View
278
Download
18
Category
Preview:
DESCRIPTION
All About BCP Netizen Corp.
Citation preview
DOKUMEN BUSINESS CONTINUITY PLANNING (BCP)
DOKUMEN BUSINESS CONTINUITY PLANNING (BCP) Netizen Cafe
Eristya Maya Safitri / 5211100042
Moh. Hafid Ichsani / 5211100058
Aldyan Padmada Atmadja/ 5211100162
Izzano Monzila / 5211100170
Muhammad Hafizh Pahlevie / 5211100172
DAFTAR ISI2DAFTAR ISI
4DAFTAR GAMBAR
4DAFTAR TABEL
7BAB I. PENDAHULUAN
71.1Latar Belakang
71.2Rumusan Masalah
81.3Tujuan
81.4Manfaat
9BAB II. STUDI LITERATUR
92.1 Core Competency
92.2 VRIN Testing
102.3 Resiko
112.4 Manajemen Resiko
122.5 BCP
13BAB III. METODOLOGI
16BAB IV. STUDI KASUS
164.1 Visi & Misi Perusahaan
164.2 SWOT Perusahaan
174.3 Struktur Organisasi Perusahaan
174.4 Tugas Pokok Fungsi Setiap Divisi Netizen Cafe
17Divisi finansial
17Divisi pengembangan manajemen
18Divisi HRD
18Divisi Operasional
18Divisi IT
184.5 Kebudayaan yg Ingin Diterapkan
194.6 Kompetensi Dasar
1BAB V. DOKUMEN BUSINESS CONTINUITY PLANNING
15.1PENILAIAN RESIKO DAN ANALISA (DAMPAK BISNIS)
15.1.1 Identifikasi Resiko (Kondisi Darurat)
35.1.2 Analisa Resiko (Dampak Bisnis)
55.1.3 Penilaian Sistem TI dan Komunikasi
75.1.4 Prosedur Penanganan Kondisi Darurat (Existing)
95.1.5 Kondisi darurat pada Lingkungan Kerja
105.2RENCANA PENANGANAN KONDISI DARURAT
105.2.1Strategi Penyelamatan dan Pemulihan
145.2.2Personal BCP dan Supplier
205.2.3 Dokumen dan Prosedur
225.3 PEMULIHAN BENCANA
225.3.1 Rencana Penanganan Bencana
255.3.2 Pencatatan dan Pelaporan saat Pemulihan Bencana
275.4 PEMULIHAN BISNIS
275.4.1 Pemulihan Bisnis
305.4.2 Aktivitas Pemulihan Bisnis
345.5 PENGUJIAN BCP
345.5.1 Rencana Pengujian
405.5.2 Pelaksanaan Pengujian
415.6 PELATIHAN PROSES PEMULIHAN BENCANA
415.6.1 Pengelolaan Pelatihan
435.6.2 Penilaian Pelatihan
435.7 PEMELIHARAAN SISTEM
435.7.1 Pemeliharaan Sistem
47BAB 6 KESIMPULAN DAN SARAN
476.1 Kesimpulan
476.2 Saran
48DAFTAR PUSTAKA
DAFTAR GAMBAR10Gambar 1 Komponen-komponen Manajemen Resiko
11Gambar 2 Diagram Penanganan Pemulihan Bencana
16Gambar 3 Struktur Perusahaan Netizen Cafe
0Gambar 4 Diagram Core Competency Netizen Cafe
DAFTAR TABEL12Tabel 1 Bagan Metodologi BCP
15Tabel 2 SWOT
0Tabel 3 VRIN Testing
1Tabel 4 Daftar Bencana Alam Potensial
2Tabel 5 Daftar Probabilitas dan Dampak (1)
2Tabel 6 Daftar Gangguan Potensial yang disengaja
2Tabel 7 Daftar Probabilitas dan Dampak (2)
2Tabel 8 Daftar Gangguan Potensial pada Infrastruktur
3Tabel 9 Daftar Probabilitas dan Dampak (3)
3Tabel 10 Daftar Proses Bisnis terkait Sistem Informasi Reservasi Netizen Cafe
4Tabel 11 Daftar Tingkatan Bencana
4Tabel 12 Dampak Operasional
4Tabel 13 Dampak Bisnis
5Tabel 14 Daftar Perangkat Keras
5Tabel 15 Daftar Perangkat Lunak
6Tabel 16 Daftar Sistem TI
6Tabel 17 Daftar Personel TI
6Tabel 18 Daftar Supplier TI
7Tabel 19 Daftar Aktivitas Pemulihan Listrik
7Tabel 20 Prosedur Darurat
8Tabel 21 Daftar Personel Penanggung Jawab Kondisi Darurat
8Tabel 22 Daftar Kontak Layanan Darurat
9Tabel 23 Informasi Penanggung Jawab dan Wewenang Perbaikan Gedung
9Tabel 24 Penanganan Pemulihan Sumber Daya Listrik
10Tabel 25 Strategi Penyelamatan Proses Bisnis
10Tabel 26 Strategi Penyelamatan dan Pemulihan Sistem TI
11Tabel 27 Daftar Tindakan Pemulihan Fasilitas
11Tabel 28 Daftar Tindakan Pemulihan Peralatan Vital
11Tabel 29 Strategi Penyelamatan dan Pemulihan Layanan Pelanggan
12Tabel 30 Daftar Proses Penting
12Tabel 31 Daftar Proses Kurang Mendesak
13Tabel 32 Strategi Penyelamatan Dokumen dan Informasi precedence
14Tabel 33 Daftar Kebijakan Asuransi
14Tabel 34 Daftar Wewenang Area Fungsional Pimpinan BCP
14Tabel 35 Daftar Personel BCP
15Tabel 36 Daftar Informasi Penyuplai BCP
15Tabel 37 Daftar Informasi Alternatif Penyuplai BCP
16Tabel 38 Daftar Personel Berprioritas Tinggi
16Tabel 39 Form Pembentukan Tim Pemulihan Bencana
17Tabel 40 Form Pembentukan Tim Pemulihan Bisnis
18Tabel 41 Daftar Dokumen dan Data Vital
18Tabel 42 Daftar Penyedia Peralatan Kantor Saat Kondisi Darurat
18Tabel 43 Daftar Penyedia Tetap Peralatan Kantor Setelah Bencana
19Tabel 44 Prosedur Saat Darurat
20Tabel 45 Perencanaan Biaya Pemulihan
20Tabel 46 Daftar Kriteria Identifikasi Bencana
21Tabel 47 Daftar Informasi Penyedia Layanan Darurat
21Tabel 48 Form Penilaian Dampak Bisnis Terhadap Bencana
22Tabel 49 Tingkat Status Pemulihan Bencana
22Tabel 50 Form Aktivitas Selama Pemulihan Bencana
23Tabel 51 Form Mobilisasi Tim Pemulihan Bencana
24Tabel 52 Form Pelaporan kepada Pihak Manajemen
24Tabel 53 Daftar Personel Penanggung Jawab Pemberitahuan kepada Keluarga Pegawai
24Tabel 54 Form Pencatatan Kejadian Selama Pemulihan Bencana
25Tabel 55 Form Mobilisasi Tim Pemulihan Bisnis
26Tabel 56 Informasi Penilaian Kerusakan
26Tabel 57 Form Penilaian Kerusakan Untuk Penilaian Kerusakan dan Dampak Bisnis
27Tabel 58 Form Rencana Pemulihan Bencana
27Tabel 59 Form Penanganan Operasi Bisnis Sampai Kondisi Normal
28Tabel 60 Form Personel Penanggung Jawab Laporan Pemulihan Bisnis
28Tabel 61 Contoh Prosedur untuk Memulihkan Sumber Daya Listrik
29Tabel 62 Form Taksiran Kerusakan untuk Memulihkan Daya Listrik
29Tabel 63 Form Penanggung Jawab Pemulihan Tenaga Listrik
29Tabel 64 Contoh Prosedur untuk Pemulihan Lingkungan Kerja, Fixtures dan Furniture
30Tabel 65 Form Penilaian Kerusakan untuk Pemulihan Lingkungan Kerja, Fixtures dan Furniture
30Tabel 66 Daftar Penanggung Jawab Pemulihan Lingkungan Kerja
32Tabel 67 Form Pengaturan Lingkungan Pengujian
32Tabel 68 Form Data Pengujian
32Tabel 69 Form Penanggung Jawab Pengujian
33Tabel 70 Form Penanggung Jawab Monitoring Pengujian
37Tabel 71 Form Perencanaan Biaya Kebutuhan Pengujian
37Tabel 72 Daftar Pelatihan Tim Pengujian
37Tabel 73 Form Pengujian Proses Pemulihan Bencana
37Tabel 74 Form Penilaian Hasil Pengujian
39Tabel 75 Form Penilaian Kebutuhan Pelatihan
40Tabel 76 Form Pemintaan Perubahan
41Tabel 77 Form Tanggapan Tim BCP terhadap Pemeliharaan BCP
43Tabel 78 Form Pertimbangan Pelatihan Ulang BCP
BAB I. PENDAHULUAN
1.1 Latar BelakangBeberapa dekade terakhir menyatakan bahwa perkembangan bisnis di Indonesia semakin meningkat sejalan dengan pertumbuhan teknologi dan sistem informasi yang digunakan sebagai pendukung proses bisnis perusahaan. TI dan SI tidak hanya memberikan manfaat yang besar bagi perusahaan baik secara tangible maupun intangible tetapi juga dapat menimbulkan masalah apabila perusahaan tidak mampu mempersiapkan aspek-aspek yang berpengaruh pada implementasi TI dan SI di unit proses bisnis perusahaan tersebut. Oleh karena itu banyak perusahaan yang telah merencanakan keberlanjutan bisnis untuk meningkatkan net benefit perusahaan diantara kompetitor-kompetitor baru yang bermunculan.Namun diantara perusahaan-perusahaan yang berhasil meningkatkan nilai juga terdapat banyak perusahaan yang gulung tikar atau mengalami kerugian besar-besaran. Hal ini berdampak besar bagi seluruh aset perusahaan sehingga perusahaan tidak mampu kembali melanjutkan proses bisnisnya. Salah satu penyebab perusahaan mengalami kerugian yang besar adalah perusahaan tidak mampu mempersiapkan secara keseluruhan terkait keberlanjutan bisnis dimasa mendatang sesuai dengan karakteristik pasar. Perusahaan tidak mampu menganalisa dan mempertahankan core competency yang dimiliki sehingga produk atau layanan yang diberikan tidak memberikan nilai pelanggan secara meningkat. Dengan adanya kehilangan informasi tentang core competency maka perusahaan tidak mengetahui arah dan strategi yang akan dilakukan untuk unggul diantara para kompetitor.
