SISTEMA DE SISTEMA DE INFORMACION INFORMACION

GERENCIAL GERENCIAL °MEDICAL SERVICES °MEDICAL SERVICES

SRL°SRL°

DE: MAYRA RUPA HUAMBO JESSICA HERNÁNDEZ CHICLLA  EDWIN YNFANZON LARREA 

MEDICAL SERVICES MEDICAL SERVICES SRLSRL

Descripción general de Descripción general de la empresa:la empresa:

La Empresa MEDICAL SERVICES SRL se dedica a brindar servicios asistenciales para la salud (servicios sanatoriales y de consultorios).

Está localizada en la ciudad de Cusco. En el edificio, funciona conjuntamente a la empresa la Unidad Renal Corrientes SA (del Grupo Gambro Healcare) que presta servicios de diálisis, la cual paga un alquiler por el uso del establecimiento.

La razón social es la de una SRL por ser este tipo societario de fácil constitución (cabe destacar la presencia de cuatro socios propietarios), y se adecua a las proyecciones de la empresa, una de las cuales es la de mantenerse en el mercado.

MEDICAL SERVICES SRL presenta la siguiente estructura organizacional teniendo en cuenta la actividad que desempeña:

Administración generalPersonal de enfermeríaMédicos de guardiaServicio de atención al clienteAuxiliar

Descripción general de Descripción general de la empresa:la empresa:

Servicios:MEDICAL SERVICES SRL presta sus servicios a la población del Cusco y sus alrededores también en otras provincias .

Servicios sanatoriales:La empresa posee los servicios necesarios y básicos dentro de sus instalaciones para la atención de sus pacientes, como son: Laboratorio: Rayos X: Quirófano:

Servicio de internación: se encuentran disponibles habitaciones de acuerdo a la preferencia del paciente (habitaciones compartidas, simples, con acompañante, vip) cuando este debe permanecer internado por gravedad en su estado de salud.

Consultorios:En el edificio se alquilan consultorios donde prestan sus servicios, profesionales especializados en distintas ramas de la medicina, lo que complementa la atención general de la MEDICAL SERVICES SRL y propicia el trabajo en equipo.

Podemos mencionar:TraumatologíaClínica médicaGinecologíaUrologíaKinesiologíaServicios de salud mental

Estructura:

Administración general:La empresa tiene una administración centralizada, y desempeñalas siguientes funciones:

Está a cargo de la confección de formularios internos y externos.

Lleva el análisis de las cuentas por cobrar, contando con una buena cartera de clientes.

Cumple con la gestión de sueldos del personal y con la gestión impositiva.

Coordina y administra todas las actividades de la Unidad de Servicios Médicos SRL.

Personal de enfermería

Médicos de guardia: el área se divide en dos supervisores: Supervisor de Unidad - Supervisor de Piso

Servicio de atención al cliente: Cumple una doble función, por un lado optimizar los recursos

económicos provenientes del paciente u obra social, y por otro brindar una asistencia de excelencia al paciente.

Brinda una atención personalizada, dejando a disposición del cliente el libro de quejas.

Asignación y optimización del tiempo horario en cuanto a turnos, consultas y entradas de personal.

Auxiliar

Asesores

Evaluación de los Evaluación de los Factores InternosFactores Internos

FORTALEZASFORTALEZAS

1- TECNOLOGÍA: la empresa cuenta con tecnología acorde a las necesidades del mercado.

2- SISTEMA DE INFORMACIÓN: posee un sistema de información centralizado en la administración, dispuesta en una red informática, permite un rápido acceso rapido a distintos sectores de la organización.

3- SERVICIO INTEGRAL: la empresa cuenta con servicios y servicios de consultoría que permite mantener al paciente dentro de un mismo circuito.

Además cuenta con un servicio de hotelería diferenciado por categorías, lo cual posibilita abarcar un mercado mas amplio.

4- PRECIO Y SISTEMA DE FINANCIACIÓN: la empresa cuenta con precios accesibles y un sistema de financiación flexible para el mercado.

DEBILIDADESDEBILIDADES

1- CAPACIDAD EDILICIA: la capacidad de planta de la empresa es insuficiente, lo cual no permite ampliar el mercado y captar nuevos clientes.

