence d’une politique de gestion des documents appliquée de façon stricte, les unités opérationnelles individuelles ont habituellement tendance à élaborer leur propre processus de gestion des documents imprimés et électroniques – cela peut donner lieu à de bons résultats à court terme pour l’unité de travail, mais compromet toutefois la gestion de la mémoire et des connaissances ministérielles et entraîne un manque important d’uniformité, particulièrement en ce qui a trait aux documents électroniques.

- Le manque de gestionnaires ayant reçu une formation spécialisée dans la gestion des documents et pouvant prodiguer des conseils au personnel peut faire en sorte d’accroître les risques; il faut consacrer plus d’efforts à la diffusion, entre autres choses, des politiques, des documents et des outils dont on dispose à l’heure actuelle afin de guider le personnel.

- Les solutions technologiques s’avèrent souvent efficaces, mais elles nécessitent des analyses de retour sur investissement complètes avant de prendre toute décision les concernant, ainsi qu’une formation rigoureuse et continue afin de s’assurer de la compétence de tous les utilisateurs pour ce qui est d’employer des outils électroniques de gestion des documents; les problèmes relatifs aux utilisateurs constituent le facteur le plus important de stockage inapproprié des documents à l’aide de nouveaux outils électroniques (voir, p. ex., Examen de la sécurité de l'information du système de gestion des dossiers, des documents et de l'information (SGDDI).

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http://www.atirtf-geai.gc.ca/paper-records1-e.html

http://www.atirtf-geai.gc.ca/paper-records1-f.html

http://www.sshrc.ca/web/about/publications/publications_e.asp

http://www.crsh.ca/web/about/publications/publications_f.asp

http://www.tbs-sct.gc.ca/im-gi/resources/bpa-epo/bpa-epo00_e.asp

http://www.tbs-sct.gc.ca/im-gi/resources/bpa-epo/bpa-epo00_f.asp

- Le leadership exercé par la haute direction constitue un élément crucial de toutes les pratiques efficaces de gestion des documents; un manque de leadership entraîne un sentiment d’insouciance chez les employés.

- La gestion de l’information doit constituer une part essentielle de la planification ministérielle – la direction doit se poser la question suivante : quels niveaux d’investissements doit-elle consacrer aux ressources relatives à la gestion des documents (notamment, les professionnels affectés à la gestion des documents, les employés informés, les locaux et les installations, les processus de traitement des documents, les outils et le soutien technologiques ainsi que la surveillance exercée par la direction) pour être en mesure de satisfaire à la fois aux obligations légales et à ses exigences liées aux secteurs d’activité?

- On ignore le coût total exact associé au fait de satisfaire à toutes les exigences en matière de gestion des documents et de gestion de l’information, mais on estime qu’il est considérable.

- En général, on dispose d’un ensemble raisonnable d’instructions et de pratiques visant à empêcher la divulgation inappropriée des renseignements personnels et d’autres renseignements classifiés, et les employés individuels accordent une grande importance au fait de traiter ce type d’information de manière à respecter les droits des particuliers et les obligations des ministères.

- Au nombre des éléments communs d’un bon contrôle de la gestion de l’information, on compte : une formation et une sensibilisation appropriées; une conception efficace des systèmes et des processus; un contrôle, des audits et des efforts d’amélioration soutenus.

Liste des principaux centres de responsabilité

Sean Berrigan, directeur général, Bibliothèque et Archives Canada, Bureau de la stratégie, [email protected], 819-934-5858, en ce qui concerne la transformation de Bibliothèque et Archives Canada et la Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada.

Daniel J. Caron, directeur général, Bibliothèque et Archives Canada, Bureau de la gestion de l'information gouvernementale et Direction de la gestion corporative, [email protected], 819-934-4618, en ce qui concerne la politique opérationnelle dans le domaine de la gestion des documents.

Gina Smith, directrice principale, Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada, Division des stratégies de gestion de l'information, [email protected], 613-946-3052, en ce qui concerne le renouvellement de la Politique sur la gestion de l’information gouvernementale du Conseil du Trésor.

Catherine Zongora, directrice, Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada, Communauté de la gestion de l'information, [email protected] 613-946-4692 en ce qui concerne le Profil de la collectivité de la gestion de l’information au gouvernement du Canada

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mailto:[email protected]




Historique des principaux événements récents

1953 - Création de la Bibliothèque nationale du Canada

1983 - Loi sur l’accès à l’information

1989 - Approbation de la Politique sur la gestion des renseignements détenus par le gouvernement par le Conseil du Trésor

1994 - Examen des programmes (jusqu’en 1998)

1999 - Rapport de John English sur la Bibliothèque nationale et les Archives nationales du Canada

2001 - Rapport annuel du commissaire à l’information (sur la gestion de l’information)

2002 - Annonce relative à la décision du gouvernement de créer Bibliothèque et Archives Canada

2002 - Publication par le Secrétariat du Conseil du Trésor du rapport final du Groupe d’étude de l’accès à l’information

2003 - Approbation de la Politique sur la gestion de l’information administrative par le Conseil du Trésor

2003 - Rapport annuel de la vérificatrice générale, chapitre sur la protection du patrimoine culturel

2004 - Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada

2004 - Publication du Cadre de la gestion de l'information par le Secrétariat du Conseil du Trésor

2005 - Initiative de renouvellement des politiques du Conseil du Trésor

2005 - Début de la transformation de la politique en matière d’information

2006 - Loi fédérale sur la responsabilité

2006 - Secrétariat du Conseil du Trésor, Gestion de l'information au sein du gouvernement du Canada : Une évaluation des problèmes opérationnels

2006 - Bibliothèque et Archives Canada, vérification de la capacité en GI (d’avril 2003 à 2006)

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Principales données financières concernant Bibliothèque et Archives Canada

Dépenses prévues par Bibliothèque et Archives Canada et équivalents temps plein (2006 – 2007)

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