Dengan adanya gap tersebut maka diperlukan sebuah analisa tentang keberlanjutan bisnis dari core competency yang dimiliki perusahaan. Analisa keberlanjutan bisnis adalah analisa yang mendokumentasikan aspek-aspek unggul yang dimiliki perusahaan, resiko-resiko yang memberi dampak pada bisnis, cara dan implementasi untuk melakukan mitigasi pada resiko yang memberik dampak negatif pada perusahaan serta implementasi peningkatan untuk resiko yang memberikan peluang bagi perusahaan.Oleh karena itu pada dokumen ini menganalisa keberlanjutan bisnis pada Netizen Cafe. Netizen Cafe merupakan sebuah rancangan usaha yang memberikan pelayanan cafe dengan fasilitas internet tercepat. Untuk meningkatkan nilai bisnis Netizen Cafe dan selangkah lebih maju dari kompetitor, pihak Netizen Cafe membuat panduan keberlanjutan bisnis sesuai dengan core competency, sumber daya dan karakteristik Netizen Cafe itu sendiri.1.2 Rumusan Masalah
Rumusan masalah yang digunakan untuk membuat dokumen business continuity plan pada Netizen Cafe adalah sebagai berikut: 1. Apakah core competency dari Netizen Cafe?2. Apakah high risk yang dimiliki Netizen Cafe sesuai dengan core competency ?3. Bagaimana panduan business continuity plan agar core competency dapat terjaga keberlangsungannya?1.3 Tujuan
Tujuan yang didapatkan dari pembuatan dokumen business continuity plan pada Netizen Cafe adalah sebagai berikut: 1. Mengetahui core competency yang dimiliki Netizen Cafe2. Mengetahui high risk yang dimiliki Netizen Cafe sesuai dengan core competency
3. Mengetahui panduan business continuity plan agar core competency dapat terjaga keberlangsungannya
1.4 Manfaat
Manfaat dari pembuatan dokumen business continuity plan pada Netizen Cafe adalah sebagai berikut: 1. Sebagai informasi untuk Netizen Cafe dalam mengembangkan produk atau layanannya sesuai dengan core competency yang dimiliki
2. Sebagai informasi untuk Netizen Cafe dalam mengimplementasi perencanaan keberlanjutan bisnisnya agar core competency dapat berlangsung 3. Panduan untuk Netizen Cafe sebagai bahan penetapan keputusan dalam menentukan kebijakan maupun prosedur yang baru.BAB II. STUDI LITERATUR
2.1 Core Competency
Suatu konsep manajemen yang diperkenalkan pertama kali oleh C.K. Prahalad dan Gary Hamel pada tahun 1990, yang menjelaskan tentang suatu kombinasi yang harmonis dan rapi dari beberapa sumber daya dan kemampuan yang dapat membedakan perusahaan tersebut dengan perusahaan lain atau dengan pasar tempat perusahaan tersebut berkecimpung. Prahalad dan Hamel sendiri menyatakan bahwa Core Competency adalah suatu pembelajaran kolektif dalam suatu perusahaan, khususnya bagaimana cara untuk berkoordinasi kemampuan produksi yang berjenjang dan berintegrasi dengan beberapa teknologi.2.2 VRIN Testing
Berawal dari suatu konsep dasar mengenai keunggulan kompetitif perusahaan yakni RBV (Resource-Based View), VRIN adalah kriteria dalam mengevaluasi apakah sumber daya memenuhi beberapa kriteria berikut. ValuableSuatu sumber daya harus dapat memungkinkan suatu perusahaan untuk menerapkan strategi pembuatan nilai-nilai yang dapat berharga bagi perusahaan dengan cara mengungguli competitor atau memperbaiki kelemahan sendiri. (Barney, 1991) RareSuatu sumber daya harus dapat diartikan langka secara harafiah. Contohnya adalah harga dari suatu sumber daya akan menjadi cerminan pengembalian diskonto di atas rata-rata yang diharapkan terjadi masa depan. (Barney, 1986) In-imitableJika suatu sumber daya yang berharga dapat dikendalikan oleh hanya satu perusahaan saja, maka hal ini dapat menjadi sumber keunggulan kompetitif perusahaan (Barney, 1991) Non-SubstitutableHal lain yang menjadi pertimbangan setelah sumber daya dikatakan berharga, langka, dan tidak dapat diimitasi adalah kurangnya kemampuan untuk menggantinya. (Dierickx and Cool, 1989)2.3 ResikoRisiko berhubungan dengan ketidakpastian ini terjadi oleh karena kurang atau tidak tersedianya cukup informasi tentang apa yang akan terjadi. Sesuatu yang tidak pasti (uncertain) dapat berakibat menguntungkan atau merugikan.menurut Wideman, ketidak pastian yang menimbulkan kemungkinan menguntungkan dikenal dengan istilah peluang (Opportunity), sedangkan ketidak pastian yang menimbulkan akibat yang merugikan dikenal dengan istilah risiko (Risk).Secara umum risiko dapat diartikan sebagai suatu keadaan yang dihadapi seseorang atau perusahaan dimana terdapat kemungkinan yang merugikan. Bagaimana jika kemungkinan yang dihadapi dapat memberikan keuntungan yang sangat besar sedangkan kalaupun rugi hanya kecil sekali? Misalnya membeli loterei. Jika beruntung maka akan mendapat hadiah yang sangat besar tetapi jika tidak beruntung uang yang digunakan membeli loterei relatif kecil.Apakah ini juga tergolong Risiko? jawabannya adalah hal ini juga tergolong risiko. Selama mengalami kerugian walau sekecil apapun hal itu dianggap risiko. Risiko dibagi menjadi 2 yaitu :
Risiko Spekulatif, risiko spekulatif adalah suatu keadaan yang dihadapi perusahaan yang dapat memberikan keuntungan dan juga dapat memberikan kerugian. Risiko spekulatif kadang-kadang dikenal pula dengan istilah risiko bisnis (business risk). Seseorang yang menginvestasikan dananya disuatu tempat menghadapi dua kemungkinan. Kemungkinan pertama investasinya menguntungkan atau malah investasinya merugikan. Risiko yang dihadapi seperti ini adalah risiko spekulatif. Risiko spekulatif adalah suatu keadaan yang dihadapi yang dapat memberikan keuntungan dan juga dapat menimbulkan kerugian. Risiko Murni, risiko murni (pure risk) adalah sesuatu yang hanya dapat berakibat merugikan atau tidak terjadi apa-apa dan tidak mungkin menguntungkan. Salah satu contoh adalah kebakaran, apabila perusahaan menderita kebakaran,maka perusahaan tersebut akan menderita kerugian. kemungkinan yang lain adalah tidak terjadi kebakaran. Dengan demikian, kebakaran hanya menimbulkan kerugian, bukan menimbulkan keuntungan, kecuali ada kesengajaan untuk membakar dengan maksud-maksud tertentu. Risiko murni adalah sesuatu yang hanya dapat berakibat merugikan atau tidak terjadi apa-apa dan tidak mungkin menguntungkan. Salah satu cara menghindarkan risiko murni adalah dengan asuransi. Dengan demikian besarnya kerugian dapat diminimalkan. itu sebabnya risiko murni kadang dikenal dengan istilah risiko yang dapat diasuransikan ( insurable risk ).Perbedaan utama antara risiko spekulatif dengan risiko murni adalah kemungkinan untung ada atau tidak, untuk risiko spekulatif masih terdapat kemungkinan untung sedangkan untuk risiko murni tidak dapat kemungkinan untung.2.4 Manajemen Resiko
Gambar 1 Komponen-komponen Manajemen ResikoManajemen risiko adalah suatu pendekatan terstruktur atau metodologi dalam mengelola ketidakpastian yang berkaitan dengan ancaman, suatu rangkaian aktivitas manusia termasuk: Penilaian risiko, pengembangan strategi untuk mengelolanya dan mitigasi risiko dengan menggunakan pemberdayaan/pengelolaan sumberdaya. Strategi yang dapat diambil antara lain adalah memindahkan risiko kepada pihak lain, menghindari risiko, mengurangi efek negatif risiko, dan menampung sebagian atau semua konsekuensi risiko tertentu. Manajemen risiko tradisional terfokus pada risiko-risiko yang timbul oleh penyebab fisik atau legal (seperti bencana alam atau kebakaran, kematian, serta tuntutan hukum. Manajemen risiko keuangan, di sisi lain, terfokus pada risiko yang dapat dikelola dengan menggunakan instrumen-instrumen keuangan.
Sasaran dari pelaksanaan manajemen risiko adalah untuk mengurangi risiko yang berbeda-beda yang berkaitan dengan bidang yang telah dipilih pada tingkat yang dapat diterima oleh masyarakat. Hal ini dapat berupa berbagai jenis ancaman yang disebabkan oleh lingkungan, teknologi, manusia, organisasi dan politik. Di sisi lain pelaksanaan manajemen risiko melibatkan segala cara yang tersedia bagi manusia, khususnya, bagi entitas manajemen risiko (manusia, staff, dan organisasi). Manajemen Risiko dimulai dari proses identifikasi risiko, penilaian risiko, mitigasi,monitoring dan evaluasi.
2.5 BCPBusiness continuity planning(BCP) dapat diartikan dalam bahasa indonesia sebagai perencanaan keberlanjutan bisnis. Sedangkan secara istilah BCP adalah proses yang proaktif dalam mengidentifikasi unit bisnis yang kritis dan dan ancaman yang mungkin terjadi pada fungsi kritis tersebut. Dari istilah BCP yang telah dijelaskan BCP merupakan perencanaan dan prosedur yang dikembangkan sebagai program reguler. Program reguler didukung dengan pelatihan para tim BCP, perencanaan untuk testing program BCP dan pemeliharaan atau perawatan hal-hal terkait BCP. Manajemen, proses dan teknik menyediakan keberlanutan bisnis untuk fungsi bisnis yang kritis bagi perusahaan yang mana manajemen tersebut memiliki batasan sebagai berikut: Mendefinisikan skenario worst-case yang digunakan untuk perencaan keberlanjutan bisnis
Menerima temuan dan manajemen staf perusahaan untuk program BCPPerusahaan perlu mengembangkan BCP agar terjaganya aset bisnis seperti pelanggan, pegawai dan seluruh komunitas di perusahaan, menjamin kepatuhan terhadap peningkatan regulator kebutuhan perusahaan, dan lain-lain.
Gambar 2 Diagram Penanganan Pemulihan BencanaGambar diatas adalah tahapan perencanaan keberlangsungan bisnis. Tahapan keberlangsungan bisnis diatas menggunakan pendekatan mundur. Pendekatan mundur merupakan perencanaan keberlangsungan bisnis yang mengidentifikasi fungsi bisnis yang kritis lalu fungsi bisnis yang kritis itulah yang akan dijadikan sebagai obyek perencanaan keberlangsungan bisnis. BAB III. METODOLOGI
Metodologi merupakan proses pembuatan BCP pada Netizen Cafe. Metodologi akan dirangkum pada bagan dibawah dengan format input, proses dan output. Berikut adalah bagan metodologi BCP:
Tabel 1 Bagan Metodologi BCPInputProsesOutput
Keterangan:
Tahap 1: Mengorganisasi proyek penyusunan BCP meliputi: Tujuan BCP Ruang lingkup BCP Struktur Organisasi Proyek Jadwal Pelaksanaan Proyek
Tahap 2: Melakukan identifikasi dan analisa (Dampak Bisnis) resiko (Business Impact Analysis / BIA). Hal yang dilakukan adalah: Mengidentifikasi potensial bencana yang telah terjadi, akan terjadi serta yang mungkin terjadi. Melakukan analisa resiko atau dampak bencana terhadap operasional bisnis (operasional bisnis PT. PLN (Persero) Distribusi Jawa Timur.
Tahap 3: Persiapan untuk kondisi darurat. Hal yang dilakukan adalah: Menentukan strategi Back Up (penyelamatan) dan Recovery (pemulihan) untuk setiap kemungkinan bencana yang terjadi Menentukan prosedur yang dilakukan pada kondisi darurat (saat terjadi bencana)
Tahap 4: Tindakan pemulihan bencana. Hal yang dilakukan adalah: Menentukan TIM (Personil) Disaster Recovery : Personal yang melakukan pemulihan sistem (pemulihan peralatan, perangkat keras, perangkat lunak, gedung dan lingkungan kerja) yang mengalami kerusakan atau tidak bekerja akibat bencana. Menentukan prosedur yang dilakukan untuk melakukan pemulihan sistem akibat bencana.
Tahap 5: Tindakan pemulihan bisnis. Hal yang dilakukan adalah: Menentukan TIM (Personil) Business Recovery : Personal yang melakukan pemulihan bisnis (operasional bisnis yang menyangkut Administrasi dan Informasi Bisnis) yang terhenti atau tidak bekerja akibat bencana. Menentukan prosedur yang dilakukan untuk melakukan pemulihan bisnis akibat bencana.
Tahap 6: Pengujian sistem BCP. Hal yang dilakukan adalah: Melakukan pengujian terhadap sistem BCP yang telah disusun apakah dapat bekerja dengan baik dalam menangani bencana yang terjadi. Melakukan evaluasi dan perbaikan sistem BCP.
Tahap 7: Pelatihan Sistem BCP. Hal yang dilakukan adalah: Melakukan sosialisasi dan pelatihan sistem BCP kepada seluruh pegawai khususnya pegawai inti yang memerlukan sistem BCP. Mengevaluasi hasil pelatihan.
Tahap 8: Pemeliharaan Sistem BCP. Hal yang dilakukan adalah: Meninjau kembali sistem BCP yang telah dibuat apakah masih sesuai dengan perkembangan sistem di dalam organisasi. Mengajukan perubahan (perbaikan, perubahan dan penambahan) kepada pihak manajemen.
BAB IV. STUDI KASUS4.1 Visi & Misi Perusahaan
Visi
Menjadi kafe internet terbaik se-Indonesia yang mengedepankan pelayanan sebagai cara meningkatkan kepuasan dengan mengembangkan integritas, inovasi dan networking perusahaan.Misi
Membentuk tim yang berjiwa profesional dan kekeluargaan Meningkatkan pelayanan dan kenyamanan pelanggan dengan inovasi, kreatifitas dan trend khalayak muda Indonesia Meningkatkan sikap dan etika bisnis yang bertanggung jawab antar stakeholder4.2 SWOT PerusahaanSWOT dapat dilihat dari bagan dibawah:
Tabel 2 SWOTStrengthWeakness
Akses internet yang cepat dan 80 % bebas gangguan Menyediakan menu yang berkualitas dengan harga terjangkau Memiliki tim internal yang kuat dan memiliki integritas tinggi Belum cukup dikenal oleh masyarakat karena masih baru Belum memiliki cukup pengalaman terkait penyelesaian incident problem Belum cukup luas untuk mengembangkan networking
OpportunityThreat
Belum ada kafe yang menyediakan akses internet yang cepat untuk orang yang banyak Belum ada kafe yang dapat memiliki cabang dan berlokasi di sekitar area kampus yang ada di Indonesia Memiliki cukup banyak networking dengan komunitas-komunitas pemuda Indonesia Gangguan listrik Adanya kompetitor sejenis dengan konsep yang tidak jauh berbeda pula Adanya perubahan perundang-undangan mengenai pelaku usaha yang dikeluarkan oleh pemerintah setempat
4.3 Struktur Organisasi Perusahaan
Berikut adalah struktur organisasi pada perusahaan Netizen Cafe:
Gambar 3 Struktur Perusahaan Netizen Cafe4.4 Tugas Pokok Fungsi Setiap Divisi Netizen CafeDivisi finansial
Visi: Menjadi penyedia dan pengolahan informasi keuangan yang bersih, sehat dan transparansi
Tupoksi:
Melakukan perekapan keuangan untuk penggajian internal sesuai aturan penggajian
Melakukan perekapan pemasukan dan pengeluaran keuangan Melakukan pembagian keuangan untuk pengembangan perusahaan sesuai dengan penerimaan proposal pengembangan setiap divisi.