2- ÍNDICE DE LIQUIDEZ: la clínica cuenta con un alto índice de iliquidez debido a la irregularidad en el pago por parte de las obras sociales.

3- POSICIONAMIENTO DE MERCADO: la empresa posee el tercer lugar en índice de mortalidad de la provincia debido al tratamiento de enfermedades crónicas y agudas.

4- OBJETIVOS COORDINADOS: los objetivos no se encuentran en conocimiento por parte de los empleados, produciendo incoherencias en sus fines.

Por otro lado los empleados prevalecen objetivos personales frente a los objetivos de la organización.

5- CAPACITACIÓN DE LOS EMPLEADOS: no se les proporciona mayor capacitación que la que han recibido al realizar sus especializaciones

6- RELACIONES JERÁRQUICAS: las comunicaciones horizontales son conflictivas debido a que el 90 % de los empleados provienen de la actividad en el sector público, acarreando vicios en las modalidades de trabajo y relaciones funcionales

Evaluación de Factores Evaluación de Factores ExternosExternos

OPORTUNIDADESOPORTUNIDADES

1- NUEVA POLÍTICA DE I.O.S.COR. PARA LA ADQUISICIÓN DE MEDICAMENTOS: esto le permite a la empresa recuperar parte de su liquidez ya que la responsabilidad en la provisión de los medicamentos recae sobre la obra social, lo cual permite resolver el desfasaje en el tiempo entre la compra de drogas y el pago de las mismas por parte de las obras sociales.

2- POSIBILIDAD DE RESCATE DE LAS CUASIMONEDAS: existe en la actualidad un proyecto de recuperación de las cuasimonedas, lo cual representaría una potencial oportunidad si las mismas fueran rescatadas a su valor nominal, de lo contrario, si lo fuesen hechas al valor de mercado producirá un costo que deberá absorber la empresa.

3- PROVEEDORES EN LA PROVINCIA DE TACNA: la organización ha posibilitado mantener una relación comercial con proveedores de drogas en la provincia de Tacna, los cuales mantienen un precio mas bajo y posibilidades de financiamiento en las compras.

AMENAZASAMENAZAS

1- ACTUAL SITUACIÓN.: al mantener un alto déficit y no poseer una autoridad estable, la obra social hace irregular la efectivización de los pagos por los servicios brindados por la empresa. Esto afecta significativamente ya que aproximadamente el 70 % de los pacientes se encuentran afiliados a la misma.

3- ALTO ÍNDICE DE DESEMPLEO: el alto índice de desempleo con que cuenta la provincia obliga a los usuarios del servicio a volcarse a la actividad publica antes que a la privada.

4- DEMANDA IRREGULAR: las características del servicio prestado hacen irregular la demanda del mismo, lo cual mantiene en constante variabilidad la prestación de los mismos.

SISTEMAS DE SISTEMAS DE INFORMACIÓNINFORMACIÓN

INTRODUCCIÓNINTRODUCCIÓN

Dado el contexto actual en el que se desenvuelven las empresas, el que se caracteriza por una demanda cada vez mas exigente, una ardua y creciente competencia, en donde los plazos son cada vez mas reducidos, la tecnología avanza a pasos agigantados y se va volviendo compleja; es preciso contar con las armas necesarias para lograr la supervivencia y el crecimiento de las organizaciones dentro del mercado, es allí cuando surge, como herramienta universal e indispensable para la toma de decisiones, LA INFORMACIÓN.

El contar con un buen sistema de información adaptado a las actividades que desarrolla una organización, acarrea importantes beneficios, que se podrían convertir en ventajas competitivas sostenibles en el tiempo, como serian: reducción de costos, disminución de errores en las operaciones, aprovechamiento al máximo del tiempo, un mejor control de las operaciones; todo esto llevaría a una mayor calidad en la prestación de los servicios, materia en la que nos vemos sumergidos para este trabajo.

Una empresa que brinda servicios médicos, en este caso, MEDICAL SERVICES SRL, se encuentra en un ramo en el cual la competencia ejercida por las demás clínicas y sanatorios exige contar con información en tiempo, forma y lo mas actualizada posible, que le permita tomar decisiones estratégicas para adelantarse a los acontecimientos que sucederán en el entorno.

