La piattaforma documentale aDOC

Le verticalizzazioni di jAPS 2.0 Entando: Le verticalizzazioni di jAPS 2.0 Entando: la piattaforma documentale aDOCla piattaforma documentale aDOC

Marco Ciarletti

Gestioni Elettroniche, in joint venture con AgileTec, ha realizzato la piattaforma documentale aDOC, che era stata annunciata in CONFSL 2010 a Cagliari ed è stata poi presentata recentemente a FORUMPA 2011. aDOC è una soluzione Open Source di gestione documentale, completamente aderente alle normative sulla dematerializzazione (protocollo informatico, PEC, firma elettronica, ecc..) e sull'accessibilità (legge Stanca).

La piattaforma documentale aDOCLa piattaforma documentale aDOC


Ma l'obiettivo di aDOC è di raccogliere la sfida della dematerializzazione rivisitando in una inedita modalità user-friendly i dettami normativi, trasformandoli in punti di forza di un approccio che vede il documento al centro dell’interesse di chiunque, a qualsiasi titolo, sia coinvolto nei processi amministrativi ed aziendali.

Centralità del documento significa: avere nei fascicoli solo documenti, non elementi di diverso ordine come i “protocolli”. aDOC gestisce nativamente il documento, mostrando all’utente documentale i dati di protocollazione come suoi allegati.poter gestire qualunque oggetto elettronico (foto, filmati, mappe, ecc..) che in diversi contesti di utilizzo venga considerato come documento


aDOC è stato realizzato come verticalizzazione di jAPS 2.0 Entando.jAPS 2.0 Entando è stato infatti utilizzato come piattaforma applicativa per lo sviluppo di aDOC, che non ne richiama soltanto i servizi, ma lo integra, rendendo proprie, “ereditando”, le sue features innovative.

La verticalizzazione di jAPS 2.0 entandoLa verticalizzazione di jAPS 2.0 entando

Il risultato è un’applicazione semplice da utilizzare, intuitiva per l’utilizzatore finale, pienamente aderente alle normative su dematerializzazione ed accessibilità e già proiettata verso il web 2.0 con features quali l’accesso da mobile e le notifiche di eventi su Social Network.

aDOCaDOC

AccessibilitàAccessibilità

Selezione della tipologia di

accesso


Navigazione con presentation

standard


Navigazione accessibile


CSS disabilitati per simulazione

lettura con Screen reader


Caratteri ingranditi


Redistribuzione funzioni a

fronte riduzione finestra

Il web 2.0Il web 2.0

L’accesso da mobile

Il web 2.0Il web 2.0

Le notifiche di eventi su Social Network

Architettura della soluzioneArchitettura della soluzione

•La base del sistema è la piattaforma jAPS 2.0 Entando, che comprende numerose funzionalità, componenti e best practices consolidati.•La piattaforma tecnologica si basa su un' architettura modulare e orientata ai servizi, e consente quindi una portabilità ed una scalabilità per gestire sistemi di ogni dimensione•Il livello applicativo è organizzato in servizi cooperanti, rendendo l’architettura flessibile e modulare ed agevolando gli interventi di manutenzione ed evoluzione.

Architettura della soluzioneArchitettura della soluzione

Applicazione EnteApplicazione Ente Applicazione AOOApplicazione AOO Sistemi esterniSistemi esterni

Presentazione (GUI)

Controllo

Logica applicativaServizi infrastrutturali

Funzioni Documentale

Funzioni Protocollo

Workflow

Interoperabilità

Archiviazione sostitutiva

Integrazione e comunicazione

Accesso ai dati

Persistenza AOOPersistenza AOO

Archivio AOO Documenti AOO

Profili autorizzativiStruttura organizzativaTitolario, fascicoliProtocollo, Workflow

Repository JSR283 /Altri (Alfresco, ...)Persistenza e versiona-mento documenti

Servizi scansionee stampa

Motori ricerca

Registro IPA

Casella PEC

Servizi trasformazione

formati

Archiviazione storica

Persistenza EntePersistenza Ente

Archivio Ente

Profili ammnistratoriApplicazioniConfigurazioni generali

Presentazione (GUI)

Controllo

Logica applicativa

Integraz. e comunicazione

Accesso ai dati

Amministratore Ente

Amministratore Ente

Amministratore AOO

Amministratore AOO Utenti AOOUtenti AOO

Servizi comuni

Configurazione egestione sistema

Le integrazioniLe integrazioni

L’architettura modulare ed “aperta” di aDOC favorisce anche l’integrazione con applicazioni che trattano o producono oggetti digitali (foto, filmati, mappe, ecc..) che devono essere conservati, catalogati e messi in relazione con altre istanze di tipo documentale.