Menentukan Harga Pokok Produksi Merencanakan pembuatan anggaran baru yang sesuai dengan keputusan pemerintahDivisi pengembangan manajemen
Visi: Menjadi pengembang manajemen yang up to date dan objektif serta menjadi penyelenggara pengimplementasian sistem terbaikTupoksi:
Melakukan audit internal setiap periode tertentu
Melakukan evaluasi serta pembaharuan sistem untuk meningkatkan kematangan proses bisnis perusahaan Membuat maupun mengimprovisasi dokumen manajemen risiko untuk mengantisipasi dampak yang tidak diinginkan terutama pada core competency perusahaan.Divisi HRD
Visi: Menyiapkan SDM yang mampu bekerjasama dan siap bersaing dengan kompetitor lain dengan mengunggulkan kualitas pelayananTupoksi:
Melakukan sistem perekrutan staf yang objektif, transparan dan selektif
Melayani kepentingan pelanggan atau investor dalam proses kerjasama dengan perusahaan Melayani kepentingan SDM internal dalam hal surat-menyurat maupun perijinan sesuai dengan proposal yang telah disetujui oleh atasan
Mengadakan suatu program untuk mempererat persaudaraan dan kekompakanDivisi OperasionalVisi : Menjadi penyedia menu cafe yang berkualitas dengan menyediakan pelayanan yang optimal kepada pelanggan yaitu dengan meningkatkan inovasi, kreatifitas dan mengembangkan networking perusahaanTupoksi:
Memastikan pelayanan (reservasi, permintaan dan kemudahan pelanggan) kepada pelanggan sesuai dengan job description setiap staff Memastikan agar makanan dan minuman yang disajikan kepada pelanggan telah siap Memastikan agar yang akan disajikan kepada pelanggan telah memenuhi syarat sebagai makanan dan minuman yang sehatDivisi IT
Visi : Menjadi pelayan terbaik dengan menggunggulkan pengembangan IT yang matangTupoksi:
Melakukan pengembangan IT sesuai dengan kebutuhan proses bisnis
Melakukan implementasi transformasi sistem informasi yang berkelanjutan
Melakukan analisa improvisasi kebutuhan IT Memastikan agar internet yang dipakai oleh pelanggan benar-benar cepat Memelihara infrastruktur yang digunakan untuk berinternet4.5 Kebudayaan yg Ingin Diterapkan
Kebudayaan yang diterapkan pada Netizen Cafe adalah sebagai berikut:
Kebudayaan yang disiplin, kerja keras, dan serius tapi santai.
Cepat dan tanggap dalam pelayanan baik dalam hubungan internal maupun eksternal
Mengutamakan akhlak (etika & moral), komunikasi dan pendidikan
Menjunjung profesionalitas stakeholder baik internal maupun eksternal untuk mematuhi sistem dan bekerja sesuai TUPOKSI yang telah dicanangkan
Mengedepankan evaluasi untuk semua bidang kegiatan sebagai aksi dalam kematangan proses bisnis dan penyedia layanan yang berkualitas dan profesional
Mengejar pelanggan, investor maupun aktor-aktor yang menguntungkan lainnya
Menjunjung kontrak setiap sistem (hadiah & hukuman) sebagai bentuk penghargaan untuk seluruh stakeholder Menjamin keamanan informasi perusahaan untuk seluruh aset perusahaan4.6 Kompetensi DasarNetizen Cafe merupakan layanan kafe yang dikenal memiliki fasilitas internet terbaik. Untuk meningkatkan nilai bisnis kepada pelanggan, tim Netizen Cafe telah merencanakan keberlanjutan bisnis agar Netizen Cafe tetap bertahan dan berkembang sesui dengan kondisi trend Cafe terbaru. Tim Netizen Cafe menganalisa kompetensi dasar yang dimiliki Netizen Cafe sesuai dengan konsep Porter. Analisa ini dilakukan sesuai dengan pengalaman maupun data pelanggan terhadap nilai bisnis perusahaan. Tim Netizen Cafe melakukan identifikasi kompetensi dasar Netizen Cafe dengan menganalisa beberapa hal yang mungkin menjadi kompetensi dasar. Berikut adalah tabel identifikasi kompetensi dasar Netizen Cafe :Tabel 3 VRIN TestingResourceValuable (exploits opportunities and neutralises threats)Rare (possessed by one of a few firms in the industry)Inimitable (costly to imitate)Non-substitutable
(there is no equivalent resource or capability that could be used by a competitor)
Core competency
Jaringan distribusi yang meluasYa, Netizen Cafe membuka cabang banyak di Indonesia untuk memenuhi visi yaitu menjadi Kafe terbaik se Indonesia. selain itu cara ini merupakan cara yang efektif untuk masuk didunia pasar untuk menjaring target konsumen secara meluas. Ya, target pasar Netizen Cafe adalah komunitas-komunitas muda. Maka Netizen Cafe membuka cabang kafe yang dekat dengan tempat perkumpulan anak muda seperti dekat kampus, mall, dan lain-lain. Sehingga kemudahan konsumen untuk mengunjungi Netizen Cafe sangat terjangkau (letak yang strategis, mudah ditemukan, dapat dilalui alat transportasi )Mungkin, cara Netizen Cafe dalam hal perluasan jaringan distribusi mungkin dapat ditiru oleh kafe-kafe yang lainnya. Akan tetapi Netizen Cafe mampu menghilangkan kafe-kafe yang sejenis dengan melakukan kerjasama secara eksklusif untuk kafe-kafe yang baru buka. Ya, saat ini kemampuan Netizen Cafe tidak dapat diganti dengan kafe-kafe sejenis lainnya. Hal ini dikarenakan letak yang sangat strategis, pelayanan yang baik dan menyesuaikan dengan trend kebutuhan anak muda yaitu Internet dan kemampuan entertaint kepada komunitas muda.Tidak, kompetensi dasar Netizen Cafe bukanlah jaringan distribusi yang meluas. Cara ini merupakan cara yang hanya sementara untuk memberikan manfaat. Kafe-kafe lain dapat menggunakan cara ini bahkan dengan menggunakan cost yang relatif kecil.
Resep rahasiaYa, Netizen Cafe memperkerjakan karyawan yang handal dalam penyajian menu makanan atau minuman yang kreatif dan unik Ya, hanya Netizen Cafe yang memiliki menu makanan dan minuman tersebutYa, hanya koki dan kemampuan tangannya yang mengetahui bagaimana agar resep-resep biasa dapat diolah menjadi menu yang enak, kreatif dan unik bagi komunitas mudaYa, sulit untuk kafe-kafe sejenis menggunakan sumber daya yang dimiliki Netizen Cafe dalam hal iniTidak, meskipun menu yang diberikan Netizen Cafe tidak dapat diimitasi, akan tetapi mudah bagi kafe-kafe sejenis untuk menginovasi menu yang disajikan. Hal ini mengingat komunitas pemuda yang menyukai hal-hal yang baru, lebih segar dan memiliki nilai keunikan yang tinggi
Kemampuan menyediakan fasilitas untuk pelangganYa, tim marketing Netizen Cafe memiliki kemampuan yang baik dalam hal advertising diberbagai media. Netizen Cafe memiliki interaktif website sebagai media pelayanan konsumen.Ya, hanya Netizen Cafe yang memiliki kemampuan dalam meningkatkan nilai advertising. Tim-tim tersebut mampu melakukan inovasi dan memaksimalkan penggunaan web interaktif untuk meningkatkan konsumen Ya, sulit untuk kafe-kafe sejenis menyaingi Netizen Cafe dengan kemampuan marketing dan organisir konsumen dengan baik. Selain itu Netizen Cafe memiliki nama lebih cepat dimata komunitas muda. Oleh karenanya Netizen Cafe memiliki nilai branding yang sulit untuk digeserkan.Ya, tim pengelolaan hubungan pelanggan baik dari advertising hingga organisir komunikas muda Netizen Cafe telah dikontrak secara formal sehingga kafe-fake sejenis tidak dapat mengguna sumber daya Netizen Cafe dalam hal iniYa, kompetensi dasar dari Netizen Cafe adalah kemampuan dalam mengorganisir pelanggan. Mulai dari fasilitas pemesanan online untuk komunitas muda hingga fasilitas yang dibutuhkan komunitas muda dalam menyelenggarakan acaranya. Untuk kurun waktu yang lama kafe-kafe sejenis sulit untuk dapat memberikan pelayanan dalam mengorganisir pelangan yang sama dengan Netizen Cafe
Berikut adalah kerangka kompetensi dasar, kompetensi dan layanan pada Netizen Cafe:
Gambar 4 Diagram Core Competency Netizen CafeKeterangan: Pada identifikasi kompetensi dasar didapatkan bahwa Netizen cafe memiliki kompetensi dasar dalam mengorganisir pelanggan untuk meningkatkan pelayanan. Maka untuk mendukung kompetensi dasar tersebut dikembangkan kompetensi produk yang berbentuk website interaktif. Website interaktif merupakan core product dari kompetensi dasar Netizen cafe. Core product tersebut memiliki nilai bisnis yaitu sistem informasi reservasi pelanggan. Sistem informasi ini bertujuan untuk memudahkan tim pengelola hubungan pelanggan untuk meningkatkan layanan kepada pelanggan. Bentuk layanan yang diberikan dari nilai bisnis tersebut adalah selain media untuk reservasi online juga sebagai media forum diskusi antar komunitas muda, pemberitahuan promo dan acara terkini yang dimiliki Netizen cafe dan space sebagai tempat mengiklankan acara untuk komunitas muda. Tim kreatif website interaktif membuat keempat layanan tersebut untuk meningkatkan pelayanan kepada pelanggan dan menjaga kepuasan pelanggan. Layanan forum diskusi komunitas be rtujuan untuk mengumpulkan seluruh komunitas muda yang bersifat positif bertukar pengalaman kegiatan ataupun membicarakan trend terkini. Dari layanan tersebut, membuka peluang bagi Netizen cafe untuk dikenal luas oleh komunitas-komunitas muda Indonesia sebagai cafe penyedia tempat acara komunitas muda, memahami trend muda terkini dan peluang besar para komunitas mengetahui layanan-layanan yang ada di Netizen cafe. Layanan tempat iklan acara komunitas muda bertujuan memberikan fasilitas kepada komunitas yang membuat acara di Netizen cafe untuk dipublikasikan. Dari layanan tersebut, membuka peluang bagi Netizen cafe sebagai pemasukan tambahan dari fasilitas tersebut dan memperluas market pada khalayak umum. Tentunya website tersebut harus memiliki desain interface yang menarik, fungsi website dapat digunakan sesuai tujuan, kecepatan dan ketepatan respon tim pengelola pelanggan dan akurasi data pelanggan yang telah melakukan reservasi fasilitas Netizen cafe. Kompetensi dasar yang dimiliki Netizen Cafe adalah kemampuan mengorganisir pelanggan. Dalam hal ini Netizen Cafe membuat produk-produk baru yang dapat meningkatkan kompetensi dasar ini. Berikut adalah strategi produk yang dibuat untuk meningkatkan kompetensi dasar yang dimiliki Netizen Cafe:
Tim inovasi advertising Netizen Cafe
Netizen Cafe merupakan kafe yang dibuat untuk perkumpulan komunitas-komunitas muda. Komunitas tersebut dapat menyelenggarakan acara di Netizen Cafe. Untuk menyebarkan jaringan yang meluas kepada pelanggan tim kreatif memanfaatkan media sosial, radio, sponsor di berbagai acara-acara anak muda dan penyebaran poster di tempat-tempat strategis. Dalam berbagai acara komunitas muda kafe ini memberikan layanan gratis untuk desain iklan dalam acara komunitas tersebut dengan syarat memberikan space iklan untuk Netizen Cafe dengan ukuran dan syarat tertentu lainnya. Sehingga para komunitas lainnya mengetahui dan memanfaatkan keberadaan Netizen Cafe sebagai tempat berkumpul ataupun menyelenggarakan acara.
Tim pelayanan (pesan, saran dan diskusi) Netizen Caf
Netizen Cafe membudayakan pemesanan online maksimal 3 jam sebelum menggunakan fasilitas kafe. Hal ini digunakan untuk meningkatkan pelayanan dan memudahkan tim dalam mengorganisir pelanggan. Netizen Cafe memanfaatkan website interaktif untuk memudahkan tim dalam mengorganisir pelanggan. Website interaktif berfungsi sebagai tempat diskusi, bertanya, dokumentasi maupun pemesanan dan prosedurnya. Dikarenakan website interaktif memiliki multi-fungsi dalam mengoorganisir pelanggan maka memerlukan perencanaan keberlanjutan bisnis terkait pengelolaan website agar dapat menekan hal-hal yang mungkin berdampak negatif pada bisnis. Tim penyelenggara komunitas mudaTim kreatif penyelenggara acara komunitas muda adalah tim yang membantu mengorganisir acara yang diselenggarakan komunitas muda, baik acara yang hanya kumpul-kumpul, rapat ataupun event-event besar. Tim ini berfungsi memudahkan pelanggan untuk memberikan pelayanan yang aktif dan memuaskan bagi pelanggan.BAB V. DOKUMEN BUSINESS CONTINUITY PLANNINGDokumen business continuity planning difokuskan kepada aset TI yaitu sistem informasi reservasi yang berbentuk website interaktif yang mendukung kompetensi dasar perusahaan. Melihat bahwa kompetensi dasar perusahaan adalah kemampuan untuk mengorganisir pelanggan maka diperlukan perencanaan untuk mengelola pelanggan yaitu komunitas muda yang akan menggunakan fasilitas kafe. Saat ini untuk mengorganisasi pelanggan dengan efektif dan efisien kafe memanfaatkan website interaktif. Website interaktif berfungsi sebagai media diskusi, bertanya dan reservasi oleh pelanggan. Sehingga tim pengelola pelanggan dapat meningkatkan efektifitas dan efisiensi untuk memberikan pelayanan terbaik kepada pelanggan. Oleh karenanya perlu perencanaan keberlanjutan bisnis agar website interaktif tetap berjalan agar proses bisnis kafe berjalan dengan baik. Penjelasan dibawah merupakan perencanaan keberlanjutan bisnis dan form-form yang membantu membuat perencanaan keberlanjutan bisnis yang mana form tersebut disesuaikan dengan sumber daya Netizen Cafe.5.1 PENILAIAN RESIKO DAN ANALISA (DAMPAK BISNIS)
Bagian dari tahapan proses pembuatan BCP adalah identifikasi resiko yang mungkin terjadi jika terjadi bencana (disaster). Untuk itu perlu dilakukan penilaian, analisa resiko dan dampaknya terhadap operasional bisnis Netizen Cafe. Bagian ini berisikan penilaian dan analisa resiko yang mungkin terjadi.5.1.1 Identifikasi Resiko (Kondisi Darurat)
Ancaman potensial bencana Sistem Reservasi Netizen Cafe diidentifikasi sebagai berikut:
1. Bencana alam
2. Gangguan yang disengaja
3. Gangguan infrastruktur
Untuk masing-masing bencana, penjelasannya adalah sebagai berikut.