En esta etapa del trabajo, procederemos a realizar un análisis específico de la información dentro del departamento de Administración; y los demás departamentos de la empresa se analizarán de forma mas general.

S. I. DEPARTAMENTO DE S. I. DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN:ADMINISTRACIÓN:

MEDICAL SERVICES SRL cuenta con una administración centralizada en una red de tipo Lan con seis terminales bajo la topología de anillo.

Si bien su instalación presenta elevados costos y posee poca flexibilidad para su movilidad, una vez puesta en funcionamiento permite canalizar funciones en hardwares compartidos por la red, además los usuarios ya no dependen de una sistema centralizado de cómputos lo que promueve la productividad.

Los softwares que maneja la Administración incluyen sistemas administrativos contables son:

- Bejerman, un sistema que presenta la manera mas eficiente de administrar la información de la empresa o área de trabajo y facilita la digitalización y administración inteligente de documentos; dentro de la empresa es utilizado fundamentalmente para la gestión de sueldos;

- Flexware, es un software de gestión que permite manejar las relaciones con clientes, proveedores y socios, se potencia a través de una gama completa de servicios y tecnología necesaria para hacer negocios en la web, es utilizado dentro MEDICAL SERVICES SRL para la gestión de compras, gastos y pagos.

- Software a medida con base en Access, para el manejo de stock. de la farmacia interna. Elmismo el proveído por la Asociación de Clínicas y Sanatorios de la Provincia.

Este departamento desempeña las siguientes funciones:® Compras y facturación.® Cumple con la gestión de sueldos del personal.® Cumple con la gestión de cuentas por cobrar.® Cumple con la gestión impositiva.

•El departamento de Enfermería maneja una planilla donde se distribuyen las guardias en tres turnos de mañana, tarde y noche, de 8 hs cada uno.

•Cada empleado debe cumplir 192 hs al mes. La entrada y salida del personal se maneja en base a una tarjeta horaria.

•El sueldo se diferencia en cada sector en base a las responsabilidades y riesgos que asumen. A fin de mes se eleva a Administración la planilla de asistencia en función de horas trabajadas y las tarjetas del personal, donde se realiza un control para determinar el cumplimiento de las horas mínimas de trabajo.

•Se determinan, también, sanciones y compensan las horas extras con francos. Esta información se envía al estudio contable donde se procede a liquidar los sueldos. Luego este envía a Administración los recibos de sueldos y la declaración jurada de aportes. Se controla esta documentación para verificar que se hayan hecho correctamente los francos, feriados (la remuneración es doble), ayuda escolar, hijos y embargos de sueldos si correspondiere.

FLUJOGRAMAFLUJOGRAMA

Sueldos del Sueldos del personal:personal:

INICIO

REGISTRO DE DATOS DEL TRABAJADOR

TRABAJA 192HRS AL MES

PLANILLA DE ASISTENCIA

INFORME ESTUDIOCONTABLE

INFORME ESTUDIOCONTABLE

DESCUENTOSSANCIONES

COMPENSACIONESHORAS EXTRAS

LIQUIDACION DE SUELDOS

INFORME A LAADMINISTRACION

BOLETAS DEPAGOS

NO SI

La clínica cuenta con un sistema de compras centralizadas en la Administración. Maneja un sistema de stock mínimo de productos sanatoriales y medicamentos en la farmacia a cargo de la Jefa de Enfermería.

La misma eleva cada 15 días una orden de pedido optima hacia la Administración informando los recursos necesitados, la cual evalúa, en base a fondos disponibles y a las necesidades urgentes, los productos que serán encargados al proveedor.

Previa selección de las mejores condiciones de compra, la Administración emite una orden de compra por duplicado, el original es enviado al proveedor y el duplicado que da archivado transitoriamente en el sector. El proveedor envía los productos solicitados junto con el remito a Farmacia y la factura a Administración. El remito es recibido por la Farmacia, es controlado y firmado, y es enviado a Administración.