Le integrazioni: Shoot & ProofLe integrazioni: Shoot & Proof

Un esempio può provenire da soluzioni come quella di Information Photo Evidence Management, che nasce per permettere di provare chi, cosa, dove e quando è stata fatta una foto. In questo modo è possibile attribuire un forte valore probatorio all’evidenza digitale semplicemente aggiungendo alla foto informazioni riguardanti la georeferenziazione, la marca temporale, il watermarking e l’integrità di tutti i dati.


Grazie all’integrazione con aDOC sarà poi possibile gestire l’evidenza digitale così ottenuta attraverso l’indicizzazione, la condivisione e l’archiviazione, e garantendone la catena della custodia.


La soluzione si presta ad innumerevoli applicazioni ove sia richiesto una semplicità e rapidità di utilizzo, e dispositivi leggeri e di uso comune (smartphone o tablet) sia per Aziende (Assicurazioni, Real Estate, Costruzioni, Manutenzione, Pulizia, Sicurezza, ecc..) che per PA (Forze dell’Ordine, Polizia Municipale, verifiche e rilievi catastali ed ambientali, ecc..).


q Acquisizione immediata in formato elettronico dell’evidenza: Immagini, Video,

Documenti;

q Possibilità di acquisire direttamente la Documentazione in formato OCR;

q Georeferenziazione, marcatura temporale, watermark e cifratura all’origine

dell’evidenza

q Integrità nella catena della custodia;

q Immediato valore probatorio;

q Reporting da 3 a 6 volte più veloce;

q Dal 25% – al 50% di incremento della produttività;

q Riduzione dei costi in caso di contenzioso;

Principali caratteristiche di Shoot & Proof:


L’architettura di integrazione:


I vantaggi dell’integrazione:

q Possibilità di protocollare automaticamente le fotografie in ingresso;

q Classificazione e fascicolazione negli archivi documentali, insieme agli altri documenti

inerenti la persona, l’oggetto, il luogo o l’evento fotografati;

q Ricerche e reporting integrati di foto e documenti;

q L’inserimento in archivio della foto (via protocollo o gestione documentale) può attivare

procedure e procedimenti amministrativi;

q I profili di abilitazione ed i permessi di visibilità gestiti dal sistema documentale

garantiscono i corretti livelli di riservatezza e condivisione.

I vantaggi della verticalizzazioneI vantaggi della verticalizzazione

Interfaccia utente accessibileUnico punto di accesso verso informazioni, dati ed applicazioniCaratterizzazione delle funzionalità in relazione al contesto operativo di ogni utenteIntegrazione di servizi applicativi esterniGestione entità incorporata (Entità = struttura xml per composizione di oggetti complessi) Utilizzato in progetti di grandi dimensioni (Min. Giustizia, Comune di Roma, Dip. Protezione Civile, ecc..)Possibilità di realizzare applicazioni web based su domini specifici

• Affidabilità e competenza di dominio: progetto, realizzazione e gestione dei servizi da parte di un team di esperti

• Innovazione: documentale nativo, non upgrade di protocollo. Gli utenti documentali vedono documenti, non protocolli, e nei fascicoli ci sono solo documenti. Il protocollo è sempre consultabile, ma è solo un evento

• Accessibilità: completamente conforme alla legge Stanca, in ogni momento l’utente può scegliere l’interfaccia più intuitiva o quella accessibile, le funzioni sono le stesse

• Flessibilità: alto livello di modellazione dei dati, che permette al Cliente di configurare la soluzione più aderente alle proprie necessità organizzative senza intervenire sul sw

• Autonomia: l’assistenza può essere erogata nel tempo da fornitori diversi, o presa in carico direttamente dal Cliente

• Durata: traguardo medio-lungo, permette di far lavorare soggetti diversi ad evoluzioni e personalizzazioni, evitando successivi investimenti sul prodotto ed adeguandolo nel tempo con implementazioni che lo mantengono aggiornato al contesto normativo e funzionale

• Scalabilità: l’assetto modulare dell’architettura e la scelta di non gestire l’offerta in termini di costi per singolo utente e/o per documento registrato permettono nel tempo la libera diffusione del sistema in tutta l’organizzazione

Il risultato…Il risultato…

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