5.1.1.1 Bencana Alam
Potensial bencana alam yang mengancam Sistem Reservasi Netizen Cafe adalah diidentifikasi sebagai berikut:
Tabel 4 Daftar Bencana Alam PotensialPOTENTIAL DisasterNILAI PROBABILITASNILAI DAMPAKPenjelasan singkAT DAMPAK BENCANA
Banjir25Proses bisnis dapat terhenti
Kebakaran24Membahayakan proses bisnis
Gempa bumi15Proses bisnis lumpuh
Keterangan:
Tabel 5 Daftar Probabilitas dan Dampak (1)nilai Probabilitasnilai dampak
nilaiLevelScoreLevel
5sangat tinggi5Terhenti
4tinggi4membahayakan
3sedang3kritis
2rendah2darurat
1sangat rendah1mengganggu
5.1.1.2 Gangguan yang disengaja
Potensi gangguan yang disengaja yang mengancam Sistem Reservasi Netizen Cafe adalah diidentifikasi sebagai berikut:
Tabel 6 Daftar Gangguan Potensial yang disengajaPOTENTIAL DisasterNILAI PROBABILITASNILAI DAMPAKPenjelasan singkAT DAMPAK BENCANA
Kerusuhan24Membahayakan proses bisnis
Pencurian33Aktivitas kritis dapat terganggu
Pengrusakan24Membahayakan proses bisnis
Hacking32Membahayakan informasi bisnis
Keterangan:
Tabel 7 Daftar Probabilitas dan Dampak (2)nilai Probabilitasnilai dampak
nilaiLevelScoreLevel
5sangat tinggi5Terhenti
4tinggi4membahayakan
3sedang3kritis
2rendah2darurat
1sangat rendah1mengganggu
5.1.1.3 Gangguan Infrastruktur
Potensi gangguan infrastruktur yang dapat mengancam Sistem Reservasi Netizen Cafe adalah diidentifikasi sebagai berikut:Tabel 8 Daftar Gangguan Potensial pada InfrastrukturPOTENTIAL DisasterNILAI PROBABILITASNILAI DAMPAKPenjelasan singkAT DAMPAK BENCANA
Konsleting listrik33Aktivitas kritis dapat terganggu
Power outage23Aktivitas kritis dapat terganggu
Kerusakan jaringan23Aktivitas kritis dapat terganggu
Server terbakar24Aktivitas kritis dapat terganggu
Server Down24Membahayakan proses bisnis
Keterangan:
Tabel 9 Daftar Probabilitas dan Dampak (3)nilai Probabilitasnilai dampak
nilaiLevelScoreLevel
5sangat tinggi5Terhenti
4tinggi4membahayakan
3sedang3kritis
2rendah2darurat
1sangat rendah1mengganggu
5.1.2 Analisa Resiko (Dampak Bisnis)
Analisa resiko yang berdampak pada proses bisnis Netizen Cafe adalah menganalisa resiko berdasarkan Analisa risiko terhadap proses bisnis yang telah dijelaskan sebagai berikut.
5.1.2.1 Daftar Proses Bisnis
Daftar berikut adalah daftar proses bisnis yang berhubungan dengan Sistem Reservasi Netizen Cafe adalah sebagai berikut:
Tabel 10 Daftar Proses Bisnis terkait Sistem Informasi Reservasi Netizen CafeDaftar Proses BisnisKeteranganKetergantungan
1Penyedia meeting roomProses Bisnis menyediakan tempat meeting untuk personal maupun bisnisTinggi
2Penyedia venue eventMenyediakan tempat untuk mengadakan suatu acaraSedang
3Community meetup organizarMengorganisir acara meetup yang dikhususkan untuk komunitasTinggi
Keterangan:
1. Tinggi: Proses bisnis sangat tergantung dari Sistem Reservasi Netizen Caf untuk mengatur penjadwalan dan booking dari layanan
2. Sedang: Proses bisnis cukup tergantung dari Sistem Reservasi Netizen Caf untuk mengatur penjadwalan dan booking dari layanan
3. Rendah: Proses bisnis tidak terlalu tergantung dari Sistem Reservasi Netizen Caf untuk mengatur penjadwalan dan booking dari layanan
5.1.2.2 Pendefinisian Level Disaster
Untuk mengukur lamanya terjadi gangguan atau bencana, didefinisikan level disaster yang didasarkan pada RTO dan RPO untuk Netizen Cafe adalah sebagai berikut:Tabel 11 Daftar Tingkatan BencanaLevelWaktu Gangguan
1Kurang dari 2 jam
2Lebih dari 6 jam
3Lebih dari 12 jam
4Lebih dari 24 jam
5.1.2.3 Dampak Bisnis
Berdasarkan level disaster yang telah ditetapkan, dilakukan analisa dampak akibat bencana (disaster) baik dampak operasional maupun dampak bisnis sebagai berikut:
1. dampak operasional
Tabel 12 Dampak OperasionalBUSINESS PROCESS STATUSLevel Disaster
1234
< 2 jam> 6 jam>12 jam> 24 jam
Terhenti
Membahayakan
..Kritis
Mengganggu
Penjelasan :
1. Terhenti : Sistem Reservasi Netizen cafe tidak bisa melakukan layanan operasional apapun2. Membahayakan : Sistem Reservasi Netizen cafe tidak bisa melakukan layanan operasional secara penuh dan berpotensi lumpuh3. Kritis : Sistem Reservasi Netizen cafe tidak bisa melakukan layanan operasional secara penuh4. Mengganggu : Sebagian Sistem Reservasi Netizen cafe terganggu2. dampak bisnisTabel 13 Dampak BisnisPROSES BISNISlevel disaster
1234
< 2 jam2 24 jam24-48 Jam> 2 hari
Mengganggu jalannya sistem reservasi Netizen Cafe
Sistem reservasi netizen caf mengalami kondisi kritis
Membahayakan proses reservasi netizen
Proses reservasi netizen cafe terhenti
5.1.3 Penilaian Sistem TI dan Komunikasi
Untuk mendukung operasional Sistem Reservasi Netizen Cafe, perlu dilakukan penilaian dan inventarisasi Sistem TI dan komunikasi, melalui identifikasi beberapa komponen berikut:
1. Spesifikasi Perangkat keras TI dan Komunikasi
2. Daftar Sistem TI
3. Daftar Personal TI
4. Daftar Supplier TI dan Teknisi
5. Prosedur Pemulihan TI (Existing)5.1.3.1 Spesifikasi Perangkat Keras TI dan Komunikasi
Adapun perangkat keras TI dan komunikasi di Netizen Cafe adalah sebagai berikut.
1. Hardware
Tabel 14 Daftar Perangkat Kerastypecpu/pc modelno.processorramdiskvendoroperating system
Xeon1 (HP Proliant DL 380)
Server 13,06 GHZ4 GB2x72,8 GB Ultra320 SCSIHPWindows Server 2003
Digunakan sebagai:
Server Rack 1
.
2. Software
Tabel 15 Daftar Perangkat Lunaksystem vendor/Perusahaan versiplatform/operating system
WEB ServerJAVA Tm2003LINUX
Pengguna :
Data Center
5.1.3.2 Daftar Sistem TI
Daftar sistem TI yang terdapat pada Netizen Cafe adalah sebagai berikut:
Tabel 16 Daftar Sistem TIsystemversionvendor/supportplatform
Sistem Reservasi1.2NetizenWindows
Fitur Utama:
Melakukan reservasi, booking, dan penjadwalan untuk pelanggan caf
Pengguna:
Pelanggan Netizen Caf
Dashboard Netizen
Fitur Utama:
Menyediakan informasi netizen caf secara realtime untuk memantau kondisi cafe
5.1.3.3 Daftar Personal TI
Daftar personal TI yang harus dihubungi jika terjadi gangguan atau bencana terhadap sistemTI yang ada di Netizen Cafe:
Tabel 17 Daftar Personel TINAMA SISTEM TINAMA PEGAWAINO. TELP NORMALNO. TELP DARURAT
Sistem Reservasi Jatmiko08956898xxxx07865xxx
Dashboard NetizenArdhi08254789xxxx07845xxx
5.1.3.4 Daftar Supplier TI dan Tenaga Teknisi
Pada saat terjadi kondisi darurat akibat gangguan atau bencana, diperlukan juga menghubungi supplier (penyedia perangkat keras dan lunak) untuk menangani pemulihan bencana terhadap sistem TI yang ada di ISNet, dengan daftar sebagai berikut:
Tabel 18 Daftar Supplier TINAMA SISTEM TINAMA PEGAWAINO. TELP NORMALNO. TELP DARURAT
Sistem ReservasiRegularly UpdateRegularly Up dateRegularly Up date
Dashboard NetizenRegularly UpdateRegularly Up dateRegularly Up date
Ket. Regularly Update: Data disesuaikan dengan kebutuhan
5.1.3.5 Prosedur Pemulihan Sistem TI yang Sudah Ada
Gambaran ringkas prosedur penyelamatan data dan pemulihan bencana yang sudah ada (existing) yang dilakukan terhadap sistem DC adalah sebagai berikut:Tabel 19 Daftar Aktivitas Pemulihan ListrikNoAktivitasPemulihan
1Konsleting listrikPengaturan daya listrik
2Power outagePenggunaan power generator cadangan
3Server DownBackup data, mirroring server
5.1.4 Prosedur Penanganan Kondisi Darurat (Existing)
Disamping penanganan kondisi darurat sudah ada sebagaimana dijelaskan sebelumnya, diperlukan juga peninjauan ulang dan penilaian prosedur penanganan kondisi darurat untuk kejadian-kejadian diluar penyelamatan dan pemulihan sistem TI, seperti evakuasi pegawai jika terjadi bencana alam (kebakaran, gempa, banjir dan lain-lain) termasuk juga prosedur keselamatan kerja.
1. Prosedur Darurat (Existing).
2. Daftar Personal yang Menangani Kondisi Darurat.
3. Daftar Layanan Kondisi Darurat yang Dapat Dihubungi.
5.1.4.1 Prosedur Darurat (Eksisting)
Prosedur untuk penanganan kondisi darurat yang sudah ada dijelaskan sebagai berikut:
Tabel 20 Prosedur DaruratNAMA PROSEDUR: Prosedur Pemadaman Kebakaran Darurat
PENJELASAN SINGKATLOKASINAMA PERSON YANG TELAH DILATIH UNTUK MENANGANITGL. TERAKHIR PELATIHAN
Bencana KebakaranNetizen CafeTiyo Pramana...
INFORMASI TERKAIT :
Prosedur ini dilakukan jika diindikasi terjadi gejala kebakaran yang kemudian dilakukan penangan pemadaman awal untuk mencegah terjadinya kebakaran yang lebih lanjut.
NAMA PROSEDUR: Evakuasi Pegawai
PENJELASAN SINGKATLOKASINAMA PERSON YANG TELAH DILATIH UNTUK MENANGANITGL. TERAKHIR PELATIHAN
Evakuasi PegawaiNetizen CafeAndi Jagat...
INFORMASI TERKAIT :
Prosedur ini merupakan prosedur guna melakukan evakuasi pegawai ketika terjadi bencana yang mengancam keselamatan jiwa pegawai Netizen Cafe
NAMA PROSEDUR: Prosedur pengaktifan generator listrik cadangan
PENJELASAN SINGKATLOKASINAMA PERSON YANG TELAH DILATIH UNTUK MENANGANITGL. TERAKHIR PELATIHAN
Power OutageNetizen CafeTiyo Pramana...