En esta última se realiza un control del remito con la factura y el duplicado de orden de compra, dando de alta en un sistema de stock a medida los productos ingresados. Si se procede a realizar el pago, se emite una orden de pago que queda archivada junto con la factura de la operación en la carpeta de gastos; se efectúa el pago al proveedor , de quien se recibe un recibo que se archiva junto con toda la documentación referente a la transacción en la carpeta de gastos.

Si no se procede al pago, La factura es archivada en la carpeta de cuantas por pagar. A fin de mes, la Jefa de Enfermería eleva una planilla de consumo de Farmacia a la Administración, donde se realiza un comparación con lo facturado a los clientes. Este control se realiza para verificar que lo realmente consumido por la Farmacia para la atención de los clientes se corresponda con lo facturado a los mismos.

Luego se procede a hacer el inventario para el próximo mes.

Compras:Compras:

ATENCION AL CLIENTEATENCION AL CLIENTE

Este sector se encarga de la optimización de los turnos de atención de los médicos de guardia y ambulatorios.

Cumple las funciones de recepcionista, telefonista y a su vez se desenvuelve como secretaria de los médicos externos. Se encarga de derivar al paciente con los médicos y sectores adecuados.

La información que maneja, son aquellas vinculadas a los datos personales de los pacientes, los mismos se registran en fichas personales clasificadas por medico y una subclasificación por orden alfabético.

Se encarga del cobro de las consultas realizadas a cada médico, si son pacientes ambulatorios, y si son de internación quien se encarga de dicha tarea es la administración.

INICIO

SOLICITUD DELPACIENTE

DERIVACION AMEDICO

ATENCION DELPACIENTE

MEDICOS DEGUARDIA

MEDICOS AMBULATORIOS

MEDICOS DE GUARDIA

Este sector se encarga de realizar las primeras observaciones a los pacientes recién ingresados, si es necesario confeccionará una solicitud de internación, la que será evaluada por la administración, basándose en factores tales como disponibilidad de personal, espacio físico y solvencia económica del paciente.

Por otra parte se ocupan del control y tratamiento de los pacientes internados, como así también de registrar la evolución diaria de los mismos en una historia clínica en donde constan los antecedentes y estudios que se les han realizado.

Así mismo deben informar instrucciones precisas en las hojas de indicaciones médicas, en donde se detallará la forma de llevar a cabo el tratamiento a cargo del personal de enfermería, consignando habitación, paciente, administración de medicamentos, dosis y periodicidad.

MEDICOS DE GUARDIA

El paciente ingresa a la Unidad de Servicios Médicos (U.S.M.) y se dirige a la recepción (Servicio de Atención al Cliente), desde la cual es derivado a Consultorios Externos o Guardia según la circunstancia.

Si el paciente es derivado a Consultorios Externos:RECEPCIÓN: - solicita datos personales (nombre y apellido, fecha de

nacimiento, edad, domicilio, teléfono, obra social y fecha de próximas consultas). - elabora una “Ficha Personal”.

PACIENTE: - ingresa a consultorios, recibe la atención médica. - solicita factura al médico. - pasa por recepción y abona la consulta.

CONSULTORIOS: - si el médico observa la conveniencia de internación del paciente, procede a derivarlo al médico de Guardia, para que luego de una evaluación, éste último decida su internado en Piso o la Unidad de Terapia Intensiva (U.T.I.).

Si el paciente es derivado directamente a Guardia:ADMINISTRACIÓN: - solicita datos personales (nombre y apellido,

fecha de nacimiento, edad, domicilio, teléfono, obra social y fecha de próximas consultas). - se encarga de verificar la solvencia del cliente, para luego proceder al cobro en el caso de ser abonado al contado.

GUARDIA: - confecciona una “solicitud de admisión”, que posteriormente será revisada por el director médico de la Unidad de Servicios Médicos.

- En caso de ser favorable dicha solicitud, se le realizan los controles médicos pertinentes y se destina al paciente a Piso o a la Unidad de Terapia Intensiva, en función a la gravedad del mismo y la intensidad del tratamiento.

NOTA: dentro de la atención brindada al paciente en Piso, cabe la posibilidad, que ante una alteración en el estado de salud del mismo, éste sea derivado a la Unidad de Terapia Intensiva. De igual manera, ante la mejora de un paciente internado en U.T.I., el mismo pasará a Piso para completar su recuperación.