INFORMASI TERKAIT :
Prosedur ini dilakukan jika terjadi terputusnya atau tidak tersedianya aliran listrik yang menyuplai aktivitas operasional di Netizen Cafe
5.1.4.2 Daftar Personal yang Menangani Kondisi Darurat
Daftar personal dan nomor kontak detail yang menangani prosedur darurat lainnya sebagaimana berikut:
Tabel 21 Daftar Personel Penanggung Jawab Kondisi DaruratProsedur daruratJABATAN DI ORGANISASINAMANO. Kontak
NORMAL NO. KONTAK DARURAT
Evakuasi PegawaiKepala KeamananSunaryo091xxxx091xxxx
Bencana KebakaranKepala KeamananNanang081xxxx081xxxx
Power outageKepala operasionalJoko097xxxx097xxxx
5.1.4.3 Daftar Layanan Kondisi Darurat yang Dapat Dihubungi
Daftar berikut adalah layanan kondisi darurat umum maupun komersial yang dapat dihubungi sebagai berikut:
Tabel 22 Daftar Kontak Layanan DaruratLayanan DaruratCONTACT NUMBERCONTACT NAMA
Pemadam Kebakaran362 222Pemadam Kebakaran
Kepolisian199Kepolisian
TIM SAR031 8673511TIM SAR
Ambulance360 118Ambulance
Keamanan Kantor???Kepala keamanan
5.1.5 Kondisi darurat pada Lingkungan Kerja
Berikut adalah hal yang perlu dilakukan apabila terdapat kondisi darurat pada lingkungan kerja:
Jika kondisi darurat yang terjadi menyebabkan dampak pada lingkungan kerja, maka yang bertanggung jawab atau yang berwenang terhadap lingkungan kerja (misalkan: pemelihara gedung, operator genset dan lain-lain) perlu dihubungi untuk penanganan kondisi tersebut. Jika lingkungan kerja berhubungan dengan lembaga pembiayaan (misalkan sewa tempat, atau kantor asuransi) maka penanganan kondisi darurat mengacu kepada dokumen perjanjian yang ada. Sub bab berikut menjelaskan penanganan kondisi darurat yang mempengaruhi kondisi lingkungan kerja.
5.1.5.1 Penanggung jawab dan wewenang perbaikan gedung
Berikut adalah daftar seluruh lingkungan kerja yang dimiliki atau digunakan oleh ISNet dalam operasionalnya:
Tabel 23 Informasi Penanggung Jawab dan Wewenang Perbaikan GedungLOKASI GEDUNG 1: Gedung Netizen Caf
Milik sendiri atau sewaMilik Sendiri
Penanggung jawab pemeliharaanOperasional
AsuransiRegulary Up date
Penanggung jawab kerusakan pada kondisi daruratOperasional
Prosedur mendapatkan dokumen gedung pada kondisi daruratMenghubungi Bagian Umum
Personal yang bertanggung jawab untuk pemulihan lingkungan kerja pada kondisi daruratKepala Operasional
Personal yang bertanggung jawab untuk menangani pergantian peralatan gedung dan furniture pada kondisi daruratKepala Operasional
5.1.5.2 Penanganan Penyelamatan Sumber Daya Listrik
Generator cadangan (Genset) sebagai back-up sumber daya listrik harus disediakan untuk mengantisipasi potensial bencana akibat padamnya aliran listrik. Berikut daftar back-up generator untuk Netizen Cafe:
Tabel 24 Penanganan Pemulihan Sumber Daya ListrikTIPE back-up generatormendukung fungsi kritisjumlah Pengujian yang disyaratkanTGL Test terakhirPersonal penanggung jawab (maintenance)
Manual Back Up OperationTidak
Minimal 2 kali pengujianUp dateBagian Umum
Semi Manual Back Up OperationMendukung
Minimal 5 kali pengujianUp dateBagian Umum
Automatic Back Up OperationMendukung
Minimal 5 kali pengujianUp dateBagian Umum
5.2RENCANA PENANGANAN KONDISI DARURAT
Berdasarkan Identifikasi dan Analisa resiko didapatkan potensial bencana untuk Netizen Cafe, untuk meminimalisasi dampak bencana perlu dibuat strategi penanganan kondisi darurat sebagai berikut.5.2.1Strategi Penyelamatan dan Pemulihan
Bagian ini menjelaskan strategi penyelamatan dan pemulihan yang dipilih oleh Netizen Cafe jika mengalami gangguan atau bencana sebagai berikut:
Strategi Penyelamatan Proses Bisnis
Strategi Penyelamatan dan Pemulihan Sistem TI
Strategi Penyelamatan dan Pemulihan Lingkungan Kerja dan Peralatan Vital
Strategi Penyelamatan dan Pemulihan Layanan Pelanggan
Strategi Penyelamatan dan Pemulihan Aktifitas Operasional dan Administrasi
Strategi Penyelamatan Dokumen dan Informasi
Layanan Asuransi
5.2.1.1Strategi Penyelamatan Proses Bisnis
Strategi penyelamatan dan pemulihan proses bisnis pada Netizen Cafe yang dipilih adalah sebagai berikut:
Tabel 25 Strategi Penyelamatan Proses BisnisDaftar Proses BisnisBack-Up Strategi
1Pelayanan Netizen CafProses Bisnis ...
5.2.1.2 Strategi Penyelamatan dan Pemulihan Sistem TI
Strategi penyelamatan dan pemulihan Sistem TI pada Netizen Cafe adalah sebagai berikut:
Tabel 26 Strategi Penyelamatan dan Pemulihan Sistem TINAMA SISTEM TIMENDUKUNG PROSES BISNISPERSYARATANRECOVERY TIMESTRATEGI BACK-UP
..... x jamData :
Disaster Recovery Site
5.2.1.3 Strategi Penyelamatan dan Pemulihan Lingkungan Kerja dan Peralatan VitalSejumlah kejadian tak terduga dapat terjadi yang menyebabkan gangguan atau bencana pada lingkungan kerja dan fasilitas (gedung, alat perkantoran dll) yang digunakan untuk operasional Netizen Cafe. Strategi penyelamatan dan pemulihan lingkungan kerja dan peralatan vital perlu didefinisikan dengan jelas sebagai berikut:Fasilitas (Lingkungan Kerja)
Tabel 27 Daftar Tindakan Pemulihan FasilitasNAMA FASILITASBACK-UP DAN RECOVERY STRATEGYPERKIRAAN BIAYA (juta)
GedungPerbaikan50 - 100
GedungRelokasi500 - 1000
Pendingin ruangan (AC)Perbaikan1 - 2
Pendingin ruangan (AC)Penggantian4 5
Router Wi-FiPerbaikan1 2
Router Wi-FiPenggantian3 4
Peralatan Vital
Tabel 28 Daftar Tindakan Pemulihan Peralatan VitalNAMA PERALATANBACK-UP AND RECOVERY STRATEGYPERKIRAAN BIAYA (juta)
Peralatan CafPerbaikan5 10
Peralatan CafPenggantian15 20
5.2.1.4 Strategi Penyelamatan dan Pemulihan Layanan Pelanggan
Dalam kondisi darurat sangat diperlukan strategi penyelamatan dan pemulihan layanan pelanggan Netizen Cafe untuk mengurangi dampak potensial kehilangan pelanggan yang akan berdampak pada pendapatan Netizen Cafe. Rencana strategi penyelamatan dan pemulihan pelanggan di identifikasikan sebagai berikut:
Tabel 29 Strategi Penyelamatan dan Pemulihan Layanan PelangganAktifitas PelangganBack-Up Strategi yang disyaratkanDampak Bencana (Potensial)
1Pendapatan Tertunda
2Mengganggu Pelanggan
5.2.1.5 Strategi Penyelamatan dan Pemulihan Aktifitas Operasional dan AdministrasiBagian berikut menjelaskan strategi penyelamatan aktifitas dan operasional yang penting pada kondisi darurat:
AKTIFITAS PENTING
Tabel 30 Daftar Proses Penting NAMA PROSESLEVEL DISASTER POTENSIAL GANGGUAN NILAI DAMPAK
1 s/d 4Gangguan yang disengaja, Kerusakan peralatan, Gangguan keamanan TI1 s/d 4
BACK-UP AND RECOVERY STRATEGY:
.
.
1 s/d 4Gangguan yang disengaja, Kerusakan peralatan, Gangguan keamanan TI1 s/d 4
BACK-UP AND RECOVERY STRATEGY:
.
AKTIFITAS TIDAK PENTING
Tabel 31 Daftar Proses Kurang MendesakNAMA PROSESLEVEL DISASTER POTENSIAL GANGGUANDAMPAK
Regulary Update
Regulary Up date
Regulary Up date
BACK-UP AND RECOVERY STRATEGY:
Regulary Update
Regulary Up date
Regulary Up date
BACK-UP AND RECOVERY STRATEGY:
*Regulary Update : Data disesuaikan dengan kebutuhan5.2.1.6 Strategi Penyelamatan Dokumen dan Informasi precedenceNetizen Cafe pasti memiliki informasi ataupun dokumen yang dalam bentuk Hard Copy ataupun Soft Copy yang berada didalam CD recordable. Sangat penting untuk mengetahui keberadaan dokumen tersebut pada kondisi darurat. Form berikut digunakan untuk menentukan strategi penyelamatan dokumen dan informasi yang dimiliki:
Tabel 32 Strategi Penyelamatan Dokumen dan Informasi precedenceNAMA DOCUMENT, DATA ATAU INFORMATIONSISTEM / LOKASI DIMANA BERADA (KONDISI NORMAL)POTENTIAL GANGGUANPOTENTIAL DAMPAK (NILAI)METODE BACK-UP DAN RECOVERY
Gangguan yang disengaja, Kerusakan peralatan, Gangguan keamanan IT1 s/d 4Penggandaan Data dalam bentuk
Gangguan yang disengaja, Kerusakan peralatan, Gangguan keamanan IT1 s/d 4
5.2.1.7 Layanan Asuransi
Form berikut menjelaskan dokumen kontrak asuransi yang telah dibuat untuk menjamin kondisi darurat:
Tabel 33 Daftar Kebijakan AsuransiNAMA POLICY ASURANSITYPE ASURANSIPERIODE BERLAKUJML YANG DI ANSURANSIKANPERSONAL YANG MENANGANIPEMBAHARUAN BERKUTNYA TANGGAL
Regulary up date
Regulary update
Regulary updateRegulary update
Regulary update
Regulary update
Regulary update
Regulary update
Regulary updateRegulary update
Regulary update
Regulary update
*Regulary Update: Data disesuaikan dengan kebutuhan
5.2.2Personal BCP dan SupplierPada bagian ini berisi, siapa saja yang harus dihubungi saat terjadi kondisi darurat, menyangkut personal kontak, vendor, supplier dan teknisi yang terlibat.
Ketua dan Wakil Ketua
Daftar Personal dan Kontak Darurat
Daftar Supplier dan Kontak Darurat
Strategi Pemulihan Pekerja
Pembentukan Tim Pemulihan Bencana Pembentukan Tim Pemulihan Bisnis5.2.2.1 Ketua dan Wakil KetuaTabel 34 Daftar Wewenang Area Fungsional Pimpinan BCPFUNCTIONAL AREAKETUA DRP DCWAKIL KETUA DRP DC
NAMAPOSISINO. TELPNAMAPOSISINO. TELP
5.2.2.2 Daftar Personal dan Kontak Darurat
Tabel 35 Daftar Personel BCPNamaNama PegawaiKontak NormalKontak Darurat
Ketua BCP
Wakil Ketua
Koordinator IT Recovery
Koordinator Bussines Recovery
.
5.2.2.4 Daftar Supplier BCP dan Kontak Darurat
Berikut adalah daftar supplier DRP DC yang harus dihubungi saat kondisi darurat:
Regular suppliers
Tabel 36 Daftar Informasi Penyuplai BCPNAMA OF SUPPLIERUNTUK PELAYANANNORMAL CONTACT DETAILSEMERGENCY CONTACT DETAILS
HPMenyediakan suplai server komputerRegulary Up dateRegulary Up date
IBMMenyediakan Suplai server komputerRegulary Up dateRegulary Up date
Alat Tulis KantorMenyediakan Keperluan Alat Tulis KantorRegulary Up dateRegulary Up date
*Regulary Update: Data disesuaikan dengan kebutuhan
Alternatif suppliers
Tabel 37 Daftar Informasi Alternatif Penyuplai BCPNAMA OF SUPPLIERUNTUK LAYANANNORMAL CONTACT DETAILSEMERGENCY CONTACT DETAILS
DellMenyediakan suplai server komputerRegulary Up dateRegulary Up date
FujitsuMenyediakan suplai server komputerRegulary Up dateRegulary Up date
ACer Menyediakan suplai server komputerRegulary Up dateRegulary Up date
*Regulary Update: Data disesuaikan dengan kebutuhan
5.2.2.5 Strategi Pemulihan Pekerja
Daftar berikut adalah daftar nama pegawai di Netizen Cafe yang harus dipulihkan saat terjadi kondisi darurat agar keberlangsungan layanan sistem DC dapat terjaga:
Tabel 38 Daftar Personel Berprioritas TinggiDEPARTMENTNAMAWORK CONTACT NO.HOME CONTACT NO.*MEMBER
Bidang Keuangan...
......
5.2.2.6 Pembentukan Tim Pemulihan Bencana
Anggota tim pemulihan bencana dibentuk berdasarkan kebutuhan dan tergantung dari kondisi dan situasi bencana yang terjadi. Form berikut digunakan untuk pembentukan tim pemulihan bencana, yang diisi saat penanganan bencana:
Tabel 39 Form Pembentukan Tim Pemulihan BencanaNAMAJABATAN DAN NAMA DEPARTEMENTANGGAL DITUNJUK MENJADI TIM PEMULIHANTANGGAL PERSETUJUAN
Ketua Tim Pemulihan Bencana
Saat Pelaksanaan pemulihan bencanaSaat Pelaksanaan pemulihan bencana
Tanggung Jawab dalam Tim Pemulihan Bencana: mengorganisir pelaksanaan pemulihan bencana
Wakil Ketua Tim Pemulihan
Saat Pelaksanaan pemulihan bencanaSaat Pelaksanaan pemulihan bencana
Tanggung Jawab dalam Tim Pemulihan Bencana: memonitor kejadian dan perkembangan pemulihan bencana
5.2.2.7 Pembentukan Tim Pemulihan Bisnis
Anggota tim pemulihan bisnis dibentuk berdasarkan kebutuhan dan tergantung dari kondisi dan situasi bencana yang terjadi. Form berikut digunakan untuk pembentukan tim pemulihan bencana, diisi saat penanganan bencana.
Tabel 40 Form Pembentukan Tim Pemulihan BisnisNAMAJABATAN DAN NAMA DEPARTEMEN TANGGAL DITUNJUK MENJADI TIM PEMULIHANTANGGAL PERSETUJUAN
Ketua Tim Pemulihan Bisnis
Saat Pelaksanaan pemulihan bisnisSaat Pelaksanaan pemulihan bisnis
Tanggung Jawab dalam Tim Pemulihan Bisnis : mengorganisir pelaksanaan pemulihan bencana
Wakil Ketua Tim Pemulihan
Saat Pelaksanaan pemulihan bisnisSaat Pelaksanaan pemulihan bisnis
Tanggung Jawab dalam Tim Pemulihan Bisnis: memonitor kejadian dan perkembangan pemulihan bisnis
Koordinator Pemulihan Bisnis
Saat Pelaksanaan pemulihan bisnisSaat Pelaksanaan pemulihan bisnis
Tanggung Jawab dalam Tim Pemulihan Bisnis :
- Menentukan strategi pemulihan bisnis
- Merencanakan biaya pemulihan bisnis
- Memonitor kejadian selama pemulihan
- Membuat Laporan perkembangan aktifitas pemulihan TI kepada ketua dan Wakil ketua
Tim pemulihan
Tim Teknik Pemulihan TI
Saat Pelaksanaan pemulihan bisnisSaat Pelaksanaan pemulihan bisnis
Tanggung Jawab dalam Tim Pemulihan Bisnis :
- Melaksanakan aktifitas teknik pemulihan TI
- Melaporkan setiap hasil kegiatan kepada kordinator pemulihan TI
5.2.3 Dokumen dan ProsedurNetizen Cafe memiliki dokumen, dan data-data penting. Disini dijelaskan bagaimana penanganan dokumen, data dan peralatan penting berhubungan dengan kondisi darurat:
Dokumen dan Data Vital
Penyedia Peralatan Kantor pada Kondisi Darurat
Personal yang menangani pemberitaan pada kondisi darurat
Prosedur yang Berlaku pada Kondisi Darurat
Rencana Biaya untuk Penyelamatan dan Pemulihan
5.2.3.1 Dokumen dan Data Vital
Form berikut menjelaskan dokumen dan data penting yang dimiliki:
Tabel 41 Daftar Dokumen dan Data VitalNAMA DOKUMEN/DATADISKRIPSI SINGKATLOKASI DOKUMENPERSONAL YANG BERTANGGUNG JAWAB
NAMACONTACT NO.
Data presensi pegawaiData ,,.....
..
5.2.3.2 Penyedia Peralatan Kantor pada Kondisi Darurat
1. PENYEDIA ALAT KANTOR PADA SAAT KONDISI DARURAT
Tabel 42 Daftar Penyedia Peralatan Kantor Saat Kondisi DaruratJENIS BARANGNAMA LOKASIALAMAT LOKASICONTACT PERSONNO. TELP
Komputer
Furniture
2.PENYEDIA TETAP ALAT KANTOR (SUPPLIER REGULER) YANG DAPAT DIORDER BESOKNYA (SEHARI SETELAH BENCANA)Tabel 43 Daftar Penyedia Tetap Peralatan Kantor Setelah BencanaNAMA BARANGNAMA REGULAR SUPPLIERCONTACT PERSONNO. TELP
KomputerHP, IBM
5.2.3.3 Personal yang Menangani Pemberitaan pada Kondisi Darurat
Daftar berikut adalah personal yang berhak menangani segala informasi pada kondisi darurat karena bencana, yang perlu diberitakan baik kepada internal organisasi maupun kepada masyarakat luas:
NAMAPOSISI DALAM ORGANISASINOMOR TELEPON
5.2.3.4 Prosedur yang Berlaku pada Kondisi Darurat
Daftar berikut adalah prosedur yang berlaku pada saat kondisi darurat yang menggantikan prosedur standart pada kondisi normal:
Tabel 44 Prosedur Saat DaruratNama posedur atau AktivitasPenanggung Jawab kondisi normalPerson yang menangani kondisi darurat
NAMANORMAL CONTACT detailsEMERGENCY CONTACT details
SERVER DOWN
(Pada ISNet)TIM Sistem TI .........
PROSEDUR OPERASI :
STEP
Menghubungi ketua ...
....
....
APLIKASI DOWN
(Pada ...)TIM Sistem TI ............
PROSEDUR OPERASI :
STEP 1. ...
PENGALIHAN DATA ....TIM Sistem TI ...
PROSEDUR OPERASI :
STEP 1. ...
5.2.3.5 Rencana Biaya untuk Penyelamatan dan Pemulihan
Form berikut digunakan untuk menentukan rencana biaya penyelamatan dan pemulihan: (diisi pada saat melakukan penanganan bencana).Tabel 45 Perencanaan Biaya PemulihanBACK-UP ATAU STRATEGI RECOVERYBIAYA (juta)
Perbaikan Server2
Relokasi hardisk1.5
Penggantian Server25
Evakuasi pegawai20
5.3 PEMULIHAN BENCANA
Bagian yang terpenting di dalam menangani kondisi darurat adalah prosedur pemulihan bencana. Sub bab ini menjelaskan rencana pemulihan bencana.
5.3.1 Rencana Penanganan Bencana
Tahap pertama penanganan kondisi darurat adalah melakukan rencana penanganan bencana. Sub bab berikut menjelaskan rencana penanganan bencana:
1. Identifikasi Status Bencana.
2. Daftar Penyedia Layanan Kondisi Darurat Saat Bencana.
3. Penilaian Dampak Bisnis Karena Bencana.
4. Manajemen Aktivitas Selama Pemulihan Bencana.
5.3.1.1 Identifikasi Status Bencana
Mengidentifikasikan status bencana yang tepat akan memudahkan menentukan strategi pemulihan bencana yang tepat. Form berikut digunakan untuk mengidentifikasikan status bencana:
Contoh :
Tabel 46 Daftar Kriteria Identifikasi BencanaKRITERIA(UNtuk menentukan potensial bencana)
Apakah bencana berpotensial mengancam keselamatan manusia ?
Apakah bencana berpotensial merusak gedung dan peralatan ?
5.3.1.2 Daftar Penyedia Layanan Kondisi Darurat Saat Bencana
Form berikut digunakan untuk daftar penyedia layanan kondisi darurat saat bencana:
Contoh :
Tabel 47 Daftar Informasi Penyedia Layanan DaruratLAYANAN DARURATLAYANAN UTAMA YANG DISEDIAKANNAMA PERSONAL PENYEDIA LAYANANNO. KONTAKPERSONAL YANG BERTANGGUNG JAWAB MENGHUBUNGI PENYEDIA LAYANAN
NAMANO. KONTAK
Server Down
Pemulihan server
Perbaikan ServerSpeedy Telkom-Pahlevie-
Jaringan Internet Down
Pemulihan Jaringan KomputerSpeedy Telkom+6285731821376Pahlevie-
Listrik Mati / Daya listrik menurunMenyalakan cadangan listrikPLN109Izzano+6285731921275
5.3.1.3 Penilaian Dampak Bisnis Karena Bencana
Form berikut digunakan untuk menilai dampak bisnis karena bencana, yang diisi saat penanganan bencana.
Contoh :
Tabel 48 Form Penilaian Dampak Bisnis Terhadap BencanaDESCRIPTION OF DISASTER:
TANGGAL PEMBERITAHUAN: TANGGAL DISASTER OLEH TIM PEMULIHAN :
PROSES BISNIS YANG TERPENGARUHSTATUS LEVEL
PENILAIAN OLEHKETERANGAN
1234
Tidak dapat mengakses internet karena jaringan internet mengalami gangguan
XTim pemulihan bencana
Tidak dapat menyediakan makanan atau minuman yang diolah dengan alat elektronik dikarenakan listrik mati
XTim Pemulihan bencana
LEVEL STATUS:
Tabel 49 Tingkat Status Pemulihan BencanaLEVELKETERANGAN
1Sampai dengan 2 jam
22 sampai dengan 24 jam
324 sampai dengan 48 jam
4Lebih dari 2 hari
5.3.1.4 Manajemen Aktivitas Selama Pemulihan Bencana
Form berikut merupakan form isian untuk mencatat aktivitas selama pemulihan bencana. Diisi saat pemulihan bencana.
Contoh :
Tabel 50 Form Aktivitas Selama Pemulihan BencanaNAMA AKTIVITAS: Pemulihan Bencana Kebakaran
Nomor Referensi:
Deskripsi:
TANGGAL/WAKTU MULAITANGGAL/WAKTUSUMBER DAYA YANG DIPERLUKANPERSONIL YANG TERLIBAT
7:03 PM 18 November 2015
7:03 PM 18 November 2015
Fire ExtinguisherTim Pemulihan Bencana
5.3.2 Pencatatan dan Pelaporan saat Pemulihan Bencana
Menjaga komunikasi yang baik selama pemulihan bencana merupakan keharusan. Untuk itu, dibutuhkan pencatatan dan pelaporan selama pemulihan bencana kepada semua Tim. Bagian ini menjelaskan pengelolaan pencatatan dan pelaporan selama pemulihan bencana:
1. Mobilisasi Tim Pemulihan Bencana
2. Pelaporan Kepada Pihak Manajemen dan Personal Terkait
3. Pemberitahuan Kepada Keluarga Pegawai
4. Pencatatan Kejadian Selama Pemulihan Bencana
5. Laporan Pemulihan Bencana
5.3.2.1 Mobilisasi Tim Pemulihan Bencana
Form berikut digunakan untuk memobilisasi Tim Pemulihan bencana. Diisi saat pemulihan bencana:
Tabel 51 Form Mobilisasi Tim Pemulihan BencanaDESKRIPSI KONDISI DARURAT: Pemulihan Bencana Listrik Mati
TANGGAL TERJADI:
NAMA ANGGOTA TIMNO. TELP DETAILDIHUBUNGI (WAKTU DAN TANGGAL)OLEHTANGGAPANWAKTU TIBA KELOKASI
Pahlevie 8:10 PM 19 Desember 2015PLNOn the Way
9 :10
DESKRIPSI PERINTAH : Menghubungi PLN untuk memadamkan listrik atau mengamankan listrik
5.3.2.2 Pelaporan Kepada Pihak Manajemen dan Personal Terkait
Form berikut adalah daftar personil (manajemen atau pegawai inti) yang harus diinformasikan atau dihubungi pada saat terjadi bencana.Contoh :
Tabel 52 Form Pelaporan kepada Pihak ManajemenNAMAJABATANNO. TELP NORMALNO. TELP DARURATLOKASI YANG DITANGANITIPE BENCANA
CakaKetua Tim Pemulihan Bencana+628123235498129 / 112Lokasi di sekitar bencanaGangguan Disengaja, Kerusakan peralatan dan sistem, Gangguan Utilitas Umum, Bencana Alam
5.3.2.3 Pemberitahuan Kepada Keluarga Pegawai
Pada saat kondisi darurat dimungkinkan terjadi kondisi yang tidak menyenangkan kepada pegawai (terluka, gawat darurat, meninggal). Tim perlu melakukan komunikasi kepada keluarga pegawai untuk menginformasikan hal tersebut.
Contoh :
Tabel 53 Daftar Personel Penanggung Jawab Pemberitahuan kepada Keluarga PegawaiNAMAPOSISI DI ORGANISASINO. TELP NORMALNO. TELP DARURATBERTANGGUNG JAWAB UNTUK DEPARTEMEN/UNIT
IzzanoOwner dan CEO+6285731922175031-5665454Produksi
5.3.2.4 Pencatatan Kejadian Selama Pemulihan Bencana
Form berikut digunakan untuk pencatatan kejadian selama pemulihan bencana. Di isi Saat pemulihan bencana.
Contoh :
Tabel 54 Form Pencatatan Kejadian Selama Pemulihan BencanaDESKRIPSI BENCANA: Pemulihan Bencana Kebakaran akibat Petir
TANGGAL PELAKSANAAN:
TANGGAL DISASTER OLEH TIM PEMULIHAN:
AKTIVITAS YANG DILAKUKAN OLEH TIM PEMULIHAN BENCANA HARI DAN TANGGALHASILAKTIVITAS BERIKUTNYA YANG DIBUTUHKAN
Menghubungi PLN untuk mematikan listrik pada bagian yang terbakar karena gangguan listrik
18 November 2015PLN berhasil memadamkan listrikMengamankan asset-asset penting yang hamper terkena bencana
5.3.2.5 Laporan Pemulihan Bencana
Tim harus memberikan Laporan kegiatan pemulihan bencana kepada manajemen.