CIRCUITO DEL

PACIENTE

Sistema de Información: Prestación de Servicio

CONSULTORIOS EXTERNOS:

Entradas:

Salidas:

Objetivos de las Salidas del Sector: elaborar un informe médico pertinente que le permita a los responsables del tratamiento a seguir (paciente o medico de guardia, si éste fuera derivado) conocer el estado médico de cada paciente.

Generar un archivo médico de cada paciente para ampliar la historia clínica del mismo y mantener información actualizada ante una próxima consulta.

Decisiones: permite tomar decisiones de tipo funcionales para la prestación del servicio.

GUARDIA:

Objetivos de las Salidas del Sector: elaborar un informe médico que permita tareas operativas y toma de decisiones funcionales de los responsables de las áreas: Piso y U.T.I..

Decisiones: permite tomar decisiones de tipo operativas y funcionales para el cumplimiento de las actividades de desarrollo médico.

SI ES PACIENTE

NUEVO

ficha personal

SI ES PACIENTE DERIVADO

ficha personalhist.clin. del medico de cabecera

SI ES PACIENTE

REINCIDENTE

ficha personalhist.clin. de archivo personal

Diagnóstico y Tratamientos a seguir.

SI ENTRA POR CONSULTORIO

EXTERNOS

ENTRADA

SALIDA

salida de consultorio externos

indicaciones medicas

SI ENTRA POR RECEPCION

ENTRADA

SALIDA

ficha personal

indicaciones medicas

Sistema de Información: Prestación de Servicio

Objetivos de las Salidas del Sector: elaborar un informe médico que permita tareas operativas y toma de decisiones funcionales a los responsables del área U.T.I., en caso de ser derivado al mismo, o para el conocimiento por parte del paciente de su situación médica y tratamiento a seguir en caso de ser dado de alta.

Decisiones: permite tomar decisiones de tipo operativas y funcionales para el cumplimiento de Las actividades de desarrollo médico.

También permite la toma de decisiones estratégicas en cuanto a que posibilita estimar las cantidades de materiales a ser utilizados y en consecuencias adquiridos por la empresa.

UNIDAD DE TERAPIA INTENSIVA(U.T.I.):

Objetivos de la Salida del Sector: elaborar un informe médico que permita tareas operativas y toma de decisiones funcionales a los responsables del área Piso.

Decisiones: permite tomar decisiones no programadas frente a un cambio no previsto en la situación del paciente.

También permite la toma de decisiones estratégicas en cuanto a que posibilita estimar las cantidades de materiales a ser utilizados y en consecuencias adquiridos por la empresa.

SI ENTRA POR GUARDIA

ENTRADA

SALIDA

salida de guardia ( indicaciones medicas)

SI ENTRA POR U.T.I.

ENTRADA

SALIDA

Salida U.T.I. (carpeta del pac. y diag.y tratamiento a

seguir

Carpeta del pacienteDiagnóstico y Tratamientos

a seguir.

Carpeta del pacienteDiagnóstico y Tratamientos

a seguir.

PISOS

SI ENTRA POR GUARDIA

ENTRADA

SALIDA

salida de guardia ( indicaciones medicas)

SI ENTRA POR PISO

ENTRADA

SALIDA

Salida de piso (carpeta del pac.y diag.y tratamiento a seguir

Carpeta del pacienteDiagnóstico y Tratamientos a

seguir.

Carpeta del pacienteDiagnóstico y Tratamientos a

seguir.

COMENTARIO DE GRUPO

Informatización de Áreas:

Consideramos conveniente, que los médicos de guardia y de piso, a través de una terminal de la red de tipo LAN ubicada en esa área, tengan acceso a la carpeta del paciente y/o a un resumen de los datos mas relevantes de la historia clínica.

Las ventajas que presentaría son las de:

Facilitar y agilizar la comunicación entre las distintas áreas. Evitar la duplicación de la información y el manejo de

distinta información en los sectores. Facilitar la tarea de control. Disminuir costos en tiempo y espacio.

GRACIASGRACIAS