Laporan harus meliputi:
Deskripsi kondisi darurat
Siapa yang menginformasikan kondisi darurat (Tanggal)
Aktivitas yang dilakukan5.4 PEMULIHAN BISNIS
Pemulihan bisnis mungkin juga harus dilakukan akibat bencana yang terjadi. Bab berikut menjelaskan prosedur pemulihan bisnis:
1. Pemulihan Bisnis
2. Aktivitas Pemulihan Bisnis.
5.4.1 Pemulihan Bisnis
Hal terpenting dari pemulihan bencana adalah melakukan pemulihan bisnis, bagian ini menjelaskan penanganan pemulihan bisnis:
1. Mobilisasi Tim Pemulihan Bisnis
2. Penilaian Kerusakan dan Dampak Bisnis3. Menyiapkan Rencana Pemulihan4. Penanganan Operasi Bisnis Kembali ke Kondisi Normal5. Menyiapkan Laporan Pemulihan Bisnis5.4.1.1 Mobilisasi Tim Pemulihan Bisnis
Form berikut untuk memobilisasi Tim Pemulihan Bisnis.
Contoh :
Tabel 55 Form Mobilisasi Tim Pemulihan BisnisDESKRIPSI BENCANA: Pemulihan Bencana Kehilangan Data akibat Cracker
TANGGAL PELAKSANAAN:
TANGGAL DISASTER OLEH TIM PEMULIHAN:
NAMA ANGGOTA TIMNO. TELP DETAILDIHUBUNGI (WAKTU DAN TANGGAL)OLEHTANGGAPANWAKTU TIBA KELOKASI
Hafid+6281231354928:17 PM 17 Desember 2015PT. Sekuritas NetworkProgress..
9 :00 PM
DESKRIPSI PERINTAH
Menghubungi vendor terkait untuk mengatasi kehilangan data
5.4.1.2 Penilaian Kerusakan dan Dampak BisnisForm berikut digunakan untuk penilaian kerusakan dan dampak bisnis akibat bencana:
Tabel 56 Informasi Penilaian KerusakanLINGKUP BISNIS YANG TERPENGARUHPROSES BISNIS YANG TERPENGARUHKETERGANTUNGANESTIMASI WAKTU PEMULIHAN KE KONDISI NORMAL
Sektor KeuanganTransaksi pelangganServer yang hanya satu5 -24 Jam
PENILAIAN DAMPAK BISNIS:
Cukup krusial dan bisa menghambat bisnis jika tidak ditangani dengan baik
FORM PENILAIAN KERUSAKAN UNTUK PENILAIAN KERUSAKAN DAN DAMPAK BISNISTabel 57 Form Penilaian Kerusakan Untuk Penilaian Kerusakan dan Dampak BisnisBISNIS YANG TERPENGARUHPERMASALAHANTINGKAT KERUSAKAN
Layanan Makanan dan MinunanBerkurangnya kepercayaan pegawaiParah
5.4.1.3 Menyiapkan Rencana PemulihanForm berikut digunakan untuk menyiapkan rencana pemulihan akibat bencana:
Contoh :
Tabel 58 Form Rencana Pemulihan BencanaHAL YANG DIPULIHKANPROSEDUR PEMULIHANPERSONAL YANG MENANGANIKETERKAITANRENCANA TANGGAL SELESAI
1Layanan Makanan dan MinumanMenangani permasalahan langsung ke titik awal permasalahanTim Pemulihan Bisnis 20 Desember 2016
5.4.1.4 Penanganan Operasi Bisnis Kembali ke Kondisi NormalForm berikut digunakan untuk penanganan operasi pemulihan bisnis kembali ke kondisi normal akibat bencana:
Tabel 59 Form Penanganan Operasi Bisnis Sampai Kondisi NormalNAMA PROSES BISNIS:
TANGGAL penyelesaian PEkerjaan Dari Tim Pemulihan Bisnis
TANGGAL serah terima ke Manajemen Harian
KETUA TIM PEMULIHAN BISNIS
Nama:
Tanda Tangan:
Tanggal:
PENERIMA KONFIRMASI
Nama:
Jabatan:
Tanda Tangan:
Tanggal:
5.4.1.5 Menyiapkan Laporan Pemulihan BisnisForm berikut digunakan untuk menyiapkan laporan pemulihan bisnis pada siapa saja yang harus dilapori akibat bencana:Tabel 60 Form Personel Penanggung Jawab Laporan Pemulihan BisnisNAMA ManajerNAMA Department/unit yang terkait
HafidDepartemen TI
Eristya Departemen Keuangan
PahlevieDepartemen Produksi
5.4.2 Aktivitas Pemulihan Bisnis
Bab ini menjelaskan aktivitas proses pemulihan bisnis:
1. Pemulihan Sumber Daya Listrik dan Fasilitas Lainnya
2. Pemulihan Fasilitas (Lingkungan kerja, Fixture, Furniture)
Untuk bagian berikut tidak akan dijelaskan contoh prosedurnya dikarenakan mempunyai form yang sama dengan dua hal di atas.
1. Pemulihan Sistem Komunikasi
2. Pemulihan Sistem TI (Hardware dan Software)
3. Pemulihan Transaksi dan Layanan pelanggan
4. Pemulihan Sumber Daya Manusia
5.4.2.1 Pemulihan Sumber Daya Listrik dan Fasilitas Lainnya
5.4.2.1.1 Sumber Daya ListrikCONTOH PROSEDUR UNTUK MEMULIHKAN SUMBER DAYA LISTRIK
Tabel 61 Contoh Prosedur untuk Memulihkan Sumber Daya ListrikKEGIATANKEBUTUHAN SUMBER DAYAPERKIRAAN SELESAI WAKTU/TANGGAL
Menaksir Kerusakan
Survey tempat
Tes tingkat keamanan
Tes kable, jaringan, kotak hubung
Siapkan laporan ...
Lokasi yang Terpengaruh oleh Kerusakan
Lokasi 1
Activitas Recovery yang Diperlukan
Aktivitas 1
Aktivitas 2
Perkiraan Biaya Kerja yang Diperlukan (Ribuan)Rp ___________________________________________________
FORM TAKSIRAN KERUSAKAN UNTUK MEMULIHKAN DAYA LISTRIK
Tabel 62 Form Taksiran Kerusakan untuk Memulihkan Daya ListrikLOKASIJENIS BARANGDIPERBAIKI/DIGANTI
Sektor XJaringan ListrikDiperbaiki
Sektor YLightingDiganti
TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB PEGAWAI UNTUK MEMULIHKAN SUMBER DAYA LISTRIK
Tabel 63 Form Penanggung Jawab Pemulihan Tenaga ListrikNAMADEPARTMENT POSISI
Caka KeamananKepala / Manajer
TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB DALAM PROSES PENGEMBALIAN BISNIS:
5.4.2.2 Pemulihan Fasilitas (Lingkungan kerja, Fixture, Furniture)
CONTOH PROSEDUR UNTUK PEMULIHAN LINGKUNGAN KERJA, FIXTURES DAN FURNITURE
Tabel 64 Contoh Prosedur untuk Pemulihan Lingkungan Kerja, Fixtures dan FurnitureKEGIATANKEBUTUHAN SUMBER DAYAPERKIRAAN SELESAI WAKTU/TANGGAL
1. Menaksir Kerusakan (lihat form terkait)
Survei tempat dari struktur utama mencakup penyangga, dinding dan atap
Permasalahan keamanan
Permasalahan akses
2. Menaksir Kerusakan non-structural
Survei semua fasilitas tempat non-structural
3. Penerangan, Pemanas, Pendingin dan Ventilasi
Menyiapkan daftar kerusakan
Menaksir tiap kerusakan yang dapat dipulihkan
4. Pintu, dinding dan Lantai
Mencatat kerusakan dan menghitung kerusakan yg dapat dipulihkan
5. Identifikasi kebutuhan untuk tempat sementara
6. Relokasi ke Lingkungan Kerja Sementara
7. Persiapan untuk Kembali ke Lingkungan Kerja Semula
FORM PENILAIAN KERUSAKAN UNTUK PEMULIHAN LINGKUNGAN KERJA, FIXTURES DAN FURNITURE
Tabel 65 Form Penilaian Kerusakan untuk Pemulihan Lingkungan Kerja, Fixtures dan FurnitureLOKASIJENIS BARANGDIPERBAIKI/DIGANTI
Sektor A
Kursi dan MejaDiganti bila kerusakan parah
Sektor B
Gelas dan PiringDiganti
TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB PEGAWAI UNTUK PEMULIHAN LINGKUNGAN KERJA, FIXTURES DAN FURNITURE
Tabel 66 Daftar Penanggung Jawab Pemulihan Lingkungan KerjaNAMADEPARTMENT POSISI
EristyaKeuanganManajer
TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB DALAM PROSES PEMULIHAN BISNIS:
Berusaha mencari cara untuk memulihkan asset interior yang mengalami kerusakan
5.5 PENGUJIAN BCP
Dokumen yang dibuat wajib diuji untuk melihat kebenarannya. Bab berikut menjelaskan tentang pengujian BCP:
5.5.1 Rencana PengujianPengujian BCP yang telah disusun harus direncanakan dengan baik, bab berikut menjelaskan rencana pengujian BCP:
1. Menyusun Tujuan dan Ruang Lingkup Pengujian
2. Setting Lingkungan Pengujian3. Menyiapkan Data Pengujian4. Memimpin Pengujian5. Mengontrol dan Memonitor Pengujian6. Menyiapkan Kuesioner Pengujian7. Menyiapkan Kebutuhan Biaya Pengujian8. Pelatihan Tim Pengujian5.5.1.1 Menyusun Tujuan dan Ruang Lingkup Pengujian
Tujuan dan ruang lingkup pengujian sangat perlu didefinisikan terlebih dahulu sebelum pengujian sistem dilakukan. Form berikut digunakan untuk menyusun tujuan dan ruang lingkup pengujian:
Tujuan Pengujian
Untuk menguji sistem BCP yang telah disusun apakah dapat bekerja dengan baik dalam menangani bencana yang terjadi Melakukan evaluasi dan perbaikan sistem BCP Untuk melihat sejauh mana kesiapan BCP untuk diimplementasikan
Ruang Lingkup Pengujian
Semua unit bisnis yang memiliki risiko tinggi
5.5.1.2 Setting Lingkungan Pengujian
Form berikut digunakan untuk men seting lingkungan pengujian:Tabel 67 Form Pengaturan Lingkungan PengujianTIPE KONDISI DARURATKONDISI YANG DIBUTUHKAN UNTUK MENSIMULASIKAN KONDISI DARURAT
Dampak risiko tinggiPemadaman listrik
Dampak risiko sedangHacking
Dampak risiko rendahLupa password
5.5.1.3 Menyiapkan Data Pengujian
Form berikut digunakan untuk menyiapkan data pengujian:
Tabel 68 Form Data PengujianKONDISI DARURAT YANG AKAN DISIMULASIKANBISNIS PROSES YANG DIPENGARUHIDATA TEST YANG DIPERLUKAN UNTUK SIMULASI KONDISI DARURAT
Pemadaman listrikPenyedia meeting roomPenyebab pemadaman, dampak yang akan terjadi, data yang berpotensi hilang karena pemadaman
KebakaranCommunity meetup organizerPenyebab kebakaran, dampak yang akan terjadi, data yang berpotensi hilang karena kebakaran
5.5.1.4 Memimpin Pengujian
Di dalam melakukan pengujian sistem BCP perlu ditunjuk koordinator pengujian yang akan memimpin pelaksanaan pengujian. Form berikut digunakan untuk memilih personal yang memimpin pengujian:
Tabel 69 Form Penanggung Jawab PengujianUNIT BISNISPERSONAL YANG DIUSULKAN UNTUK MENJADI KOORDINATORTUGAS KOORDINATOR
Penyedia meeting roomTiyo PramanaMelakukan antisipasi terhadap semua risiko yang berdampak terhadap unit bisnis penyedia meeting room
Community meetup organizerAndi JagatMelakukan antisipasi terhadap semua risiko yang berdampak terhadap unit bisnis community meetup organizer
5.5.1.5 Mengontrol dan Memonitor Pengujian
Form berikut digunakan untuk mengontrol dan memonitor pengujian:
Tabel 70 Form Penanggung Jawab Monitoring PengujianPERSONAL YANG DIPILIH UNTUK MEMONITORAKTIVITAS MONITORING
NanangBencana kebakaran
JokoPower outage
5.5.1.6 Menyiapkan Kuesioner Pengujian
Sangat penting untuk melihat feedback hasil pengujian DRP DC oleh karena itu perlu dibuat kuesioner hasil pengujian DRP DC dari seluruh tim yang terlibat.
PENGUJIAN PEMULIHAN BENCANA
FEEDBACK AND EVALUATION FORM
DISIAPKAN UNTUK PESERTA YANG MENGIKUTI PENGUJIAN
Nama Program Pengujian: Simulasi Kebakaran
Tanggal: 10 Desember 2014
Materi Pengujian: Kebakaran
Lingkari nilai yang sesuai1 . Lama waktu program pengujian?
12345
Terlalu lamaTerlalu pendekBelum memenuhi harapanMendekati harapanTelah tepat
Komentar:
Proses pemadaman api tergantung dari seberapa besar kebakaran yang terjadi dan seberapa luas daerah yang terkena kebakaran
2. Instruksi yang anda dapat selama pengujian?
12345
Terlalu mendasarTerlalu kompleksNormalCukup beralasanMenyeluruh dan mudah dipahami
Komentar:
Banyak instruksi yang harus dipahami dan dilaksanakan ketika kebakaran terjadi
3. Apakah pengujian cukup realistik untuk menguji kebutuhan pemulihan bencana? :
12345
Tidak realistikCukup realistikRealistikSangat realistikBenar-benar realistik
Komentar:
Kondisi simulasi kebakaran cukup nyata
4. Beberapa kali permasalahan yang anda hadapi selama pengujian ? :
12345
Tidak ada1 2 3 - 45 6diatas 6
Komentar:
5. Seberapa efektif data pengujian yang digunakan ? :
12345
KurangCukupBaikSangat baikSetuju
Komentar:
Data yang digunakan cukup efektif
6. Bagaimana ke efektifan Prosedur pemulihan yang diberikan? :
12345
KurangCukupBaikSangat baikSetuju
Komentar:
7. Bagaimana ke realitasan kondisi simulasi yang di set untuk pengujian? :
12345
Sangat tidak realistikKadang realistikCukup RealistikSangat realistic
Komentar:
Kondisi simulasi cukup real
8. Untuk seluruh program pengujian yang telah dilakukan, berapa nilai rata-rata yang anda berikan ? :
12345
JelekCukupBaikSangat baikSetuju
Komentar:Simulasi yang dilakukan bisa mewakili jika terjadi kebakaran nantinya
9. Perubahan apa yang anda sarankan agar program pengujian menjadi lebih efektif ?
Komentar:Simulasi yang dilakukan agar dibuat se-nyata mungkin
NAMA: Siti AminahPOSISI: Pegawai
TANGGAL: 10 Desember 2014UNIT: Penyedia meeting room
PENGUJIAN PEMULIHAN BENCANA
KONTROL DAN MONITORING PENGUJIAN
FEEDBACK AND EVALUATION
Nama Program Pengujian: Simulasi Kebakaran
Tanggal: 10 Desember 2014
Materi Pengujian: Kebakaran
Lingkari nilai yang sesuai1 . Seberapa relevan simulasi kondisi pengujian terhadap kondisi darurat sebenarnya?
12345
Sangat tidak relevanKadang relevanRelevanSangat relevanBenar-benar relevan
Komentar:Kondisi pengujian cukup relevan dengan yang akan terjadi pada dunia nyata nantinya
2. Seberapa realistik lingkungan simulasi pengujian?
12345
Sangat tidak realistikKadang realistikCukup RealistikSangat realistik
Komentar :-
Lingkungan pengujian cukup realistic, terdapat api yang harus dipadamkan, alat pemadam, dan prosedur evakuasi
3. Seberapa nyaman personal yang melakukan pengujian terhadap kondisi simulasi pengujian
12345
Tidak nyamanCukupNyamanSangat nyamanBenar-benar nyaman
Komentar :-
Semua peserta pengujian merasa nyaman terhadap pengujian yang dilaksanakan
4. Seberapa baik penguji memahami prosedur pemulihan bencana yang diberikan ?
12345
Tidak pahamCukup PahamSangat PahamBenar-benar paham
Komentar:Penguji memahami dengan baik, dilihat selama pengujian berlangsung
5. Seberapa baik penguji memahami aturan dan tanggung jawab pengujian ?
12345
Tidak baikCukupBaikSangat baikBenar-benar baik
Komentar:Penguji memahami dengan baik, dilihat selama pengujian berlangsung
6. Seberapa baik pengelolaan pengujian?
12345
Tidak baikCukupBaikSangat baikBenar-benar baik
Komentar:Pengujian dikelola dengan baik, dapat dilihat dari alat-alat yang digunakan lengkap dan prosedur terhadap kebakaran jelas
7. Seberapa sukses keseluruhan pengujian ?
12345
Tidak suksesCukup SuksesSuksesSangat suksesBenar-benar sukses
Komentar:Peserta pengujian memahami tindakan apa saja yang harus dilakukan keitka terjadi kebakaran
NAMA: NanangPOSISI: Kepala Keamanan
TANGGAL: 10 Desember 2014UNIT: Penyedia meeting room
5.5.1.7 Menyiapkan Kebutuhan Biaya Pengujian
Di dalam melaksanakan pengujian diperlukan pembiayaan, sangat penting untuk menentukan kebutuhan biaya pengujian. Form berikut untuk merencanakan kebutuhan biaya pengujian.Tabel 71 Form Perencanaan Biaya Kebutuhan PengujianAKTIVITAS DALAM PENGUJIANBIAYA AKTIVITAS
Penyediaan alat pemadam kebakaran (CO2)Rp 1.175.000
Penyediaan maskerRp 100.000
Penyediaan alat pemadam kebakaran (Powder Stored Pressure)Rp 545.000
5.5.1.8 Pelatihan Tim PengujianSangat diperlukan untuk melakukan pelatihan bagi Tim Pengujian, berikut adalah form yang digunakan untuk menyusun daftar personal yang mengikuti pelatihan Tim pengujian. Diusahakan agar setiap bagian yang terdapat pada organisasi dapat mengikuti pelatihan Tim pengujian tersebut.
Tabel 72 Daftar Pelatihan Tim PengujianUNIT BISNISNAMA TIM PENGUJIANPERSONAL YANG MENGIKUTI PELATIHAN
Penyedia meeting roomJatmikoSarah
Community meetup organizerSusiJessica
Penyedia venue eventArdhiAndi
5.5.2 Pelaksanaan Pengujian
Pelaksanaan pengujian proses pemulihan bencana harus dilakukan dengan benar. Bagian berikut menjelaskan pelaksanaan pengujian proses pemulihan bencana:
1. Pengujian setiap proses pemulihan bencana
2. Penilaian hasil pengujian
5.5.2.1 Pengujian setiap proses pemulihan bencana
Form berikut digunakan untuk pengujian setiap proses pemulihan bencana:
Tabel 73 Form Pengujian Proses Pemulihan BencanaPROSES BISNISKONDISI SIMULASI YANG DIGUNAKAN UNTUK PENGUJIANJADWAL PENGUJIAN
Penyedia meeting roomKebakaran10 Desember 2014
Community meetup organizerGempa Bumi17 Desember 2014
Penyedia venue eventPemadaman Listrik24 Desember 2014
5.5.2.2 Penilaian hasil pengujian
Form berikut digunakan untuk penilaian hasil pengujian:
Tabel 74 Form Penilaian Hasil PengujianPROSES BISNISNAMA:
Referensi pengujian:
TANGGAL:
Hasil pengujian: FORMCHECKBOX SANGAT MEMUASKAN
FORMCHECKBOX BAIK
FORMCHECKBOX
PERLU PENGUJIAN LANJUTAN
Apakah pengujian telah mencapai sasaran?(Jika tidak beri komentar)
Apakah kondisi pengujian cukup memenuhi ? (Jika tidak beri komentar)
Apakah Data test sudah cukup representatif?(Jika tidak beri komentar)
Apakah proses pengujian tidak mengalami permasalahan (Jika tidak beri komentar)
5.6 PELATIHAN PROSES PEMULIHAN BENCANA
Seluruh pegawai perlu dilakukan pelatihan proses pemulihan bencana hal tersebut dikarenakan kegiatan kondisi darurat sangat berbeda dengan kondisi normal. Bab berikut menjelaskan pengelolaan pelatihan pemulihan bencana:
5.6.1 Pengelolaan Pelatihan
Untuk Pelatihan Sistem BCP sangat diperlukan pengelolaan pelatihan yang baik dan benar. Bab berikut menjelaskan pengelolaan pelatihan BCP:
1. Menyusun tujuan dan ruang lingkup pelatihan
2. Penilaian kebutuhan pelatihan
3. Menyusun materi pelatihan
4. Menyiapkan jadwal pelatihan
5. Menginformasikan pelatihan pada pegawai
6. Menyiapkan kebutuhan biaya pelatihan
5.6.1.1 Menyusun tujuan dan ruang lingkup pelatihan
Form berikut digunakan untuk menyusun Tujuan dan Ruang lingkup pelatihan BCP:
TUJUAN Pelatihan:
Memberi sosialisasi terhadap seluruh pegawai terhadap kondisi darurat
Mempersiapkan mental dan fisik ketika bencana terjadi
Menguji kesiapan pegawai dalam menghadapi bencana
Memastikan seluruh pegawai memahami tindakan yang harus dilakukan ketika bencana terjadi
RUANG LINGKUP Pelatihan:
Pelatihan pengujian
Prosedur evakuasi
Prosedur treatment
5.6.1.2 Penilaian kebutuhan pelatihan
Personal atau kelompok atau bagian yang akan dilatih harus spesifik dan benar-benar membutuhkan pelatihan. Form berikut digunakan untuk menilai kebutuhan pelatihan:
Tabel 75 Form Penilaian Kebutuhan PelatihanPROSES BISNISJENIS PELATIHAN YANG DIBUTUHKANPERSONAL ATAU GROUP YANG DILATIHJML PERSONAL
Penyedia meeting room
Community meetup organizer
Penyedia venue event
5.6.1.3 Menyusun materi pelatihan
Jika kebutuhan pelatihan telah diidentifikasi dengan jelas, perlu direncanakan materi pelatihan. Form berikut digunakan untuk menyusun materi pelatihan:NAMA PROGRAM PELATIHANTRAINING MATERIAL YANG DIBUTUHKANESTIMASI SUMBER DAYA UNTUK MEMBUAT MATERIESTIMASI TANGGAL SELESAI MATERI
5.6.1.4 Menyiapkan jadwal pelatihan
NAMA PROGRAM PELATIHANJADWAL PELATIHAN TANGGALPERSON ATAU GROUP YANG AKAN DILATIH
5.6.1.5 Menginformasikan pelatihan pada pegawai
Jika pelatihan telah di jadwal, maka setiap pegawai yang terlibat atau yang akan dilatih wajib mengetahui kapan pelaksanaan pelatihan BCP. Tim harus membuat pengumuman atu surat pemberitahuan kepada seluruh pegawai yang wajib mengikuti pelatihan dengan isi Pengumuman atau surat pemberitahuan sebagai berikut:
Nama Program Pelatihan:
Tanggal:
Lokasi:
yang akan mengikuti Pelatihan5.6.1.6 Menyiapkan kebutuhan biaya pelatihan
Form berikut digunakan untuk menyiapkan kebutuhan biaya pelatihan proses BCP, perlu juga dijelaskan apakan sub-sub biaya apakah telah dianggarkan atau termasuk didalam kebutuhan biaya pembuatan BCP:AKTIVITAS DALAM PENGUJIANBIAYA AKTIVITAS
5.6.2 Penilaian Pelatihan
Setiap individu yang dilatih perlu mendapatkan penilaian hasil pelatihan. Bagian berikut menjelaskan penilaian pelatihan:
1. Penyusunan kuesioner pelatihan
2. Penilaian kuesioner5.6.2.1 Penyusunan Kuesioner Pelatihan
PELATIHAN PROSES PEMULIHAN BENCANA
FEEDBACK AND EVALUATION FORM
Nama Peserta Pelatihan:
Tanggal:
Materi Pelatihan:
>
5.6.2.2 Penilaian Kuisioner
>
5.7 PEMELIHARAAN SISTEM
Perubahan di kafe Netizen selalu terjadi baik perubahan pada Sistem TI maupun proses bisnis. Untuk itu sangat perlu meninjau kembali sistem BCP yang telah dibuat apakah masih relevan atau perlu perubahan. Bab berikut menjelaskan proses pemeliharaan (maintenance) system agar selalu up to date:
5.7.1 Pemeliharaan Sistem
Untuk melakukan pemeliharaan sistem diperlukan update terhadap sistem BCP yang dibuat agar sesuai dengan kebutuhan. Bagian berikut menjelaskan cara pemeliharaan sistem BCP:1. Form Permintaan Perubahan
2. Tanggapan Terhadap Pemeliharaan Sistem informasi reservasi Netizen cafe3. Pengujian Proses yang Telah Diubah
4. Pertimbangan Pelatihan Ulang
5.7.1.1 Form Permintaan Perubahan
Website interaktif yang mana didalamnya terdapat sistem informasi reservasi pelanggan merupakan sistem yang kompleks yang terdiri dari banyak dokumen, form berikut merupakan form kontrol untuk permintaan perubahan BCP, dalam rangka pemeliharaan sistem yang ada.
Tabel 76 Form Pemintaan PerubahanFORM PERMINTAAN PERUBAHAN
No. Perubahan< Berisi nomor perubahan >
Penjelasan perubahan< Berisi penjelasan objek yang dirubah >
Landasan perubahan< Berisi dasar dan alasan peruban sistem >
TANGGAL efektif berlaku< Berisi tanggal sistem yang baru diberlakukan >
Alternative yang dipertimbangkan dan yang dihilangkan< Berisi alternatif sistem setelah sistem lama dihilangkan >
Dampak pada proses bisnis< Berisi dampak sistem yang diperbarui dengan proses bisnis >
Jadwal pengujian yang diajukan< Berisi jadwal pengujian sistem yang baru >
Jadwal Pelatihan yang diajukan< Berisi jadwal pelatihan sistem yang baru >
Diminta oleh :
(Ketua Tim)
NAMA:
TANGGAL:
Tanda tangan:
Disetujui oleh :
NAMA:
Jabatan :
TANGGAL:
Tanda tangan :
5.7.1.2 Tanggapan Terhadap Pemeliharaan BCP
Perubahan isi dokumen BCP tidak hanya harus diketahui oleh Tim, melainkan juga untuk semua orang yang berkepentingan dengan dokumen tersebut. Form berikut digunakan untuk mengontrol siapa saja yang merespon terhadap perubahan isi Dokumen. Berikut adalah form tanggapan tim BCP untuk melakukan pemeliharaan terhadap BCP:Tabel 77 Form Tanggapan
Recommended